INOVAR e AGIR

O 5s na Seção de Comunicações

Karina Ferreira Rocha Castilho maio /2010

De tudo, ficaram três coisas: A certeza de que estamos sempre começando... A certeza de que precisamos continuar... A certeza de que seremos interrompidos antes

de terminar...

Portanto, devemos: Fazer da interrupção, um caminho novo... Da queda, um passo de dança... Do medo, uma escada... Do sonho, uma ponte... Da procura, um encontro...

Fernando Sabino

Dedicado às minhas famílias

a que Deus me presenteou: José, Elizete e Evandro a que Deus colocou em meu caminho: Daniel e Maria Eduarda

a que Deus me permitiu fazer parte: IBILCE

AGRADECIMENTOS

A Deus, pelo dom da vida e pelo sol que brilha a cada dia, trazendo mais disposição e alegria para renascer.

À minha família: Daniel e Maria Eduarda, meus pais José e Elizete e meu irmão Evandro, que compartilham, apóiam, escutam e vivem o meu dia-a-dia.

Aos amigos do IBILCE, cada um com seu valor especial e único conquistados durante esses 13 anos, pelo sorriso que sempre encontro.

Ao DCCE, Diretoria e Seção de Graduação, representados pelos servidores docentes e técnico-administrativos com os quais convivi, pelas oportunidades, aprendizados, conquistas e alegrias que me permitiram chegar até o presente.

Ao Diretor do Instituto Prof. Ceron e à Diretora Técnica Administrativa Maria pela confiança.

Aos colegas da Seção de Comunicações – Agnaldo e Morgado, à estagiária Milene e ao mensageiro Douglas pela dedicação, colaboração, disponibilidade, disposição e pelo sorriso diário sem os quais não seria possível seguir em frente.

Aos colegas da Diretoria de Serviço de Atividades Auxiliares e suas Seções/Setores e do STI pelo carinho e pronto atendimento.

Aos docentes, às secretárias de Departamentos e aos colegas da DTAd, DTA e suas Seções pela compreensão e colaboração diárias.

Aos colegas das demais Seções de Comunicações da Unesp e do CEDEM, os quais estou conhecendo aos poucos e estão sempre dispostos a orientar e esclarecer tantas dúvidas.

À Érika, Luiza, Mônica, Olga, Rachel e Silvia pela amizade que nos mantém tão perto, ainda que não estivermos juntas.

E ao Graça pelas horas de conversa e pela inesquecível risada ao telefone quando ouvia sobre as mudanças e que, hoje, acompanha o resultado de um outro plano.

INOVAR e AGIR – o 5s na Seção de Comunicações

Introdução

O método 5s surgiu no Japão após a segunda guerra mundial quando havia muita sujeira e as fábricas precisavam se organizar para enfrentar a chamada crise de competitividade.

A implantação desse método usado em gestão de qualidade visa atingir a excelência do atendimento realizado pela Seção de Comunicações do IBILCE e buscar o bem estar e conforto dos colaboradores.

O envolvimento de cada colaborador é indispensável e a implantação é constante, pois se trata de mudança de postura e hábitos diante das tarefas do dia-a-dia. Metodologia

O projeto INOVAR e AGIR é baseado no curso oferecido pelo SEBRAE – “D-Olho na Qualidade: o 5s para os pequenos negócios”. Foram feitas as adaptações necessárias para uma seção administrativa dentro da Universidade, porém, sem fugir do ideal do 5s.

O início da implantação foi pela “sala do protocolo e processos” e em seguida pela “sala do arquivo”, o que demanda um tempo maior para a conclusão.

O método se divide nos 5 sensos:

Seiri (整整): Senso de utilização - "separar o útil do inútil, eliminando o desnecessário".(*) Seiton (整整): Senso de organização - "identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente". Seiso (清清): Senso de limpeza - "manter um ambiente sempre limpo, eliminando as causas da sujeira e aprendendo a não sujar". Seiketsu (清清): Senso de saúde e higiene - "manter um ambiente de trabalho sempre favorável à saúde, higiene e bem estar". Shitsuke (躾): Senso de autodisciplina - "fazer dessas atitudes, ou seja, da metodologia, um hábito, transformando os 5s's num modo de vida".

* IMPORTANTE: a Seção de Comunicações é responsável pela guarda e arquivo de processos e documentos

da Instituição. O descarte de processos e documentos deve ser realizado de acordo com a Tabela de Temporalidade do Estado de São Paulo, respeitando os prazos e procedimentos. O descarte de documentos é diferente de descartar o desnecessário.

