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Guia de Adoção

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Prefácio

Ingressar na comunidade Driving Adoption

http://aka.ms/driveadoption

A forma como as pessoas se conectam em suas vidas pessoais e profissionais mudou totalmente nos últimos anos; o mundo realmente se transformou em uma rede gigante. Agora, elas esperam que o mesmo processo aconteça com a maneira de trabalhar. O Office 365 permite que a sua organização fique mais conectada, colaborativa e estruturada ao realizar o trabalho. Mas isso só será possível se você convidar as pessoas da sua organização para seguirem nessa jornada com você.

Este guia foi criado para organizações que buscam as maneiras mais efetivas de aproveitar seu investimento no Office 365. Ele se destina a ser usado como um guia passo a passo, com o qual você pode assegurar que a sua organização primeiro identifique, depois execute as tarefas específicas que terão o maior efeito positivo na sua organização.

A Microsoft aproveitou anos de experiências de trabalho com jornadas de clientes do Office 365 para criar um guia prático baseado em experiências reais de empresas reais.

Esperamos que ele o inspire com o que for possível, e que você o use e compartilhe com as pessoas na sua organização. Estamos à disposição para os seus comentários sobre ele na comunidade Driving Adoption:


E, lembre-se, você não está sozinho nessa jornada. Há milhares de organizações como a sua que atualmente estão lançando o Office 365, com as quais você pode se conectar nessa comunidade.

Mude a sua maneira de trabalhar, porque ela tem um impacto sobre o trabalho que você faz.

REFORÇAR O ENVOLVIMENTO DO USUÁRIO E PROMOVER A ADOÇÃO

IDENTIFICAR/PRIORIZAR

CENÁRIOS DE NEGÓCIOS

IDEN

TIFI

CAR

OS�

PRIN

CIPA

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TAKE

HOLD

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CRIARPLANO DE SUCESSO

INTEGRAÇÃO TÉCNICA

INTEGRAÇÃO DE PESSOAS

MEDIR, COMPARTILHAR, PROSPERAR E ITERAR

FastTrackAGREGAR VALOR

INTEG

RAR

VISUALIZAR

EXECUTAR PLANO

DE SUCESSO

GERENCIAR E PREPARAR-SE PARA A MUDANÇA

4

1

3

2

4 5

Alcançar o sucesso com o Office 365 significa assegurar que ele ajude a todos da sua organização a conseguir mais com o trabalho.

Antes de implantar o Office 365, pare um instante para pensar primeiro no motivo da organização o ter adquirido. A compra foi motivada por exigências técnicas específicas, como parte do ciclo de atualização de TI, ou você descobriu necessidades específicas dentro da empresa?

A promoção da adoção provém da compreensão dos desafios do seu negócio e da resolução dos mesmos com soluções do Office 365. Ela visa assegurar que as pessoas em toda a organização entendam os benefícios e adotem as soluções que você fornece. Devido à natural resistência das pessoas à mudança, elas precisam saber o que ganham com isso.

Nós da Microsoft queremos que você aproveite ao máximo seu investimento no Office 365 e, para isso, o planejamento é fundamental. A única finalidade deste Guia de Adoção é ajudar no processo de adoção. Ele foi dividido em três fases principais:

01Fase 1: Visualizar Identifique os principais stakeholders, monte sua equipe, identifique e priorize os cenários de negócios e colabore com os principais stakeholders para criar um plano de sucesso para a adoção do Office 365 na sua organização.

Fase 2: Integrar Execute seu plano de sucesso para integrar sua organização à tecnologia e ajudar seu pessoal a trabalhar de um jeito novo. Comece com um programa de adoção inicial e, em seguida, expanda para abranger a organização por inteiro.

02Fase 3: Agregar valor Concretize valor contínuo com o seu investimento no Office 365 ao continuar reforçando o envolvimento do usuário e promovendo a adoção. Gerencie e prepare-se para a mudança medindo e compartilhando o sucesso do Office 365, ao mesmo tempo que entende onde iterar para futuros aprimoramentos.

03

Saiba mais sobre os fatores de sucesso essenciais que afetam a adoção do Office 365:

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843793

Acompanhar o ritmo da mudança sem desmembrar o negócio foi muito importante para nós. Nossa parceria com a equipe do Microsoft FastTrack foi fantástica. Eles nos ajudaram a superar vários desafios de integração e saber como definir estrategicamente nossos processos de negócios e mudança de negócio.

– Omar Bhatti, Dirigente sênior, CSC

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Vamos ajudar você a chegar lá com o FastTrack CenterO FastTrack Center é uma equipe de centenas de engenheiros comprometidos em fornecer aos profissionais de TI e aos parceiros em todo o mundo a melhor experiência do Office 365.

Se você é cliente do Office 365 com pelo menos 50 licenças em um plano elegível, poderá solicitar integração para receber assistência remota e personalizada. Nossos engenheiros do Microsoft FastTrack vão ajudar a planejar seu projeto do Office 365, avaliar seu ambiente técnico, fornecer guia de remediação, migrar dados para o Office 365* e fornecer assistência à adoção do usuário.

Veja o vídeo do FastTrack Center: http://aka.ms/meetfasttrack

Comece hoje mesmo

http://fasttrack.microsoft.com

Vamos ajudar você a chegar lá com o FastTrack Center

* Os serviços de migração estão disponíveis para clientes com 150 ou mais licenças elegíveis

Fase 01.VisualizarMontar a equipe certa e assegurar que você tenha uma lista de metas de negócios que pretende alcançar com a ajuda do Office 365 é muito importante ao longo do seu planejamento de lançamento e implantação. É assim que você torna o Office 365 relevante para o seu pessoal, além de garantir a adesão em toda a organização.

Nesta fase, você saberá como selecionar as pessoas certas na sua organização para ajudar a alcançar o sucesso com o Office 365, criar sua própria lista de cenários de negócios do Office 365 e criar um plano de sucesso diretamente alinhado à conquista das suas metas de negócios específicas.

Fase 01: Visualizar

Função Responsabilidades Departamento

Responsável executivo Comunicar a visão de alto nível e valores do Office 365 para a empresa Liderança executiva

Proprietário de sucesso Assegurar que as metas de negócios sejam alcançadas para uma implantação do Office 365 Qualquer departamento

Adeptos Ajudar a divulgar o Office 365 e lidar com objeções dos usuários finais Qualquer departamento (equipe)

Gerente de projeto Supervisionar todo o processo de execução do lançamento e implantação do Office 365 Gerenciamento de projeto

Chefe de treinamento Gerenciar o programa de treinamento e/ou recursos referentes à sua implantação do Office 365 Recursos humanos e/ou TI

Chefes de departamento Identificar como departamentos e equipes específicos vão usar o Office 365 e incentivar o envolvimento

Qualquer departamento (gerenciamento)

Especialista de TI Supervisionar todos os aspectos técnicos da implantação TI

Gerente de RH Integrar o Office 365 a processos de RH e gerenciar o conteúdo de RH no Office 365

Recursos humanos (gerenciamento)

Chefe de comunicação Supervisionar a comunicação sobre o Office 365 em toda a empresa TI e/ou Comunicação corporativa

Gerente de comunidade Gerenciar as atividades de rotina da rede do Yammer; fornecer orientação e práticas recomendadas TI e/ou Comunicação corporativa

Gerente do site do SharePoint

Ajudar a gerenciar a estratégia do site do SharePoint para a organização, atuar como ligação entre o lado dos negócios e a TI TI e/ou equipe

Funç

ões

prin

cipa

is

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Identificar os principais stakeholders e montar sua equipe

A primeira regra de uma adoção bem-sucedida é a criação de uma equipe dinâmica formada pelos principais stakeholders e as pessoas certas para promover e efetivar a mudança de outras pessoas. Uma estratégia de adoção bem-sucedida começa com uma equipe de pessoas comprometidas que representam todas as camadas da organização.

