GUIA FÁCIL – COMO ORGANIZAR UM CONGRESSO

Por Isaias Alves Machado¹ e Elvino Pinheiro2

Este guia fácil visa compartilhar experiências de desenvolvimento de congressos com jovens e adolescentes. Este documento organiza seqüencialmente os principais passos para um líder planejar e executar um congresso, podendo ser este aberto ou fechado. 1 – Definições

Congresso de jovens ou adolescentes possuem basicamente duas configurações

básicas, podendo ser:

Aberto – Esta modalidade de congresso normalmente é realizado em locais aberto

com igrejas, acampamentos próximos aos centros urbanos onde geralmente os

congressistas tem opção ou necessidade de hospedar fora das dependências do

congresso;

Fechado - Nesta modalidade o congresso é oferecido em local com infra-estrutura

suficiente para que o congressista passe todos os dias dentro das dependências do

congresso. Sendo assim as acomodações e alimentação é fornecida e o custo incluído

na inscrição do congresso.

2 – Planejamento

A fase de planejamento do congresso é fundamental para sucesso, uma vez que nessa etapa será organizada a espinha dorsal do evento. 2.1 – Definição do publico alvo Essa deverá ser uma das premissas quando pensar em congresso. A definição exata guiará na escolha da infra-estrutura bem como os palestrantes oficinas e músicas de acordo com a faixa etária. Alguns congressos são preferíveis fazer focado em jovens ou adolescentes separadamente, porém é viável fazer um congresso que abranja as duas faixas. 2.2 – Definição da estrutura do evento A estrutura do evento é de fundamental importância e tem suas características próprias de acordo com a faixa de idade. Para tanto deverão ser observados os seguintes critérios:

a) Localidade – A localidade do congresso será importante pois será um elemento motivador para o congressista. A acessibilidade do local deverá estar bem claro na divulgação, colocando opções de meios de transportes públicos. Caso seja distante de centro urbano, deverá ser sugerido aos congressitas alternativas de caravanas para deslocamento da galera. Em congressos muito próximo de centros urbanos, deverá ter

estratégias de manter o congressista no evento, evitando que a todo momento ele saia para ir em casa, na lanchonete ou cinema. Isso quebra o congresso.

b) Espaço físico – O local deve ser muito bem planejado. Deverá ter locais adequado para as celebrações, oficinas, refeitório, dormitórios e banheiros. Deverá ser observado se os locais permitem separação com boa privacidade entre os sexos. Caso o local seja distante de centros urbanos, lembrar de reservar local para preletores, bandas e convidados.

c) Custo – Deverá ser levantado o custo geral para o congresso tomando como medida uma expectativa realista do número de congressista, adicionando a ela uma margem de segureança. Deverão ser considerado, custo do aluguel do local, som, iluminação, alimentação, ofertas de preletores, deslocamento de equipes, manutenção pós eventos. Todas essas informações deverão ser contabilizada para então traçar o preço do congresso. Caso a estrutura esteja onerando o peso do congresso acima da média, deverá buscar outros meios de levantar o dinheiro para investimento (patrocínios, cantinas, vendas de camisas, etc.

d) Programação - a definição da temática do congresso sempre que possível deverá ser elaborada por um grupo de pessoas com experiência em congresso. O tema que guiará o congresso, bem como quem vai ministrar a música, dança, oficinas e mensagens deverá ser democraticamente definida. Após formalizar a idéia central, escolher um título que desperte interesse no publico alvo, evitando temas repetitivos, desconexos e excessivamente previsíveis. O tema será utilizado como fonte de marketing.

e) Divulgação – Deverá ser discutido as estratégias de divulgação levando em consideração a distribuição e localização do publico alvo. Deverá constar como premissa que a meta é atingir 100% dos jovens de todas as igrejas. Poderá ser elabora um cartaz bem expressivo, com uma arte bem elaborada e informações claras. Importante que cada igreja receba com ao menos 45 dias de antecedência o cartaz para dispor no mural da juventude ou igreja. Poderão ser utilizado mala direta, e-mails, web site ou quantos meios estiverem a mão. Importante que seja criado um comitê de divulgação, não centralizando apenas no presidente ou diretoria.

