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Gestão de Processos de Acidentes de Trabalho e

Doenças Profissionais

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Manual Utilizador -

Gestão de Processos de Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais

-

Front-Office

V1.2



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Índice

Índice .............................................................................................................................................. 2 1. Introdução ........................................................................................................................... 3 2. Instruções Gerais ............................................................................................................... 4

2.1 Acesso ......................................................................................................................... 5 2.1.1 Regras para Aceder ao Sistema ......................................................................... 7

2.2 Ecrã Principal ............................................................................................................... 8 2.2.1 Aceder a Processo/Aditamento já registado ....................................................... 9

2.3 Componentes dos Ecrãs ............................................................................................ 11 2.3.1 Seleção de Dados ............................................................................................. 11 2.3.2 Calendário ......................................................................................................... 12

3. Funcionalidades ............................................................................................................... 13 3.1 Pesquisa de Processos ............................................................................................. 14 3.2 Consulta de dados de Processos .............................................................................. 15 3.3 Registo de Novo Processo ........................................................................................ 16

3.3.1 Dados Entidade Empregadora .......................................................................... 17 3.3.2 Dados Trabalhador ............................................................................................ 18 3.3.3 Dados Acidente/Doença.................................................................................... 19 3.3.4 Dados Situação Clínica ..................................................................................... 22 3.3.5 Dados Documentos ........................................................................................... 23 3.3.6 Dados Submeter ............................................................................................... 26

3.4 Registo de Aditamento a Processo............................................................................ 28 3.5 Emissão Declarações IRS ......................................................................................... 29



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1. Introdução

O manual do Sistema de Front-Office destina-se aos utilizadores do sistema de Gestão de Processos de Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais das Entidades Empregadoras para apoio no Registo e Consulta de Processos relativos aos seus trabalhadores. Para registar aditamentos a processos relativos a acidentes de trabalho ocorridos após 1 de Janeiro de 2012 que já tenham sido enviados à SGMF, as entidades empregadoras deverão proceder do seguinte modo:

1. Verificar se o aditamento/processo já se encontra registado no sistema, consultando-o. 2. Caso já se encontre registado pode proceder ao registo do respetivo aditamento. 3. Caso ainda não esteja registado deverá contactar a Secretaria-Geral do Ministério das Finanças

e solicitar o respetivo registo. Este documento aplica-se a todos os componentes da solução, disponibilizando as seguintes funcionalidades:

Registo de Processos

Registo de Aditamentos

Consulta de Processos

Emissão de Declarações de IRS



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2. Instruções Gerais



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2.1 Acesso

Para aceder à aplicação o utilizador deverá aceder ao Portal dos Acidentes de Trabalho, disponível na página (site) da Secretaria Geral do Ministério das Finanças através do seguinte endereço: http://www.sgmf.pt

Deverá clicar sobre:

http://www.sgmf.pt/



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O sistema apresentará o ecrã abaixo onde poderá escolher a opção Acidentes de Trabalho - Entrar:

Clicando sobre a imagem apresentada:

Caso apareça o aviso seguinte:



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Deverá carregar sobre a instrução e será redirecionado para o Sistema de Autenticação Centralizada (SA) da Autoridade Tributária e Aduaneira.

Neste ecrã poderá autenticar-se utilizando as mesmas credenciais de acesso utilizadas para aceder à ADSE: NIF (da entidade) e Senha de Acesso (password).

2.1.1 Regras para Aceder ao Sistema

O NIF e a Senha de acesso introduzidos têm que se encontrar registados no sistema (Autoridade Tributária e Aduaneira).



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2.2 Ecrã Principal

O Ecrã Principal é constituído por 3 áreas independentes:

Área de Cabeçalho da Aplicação: Identificação da Entidade ligada ao sistema. Hiperligação de Logout, que permite sair do sistema, retornando ao ecrã de Login.

Área de Funcionalidades disponíveis:

Pesquisa de Processos. Registo Novo Processo. Emissão Declarações de IRS. Ajuda.

