Identificação de tipologia documental em arquivos

Ana Célia RodriguesUniversidade Federal Fluminense

anyrodrigues@yahoo.com.br

UNIRIO, 2013

Tipologia documental

Estudo da gênese do documento de arquivo, desenvolvido nos

parâmetros da diplomática.

Identificação

Etapa da metodologia arquivística onde são realizados os estudos de

diplomática e tipologia documental

Diplomática e Tipologia Documental

trajetória, conceito e objeto

Anos 80 ...

• revisão da diplomática

• aplicabilidade do método nos programas de gestão de

documentos e no tratamento de fundos acumulados em arquivos.

Diplomática revisitada pela arquivística

práticas normalizadas de planejamento da produção, avaliação, classificação

e descrição dos documentos de arquivo.

Diplomática

Ciência compreende a teoria, o método e a prática.

A teoria reporta-se a natureza do documento e seus componentes (suporte, assinatura, pessoas competentes, ato administrativo, etc).

O método estabelece a maneira de proceder à critica do documento (análise das características).

A prática, chamada de diplomática especial, aplica a teoria e método a situações concretas.

Diplomática geral

É um corpo de conceitos, cuja aplicabilidade a casos individuais constitui a função da crítica

diplomática, isto é a diplomática especial.

Diplomática especial

Se ocupa “da tipologia documental, ou seja, dos documentos, dos conjuntos documentais (séries)

e do estudo das instituições produtoras”.

Trajetória da diplomática e de seu objeto

A diplomática surgiu ligada ao direito patrimonial, desenvolvendo

um estudo sistematizado do documento escrito para provar a autenticidade de títulos de terras

da Igreja.

Século XVII

As guerras diplomáticas travadas dentro da Igreja Católica pelos

Bolandistas e Dominicanos, deram nascimento a disciplinas técnicas

modernas para determinar a confiabilidade dos documentos,

entre elas a Paleografia e a Diplomática.

1675: Daniel Papenbroeck

bolandistas publicam o Acta Santorum (sobre a vida dos santos), questionando a autenticidade dos documentos gerados pela ordem beneditina, preservados no Mosteiro Beneditino de Saint-Denis.

esboça critérios gerais para estabelecer a autenticidade dos diplomas (doações, privilégios) Merovíngios e outros papéis da França antes do ano 1000.

(MACNEIL, 2000)

Séc. XVI e XVII

Jean Mabillon

monge de Saint-Denis, publica em 1681 o tratado de Diplomática De

Re Diplomatica Libri VI e estabelece as regras fundamentais

da critica textual, instituindo a ciência da Diplomática e

Paleografia (análise da escritura).

Obra de Mabillon destaca a vinculação jurídica dos

documentos diplomáticos, “aspecto que constituía sua própria essência”.

As suposições fundamentais eram que “o contexto em que o documento é criado se manifesta na sua forma física e intelectual, e que esta forma pode ser separada do conteúdo do documento e examinada independentemente disto”.

(MACNEIL, 2000)

Anos 50 do século XX

“Foi a partir daí, com o apoio dos consagrados arquivistas e teóricos

da arquivística inglesa e italiana, respectivamente, Hilary Jenkinson e

Giorgio Cencetti, que a moderna diplomática veio a encontrar seu

pouso enriquecedor na arquivística”. (Heloisa Bellotto, 2001)

Entre 1960 e 1970

Surge uma nova corrente diplomatista, formada por

estudiosos que alargam o conceito de documento e as tradicionais

fronteiras cronológicas, ampliando o campo de estudo da diplomática, até então restrito aos documentos

medievais.

Escola francesa

Georges Tessier

Diplomática

é o conhecimento racional das regras de forma que se aplicam às atas escritas e aos documentos similares” e

sua finalidade é “a descrição e explicação das formas do documento escrito”, o que supõe analisar não só a forma dos documentos, mas também a busca de uma explicação sobre as circunstâncias de sua produção.

aplicar os conceitos da disciplina a qualquer documento que fosse prova de ação

Anos 60

Robert Henri Bautier

renovação da Diplomática

em sua conferência de abertura do curso de diplomática da L’École de Chartes

propõe ampliar o objeto da diplomática a todas as peças do arquivo, sem

distinção de língua, escrita, geografia ou tempo.