Use a tabela abaixo para entender os diferentes stakeholders, seu papel e suas responsabilidades em uma implantação bem-sucedida do Office 365.

Etapa 01: Identificar os principais stakeholders e montar sua equipe

Para entender as funções principais, o que é necessário para a sua equipe e por que, acesse:


Etapa 01.

Etapa 01: Identificar os principais stakeholders e montar sua equipe

Dicas e truques

1. Não há problema em ter pessoas da sua equipe desempenhando mais de uma função.

2. É importante garantir a presença dos responsáveis executivos ao identificar os stakeholders importantes dentro

da organização. Se a equipe de liderança e os principais stakeholders estiverem integrados, haverá um compromisso

de negócios significativo para manter o pique e conseguir a adoção do usuário final.

Aviso

Lembre-se de que cada uma dessas funções são diretrizes. Dependendo do tamanho e da composição da sua organização,

é possível que essas funções se sobreponham ou não sejam necessárias.

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Quais são os responsáveis executivos e por que são importantes?

Os responsáveis executivos são líderes essenciais na organização e sua participação é essencial para promover a adoção pelos funcionários. Eles têm a maior influência sobre a cultura da empresa e podem transmitir ativamente o valor e os benefícios de uma nova tecnologia e o jeito de trabalhar por toda a organização. Eles também podem fornecer uma compreensão fundamental das principais metas de negócios e desafios comuns a serem superados, que é onde o Office 365 entra em cena.

Os responsáveis executivos definem as metas globais de negócios.

Etapa 01: Quais são os responsáveis executivos e por que são importantes?

Dicas e truques

Ao identificar seus responsáveis, considere incluir stakeholders importantes nas diferentes linhas de negócios afetadas

pela mudança.

Julho de 2017, McKinsey Quarterly, www.mckinsey.com Copyright© 2017 McKinsey & Company. Todos os direitos reservados. Reimpresso sob permissão.

Pesquisas indicam que os projetos de transformação são mais bem-sucedidos quando há um responsável executivo visível. Mais de 85% dos pesquisados indicaram que, quando o CEO estava razoavelmente ou muito visível, o projeto de transformação foi muito ou extremamente bem-sucedido.

Os responsáveis executivos devem:

Ajudar a equipe de projeto a identificar e priorizar os cenários de negócios a serem usados

Desempenhar função na comunicação, a outros líderes da organização, de como a organização planeja usar o Office 365 para alcançar metas de negócios

Certificar-se de que os responsáveis executivos conheçam os princípios básicos

Participação ativa

Criação de uma coalizão

Comunicação direta

com os colegas executivos

e visível

com os funcionários

Etapa 01: Quais são os responsáveis executivos e por que são importantes?

Participar ativamente e usar os recursos do Office 365 para ajudar a promover a adoção dos usuários finais e reforçar os comportamentos desejados

Para obter mais informações sobre como um responsável executivo pode contribuir para a implantação bem-sucedida do seu projeto do Office 365, consulte https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=843791

Copyright Prosci®. Todos os direitos reservados.

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Quais são os proprietários de sucesso e por que são importantes? Definir os proprietários de sucesso na organização é importante para assegurar que as metas de negócio estabelecidas para o Office 365 sejam alcançadas. Eles são responsáveis por assegurar que as pessoas usem o serviço e obtenham valor com ele.

Os proprietários de sucesso devem:

Assegurar que as pessoas usem e obtenham valor com o Office 365

Ajudar a assegurar que os stakeholders certos estejam envolvidos

Explicar as metas de negócios que a organização estabeleceu para o Office 365 usando os cenários do Office 365

Assegurar que as comunicações e o treinamento sejam implementados com êxito

Etapa 01: Quais são os proprietários de sucesso e por que são importantes?

Quais são os adeptos e por que são importantes?

Criar e aproveitar os adeptos do Office 365 na organização é outro grupo de stakeholder importante para promover a adoção do Office 365.

Conquistar a adesão de todos os usuários em uma organização é um desafio. Os adeptos podem ajudar a aliviar esse desafio e desempenhar uma função importante na adoção do Office 365. Eles são instruídos, comprometidos com a ampliação do conhecimento e dispostos a instruir e auxiliar os colegas. Eles ajudam a explicar o Office 365 usando a realidade de seu departamento ou equipe.

Os adeptos devem:

Criar seu próprio programa

Para obter mais recursos e material para ajudar a criar seus próprios adeptos do Office 365, baixe este guia:


Divulgar o Office 365 e seu valor em todas as equipes

Ajudar as pessoas de sua equipe a entender o que eles ganham com isso

Gerar conscientização sobre o Office 365 por meio de canais de comunicação informais

Auxiliar a receber novos usuários, fornecer orientação e compartilhar práticas recomendadas

Fornecer comentários à equipe de projeto sobre o envolvimento e a adoção dos usuários

Etapa 01: Quais são os adeptos e por que são importantes?

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Usar os grupos do Office 365 para planejar seu projeto e colaborar em documentos relacionados à sua implementação do Office 365

Usar o Microsoft Planner para gerenciar tarefas de rotina do seu projeto de implementação do Office 365

Usar o Yammer para criar, preparar e dar suporte à sua comunidade de adeptos do Office 365

Usar o Skype for Business para fazer reuniões online com a sua equipe de projeto, registrando a ata de reunião no Microsoft OneNote

Etapa 01: Uso do Office 365 para colaborar com membros da equipe de lançamento

Etapa 02: Identificar e priorizar cenários de negócios

Identificar e priorizar cenários de negócios

Etapa 02. Identificar e definir seus cenários de negócios é uma etapa importante para garantir que a organização obtenha todo o valor de seu investimento no Office 365 e consiga uma adoção tranquila. Os cenários de negócios abrangem as maneiras como o seu pessoal usará o Office 365 para solucionar desafios de negócios ou alcançar metas definidas.

Com cenários de negócios claros, você pode medir o sucesso de forma eficiente e alcançar resultados tangíveis

Ajudar as equipes a entender como o Office 365 pode ajudá-las a conseguir mais

Os cenários de negócios podem ajudar nas atividades de conscientização e aprendizado ao colocar os produtos no contexto, as pessoas saberão quando e como usá-los

O uso de vários aplicativos e serviços do Office 365 ao longo do planejamento e da execução da sua implantação pode ajudar no sucesso. Considere fazer isso para que a equipe se acostume com o serviço e possa divulgá-lo para os colegas de forma efetiva. Alguns exemplos são:

Por que os cenários de negócios são importantes:

Fui imensamente recompensado pelo modo como a organização inteira se uniu para conseguir essa transformação global.

Temos equipes dedicadas que fizeram muitos planejamentos com antecedência. E o Yammer demostrou ser um perfeito agente de mudança das pessoas comuns, as equipes se formaram dinamicamente e trabalharam junto com os grupos de implementação em cada país. As conversas começaram por toda a parte, o que acabou sendo um excelente canal para suporte do usuário final.

Quando a implantação do Office 365 estava concluída, eu me perguntei como poderíamos ter conseguido sem essa ferramenta.

– Andy Tidd, CIO, ABB

Uso do Office 365 para colaborar com membros da equipe de lançamento

Basear-se na experiência de outros. Ingressar na comunidade! Como parte da comunidade Driving Adoption na comunidade Microsoft Tech Community, você pode falar com milhares de

outros clientes da Microsoft para entender quais cenários funcionaram para eles.

O que eu ganho com isso?