f) Alimentação – Poderão ser utilizados vários métodos, tais como: a. Equipe local – Poderão ser organizado pela própria juba uma equipe de

cozinheiros, apoio, etc para montar uma cozinha (caso o espaço caiba) para atendimento as necessidades dos congressistas. A equipe deverá ter pessoas com experiência para elaborar um cardápio adequado, fazer lista de compras, preparar alimentos de boa qualidade. A quantidade e qualidade da refeição influencia diretamente a decisão do congressista retornar ou não no ano seguinte, principalmente se for a única opção de alimentação.

b. Terceirizar – Caso opte por terceirizar, deixar bem claro qual o cardápio e número de jovens que deverão ser plenamente atendido. Se possível elaborar um contrato simples onde devem constar os deveres e compromissos de ambas as partes e se necessário as bonificações e penalidades pelo cumprimento das metas estabelecidas e acordadas. Como boas opções teriam igrejas com Know how para essa atividade.

Obs. Atenção especial deverá ser dado a qualidade da alimentação, pois um produto vencido pode trazer complicações a todo congresso tal como infecção intestinal, etc.

g) Som e iluminação – Considerando que o ponto central do congresso serão as mensagens e os momentos de celebração, a estrutura de som não pode deixar a desejar. Poderão ser usado a equipe local ou terceirizar com uma empresa. Ambas as opções deverão ser planejadas levando em consideração opiniões de técnicos de som, pessoas experientes com bandas e observa a acústica do ambiente. Para reduzir custo

poderão ser emprestados os materiais de igrejas, desde que haja uma comissão para montagem antecipada no local.

h) Definição de equipes – Ainda na fase de planejamento definir equipes para trabalhos voluntários. O tamanho da equipe varia de acordo com o tamanho do congresso e infra estrutura. Nessa fase, importante definir um âncora para cada atividade e a medida que se aproximar o congresso a equipe vai tomando outras formas e crescendo de acordo com as necessidades. Importante definir se haverá benefícios para os membros da equipe e sempre manter foco no custo conforme item “C”. as principais equipes são:

1. Inscrição – Organizar lista de todos os inscritos e confirmar com antecedência direcionando os recursos para a tesouraria para pagamentos das contas do congresso;

2. Recepção – Será responsável por dar as boas vindas aos congressistas quando chegarem ao evento. Deverão ser pessoas simpáticas, bem vestidas e munidas de bastante informação;

3. Som e iluminação – preparar a estrutura de comunicação e manter a qualidade durante todo evento.

4. Programa – Deverá ser responsável por acompanhar a programação, antecipando as eventualidades e fazendo cumprir os horários estabelecidos. Essa função deverá ter exclusividade evitando que os horários sempre atrasem por excesso de ocupação do presidente. O cumprimento dos horários é fundamental para sucesso do congresso e as exceções e imprevistos durante o congresso deverão ser gerenciados pela equipe de programa juntamente com a liderança do congresso;

5. Entretenimento – Deverá ser prevista uma equipe para condução de atividades de laser e entretenimento, como esporte durante o dia, multimídia na parte da noite e até mesmo dinâmicas durante o congresso;

6. Alimentação – Equipe que definirá o cardápio e o seu cumprimento. Essa equipe também será responsável pelo cumprimento dos horários das refeições e constantes ajustes durante o congresso;

7. Ornamentação – Equipe que planejará, executará e fará manutenção da ornamentação do local. Tanto o salão da celebração quanto, salas de oficinas, refeitórios e banheiros deverão ser contempladas;

8. Limpeza e organização – Esta equipe será responsável pela manutenção de um ambiente higiênico e organizado dentro do congresso. Deverão manter foco no asseio da cozinha, banheiro e áreas comuns. Deverão ser dispostas lixeiras em pontos estratégicos e cartazes solicitando colaboração. A organização constante do espaço é fundamental, mesmo sendo repetitivo após as celebrações e refeições;

9. Acessos – Deverá ter equipe para controlar acessos, principalmente se o local for afastado de centros urbanos. O local do congresso deverá ser restrito aos congressistas e pessoas autorizadas pela direção do congresso. A área dos dormitórios deverão ser restritas aos congressistas. Pessoas estranhas deverão ser cuidadosamente abordadas em companhia de outros líderes. Ter sempre a mão telefones de autoridades policiais para caso de sinistros.