Diplomática contemporânea: tipologia documental?

anos 80

a partir dos modernos estudos arquivísticos que a diplomática ressurge, “reinventada”,

para alguns, ou “adaptada”, para outros, com o objetivo de aplicar os princípios

teóricos e metodológicos aos documentos de arquivo.

novo campo de estudos? tipologia documental

Diplomática

Nova ciência?Nova abordagem?

Diplomática contemporânea

Diplomática arquivística

Tipologia documental

Escola francesa: Tessier e Bautier

ItáliaPaola Carucci e Luciana Duranti (Canadá)

EspanhaNuñez Contreras, Manuel Romero Tallafigo, Vicenta

Cortés Alonso e Antonia Heredia Herrera

Brasil Heloisa Liberalli Bellotto

Diplomática contemporânea

Diplomática “nova”

as competências, funções e atividades desempenhadas, que se articulam no

procedimento de gestão, são elementos inovadores, introduzidos na metodologia da

diplomática contemporânea para identificar o documento de arquivo.

A finalidade desta análise agora é revelar os vínculos de proveniência e organicidade que o documento

apresenta com sua origem, base de sustentação e perspectiva da crítica para a arquivística.

Diplomática e Arquivística

Para os interesses diplomáticos importa a estrutura do documento,

seu discurso e para a tipologia documental interessa as relações

que apresentam os documentos dentro do seu conjunto, em seu

contexto de produção.

Tradição arquivística do Brasil

Diplomática e tipologia documental são campos de estudos distintos,

com metodologias complementares para identificar a gênese do documento de arquivo

e, portanto, definir as séries documentais.

Diplomática e Tipologia Documental

No Brasil, os textos publicados por Heloísa Liberalli Bellotto,

primeiramente em 1982 e, com novas abordagens, em 1990, são

considerados como referencial teórico sobre tipologia documental.

Heloísa Bellotto

Diplomáticaestuda a peça singular, a espécie

documental

Tipologia documentalestuda o documento de arquivo

considerado em seu conjunto, o tipo documental

Identificação arquivística

pesquisando o órgão produtor e seus documentos…

Identificação arquivística

Termo e o conceito Anos 80

Experiências metodológicas desenvolvidas pelos grupos de trabalho

que se formaram em países ibero-americanos, para tratamento de

documentos acumulados em arquivos e implantação de programas de gestão

de documentos.

Espanha

Conceito

Fase do tratamento arquivístico que consiste na investigação e

sistematização das categorias administrativas e arquivísticas em que se sustenta a estrutura de um

fundo. (Diccionario de Terminologia Archivistica, 1993)

Brasil

Conceito

Processo de reconhecimento, sistematização e registro de

informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou

intelectual. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005)

Identificação

Uma nova função arquivística?

Identificação

pesquisa sobre os elementos que caracterizam o órgão produtor (contexto de produção) e seus

documentos (tipologia documental produzida no exercício de

atividades)

Objeto da identificação

órgão produtor (contexto de produção)

eseus documentos

(tipologia documental)

Identificação do órgão produtor

elemento orgânico (estrutura administrativa)

elemento funcional (competências, funções, atividades, tarefas, procedimentos)

Base teórica: Direito e Administração

Instrumento

Quadro de estudos de identificação de órgão produtor

Registro de dados das competências, funções, atividades e tarefas atribuídas ao

órgão produtor; elaborado a partir dos regulamentos e demais fontes legais e

normativas que dispõe sobre sua estrutura administrativa e funcionamento

interno.

Identificação do tipo documental

Estudo dos caracteres internos e externos que apresentam a tipologia documental.

Base teórica: Diplomática, na perspectiva clássica e

contemporânea

Identificação do tipo documentalo estudo das características que apresentam

a tipologia documental

elementos externos (extrínsecos, físicos, de estrutura ou formais)estrutura física e com a forma de apresentação do

documento elementos internos

(intrínsecos, substantivos ou de substancia) conteúdo substantivo do documento (atividade) e

natureza de sua proveniência e função(BELLOTTO, 2004)

Tipologia documental

tem como tem como parâmetro conceitual a identificação do tipo,

cuja fixação depende primeiramente do reconhecimento da espécie, conceito proposto por

Heloísa Liberalli Bellotto.

ArquivosArquivos

““os conjuntos de documentos que os conjuntos de documentos que independentes de sua natureza o suporte independentes de sua natureza o suporte

físico são reunidos por acumulação físico são reunidos por acumulação natural, por pessoas físicas ou jurídicas, natural, por pessoas físicas ou jurídicas,

públicas o privadas, públicas o privadas, no exercício de suas no exercício de suas atividadesatividades”. ”.

