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INFORMÁTICA

Microsoft Acess 2013

Prof. Márcio Hunecke

SEFAZ

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Informática

MICROSOFT ACCESS 2013

O Microsoft Access 2013 é um produto para gerenciamento e criação de bancos de dados que faz parte do pacote Microsoft Office 2013.

Um banco de dados é muito mais que apenas uma lista ou tabela. Com um banco de dados, você realmente tem o comando de seus dados, pois ele permite recuperá-los, classificá-los, analisá-los, resumi-los, bem como relatar resultados em segundos. Ele pode combinar dados de vários arquivos para que você não precise mais inserir informações duas vezes e pode até mesmo tornar a entrada de dados mais eficiente e precisa.

Um benefício chave do Access é evitar as complicações geradas por diversas listas.

Se você apenas estiver trabalhando com aproximadamente 10 itens, provavelmente preferirá criar uma lista simples, talvez como uma planilha no Microsoft Excel ou uma lista com marcadores ou tabela no Microsoft Word. Se os seus dados são mais complexos ou são alterados frequentemente, um banco de dados do Access oferece uma grande vantagem.

O Access cria bancos de dados relacionais, ou seja, os dados são armazenados em várias tabelas separadas de acordo com o assunto ou a tarefa, mas esses dados estão relacionados e podem ser reunidos da maneira que você especificar.

Para aproveitar ao máximo o seu banco de dados, convém configurar as tabelas de dados para refletir as tarefas e os assuntos associados aos seus dados.

Ao planejar o banco de dados, leve em consideração os cenários nos quais os dados serão inseridos, pesquisados ou reportados pelas pessoas. Uma simples precaução pode ser um grande empreendimento.

Componentes de um banco de dados Access

Tabelas armazenam dados em linhas e colunas. Todos os bancos de dados contêm uma ou mais tabelas.

Consultas recuperam e processam dados. Elas podem combinar da-dos de diferentes tabelas, atualizar dados e executar cálculos com base nesses dados.

Formulários controlam a entrada e as exibições de dados. Eles forne-cem indicações visuais capazes de facilitar o trabalho com dados.

Relatórios fazem o resumo e a impressão de dados. Eles transformam os dados de tabelas e consultas em documentos destinados à comunicação de ideias

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Tabelas

Todos os bancos de dados do Access contêm pelo menos uma tabela. Um banco de dados deve possuir uma tabela individual para cada assunto principal, como registros de funcionários, pedidos de clientes, métodos de transporte ou fornecedores. Os dados não devem ser duplicados em diversas tabelas. A duplicação de dados é um erro comum, mas poderá ser facilmente evitada se você estruturar as suas tabelas de maneira eficiente.

Cada tabela contém linhas chamadas de registros e colunas chamadas de campos.

Um campo é um tipo único de fato que pode se aplicar a cada pessoa, evento ou outro registro. Por exemplo, “Data de Nascimento” é um campo na tabela “Funcionários”, enquanto “Telefone” é um campo na tabela “Fornecedores”.

Os campos em um banco de dados possuem configurações que determinam os tipos de dados que eles podem armazenar, como os dados são exibidos e o que pode ser feito com esses dados.

Por exemplo, você pode utilizar as configurações do campo para garantir que todas as pessoas insiram a data de remessa com dois números para o mês, dois números para o dia, quatro números para o ano e barras entre esses números: 08/07/2018. Você também pode exigir que a data de remessa seja pelo menos dois dias posterior à data de entrada.

Uma configuração importante para campos são os tipos de dados, incluindo número, texto, moeda (dinheiro) e data/hora (exibidas em conjunto como um único tipo no Access). Os tipos de dados limitam e descrevem os tipos de informações no campo, além de determinarem as ações que podem ser executadas em um campo e a quantidade de memória utilizada pelos dados.

Os campos também possuem propriedades que controlam os detalhes das informações que eles contêm, incluindo um número de caracteres, um valor padrão e uma regra de validação que garante a conformidade dos dados com determinados critérios. As propriedades facilitam a entrada e o gerenciamento de dados

Máscara de Entrada

A tabela a seguir lista os caracteres para uma máscara de entrada e explica como ela controla a entrada de dados:

Caractere Explicação

0 O usuário deve inserir um dígito (0 a 9).

9 O usuário pode inserir um dígito (0 a 9).

# O usuário pode inserir um dígito, um espaço ou um sinal de mais ou de menos. Se ignorado, o Access inserirá um espaço em branco.

