ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se hallen en proceso de producción o que se utilizarán o consumirán en la producción de otros que van a ser vendidos. Según la NIIF NIC-2 y la sección 13 de las NIIF para PYMES:

Inventarios son activos:

(a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; (Productos terminados o Existencias de Mercancías)

(b) en proceso de producción con vistas a esa venta (Productos en Proceso); o

(c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios (Materiales).

1. Tipos de Inventario

Según la naturaleza de las empresas (manufactureras o comerciales) hay diferentes tipos de

inventario: 1.1 Las empresas manufactureras

Las empresas manufactureras son aquellas que a través de un proceso de producción transforman unas materias primas en un producto terminado con valor agregado. Desde el punto de vista contable, en una empresa manufacturera, los elementos del costo de producción lo constituyen: el costo de materia prima, el costo de mano de obra y los costos indirectos de fabricación. En una empresa manufacturera hay tres clases de inventarios:

Inventario de materias primas y suministros: Son aquellos materiales que son directamente o indirectamente (suministros) utilizados en la fabricación del producto.

Inventario de productos en proceso: Son productos parcialmente elaborados a los que les faltan algunas etapas o procesos para convertirse en producto terminado. También se denominan producción en proceso.

Inventario de productos terminados: Son productos totalmente acabados disponibles para la venta.

1.2 Las empresas comerciales

Las empresas comerciales son aquellas que adquieren un bien de un tercero, ya sea un productor u otro comerciante, para vendérselo al consumidor final. La empresa comercial entrega un producto tangible al consumidor, por tal razón, se genera el concepto de costo de

ventas, el cual básicamente es el costo de comprar la mercancía que se está vendiendo. Las empresas del sector comercial compran productos tangibles y después los venden sin cambiar su forma básica o sin adelantar ningún proceso de transformación, por tal razón, solo mantienen un solo tipo de inventario, denominado Inventario de Mercancías disponibles para la venta.

2. Sistemas de Control de Inventarios.

Existen dos sistemas para controlar los Inventarios independientemente las empresas sean manufactureras o comerciales: Sistema Periódico y Sistema Permanente o perpetuo.

2.1 El sistema de inventarios Periódico, como su nombre lo indica, realiza un control cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico para poder determinar con exactitud la cantidad de existencias disponibles en una fecha determinada. Con la utilización de este sistema, la empresa no puede saber en determinado momento cuanto son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos vendidos.

La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un periodo, que puede ser mensual, semestral o anual. Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar lo que llamamos Juego de Inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El resultado es el costo de las ventas del periodo. El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema que facilita la pérdida de los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual permite o facilita posibles fraudes.

Contabilización en el inventario periódico.

En el inventario periódico, las compras de mercancía o de materia prima, no se contabilizan en el activo “Inventarios”, sino que se contabilizan en la cuenta “Compras”. Al finalizar el periodo, con el valor allí acumulado, se realiza el Juego de Inventarios para determinar el Costo de Venta. En este sentido se abren las Cuentas Nominales “Inventario Inicial” (II) e “Inventario Final” (IF) mediante asientos contra la cuenta de activos corrientes “Inventario” para calcular con estas el Costo de Ventas (CV) que posteriormente se saldan contra la cuenta Ganancia y Pérdida.

Cuando se compra mercancía para la venta:

-k-

Compras xxx

IVA en Compras (Crédito Fiscal) xxx

Caja (Banco) o Proveedores (Cuentas/Efectos Por Pagar) xxx

Suponiendo que la empresa cierra sus operaciones el 31/12/20xx

-v-

Inventario Inicial xxx

Inventario xxx

Para crear la cuenta nominal de CV II

-w-

Inventario xxx

Inventario Final xxx

Para crear la cuenta nominal de CV IF

Con estos asientos se crea las cuentas II e IF para determinar el CV. Luego Al finalizar el cierre se cancelan (saldan) contra la cuenta Ganancia y Pérdida. Así:

-y-

Ganancia y Pérdida xxx

Inventario Inicial xxx

Para saldar la cuenta nominal II

-z-

Inventario Final xxx

Ganancia y Pérdida xxx

Para saldar la cuenta nominal IF

Con esto se cierra las cuentas II e IF y se mantiene la cuenta Inventario que se presentará en el Estado de Situación Financiera.

Las devoluciones de mercancías compradas se deducen de la cuenta de compras. Las ventas se contabilizan en la respectiva cuenta de ingresos, lo mismo que la devolución en ventas. Cuando se realiza el juego de inventarios, se hace el conteo físico y se determina el inventario final, éste Inventario Final se contabiliza en la cuenta de activos (Inventarios).

2.2 El Sistema de Inventarios Permanente, o también llamado perpetuo, permite un control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario. Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo de venta. Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida de un producto, se registra su cantidad y costo.

Contabilización en el inventario permanente.