Área de Listagem de Dados

Lista de Processos.



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Ecrã Principal

Esta será a página principal do portal onde serão disponibilizadas todas as funcionalidades da solução de Gestão de Processos de Acidentes de Trabalho e Doenças Profissionais.

2.2.1 Aceder a Processo/Aditamento já registado

Quando quiser aceder a um aditamento já registado mas que ainda não foi submetido, poderá proceder da seguinte forma:

Selecionar o processo/aditamento desejado, clicando sobre o botão de expansão respetiva.



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O sistema apresenta-lhe o detalhe dos aditamentos registados e/ou submetidos, para o processo selecionado:

Se pretender continuar a registar um aditamento Não submetido, poderá clicar sobre o número do aditamento e aceder à informação previamente registada, alterando-a ou completando o registo.

Caso deseje, poderá também consultar o detalhe dos documentos registados em cada aditamento clicando sobre o sinal de expansão do aditamento selecionado:

O sistema exibirá a informação respetiva.



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2.3 Componentes dos Ecrãs

2.3.1 Seleção de Dados

Para facilitar o registo dos dados relativos ao processo existem vários campos em que apenas é necessário selecionar a opção pretendida, clicando sobre o botão de rádio ou marcando a caixa de seleção.

Também existem associadas a alguns campos, listas de valores a selecionar. Nestes casos, para as ativar apenas é necessário carregar sobre a respetiva seta e escolher o valor desejado.

Quando este ícone aparece associado a um campo, significa que o sistema pode ter informação armazenada relacionada. O utilizador poderá carregar sobre ele e o sistema devolverá a referida informação, se existir.



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2.3.2 Calendário

Está também disponível para todos os campos de datas, um calendário que permite selecionar as datas:

Para ativar o calendário é necessário carregar sobre o respetivo botão, . As datas também podem ser inseridas diretamente nos campos.



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3. Funcionalidades



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3.1 Pesquisa de Processos

Quando o utilizador pretender visualizar informação sobre os processos submetidos poderá selecionar a opção de Pesquisa disponível no ecrã principal.

Após a seleção irá surgir a janela de Pesquisa de Processos:

Janela – Pesquisa de Processos

Poderá efetuar pesquisas de processos por:

Referência de Processo

Estado

Data do Acidente (Pesquisa por intervalo de datas)

NIF Acidentado

Nome do Acidentado (Permite a pesquisa por partes do texto) Depois de preencher os critérios de pesquisa pretendidos, deverá premir o botão Pesquisar. O resultado da pesquisa será apresentado numa lista:



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3.2 Consulta de dados de Processos

Poderá efetuar a consulta ao registo do processo carregando sobre o ícone impressora:

O sistema apresentar-lhe-á um relatório que poderá imprimir.

Poderá também consultar os documentos de despesa submetidos:

E imprimir um relatório correspondente clicando no ícone á direita do ecrã:



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3.3 Registo de Novo Processo

Quando o utilizador pretende efetuar o registo de um novo processo relativo a um novo acidente de trabalho poderá selecionar a opção de Novo Processo disponível no ecrã principal.

O sistema apresenta o ecrã de Instrução do Processo com o separador Entidade Empregadora selecionado por defeito.

Ecrã – Novo Processo – Entidade Empregadora

Deverá efetuar o registo da informação necessária para o processamento dos reembolsos dos documentos de despesa utilizando sequencialmente 6 áreas distintas:

Dados da Entidade Empregadora

Dados do Trabalhador

Dados do Acidente / Doença

Dados da Situação Clinica

Documentos de Despesa

Submeter Processo/Aditamento

Para guardar os dados introduzidos em qualquer momento do registo, poderá utilizar o botão Sair e confirmar que pretende gravar os dados já introduzidos ou cancelar no caso contrário.

.



