brainstorming, Matriz GUT, 5w2h, Cronograma/Organograma/Fluxograma e Layout

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1 CRONOGRAMA

O cronograma é um instrumento de planejamento e controle semelhante a um

diagrama, em que são definidas e detalhadas minuciosamente as atividades a serem

executadas durante um período estimado. A nível gerencial, um cronograma é um

artefato de controle importante para levantamento de custos dos custos de um projeto e,

a partir deste artefato, pode ser feita uma análise de viabilidade antes da aprovação final

para a realização do projeto.

O cronograma é uma importante ferramenta que possibilita o detalhamento de

atividades a serem executadas em um espaço de tempo predeterminado. Seu uso é de

grande vantagem pois permite a execução de um trabalho de forma rápida e precisa.

Também possibilita o levantamento de custos de um projeto antes da execução do

mesmo para saber se será viável ou não. A divisão dos períodos variam em dias,

semanas, quinzenas, meses, bimestres e etc.., enfim de acordo com os critérios

estabelecidos.

Entre as importâncias de se fazer um cronograma, podemos verificar:

Estabelece uma data para a entrega de um produto ou serviço

Controla o andamento e desenvolvimento do projeto

Mantêm o compromisso dos responsáveis

Mede a lucratividade ou o prejuízo de um projeto

Tipos de Cronograma:

Alto nível: Mostra somente marcos importante

Nível intermediário: Mais descritivo quanto aos requisitos, análises e projetos, é

acompanhado pelo gerente.

Baixo nível: mostra um acompanhamento em dias.

A maior importância de um cronograma está em identificar o chamado

“Caminho Critico” (conjunto de tarefas ligadas a uma ou mais tarefas que não

possuem uma margem de atraso). É através dessa técnica que o indivíduo consegue

utilizar métodos de controle, com o intuito de aumentar a probabilidade do sucesso

de um projeto.

De forma projetual simples, um cronograma resume-se a:

Listagem de atividades a serem desenvolvidas;

Estipular um tempo de duração para cada uma delas;

Determinar os recursos das atividades;

Determinar quais as dependências entre essas atividades;

Definir um calendário para os recursos;

Definir uma data para o inicio do projeto;

Realizar o nivelamento dos recursos;

Identificar e analisar o “Caminho Crítico”;

Definir uma linha de base;

Dar início ao controle e monitoramento do projeto.

Lembrando, que esses passos são usados apenas em cronogramas direcionados à

Gestão de Projetos. Quando o trabalho é realizado por uma equipe, esse cronograma

pode ser mais detalhado. Isso serve para que todos os envolvidos saibam qual o seu

dever dentro do projeto.

Modelos de Cronograma

Figura 1.1 Cronograma para realização de processo seletivo

Figura 1.2 Cronograma de Atividades

Figura 1.3 Cronograma de Projetos

2 ORGANOGRAMA

O organograma é um gráfico que representa a estrutura formal de uma

organização. Credita-se a criação dos primeiros organogramas ao norte americano

Daniel C. McCallum, administrador de ferrovias, no ano de 1856.

Os organogramas mostram como estão dispostas unidades funcionais a

hierarquia e as relações de comunicação existentes entre estes.

Os órgãos ou departamentos são unidades administrativas com funções bem

definidas. Exemplos de órgãos: Tesouraria, Departamento de compras, Portaria,

Biblioteca, Setor de Produção, Gerencia Administrativa, Diretoria Técnica, Secretaria,

etc. Os órgãos possuem um responsável, cujo cargo pode ser chefe, supervisor, gerente,

coordenador, diretor, secretário, governador, presidente, etc. Normalmente tem

colaboradores ( funcionários ) e espaço físico definido.

Num organograma, os órgãos são dispostos em níveis que representam a

hierarquia existente entre eles. Em um organograma vertical, quanto mais alto estiver o

órgão, maior a autoridade e a abrangência da atividade.

Organograma é uma representação gráfica do ambiente interno e da estrutura

organizacional da empresa sob um determinado aspecto ou ponto de vista, procurando

representar a situação formal da hierarquia, as linhas de comunicação aplicadas à

empresa, a disposição dos órgãos da empresa e a estrutura do poder e da autoridade, e,

em casos, o perfil, os indicadores de seus ocupantes e as possíveis relações como o

ambiente externo.

Sob o ponto de vista desta definição, o analista de OSM possui uma visualização

global da empresa, com determinadas vantagens/desvantagens apresentadas no Quadro

2.1 – Vantagens e desvantagens do organograma.

Quadro 2.1 Vantagens e desvantagens do organograma.

Vantagens Desvantagens

- visualiza de imediato os órgãos de linha

e de assessoramento.

- é estático, não acompanhando as

mudanças nos órgãos.

- relaciona quem é quem na estrutura

existente.

- não indica todas as relações e situações

estruturais existentes.

- indica a relação entre os órgãos. - é altamente formal.

- informa as relações diretas e indiretas

(subordinação e chefia).

- não representa o poder, indicando apenas

posições.

- possibilita um conhecimento formal das

comunicações.

- permite interpretações errôneas e

incompletas.