L O usuário deve inserir uma letra.

? O usuário pode inserir uma letra.

A O usuário deve inserir uma letra ou um dígito.

Microsoft Access 2013 – Prof. Márcio Hunecke


Caractere Explicação

a O usuário pode inserir uma letra ou um dígito.

& O usuário deve inserir um único caractere ou um espaço.

C O usuário pode inserir caracteres ou espaços.

. , : ; – / Espaços reservados de decimais e milhares, separadores de data e hora. O caractere que você selecionar dependerá das configurações regionais do Microsoft Windows.

> Converte todos os caracteres seguintes em letras maiúsculas.

< Converte todos os caracteres seguintes em letras minúsculas.

! Faz com que a máscara de entrada seja preenchida da esquerda para a direita, e não da direita para a esquerda.

\ Os caracteres seguintes serão exibidos literalmente.

“” Os caracteres entre aspas duplas serão exibidos literalmente.

Exemplos de regras e texto de validação

Regra de validação Texto de validação

<>0 Insira um valor diferente de zero.

>=0O valor deve ser igual ou maior que zero.-ou-Você deve inserir um número positivo.

0 or >100 O valor deve ser 0 ou maior que 100.

BETWEEN 0 AND 1Insira um valor com um sinal de porcentagem. (Para uso com um campo que armazene valores numéricos como porcentagens.)

<#01/01/2007# Insira uma data anterior a 2007.

>=#01/01/2007# AND <#01/01/2008# A data deve se situar em 2007.

<Date() A data de nascimento não pode estar no futuro.

StrComp(UCase([Sobrenome]),[Sobrenome],0) = 0

Os dados de um campo chamado Sobrenome devem estar em maiúsculas.

>=Int(Now()) Insira a data de hoje.

M Or F Insira M para masculino ou F para feminino.

LIKE “[A-Z]*@[A-Z].com” OR “[A-Z]*@[A-Z].net” OR “[A-Z]*@[A-Z].org” Insira um endereço de email .com, .net ou .org válido.

[DataObrigatória]<=[DataPedido]+30 Insira uma data obrigatória que ocorra não mais do que 30 dias após a data do pedido.

[DataTérmino]>=[DataInício] Insira uma data de término igual ou posterior à data de início.


Relações

Um dos objetivos de um bom design de banco de dados é remover a redundância de dados (dados duplicados). Para alcançar esse objetivo, divida os dados em várias tabelas baseadas em tópicos para que cada fato seja representado apenas uma vez. Depois, forneça ao Microsoft Office Access 2010 os meios para reunir as informações divididas — faça isso colocando campos em comum em tabelas que sejam relacionadas.

Depois de criar uma tabela para cada assunto em seu banco de dados, você deverá fornecer ao Office Access 2013 os meios pelos quais ele reunirá novamente essas informações quando for necessário. Isso é feito colocando-se campos em comum nas tabelas que são relacionadas e definindo-se relações entre as tabelas. Em seguida, você pode criar consultas, formulários e relatórios que exibam informações de várias tabelas de uma só vez.

Consultas

Um banco de dados torna-se realmente valioso quando você usa os dados nele contidos como um recurso para responder perguntas ou executar tarefas.

Exemplo de Consulta

Ao comparar números de vendas semanais, controlar embalagens, localizar membros de seu clube que moram no Texas ou em vários outros cenários, uma consulta pode ajudar a recuperar dados e a combiná-los da forma mais adequada.

Para obter mais informações sobre este curso, leia a visão geral no centro desta página ou o sumário na coluna esquerda. Em seguida, clique em Próxima para iniciar a primeira lição.



Um banco de dados torna-se realmente valioso quando você usa os dados nele contidos como um recurso para responder perguntas ou executar tarefas.

Ao comparar números de vendas semanais, controlar embalagens, localizar membros de seu clube que moram no Texas ou em vários outros cenários, uma consulta pode ajudar a recuperar dados e a combiná-los da forma mais adequada.

Para obter mais informações sobre este curso, leia a visão geral no centro desta página ou o sumário na coluna esquerda. Em seguida, clique em Próxima para iniciar a primeira lição.

Formulários

Formulários permitem que as pessoas insiram ou exibam dados facilmente no seu banco de dados. Você pode comparar formulários com janelas por meio das quais é possível trabalhar com dados.

Exemplo de formulário

Formulários controlam e simplificam a entrada de dados. À medida que as pessoas inserem dados em um formulário, esses dados são salvos em uma tabela de base.

