GUIA COMPLETO DO PLANEJAMENTO OPERACIONAL

Introdução 3

O que é um Plano Operacional – e porque ele é diferente do estratégico 6

Planejamento operacional: a diferença que faz toda a diferença 9

Modelo de Plano Operacional 19

Prepare-se para emergências 23

Checklist do Planejamento Operacional 26

Necessidade de ter sistemas informatizados que integrem processos e gerenciem o cumprimento dos planos operacionais 29

Conclusão 31

Sobre a Brasão Sistemas 33

INTRODUÇÃO

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INTRODUÇÃO

A empresa em que você atua parece desorganizada? Não se sabe ao certo quem é responsável pelo quê, como as metas fixadas para cada um se encaixam em relação ao negócio como um todo, como ordenar racionalmente as centenas de tarefas diárias em todos os departamentos? O tempo não rende e a empresa parece produzir muito aquém de sua capacidade máxima? Pode ter certeza que o problema em cenários como esse costuma ser a ausência de planejamento operacional.

Segundo uma pesquisa divulgada em 2015 pelo IBGE, apenas 47,5% das empresas conseguem se manter de portas abertas após 4 anos de vida. O que ocorre é que a dinâmica intensa do mundo dos negócios faz com que muitos gestores se deixem soterrar nos incontáveis processos internos do cotidiano da empresa, o que resulta em inesperados rombos no fluxo de caixa, contração de dívidas que poderiam ser evitadas com alienação de ativos ou estratégias adequadas de administração nas contas a receber, altos índices de turnover/absenteísmo, baixa produtividade, má qualidade nos produtos/serviços comercializados, entre outras catástrofes de desesperar qualquer gestor ou proprietário. Quando o assunto é falência, quase sempre a culpa não é de nenhuma crise econômica, mas sim de má gestão.

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INTRODUÇÃO

Sua empresa está em crise? Será mesmo que os maus resultados se devem a questões macroeconômicas, ou será que uma reestruturação, com um bom planejamento operacional, poderia mudar seus Demonstrativos de Resultados? Assim como um ator precisa de um roteiro para performar em nível de excelência, um administrador também necessita de um planejamento operacional, tático e estratégico de alto impacto para gerar resultados acima do esperado. Hoje vamos saber tudo sobre planejamento operacional e como materializá-lo de forma organizada em sua empresa!

O QUE É UM PLANO OPERACIONAL – E PORQUE ELE É DIFERENTE DO ESTRATÉGICO

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O QUE É UM PLANO OPERACIONAL – E PORQUE ELE É DIFERENTE DO ESTRATÉGICO

Diferentemente do planejamento estratégico, que é voltado para a empresa como um todo, com foco no longo prazo (acima de 5 anos) e materializado no nível da direção (topo da pirâmide), um planejamento operacional é a base da pirâmide:

• Focado no nível das tarefas, a ser cumprido pelos funcionários;

• Desdobramento dos planejamentos táticos de cada departamento (nível gerencial) em ações de âmbito dos supervisores;

• Nível mais concreto, detalhado e imediatista do que o planejamento estratégico (direção) e planejamento tático (gerência);

• Menor abrangência;

• De curto prazo (geralmente, 1 ano).

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O QUE É UM PLANO OPERACIONAL – E PORQUE ELE É DIFERENTE DO ESTRATÉGICO

Muitas empresas desenvolvem bons planejamentos estratégicos, mas subestimam sua materialização por meio dos planos operacionais, o que torna os planejamentos de longo prazos irreais, verdadeiras utopias que não se verificam no cotidiano da empresa.

Manter a missão, os valores e a visão de uma empresa vivos no clima organizacional (no âmbito de cada departamento), definitivamente, não é tarefa fácil. Mais do que isso, internalizar em cada colaborador o que ele deve fazer e como deve proceder é praticamente impossível sem um bom planejamento operacional, que estipule:

• Procedimentos (métodos);

• Orçamentos;

• Programações;

• Regulamentos (regimentos internos, manuais de conduta).