- demonstra a importância dos órgãos em

termos de hierarquia.

- não acompanha as mudanças nas

atividades importantes dos órgãos.

- deve ser claro, simples, preciso e ter

estética e equilíbrio.

- pode ser complexo, impreciso, com

informações desnecessárias.

Tipos de organogramas:

Clássicos – O organograma clássico também é chamado de vertical. É o mais

comum tipo de organograma, elaborado com retângulos que representam os

órgãos e linhas que fazem a ligação hierárquica e de comunicação entre eles.

Figura 2.2, figura 2.3.

Não clássicos - São todos os demais tipos como abaixo:

Em barras – representados por intermédio de longos retângulos a partir de uma

base vertical, onde o tamanho do retângulo é diretamente proporcional à

importância da autoridade que o representa. Figura 2.4

Radial circular setorial (setorgrama ou departamentograma) – São elaborados

por meio de círculos concêntrios, os quais representam os diversos níveis de

autoridade a partir do círculo central, onde localiza-se a autoridade maior da

empresa. Figura 2.5

Radial ou solar misto – seu objetivo é mostrar o macrossistema das empresas

componentes de um grande grupo empresarial.

Lambda – apresentam apenas grupos de órgãos que possuam características

comuns.

Bandeira – apresentam grupos de órgãos que possuem uma missão específica e

bem definida na estrutura organizacional, normalmente em quatro níveis.

Organograma Linear de Responsabilidade (OLR) – possui um diferenciador em

relação aos demais organogramas, pois a sua preocupação não é apresentar o

posicionamento hierárquico, mas sim o inter-relacionamento entre diversas

atividades e os responsáveis por cada uma delas.

Informativo – apresenta um máximo de informações de diversas naturezas

relacionadas com cada unidade organizacional da empresa.

EXEMPLOS DE ORGANOGRAMAS:

Figura 2.2 Organograma Estrutural

Figura 2.3 Organograma Funcional

Figura 2.4 Organograma em Barras

Figura 2.5 Organograma Circular (Setorgrama).

3 FLUXOGRAMA

O fluxograma é uma técnica de representação gráfica que se utiliza símbolos

previamente convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do fluxo, ou

sequência, de um processo, bem como sua análise e redesenho. O fluxograma tem por

características, padronizar a representação dos métodos e os procedimentos

administrativos, bem como proporcionar maior rapidez na descrição dos métodos

administrativos. Facilitando a leitura o entendimento a localização e a identificação dos

aspectos mais importantes. Proporciona também uma maior flexibilidade e um melhor

grau de análise no fluxo de um processo.

O fluxograma pode ser definido também como um o gráfico em que se

representa o percurso ou caminho percorrido, por exemplo, um determinado

documento através dos vários departamentos da organização, bem como o

tratamento que cada um vai lhe dispensando. A existência de fluxogramas para cada

um dos processos é fundamental para a simplificação e racionalização do trabalho,

permitindo a compreensão e posterior otimização dos processos desenvolvidos em

cada departamento ou área da organização. Ou seja o objetivo do fluxograma e sua

importância estão no fato de constituir o mais poderoso instrumento para

simplificação e racionalização do trabalho, permitindo um estudo acurado dos

métodos, processos e rotinas. Assim como o organograma é o instrumento gráfico

capital para estudo da estrutura de uma empresa, o fluxograma o é para estudo do

seu funcionamento. Fluxograma é o gráfico em que se representam as unidades de

trabalho de um órgão ou empresa, o curso do trabalho através dessas unidades, isto

é, a situação de relacionamento entre elas, e as tarefas realizadas por essas unidades.

O fluxograma auxilia o trabalho de organização, quer na fase de levantamento, quer

na de planejamento, da seguinte maneira:

Permitindo compreender ou estabelecer, com clareza e facilidade as relações por

vezes intrincadas e emaranhadas, entre as unidades simples ou complexas de

trabalho.

Possibilitando identificar, na empresa em estudo, as relações que possam ser

eliminadas ou devem ser alteradas.

Estabelecendo nos dois casos acima, a identificação das fases de execução, que

melhor ficariam situadas noutro ponto do fluxo de trabalho.

Permitindo identificar e suprimir os movimentos inúteis de um elemento

qualquer, (um requerimento, por exemplo).

Através dos fluxogramas é possível visualizar coisas como:

Quais operações são realizadas

Onde e quem realiza as operações

Quais as entradas e saídas

Como fluem as informações

Quais os recursos gastos no processo

Qual o volume de trabalho

Qual o tempo de execução, parcial ou total

Permite visão ampla de todo o processo

Eles também são capazes de evitar:

Dupla interpretação pelo padrão dos símbolos

Falhas de funcionamento e gargalos

Complexidades desnecessárias

Tipos de Fluxograma

Existem basicamente, dois tipos de fluxogramas: o fluxograma vertical e

o fluxograma horizontal com suas variações, (horizontal descritivo e por isso

mais apropriado ao levantamento de informações e o fluxograma horizontal de

colunas, mais usado na etapa de análise das informações).