Formulários facilitam a compreensão dos dados em uma tabela ou consulta, apresentando-os em designs visualmente convidativos. Além disso, podem fornecer uma tela de inicialização com maneiras simples de iniciar tarefas de banco de dados.

Formulários fornecem listas suspensas, instruções, controles de navegação e gráficos para ajudar os usuários a trabalhar com dados. De uma forma ou de outra, eles facilitam a utilização dos dados.

Para aprender mais informações sobre os detalhes de criação e utilização de formulários, consulte o curso “Um formulário para cada função”.


Relatórios

Relatórios convertem dados em documentos e são fornecidos em diferentes formas e tamanhos, embora todos sejam projetados para apresentar dados impressos. Eles fornecem métodos para formatar a aparência impressa dos dados da maneira que você considera mais eficiente para os seus objetivos.

Exemplo de relatório

Utilizando relatórios, você pode agrupar dados, realizar cálculos com base nesses dados, além de adicionar títulos e outras formatações para torná-los, mas significativos e fáceis de serem lidos.

Após a criação de um relatório, é possível salvar o seu formato para que ele possua a mesma aparência sempre que for impresso, mesmo se os dados forem alterados.


Questões

1. (2015 – FCC – SEFAZ-PI – Auditor Fiscal da Fazenda Estadual – Conhecimentos Gerais)

O modelo de dados mostrado na imagem a seguir apresenta o relacionamento (com integridade referencial) entre duas tabelas de um banco de dados criado com o Micro-soft Access 2010 em português. Após criar as tabelas Departamento e Funcionário no banco de dados criado no Microsoft Access 2010, em português, para gerar o modelo apresentado utilizou-se a opção

a) Relacionamentos da guia Modelos de Dados.

b) Dependências entre Objetos da guia Ferramentas de Banco de Dados.

c) Relações da guia Ferramentas de Banco de Dados.

d) Dependências da guia Modelagem de Dados.

e) Relações da guia Modelar Entidade-Re-lacionamento.

2. (2014 – FCC – SEFAZ-RJ – Auditor Fiscal da Receita Estadual)

Um funcionário ficou responsável pela ela-boração de um modelo de dados e criação de um banco de dados para a Receita Esta-dual. O banco de dados deve controlar os funcionários da Receita, os departamentos aos quais estão vinculados e os projetos nos quais estão alocados, de acordo com a des-crição:

I. A Receita está organizada em departa-mentos. Cada departamento tem um nome único, um número único e um funcionário que gerencia o departamento. Há, ainda, a data em que o funcionário começou a ge-renciar o departamento.

II. Um departamento controla vários proje-tos. Cada projeto tem um nome único, um único número e uma única data de início.

III. Cada empregado tem um número único de CPF, um número de seguro social, ende-reço, sexo, salário e data de nascimento.

IV. Todo empregado está alocado em um departamento, mas pode trabalhar em di-versos projetos, mesmo que controlados por diferentes departamentos. Controla--se o número de horas que cada emprega-do trabalha em cada projeto. Controla-se o supervisor direto de cada empregado, que supervisiona seu trabalho.

Considere que o banco de dados RECEITARJ já foi criado no Microsoft Access 2010 em português. Para criar a tabela FUNCIONA-RIO, cuja chave primária é CPF, é necessário acessar a guia

a) Criar, clicar em Inserir Tabela. Na jane-la que se abre, digitar FUNCIONARIO. Acessar a guia Design, clicar em Chave Primária. Em Nome do campo digitar CPF e definir o Tipo de Dados como In-dexado (duplicação não autorizada).

b) Ferramentas de Banco de Dados, clicar em Criar Tabela. Na janela que se abre, digitar FUNCIONARIO. Em Nome do campo digitar CPF e definir o Tipo de Dados. Acessar a guia Design, clicar em Chave Primária.

c) Design, clicar em Inserir Tabela. Na ja-nela que se abre, digitar FUNCIONARIO. Clicar em Chave Primária. Em Nome do campo digitar CPF e definir o Tipo de Dados como Indexado (duplicação não autorizada).

d) Criar, clicar em Tabela, escolher o Modo Design. Na janela que se abre, digitar FUNCIONARIO no campo Nome da ta-


bela. Na linha em que se encontra o símbolo da chave primária, digitar CPF em Nome do campo e definir o Tipo de Dados como Número.

e) Ferramentas de Banco de Dados, clicar em Inserir Tabela, escolher o Modo De-sign. Na janela que se abre, digitar FUN-CIONARIO. Em Nome do campo digitar CPF e definir o Tipo de Dados como In-dexado (duplicação não autorizada).

