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Instrução Normativa CGM n.º 38, de 04 setembro de 2015

INSTRUÇÃO NORMATIVA CGM N.º 038, DE 04 DE SETEMBRO DE 2015

SUMÁRIO

CAPÍTULO I - DAS LICITAÇÕES E CONTRATAÇÕES DIRETAS ............................... 6

Seção I - Das Definições .................................................................................... 6

Seção II - Da Abertura do Protocolo e do Trâmite do Processo Licitatório ......... 6

Seção III - Da Abertura do Protocolo e do Trâmite dos Procedimentos de Contratação Direta ............................................................................................ 10

Seção IV - Das Disposições Gerais .................................................................. 15

CAPÍTULO II - DAS ALTERAÇÕES CONTRATUAIS ................................................. 16

Seção Única - Da Abertura do Protocolo e do Trâmite dos Procedimentos de Alteração Contratual ......................................................................................... 16

CAPÍTULO III - DO PROCESSO ELETRÔNICO ........................................................ 19

Seção I - Da Institucionalização do SE Suite .................................................... 19

Seção II - Do Cadastro de Usuários ................................................................. 19

Seção III - Da Atualização do Sistema .............................................................. 20

Seção IV - Da Avaliação dos Usuários ............................................................. 20

Seção V - Da Guarda e Preservação dos Dados.............................................. 21

Seção VI - Da Responsabilidade dos Usuários ................................................ 22

CAPÍTULO IV - DOS EMPENHAMENTOS, LIQUIDAÇÕES E PAGAMENTOS ......... 22

Seção Única - Das Definições .......................................................................... 22

CAPÍTULO V - DA EXECUÇÃO DO WORKFLOW DE EMPENHAMENTO DA DESPESA ......................................................................................................... 23

Seção I - Da Utilização do SE Suite .................................................................. 23

Seção II - Da Inicialização das Instâncias ......................................................... 24

CAPÍTULO V - DA EXECUÇÃO DO WORKFLOW DE LIQUIDAÇÃO ........................ 26

Seção I - Da Utilização do SE Suite .................................................................. 26

Seção II - Da Inicialização das Instâncias ......................................................... 27

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Seção III - Da Consolidação dos Documentos em um Arquivo Único no formato Portable Document Format - PDF..................................................................... 28

Seção IV - Da Retenção do INSS ..................................................................... 30

Seção V - Das Demais Retenções.................................................................... 31

Seção VI - Da Aprovação do Recebimento do Bem ou Serviço pelos Fiscais de Contrato ............................................................................................................ 31

Seção VII - Do Mês de Competência para a Apresentação Documental .......... 33

Seção VIII - Da Liquidação e Pagamento Dentro do Exercício Financeiro ....... 33

Seção IX - Da Análise para Liquidação ............................................................ 33

Seção X - Dos Prazos para Pagamento ........................................................... 34

Seção XI - Dos Pagamentos com Cheque ....................................................... 36

Seção XII - Das Disposições Gerais ................................................................. 37

CAPÍTULO VI – DAS DISPOSIÇÕES FINAIS ............................................................. 37

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ORGANIZAÇÃO DOS ANEXOS

Anexo 01 - Roteiro do Andamento do Processo de Licitação

Anexo 02 - Posição dos Documentos no Protocolo de Licitação

Anexo 03 - Pedido de Licitação

Anexo 04 - Termo de Referência

Anexo 05 - Declaração de Consulta ao Cadastro de Impedidos de Licitar

Anexo 06 - Roteiro do Andamento do Processo de Contratação Direta

Anexo 07 - Posição dos Documentos no Protocolo de Contratação Direta

Anexo 08 - Pedido de Contratação Direta

Anexo 09 - Roteiro do Andamento do Processo de Alteração Contratual

Anexo 10 - Posição dos Documentos no Protocolo de Alteração Contratual

Anexo 11 - Pedido de Alteração Contratual

Anexo 12 - Fluxograma do Processo de Empenhamento da Despesa

Anexo 13 - Manual do Workflow do Processo Empenhamento da Despesa

Anexo 14 - Posição dos Documentos na Digitalização dos Processos de Empenhamento, Liquidação e Pagamento

Anexo 15 - Documentos Necessários ao Empenhamento, à Liquidação e ao Pagamento

Anexo 16 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Aquisição de Bens

Anexo 17 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Prestação de Serviços