En comparación con el sistema periódico la única diferencia está en la adquisición de mercancías que no se usa la cuenta “Compras” sino que se cargan directamente a la cuenta “Inventario”. Así:

-h-

Inventario xxx

IVA en Compras (Crédito Fiscal) xxx

Caja (Banco) o Proveedores (Ctas. / Efectos x Pagar) xxx

Cuando se realiza una Venta se realiza el asiento de la Venta como tal; pero también se debe registrar el asiento que deduce al Inventario, esto contra CV. Así:

-f-

Caja (Banco) o Clientes (Cuentas/Efectos por Cobrar) xxx

Ventas xxx

IVA en ventas (Débito Fiscal) xxx

Para registrar la Venta tal y cual

-g-

Costo de Ventas xxx

Inventario xxx

Para registrar la salida de mercancía del Inventario por la Venta tal y cual.

Al cierre se procede igual que con el sistema periódico.

Valuación de los inventarios en el sistema permanente.

La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que éstas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancías compradas.

Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma más real, dependiendo del tipo de empresa y que veremos más adelante.

2.3 Comparativo sistema de inventarios

A continuación se describirán algunas diferencias entre el sistema periódico y sistema permanente

Sistema Periódico Sistema Permanente

Se utiliza en empresas que venden al detal grandes cantidades de mercancía a un precio relativamente bajo como por ejemplo supermercados.

Para empresas que venden pocas cantidades de mercancías por valores relativamente altos como almacenes de electrodomésticos, joyerías, concesionarios de autos.

Al realizar la venta solo maneja información sobre el precio de venta. Utiliza menos información.

Al realizar las ventas maneja información del precio de venta y del valor del costo de la venta. Requiere mayor información.

Al finalizar el periodo requiere efectuar el conteo físico de las unidades en existencia.

Requiere elaborar conteos físicos de las existencias al final del periodo solo con el propósito de control.

Su operación puede ser menos costosa para la empresa.

En este sistema puede ser más dispendiosa y más costosa la operación.

Para la compra de mercancía no se utiliza la cuenta de los activos sino las cuentas nominales en este caso “Compras” la cual se cancela al cierre del ejercicio contra Ganancia y Perdida, luego incorpora el inventario final después del conteo y se pasa este al activo corriente.

Actúa en concordancia con las normas contables de compra y venta de activos.

No permite tener un control permanente de los inventarios.

Permite tener actualizado el saldo y un mecanismo eficiente de control sobre las existencias reales.

En este caso es más práctico esperar hasta la culminación del periodo para conocer el saldo de la cuenta compras e inventario final.

No es necesario esperar hasta la terminación del periodo para determinar el saldo de la cuenta Inventario Final

Para conocer el costo de la mercancía vendida se debe esperar hasta el final del periodo.

Se conoce el costo de la venta en el momento de realizar dicha operación utilizando el Kardex con cualquiera de sus métodos de valuación.

El Costo de Venta e Inventario Final se determina El Costo de Venta e Inventario Final se determina

por el Juego de Inventarios constantemente por la respectiva valuación en la tarjeta KARDEX.

3. Métodos de Valuación de Inventarios (Flujos de Inventario)

Entre los métodos de valuación tenemos: Método PEPS, Método UEPS, Método del Promedio Ponderado.

3.1 Método de Primeras en Entrar Primeras en Salir (PEPS).

Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más recientemente. En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno. En el caso de existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compró al momento de la operación, es decir se le da salida del inventario por el valor pagado en la compra.

Si lo que se devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.

Ejemplo: Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de Bs.10.oo.

El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Bs.12.oo.

El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de Bs.20.oo

El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de Bs.15.oo.

El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Bs.18.oo.

El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de Bs.22.oo.

Las abreviaturas en las tarjetas Kardex significan:

Q: Cantidades

CU: Costo Unitario

CT: Compras Totales (No confundir con la cuenta “Compras” del Sistema Periódico.)

CV: Costo de Ventas

IT: Inventario Total, de este el primer saldo será el Inventario Inicial (II) y el último saldo el Inventario Final (IF)

Solución.

La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera:

FECHA CONCEPTO ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS SALDOQ CU CT Q CU CV Q CU IT

01/01 SALDO INICIAL 1.000 10 10.00003/01 COMPRAS 500 12 6.000 1.500 16.000

04/01 VENTAS 1.000 10 10.000 400 12 4.800100 12 1.200

15/01 COMPRAS 600 15 9.000 1.000 13.80028/01 COMPRAS 500 18 9.000 1.500 22.800

31/01 VENTAS400 12 4.800

300 18 5.400600 15 9.000200 18 3.600

COMPRAS TOTALES 1.600 24.000

VENTAS TOTALES 2.300 28.600

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a Bs.10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a Bs.12.oo cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las primeras que entraron son las del inventario, que fueron 1.000 unidades a Bs. 10.oo cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 100 unidades de las compradas el 3 de enero, a un costo de Bs. 12.oo cada una, completándose el total de unidades vendidas y quedando 400 unidades valorizadas al último costo, que es de Bs. 12.oo. Esta acción se repite cada vez que hay una venta.

Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de Bs.18.oo para un total de Bs. 5.400.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a Bs.28.600.oo. Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la situación anterior de la nueva.