PLANEJAMENTO OPERACIONAL: A DIFERENÇA QUE FAZ TODA A DIFERENÇA

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GESTÃO DE ESTOQUE

Uma pesquisa da Fundação Dom Cabral mostrou que o custo logístico brasileiro ultrapassa os 11% do PIB, percentual impressionante em comparação com a performance de empresas estrangeiras e que reforça a necessidade das organizações nacionais terem um plano operacional que oriente a perfeita execução dos processos de armazenamento, estoque e transporte da produção, a fim de impedir que suas receitas sejam jogadas pelo ralo da má gestão (algumas organizações chegam a comprometer até 19% de seu faturamento apenas com as etapas da cadeia logística).

Um dos pontos mais críticos da cadeia de suprimentos é a gestão do estoque, uma vez que excesso de mercadorias significa dinheiro parado (que poderia estar sendo investido), enquanto manter quantidades mínimas nos depósitos pode resultar em desabastecimento e, por consequência, prejuízos à empresa. Perceba que a linha que divide a gestão racional dos estoques e o descontrole total é bem tênue.

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Dessa forma, as empresas de sucesso costumam reduzir custos adotando procedimentos de controle de estoque, com a elaboração de métodos e fluxogramas orientados aos colaboradores, no intuito de reduzir perdas por mau manuseio de materiais, deterioração de produtos por falhas no acondicionamento ou excesso de itens armazenados – o que também gera deteriorações e perda de recursos.

Se sua empresa tem problemas com custo de estoque, estabelecer padrões de ação detalhados em cada uma das etapas abaixo, por meio de um roteiro ou fluxograma, certamente será o primeiro passo para eliminar a Torre de Babel entre direção e funcionários:

1. Descarga dos materiais recebidos;

2. Recebimento e identificação;

3. Verificação da quantidade e qualidade;

4. Realização de testes;

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5. Aceite ou devolução;

6. Armazenagem;

7. Inventário;

8. Alocação de acordo com padrões predefinidos;

9. Monitoramento de Estoque Mínimo;

10. Cálculo constante do Ponto de Pedido para disparo de novas ordens (precisas) de compra;

Ter um fluxograma que detalhe cada etapa da sequência acima é fundamental para reduzir desperdícios, enxugando custos na gestão de estoque, que pode ultrapassar a casa dos 50%. Descrições e métodos como esses podem (e devem) fazer parte de um bom plano operacional na área de logística.

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GESTÃO FINANCEIRA

Não adianta ter um planejamento estratégico ousado, que preveja expansão da penetração de mercado em 130% em 5 anos, prognóstico de duplicar o EBITDA ou triplicar a Receita Líquida de Vendas em 10 anos. Vencer uma corrida é impossível sem dar o primeiro passo, concorda? Pois bem, no caso de um planejamento operacional, este primeiro passo é o orçamento anual.

O orçamento da empresa será para os funcionários do setor de Finanças como um organograma é à Coordenação Estratégica: uma verdadeira bússola em primeiro nível de ação. Seguir a estimativa de receitas e a previsão de desembolsos servirá de subsídio para a implementação, em um segundo plano, do planejamento tático (angariar recursos para informatizar os departamentos, por exemplo) que, por sua vez, constitui em seus muitos conjuntos, o planejamento estratégico (ex.: abrir novas filiais). Veja que todos os níveis de planejamento devem ser integrados.

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VENDAS

O planejamento operacional da área de vendas deverá ser a materialização de todas as análises e estudos comerciais realizados no planejamento estratégico, mas, agora, desdobrados em metas e atividades de curto prazo realizáveis por cada representante comercial.

A Matriz SWOT (que busca encontrar as forças, fraquezas, oportunidades e ameaças nos ambientes interno e externo), a Curva ABC e os estudos de Custos de Aquisição de Clientes e das Forças Competitivas de Porter, definidos no planejamento estratégico, agora ganharão concretude com as metas mensais fixadas para cada vendedor no plano operacional, por exemplo. Mas não só isso. O “roteiro” de um bom plano operacional na área de vendas deve conter respostas aos seguintes questionamentos:

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PROPOSIÇÃO DE VALOR

• Como cada representante deve apresentar a proposta de valor da empresa?

• Como conseguir o ROI projetado? Via redução de despesas, elevação das receitas, ou ambos?