Anexo 18 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Obras e Serviços de Engenharia

Anexo 19 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Indenizações, Restituições, Sentenças e Outras Decisões Judiciais

Anexo 20 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Despesas que Necessitam de Documentos Especiais

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Anexo 21 - Manual do Workflow do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento

Anexo 22 - Justificativa para Realização de Pagamento por Meio de Cheque

Anexo 23 - Relatório de Inspeção In Loco

Anexo 24 - Autorização de Subcontratação

Anexo 25 - Planilha de Controle de Alteração Contratual

Anexo 26 - Atestado de Desconto - Sistema de Registro de Preços

Anexo 27 - Extrato de Contrato

Anexo 28 - Extrato de Aditamento de Contrato

Anexo 29 - Extrato de Convênio

Anexo 30 - Extrato de Ata de Registro de Preços

Anexo 31 - Extrato de Dispensa de Licitação

Anexo 32 - Extrato de Inexigibilidade de Licitação

Anexo 33 - Extrato de Empenho

Anexo 34 - Extrato de Rescisão de Contrato

Anexo 35 - Autorização para Adiantamento de Pequenas Despesas

Anexo 36 - Controle de Lotes

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INSTRUÇÃO NORMATIVA CGM N.º 038, DE 04 DE SETEMBRO DE 2015

“Estabelece normas e procedimentos para a formalização da Licitação, da Dispensa de Licitação, da Inexigibilidade de Licitação e dos Pedidos de Alteração Contratual, institui o SE Suite para a execução do workflow de empenhamento e do workflow de liquidação da despesa e autorização do pagamento, estabelece normas e procedimentos para disciplinar os fluxogramas dos processos e a tramitação das instâncias, fixa os documentos necessários às 03 (três) fases de realização da despesa, e dá outras providências”.

A CONTROLADORA GERAL DO MUNICÍPIO DE PINHAIS, no uso de suas atribuições legais e,

Considerando o art. 3.º, Incisos X e XII, da Lei Municipal n.º 945/2009, que atribuiu à Controladoria a competência de organizar os serviços de controle interno e regulamentar as atividades de controle através de normas, rotinas e procedimentos a serem implementados pela administração municipal;

Considerando as necessidades dos Departamentos/Divisões de Administração das Secretarias Municipais, das Comissões Permanentes de Licitação, designadas nesta Instrução Normativa por Comissões Permanentes, e do Departamento de Compras e Licitações, da Secretaria Municipal de Administração;

Considerando as necessidades do Departamento de Orçamento, do Departamento de Contabilidade e do Departamento Financeiro, da Secretaria Municipal de Finanças, estes últimos responsáveis, respectivamente, pelo Empenhamento, Liquidação, Emissão da Ordem de Pagamento, e pelo Pagamento; e

Considerando as atribuições da Controladoria Geral do Município de integrar o uso da tecnologia da informação nas ações de gestão e aprimorar e padronizar processos de trabalho e instrumentos de controle com vistas ao Aperfeiçoamento da Gestão, nos termos dos art. 10 e 11 do Decreto Municipal n.º 1924/2015,

ESTABELECE:

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CAPÍTULO I - DAS LICITAÇÕES E CONTRATAÇÕES DIRETAS

Seção I - Das Definições

Art. 1.º Licitação é o procedimento pelo qual a Administração seleciona a proposta mais vantajosa para contratar o objeto de seu interesse, através das modalidades previstas no art. 22 da Lei Federal n.º 8.666/1993 e no art. 1º da Lei Federal n.º 10.520/2002, observando os princípios básicos da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são correlatos.

Art. 2.º Dispensa de Licitação é o procedimento pelo qual a Administração seleciona a proposta mais vantajosa, contratando diretamente o objeto de seu interesse, com base na autorização do Art. 24 da Lei Federal n.º 8.666/1993.

Art. 3.º Inexigibilidade de Licitação é o procedimento pelo qual a Administração, constatando a inviabilidade de competição, contrata diretamente o objeto de seu interesse, com base na autorização do Art. 25 da Lei Federal n.º 8.666/1993.

Seção II - Da Abertura do Protocolo e do Trâmite do Processo Licitatório

Art. 4.º A aquisição de bem ou serviço através de processo licitatório deverá seguir o trâmite fixado no Anexo 01 - Roteiro do Andamento do Processo de Licitação.