Al utilizar este método de valuación de inventarios, se da un efecto sobre los resultados financieros de la empresa, tanto por el monto del costo de las ventas como por el valor del inventario final. Bien sabemos que al sacar las unidades que se compraron primero, significa que en el inventario final quedan las últimas unidades compradas, y estas unidades por lo general se adquirieron a un mayor costo. Ahora el costo de venta al ser determinado sacando las primeras unidades compradas, que por lo general fueron más económicas, se tiene un costo de venta relativamente más bajo, lo que significa que tendrá menor efecto sobre la utilidad, resultando como consecuencia que esta sea más elevada que si se utilizaran otros métodos de valuación de inventarios.

Como se puede ver en forma general, este método hace que la utilidad sea menor y que el Estado de Situación se sobrevalore un poco al contener un inventario final de mercancías un tanto más costoso. Igualmente se afecta el Estado de Resultados, en la medida en que se incorpora un menor costo de venta, producto de costear con las primeras unidades de materias primas compradas.

3.2 Método de Últimas en entrar Primeras en Salir (UEPS).

En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los países con tendencias inflacionarias.

El tratamiento que se la da a las devoluciones en compras es el mismo que se le da en el método PEPS, es decir que se le da salida del inventario por el valor de adquisición, esto debido a que como es apenas lógico, el producto se devuelve por el valor que se pagó a la hora de adquirirlo. Debemos recordar además que los diferentes métodos de valuación tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un costo identificado que es el valor pagado por ellas. En el caso de la devolución en ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que salieron al momento de hacer la venta.

Cabe destacar que este método no se debe usar según las NIIF tanto para Grandes Empresas como PYMES. Se explica sólo con un sentido comparativo y que se conozca a fin de identificar una mala praxis contra la Noma Técnica.

Ejemplo:

Con los siguientes datos (del ejemplo anterior), tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de Bs.10.oo.

El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Bs. 12.oo.

El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de Bs. 20.oo

El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de Bs. 15.oo.

El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Bs. 18.oo.

El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de Bs.22.oo.

Solución.La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera:

FECHA CONCEPTO ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS SALDOQ CU CT Q CU CV Q CU IT

01/01 SALDO INICIAL 1.000 10 10.00003/01 COMPRAS 500 12 6.000 1.500 16.000

04/01 VENTAS 500 12 6.000 400 10 4.000600 10 6.000

15/01 COMPRAS 600 15 9.000 1.000 13.00028/01 COMPRAS 500 18 9.000 1.500 22.000

31/01 VENTAS500 18 9.000

300 10 3.000600 15 9.000100 10 1.000

COMPRAS TOTALES 1.600 24.000

VENTAS TOTALES 2.300 31.000

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a Bs. 10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a Bs. 12.oo cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas y se pasa a la columna de saldo. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces las últimas que entraron son las de la primera compra el 3 de enero, que fueron 500 unidades a Bs. 12.oo cada una. Como estas unidades no alcanzan, se toman 600 unidades que están en el inventario inicial, a un costo de Bs. 10.oo cada una, completándose el total de unidades vendidas, quedando 400 unidades valorizadas al primer costo, que es de Bs. 10.oo. Esta acción se repite cada vez que hay una venta.Al realizar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades a un costo de Bs. 10.oo para un total de Bs. 3.000.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del periodo, las cueles ascendieron a Bs. 31.000,oo. Nótese, que cada vez que se realiza una venta, en el saldo antes de la venta se coloca una raya simple para separar la situación anterior de la nueva.

Financieramente la utilización de este método, implica un mayor valor del costo de venta debido a que es determinado con base a las últimas unidades adquiridas que por lo general son más costosas; igualmente al costearse con base a las ultimas unidades compradas, significa que en el inventario final quedan las primeras unidades que en la mayoría de los casos son más económicas, lo que conlleva a que sea de un menor valor.

En conclusión se puede decir que este método es utilizado por empresas en países donde la inflación es alta, con el objetivo de reconocer tales incrementos en el Estado de Resultados, ya que con el UEPS la utilidad resulta menor al tener unos costos de ventas más elevados, y otro efecto se ve en el Estado de Situación al estar un tanto subvalorado por tener el inventario

final con precios antiguos. Se debe recordar que el inventario es en la práctica contable el único activo corriente No Monetario por lo cual esta protegido de los efectos de la inflación al ser susceptible de actualización de sus valores en el ajuste por inflación lo que al final ( al ser ajustados arrojara valores similares que si se valuara por el método PEPS).

3.3 Promedio Ponderado

Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los inicialmente existentes, como los de la nueva compra. El tratamiento de las devoluciones en ventas por este método, es similar o igual que los otros, la devolución se hace por el valor en que se vendieron o se le dieron salida, recordemos que este valor corresponde al costo del producto más el margen de utilidad (Precio de venta es igual a costo + utilidad). De modo tal que las devoluciones en ventas se les vuelve a dar entrada por el valor del costo con que se sacaron en el momento de la venta y entran nuevamente a ser parte de la ponderación. En el caso de las devoluciones en compras, estas salen del inventario por el costo en que se incurrió al momento de la compra y se procede nuevamente a realizar la ponderación.

Ejemplo:Con los siguientes datos (del ejemplo anterior), tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor de los inventarios:

El 2 de enero de 2013 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario era de Bs. 10.oo.