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3.3.1 Dados Entidade Empregadora

Nota: Quando a entidade já tenha registado o primeiro acidente no sistema ou já exista um

acidente/aditamento anterior para o mesmo acidentado, serão apresentados os campos preenchidos com a informação existente no sistema.

O NIF introduzido na Entidade Abonadora será validado. Caso se verifique tratar-se de um município, não será possível o registo do processo e será apresentada a seguinte mensagem quando o utilizador tentar aceder à área de Trabalhador, premindo o botão Seguinte.

Se na área de Entidade Empregadora o utilizador selecionar a caixa de seleção - Seguro Acidente Trabalho, não será possível continuar o registo do processo ao premir botão Seguinte, surgindo uma mensagem de aviso:

Ainda na área de Entidade Empregadora, se o utilizador selecionar a caixa de seleção - Entidade com autonomia financeira e/ou com receitas próprias afetas a acidentes de trabalho/doenças profissionais, não será possível continuar o registo do processo ao premir botão Seguinte, surgindo uma mensagem de aviso:

3.3.1.1 Ações possíveis

Ajuda – Ao pressionar este botão o utilizador acede a um PDF contextualizado para a área do separador em que se encontra.

Sair – Ao pressionar este botão o utilizador é solicitado a confirmar se pretende anular o registo do processo, ou se pretende guardar os dados para retomar a instrução do processo posteriormente.

Seguinte – Ao pressionar este botão o utilizador efetua automaticamente uma validação no sistema sobre a informação registada. Se não houver nenhum impedimento termina o preenchimento da área de Entidade Empregadora e passa automaticamente para a área seguinte. Toda a informação registada é atualizada no sistema.



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3.3.2 Dados Trabalhador

Ecrã – Novo Processo – Trabalhador

Na área Dados do Beneficiário a seleção de valores Caixa Geral Aposentações ou Segurança Social

é mutuamente exclusiva, sendo que:

Se for selecionada a opção Caixa Geral Aposentações, o sistema desativa os campos Modalidade Contrato de Trabalho e Data Início e Fim Contrato e os mesmos deixarão de ser de preenchimento obrigatório.

Se for selecionada a opção Segurança Social os dados de Doença Profissional no separador seguinte de Acidente/Doença irão ficar desativados.

Todos os campos apresentados são editáveis e obrigatórios pelo que não será possível finalizar o registo do processo, caso um deles não esteja preenchido.

Nota: Quando a entidade já tenha registado o primeiro acidente no sistema ou já exista um

acidente/aditamento anterior para o mesmo acidentado, serão apresentados os campos preenchidos com a informação existente no sistema.


Para além das ações indicadas em 3.3.1.1 o utilizador poderá carregar no botão:

Anterior – Ao pressionar este botão retorna ao separador anterior e toda a informação registada até à altura é atualizada no sistema.



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3.3.3 Dados Acidente/Doença

Ecrã – Novo Processo – Acidente/Doença (Acidente Trabalho)

Neste separador é solicitado ao utilizador o preenchimento dos seguintes campos:

Acidente Trabalho ou Doença

Profissional (botão de rádio)

Acidente de Viação de responsabilidade de

terceiro (caixa de seleção opcional)

A seleção de valores Acidente Trabalho ou Doença Profissional é mutuamente exclusiva, sendo que, se for selecionada a opção Acidente Trabalho os seguintes campos ficam disponíveis:

Acidente de Trabalho

Data do Acidente Descrição sucinta das circunstâncias do

acidente

Qualificação do Acidente

Data da Qualificação

Nome Dirigente

Dirigente com competência: Própria

ou Delegada (botão de rádio)

Justificação da Data da Qualificação

Cargo Dirigente

Despacho Diário da República: Nº e Data

Se for selecionada a opção Doença Profissional os seguintes campos ficam disponíveis:

Doença Profissional

Data de início da doença profissional Data reconhecimento da doença profissional



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Ecrã – Novo Processo – Acidente/Doença (Doença Profissional)

Todos os campos apresentados são editáveis e obrigatórios pelo que não será possível finalizar o registo do processo caso um deles não esteja preenchido.