Fluxograma Vertical

É destinado à rotina simples em seu processamento analítico em uma unidade

organizacional. Consiste em um modelo para ser impresso e usado como um formulário

para o levantamento de dados em processos administrativos. O fluxograma vertical tem

como vantagens a rapidez de preenchimento por ser um formulário padronizado e a

capacidade de manter clareza na apresentação e facilidade de leitura.

Figura 3.1 Fluxograma Vertical

Descrição dos campos do formulário:

Identificação do formulário. Fluxograma vertical

Símbolos. Nesta área estão os símbolos e descrições daqueles que representam

as operações do processo em estudo.

Totais. O número de vezes em que ocorreu esse símbolo, ou operação.

Tipo de rotina. A identificação do processo em estudo, inclusive se á atual ou

proposto.

Setor. Identificação da unidade organizacional responsável pelo processo, da

equipe de analistas e a data de emissão do formulário.

Ordem. O número da ordem sequencial em que ocorreram as atividades do

processo em estudo.

Setor (de baixo). Identificação dos setores envolvidos no processo.

Descrição dos passos. Descreva de forma direta e assertiva as atividades do

processo.

Para preencher todos os campos, basta pintar com caneta os símbolos que

correspondem à atividade descrita na coluna “descrição dos passos” e ligar os

símbolos com uma linha para identificar o fluxo das atividades.

Figura 3.2 Fluxograma Vertical

Figura 3.3 Diagrama de Processos

Figura 3.4 Fluxograma Vertical, Símbolos e seus Significados.

Fluxograma Horizontal

Esse tipo de fluxograma procura descrever um processo de maneira horizontal.

Tanto a elaboração quanto a leitura são feitas como se estivesse escrevendo ou lendo, ou

seja, da esquerda para a direita, utilizando símbolos e convenções previamente

definidos. Existem duas variáveis desse tipo de fluxograma, o descritivo e o de colunas.

Fluxograma horizontal descritivo – Trata-se de um fluxograma que descreve o

fluxo de atividades, dos documentos e das informações que circulam em um

processo, por meio de símbolos padronizados. A elaboração é feita como se

estivesse escrevendo, só que no lugar de somente palavras são utilizados

símbolos e palavras que permitem a descrição do fluxo do processo de maneira

clara e precisa.

Fluxograma horizontal de colunas – Esse tipo de fluxograma difere do descritivo

no que se refere à maneira de representar graficamente as áreas envolvidas no

processo. Elas são apresentadas em colunas, o que permite que se tenha uma

visão completa, clara e precisa de tudo o que acontece em determinada área, e

dela em relação às demais.

Figura 3.5 Simbologia de Fluxogramas

EXEMPLOS DE FLUXOGRAMAS HORIZONTAIS

Figura 3.6 Fluxograma horizontal descritivo

Figura 3.7 Fluxograma horizontal de colunas

Técnicas de desenho de fluxogramas

Podemos desenhar um fluxograma manualmente ou com a utilização de

softwares que rodam em microcomputadores, oferecendo uma gama muito

grande de recursos que nos ajudam na elaboração de um fluxo de processo.

No fluxograma vertical, como se trata de formulário impresso, o desenho

do fluxo está restrito ao preenchimento de alguns campos.

A elaboração, ou desenho de um fluxograma horizontal, tanto o

descritivo como o de colunas requer algumas regras básicas:

Dispor de gabaritos, que correspondem a réguas que contêm os símbolos

convencionais;

Os símbolos devem ter tamanhos e formas bem uniformes e guardar a devida

proporção entre si;

O tamanho do desenho do fluxo varia de acordo com a complexidade do

processo em estudo, e o tamanho ideal é aquele que permite visualizar o

processo sem grandes movimentos, tanto lateral como verticalmente;

O desenho deve ser da esquerda para a direita e de cima para baixo, como se

estivesse escrevendo;

Deve-se utilizar lápis, ou lapiseira, pois permitem alterações mais rápidas,

bastando para isso apagar o que se deseja modificar;

O desenho deve reservar espaços para identificação do fluxograma, ou seja:

nome da empresa, processo, data, versão e executante.

A informática dispõe de vários softwares que permitem o desenho de

fluxograma, possibilitando ganho de produtividade muito grande. Como

referencial podemos citar os seguintes softwares:

Visio Standard: software destinado à elaboração de variados desenhos técnicos;

FlowChart: software específico para desenho de fluxogramas;

Process Chart: software específico para análise e desenho de processos;

Excel, PowerPoint e Word: são softwares que permitem o desenho de

fluxograma com a utilização de símbolos que são padrões mundiais;

4 CONCLUSÃO

Entendemos que o cronograma, o organograma e o fluxograma constituem

ferramentas indispensáveis para se desenvolver uma gestão eficiente e com mais

qualidade, pois propiciam ao gestor condições de desenvolver um planejamento voltado

a projetos e processos, sem se ter grandes custos com a sua formulação. , obtendo-se

uma maior compreensão da forma mais correta de executa-los. Desta forma se consegue

ganhar tempo descobrindo onde estão localizados os vícios do processo e os gargalos

eliminando os vícios no processo, eliminando os gargalos reduzindo assim os custos e

aumentando a eficiência e a lucratividade.