10 DICASDE COMO ORGANIZARO DIA A DIA DE SEU CONSULTÓRIO

COMO OTIMIZARAS ATIVIDADES

EM SEU CONSULTÓRIO

G U I A D E F I N I T I V O D E

INTRODUÇÃO

O d ia a d i a de c l í n i cas e consu l tó r ios , s e não fo r o rgan i zado, pode v i ra r um g rande caos . São d i ve r sas t a re fas que tomam o tempo de sec re tá r i a s e méd icos , desde o ag endamento de pac ien tes a té o con t ro l e finance i ro , cada ta re fa p rec i sa se r pensada , p l ane j ada e reso lv ida . Pa ra admin i s t ra r o tempo de mane i ra p rá t i ca , eficaz e sem buroc rac i a , é necessá r io l i da r com os chamados pe los e spec i a l i s t a s de “ i n im igos do tempo” . E l e s a t rapa lham a concent ração e t i ram o foco das t a re fas .

A p r ime i ra co i sa a se faze r, é uma l i s ta com as p r inc ipa i s t a re fas . Fazendo i s so consegu imos t rans fo rmar essas a t i v idades em háb i tos , e a ss im a o rgan i zação acontece sem es fo rço e de mane i ra na tu ra l . Nesse i nc r í ve l E -Book que a Medsystem S/V p repa rou pa ra você , i remos most ra r que o que pa rece se r d i f í c i l , na ve rdade pode se r fac i l i t ado com a lgumas fe r ramentas s imp les , con tando espec ia lmente com o avanço da tecno log ia . Conheça a segu i r e ssas 10 va l i o sas d i cas de como o rgan i za r o d i a a d i a de sua c l í n i ca / consu l tó r io .

Obr igado e boa l e i tu ra !

SUMÁRIO

Um ponto fundamenta l quando se t ra ta da g estão de qua lque r negóc io é a ssegura r q ue sua equ ipe es tá afinada e p repa rada p a ra recepc iona r os pac ien tes e cu ida r de todas a s ou t ras demandas do consu l tó r io . A ss im , dê a tenção espec ia l à sua equ ipe de recepc ion i s tas , sec re tá r i a s , a tendentes e d ema i s aux i l i a res .

E l e s se rão responsáve i s pe lo p r ime i ro con ta to com seus pac ien tes e deve rão d emonst ra r s impat i a , educação , ag i l i dade e c apac idade de reso lve r os p rob lemas que su rg i rem sem a n ecess idade da i n te rvenção d o méd ico . Po r i s so , ded ique tempo e a tenção p romovendo um bom t re inamento e p assando todos os va lo res que você cons ide ra essenc i a i s na sua c l í n i ca . A t a re fa é t raba lhosa , mas ev i t a mu i tos p rob lemas com a qua l idade do se rv i ço o fe rec ido .

FORME UMA BOA EQUIPE

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Mui tas vezes , t an to o méd ico quanto a sec re tá r i a acumu lam funções , e i s so acaba ge rando ma i s cus tos pa ra a c l i n i ca . Te r um bom s i s tema de gestão fac i l i t a e s ta r sempre no cont ro l e de sua c l i n i ca e a j uda o t im iza r o tempo de todos os envo lv idos . Uma boa mane i ra de ev i t a r fa l t a s e ba i xa p rodut i v idade é c r i a r o háb i to de confirmar com seus pac ien tes a s consu l t a s do d i a segu in te . Mu i tos se e squecem do ho rá r io ag endado e acabam não comparecendo pa ra a consu l t a , o que p re jud i ca a ro t i na de t raba lho do p rofiss iona l . E ssa confirmação pode se r fe i t a de d i ve r sas mane i ra s , po rem o me io de comun icação ma i s comum en t re consu l tó r ios e pac ien tes a i nda é po r te l e fone ou sms . Com i sso você economiza d inhe i ro , não pe rde tempo e ap rove i t a m e lho r o seu d i a . Quando você c r i a o háb i to de en t ra r em conta to com o pac ien te no d i a

OT IM IZE O TEMPO DE SUA SECRETÁRIA

02

COM ORGANIZAÇÃO

E TEMPO ,

ACHA-SE O

SEGREDO DE FAZER

TUDO E BEM FEITO

P I TÁGORAS

an te r io r, você o a j uda a se l embra r do seu agendamento , e pode reo rgan i za r sua agenda com base nos ho rá r ios que fo rem d esmarcados , ab r i ndo espaço pa ra consu l t a s de u rgênc ia , po r exemp lo .