§ 1.º Os documentos serão incluídos no protocolo na ordem indicada no Anexo 02 - Posição dos Documentos no Protocolo de Licitação.

Art. 5.º Os requerimentos de realização de processo licitatório serão elaborados através do preenchimento integral do Anexo 03 - Pedido de Licitação.

§ 1.º O Anexo 03 - Pedido de Licitação e seus anexos (Anexo 1 - Do Ordenador, Anexo II - Da Dotação e Anexo III Dos Produtos) serão preenchidos exclusivamente por meio do formulário eletrônico existente no Sistema de Procedimentos de Execução da Despesa - SIPED.

§ 2.º Ao “Pedido de Licitação” devidamente preenchido, juntar-se-á:

I - a “Requisição de Compra”, extraída do sistema Atende.net - Almoxarifado Web;

II - o Documento “Descrição Detalhada do Objeto”, ou “Termo de Referência” para os casos de Pregão;

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III - os 03 (três) orçamentos por bem ou serviço que se quer adquirir, salvo quando adotado o sistema referencial de preços e com a devida justificativa; e

IV - a planilha de cotação de preços, extraída do sistema Atende.net - Almoxarifado Web.

§ 3.º A “Descrição Detalhada do Objeto” e o “Termo de Referência” são documentos que servirão de base à Comissão Permanente de Licitação para a elaboração do edital de licitação e seus anexos e deverão conter as seguintes informações:

I - indicação da necessidade de utilização do sistema de registro de preços;

II - especificações e quantitativos sobre o objeto que se pretende adquirir, detalhando-se a quantidade de bem ou serviço destinado a cada uma das Secretarias / Procuradoria / Controladoria / Coordenadoria, quando se tratar de licitação que envolva mais de um Órgão;

III - documentos complementares ou específicos a serem exigidos das licitantes para participação na licitação;

IV - documentos a serem exigidos da licitante vencedora;

V - prazos e condições de entrega do objeto que se pretende adquirir;

VI - obrigações da contratada;

VII - definição dos critérios para apresentação de amostras, se for o caso;

VIII - condições, prazos e documentos exigidos para o pagamento do bem entregue ou do serviço prestado; e

IX - outras condições gerais do ajuste ou acordo.

§ 4.º Para a elaboração do “Termo de Referência”, deverá ser utilizado o modelo-padrão fixado no Anexo 04.

§ 5.º A “Descrição Detalhada do Objeto” e o “Termo de Referência” deverão ser assinados pelos servidores responsáveis pela sua elaboração e também pelo ordenador de despesa.

§ 6.º O Órgão solicitante obterá junto ao seu Departamento/Divisão de Administração o número da dotação orçamentária e do código reduzido referentes ao bem ou serviço que pretende adquirir.

Art. 6.º Os Protocolos de Licitação deverão ser abertos pelo Órgão solicitante em nome da requerente “Prefeitura Municipal de Pinhais”.

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§ 1.º Na abertura do Protocolo no Sistema Atende.Net - Protocolo Web, deve-se utilizar o Assunto n.º 72 (“Procedimento de Aquisição”) e o Sub-Assunto n.º 1 (“Pedido de Licitação”).

§ 2.º O requerimento na folha de rosto/ficha de abertura do protocolo conterá a descrição do bem ou serviço que se pretende adquirir.

§ 3.º Os documentos serão anexados à capa do protocolo através do grampo-trilho, e jamais com a utilização de grampeador. O grampo-trilho deverá ser colocado na capa do protocolo, e não na sua contra-capa, de modo a facilitar a juntada de novos documentos.

§ 4.º As folhas dos protocolos serão numeradas seqüencialmente e rubricadas, nos termos do § 4.º do art. 21 da Lei Municipal n.º 637/2004.

§ 5.º Alcançadas as 200 (duzentas) páginas no primeiro volume do protocolo, providenciar-se-á a abertura de novo volume, informando o ocorrido através de despacho, e apensando-se o segundo volume ao primeiro, e assim por diante conforme a necessidade de abertura de novos volumes.

Art. 7.º Respeitado o “Planejamento de Execução Orçamentária Anual”, o Órgão solicitante abrirá o Protocolo de Licitação, nele juntados o “Pedido de Licitação”, a “Requisição de Compras”, a “Descrição Detalhada do Objeto”, ou “Termo de Referência”, os 03 (três) Orçamentos, a Planilha de Cotação de Preços e demais documentos necessários, enviando toda a documentação protocolizada ao Departamento de Compras e Licitações, da Secretaria Municipal de Administração.

