manual do utilizador

como retirar o melhor deste add-in para Excel

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ltima reviso: Maro 2015

verso do iManage: 1.1

iMANAGE v1.1

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1. ndice

1. ndice ........................................................................................................................ 2 2. Introduo ................................................................................................................. 3 3. Pblico Alvo .............................................................................................................. 3 4. Primeiros passos ...................................................................................................... 3 4.1. Como obter o iMANAGE ...................................................................................... 3 4.2. Requisitos do sistema ............................................................................................ 4 4.3. Instalao .............................................................................................................. 4 5. Como utilizar o iMANAGE ....................................................................................... 5 5.1. Estrutura ................................................................................................................ 5 5.2. Novo projecto ......................................................................................................... 5 5.2.1. Carregar balancetes ........................................................................................... 6 5.2.2.Validar a estrutura do relatrio ............................................................................. 7 5.3. Atalhos de navegao rpida ................................................................................. 9 5.4. Dashboards ........................................................................................................... 9 5.4.1 Criar novos dashboards ..................................................................................... 10 5.5. Ferramentas auxiliares......................................................................................... 13 5.6. Exportao de dados ........................................................................................... 13 5.7. Sobre ................................................................................................................... 15

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2. Introduo

O iMANAGE um programa que o auxiliar na elaborao de relatrios

de gesto, e na comunicao dos mesmos, para que disponha sempre

da informao mais importante e atualizada para a sua tomada de

deciso.

uma ferramenta de fcil utilizao, uma vez que se encontra integrado

com o MS Excel, no dependendo de nenhum outro programa

informtico. um programa indispensvel para auditores e contabilistas.

Simples e intuitivo.

3. Pblico Alvo

O iMANAGE a aplicao essencial para gestores ou profissionais

dos departamentos de controlo de gesto. Este add-in torna o trabalho

de reporting muito mais rpido e simples atravs do preenchimento

automtico de um template com diversos mapas de informao

financeira.

Vista do iMANAGE no Excel

4. Primeiros passos

4.1. Como obter o iMANAGE

Poder obter o iMANAGE atravs da loja online em

http://www.lainnovatis.com/produto/iManage/, ou contactando

diretamente a LA INNOVATIS atravs do e-mail info@lainnovatis.com.

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4.2. Requisitos do sistema

O iMANAGE corre em qualquer computador que cumpra os requisitos

do Office 2007, 2010 ou superior, e utilize o MS Windows como sistema

operativo (por exemplo Windows XP, Vista, 7 ou 8).

O iMANAGE ocupa apenas cerca de 0,5 Mb de espao no disco.

Recomendamos que utilize uma resoluo de ecr no mnimo de

1024x768 pixis, embora o iManage funcione em resolues inferiores.

Cada licena do iMANAGE apenas poder ser utilizada num nico

computador. Cada licena est condicionada pelo nmero de srie do

disco rgido onde instalado, no sendo, portanto, possvel a sua

instalao noutros computadores.

4.3. Instalao

No necessrio proceder a qualquer rotina de instalao do

iMANAGE. O iMANAGE iniciado clicando simplesmente no ficheiro

iMANAGE add-in.xlam.

Na primeira utilizao do ficheiro iMANAGE ser pedida uma chave de

ativao. Envie o nmero de srie que lhe aparecer no ecr por email

para a LA INNOVATIS (info@lainnovatis.com).

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5. Como utilizar o iManage

5.1. Estrutura

Tecnicamente, o iMANAGE consiste num add-in (ficheiro com extenso

*.xlam) e num template (ficheiro com extenso .xltx) com mapas de

informao financeira.

Para abrir o iMANAGE, clique no ficheiro iMANAGE add-in.xlam.

Ver um novo separador na barra de ferramentas, com o nome

iMANAGE.

Para abrir um novo projeto em branco, clique no boto Template.

5.2. Novo projeto

Para elaborar um novo projeto dever seguir os seguintes passos, que

descrevemos frente em maior detalhe:

Carregar o template do iMANAGE.

Importar para o ficheiro os balancetes acumulados e mensais para o

perodo em anlise.

Add-in

Template

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iMANAGE j com dados carregados

5.2.1. Carregar balancetes

Para a elaborao de cada projeto, o iMANAGE necessita de ter carregados

os balancetes acumulados (na folha Base TBs acumulados) e mensais (na

folha Base TBs mensais) do perodo de referncia e do perodo comparativo.

Dever apenas selecionar o ficheiro que exportou do seu ERP e importar para

o iMANAGE atravs do boto Importar Balancetes, no sendo necessrio

qualquer trabalho prvio.

Clicando no boto Importar balancetes o utilizador poder escolher se deseja

importar um balancete acumulado ou mensal. Dependendo desta escolha, e no

caso do ficheiro a importar conter dados acumulados ou mensais, o iMANAGE

ir importar os dados para a respetiva base de dados (folha Base TBs

acumulados ou folha Base TBs mensais).

Caso o utilizador esteja a importar um balancete de um perodo j existente na

base de dados, este receber um alerta.

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5.2.2. Validar a estrutura do relatrio

Sabemos como importante em qualquer anlise que faamos, que os dados

sejam fiveis. Para ajudar a garantir a integridade do ficheiro, o iMANAGE foi

dotado de uma importante ferramenta de validaes. Neste menu, podemos

testar o ficheiro para eventuais erros que possam existir, sendo criada uma

nova folha resumo com os erros encontrados. Podemos ainda validar tipos

erros em especfico, selecionando para isso uma das opes do menu,

mostrado na imagem seguinte.