Atualizações de produto

Falar com engenheiros

Colaborar com colegas

Começar a falar com colegas hoje – ingressar na comunidade Driving Adoption


Criar relacionamentos

Recurso de usuário adicional

Basear-se na experiência de outros

16 17Etapa 02: Identificar e priorizar cenários de negócios

Página da comunidade Driving Adoption

Apoio a discussões e compartilhamento de práticas

recomendadas

Consultar as conversas mais recentes Ver o que a comunidade

está falando

Unir espaços Discussões focadas em tópicos

específicos da comunidade

Promover anúncios de adoçãoVer os anúncios mais recentes

ComunidadeVer quem faz parte da comunidade


Encontrar cenários de negócios na Biblioteca de produtividade

Compilamos muitos cenários de negócios na nossa Biblioteca de produtividade para ajudar você a descobrir maneiras

de usar o Office 365 que tenham impacto na sua organização.

http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary

Como alguém que está em...

[equipe]Quero…

[descrição do que quero fazer]

Usando[aplicativo específico

da tecnologia]

Saberei que foi bem-sucedido

quando...[medida do sucesso

das soluções]

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Identificar cenários de negócios

Para identificar os cenários de negócios certos, o melhor é envolver as pessoas que vão promover e sustentar a mudança por toda a organização. É importante fazer alguns workshops e convidar chefes de departamento, gerentes de projeto, TI e outros stakeholders que possam ajudar no debate de ideias sobre como o Office 365 pode ser usado na sua organização. As perguntas a seguir são um excelente ponto de partida para identificar seus cenários de negócios:

Quais são alguns dos desafios da organização relacionados à comunicação e colaboração?

Quais áreas a sua organização deseja aprimorar?

Quais são as iniciativas estratégicas da sua organização ou os atuais projetos de transformação que o Office 365 pode sustentar?

Quais métodos de comunicação e colaboração normalmente são mais bem recebidos na sua empresa?

Qual é o processo de elaboração, distribuição e compartilhamento de informações?


Como alguém que está em

gerenciamento de vendas

Quero ter uma versão única

da proposta que todos podem acessar e editar

em vez de enviar diferentes versões por

email pela equipe

Usar um site do SharePoint para armazenar e compartilhar centralmente uma versão única de uma proposta de vendas que minha equipe pode editar em conjunto usando a coautoria no Word e no PowerPoint

Saberei que foi bem-sucedido quando

minha equipe de vendas puder criar propostas com mais facilidade e, portanto, ter mais tempo para fechar

negócios

Para começar a formar seus próprios cenários de negócios, considere usar a seguinte estrutura:

Como alguém que está em [EQUIPE]

Quero [DESCRIÇÃO DO QUE QUERO FAZER]

Usando [APLICATIVO ESPECÍFICO DA TECNOLOGIA]

Saberei que foi bem-sucedido quando [MEDIDA DO SUCESSO DA SOLUÇÃO]

Não sabe como começar?


O Office 365 fornece a tecnologia para aprimorar a comunicação e a colaboração em nível internacional. Usamos videoconferências, apresentações e compartilhamento de área de trabalho para trabalhar com nossos parceiros.

– Klaus Huelsewiesche, Chefe de sistemas de TI para P&D, Laundry and Home Care, Henkel

Baixo

Médio

Alto

Impa

cto

Dificuldade

Baixa Média Alta

Mensagens instantâneas para todos

Substituir o sistema de telefonia tradicional por Cloud PBX

Fluxo de trabalho de análise da política de RHVídeo de treinamento de produto no Office

Email na nuvem

Grupo do Yammer de novas contratações

2120

Priorizar cenários de negócios Como o Office 365 pode exercer um impacto positivo em toda a sua empresa, é importante priorizar seus vários cenários de negócios para assegurar que você entenda onde focar primeiro.


Como priorizar seus cenários

Use o gráfico abaixo para esquematizar seus cenários de negócios de acordo com o nível de impacto esperado na organização e a dificuldade de alcançar. Nele, você pode entender quais cenários fornecerão o mais alto nível de impacto mais rapidamente, além de ajudar a determinar os projetos mais difíceis que podem ser importantes, mas exigem mais planejamento.

Dicas e truques

É útil pensar sobre o que gerará mais valor para o seu pessoal primeiro. Algumas das coisas que você talvez pense em fazer

logo (por exemplo, migração de email) podem não proporcionar valor visível imediato. Talvez valha a pena focar primeiro

na obtenção de ganhos visíveis mais rapidamente (por ex., fazendo todos acessarem mensagens instantâneas).


2322

Definir seus critérios de sucesso

Ao desenvolver seus cenários de negócios ideais, é importante conceber um conjunto formal de critérios de sucesso para medir o impacto da sua implantação do Office 365.

Identificar os principais indicadores de desempenho (KPIs) capazes de melhorar conforme a adoção de vários cenários de negócios pela sua organização (por ex., custos reduzidos, maior satisfação do cliente, melhor envolvimento do funcionário, menor tempo para processar um pedido)

Avaliar onde você está antes de implementar o Office 365. Estabelecer suas referências de KPI e a linha de base do conhecimento atual dos seus usuários sobre o Office 365

Escolher critérios que ajudarão a demonstrar o impacto que o Office 365 está tendo na sua organização para a equipe de liderança

Etapa 02: Definir seus critérios de sucesso

Como definir seus critérios de sucesso:

Você precisará determinar o que será medido e como os dados qualitativos e quantitativos serão coletados.

Pense nas proposições a seguir para determinar seus critérios de sucesso:

Usar a sigla SMART como guia

Ao esboçar seus critérios de sucesso, use a sigla SMART como guia na definição de metas de impacto:

Claro e inequívoco; responde às perguntas "O que, por que, quem e onde?"

Specific (Específico):

Concreto; demonstra progresso claramente.

Measurable (Mensurável):

Realista; não extremo.

Attainable (Alcançável):

Importância para os stakeholders.

Relevant (Relevante):

Com base em uma data-alvo específica; responde à pergunta "Quando?"

Timely (Oportuno):

Etapa 02: Definir seus critérios de sucesso

Critérios de sucesso Método/origem Métrica Exemplo de meta

Melhor adoçãoMelhor uso refere-se à adoção da tecnologia pelo usuário.

QuantitativoRelatórios do Office 365

Uso da caixa de correioUso do SharePointMensagens instantâneas e conferências do Skype for BusinessMinutos de áudio do Skype for Business usados

A comparação dos relatórios de uso antes e depois da implantação mostrará um aumento de 10% na adoção por mês.

Eficácia do treinamentoMaior uso refere-se à eficácia do treinamento.

QuantitativoRelatórios do Office 365

QualitativoPesquisas com usuário finalFeedback e grupos do Yammer

Uso da caixa de correioUso do SharePointMensagens instantâneas e conferências do Skype for BusinessMinutos de áudio do Skype for Business usadosSatisfação do funcionário

A comparação dos relatórios de uso antes e depois do treinamento mostrará um aumento na adoção por mês.A pontuação líquida de satisfação do usuário do funcionário é 130 ou mais com base na pesquisa de treinamento final.

Redução de custos operacionaisMaior adoção refere-se à redução no uso de conferências de terceiros, no tempo de viagem e na alocação de recursos.

QuantitativoGeração de relatórios do Office 365Relatórios financeiros/contábeisRecursos de suporte técnicoRelatórios de despesas telefônicas e de viagemMedidas de saída

Uso da caixa de correioUso do SharePointUso e faturamento de audioconferênciasDespesas telefônicas e de viagemChamadas de suporte técnico

A comparação dos relatórios antes e depois do Office 365 mostrará as economias de custo. O uso pós-implantação de conferência por telefone de terceiros deve mostrar uma queda do uso de 10% por mês.

Maior produtividadeMaior adoção refere-se a comunicação e tomada de decisão mais rápidas, menos tempo para concluir tarefas.


Tempo necessário para concluir os projetos

O tempo para concluir os pedidos do cliente devem cair em 15% em 6 meses.

Maior colaboraçãoMelhor comunicação entre as equipes e entre os locais.


Satisfação do funcionárioEconomia de tempo

Aqueles que trabalham em vários locais expressarão um sentimento maior de conexão com seus colegas de equipe no prazo de três meses após a implantação do Skype for Business.