El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Bs. 12.oo.

El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de Bs. 20.oo

El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de Bs. 15.oo.

El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de Bs. 18.oo.

El 31 de enero vende 1.200 unidades a un precio unitario de Bs. 22.oo

Solución:

La información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la siguiente manera:

FECHA

CONCEPTO

ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS SALDO

Q CU

CT Q CU CV Q CU IT

01/01 SALDO INICIAL

1.000

10 10.000

03/01 COMPRAS 500 12 6.000 1.500

10,67

16.000

04/01 VENTAS 1.100

10,67

11.737 400 10,6

7 4.263

15/01 COMPRAS 600 15 9.000 1.000

13,26

13.263

28/01 COMPRAS 500 18 9.000 1.500

14,84

22.263

31/01 VENTAS 1.200

14,84

17.808 300 14,8

4 4.455

COMPRAS TOTALES 1.600

24.000

VENTAS TOTALES 2.300

29.545

El procedimiento es el siguiente: se coloca el saldo inicial, que es de 1.000 unidades a Bs. 10.oo cada una. El 3 de enero se efectúa una compra de 500 unidades a Bs. 12.oo cada una. Esta información se coloca en la columna de entradas sumando las unidades del inventario con las unidades de la compra, y los valores del saldo con los valores de la nueva compra. Para hallar el nuevo costo unitario promedio se divide el nuevo valor del saldo por el número total de unidades. Cada vez que se realice una compra habrá que hacer el mismo procedimiento. El 4 de enero se realiza una venta de 1.100 unidades. Entonces, en la columna de salidas se coloca el número de unidades vendidas, en la columna de valor unitario se coloca el costo promedio calculado. El producto es el costo total de las unidades vendidas.

Para hallar el saldo se efectúan diferencias entre las unidades y valores totales del inventario con las unidades y valores totales de la venta, dando como resultado el valor de las unidades que quedaron después de la venta. El costo es el mismo al cual se vendieron las unidades. Cada vez que se realice una venta, habrá que hacer este procedimiento.

Al efectuar todas las transacciones, en el inventario quedan 300 unidades valorizadas a un costo de Bs. 14.84 para un total de Bs. 4.455.oo. El costo de ventas es la sumatoria de las salidas del período, las cuales ascendieron a Bs. 29.545.oo.Nótese, que cada vez que hay una transacción, cualquiera que sea, en el saldo se va colocado un subrayado simple.

El promedio ponderado es quizás el método más objetivo, ya que por el hecho de promediar todos los valores estos resultan ser muy centrados, y no tienen mayor efecto financiero sobre la empresa. Cabe destacar que la legislación tributaria en materia de Impuesto sobre la Renta exige la aplicación de este método para los efectos de ajuste por inflación fiscal al igual que es un método permitido por las NIIF, por lo cual se recomienda su uso cotidiano en la práctica contable. Además, al promediar valores el costo de venta resulta ser equilibrado, por lo que la utilidad no se aleja mucho de la realidad, y el inventario final no queda ni subvalorado ni sobrevalorado.

En cambio, l utilizar el método PEPS el costo de venta queda subvalorado porque se calcula con base a precios antiguos que son por lo general más económicos, lo que significa que las últimas compras que entran, entran a un mayor valor, son las que van a quedar en el inventario final, por lo que este queda sobrevalorado afectando directamente el Estado de Situación Financiera. Además por tener un costo de venta menor, las utilidades se inflaran y estas ingresaran al Estado de Situación Financiera como utilidades del ejercicio por lo que el

efecto sobre el balance es doble, al igual que sucede con el método UEPS; pero con los efectos descrito al contrario. Veamos:

Este último método, sucede todo lo contrario al método PEPS, ya que al costear con base a las últimas compras que por regla general son más costosas, el costo de venta se elevara afectando la utilidad del ejercicio (reduciéndola). Ahora bien, como se sacan las unidades de mayor costos, quiere decir que en el inventario final solo quedan unidades anteriores con un menor costo, por lo que el inventario final estará subvalorado, teniendo efecto sobre el Balance general y sobre el Estado de resultados, que tributariamente puede ser beneficioso en vista a que la base para el impuesto al patrimonio se verá disminuida tanto por un menor valor de los inventarios como por un patrimonio afectado en menor grado por unos resultados del ejercicio también menores por el efecto de los costos de venta determinados por este método. Cabe destacar que este método no es considerado por las NIIF, por lo cual no se admite como un Principio Contable de Aceptación General a diferencia del PEPS y el del Promedio que si son los que establecen las NIIF y se convierten en norma técnica de obligatorio cumplimiento el uso de uno de ellos, por lo que insisto en utilizar el del promedio por los beneficios que reporta y por ser también una exigencia legal en algunas normativas especiales.

4. Diferencia entre Sistema de Control de Inventarios y Métodos de Valuación

Un sistema de inventarios es muy diferente a un método de valuación; cada uno tiene sus objetivos que difieren mucho del uno al otro. El sistema de inventarios tiene como objetivo el control de los mismos, mientras que el método de valuación de inventarios tiene como objetivo el determinar el costo de venta y el de valorar o valuar el inventario final. Una cosa es controlar las existencias de los inventarios, y otra, muy diferente, es la determinación del costo de cada unidad vendida del inventario o valorar el inventario final de un periodo.