Inicialmente são realizadas reuniões com os colaboradores para apresentação do método. O SEBRAE disponibiliza textos, tabelas para acompanhamento e avaliação e modelos de cartazes. Após essa apresentação o ambiente é preparado com cartazes e textos que levam a motivação e informação aos colaboradores sobre qual momento do projeto estamos vivenciando.

Para o sucesso do projeto não podemos estabelecer um prazo uma vez que se trata de uma mudança cultural e o processo é único em cada colaborador. A prática é constante.

Recursos utilizados: não é necessário um grande investimento financeiro para a implantação do projeto. O material de consumo da Seção é suficiente para a confecção dos cartazes e planilhas. Na Seção de Comunicações do IBILCE foi necessário a troca de mobiliário e temos o objetivo de trocar as prateleiras da sala de arquivo por estantes deslizantes e as caixas de madeira por caixas de papelão branco, que vai otimizar o espaço e melhorar a conservação dos documentos.

Anexos: cartazes e definições

Resultados

Qualidade e agilidade do trabalho, disposição, bom humor e melhor relacionamento foram percebidas pelos usuários e pelos colaboradores da Seção desde o início da implantação.

Redução em até 50% de gastos com material de consumo e de re-trabalho.

Otimização do espaço físico.

Anexos: fotos do ambiente antes e atualmente. Conclusão

Tendo em vista que o método é uma constante e não há possibilidade de finalizar a implantação, podemos concluir que o objetivo vem sendo atingido e o envolvimento de cada colaborador tem ampliado. Texto do Resumo

O projeto INOVAR e AGIR – o 5s na Seção de Comunicações é baseado no curso oferecido pelo SEBRAE (www.ead.sebrae.com.br) – “D-Olho na Qualidade: o 5s para os pequenos negócios”. Foram feitas as adaptações necessárias para uma seção administrativa dentro da Universidade, porém, sem fugir do ideal do 5s - método que surgiu no Japão após a segunda guerra mundial quando havia muita sujeira e as fábricas precisavam se organizar para enfrentar a chamada crise de competitividade.

Através dos 5 sensos (descarte, organização, limpeza, higiene, autodisciplina) é possível criar um ambiente de trabalho mais organizado proporcionando agilidade, qualidade e bem estar. Palavras-chave

Inovação, bem estar, qualidade, atendimento, ação. Fontes:

www.ead.sebrae.com.br http://www.anvisa.gov.br/reblas/procedimentos/metodo_5S.pdf

DEFINIÇÕES

SEIRI: Senso de utilização (descarte)

Esse senso é de utilidade, ou seja, separar as coisas úteis das inúteis, dando um destino para aquelas que, no momento e no ambiente atual, não são mais úteis. Vale a pena esclarecer que inútil não significa que poderá ser jogado fora, e sim que no momento não tem utilidade naquele local específico. Pode ser encontrado no Brasil com os nomes: organização, utilização, seleção, classificação.

Descarte Físico : objetos e documentos reais e Descarte Virtual : arquivos (de texto, imagem ou sons) gravados em disquetes ou discos de microcomputadores. Descarte Intangível : Lembre-se que o descarte também pode, e deve, incluir coisas como: stress, sentimentos ruins, ressentimentos, preconceitos, etc. É o que chamamos de “Intangível”.

O Lema Senso de Utilização é: “Viva o essencial!”. Vantagens: � Liberação de equipamentos, documentos, bens móveis e materiais diversos; � Liberação de espaço físico; � Facilita para a organização; � Redução de tempo de procura; � Melhor visualização da área / local de trabalho; � Eliminar compras desnecessárias; � Maior satisfação pessoal; Vamos tirar o desnecessário do caminho. O que é inútil só atrapalha. É bom livrar-se do que não é útil em todos os locais da organização. Faça a sua parte. A idéia básica é separar o que é necessário do que é inútil em seu local de trabalho.