Maior satisfação do funcionárioOpções de trabalho flexíveis aumentam a satisfação do funcionário por meio de maior envolvimento, redução de stress, melhor equilíbrio da vida profissional.


Satisfação do funcionário A satisfação do funcionário melhora em 15% em 6 meses.

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Exemplos de critérios de sucesso

Para ajudar a definir seus critérios de sucesso, considere alguns dos exemplos abaixo:

Etapa 02: Exemplos de critérios de sucesso

Criar um plano de sucesso

Etapa 03. Um plano de sucesso é essencial para a implantação, pois funciona como um roteiro para alcançar suas metas com o Office 365.

Como criar seu plano de sucesso

Etapa 03: Criar um plano de sucesso

05.Insira critérios de

sucesso em "Benefícios".

06. Adicione stakeholders do projeto

ao plano na guia "Equipe"

01. Faça logon no site do Microsoft FastTrack usando a ID de organização do Office 365.

02. Clique em "Iniciar um novo plano" para dar início ao seu plano de sucesso.

03. Clique no título "Caso de negócios" na página inicial Plano de sucesso.

04.Selecione os cenários de negócios.

http://www.fasttrack.microsoft.com

Saiba como a Henkel planejou o sucesso do Office 365

Abordagem comumO foco no usuário final é uma ideia posterior. Por exemplo, "um email com um link para treinamento"

Abordagem idealA adoção do usuário final é um fluxo de trabalho integrado e paralelo à implantação

Timeline da implantação Timeline da implantação

Recu

rsos

de

impl

anta

ção

Recu

rsos

de

impl

anta

ção

Atividades e planejamento com foco no usuário

Trajetória da adoção

Planejamento e execução da implantação técnica

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Agora você está pronto para planejar suas atividades de adoção

Ao planejar sua iniciativa de adoção, é importante ter uma visão que se estenda além do lançamento inicial. Muitas organizações tratam a adoção pelo usuário final como uma ideia posterior, pois é comum acreditar que a tecnologia nova será logicamente usada se estiver disponível. Porém, isso precisa ser considerado como a base sobre a qual se desenvolver. As pessoas podem ser resistentes à mudança, o que faz disso uma etapa crítica a ser planejada e iniciada paralelamente ao seu planejamento de implantação de tecnologia, então não descuide dessa parte! Você está no caminho para criar um ótimo plano de sucesso.


Banco de dados de produtividade de negócios da CIO Executive Board

Normalmente, apenas 34% dos usuários estão dispostos a usar novas implantações de tecnologia

Há uma gama de atividades, modelos, dicas de eventos e treinamento que o ajudarão a planejar uma adoção bem-sucedida do Office 365. Embora seja ideal utilizar cada um desses recursos para conseguir o máximo de adoção, entendemos que nem sempre isso é prático em relação a timelines e recursos.

Você verá as atividades essenciais e algumas atividades adicionais que recomendamos para gerar resultados excelentes.


http://aka.ms/adoptionexcellence

Henkel: excelência da adoção

História de sucesso de cliente

Atividades de adoção

Atividadesessenciaisde sucesso

Cartazes, folhetos e material impresso

http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Colaborate on content With Office apps for desktop and mobile, you can keep connected easily and share your content on OneDrive for Business and SharePoint Online. Collaborate with the people you rely on to get things done, at the office

or on the go. Work with your team on a project, share reports with a partner, or connect with your customers—from virtually any device.

Access and share files from anywhere

Work better together

Elevate teamwork

Training Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization’s internal training resources.>

Learn what you can do with Office 365 Community Events

<Add links to your Office 365 communities or Yammer groups.>

<Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, “Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria.”>

Get it done from anywhere Ready to do your best work wherever you happen to be? With Office 365 you can

get work done from anywhere, without missing a beat.

Get Office on your favorite devices

Work where you are

Work together seamlessly

Training Visit the Office 365 Training Center at aka.ms/o365learning. <If available, add links to your organization’s internal training resources.>

Learn what you can do with Office 365 Community Events

<Add links to your Office 365 communities or Yammer groups.>

<Tell people about your upcoming Office 365 events. For example, “Join our weekly lunch and learn every Monday at noon in the cafeteria.”>

Emails de contagem regressiva e anúncio


Série de emails de dicas e truques


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Comunicação e conscientização Use uma estratégia de comunicação para gerar conscientização e empolgação. Antes da disponibilização do serviço, você quer que o seu pessoal fique empolgado por ele estar vindo e continue interessado em usá-lo após o lançamento.

Certifique-se de considerar sua equipe ao reunir as mensagens, pois você precisa ajudá-los a identificar "O que eu ganho com isso?"

Escolha uma variedade de atividades incluindo email, cartazes e eventos físicos (quem sabe até cupcakes!) e esquematize-os ao longo do timeline do seu projeto

Agende eventos em que as pessoas possam tocar os produtos e fazer perguntas

Adapte suas atividades de promoção da conscientização à sua empresa e à sua cultura

Fazer com que um chefe envie uma comunicação anunciando o O365, apresentar um evento de lançamento ou compartilhar os benefícios durante uma reunião geral será um grande adianto para validar sua importância e integrar todo mundo com o uso da nova tecnologia


Etapa 03: Comunicação e conscientização Etapa 03: Comunicação e conscientização

Aprendizado do suporte técnico Use este guia para ajudar a preparar o seu suporte técnico para solucionar qualquer problema ou dúvida sobre Office 365 que os usuários possam ter.


Não precisamos inovar com o Office 365. Deixamos isso com a Microsoft. Nosso trabalho é adotar a tecnologia o mais rápido que pudermos e manter o foco em seu uso para oferecer valor aos nossos clientes.

– Darren Russell, Diretor de transformação

Saiba mais:http://aka.ms/officeblogs/adoption

digital, Mott MacDonald

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Eventos de lançamento

Considere suas metas para o uso do Office 365. Como o seu evento de lançamento pode sustentar essas metas e essas áreas específicas da empresa?

Considere a cultura da sua empresa. Que tipos de atividades repercutirão na sua liderança e nos seus funcionários?

Considere seu tempo e seus recursos. Você pode misturar e combinar diferentes atividades de evento para planejar algo que atenda às suas necessidades e caiba na sua agenda?

Considere os eventos existentes da empresa. Há algum evento breve da empresa que seja próximo à implantação do Office 365 e possa incorporar o seu lançamento?

Como escolher seu evento de lançamento

Etapa 03: Eventos de envolvimento


Recursos e táticas para um lançamento efetivo

Organizamos abaixo alguns recursos, ideias e táticas para ajudar a criar um lançamento eficiente do Office 365.

A equipe de planejamento e os adeptos usam camisetas do Office 365, encomende em https://www.co-store.com/iw (apenas clientes dos EUA)

Faixas, cartazes e folhetos do Office 365 exibidos em todos os escritórios

Cabines de demonstração na cantina/foyer para demonstrar as ferramentas e recursos variados do Office 365 e proporcionar experiência prática

Realizar eventos de envolvimento online usando a Transmissão de reunião do Skype para membros da equipe em escritórios remotos

Treinamento Faça as pessoas começarem a trabalhar rapidamente! O treinamento é essencial para garantir que os usuários novos tenham os conhecimentos e informações necessários para aproveitar ao máximo o Office 365. O "por quê?" deve ser o aspecto mais importante do seu treinamento. Se os usuários finais forem iniciantes no Office 365, seu treinamento deve ser mais do que simplesmente apresentar a eles as informações sobre como executar tarefas. Eles precisam saber por que a mudança está acontecendo, o que eles ganham com isso e por que estão sendo solicitados a mudar.

Ao organizar seu programa de treinamento, você precisará considerar:

O atual sistema de produtividade que você está adotando Se você estiver adotando um sistema de produtividade atualmente, poderá precisar dispender maiores esforços no estágio de treinamento, pois ele exigirá uma mudança de comportamento.