Solo existen dos sistemas de inventario conocidos: inventario periódico e inventario permanente. En cambio existen múltiples métodos de valuación de inventarios. PEPS, UEPS Promedio Ponderado, entre otros.

Los métodos de valuación de inventarios determinan el costo de venta y el valor del inventario final en el sistema de inventarios permanente, lo que quiere decir que si hablamos de métodos de valuación de inventarios, nos estamos refiriendo necesariamente al sistema de inventarios permanente.

La determinación del costo de venta en el sistema de inventarios periódico no se hace con los métodos de valuación de inventarios, sino mediante el llamado juego de inventarios, que no es otra cosa que tomar el inventario inicial, sumarle las compras y restarle el inventario final.

5. Juego de inventarios

El juego de inventarios es el procedimiento utilizado en el Sistema de Inventarios Periódico para determinar el Costo de Venta. Toda venta tiene un costo, el cual debe ser determinado, o bien al momento de cada venta o al final de un determinado periodo, y en el caso de utilizar el sistema de inventario periódico, éste costo de venta se determina haciendo uso del juego de inventarios.

Para realizar el juego de inventarios, es necesario conocer el inventario inicial y el final, para lo cual se requiere hacer un conteo físico de cada uno de los productos que la empresa maneja. Para determinar el costo de venta en el sistema de inventarios periódico, se requiere además conocer el valor de las compras netas (Compras Brutas más Gasto de Compras menos Deducciones en Compra).

Una vez determinados los valores anteriores se procede a realizar el juego de inventarios, el cual tiene la siguiente estructura:

Inventario inicial (II)(+) Compras brutas

+Gastos en Compras (Fletes, Impuestos y aranceles, etc.)(–) Deducciones en compras (devoluciones, rebajas, descuentos, bonificaciones)=Mercancías disponibles para la venta(–) Inventario final (IF)= Costo de venta (CV)

De ahí que se deriva una ecuación simplificada para determinar el Costo de Venta (CV) teniendo el valor de los inventarios y determinando que las Compras Netas (C) son iguales Compras Brutas más los gastos en compras (fletes, impuestos), menos deducciones en compras (Devoluciones, rebajas, bonificaciones y descuentos en Compras) es decir:

CV= II+C-IF

Inventario inicial. Es el inventario con que se inicia un periodo determinado. Por lo general corresponde al inventario final del periodo anterior. Cuando la empresa inicia operaciones por primera vez, el inventario inicial es cero (0), a no ser que al crear la empresa, algún socio haya aportado mercancías (Aportes en especie). Para determinar el inventario inicial se debe hacer un conteo físico.

Compras. Corresponde a las compras realizadas en un periodo determinado; ejemplo del 01 de enero de 2013 a 31 de diciembre de 2013.

Gastos en Compras: Todas las erogaciones necesarias para llevar las compras al Almacén (Impuestos, Fletes, etc.)

Devoluciones en compra. Son las compras que se han devuelto a los proveedores en el mismo periodo.

Descuentos en Compras: Son las deducciones del monto de las facturas de compras que hace el Proveedor en virtud de acuerdos de pronto pago.

Rebajas en Compras: Son descuentos en efectivo que se hacen en virtud de alguna promoción efectiva al momento de la compra.

Mercancías disponibles para la venta. Corresponde a las mercancías con que efectivamente cuenta la empresa en sus almacenes una vez descontadas las que se han devuelto. Ejemplo: se inicia con 100 unidades, se compran 60 y se devuelven 20, el resultado final será de 140 unidades.

Inventario final. Es el inventario que queda al finalizar un periodo. Si se utiliza inventario periódico se debe hacer conteo físico.

Costo de venta. Es lo que cuesta la mercancía vendida. Ejemplo: una empresa compra un PC en Bs. 3.000 y lo vende en Bs 3.500. La venta obviamente es de 3.500 y el costo de venta los 3.000 que costó el PC.

Un ejemplo práctico del juego de inventarios:

Inventario inicial

Compras

Gastos en compras

Devoluciones en compra

Mercancías disponibles para la venta

Inventario final

Costo de venta

1.000.000

10.000.000

3.000.000

<2.000.000>

12.000.000

<2.000.000>

10.000.000

Los 10.000.000 son las mercancías que se vendieron en el periodo. Es decir que las mercancías que se vendieron en el periodo costaron 10.000.000.

6. Rotación de inventarios

La rotación de Inventarios es el indicador que permite saber el número de veces en que el inventario es realizado (vendido) en un periodo determinado. Permite identificar cuantas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido).

Fórmula para determinar la rotación de inventarios

La rotación de inventarios se determina dividiendo el Costo de las Mercancías Vendidas en el periodo (CV) entre el promedio de inventarios (IP) durante el periodo. CV/IP= N veces.

Ejemplo:

Supongamos un costo de mercancías en el año 2012 de Bs. 60.000 y un Inventario Promedio (IP) en el 2012 de Bs. 10.000 entonces60.000/10.000 = 6.