Nota: Os dados de Doença Profissional não ficam disponíveis se tiver sido selecionada a opção

Segurança Social no separador Trabalhador.

Sempre que é selecionada a opção de Doença Profissional é emitido um alerta ao utilizador tal como o apresentado de seguida, para anexar cópias de documentos ao processo.

Ainda neste ecrã de Acidente/Doença se o utilizador selecionar a opção de Acidente de Viação de responsabilidade de terceiro os seguintes campos ficam igualmente disponíveis para preenchimento:

Acidente de Viação

Nº Apólice

Morada Seguradora

Nome Seguradora Nº Apólice

Código Postal Seguradora

Localidade Seguradora

Código Serviço Finanças

Designação Serviço Finanças

Código Postal Serviço Finanças

Acórdão do Tribunal (caixa de seleção

opcional)

NIF Seguradora

Morada Serviço Finanças

Localidade Serviço Finanças

Auto do Acidente (caixa de seleção

opcional)



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Ecrã – Novo Processo – Acidente/Doença (Acidente de Viação)


Todas as referidas no ponto 3.3.2.1.



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3.3.4 Dados Situação Clínica

Ecrã – Novo Processo – Situação Clínica

Neste separador é solicitado ao utilizador o preenchimento dos seguintes campos:

Médico Assistente

Incapacidade Temporária: Parcial ou

Absoluta (botão de rádio)

Pedido de Junta Médica: Sim ou Não

(botão de rádio)

Alta do Médico Assistente: Sim ou Não

(botão de rádio)

Data

Data do pedido de Junta Médica

Junta Médica ADSE

Data da Junta Médica ADSE Data de Alta

• Médico Assistente: Sem Incapacidade, Com Incapacidade Permanente Parcial e Com Incapacidade Permanente Absoluta (botão de rádio)

Junta Médica CGA

Submetido a Junta Médica da CGA:

Data da Junta Médica CGA

Sim ou Não (botão de rádio)

Grau de Incapacidade

Nota: Quando tiver havido um Pedido de Junta Médica e tiver sido ativado (selecionado) o respetivo

botão de rádio é necessário desativá-lo nos registos de aditamentos seguintes. Este campo só deve estar ativo(selecionado) quando o Pedido é efetuado (1º registo ou aditamentos seguintes).


Todas as referidas no ponto 3.3.2.1.



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3.3.5 Dados Documentos

Ecrã – Novo Processo – Documentos

Neste separador é solicitado ao utilizador o registo de documentos de despesa e respetivas prescrições (quando aplicáveis), ou documentos obrigatórios necessários ao processo.

Para registar um documento de despesa o utilizador poderá carregar no botão

O sistema devolve a janela para seleção do tipo de documento a registar:



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3.3.5.1 Registo de Faturas

No caso das Faturas dever-se-á especificar a entidade que emitiu a fatura:

• Hospital – Serviço Nacional de Saúde • Bombeiros • Agrupamentos de Centros de Saúde – ACES • Outros

As faturas devem ser identificadas por NIF, Nº de Documento, Data e o sistema não permite o registo de documentos duplicados (exceto nos casos em que o documento tenha sido devolvido).

Para concluir o registo do documento de despesa deverá premir o botão Gravar.

Nota: As faturas (documentos de despesa) devem ser emitidas em nome da entidade empregadora

do acidentado.

3.3.5.2 Registo de Recibos

No caso de Recibos/Outros dever-se-á especificar a quem diz respeito:

Acidentado – Serviço Nacional de Saúde (Taxas Moderadoras)

Acidentado – Privado c/ Subsistema (Médico Particular)

Acidentado – Privado sem Subsistema (Médico Particular)

Acidentado – Recibo Farmácia

Acidentado – Outros

Outros Os Recibos devem ser identificados por NIF, Nº de Documento e Data. O sistema não permite registo de duplicados (exceto nos casos em que o documento tenha sido devolvido). Se o tipo de recibo for igual a Boletim de Itinerário ou Subsídio de Assistência a 3ª pessoa o documento é identificado apenas pelo seu Nº Documento. Para além destes dados gerais de identificação dos recibos devem ser preenchidos os campos relativos aos valores de acordo com as características de cada recibo.