O conhecimento tecnológico da equipe Você precisa entender o grau de conhecimento tecnológico da sua equipe ao planejar seu programa de treinamento. Isso o ajudará a determinar a facilidade com que eles captarão as novas maneiras de trabalhar.

Outras iniciativas paralelas na empresa É importante entender quais outros programas estão ocorrendo ao mesmo tempo na empresa para garantir que você não esteja sobrecarregando a equipe e não haja qualquer confusão no aprendizado das novas maneiras de trabalhar.

A melhor maneira de fornecer É importante entender qual é a melhor maneira de fornecer treinamento específico para a sua organização, seja ele presencial, por meio de microaprendizagem de consumo ou por meio de tutoriais assistidos ou não assistidos.

Etapa 03: Treinamento


Etapa 03: Treinamento


Treinamento de produtividade

Treinamento baseado em cenário para preparar o seu pessoal para maximizar a produtividade com o Office 365.

Treinamento em vídeo

Baseado em cenário

http://aka.ms/productivitytraining

Objetivo

Uso de linguagem simples

Treinamento do produto

Treinamento baseado em produto para ajudar a preparar o seu pessoal para usar os serviços e aplicativos com eficiência.

Disponível online

Estilo de artigo

http://aka.ms/o365producttraining

Tamanho compacto

Abordagem detalhada

Guias de início rápido

Guias de início rápido específicos de produtos servem como uma introdução resumida das noções básicas das versões atualizadas do Word, do Excel, do PowerPoint, do Outlook e do OneNote para PCs Windows.

http://aka.ms/quickstart

Word 2016

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Excel 2016

Quick Start Guide New to Excel 2016? Use this guide to learn the basics.

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Insert and edit functionsUse the formula bar to view or edit the selected cell or to insert functions into your formulas.

Customize chartsSelect a chart to quickly add, change, or remove any existing chart elements and formatting.

Baseado em cartão

Personalizável

Breve, simples e fácil de usar

Fornece atividades do primeiro dia, configuração, entrada, próximas etapas

Abrange as 3-5 principais tarefas

Lista de material (BoM) da Central de treinamento do OfficeUse para ajudar a identificar exatamente o que você precisa dentre todo o conteúdo do treinamento disponível.

http://aka.ms/officebom

3332

Criar um programa de adeptosOs adeptos estão determinados e empolgados para divulgar e ajudar seus colegas a aprender mais soluções eficazes. Eles podem ajudar a reduzir a tensão sobre os recursos da equipe de projeto principal e promover o envolvimento em toda a comunidade.

Eles criam a mobilização e o entusiasmo que aumentam a adoção de formas de trabalho aprimoradas

Eles criam um círculo de influência entre as equipes

Eles colocam em prática novas formas de trabalho nas equipes

Eles identificam desafios de negócios e possíveis soluções

Eles fornecem comentários à equipe de projeto e aos responsáveis

Eu sou o usuário avançado. Tenho que manter o ritmo para que os outros façam o mesmo. É uma questão de compartilhamento de ideias.– Paul

É uma questão de encontrar as pessoas que estão motivadas. Eu vejo isso como uma oportunidade. Parte do meu trabalho é incentivar o compartilhamento de conhecimento e a comunidade.– Darren

Por que os adeptos são importantes?

Etapa 03: Criar um programa de adeptos


Temos contato com um adepto de adoção em cada unidade de negócios, o qual envia emails semanais sobre o Office 365. Cada ferramenta do Office 365 apresenta benefícios essenciais e, ao conduzir os usuários em uma jornada tranquila por eles, conseguimos revelar o valor de cada um.– Nick Lamshed, Gerente de mudança, Qantas

34 35

Como criar uma comunidade de adeptos?

Encontre adeptos entusiasmados que possam se comprometer com tempo e esforço

Crie um grupo do Yammer para os adeptos compartilharem atualizações e sucessos

Forneça treinamento simples sobre os elementos principais do Office 365

Forneça materiais prontos para dar suporte ao trabalho no local de produção com as equipes e pessoas (por ex., sessões durante o almoço)

Garanta que haja um ritmo regular para discussões com os adeptos sobre o que está funcionando e o que não está

Desenvolva um programa para envolver e reconhecer seus esforços, por exemplo, oferecendo acesso privilegiado a eventos relevantes ou envolvimentos de locução

Informe as pessoas sobre a função do adepto e onde ele pode ser encontrado (lembre-se de que eles não têm uma função de suporte de TI, mas de representantes da empresa)

Dicas e truques

Faça os adeptos programarem uma lista de elementos necessários no seu plano de adoção. Descobrimos que a solução mais

comum e eficaz para as pessoas aprenderem é com seus colegas. Identifique e aborde os professores ou líderes naturais

dentro da sua organização e use-os como base para desenvolver sua comunidade.


Etapa 03: Como criar uma comunidade de adeptos?


Etapa 03: Atividades adicionais

Criar um grupo do YammerCrie um grupo do Yammer (#O365win) para os funcionários compartilharem suas histórias de sucesso e melhores práticas do Office 365 e obter ajuda sobre os novos recursos.

Atividades adicionais

Incorpore recursos de treinamento do Office 365 da Microsoft ao seu site de treinamento interno.

Treinamento

Competições são uma ótima maneira de estimular a concorrência saudável interna entre departamentos da sua organização e ajudar a promover a adoção. Pense sobre alguns recursos do Office 365 e como você pode criar competições, gincanas, prêmios e sorteios que incentivem as pessoas a interagir com o Office 365.

Competições

Reproduza o vídeo de teaser do Office 365 no seu evento de lançamento ou periodicamente na sua cantina ou perto de elevadores.


Vídeo de teaser do Office 365

Encontre outros vídeos em http://aka.ms/officevideo

Fluxo de trabalho Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 Semana 6

(lançamento previsto) Semana 7 Semana 8 Semana 9 Semana 10 Semana 11 Semana 12

Identificar os principais stakeholders e montar equipe

Identificar e recrutar o proprietário de sucesso e o gerente de projeto

Identificar e recrutar responsáveis executivos e preencher demais funções da equipe

Identificar e priorizar cenários de negócios

Identificar e desenvolver cenários de negócios

Priorizar cenários de negócios

Definir os critérios de sucesso

Definir critérios de sucesso/principais indicadores de desempenho (KPI) e estabelecer referências de KPI

Criar plano de sucesso

Começar a registrar detalhes do seu projeto em um plano de sucesso em http://fasttrack. office.com

Finalizar seu plano de sucesso

Criar seu programa de adeptos

Identificar e recrutar adeptos

Criar grupo do Yammer para dar suporte aos adeptos

Treinar adeptos e fazer debate de atividades

Determinar obrigações contínuas dos adeptos

Encerrar atividades de lançamento dos adeptos

Obter comentários e histórias de sucesso de adeptos para usar no lançamento

Obter comentários de adeptos e iterar o programa conforme necessário

Programa de adoção inicial

Recrutar participantes do programa. Estabelecer um grupo do Yammer para facilitar comunicações e coleta de comentários

Difundir uma pesquisa de linha de base entre os participantes. Fornecer aos participantes uma conta do Office 365 ativada para iniciar formalmente seu programa de adoção inicial

Conversar com os participantes do programa para coletar comentários informais

Enviar uma pesquisa final e usar quaisquer percepções coletadas para fazer ajustes no seu lançamento

Comunicação e conscientização

Desenvolver plano de comunicação e estratégia do evento de envolvimento. Desenvolver material de comunicação usando os modelos disponíveis.