Esto quiere decir, que la Rotación del Inventario (RI) durante el 2012, fue de 6 veces, o dicho de otra forma: los inventarios se vendieron o rotaron cada dos meses (12/6) o cada 60 días en promedio (360/6)= 60, este es el Período de Rotación (PR). Las mercancías permanecieron 2 meses o 60 días en el almacén antes de ser vendidas. El costo de las mercancías es el mismo Costo de Venta (CV), que corresponde al costo de las mercancías que se vendieron en el periodo en análisis.

Para determinar el Inventario Promedio (IP), se suman los saldos de cada mes y se divide por el número de meses, que si estamos hablando de un año será 12. Otra forma, no tan exacta, de determinar el inventario promedio, es sumar el saldo inicial (correspondiente al Inventario Inicial –II-) con el saldo final (que corresponde al Inventario Final-IF-) y dividirlo por 2 (IP= (II+IF)/2) es menos exacta, pero más usada por lo práctica.

6.1 Importancia del nivel de rotación

La rotación de inventarios determina el tiempo que tarda en realizarse el inventario, es decir, en venderse. Entre más alta sea la rotación significa que las mercancías permanecen menos tiempo en el almacén, lo que es consecuencia de una buena administración y gestión de los inventarios. Entre menor sea el tiempo de estancia de las mercancías en almacén, menor será el Capital de Trabajo invertido en los Inventarios. Una empresa que venda sus inventarios en un mes, requerirá más recursos que una empresa que venda sus inventarios en una semana.

Recordemos que cualquier recurso inmovilizado que tenga la empresa sin necesidad, es un costo adicional para la empresa (Capacidad ociosa). Y tener inventarios que no rotan, que casi no se venden, es un factor negativo para las finanzas de la empresa. No es rentable mantener un producto en almacén durante un mes o más ya que incide en sus costos de mantenimiento.

La rotación de inventarios será más adecuada entre más se aleje de 1. Una rotación de 360 significa que los inventarios se venden diariamente, lo cual debe ser un objetivo de toda empresa. Lo ideal sería lograr lo que se conoce como inventarios cero, donde en almacén sólo se tenga lo necesario para cubrir los pedidos de los clientes y de esa forma no tener recursos ociosos representados en inventarios que no rotan o que lo hacen muy lentamente ( Producción justo a tiempo).

Las políticas de inventarios de la empresa deben conducir a conseguir una alta rotación de inventarios, para así lograr maximizar la utilización de los recursos disponibles.

6.2 ¿Cuál sería la rotación ideal de inventarios?

Una rotación de inventarios eficiente, permite a la empresa mejorar la gestión de su capital de trabajo en la medida en que no lo tiene inmovilizado en un inventario con las consecuentes pérdidas. Por ejemplo, un inventario que rota cada 30 días, implica tener unos recursos almacenados durante 30 días, periodo en el cual se les podría dar un uso que genere una mayor rentabilidad. Pero decir cuál sería la rotación de inventarios ideal, sería aventurero por cuanto cada tipo de producto es diferente, cada empresa y sector se comportan de forma diferente; pero sí se puede afirmar que la rotación ideal debería acercare al tiempo mínimo necesario para reemplazar los inventarios vendidos.

Lo importante es que un producto no permanezca en el inventario más tiempo de lo necesario. Por ejemplo, no tiene sentido tener en el inventario gaseosa para 30 días, cuando se puede adquirir nuevo producto en un solo día, luego el período de la rotación de inventarios no debería ser superior a 1 o 2 días. Pero en el caso de un concesionario, surtir nuevamente el inventario suele tomar más tiempo, en algunos casos mucho más de una semana, luego, no se puede trabajar con una rotación de un día, puesto que en cualquier momento se puede quedar sin vehículos para vender. Si un producto se puede surtir en una semana, esa debería ser la rotación; si reabastecerse toma un mes, esa debería ser la rotación, en teoría.

La rotación ideal de inventarios, deberá entonces depender del tiempo que le tome a la empresa adquirir nuevo surtido. La rotación no debe ser tan alta que comprometa la disponibilidad de productos, ni tan baja que implique tener productos sin vender por mucho tiempo. Claro que el asunto no siempre es así de fácil, puesto que hay otros factores que pueden influir como la financiación, los descuentos por comprar grandes cantidades, etc., lo que implica hacer una correcta evaluación que permita gestionar de la forma más eficiente el capital de trabajo de que se dispone.

Ejercicio Práctico de Rotación de Inventario:

Con la información de los estados Financieros de la empresa GANIROPA, C.A. determinar la Rotación de Inventario.

COMPAÑÍA GANIROPA, C.A.ESTADOS DE SITUACIÓN FINANCIERA AL 31 DE DIC 2011- 2012

Cifras expresadas en miles de Bs.

