Informação Empresarial Simplificada

A obrigação de prestação de contas

[Nome do Formador]Direcção-geral dos Registos e do Notariado

Abril de 2007

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Plano de Sessão

I. Aspectos gerais da obrigação de prestação de contas.

II. Particularidades no preenchimento dos formulários da IES relativos à prestação de contas.

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I. Aspectos gerais da obrigação de prestação de contas

Abril de 2007

A prestação de contas

• O registo da prestação de contas continua a ser facto sujeito a registo obrigatório nos termos previstos na legislação do registo comercial (Cfr. Art. 3.º n.º 1 al. n), 15.º/2 e 42.º CRCom).

• Com o DL 8/2007, de 17/1, a prestação de contas é uma das obrigações integradas na IES.

A prestação de contas

• Estão sujeitas à obrigação de prestar contas:

– As sociedades comerciais e civis sob a forma comercial;

– As sociedades anónimas europeias;– Os EIRLs;– Empresas Públicas;– As representações permanentes de sociedades com

sede no estrangeiro.

A prestação de contas

• Continuam a não ter de prestar contas:

– As associações;– As fundações;– Os comerciantes em nome individual;– As cooperativas;– Os agrupamentos complementares de empresas;– Os agrupamentos europeus de interesse económico.

• Nota: Sem prejuízo de terem de entregar a IES para efeitos fiscais.

A prestação de contas

Documentos:

• O registo da prestação de contas, bem como o registo de prestação de contas consolidadas, consiste no depósito, por transmissão electrónica de dados e de acordo com os modelos oficiais previstos em legislação especial, da informação constante dos seguintes documentos (art. 42.º/1 CRCom):

– Acta de aprovação das contas do exercício e da aplicação dos resultados, ou decisão judicial, ou acta da deliberação de aprovação das contas consolidadas do exercício, de onde conste o montante dos resultados consolidados;

– Balanço, demonstração de resultados e anexo ao balanço e demonstração de resultados ou Balanço consolidado, demonstração consolidada dos resultados e anexo;

– Certificação legal de contas ou das contas consolidadas;– Parecer do órgão de fiscalização, quando exista;– Declaração da sociedade participada em como as contas foram enviadas à

participante.

• Os modelos aprovados condensam a informação contida nestes documentos.

A prestação de contas

Documentos:

• A sociedade deve disponibilizar aos interessados, sem encargos, no respectivo sítio da Internet, quando exista, ee na sua sede, cópia integral dos seguintes documentos:

– Relatório de gestão;

– Certificação legal de contas;

– Parecer do órgão de fiscalização, quando exista.

A prestação de contas

Taxa:

• O registo da prestação de contas pressupõe o pagamento de uma taxa (a ser fixada em portaria).

– A submissão dos dados das prestações de contas gera automaticamente uma referência Multibanco para o pagamento da taxa devida, a qual pode ser utilizada nas caixas Multibanco ou em home-banking.

A prestação de contas

Taxa:

– O não pagamento da taxa devida no prazo fixado determinará que os dados não sejam disponibilizados ao MJ e, em consequência, que não se considere cumprida obrigação da prestação de contas.

– O incumprimento da obrigação de registar pode dar lugar à aplicação de uma coima, por exemplo, entre 150,00€ e 750,00 €, para uma sociedade com capital superior a 5.000,00€.

A prestação de contas

Taxa:

• Quando se trate de entidade da Zona Franca da Madeira a referência de Multibanco é gerada mas a entidade não deve proceder ao correspondente pagamento, uma vez que o registo de prestação das suas contas beneficia de gratuitidade emolumentar.

– No entanto, esta referência deve ser impressa e guardada porque será necessária para aceder à certidão permanente de registo comercial.

A prestação de contas

Prazo:

– A IES é apresentada anualmente, nos seis meses posteriores ao termo do exercício económico.

Data:

– A data de apresentação da IES, para efeitos de cumprimento da obrigação legal de proceder ao depósito das contas, corresponde à data do pagamento da taxa devida.

A prestação de contas

Aplicação da lei no tempo:

• A IES aplica-se às obrigações legais que respeitem a exercícios económicos que se tenham iniciado em 2006, bem como aos subsequentes.

A prestação de contas

• Relativamente à prestação de contas do exercício económico iniciado em 2006, enquanto não for possível apresentar a IES, o despacho do Director-Geral dos Registos e do Notariado n.º 4/2007 fixou os seguintes procedimentos:

– As Conservatórias do Registo Comercial devem rejeitar os pedidos de depósito de prestação de contas em suporte papel relativos ao exercício económico iniciado no ano de 2006 devendo, contudo, continuar a aceitar os pedidos de depósito em papel relativos a exercícios anteriores.

– As Conservatórias do Registo Comercial devem aceitar os pedidos de depósito de prestação de contas de exercício económico iniciado em 2006 apenas e só quando entregues em simultâneo com o pedido de registo de facto que determine o cancelamento da matrícula.