• Quais as estratégias utilizadas em cada etapa da jornada de compra?

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ALINHAMENTO ENTRE VENDAS E MARKETING

• Qual é a mensagem de marketing?

• Canais a serem utilizados para integrar cliente e empresa (redes sociais, SMS, sites responsivos, links patrocinados)?

• Quais as formas de conversão de leads?

• Quais métricas em comum serão estabelecidas para garantir o alinhamento entre vendas e marketing (estratégias de SMarketing)?

• Como será feita a gestão do pipeline de vendas?

• Quais relatórios de gestão serão usados e como serão base para cobrança de responsabilidades?

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PLANEJAMENTO OPERACIONAL: A DIFERENÇA QUE FAZ TODA A DIFERENÇA

DEFINIÇÃO DE METAS

• Qual a meta da equipe de vendas?

• Quais as metas individuais?

• Há outros targets estabelecidos (como aumento da participação de mercado)?

SUPORTE TECNOLÓGICO PARA ALAVANCAR VENDAS

• A empresa deverá trocar seu ERP? Quando será feito e como será o processo de integração com outros sistemas?

• Como cada vendedor deve utilizar a nova solução em gestão?

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PLANEJAMENTO OPERACIONAL: A DIFERENÇA QUE FAZ TODA A DIFERENÇA

PERFIL DO PROFISSIONAL DE VENDAS/REMUNERAÇÃO/TREINAMENTO

• Quais são as principais responsabilidades da equipe de vendas? Qual o perfil desejado para contratações?

• Quais as qualificações desejadas e responsabilidades?

• Qual é a política de remuneração (salário fixo, comissionamentos, participação nos lucros, bônus)?

• Qual a política de incentivos?

• Quais serão as estratégias de capacitação e de mensuração dos resultados?

MODELO DE PLANO OPERACIONAL

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MODELO DE PLANO OPERACIONAL

Veja que mostramos no capítulo anterior exemplos do conteúdo de planos operacionais para a Gestão de Estoque, Financeiro e Vendas. Mas, um plano operacional deve ser completo, abarcando de forma global todas as atividades da empresa:

Área Financeira

Fluxo de caixa

Orçamento

Relação de Contas a pagar

Relação de Contas a receber

Marketing

Relação de entregas ao consumidor

Programação de visitas a clientes

Programação de mídia em TV

Programação de mídia em jornais e revistas

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MODELO DE PLANO OPERACIONAL

Recursos Humanos

Roteiro de entrevista aos candidatos

Roteiro da estrutura da avaliação de desempenho e critérios adotados

Agenda com sindicatos

Cronograma de reuniões com as equipes da empresa

Regulamentos

Produção/Operações

Roteiro para recebimento e acondicionamento de materiais/insumos ao setor produtivo

Programação de manutenção de máquinas (manutenções preventivas ou corretivas)

Procedimentos para gestão do estoque e definição dos parâmetros para acionamento de novas compras

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MODELO DE PLANO OPERACIONAL

Tecnologia

Programação de manutenção de equipamentos

Calendário de treinamento para uso dos novos sistemas de Business Intelligence

Agenda de manutenção da rede

Logística

Cronograma das entregas diárias

Programação de manutenção de caminhões

Roteiro para acompanhamento das entregas (follow-up)

PREPARE-SE PARA EMERGÊNCIAS

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PREPARE-SE PARA EMERGÊNCIAS

O grande objetivo do planejamento operacional é dar vida e sentido prático aos ditames dos planejamentos de nível superior (tático e estratégico), além de reduzir a incerteza do ambiente de negócios e prover soluções alternativas na ocorrência de emergências.

Você sabe bem que, muitas vezes, o lapso temporal entre o que é planejado para o longo prazo e sua realização, por meio de ações nos níveis operacionais, acaba resultando em desencontros. Isso reforça a necessidade de ter no planejamento operacional uma certa elasticidade para inserção de um “plano B”: em outras palavras, por mais que exista um planejamento, ele ainda deve ser flexível para emergências e fatores que não foram planejados anteriormente.