Enviar um "email de contagem regressiva" aos funcionários

Verificar se o Office 365 tem uma presença visual em todos os escritórios corporativos

Anunciar o lançamento do Office 365 em breve na intranet da empresa. Preparar-se para o lançamento do evento de envolvimento

Criar um grupo do Yammer para os usuários finais compartilharem suas histórias de sucesso do Office 365. Difundir uma pesquisa de linha de base entre os usuários finais

Enviar um anúncio por email para informar aos usuários o que está disponível. Executar evento de envolvimento de lançamento

Enviar email de "dicas e truques" a usuários finais

Enviar email de "dicas e truques" a usuários finais. Difundir uma pesquisa pós-lançamento

Enviar email de "dicas e truques" a usuários finais

TreinamentoDesenvolver plano de treinamento de usuário final

Estabelecer local de treinamento interno para armazenar recursos de treinamento

Treinar usuários finais Treinar usuários finais Definir série de treinamento contínuo

SuportePreparar suporte técnico para atender aos usuários finais

Reforçar o envolvimento do usuário e promover a adoção

Preparar e realizar competições para continuar incentivando o envolvimento do usuário

Atualizar e manter o site de treinamento interno

Compartilhar histórias de sucesso

Oferecer eventos de envolvimento adicionais periodicamente

Gerenciar e preparar-se para a mudança

Monitorar o Office 365 Public Roadmap e Office Blogs Comunicar-se com e preparar usuários finais para lançamentos de novos recursos

Medir, compartilhar o sucesso e iterar

Coletar e informar critérios de sucesso e principais indicadores de desempenho (KPI) do Office 365

Registrar e compartilhar histórias de sucesso

Implantar cenários de negócios

Fase

01:

Visu

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2: In

tegr

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se 0

3: A

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36 37

Timeline de implantação do Office 365

Para começar a planejar sua implantação do Office 365, considere o timeline abaixo. Faça os ajustes necessários para criar o timeline certo para a sua implantação.

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Integre sua equipe de projeto e deixe-os animados para ajudar os colegas a aumentar a produtividade com o Office 365

Identifique e priorize cenários de negócios

Crie seu plano de sucesso em http://fasttrack.microsoft.com

Conclua o timeline do seu projeto para implantar o Office 365 e começar a executar suas atividades de adoção

Fase 01Lista de verificação

Constatamos um aumento de 73% na taxa de adoção entre não fazer nada e conduzir uma campanha estruturada de jornada do usuário

– Nick Lamshed, Gerente de mudança, Qantas

Fase 01: Lista de verificação

4140

Fase 02.IntegrarAgora que você já criou um plano de sucesso sólido para a adoção do Office 365 na organização, é hora de começar a integrar-se ao Office 365 e apresentar ao seu pessoal esse novo jeito de trabalhar.

As implementações de tecnologia mais bem-sucedidas concentram 80% dos esforços nas pessoas e 20% em tecnologia. Isso ocorre porque, em qualquer implementação de tecnologia nova, é preciso gerenciar as mudanças de comportamento exigidas dos usuários finais para garantir o sucesso.

Nesta fase, você começará a executar o plano de sucesso para ajudar o seu pessoal com essa mudança. A equipe de TI pode utilizar o FastTrack Center para concluir a integração técnica ao Office 365.

Fase 02: Integrar

Programa de adoção inicial

Para um lançamento bem-sucedido, inicie a implantação do Office 365 com um programa de adoção inicial para obter algum comentário inicial e, em seguida, continue a dinâmica ao implantar o programa por toda a sua organização.

Ao concluir a integração técnica ao Office 365, é importante considerar a realização de um programa de adoção inicial com um grupo-chave que inclua usuários de negócios e membros da equipe de TI que darão suporte aos usuários. A realização desse programa permite coletar comentários sobre a experiência do usuário e obter as histórias de sucesso iniciais que poderão ser usadas ao lançar o Office 365 em toda a organização.

Um programa de adoção inicial também desenvolverá um grupo de adotantes iniciais que serão seus adeptos do Office 365 e sustentarão o lançamento geral. O programa dá a você a oportunidade de testar a qualidade do serviço com um grupo confiável que estará mais flexível caso algo dê errado.

Realize seu programa de adoção inicial durante a semana 2 do seu plano de pré-lançamento.

Fase 02: Programa de adoção inicial

Dicas e truques

No geral, ao selecionar os participantes do seu programa de adoção inicial, escolha pessoas que queiram o sucesso do projeto.

Os participantes do programa são importantes influenciadores que vão compartilhar com os colegas a experiência que estão

tendo com a implantação.

Use o programa de adoção inicial para resolver problemas reais, não fique apenas examinando a tecnologia. Incentive

os participantes do programa a usar o Office 365 nos cenários de negócios que você priorizou. Procure as mudanças

que precisa fazer nos cenários para alcançar os resultados de negócios que você definiu como importantes para adoção

do Office 365 na organização.

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Usuários de diferentes linhas de negócios e departamentos, de preferência aqueles que trabalham juntos em um projeto ou processo de negócios.

Prováveis adeptos ou líderes que venham a ser defensores durante o lançamento geral em toda a organização. Reveja a fase um para analisar quais qualidades buscar em um adepto.

Usuários que costumam ter dificuldade com tecnologia. É importante entender e resolver as necessidades deles durante o lançamento.

Membros da equipe de TI/suporte técnico que darão suporte aos usuários durante o lançamento.

Exclua o CEO e a gerência superior. Embora seja tentador solicitar o envolvimento do CEO, abstê-lo do programa de adoção inicial dá a oportunidade de suavizar qualquer problema antes de ser exposto durante a implantação.

Quem incluir no grupo piloto


Treine os participantes do programa de adoção inicial pelos cenários de negócios selecionados, inclusive os básicos. Confira os ativos de comunicação de cenários disponíveis e os recursos de treinamento disponíveis no Microsoft FastTrack aqui: http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Ações para um programa de adoção inicial bem-sucedido:

Inicie o programa de adeptos do Office 365. Deixe os adeptos visados conhecerem o programa e comece a recrutá-los e prepará-los para serem adeptos.

Obtenha comentários em tempo real dos participantes do programa de adoção inicial e ajuste o plano de adoção com base nesses comentários. Tente criar um grupo do Yammer para os participantes do programa, pois ele permite que outras pessoas do programa vejam os comentários postados e sintam-se incentivados a acrescentar suas próprias considerações.

Esteja disponível no Skype for Business durante o horário comercial para receber comentários, responder a qualquer dúvida e compartilhar dicas.

Tome a iniciativa de solicitar comentários dos os participantes do programa. Passe na mesa deles, envie mensagem instantânea ou faça uma chamada. Lembre-se de que, se ninguém está fornecendo comentários, o programa não está atingindo seu potencial.


44 45

Timeline Fluxo de trabalho Descrição

Semana 1Comunicações Desenvolver plano de comunicação e estratégia do evento. Preparar material.

Treinamento Planejar o programa de treinamento dos usuários finais.

Semana 2

Comunicações Enviar um "Email de contagem regressiva" para informar seu público do que está por vir, estabelecer expectativas e despertar interesse ao se concentrar em "O que eu ganho com isso?"

Programa de adoção inicial Iniciar o programa de adoção inicial recrutando e treinando participantes do programa e estabelecendo um grupo do Yammer para o programa de adotante inicial.

Para coletar dados sobre o conhecimento deles sobre o Office 365, distribua uma pesquisa de base pouco antes de os usuários participantes do piloto receberem os dispositivos e as contas ativadas.

Suporte Preparar seu suporte técnico para dar suporte aos usuários finais e garantir que eles conheçam o Guia de Soluções de Problemas do Suporte Técnico do Office 365.

Semana 3

Comunicações Garantir a presença visual do Office 365 em todos os seus escritórios corporativos com cartazes, panfletos e vídeos de teaser.

Treinamento Organizar um site interno de equipe para armazenar recursos de treinamento, como guias de inicialização rápida, dicas e truques. Você também pode direcionar os usuários para a Central de Informações pública da Microsoft. Consulte a Central de Informações do Office 365 em http://aka.ms/O365learning

Programa de adotantes iniciais

Conversar com os participantes do programa de adoção inicial para obter comentários.