ACTIVOS 2011 2012Activo CorrienteEfectivo y Equivalentes 200.00 300.00Cuentas por cobrar 600.00 700.00Inventario 600.00 600.00Total Activo Corriente 1,400.00 1,600.00

Activo no CorrientePropiedad, Planta y Equipo 900.00 1400.00Menos: Depreciación acumulada -200.00 -320.00Total Activo No Corriente: 700.00 1080.00Otros Activos:Inversiones a Largo Plazo 300.00 420.00

Activo Total Bs. 2,400.00 Bs. 3,100.00

PASIVO Y PATRIMONIOPasivo CorrienteCuentas por pagar 800.00 300.00Impuestos por pagar 50.00 100.00Total Pasivo Circulante 850.00 400.00

Pasivo a No CorrienteBonos por pagar a largo plazo

150.00 500.00

Total Pasivos: 1.000,00 900

Patrimonio:Capital social 800.00 800.00Utilidades retenidas 600.00 1400.00Total Patrimonio 1,400.00 2,200.00

Total de Pasivo y Patrimonio Bs. 2,400.00 Bs. 3,100.00

Solución:

Se determina el Inventario Promedio. Esta información se extrae de los Estados de Situación Financiera del renglón Inventario en los Activos Corrientes. Al ser dos estados consecutivos el Inventario Inicial del 2012 será el Inventario Final al 31 de diciembre del 2011. Entonces tenemos:

IP= (II+IF)/2, de ahí: IP= (600+600)/2 = 1200/2= 600

IP=600. La Rotación de Inventario (RI) es CV/IP de ahí RI=6000/600= 10

RI=10

El Período de Rotación (PR)=360/10= 36 días. Es decir, el Inventario se realiza cada 36 días.

COMPAÑÍA GANIROPAESTADO DE RESULTADO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012

Cifras expresadas en miles de Bs.

Ventas 8000.00Costo de la mercancía vendida 6000.00Utilidad Bruta 2000.00

Gastos de Operación 670.00Gastos de Venta 300.00Gastos de Administración 250.00Gastos de depreciación 120.00Utilidad OperativaISLR

1330,00 530,00

Utilidad neta Bs. 800.00

MODELO DE TAMAÑO DEL LOTE ECONÓMICO BÁSICO (EOQ)

Es aquel pedido que optimiza los costos de pedido y almacenaje.

El Lote Económico es aquella cantidad de unidades que deben solicitarse al proveedor en cada pedido, de manera que se logre minimizar el costo asociado a la compra y al mantenimiento de las unidades en inventario. El objetivo básico que se persigue al determinar el Lote Económico es la reducción de costos, a la vez que se responden dos preguntas claves:• ¿Cuánto pedir?• ¿Cuándo pedir?Para determinar el lote económico debemos identificar cuáles son los costos asociados a los inventarios:1. COSTOS DE PREPARACIÓN DE LA ORDEN (COSTO POR PEDIDO “S”): Este valor se considera fijo cualquiera sea la cuantía del lote, pues no están afectados por el tipo de políticas de inventarios. Está representado por el costo del formato de compra, tiempo de computador Y analista que prepara, el costo de enviar la orden de compra al proveedor, etc.2. COSTOS DE MANEJO O MANTENIMIENTO/UNID DE TIEMPO (POR LO GENERAL UN AÑO “H”): Se define como el costo de mantener una unidad o artículo durante un tiempo determinado. Los artículos que se almacenan en inventario, además están sujetos a pérdidas por robo, obsolescencia y deterioro.3. COSTOS DE QUEDARSE CORTO: Cuando una empresa por cualquier circunstancia no puede cumplir un pedido, por lo general ocurren dos comportamientos, que dan lugar a dos tipos de costos:3.1 Costos de Ruptura: Está representado por la falta de un artículo durante un tiempo determinado. La característica principal es que a pesar del incumplimiento, el cliente prefiere esperar.3.2 Costos de Faltantes: Está representado por la falta de un artículo durante un tiempo determinado. En este caso la demanda no es cautiva, se pierde la venta y se pierde el cliente.4. COSTOS DE SOBRANTES: Este costo es causado por deterioro, obsolescencia, inversión inoficiosa e inutilidad de un artículo o material cuando no es utilizado antes de determinado tiempo.El cálculo del Lote Económico pude obtenerse a través de la aplicación de modelos matemáticos, cada uno de los cuales utiliza ciertos supuestos. Los más importantes son:

1. La demanda es conocida y constante2. El tiempo de entrega, esto es, el tiempo entre la colocación de la orden y la recepción del

pedido, se conoce y es constante.3. La recepción del inventario es instantánea. En otras palabras, el inventario de una orden

llega en un lote el mismo momento.4. Los descuentos por cantidad no son posibles.5. Los únicos costos variables son los costos del manejo o almacenamiento del inventario a

través del tiempo (costo de manejo).

6. Las faltas de inventario (faltantes) se pueden evitar en forma completa, si las órdenes se colocan en el momento adecuado.

Variables del modelo:

Q = número de piezas por orden.Q* = número óptimo de piezas por orden (EOQ).D = demanda anual en unidades para el producto del inventario.S = costo de preparación para cada orden.H = costo de mantenimiento o manejo del inventario por unidad por año.N = número esperado de órdenes.T = tiempo esperado de órdenes.CT = costo total.

