GUIA DEPRODUTIVIDADEPARA EQUIPES

DE ALTA PERFORMANCE

Introdução 3Gargalos de produção: identificar, analisar e resolver 5Como otimizar processos burocráticos e demorados? 10Construindo e motivando uma equipe produtiva 16Conclusão 21Sobre a Pluga 24

INTRODUÇÃO

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INTRODUÇÃO

O desempenho da equipe de colaboradores é um fator decisivo para a competitividade. Equipes de alta performance aumentam a produtividade da empresa e geram inovação. Os frutos da produtividade e inovação são o diferencial, aquilo que o seu cliente vê e que faz com que ele escolha a sua empresa.

Embora o perfil de alto desempenho (que em Inglês é conhecido como “overachiever”) tenha uma relação com aspectos da personalidade individual, ele depende de um ambiente com condições favoráveis. Não adianta ter uma equipe com excelente potencial de performance, mas uma série de obstáculos práticos no caminho deste potencial. Neste sentido, o papel do gestor é essencial, limpando o caminho para que a equipe atinja produtividade plena.

Neste e-book, você irá encontrar algumas referências para o desenvolvimento de estratégias

que permitam aproveitar ao máximo o perfil de alta performance da sua equipe de trabalho,

trabalhando as questões do gargalo de produção, da desburocratização de processos e da

motivação de equipes.

GARGALOS DE PRODUÇÃO:

IDENTIFICAR, ANALISAR E RESOLVER

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GARGALOS DE PRODUÇÃO: IDENTIFICAR, ANALISAR E RESOLVER

Embora os gargalos sejam, de certa forma, algo “normal” - eles sempre existem - mesmo assim representam um problema. Assim, precisam ser eliminados, minimizados ou contornados, dependendo da situação.

Um gargalo pode surgir devido a um procedimento mal organizado, limitação na capacidade produtiva de uma máquina, falta de pessoal suficiente, lentidão no ciclo de entrega de suprimentos, entre vários outros fatores. Vale a pena lembrar que pode haver gargalos em qualquer setor de uma empresa, desde a linha de produção até os setores administrativos.

Para lidar com um gargalo, é preciso em primeiro lugar identificar onde ele está. Essa é, possivelmente, a etapa mais fácil. Basta observar qual é a etapa do processo em que o fluxo de trabalho é reduzido.

“Gargalo de produção” é um termo usado no meio empresarial para referir-se a qualquer

restrição na cadeia de produção que leva a uma redução da produtividade naquele ponto

específico - e, consequentemente, afeta negativamente a produtividade de todo o sistema.

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GARGALOS DE PRODUÇÃO: IDENTIFICAR, ANALISAR E RESOLVER

Por exemplo, imagine que estamos falando de uma pequena confecção, onde a linha de produção envolve (1) tingimento das peças, (2) corte, (3) costura, (4) acabamento e (5) embalagem. Nos estágios 1, 2 e 3 são produzidas cem peças por dia. No entanto, quando chega aos estágios 4 e 5, a produção cai para cinquenta peças. Logicamente, o gargalo está no acabamento.

Depois de identificar o gargalo, é preciso analisá-lo. Qual o motivo da redução no fluxo de trabalho? Existem diversas causas possíveis. Vamos explicar agora três tipos de motivos que podem estar na base do surgimento de um gargalo.

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GARGALOS DE PRODUÇÃO: IDENTIFICAR, ANALISAR E RESOLVER

Pode haver motivos circunstanciais, que estão mais ligados às condições práticas para a execução daquela tarefa. Por exemplo: a máquina está com um defeito ou não há linha suficiente para o acabamento.

Também pode haver motivos gerenciais, que estão mais ligados a uma falha no planejamento daquela tarefa. Por exemplo: não houve uma previsão adequada da quantidade de pessoas necessárias para trabalhar na etapa de acabamento.

Por fim, pode haver motivos humanos, que estão ligados ao desempenho da equipe envolvida

naquela tarefa. Por exemplo: os funcionários da equipe de acabamento estão desmotivados e seu

ritmo de produção foi afetado.

A estratégia utilizada para resolver o gargalo de produção irá depender do motivo que o causou. Geralmente, motivos circunstanciais e gerenciais são os mais fáceis e rápidos de atender. Enquanto isso, motivos humanos exigem um trabalho contínuo, que irá gerar resultados de médio a longo prazo. E, em alguns casos (raros), a melhor forma de lidar com um gargalo é simplesmente eliminar aquela etapa do processo.

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GARGALOS DE PRODUÇÃO: IDENTIFICAR, ANALISAR E RESOLVER

É importante ter em mente que novos gargalos podem surgir a qualquer momento, em qualquer processo, em qualquer estágio de um processo. Assim, a análise que descrevemos aqui para lidar com os gargalos precisa ser feita de maneira contínua. E, claro, quanto antes um gargalo for identificado e solucionado, menores os prejuízos que ele trará à produtividade da sua equipe e da sua empresa.