SEITON: Senso de organização (organização)

A ordem é "pesquisa de layout", de forma a encontrar um lugar para cada coisa e manter todas as coisas sempre em seus devidos lugares. A organização é a etapa que mais contribui para o "gerenciamento visual" . Pode ser encontrado no Brasil com os nomes: sistematização, arrumação. O conceito desse Senso é "identificar e arrumar tudo, para que qualquer pessoa possa localizar facilmente". Nesta fase é importante: • padronizar as nomenclaturas. • usar rótulos e cores vivas para identificar os objetos, seguindo um padrão. • guardar objetos diferentes em locais diferentes. • expor visualmente os pontos críticos, tais como extintores de incêndio, locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam atenção, etc. • determinar o local de armazenamento de cada objeto • onde for possível, eliminar as portas. • Não deixar objetos ou móveis no meio do caminho, atrapalhando a locomoção no local. Vantagens:

� Menor tempo de busca do que é preciso para operar, ler, enviar, etc. � Menor necessidade de controles de estoque e produção. � Facilita transporte interno, controle de documentos, arquivos ou pastas, além de facilitar a

execução do trabalho no prazo. � Evita a compra de materiais e componentes desnecessários ou repetidos ou danos a

materiais ou produtos armazenados. � Maior racionalização do trabalho, menor cansaço físico e mental, melhor ambiente. � Melhor disposição dos móveis e equipamentos. � Facilitação da limpeza do local de trabalho.

SEISO: Senso de respeito (limpeza)

Esse senso é de respeito a tudo que está ao nosso redor - Objetos, equipamentos, instalações - e às pessoas. Terminada a etapa do senso de utilização, ficou somente o útil, e este deverá ser respeitado, pois qdo for preciso deverá cumprir seu propósito. Pode ser encontrado no Brasil com os nomes: inspeção, zelo. CONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE SEMPRE LIMPO, ELIMINANDO AS CAUSAS DA SUJEIRA E APRENDENDO A NÃO SUJAR” O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona: • Maior produtividade das pessoas, máquinas e materiais, evitando o retrabalho. • Evita perdas e danos de materiais e produtos. Para isto, é importante que o pessoal tenha consciência e habitue-se a: • Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para que o próximo a usar encontre-o limpo. • aprender a não sujar e eliminar as causas da sujeira. • definir responsáveis por cada área e sua respectiva função. • manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na melhor condição de uso possível. • Após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado para o próximo utilitário. • Cuidar para que se mantenha limpo o local de trabalho, dando atenção para os cantos e para cima, pois ali acumula-se muita sujeira. • Não jogar lixo ou papel no chão. • Dar destino adequado ao lixo, quando houver.

SEIKETSU: Senso de higiene (asseio)

Higiene é o senso para melhorar a qualidade de vida das pessoas. Nele são praticados todos os sensos anteriores, na vida pessoal e no ambiente, para garantir uma melhor qualidade de vida. Pode ser encontrado no Brasil com os nomes: padronização, saúde, aperfeiçoamento, asseio. CONCEITO: "MANTER UM AMBIENTE DE TRABALHO SEMPRE FAVORÁVEL A SAÚDE E HIGIENE". O pessoal deve ter consciência da importância desta fase, tomando um conjunto de medidas: • ter os três S's previamente implantados. • Capacitar o pessoal para avaliar se os conceitos estão sendo aplicados realmente e corretamente • eliminar as condições inseguras de trabalho, evitando acidentes ou manuseios perigosos • humanizar o local de trabalho numa convivência harmônica. • difundir material educativo sobre a saúde e higiene. • respeitar os colegas como pessoas e como profissionais, • colaborar, sempre que possível, com o trabalho do colega. • cumprir horários. • entregar documentos ou materiais requisitados no tempo hábil. • não fumar em locais impróprios, etc. As vantagens são: • melhor segurança e desempenho do pessoal. • Prevenção de danos à saúde dos que convivem no ambiente. • Melhor imagem da empresa internamente e externamente. • Elevação do nível de satisfação e motivação do pessoal para com o trabalho.

SHITSUKE: Senso de autodisciplina (ordem mantida)

Autodisciplina significa autocontrole, nova atitude para ter e manter as habilidades de fazer as coisas certas. Argumentar sobre o caminho percorrido até o momento, os benefícios obtidos e a importância da continuidade. Uma vez obtido o comprometimento de todos os envolvidos, cumprir rigorosamente as regras. CONCEITO: "fazer dessas atitudes um hábito, transformando os 5s's num modo de vida". Atitudes importantes: • Usar a criatividade no trabalho, nas atividades. • Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho. • Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas. • Treinar o pessoal com paciência e persistência, conscientizando-os para os 5s's . • De tempos em tempos aplicar os 5s's para avaliar os avanços. Com o tempo, a implantação do programa traz benefícios: • Reduz a necessidade constante de controle. • Facilita a execução de toda e qualquer tarefa/operação. • Evita perdas oriundas de trabalho, tempo, utensílios, etc. • Traz previsibilidade do resultado final de qualquer operação. • Os produtos ficam dentro dos requisitos de qualidade, reduzindo a necessidade de controles, pressões, etc.

CARTAZES

FOTOS