(Dicionário SP, 1996)(Dicionário SP, 1996)

Documentos de arquivo

característica essencial: natureza probatória

“são os próprios processos de tomada de decisão autodocumentadas (...) são as transações, petrificadas, congeladas e

preservadas, com a finalidade de tornar possível o retorno posterior a elas”.

Angélika Menne-Haritz (1998)

Arquivo

segunda característica: o arquivo se forma por um processo de

acumulação natural

organicidade “qualidade segundo a qual os arquivos

refletem a estrutura, as funções e as atividades da entidade acumuladora em

suas relações internas e externas”. (DicionárioTerminologia SP, 1996)

Documento de arquivo

espelho da ação

“prova documental”

análise das suas características, em sua natureza intrínseca e

extrínseca

Tipologia documental

método de análise

se fundamenta no princípio de que é no procedimento administrativo que

reside a contextualização e a chave para compreender o tipo documental.

Diplomatistas do século XVIII

procedimentos, que geravam formas documentais

idênticas, constavam igualmente de atividades

idênticas.

Método diplomático

duas perspectivas:

analítico - crítico documental genético - comparativo

Documento diplomático

a espécie documental

Documento diplomático

São DIPLOMÁTICOS os documentos públicos que refletem, no ato escrito, as relações políticas, legais, sociais e

administrativas entre o Estado e os cidadãos, assim como os documentos

notariais que refletem as relações entre os indivíduos.

Excluem-se as fontes narrativas e os documentos administrativos

rotineiros.

Espécie documental

configuração que assume o documento de acordo com a disposição e a natureza das

informações nele contidas(Dicionário SP, 1996)

Ex: requerimento, lei, decreto, portaria

objeto da diplomática

PORTARIA

Definição

Ato pelo qual as autoridades competentes (titulares de órgãos) determinam providências de caráter administrativo, visando a estabelecer normas de serviço e procedimentos para o(s) órgão(s), bem como definir situações funcionais e medidas de ordem disciplinar.

Partes componentes (conteúdo)

1. Título (a palavra PORTARIA), seguido da sigla do órgão, numeração e data, em letras maiúsculas, e em negrito.

2. Ementa da matéria da Portaria, em letras maiúsculas, à direita da página.

3. Preâmbulo: denominação completa da autoridade que expede o documento, em maiúsculas e negrito; fundamentação legal, seguida da palavra RESOLVE, também em maiúsculas, acompanhada de dois pontos, à esquerda da folha.

4. Texto, subdividido em artigos, parágrafos e alíneas, explicitando a matéria da Portaria.

5. Local e data, por extenso.

6. Assinatura, nome e cargo da autoridade que subscreve a Portaria.

Tipo documental

É a configuração que assume a espécie documental de acordo

com a atividade que ela representa. (Dicionário Terminologia

SP, 1996)

objeto da tipologia

Portaria de nomeação de cargo

Espécie Documental

Atividade (verbo + objeto da ação)

Série documental

Seqüência de unidades de um mesmo tipo documental.

(Dicionário Terminologia SP, 1996)

É o conjunto de documentos resultantes do exercício da mesma atividade, tem idêntico modo de produção, tramitação e resolução

(despacho final).

tipo documental =

série documental

Série documental

Tipo documental Espécie + atividade (verbo que

indica a ação e objeto)

Exemplo:Processo (espécie) de aquisição (verbo) de material de consumo

(objeto)

Série documental

A ação que trata o documento, não o assunto

Assunto: VeículoAção

Compra de veículoVenda de veículo

Controle da frota de veículo

Elementos dos documentos

Elementos externos (físicos) Estrutura

espaço, volume,suporte, formato, forma, gênero

Elementos internos (substantivos) Substância

proveniência, funções, natureza do assunto/conteúdo, grau de concentração

informativo, data tópica e cronológica.

Resultados da pesquisa

Toda a informação resultante desta fase de pesquisa – identificação -

será compilada em instrumentos:

manuais ou bancos de dados de identificação de tipologias documentais

Programa de Gestão de Documentos do Governo

do Estado do Rio de Janeiro (PGD-RJ)

Estudo de caso: PGD-RJ

Projeto de pesquisa “Identificação arquivística: utilizando a

diplomática contemporânea como fundamento metodológico no Programa de Gestão de Documentos do Governo do Rio de Janeiro”, projeto financiado pelo Programa Jovem Pesquisador UFF 2009 (PROPPi/UFF).