Fazer uma pesquisa no meio do piloto para recolher dados sobre as experiências deles com -o Office 365 e usar os resultados para fazer ajustes antes da implantação geral.

Semana 4-5

Comunicações Trabalhar com o departamento de comunicações internas para fazer anúncios no portal da empresa, no portal de TI e em outros sites internos, conforme a necessidade.

Da mesma forma que com o grupo piloto, distribua pesquisas para toda a organização pouco antes de eles receberem seus dispositivos e contas.Preparar-se para o lançamento do evento de envolvimento.

Programa de adotantes iniciais

Usar uma pesquisa final logo após o período do piloto para determinar se é necessário fazer mais algum ajuste nos materiais de conscientização e treinamento em geral.

Pré-lançamento

Nas cinco semanas que antecedem o lançamento, reserve um tempo para convocar a organização para a implantação do Office 365 desenvolvendo um plano de comunicação, organizando a preparação do treinamento e realizando o programa de adoção inicial. Confira o timeline abaixo para se guiar nas semanas antes do lançamento.

Timeline de pré-lançamento

Recursos e modelos

Para ajudar você a ter a melhor compreensão possível da sua implantação do Office 365, fornecemos uma série de modelos e recursos.


Fase 02: Pré-lançamento

Lançamento Implementar o lançamento do Office 365 em toda a organização é um momento especial. Agora é hora de usar todo planejamento e esforço anteriores e ver o seu trabalho render frutos.


Semana 6

Comunicações Executar seu evento de lançamento do Office 365 para animar os usuários finais. Enviar um "email de anúncio" para que os usuários saibam o que está disponível, como iniciar o uso e onde obter ajuda e recursos.

Treinamento Realizar treinamento do usuário final.

Timeline de lançamento

Fase 02: Lançamento

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Pós-lançamento

Agora que você lançou o Office 365 com êxito na organização, é importante continuar se envolvendo com os usuários em suas experiências com o Office 365. Certifique-se de contribuir com dicas e truques adicionais e oferecer treinamento contínuo conforme necessário.


Semana 8-12

Comunicações Compartilhar periodicamente dicas com os usuários finais usando os modelos de email de "dicas e truques" para manter a dinâmica e ampliar o uso do Office 365.

Após a implantação em toda a organização, distribuir uma pesquisa final para avaliar o conhecimento e a experiência do usuário final do Office 365.

Treinamento Continuar a série de treinamento do usuário final em andamento conforme aplicável.

Timeline de pós-lançamento

Fase 02: Pós-lançamento

Fazer o trabalho em qualquer lugar Obtenha a experiência familiar do Office em todos os seus dispositivos usando um navegador ou aplicativos móveis projetados para funcionar com o Office 365.


Para ajudar os usuários do Office 365 a começar, criamos cinco cenários básicos que se alinham amplamente com os tipos de tarefas que os funcionários precisam realizar todos os dias. Isso inclui tarefas de comunicação por email e calendários, armazenamento e compartilhamento de arquivos, realização de reuniões virtuais e colaboração em tempo real.

Veja os diferentes cenários abaixo:

Recursos de implantação para executar seu plano

Emails e calendário em qualquer lugar Acesse reuniões, informações de contato, lista de tarefas e emails em qualquer dispositivo para poder limpar sua caixa de entrada e administrar assuntos urgentes até mesmo quando você não estiver em sua mesa.

Colaborar no conteúdo Armazene seus arquivos de trabalho no OneDrive for Business para poder atualizá-los e compartilhá-los em qualquer lugar, sincronizar arquivos e trabalhar offline, trabalhar em documentos com outras pessoas simultaneamente e gerenciar arquivos com segurança e conformidade de nível corporativo.

Fazer reuniões de qualidade Use os aplicativos do Office 365 para se conectar com outras pessoas e realizar reuniões eficientes, economizando tempo e recursos. Use o Skype for Business, Outlook, PowerPoint, OneNote e sites do SharePoint Online para melhorar a colaboração.

Manter sua equipe conectada Conecte-se às pessoas certas, compartilhe informações com as equipes e trabalhe com grupos usando o Yammer Enterprise. Uma rede do Yammer Enterprise ajuda a criar um corpo de conhecimento que pode ser acessado imediatamente por qualquer colega de trabalho, a qualquer hora e em qualquer dispositivo.


Selecione o cenário desejado e analise a comunicação, o evento e os recursos

de treinamento correspondentes

4948

Cada cenário básico no site do Microsoft FastTrack inclui modelos de email, cartazes e panfletos, bem como vídeos e recursos de treinamento. Você pode personalizar os modelos para o seu plano de comunicação.


Use os cenários básicos como ponto de partida para criar a estratégia de treinamento e comunicação.

Explicar os cenários básicos usando coisas que resolvem problemas reais de negócios

Decidir quais cenários fazem sentido para a sua empresa promover o lançamento do Office 365

Utilizar os recursos associados a cada cenário para implementar as atividades de treinamento e os anúncios por email

Reserve tempo, durante a semana 1 do pré-lançamento, para analisar esses materiais e determinar quais podem ser melhor utilizados para o lançamento da sua organização. Isso será o seu plano de comunicação.


5150

Cada cenário inclui modelos de email personalizáveis para as tarefas de comunicação típicas em cada fase do lançamento e da adoção do Office 365. Os emails incluem links diretos para treinamento e recursos para ajudar os usuários a conhecer os recursos do Office 365. Esses links são escolhidos para cada cenário. Os modelos de email disponíveis incluem:

Modelos de email

Os emails estão disponíveis como documentos do Word (.docx). Você pode selecionar quais modelos deseja usar e personalizá-los como quiser para atender aos seus objetivos de comunicação, ajustando a cópia ao estilo de sua empresa, adicionando o logotipo da empresa e preenchendo o conteúdo. Certifique-se de enviar os emails de uma conta de remetente pré-determinado (como a de um responsável executivo) para um público-alvo específico.

Dicas e truques

Expresse-se de outras maneiras além do email!

Você pode gerar expectativa sobre o lançamento do Office 365 no espaço físico do escritório usando os vídeos de teaser

e cartazes prontos para impressão como parte da campanha de conscientização.


Tipo do

emailFase Função

"Contagem regressiva" Pré-lançamento Usar essa mensagem para gerar empolgação e informar os funcionários sobre o que eles poderão fazer

com o Office 365. Um email por cenário.

"Anúncio" Lançamento Usar essa mensagem para apresentar o lançamento e instruir os novos usuários a começarem com o Office 365. Um email por cenário.

"Dicas e truques" Pós-lançamento Usar essas "dicas e truques" para apresentar mais recursos do Office 365 e ajudar os usuários a serem mais produtivos. Três emails por cenário.


Realizar um programa de adoção inicial e atualizar o plano de sucesso de acordo com os comentários coletados

Personalizar os modelos e recursos disponíveis conforme apropriado para sustentar o lançamento

Executar atividades de adoção de pré-lançamento, lançamento e pós-lançamento à medida que implantar o Office 365



5352

Fase 03.Agregar valorO lançamento inicial do Office 365 na sua empresa fará as pessoas verem valor imediato. Porém, isso é só o início. O Office 365 continuará tendo inclusão de novos recursos e as pessoas vão querer fazer mais coisas com o serviço conforme aumenta o entendimento delas.

Preparar-se para ajudar o seu pessoal a tirar proveito disso levará a um sucesso em longo prazo.

Nesta fase, você conhecerá as atividades de envolvimento pós-lançamento e começará a medir, compartilhar sucessos e iterar para promover ainda mais a adoção.

Fase 03: Agregar valor

Reforçar oenvolvimentoe promover a adoçãoÉ importante planejar e executar atividades de envolvimento contínuas para promover a adoção. Isso servirá para manter as pessoas inspiradas em toda a organização depois que os rumores iniciais dos serviços se desvanecerem. Também ajudará a garantir que você aproveite ao máximo o Office 365 na organização.