APRENDA A CONTROLAR O TEMPO DE SUAS CONSULTAS

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Mui tos méd icos se a t rasam porque os p ac ien tes podem demandar mu i to tempo e a tenção , o que p ro longa o tempo de consu l t a . Como os a tend imentos em consu l tó r io são , ge ra lmente , e l e t i vos (ou se j a , que não ap resen tam nenhum t ipo de u rgênc ia ) , não ex i s te necess idade de exceder o tempo da consu l t a . Ence r ra r a consu l t a com um pac ien te que j á u l t rapassou o tempo de a tend imento , en t re tan to , é um cu idado que ex ige mu i ta d e l i cadeza e t a to do p rofiss iona l , pa ra que essa i n te r rupção se j a rea l i zada de mane i ra d e l i cada e não o fens i va pa ra o pac ien te . De i xe c l a ro que você não es tá i gnorando a impor tânc i a do t ra tamento , mas s im que p rec i sa da r a mesma a tenção a ou t ros p ac ien tes , que têm os mesmos d i re i tos que e l e . Dessa fo rma , a s chances de de i xa r seu

CONHECER O HOMEM

ESTA É A BASE DE

TODO O SUCESSO.

C HARL ES CH APL I N

p ac ien te espe rando por a tend imento são menores , o que pode aumenta r s ign ificat i vamente a sa t i s fação da sua c l i en te l a . Apesa r de todos esses cu idados , a lguns a t rasos podem se r i nev i t áve i s .

ESTABELEÇA UM INTERVALO DE SEGURANÇA ENTRE AS CONSULTAS

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Uma das fa l has ma i s comuns na ad min i s t ração de agendas de consu l tó r ios e c l í n i cas é a sobrepos i ção de ho rá r ios . Quando não se es tabe lece um in te rva lo de segurança en t re a s consu l t a s , co r re - se o r i s co de a t rasa r o a tend imento . I s so aumenta a i n sa t i s fação e o tempo de espe ra dos pac ien tes na recepção . Pa ra ev i t a r e sse p rob lema , sempre marque suas consu l t a s com pequenos i n te rva los de segurança en t re e l a s . O pe r íodo de 10 m inu tos é o idea l , pa ra que você possa se o rgan i za r pa ra receber um novo pac ien te na sua sa l a , ap ós ence r ra r a consu l t a an te r io r. O tempo que esses i n te rva los vão " tomar " do seu d i a ú t i l , s ão i r re l evan tes pe ran te um cená r io de a t rasos e pac ien tes i n sa t i s fe i tos se ex i s t i s sem a t rasos .

ORGANIZE TODOS OS DOCUMENTOSEM UM MESMO AMBIENTE

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Chega de gave tas , pape i s e pas tas . Ho je você j á pode te r a d i spos i ção todos os c adast ros da empresa em um ún i co So f tware que o fe rece vá r ios fo rmatos de c adast ros como : Anamnese , Pac ien te , Consu l tó r io Méd ico, P roced imento, Tabe la d e P reço, Convên io , Hosp i ta i s , s endo todos adaptáve i s ao seu mode lo de negóc io e necess idade . M as se sua c l i n i ca / consu l tó r io a i nda u t i l i za documentos e p ron tuá r ios de pape l , en tão p rocu re cen t ra l i za r tudo em um ún i co a rqu ivo , de p re fe rênc i a sepa rados por t i po de d ocumento e o rdem a l fabé t i ca , pa ra que os mesmos es te j am com fác i l acesso pa ra l oca l i zação na ho ra que o pac ien te chegar na recepção .

06COMPRAS E ESTOQUE DE MATER IA IS

Quem j á ficou sem a lgum mate r i a l an tes de um t ra tamento sabe como i sso é ru im . Pa ra que i s so não aconteça , faça um l i s t a (c heck l i s t ) com uma quant idade m ín ima de m ate r i a i s ex : 5 ca i xas de l uva . E peça pa ra sua sec re tá r i a rev i sa r seus mate r i a i s a cada 7 ou 15 d i a s . Ass im você não co r re o r i s co de fica r sem mate r i a l .Na ro t i na de compras , p rocu re concent ra r um ún i co d i a do mês pa ra receber v i s i t a s de rep resen tan tes e fo rnecedores , po i s e ssas v i s i t a s ge ra lmente demandam um longo tempo do seu d i a , e é p rec i so que você es te j a p repa rado pa ra i s so . Faça um re l a tó r io de quant idade , p razo e necess idade . Essa v i são ge ra l pe rm i te que as compras se j am rea l i zadas com ma io r l uc ro e efic iênc i a , d im inu indo as chamadas “compras po r impu l so” , a ss im é poss í ve l rea l i za r negóc ios com vendedores que o fe recem rea lmente bons p reços .