Parágrafo Único. Na mesma ocasião, o Órgão solicitante deverá enviar e-mail ao Departamento de Compras e Licitações ([email protected]) com os arquivos digitais do “Pedido de Licitação”, da “Descrição Detalhada do Objeto”, ou do “Termo de Referência”, e demais anexos necessários à confecção do Instrumento Convocatório.

Art. 8.° Após a análise da documentação protocolizada e enviada por e-mail, o Departamento de Compras e Licitações enviará o Protocolo de Licitação ao Departamento de Orçamento, da Secretaria Municipal de Finanças.

§ 1.º Na Secretaria Municipal de Finanças, o Diretor do Departamento de Orçamento confirmará, por Despacho, a adequação orçamentária e financeira do “Pedido de Licitação” com a Lei Orçamentária Anual - LOA, bem como sua compatibilidade com a Lei de Diretrizes Orçamentárias - LDO e com o Plano Plurianual - PPA, e ainda a adequação do gasto com o elemento de despesa indicado de acordo com o Plano de Contas da Despesa divulgado pelo TCE/PR, tais quais declarados pelo Órgão solicitante, nos termos do Art. 16, Inciso II, da Lei de Responsabilidade Fiscal.

§ 2.º O reconhecimento do ativo imobilizado se dará nos termos do Decreto Municipal nº 573/2013 e das Instruções Normativas da Secretaria Municipal de Administração, não sendo permitido utilizar a categoria econômica despesa de capital

mailto:[email protected]

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para aquisição de bens não classificados como permanentes, cabendo ao Departamento de Orçamento verificar o atendimento desse dispositivo.

§ 3.º Não sendo possível confirmar a declaração do Órgão solicitante, o Departamento de Orçamento devolver-lhe-á o Protocolo, apontando o ocorrido através de Despacho.

§ 4.º O Despacho mencionado nos §§ 1.º e 3.º será assinado pelo Diretor do Departamento de Orçamento e pelo Secretário Municipal de Finanças.

§ 5.º Em caráter excepcional a licitação terá continuidade sem a existência de saldo orçamentário, mediante a abertura de protocolo de solicitação de crédito adicional, devendo o Departamento de Orçamento atestar sua viabilidade através de Despacho.

§ 6.º Cabe ao Órgão solicitante juntar ao processo a cópia da lei/decreto de crédito adicional tão logo seja publicado, sendo imprescindível para a homologação do processo.

Art. 9.º Confirmada a adequação orçamentária e financeira do “Pedido de Licitação” com a LOA e sua compatibilidade com o PPA e a LDO, o Departamento de Orçamento encaminhará o Protocolo ao Departamento de Compras e Licitações para que este providencie junto ao Prefeito Municipal a autorização para a realização do processo licitatório.

Art. 10. Com a autorização do Prefeito Municipal, a Comissão Permanente de Licitação efetuará a reserva da dotação orçamentária no Sistema ATENDE.NET e, de acordo com a “Descrição Detalhada do Objeto” ou “Termo de Referência”, sugerirá a modalidade de licitação a ser empregada e elaborará a minuta do edital de licitação, a minuta do contrato e demais anexos.

§ 1.º Mediante Despacho no Protocolo de Licitação, o Presidente da Comissão Permanente de Licitação competente consignará a realização da reserva de dotação orçamentária, ou justificará a impossibilidade de fazê-la.

§ 2.º Revogada ou cancelada a licitação, o Protocolo de Licitação deverá retornar à Comissão Permanente de Licitação competente para que encerre a reserva de dotação no Sistema Atende.Net, consignando tal fato em Despacho no Protocolo.

§ 3.º A Comissão Permanente de Licitação competente submeterá a Minuta do Edital de Licitação, a Minuta do Contrato e demais Anexos à apreciação do Órgão solicitante, para a verificação de eventuais incorreções na parte técnica da documentação e para que os membros das Comissões Técnicas de Fiscalização ou o Fiscal de Contrato indicados e o Ordenador de Despesa atestem estar de acordo com os dispositivos do Ato Convocatório.