10. Manutenção – Uma equipe deverá ser designada para eventuais concertos e reparos antes, durante e pós congresso. Uma descargas que se quebra pode trazer transtorno para o congresso caso não seja corrigido de imediato. Banheiro, cozinha deverão ter prioridades justa;

11. Transporte – Uma equipe exclusiva para transporte facilitará o trabalho. Agilidade e responsabilidade são fundamentais para efetuar eventuais

compras de emergência, socorro a uma pessoal com mal estar, transportar mensageiros, preletores, etc,

12. Saúde – Uma equipe de profissionais da saúde será fundamental para manter um local reservado para eventuais emergências. Medicamentos e estratégias para emergência são bem vindo quando houver bom senso da equipe.

3 – Desenvolvimento do congresso

A facilidade de execução do congresso está diretamente relacionada com o grau de investimento na etapa de planejamento. Nessa fase todos os principais e eventuais problemas foram descobertos a tempo e solucionados pelas equipes devidamente formalizadas. Com a aproximação do congresso, reuniões periódicas deverão ser realizadas, levantando as pendências e os responsáveis por saná-las. Nessa etapa será importante delegar e não centralizar todas as decisões e provisões, porem alguém precisa ter controle do andamento de tudo para que não haja surpresas. Importante ter uma metodologia que controle as ações. Pode ser usado uma planilha de “o que, quem , quando, como” ou check list de pendências (anexo). Mais importante que a metodologia é o seu gerenciamento. As comissões que por necessidade forem de numero expressivo, deverá ter um responsável para que dê agilidade nas decisões. Durante o congresso, sempre que possível deverá ser realizado reuniões com equipes para avaliação do congresso e providências imediatas; O cumprimento da agenda do congresso deverá receber prioridade durante o evento, pois a soma dos imprevistos pode desestabilizar o congresso. Sendo assim a comissão deverá estar pronta para flexibilizar ou inverter uma ou outra atividade. 4 – Pós congresso

Ao finalizar o congresso, as equipes deverão continuar mobilizadas até entrega do local. A desmontagem dos cenários, limpeza do ambiente e organização do espaço precisará do esforço de todos. As equipes de limpeza e organização deverão liderar os demais voluntários para que finalize o mais rápido possível. A equipe de manutenção deverá fazer revisão geral para que o local seja entregue conforme adquirido. Algumas atividades que não poderão ser reparadas no dia, por falta de tempo, recurso ou ferramenta, deverão ser devidamente sinalizada e se necessário contratar mão de obra especializada para reparo. Uma reunião de avaliação posterior ao congresso com todas as equipes é de grande de importância para o correto fechamento do congresso. Nessa reunião poderão ser discutidos:

a. Fechamento financeiro – Fornecer relatos a todos do fechamento e resultado financeiro do congresso. Se ficar pendências, oportunidade de discutir soluções;

b. Pontos fortes – Discutir e apreciar os pontos fortes e resultados. Importante para elogiar as equipes que cumpriram o planejamento;

c. Lições aprendidas – Importante destacar as eventualidades e problemas do congresso. Esta parte deverá ser bem conduzida para não criar um clima desconfortável para as equipes. O foco deverá ser o registro das dificuldades para experiências futuras.

ANEXO A – Acompanhamento de pendências (tabela)

Planilha de acompanhamento

Que Quem Como Quando Definir cardápio

alimentação

Rogério Matias

(PIB Alegre)

Reunir com

cozinheiras de sua

igreja

14/10/2010

Alugar mesas e

cadeiras

Alessandro Silva (I.

B. Rio Branco)

Efetuar 3 cotações

em empresas do

ramo

25/10/2010

ANEXO B – Acompanhamento de pendências (check List)

a. Aluguel de cadeiras e mesas;

b. Definir cardápio para refeições;

c. Digitar programa do congresso;