Como se pode ver pela figura abaixo, o iMANAGE tem em todo o seu

template, diversos controlos que ajudam o utilizador a controlar de forma fcil a

integridade dos dados, assim como o rigor das anlises que est a efetuar.

Semforos para sinalizar

erros

Controlos de

cruzamento de dados

(cross-checks)

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Quando escolhemos validar algum tipo de erro em especfico, -nos

apresentada uma nova janela com um resumo dos erros encontrados. Depois,

apenas temos de percorrer os valores desta janela, e o iMANAGE seleciona

automaticamente a clula que contm o erro, para que seja facilmente

encontrado.

Se decidirmos validar o ficheiro na sua totalidade, ser-nos- apresentada uma

nova folha com o resumo de todos os testes efetuados pelo sistema de

validao, onde facilmente conseguimos consultar todos os erros que o nosso

ficheiro ainda possa conter.

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5.3. Atalhos de navegao rpida

Dado que um relatrio de gesto compreende diversas folhas de

clculo, o iMANAGE possui um conjunto de botes de navegao

que iro tornar a sua experincia de navegao no ficheiro bastante

mais agradvel.

Atravs destes menus podemos aceder de forma rpida, a qualquer

parte do nosso documento bastando, para isso, escolher a folha para

onde queremos navegar:

5.4. Dashboards

Por forma a facilitar a partilha de informao e torn-la mais visual,

desenvolvemos uma ferramenta que permite a criao de

Dashboards.

Atravs deste menu podemos facilmente criar novos dashboards

(com diferentes layouts), carregar dashboards previamente criados,

ou simplesmente atualizar os grficos existentes em todo o ficheiro.

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5.4.1. Criar novos dashboards

Para criar um novo dashboard temos apenas que clicar sobre o

boto Dashboards e seguir os passos que nos so apresentados na

nova janela:

A partir daqui, temos apenas de seguir 3 passos at termos o nosso

dashboard pronto.

1. Escolher layout - Escolher o tipo de layout que queremos. O

iMANAGE permite criar dashboards com 4, 6 8 ou 10 grficos por

folha. De acordo o n. de grficos selecionados, a orientao da

pgina automaticamente alterada para horizontal ou vertical.

2. Selecionar - Aps decidir qual o tipo de layout a utilizar, devemos

escolher os grficos que queremos incluir no novo dashboard.

Utilizando o formulrio disponibilizado podemos navegar pelas

diversas folhas existentes no ficheiro que contm grficos que

possam ser utilizados no dashboard.

Selecionamos uma determinada folha, e automaticamente so-nos

apresentados todos os grficos existentes nessa folha. Aqui,

apenas temos de escolher os grficos que queremos utilizar.

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3. Ordenar Aps escolher os grficos que fazem parte do

dashboard, podemos reordenar a disposio pela qual os grficos

iro aparecer. Tendo sempre em conta que a colocao

efetuado de cima para baixo e da esquerda para a direita.

Podemos ainda escolher o estilo e esquema de cor para o nosso

dashboard, introduzindo os valores nas caixas de texto respetivas.

Antes do dashboard ser criado devemos atribuir um nome e

selecionar, ou no, a opo de tornar o dashboard disponvel para

utilizaes futuras (no caso de eliminar-mos acidentalmente a folha,

podemos facilmente recarregar o dashboard).

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O resultado apresentado na imagem seguinte.

Com as ferramentas de exportao do iMANAGE, que iremos

detalhar mais frente, a partilha do dashboard um processo

bastante simples.

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5.5. Ferramentas auxiliares

Estas ferramentas permitem, acima de tudo, uma maior facilidade no que

respeita formatao das clulas do ficheiro utilizado. Permite preencher com

zeros as clulas vazias num determinado permetro de clulas, inserir

variaes absolutas e percentuais nas colunas adjacentes a uma tabela, ou

formatar um conjunto de clulas selecionado como cabealho.

Sempre que o utilizador definir um novo controlo (semforo ou cross-

check) deve garantir que a clula formatada recorrendo a estes botes, sob

pena de o valor da clula no ser includa na rotina de validaes.

5.6. Exportao de dados

Neste conjunto de botes, o utilizador poder facilmente exportar os dados do

ficheiro para diversos formatos com o mnimo de esforo.

Pode exportar para PDF, especificando se deseja exportar a folha ativa, ou

apenas uma rea em especfico atravs do formulrio disponibilizado para o

efeito.

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Poder tambm exportar uma rea em especfico para uma apresentao

PowerPoint, ou adicionar determinado grfico a uma apresentao j existente.

Atravs do boto Email consegue anexar o ficheiro ativo a um email com

bastante rapidez (para utilizar esta funo dever ter o MS Outlook instalado).

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5.7. Sobre

No ltimo separador do iMANAGE poder ter acesso a informaes sobre o

add-in que acabou de adquirir, tal como a data de validade da sua licena, e

um link direto para a pgina web da LA INNOVATIS.

Caso tenha chegado ao fim do seu trabalho de reporting, poder tambm

fechar a barra de comandos do iMANAGE atravs do boto que se encontra

no ltimo grupo.