COMO OTIMIZAR PROCESSOS

BUROCRÁTICOS E DEMORADOS?

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COMO OTIMIZAR PROCESSOS BUROCRÁTICOS E DEMORADOS?

A burocracia em processos cotidianos consome muito tempo dos funcionários na execução de tarefas que não são prioritárias, pois não agregam valor à sua empresa, sua marca ou seu produto/serviço. Isso representa um desperdício do potencial de desempenho da sua equipe. É uma complexidade sem benefícios. Aliás, muitos empreendedores de sucesso acreditam no mantra da simplicidade; o criador da Apple, Steve Jobs, é o exemplo mais famoso. Qual a lição que temos aqui? A desburocratização deve ser uma busca contínua do gestor.

Veja alguns exemplos de burocracia desnecessária que ainda são comuns nas empresas:

preenchimento de solicitações e justificativas à mão; obrigatoriedade da aprovação do gestor

em cópias impressas de projetos e propostas; utilização de fichas de ocorrência e controle dos

funcionários; arquivamento físico de documentos.

Felizmente, a maior parte destas burocracias pode ser eliminada com a ajuda de recursos tecnológicos. E, para completar, estes recursos ainda trazem funcionalidades adicionais que permitem um resultado muito melhor do que tínhamos com os processos antigos.

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COMO OTIMIZAR PROCESSOS BUROCRÁTICOS E DEMORADOS?

Um exemplo de recurso tecnológico que pode desburocratizar processos são as ferramentas para trabalho colaborativo. Como vários funcionários podem ter acesso aos documentos e trabalhar neles ao mesmo tempo, isso acelera o processo de desenvolvimento e aprovação de projetos. O gestor pode visualizar o documento que sua equipe elaborou, apresentar comentários, conferir as alterações e dar seu parecer - tudo isso de maneira instantânea. Essas ferramentas estão acessíveis de maneira gratuita para qualquer empresa, através do Google Drive e serviços similares.

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COMO OTIMIZAR PROCESSOS BUROCRÁTICOS E DEMORADOS?

Outro bom exemplo são as soluções de conectividade, que integram os mais diversos softwares de gestão. Com eles, não importa se você usa múltiplas ferramentas web para Gestão Financeira ou emissão de Nota Fiscal, por exemplo. Assim, quando alguém do setor Financeiro precisa verificar o histórico comercial de um cliente, ele não precisa copiar os dados de um sistema para o outro, ou ter que consultar múltiplos painéis de controle. Desta forma, a tomada e execução de decisões em sua equipe fica mais ágil e efetiva.

Também podemos mencionar o uso de ferramentas para comunicação. Até mesmo um aplicativo

simples, como o Whatsapp, pode ter um papel interessante ao agilizar a comunicação entre

membros de uma equipe de trabalho. Através deste aplicativo, é possível enviar comunicados e

trocar informações mais urgentes mesmo quando os colaboradores não estão na empresa.

É preciso apenas ter alguns cuidados no uso deste tipo de ferramenta, já que ela levanta questões pertinentes. O funcionário tem obrigação de responder às mensagens de trabalho fora do horário de serviço? Estas mensagens podem ser consideradas uma comunicação oficial da empresa? Antes de adotar o Whatsapp e outras formas de troca de mensagens em sua equipe, esclareça estes pontos.

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COMO OTIMIZAR PROCESSOS BUROCRÁTICOS E DEMORADOS?

Até o arquivamento fica menos burocrático com a ajuda da tecnologia. Através da computação em nuvem, as empresas podem armazenar todos os seus documentos de maneira digital, em servidores remotos. Este é um processo mais rápido, economizando tempo da sua equipe para atividades mais relevantes. Além disso, também tem outras vantagens: maior segurança da informação e redução do uso de espaço físico.

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COMO OTIMIZAR PROCESSOS BUROCRÁTICOS E DEMORADOS?

A implementação de recursos tecnológicos nem sempre ocorre de maneira imediata. É preciso que a equipe aprenda e habitue-se a utilizar os recursos de maneira consistente. Especialmente em equipes com profissionais acima da faixa de 40 anos, pode haver alguma resistência ou dificuldade.

Para agilizar essa transição, é importante que o gestor reforce junto aos colaboradores a importância e os benefícios que as novas ferramentas trarão para o trabalho cotidiano. Oferecer um curso e criar manuais de utilização também são alternativas viáveis para atender as dúvidas que, inevitavelmente, surgirão neste período.

CONSTRUINDO E MOTIVANDO UMA

EQUIPE PRODUTIVA

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CONSTRUINDO E MOTIVANDO UMA EQUIPE PRODUTIVA

Já vimos que não adianta ter uma equipe de alta performance em uma empresa mal organizada. Porém, também não adianta ter uma empresa com processos bem ajustados se a equipe de trabalho for pouco capacitada ou desmotivada. Estes dois elementos - equipe e processos - caminham juntos, e ambos precisam estar bem construídos para que a empresa alcance máxima produtividade.