07USE OS DADOS A SEU FAVOR

Você tem mu i tos dados em mãos , e à s vezes , não sabe a opor tun idade que es tá p e rdendo ! Ho je em d ia , dados de pessoas va l em “ou ro” num mercado tão compet i t i vo , mesmo pa ra méd icos . Usando um s i s tema d e gestão em sua c l i n i ca , você pode te r vá r ios t i pos de re l a tó r ios como a re l ação en t re pac ien tes x sexo, méd ia de idade dos p ac ien tes , pac ien tes x c idade ou ba i r ro o nde morou , agenda x pac ien tes en t re o u t ros . E com todos esses dados o rgan i zados , você consegue p l ane j a r uma ação de marke t i ng ou mesmo de época , como uma campanha de vac inação , ou a té mesmo a l e r ta r sobre a lguma cond ição espec ia l . Com i sso você c r i a uma espéc ie de fide l i zação en t re pac ien te e c l i n i ca . É te r p a ra ap rove i t a r !

08RECE ITAS E FATURAMENTO

Para te r um con t ro l e finance i ro co r re to é p rec i so anota r todo o d inhe i ro que en t ra e sa i de sua c l í n i ca , e mante r a s con tas p essoa i s sepa radas das con tas do consu l tó r io . Dessa mane i ra você consegue faze r o fluxo de ca i xa e sabe r quanto rea lmente es tá ganhando. Sua sec re tá r i a p ode anota r e sses dados em um l i v ro ca i xa , p l an i l has ou so f tware . Já em re l ação ao fa tu ramento , quando não se usa um s i s tema d e gestão , todo mês é a mesma co r re r i a , g e ra r re l a tó r ios pa ra os convên ios , p reenche r fo rmu lá r ios e fica r ho ras fechando as con tas . Não pe rca ma i s tempo com tabe las . Ho je os so f twares da Medsystem o fe recem a const rução e env io d as t abe la s como : AMB-TUSS/ T ISS/ C ID 0/ B ras ind i ce/S IMPRO, e t ambém a judam na o t im ização do tempo e na e r rad i cação de e r ros bana i s que passam desperceb idos na

SABER QUANDO SE DEVE

ESPERAR É O GRANDE

SEGREDO DO SUCESSO.

XAVI ER MAI ST RE

hora da p ressa de faze r e env i a r a s t abe la s , o que acaba ge rando re t raba lhos d esnecessá r ios . O so f tware t ambém p erm i te env i a r o fa tu ramento pa ra o convên io em fo rmato XML , de i xando tempo p a ra que você faça as dema i s t a re fas do d i a .

09F IDEL IZE SEU PACIENTE

Todo mundo gosta de se r l embrado e de se sen t i r e spec i a l , L iga r pa ra confirmar consu l t a s é ó t imo e se você j á faz i s so , p a rabéns ! Po rém , que ta l uma a l te rna t i va a i nda ma i s p rá t i ca? Uma a l te rna t i va que , a l ém de confirmar consu l t a s , a i nda mande mensagens pa ra seus pac ien tes no d i a de seu an i ve r sá r io e pa ra av i sa r sobre a ssun tos d i ve r sos po r exemp lo? Te r um bom S i s tema d e gestão pode te a j uda r a e s ta r sempre em conta to com seu pac ien te e sa i r na f ren te d e todos os seus concor ren tes .

10ESCOLHA UM BOM SOFTWARE PARA

GESTÃO DE SUA CL IN ICA

Agendas e p ron tuá r ios de pape l e s tão ficando cada vez ma i s u l t rapassadas . A lém d e caminha rem no sen t ido cont rá r io das p remissas de um mundo ma i s sus ten táve l e eq u i l i b rado , e l a s d ificu l t am sua capac idade d e gestão . Chega de comp l i cação ! Conheça a Medsystem S/V , uma empresa só l i da que a t ua l á ma i s de 32 anos no mercado d esenvo lvendo so f twares pa ra a s á reas da saúde , educação e Empresa r i a l . O seu p r i nc ipa l Sof tware l eva o nome da empresa , o Medsystem Web é o p r ime i ro so f tware m éd ico desenvo lv ido no B ras i l pa ra gestão de c l í n i cas e consu l tó r ios . A ún i ca so lução vo l t ada pa ra cada espec ia l i dade méd ica . Com e le é poss í ve l ge renc i a r todas a s ro t i nas admin i s t ra t i vas , ope rac iona i s e finance i ra s , desde a gestão de Recepção ,

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