• Nota: esta orientação deixará de ter aplicação a partir do momento que entre em exploração a aplicação da IES.

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II. Particularidades no preenchimento dos formulários da IES relativos à obrigação

de prestação de contas

Abril de 2007

Tipo de Declaração

Tipo de Declaração

• Na «1.ª Declaração», em que sejam entregues os anexos da prestação de contas, é sempre efectuado o registo da prestação de contas (desde que seja paga a respectiva taxa dentro do prazo).

• Nas «Declarações de substituição» o facto registado é a actualização da prestação de contas (que não dá lugar ao pagamento de emolumentos, excepto nas situações em que ainda não tenha sido paga a taxa da prestação de contas ou em que a 1.ª declaração tenha sido entregue com a indicação de que as contas não foram aprovadas).

Situação da Empresa

Situação da Empresa

• A prestação de contas apenas é efectuada nas situações 1, 2 e 3 (Em actividade, Fim de Actividade e Dissolvida).

• Na situação 4 (Liquidada) o registo de prestação de contas apenas é realizado se o registo da liquidação da sociedade ainda não estiver efectuado.

Deliberação de aprovação das contas

• Apenas estão sujeitas a registo comercial as contas aprovadas.

• Se for assinalado o campo «contas não aprovadas» a IES apresentada não permite o cumprimento da obrigação de registo de contas.

Deliberação de aprovação das contas

• Se a IES tiver sido apresentada seleccionando o campo «contas não aprovadas» deve proceder-se ao envio de uma nova IES (declaração de substituição) logo que as contas se mostrem aprovadas, só então se considerando cumprida a obrigação de prestação de contas.

Deliberação de aprovação das contas

• Deve indicar-se a data de aprovação das contas.

• Se estas foram aprovadas por unanimidade ou por maioria.

• Qual a percentagem, correspondente ao capital social, por que foram aprovadas.

Deliberação de aprovação das contas

• Deve indicar-se se a deliberação está correctamente devidamente titulada, isto é, se a respectiva acta foi lavrada no livro de actas, observando os requisitos que o art. 63.º CSCom prevê.

• Deve identificar-se qual a modalidade em que foi tomada a deliberação.

Relatório de GestãoParecer da Fiscalização

Certificação Legal das Contas

Relatório de Gestão

• É necessário assinalar se foi elaborado o relatório de gestão e as contas do exercício e se os respectivos documentos foram assinados por todos os membros da gerência /administração.

• Nos casos de recusa da assinatura, nos termos do art. 65.º/3 do CSCom os motivos têm de ser consignados no documento.

• Na IES deve indica-se se a recusa de assinatura foi justificada.

Parecer da Fiscalização

• Há que indicar se a sociedade tem ou não órgão de fiscalização (Cfr. art. 262/2 do CSCom).

• Nas sociedades que possuam órgão de fiscalização, têm de preencher-se as indicações relativas ao parecer do órgão de fiscalização.

• Note-se que a prestação de contas, para estas sociedades, pressupõe a existência do parecer do órgão de fiscalização.

Certificação Legal das Contas

• Nas sociedades em que tenha de haver certificação legal das contas, nos termos da lei, devem ser preenchidos os campos respectivos.

• Se forem assinalados os campos 24, 25 e 27 («com reservas», «com opinião adversa» e «escusa de opinião») tem de se preencher o campo A850, indicando os motivos invocados pelo ROC (Cfr. art. 72.º/4 do CRCom).

Empresas públicas

• No que respeita às empresas públicas, nos termos do n.º 3 do art. 42.º CRCom, a informação respeitante à deliberação da assembleia geral é substituída pela informação referente aos despachos de aprovação do ministro das Finanças e da tutela e as respeitantes à certificação legal das contas é substituída pela referente ao parecer da Inspecção-geral de Finanças.

Após a prestação de contas através da IES…

• É realizado de forma automática, sem intervenção da conservatória, o registo da prestação de contas.

• É disponibilizada de forma electrónica e automática uma certidão permanente, devendo aceder ao respectivo código de acesso em www.portaldaempresa.pt

• É efectuada e pode ser imediatamente consultada a publicação do registo da prestação de contas em www.mj.gov.pt/publicacoes

Base de Dados das Contas Anuais

• A informação constante da IES que respeita ao cumprimento da obrigação prevista na alínea c) do n.º 1 do artigo 2.º consta da Base de Dados das Contas Anuais (BDCA), da titularidade do IRN, I. P.

Acesso à Informação da Prestação de Contas

• A BDCA é de acesso público:

– Na internet em www.portaldaempresa.pt

– Nas conservatórias - Em suporte electrónico - Em suporte de papel

– Consulta à base de dados nos termos, condições e custo a definir em portaria do ministro responsável pela área da justiça.

Acesso à Informação da Prestação de Contas

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