Estudo de caso: PGD-RJ

São aplicados os parâmetros da diplomática contemporânea para a identificação da

tipologia documental, objetivando a normalização de procedimentos para

classificar e avaliar os documentos das Secretarias de Fazenda e de Planejamento do

Governo do Estado do Rio de Janeiro, no âmbito do Projeto de Gestão de Documentos

(PGD-RJ). Parceria institucional estabelecida entre o

Arquivo Público do Estado / Casa Civil do Governo do Estado do Rio de Janeiro e a

Universidade Federal Fluminense.

PGD-RJ Decreto Estadual nº 42.002, de 21 de agosto de

2009.

Dispõe sobre avaliação e destinação de documentos produzidos e recebidos pela administração pública

estadual do Rio de Janeiro, instrumento legal que dá início ao Programa de Gestão de Documentos do

Estado do Rio de Janeiro (PGD/RJ).

As Secretarias de Estado e demais entidades da Administração Direta e Indireta deverão

apresentar, no prazo de 180 (cento e oitenta dias), contados da publicação deste Decreto, proposta de

Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade referente às atividades-fim da Administração” (art. 2°).

Objetivos

Metodologia do PGD-RJ

Formação de equipe técnica sob Coordenação da Secretaria de Estado da Casa Civil e do

Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, para a criação e desenvolvimento de um

programa de gestão documental.

Parceria com a UFF para ministrar treinamentos e pesquisar a definição de metodologia para o

PGD-RJ.

Nomeação de comissões gestoras nas Secretarias de Estado e treinamento para

identificação das atribuições do órgão produtor.

Desenvolvimento do Sistema de Identificação de Tipologia Documental

pelo Centro de Tecnologia de Informação e Comunicação do Estado do Rio de

Janeiro (PRODERJ).

Equipe de trabalho

05 coordenadores, 115 comissões, 30 subcomissões, 575 gestores, 2.875

operadores (em média).

Etapas do Trabalho

IDENTIFICAÇÃO DA TIPOLOGIA

AVALIAÇÃO DA TIPOLOGIA

DOCUMENTAL

IDENTIFICAÇÃO DAS ATRIBUIÇÕES

DO ÓRGÃO PRODUTOR

• Treinamento das comissões gestoras

• Identificação do Órgão Produtor

• Apresentação do Sistema de Identificação de Tipologia Documental

Módulo 1 - Identificação das atribuições Módulo 2 - Identificação da tipologia

documental

• Avaliação da tipologia documental

Etapas da Identificação

70

I. IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO PRODUTOR

II. IDENTIFICAÇÃO DAS

ATRIBUIÇÕES DO SETOR

III. IDENTIFICAÇÃO DA

TIPOLOGIA DOCUMENTAL

Identificação do Órgão Produtor

SECRETARIA

ÓRGÃO PRODUTOR

SETOR

RESPONSÁVEL PELO SETOR

ENTREVISTADO

ENTREVISTADOR

TELEFONE

E-MAIL

COMPETÊNCIA Conjunto de atribuições do órgão e do agente público

Os enunciados das competências são sempre substantivados,

fundamentando-se quase sempre nos termos utilizados na

legislação em vigor e na terminologia arquivística.

FUNÇÃO São encargos atribuídos aos órgãos, cargos e agentes públicos

Os enunciados das funções são sempre substantivados,

fundamentando-se quase sempre nos termos utilizados na

legislação em vigor e na terminologia arquivística. pergunta: o que?

ATIVIDADE Ação desempenhada no cumprimento da Função, e está diretamente relacionada à produção e acumulação documental

Os enunciados das atividades começam sempre com o verbo no

infinitivo. pergunta: como?

Identificação das Atribuições do Setor

Competências Funções Atividades UAArt. 1º - O Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, tem por finalidade implementar a política estadual de arquivos, definida pelo Conselho Estadual de Arquivos – CONEARQ, por meio da gestão, recolhimento, tratamento técnico preservação e divulgação do patrimônio documental estadual, garantindo pleno acesso à informação, visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural

Art. 9º - A Divisão de Gestão de Documentos compete proceder à gestão de documentos na administração pública estadual e estabelecer normas de organização e controle de funcionamento dos arquivos correntes e intermediários do Estado do Rio de Janeiro por meio de atividades de:

implementação de programas de gestão de documentos;transferência de documentos para compor Arquivo Intermediário, de acordo com o disposto em tabelas de temporalidade;recolhimento de documentos dos órgãos da administração pública estadual, para guarda permanente, de acordo com o disposto em tabelas de temporalidade;arquivamento de todos os documentos do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro de uso corrente e intermediário, aplicando código de classificação de documentos e procedendo periodicamente a avaliação de seu acervo e atendendo às consultas e pedidos internos de empréstimos de documentos sob sua guarda.