§ 4.º Finalizada a elaboração da minuta do edital de licitação, da minuta do contrato e dos demais anexos, a Comissão Permanente de Licitação competente

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submeterá tais documentos à análise da Procuradoria Geral do Município, que analisará também a juridicidade, a legalidade, o interesse público e a motivação da licitação, entre outros.

Art. 11. Com o Parecer Jurídico favorável da Procuradoria Geral do Município, a Comissão Permanente de Licitação dará início à fase externa do processo licitatório.

Art. 12.º O Departamento de Compras e Licitações deve verificar, antes de adjudicar o objeto ao vencedor da licitação/contratação direta, se o vencedor está apto a licitar/contratar com a Administração Pública em âmbito nacional, estadual e municipal, consultando pelo menos o Cadastro de Fornecedores Impedidos de Licitar e Contratar do TCE/PR e o Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS) da Controladoria Geral da União.

§ 1º O processo de licitação conterá Declaração elaborada pelo Departamento de Compras e Licitações, nos termos do Modelo estabelecido no Anexo 05 - Declaração de Consulta ao Cadastro de Impedidos de Licitar, constando a informação de que os cadastros mencionados no caput deste artigo foram consultados previamente à adjudicação ao vencedor do certame, de modo a prevenir a contratação de pessoas físicas ou jurídicas impedidas.

Art. 13. Após a publicação do Edital de Classificação de Licitantes, o Protocolo de Licitação é encaminhado à Procuradoria Geral do Município para a emissão de Parecer Jurídico.

Art. 14. Com a manifestação da Procuradoria Geral, o Protocolo de Licitação será encaminhado ao Prefeito Municipal para a adjudicação do objeto e ou a homologação do processo licitatório, conforme o caso.

Art. 15. Adjudicado o objeto e ou homologada a licitação pelo Prefeito Municipal, com a assinatura do respectivo Contrato e publicação de seu Extrato (se for o caso), a Comissão Permanente disponibilizará à Secretaria solicitante os documentos necessários ao Empenhamento, salvando-os no endereço K:\Geral\Documentos de Licitação, por fim, encerrará e arquivará o protocolo de licitação.

Seção III - Da Abertura do Protocolo e do Trâmite dos Procedimentos de Contratação Direta

Art. 16. A aquisição de bem ou serviço através de procedimento de contratação direta (dispensa ou de inexigibilidade de licitação) deverá seguir o trâmite fixado no Anexo 06 - Roteiro do Processo de Contratação Direta.

§ 1.º Os documentos serão incluídos no protocolo na ordem indicada no Anexo 07 - Posição dos Documentos no Protocolo de Contratação Direta.

§ 2.º Todos os documentos anexados aos processos de dispensa e de inexigibilidade de licitação deverão ser apresentados em via original ou cópia autenticada por Tabelião ou por funcionário desta administração, esta última

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autenticação será feita mediante apresentação da cópia acompanhada do respectivo original para conferência.

Art. 17. Os requerimentos de realização de processo de Contratação Direta serão elaborados através do preenchimento integral do Anexo 08 - Pedido de Contratação Direta.

§ 1.º O Anexo 08 - Pedido de Contratação Direta e seus anexos (Anexo 1 - Do Ordenador, Anexo II - Da Dotação e Anexo III Dos Produtos) serão preenchidos exclusivamente por meio do formulário eletrônico existente no Sistema de Procedimentos de Execução da Despesa - SIPED.

§ 2.º O Órgão solicitante obterá junto ao seu Departamento/Divisão de Administração o número da dotação orçamentária e do código reduzido referentes ao bem ou serviço que pretende adquirir.

Art. 18. Os Protocolos de Contratação Direta deverão ser abertos pelo Órgão solicitante em nome da requerente “Prefeitura Municipal de Pinhais”.

§ 1.º Na abertura do Protocolo no Sistema Atende.Net - Protocolo Web, deve-se utilizar o Assunto n.º 72 (“Procedimento de Aquisição”) e o Sub-Assunto n.º 6 (“Pedido de Compra Direta”).

§ 2.º O requerimento na Folha de Rosto/Ficha de Abertura do Protocolo conterá a descrição do bem ou serviço que se pretende adquirir.

§ 3.º Os documentos serão anexados à capa do Protocolo através do grampo-trilho, e jamais com a utilização de grampeador. O grampo-trilho deverá ser colocado na capa do Protocolo, e não na sua contra-capa, de modo a facilitar a juntada de novos documentos.