3. (2018 – FGV – SEFIN-RO – Contador)

No MS Access, o termo “tabela vinculada” estabelece

a) uma ligação dinâmica para uma tabela em um banco de dados externo.

b) uma cópia, atualizada periodicamente, de uma tabela em um banco de dados externo.

c) a definição da fonte de dados de um formulário.

d) entre seus atributos, uma chave estran-geira.

e) uma referência, em alguma chave es-trangeira, definida em outra tabela.

4. (2018 – FGV – SEFIN-RO – Auditor Fiscal de Tributos Estaduais)

No MS Access, a folha de propriedades de um relatório em modo Design contém um item denominado Fonte de Registro. Assi-nale a opção que apresenta o objetivo des-sa propriedade.

a) Estabelecer os tipos e tamanhos das le-tras exibidas pelo relatório.

b) Identificar a tabela e/ou consulta de origem dos dados que alimentam o re-latório.

c) Fornecer o endereço de rede do servi-dor no qual as tabelas vinculadas estão disponíveis.

d) Estabelecer o nome do formulário de coleta dos dados para o relatório.

e) Estabelecer o nome do banco de dados ao qual o relatório está vinculado.

5. (2018 – FGV – SEFIN-RO – Técnico Tributário)

Com relação ao uso de chaves primárias e índices em tabelas no MS Access, assinale V para a afirmativa verdadeira e F para a falsa.

( ) Um índice pode abranger mais de uma coluna da tabela.

( ) Não é permitido definir mais de um ín-dice do tipo Duplicação não autorizada na mesma tabela.

( ) Colunas incluídas numa chave primária não podem conter valores nulos.

Na sequência apresentada, as afirmativas são, respectivamente,

a) F – F – F. b) F – F – V. c) V – F – V. d) V – V – F. e) V – V – V.

6. (2018 – CESGRANRIO – Petrobras – Auditor Júnior)

No Brasil, os números telefônicos têm dois números que indicam o código de área e oito ou nove números que indicam o nú-mero do assinante. Desenvolvendo uma aplicação na área de trabalho do Microsoft Access, um programador desejava uma máscara de entrada para usar em um cam-po com o tipo de dado Texto Curto, com as seguintes propriedades:

• Os formatos básicos são “(XX)YYYYY--YYYY” ou “(XX) YYYY-YYYY”, onde X corresponde a algarismos do código de área, e Y, a algarismos do número de as-sinantes;

• o código de área é opcional; • os caracteres da máscara devem ser ar-

mazenados no campo; • a máscara deve ser preenchida da es-

querda para a direita.

Qual a máscara de entrada mais adequada para atender ao desejo do programador?



a) !\(00\)09999\-9999;1 b) !\(99\)90000\-0000;0 c) !\(99\)90000\-0000;1 d) \(00\)09999\-9999;0 e) \(99\)90000\-0000;1

7. (2017 – IBFC – POLÍCIA CIENTÍFICA-PR – Au-xiliar de Necropsia e Auxiliar de Perícia)

Um dos principais aplicativos da Microsoft, incluído no Microsoft Office, que permite criar Bancos de Dados como, por exemplo, um cadastro de análises, um controle de so-licitações de perícias e aplicações mais com-plexas, é o:

a) Publisher b) Visio c) Access d) OneNote e) Project

8. (2017 – IESES – Prefeitura de São José do Cerrito – SC – Bioquímico Farmacêutico)

A extensão “.mdb” está associada a qual programa:

a) Adobe Photoshop. b) Adobe Acrobat. c) Microsoft Design Builder. d) Microsoft Access.

9. (2017 – IBFC – AGERBA – Técnico em Regu-lação)

No Microsoft Office Access 2007 basicamen-te um arquivo de banco de dados possui ob-jetos tais como:

(1) Formulários.(2) Consultas.(3) Projetos.(4) Tabelas.

Assinale a alternativa correta.

a) da relação apresentada existem somen-te o 1, 2 e 3

b) da relação apresentada existem somen-te o 1, 2 e 4

c) da relação apresentada existem somen-te o 2, 3 e 4

d) da relação apresentada existem somen-te o 1, 3 e 4

e) da relação apresentada existem todos: de 1 a 4

Gabarito: 1. C 2. D 3. A 4. B 5. C 6. C 7. C 8. D 9. B

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