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Todas as janelas relativas aos recibos têm uma área de preenchimento relativa aos Dados do Reembolso:

Nesta área devem ser inseridos os valores relativos ao Subsistema utilizado, valor comparticipado pelo subsistema e Valor de Referência do Serviço Nacional de Saúde. Depois de inserir estes valores, que podem ser obtidos através da consulta das respetivas tabelas,

disponibilizadas através do ícone , o utilizador deverá premir o botão Calcular Reembolso e o sistema efetuará o cálculo automaticamente. Para finalizar o registo deverá premir o botão Gravar.


Para além das já referidas em 3.3.2.1.

Novo Documento – Quando o utilizador pressiona este botão surge uma janela com opções de registo de faturas ou recibos.



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3.3.6 Dados Submeter

Ecrã – Novo Processo – Submeter

Este separador permite ao utilizador verificar os documentos obrigatórios que deve incluir juntamente com os documentos de despesa registados e respetivas prescrições (quando existentes).

Permite também verificar o nº de documentos de despesa registados e o seu montante total.

Exibe também, caso tenha deixado por preencher campos obrigatórios, a identificação das situações inválidas e respectivos ecrãs que deve completar.

Quando o registo foi efetuado e não ocorreram omissões mostra-lhe informação detalhada sobre os valores a reembolsar.

O utilizador submete o processo, premindo o botão Submeter, após concluir o registo da totalidade dos documentos a enviar à SGMF.

Ao premir este botão o sistema gerará um documento, que será impresso e depois de assinado e autenticado, constituirá a Autorização da Despesa. Este documento deverá acompanhar todos os restantes documentos relativos ao processo registado.



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Sair – Ao pressionar este botão o utilizador é solicitado a confirmar se pretende anular o registo do processo, ou se pretende guardar os dados para retomar a instrução do processo posteriormente.

Anterior – Ao pressionar este botão, retorna ao separador anterior e toda a informação registada até à altura é atualizada no sistema.

Submeter – Ao pressionar este botão o utilizador conclui a Instrução do Processo e toda a informação registada é atualizada no sistema.



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3.4 Registo de Aditamento a Processo

Quando o utilizador pretender registar um aditamento (por exemplo: alterações de situação clínica, novos documentos de despesa) poderá, após a autenticação, consultar a lista de processos já inseridos no sistema:

Seleciona o processo desejado, carrega sobre o botão e o sistema exibe a mensagem:

Ao carregar no botão de OK, se desejar confirmar, o sistema apresentar-lhe-á os ecrãs relativos aos dados já inseridos para o acidente e acidentado, com possibilidade de alteração, sempre que necessário.

O registo dos documentos poderá ser realizado depois da confirmação/alteração dos dados referentes à Entidade Empregadora, Trabalhador, Acidente e Situação Clínica, da mesma forma que no primeiro registo do processo.



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3.5 Emissão Declarações IRS

O utilizador poderá efetuar a emissão de Declarações IRS (relativas a importâncias não reembolsadas) para entregar aos acidentados. Para esse efeito, deverá selecionar a opção de Declarações IRS disponível no ecrã principal.

Após a seleção surgirá a janela de Declaração IRS tal como a apresentada de seguida.

Janela – Declaração IRS

Depois de preencher os campos, deverá premir o botão Emitir.

As declarações emitidas são anuais e indicam os valores pagos pelos Acidentados e não reembolsados pela SGMF.

São considerados para as declarações de IRS os documentos no estado ‘Liquidado’ e também os documentos cujas despesas não foram objeto de reembolso ao acidentado na íntegra (só houve lugar a reembolso à entidade que comparticipou as despesas, por exemplo).

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