É importante certificar-se de ter dados quantitativos e qualitativos sobre o que está acontecendo com a adoção do Office 365 na sua organização. Utilize os relatórios de uso de workload no console do administrador para obter dados quantitativos e pesquisas de usuários finais, e os grupos do Yammer para obter dados qualitativos.

Certifique-se de compartilhar os sucessos e enviar dicas do Office 365 regularmente. Você deve também indicar como exemplos as pessoas que estão obtendo valor com o Office 365 para inspirar as outras a fazerem o mesmo.

Use os dados que reuniu para usar em comunicações futuras que promovam serviços subutilizados, realçando a mensagem "O que eu ganho com isso?" para seus usuários.

Fase 03: Reforçar o envolvimento e promover a adoção

Clientes Skype for Business usadosRelatório de usuários ativos

Atividade de Grupos do Office 365

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Dicas e truques

Meça e registre métricas de uso antes de começar, assim, você poderá ver a eficácia das atividades de adoção.

Monitorar a adoção do Office 365 na sua organização

No Portal de Administração do Office 365, você encontrará relatórios disponíveis para indicar seus níveis atuais de envolvimento do usuário para os diferentes workloads, use esses relatórios para identificar áreas para melhorar a adoção.

Fase 03: Monitorar a adoção do Office 365 na sua organização

Promover a adoção

Você pode ajudar a aumentar a adoção do Office 365 ao longo o tempo com atividades contínuas de conscientização e treinamento.

Aproveite emails de dicas e truques para reforçar o desenvolvimento de habilidades: http://fasttrack.microsoft.com/office/resources/drive-value

Compartilhe histórias de sucesso de como o seu pessoal está usando o Office 365 de formas inovadoras e impactantes

Ofereça regularmente eventos de envolvimento adicionais, como reuniões gerais ou almoços educativos para promover o envolvimento do usuário final

Defina desafios para as pessoas e realize competições para destacar as melhores maneiras com que elas usaram o Office 365 para fazer o trabalho de forma diferente

Campanhas de conscientização

Calendário de treinamento regular para sessões de atualização

Sessões de departamento para compartilhar onde as pessoas estão obtendo valor

Buscar soluções para pessoas que têm desafios

Assegurar que o suporte técnico possa responder a perguntas do tipo "como faço para"

TreinamentoO treinamento é muito importante, pois a compreensão sobre o Office 365 evoluirá em graus diferentes para cada pessoa ou equipe.

Fase 03: Promover a adoção

56 57

Medir, compartilhar o sucesso e iterar

Use o Guia da Medição de Sucesso para avaliar a eficácia do seu lançamento do Office 365. Isso permite uma comparação com os critérios definidos visando aprimorar as soluções para seus usuários, e ainda permite registrar os sucessos.

Dicas e truques

Na fase Visualizar deste guia de adoção, definimos uma tarefa para estabelecer seus critérios de sucesso. Certifique-se de

consultá-lo enquanto percorre o Guia da Medição de Sucesso.


Modelos de pesquisa de usuário final

Fase 03: Medir, compartilhar o sucesso e iterar

Use o modelo de pesquisa para medir a satisfação e o progresso em comparação com sua referência.

As histórias de sucesso podem ser valiosas como medidas quantitativas ao demonstrar o sucesso do Office 365. Durante a implantação, deixe que membros da equipe de projeto e adeptos identifiquem exemplos que demonstrem o trabalho de equipe e a colaboração interfuncional e compartilhe-os usando o Yammer.

Ao compartilhar uma história sobre sua experiência com o Office 365, inclua estes detalhes:

É fácil compartilhar as histórias sobre valor de negócios internamente por meio de um grupo de histórias de sucesso do Office 365 em sua rede do Yammer. Você também pode compartilhar as histórias de sucesso externamente com a comunidade global do Office 365 pela comunidade Driving Adoption.

http://aka.ms/driveadoptionDicas e truques

Divirta-se! Criar uma competição e gerar otimismo sobre o Office 365 deve ser interessante e envolvente.

Tente criar um acompanhamento.

Momento. A história deve começar com um marcador de tempo para que o público saiba quando ela aconteceu.

Personagens. A história deve conter nomes, para que o público saiba quem estava envolvido.

Eventos. A história deve relatar os eventos ocorridos.

Componentes visuais. O público deve ser capaz de visualizar o que aconteceu.

Registrar e compartilhar o sucesso



58 59

Iterar A promoção à adoção é um ciclo contínuo e não termina após o dia de lançamento ou com a medição do impacto do lançamento. Continue buscando novas maneiras em que o Office 365 pode adicionar valor de negócio para acompanhar as variações de necessidades dos usuários e da organização.

Use as percepções do seu processo de avaliação para apresentar treinamentos adicionais que instruam os usuários sobre práticas recomendadas e soluções de alto impacto do Office 365.

Agende sessões adicionais de desenvolvimento de soluções e cenários de negócios com mais departamentos da organização. Depois, ofereça treinamentos departamentais nos quais você explica como o Office 365 pode promover o sucesso de cada linha de negócios.

Você pode usar a Biblioteca de produtividade para identificar novos cenários de negócios para utilizar ainda mais o Office 365.

http://fasttrack.microsoft.com/office/envision/productivitylibrary

Incentive seus usuários e adeptos a desenvolver ideias de como o Office 365 pode melhorar as práticas de negócios e a compartilhe-as com os outros através de eventos de envolvimento, atividades de comunidade e um grupo do Yammer. Use essas ideias para produzir soluções adicionais e apresentar treinamentos adicionais.


Queremos que eles amem essa ferramenta e, para isso, é necessário não apenas ouvir os trabalhadores, mas também entender os comentários para de fato virar o jogo e implementá-los.

– Jeff Schuman, Nationwide

Gerenciar epreparar-se para a mudança

https://aka.ms/managingchangeO365

Gerenciamento de mudança no Office 365

Seu negócio e a nuvem estão em movimento constante. As pessoas sempre buscam novas oportunidades de trabalhar com mais eficiência, e os recursos em constante atualização da nuvem permitem que isso aconteça.

O melhor é continuar observando o Office 365 Public Roadmap e os Office Blogs para ficar ciente das atualizações e dos recursos de serviços novos potenciais que você pode aproveitar.

Fase 03: Gerenciar e preparar-se para a mudança

Os recursos são agrupados por fases de desenvolvimento

Filtre os recursos por aplicativos, serviços ou plataforma para identificar quais recursos e atualizações você pode aproveitar melhor

http://fasttrack.microsoft.com/roadmap

Artigos de blogs são facilmente compartilháveis em vários meios.

http://blogs.office.com

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Office 365 Public Roadmap

Fase 03: Office 365 Public Roadmap

Office Blogs

Fase 03: Office Blogs

62 63

Gerenciar como a organização recebe atualizações

Usando o centro de administração do Office 365, você pode se inscrever para um lançamento inicial para que a sua organização receba atualizações imediatamente. Se preferir, você também poderá designar apenas algumas pessoas para receber as atualizações ou permanecer com a agenda padrão de lançamento e receber as atualizações posteriormente. Saiba mais sobre as suas opções aqui: http://aka.ms/releaseoptions

Providencie para que seus administradores do Office 365 usem o centro de mensagens (dentro do Portal de Administração) para manter o Office 365 funcionando tranquilamente na sua organização.

Centro de mensagens

Fase 03: Gerenciar e preparar-se para a mudança

Conduzir atividade contínua para promover a adoção do Office 365

Monitorar e comunicar as métricas de sucesso do Office 365

Compartilhar histórias de sucesso do Office 365 por toda a organização

Procurar e implementar novas maneiras para o Office 365 agregar valor aos usuários e à organização

Gerenciar e preparar-se para a mudança



http://fasttrack.microsoft.com

Visitefasttrack.office.com

http://blogs.office.com

Acompanhe as últimas notíciassobre o Office 365


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