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PREPARE-SE PARA EMERGÊNCIAS

Exemplo:

• A existência de lacunas nos custos operacionais em relação ao que estava previsto no orçamento deve ser solucionada com ações emergenciais previstas no planejamento operacional (como venda de ativos, regaste de valores investidos, etc.);

• O não alcance do número de pageviews desejados pode ser minimizado por uma ação de marketing nas redes sociais com o oferecimento de descontos personalizados que estimulem tráfego no site da empresa;

• Se a gráfica não entregou os folders de divulgação do novo produto/serviço da empresa, o plano operacional pode apresentar ações alternativas de comunicação, como links patrocinados em consonância com estratégias de e-mail marketing;

• A disposição da mobília e do maquinário apresentados na planta baixa do PDV ou do centro de produção não se mostraram funcionais? O planejamento operacional pode apresentar layouts alternativos que facilitem as atividades diárias na empresa.

CHECKLIST DO PLANEJAMENTO OPERACIONAL

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CHECKLIST DO PLANEJAMENTO OPERACIONAL

As etapas do fluxograma que formam um planejamento operacional eficiente variam de acordo com as necessidades da empresa. Entretanto, há algumas fases que não podem ser ignoradas:

• Análise dos objetivos da organização: o que a empresa quer alcançar com a elaboração desse plano operacional?

• Formação de equipe de profissionais com alta qualificação: sem capital humano de excelência, será impossível dar vida ao planejamento operacional;

• Desenvolvimento de um fluxograma operacional da empresa por setor: conforme apresentamos, Vendas, Marketing, Recursos Humanos, Produção, todos os setores devem traduzir o planejamento estratégico e tático da empresa em ações efetivas em nível intradepartamental;

• Planejamento do tempo: a elaboração de um cronograma costuma ser feita para que seja possível acompanhar mais facilmente a evolução do plano;

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• Planejamento dos recursos: que recursos são necessários para realizar este plano? Aqui devem entrar recursos humanos, materiais, maquinários, custos financeiros, etc.

• Avaliação dos riscos: quais as possibilidades de as ações descritas não ocorrerem conforme planejado? Quais medidas serão tomadas nesses casos?

NECESSIDADE DE TER SISTEMAS INFORMATIZADOS QUE INTEGREM PROCESSOS E GERENCIEM O CUMPRIMENTO DOS

PLANOS OPERACIONAIS

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NECESSIDADE DE TER SISTEMAS INFORMATIZADOS QUE INTEGREM PROCESSOS E GERENCIEM O CUMPRIMENTO DOS PLANOS OPERACIONAIS

Na “pirâmide” do planejamento operacional, tático e estratégico, o primeiro é a base, responsável por cerca de 50% da eficiência da empresa como um todo. Dessa forma, é fundamental para o sucesso organizacional que todos os processos operacionais estejam bem designados em cada setor e responsável, para que seja possível ter controle eficiente dos processos da empresa.

Uma vez que estejam bem definidos cada processo operacional por área/setor/pessoa, o próximo passo é manter o controle destes processos, utilizando dados para análise, algo que se faz por meio de soluções informatizadas que consigam integrar todos os processos da empresa, coletar, agregar e processar indicadores de resultados, metas de vendas, percentual de conversão de leads, entre muitos outros fatores, correlacionando dados brutos e transformando-os em informação gerencial.

CONCLUSÃO

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CONCLUSÃO

É no planejamento operacional que estão todos os colaboradores que não tomam decisões estratégicas ou táticas; lá estão também as metas, os indicadores de desempenho e as aplicações das recompensas estipuladas no nível tático –perceba que não há como centralizar-se apenas no âmbito estratégico e se esquecer de que o controle dessas ações de nível básico é imprescindível ao sucesso da empresa.

Assim, ter planos operacionais bem desenvolvidos e um sistema integrado, que permita a criação e personalização de relatórios com dados sobre os processos dos diferentes setores, garante o monitoramento permanente da performance de cada segmento da empresa, assegurando também a visualização com antecedência dos pontos que precisam ser melhorados e dos caminhos possíveis para fazê-lo. Essa consciência de negócios se faz com a conjunção entre planejamento operacional e Inteligência de Negócios.

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SOBRE A BRASÃO SISTEMAS

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