Para construir uma equipe de alto desempenho, é preciso dedicar atenção ao processo de recrutamento. Ter um setor de Recursos Humanos estratégico é a chave para o recrutamento bem sucedido. Se o RH tem uma visão clara da empresa como um todo, de suas necessidades e objetivos, ele pode refletir estes aspectos em uma estratégia para selecionar o candidato com perfil ideal.

E, principalmente para pequenas empresas, é crucial que os sócios participem do processo de seleção. A cultura é a fundação de uma empresa e os primeiros colaboradores tem a oportunidade de participar ativamente desta criação (ou da destruição, se esta etapa for negligenciada). Se quiser se aprofundar nesse tema, não deixe de ler este post!

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CONSTRUINDO E MOTIVANDO UMA EQUIPE PRODUTIVA

Depois de contratar os melhores candidatos, é preciso

mantê-los motivados - e, nesta etapa, o trabalho do

setor de RH continua sendo essencial. Para a motivação

da equipe, utilizamos a gestão de talentos, ou seja, uma

estratégia planejada para reter os colaboradores da

empresa e auxiliá-los em seu crescimento profissional.

Essa política pode envolver diversas ações. Vamos citar algumas que garantem resultados na motivação de equipes: criação de planos de carreira; desenvolvimento de programas de avaliação de desempenho; elaboração de um programa de educação corporativa; estabelecimento de programas de incentivo por metas.

Independente de quais estratégias você escolha adotar para fazer a gestão de talentos em sua equipe, dois aspectos são essenciais. O primeiro é a atenção aos colaboradores. É preciso observá-los no

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CONSTRUINDO E MOTIVANDO UMA EQUIPE PRODUTIVA

dia a dia, entender suas individualidades, analisar a interação entre eles. As informações coletadas irão embasar todas as suas decisões para manter a alta performance da equipe.

O segundo aspecto é a consistência. Qualquer ação tomada para motivar a equipe deve estar alinhada com os objetivos da empresa e deve ser sustentável. Em outras palavras, não adianta criar ações que não trazem retorno, ou que não podem ser mantidas a longo prazo.

Finalmente, ainda há uma situação que precisamos apresentar, antes de encerrar esta seção

do livro. É uma situação desagradável, mas real. Mesmo com o trabalho do RH estratégico no

recrutamento e na gestão de talentos, ainda podem surgir casos de desmotivação na equipe - e o

gestor também precisa estar preparado para lidar com eles.

O primeiro passo é a franqueza na comunicação com o colaborador. Entender os motivos pelos quais sua motivação está abalada pode ajudar a encontrar soluções. Em alguns casos, a razão pode ser totalmente pessoal e não ter nada a ver com o trabalho ou a empresa. Em outros casos, o funcionário pode sentir que há algo faltando em sua experiência como “cliente interno”.

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CONSTRUINDO E MOTIVANDO UMA EQUIPE PRODUTIVA

O gestor precisa estar aberto a ouvir e atender demandas de seus funcionários, contanto que sejam razoáveis e que estejam alinhadas com os planos e expectativas da empresa.

Ao mesmo tempo, caso os esforços do gestor para recuperar a motivação daquele funcionário não deem resultado, é preciso considerar a possibilidade de um desligamento. Sabemos que este é o pior cenário; mas, em certos casos, é a alternativa certa. Tenha sempre em mente que basta um único funcionário com uma percepção negativa para abalar o clima corporativo de todo um setor.

CONCLUSÃO

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CONCLUSÃO

Manter uma equipe de alta performance trabalhando rumo à máxima produtividade não é uma tarefa simples; ela requer planejamento, estratégia e até mesmo uma dose de sensibilidade. Porém, se não tivermos o cuidado de nutrir e estimular nossos colaboradores, nunca atingiremos os resultados desejados.

Os colaboradores são a força que move a empresa; são eles que nos mantém competitivos

no mercado, mesmo em frente a uma concorrência ampla e forte. É neles que estão nossas

melhores esperanças para um futuro de sucesso. Dedicar tempo e atenção para que nossa

equipe possa trabalhar em um bom ambiente, com processos adequados e com motivação,

é um investimento na própria empresa. Com certeza, esta é uma tarefa à qual os gestores

devem se dedicar com afinco.

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CONCLUSÃO

LEITURAS COMPLEMENTARES

LIVROS:

• Empresas feitas para vencer: por que algumas empresas alcançam a excelência… e outras não - Jim Collins aqui

• Como fazer amigos e influenciar pessoas - aqui• Um novo jeito de trabalhar - aqui• O lado difícil das situações difíceis - aqui• Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes - aqui

ARTIGOS:

• Don’t fuck up the culture - aqui• What we look for in founders - aqui

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