211351

Art. 10 – A Divisão de Documentos Permanentes compete proceder à guarda e tratamento técnico dos acervos arquivísticos estaduais de caráter permanente, garantindo a utilização da documentação custodiada, bem como fornecer subsídios à Divisão de Gestão de Documentos para o desenvolvimento de atividades de destinação de documentos, por meio de atividades de:

arranjo, identificação e descrição dos documentos escritos de valor permanente;arranjo, identificação e descrição de fotografias, mapas, plantas, desenhos, fitas audiomagnéticas, discos, fitas videomagnéticas e outros documentos especiais não escritos;arranjo, identificação e descrição dos documentos recolhidos e custodiados procedentes da administração do Poder Executivo estadual;arranjo, identificação e descrição de coleção ou fundo documental privado doado por pessoas físicas ou jurídicas;leitura e edição paleográfica de documentos manuscritos;indexação de documentos; elaboração de instrumentos de pesquisa com vistas à localização dos documentos, à recuperação de informações, para consulta, bem como a divulgação do acervo;pesquisa e expedição de certidões de documentos probatórios para garantia dos direitos dos cidadãos.

211341

APERJ

Competências Funções Atividades UAImplementar a política estadual de arquivos

Proceder à gestão de documentos na administração pública estadual e estabelecer normas de organização e controle de funcionamento dos arquivos correntes e intermediários

Implementação de programas de gestão de documentos Transferência de documentos ao Arquivo Intermediário, de acordo com tabelas de temporalidade Recolhimento de documentos dos órgãos da administração pública estadual, para guarda permanente, de acordo com tabelas de temporalidade Atendimento às consultas e pedidos externos de documentos sob sua guarda

211351

Proceder à guarda e tratamento técnico dos acervos arquivísticos estaduais de caráter permanente e garantir a utilização da documentação custodiada

Arranjo, identificação e descrição dos documentos textuais de valor permanente Arranjo, identificação e descrição de fotografias, mapas, plantas, desenhos, fitas audiomagnéticas, discos, fitas videomagnéticas e outros documentos não textuais Leitura e edição paleográfica de documentos manuscritos Indexação de documentos Elaboração de instrumentos de pesquisa com vistas à localização dos documentos, à recuperação de informações, para consulta, bem como a divulgação do acervo

211341

APERJ

75

Identificação da Tipologia Documental

IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO

ESPÉCIE É a designação do documento segundo seu aspecto formal: ata, carta, certidão etc.

AÇÃO É a atribuição efetivamente desempenhada por uma espécie documental

CLASSIFICAÇÃO DE SIGILO

Nome Atual/ Objetivo da Produção/ Conteúdo

Ostensivo/ Reservado/ Confidencial/ Secreto/ Ultrassecreto

SUPORTE Eletrônico/ Convencional

Identificação da Tipologia Documental

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ACERVO ACUMULADO Local de Armazenamento/ Período Acumulado

TRAMITAÇÃO Recebido Procedência/ Produzido/ Nº de Vias/ Cópias Destino

SUGESTÃO DE PRAZO DE GUARDA Arquivo Corrente/ Arquivo Intermediário

DESTINO FINAL Preservar/ Eliminar

FUNDAMENTOS LEGAIS

Representa a base legal da tipologia documental. Informar capítulo, artigo, parágrafos e outras divisões

Sistema de Identificação de Tipologia

Documental

MÓDULO 1 – identificação do órgão produtor - associação entre sua(s) competência(s), funções e atividades.

MÓDULO 2 – identificação de tipologia documental, características que apresentam os documentos

Módulo 1 Identificação do Órgão Produtor

Plano de Classificação

Módulo 2 Identificação da Tipologia Documental

Tabela de Temporalidade

Resultados do projeto

Plano de Classificação e Tabela de temporalidade de Documentos da

Atividade-Meio e Manual de Gestão de Documentos.

Disponíveis em: http://www.aperj.rj.gov.br/

instrumentos.htm