EJEMPLO

ganiropa, C.A., una empresa que comercializa libros de Administración, desea reducir sus costos de inventario mediante la determinación del número de libros que debe obtener en cada orden. La demanda anual es de 1000 unidades; el costo de preparación o de ordenar es de Bs. 10 por orden; y el costo de manejo por unidad al año es de Bs. 0,50. Utilizando estos datos, calcule el número óptimo de unidades por orden (Q*), el número de órdenes para el año (N), el tiempo transcurrido (T), y el coso total anual del inventario. Utilizar un año laboral de 250 días.

unidades200Q*40000Q*

0.50)2(1000)(10Q*

H2DSQ*1.

El punto de reorden es una de las métricas de optimización de inventario más importantes: representa el nivel de inventario que lleva a una orden de reabastecimiento. El inventario es una compensación entre una cantidad demasiado alta de existencias y situaciones de falta de existencias demasiado frecuentes. El punto de reorden integra tanto el pronóstico de la demanda de tiempo de entrega como el nivel de servicio, la probabilidad deseada de no llegar a una situación de falta de existencias. Es el nivel de inventario de un artículo que señala la necesidad de realizar una orden de reabastecimiento. El punto de reorden es la suma de la demanda de tiempo de entrega y las existencias de seguridad. El cálculo de un punto de reorden optimizado generalmente incluye al tiempo de entrega, el pronóstico de la demanda y el nivel de servicio. Es lograr el equilibrio de las existencias en el almacén, entre los requerimientos del área de producción, el área de ventas y el área financiera. Por un lado, el área de ventas desearía tener siempre la suficiente cantidad de productos para atender eficazmente a los clientes, aún en periodos críticos de sobredemanda. De igual forma el área de producción desearía no parar las líneas productivas debido a faltantes de materia prima. Por el otro lado, el área financiera desearía no tener que pagar en exceso renta, electricidad, personal de almacén, equipo de apoyo, materiales obsoletos y otros. Porque exista una mayor cantidad de mercancías en el almacén. Dado que es un sobre costo financiero tener un stock en demasía. ¿Cómo lograr el equilibrio de satisfacer las necesidades de todas las áreas mencionadas? La respuesta es manejar la gestión de inventarios. Es decir determinar el máximo, mínimo y punto de reorden adecuado tanto a las necesidades del mercado y de producción como a la inversión de dinero en inventarios que pueda hacer una empresa. Partiremos que el comportamiento de un almacén es el siguiente:

 

añoporórdenes5N200

1000N

*QDN 2.

añoporórdenes5N200

1000N

*QDN 2.

órdenesentredías50Tórdenes5

añolaborales/días250T

Nañolaborales/díasdeNúmero

3.T

La altura de cada triángulo representa el tamaño óptimo de pedido que minimiza la función de costos totales. La base del triángulo es el tiempo que pasa desde que se recibe la orden hasta que se termina el lote (este tiempo se conoce como el tiempo de ciclo). Adicionalmente se puede identificar el punto de reorden (PRO = d * T) que es un nivel crítico de inventario de modo que cada vez que el inventario llegue a ese nivel se hace un pedido de Q* unidades. Dado que existe un tiempo de espera (conocido) desde que se emite la orden hasta que se dispone del lote, una vez que se termina el inventario se dispone inmediatamente del nuevo lote y de esta forma no existe quiebre de stock.

Clasificación de Inventario según Análisis ABC:

El análisis ABC es un método de clasificación frecuentemente utilizado en gestión de inventario. Resulta del principio de Pareto. El principio de Pareto establece que el 80 % del valor de consumo total se basa solo sobre el 20 % de los artículos totales. En otras palabras, la demanda no está distribuida uniformemente entre los artículos: los que más se venden superan ampliamente a los demás.

El análisis ABC permite identificar los artículos que tienen un impacto importante en un valor global (de inventario, de venta, de costes...). Permite también crear categorías de productos que necesitaran niveles y modos de control distintos.

Ejemplo aplicable a la gestión de stock:

1. "Clase A" el stock incluirá generalmente artículos que representan 80% del valor total de stock y 20% del total de los artículos. En eso la clasificación ABC resulta directamente del principio de Pareto. Se refieren a los más importantes (los más usados, más vendidos o más urgentes). Suelen ser los que más ingresos dan.

2. "Clase B" los artículos representaran 15% del valor total de stock, 30% del total de los artículos. Son aquellos de menor importancia o de una importancia secundaria.

3. "Clase C " los artículos representaran 5% del valor total de stock, 50% del total de los artículos. Estos son aquellos que carecen de importancia. Muchas veces tenerlos en el almacén cuesta más dinero que el beneficio que aportan.

Además de los datos cuantitativos se deben tener en cuenta aspectos como:

Escasez de suministros, Plazos de reposición, Caducidad, Costo por roturas o daños a las existencias.

El método ABC permite aumentar la eficiencia de los almacenes al ahorrar tiempo a los encargados a la hora de coger y dejar los artículos, puesto que pueden tener mejor controlados los items más solicitados y requerir menos movimientos para gestionarlos. Por último, se puede mejorar aún más esta sistemática con una buena Gestión de Inventarios que contemple más unidades almacenadas de los productos que tengan más demanda.