§ 4.º As folhas dos Protocolos serão numeradas seqüencialmente e rubricadas, nos termos do § 4.º do art. 21 da Lei Municipal n.º 637/2004.

Art. 19. Respeitado o “Planejamento de Execução Orçamentária Anual”, o Órgão interessado abrirá o Protocolo de Contratação Direta, ao qual juntará os seguintes documentos:

I - a Folha de Rosto/Ficha de Abertura do Protocolo;

II - o “Pedido de Contratação Direta”;

III - a “Requisição de Compra”, extraída do Sistema Atende.Net - Almoxarifado Web;

IV - os 03 (três) orçamentos de particulares consultados, se for o caso de Dispensa de Licitação pelo Limite Legal (Art. 24, Inciso I e II, Lei n.º 8.666/1993), sem

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prejuízo do cadastro do bem ou serviço e de sua cotação de preço no Sistema Atende.Net - Almoxarifado Web;

V - a consulta prévia da relação das empresas suspensas ou impedidas de licitar ou contratar com a administração pública, referente ao Cadastro de Fornecedores Impedidos de Licitar e Contratar do TCE/PR e ao Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS) da Controladoria Geral da União;

VI - a Justificativa do Preço, para os casos não enquadrados no Art. 24, Incisos I e II, Lei n.º 8.666/1993, nos termos do Parágrafo Único de seu Art. 26;

VII - a planilha de cotação de preços, extraída do Sistema Atende.Net - Almoxarifado Web, com exceção dos casos de Inexigibilidade de Licitação (Art. 25, Lei n. n.º 8.666/1993);

VIII - a Cópia do Parecer da Comissão de Capacitação, autorizando a realização da Capacitação e Treinamento, salvo os casos de Capacitação ou Treinamento para os Professores da Rede Municipal de Ensino, para os Conselheiros Tutelares e para os Conselheiros dos Conselhos Municipais de Assistência Social - CMAS e dos Direitos da Criança e do Adolescente - CMDCA;

IX - as Certidões Negativas de Débitos de Tributos Municipais da Fazenda Pública de Pinhais, de Tributos Municipais expedida pelo Município Sede da Contratada, de Tributos Estaduais expedida pelo Estado Sede da Contratada, de Tributos Federais e Dívida Ativa da União (esta CND abrange as Contribuições Previdenciárias), e as Certidões de Regularidade Trabalhista e do FGTS do particular que se pretende contratar;

X - a Cópia do Contrato Social ou Estatuto do particular (pessoa jurídica) que se pretende contratar, devidamente atualizado; e

XI - Demais Documentos Necessários à Dispensa ou à Inexigibilidade de Licitação, de acordo com o enquadramento no Art. 24 ou 25 da Lei Federal n.º 8.666/1993.

§ 1.º A Justificativa de Preço nas contratações diretas é requisito legalmente exigido tanto pela Lei Federal 8.666/93 quanto pela Lei Estadual 15.608/2007, o objetivo do referido documento é demonstrar que, embora dispensável ou inexigível a licitação, a Administração Pública está agindo de forma a garantir o cumprimento do Princípio da Economicidade, obtendo o produto ou contratando o serviço pelo menor valor possível ou, no máximo, pelo valor de mercado. A Justificativa do Preço visa então afastar a possibilidade de aquisições e contratações superfaturadas.

§ 2.º Nos casos de Inexigibilidade de Licitação, a justificativa há de fazer-se de acordo com os preços cobrados pelo fornecedor ou prestador exclusivo em contratos firmados com outras pessoas físicas ou jurídicas. A demonstração da compatibilidade dos preços praticados pela própria empresa contratada deve constar

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dos autos acompanhada de documentos e informações que atestem que o preço proposto pela contratada seja equivalente aos demais por ela mesma cobrados de outros clientes, sendo que tal demonstração pode ser feita mediante a juntada de folders ou de informações constantes nos sites do fornecedor a respeito dos preços por ele praticados, ou ainda cópias de contratos ou notas de empenho, a serem enviados pelo fornecedor, referente a contratações anteriormente realizadas com outros órgãos públicos, etc.

Art. 20. Aberto o protocolo de contratação direta e nele juntados os documentos necessários, o órgão solicitante enviará o protocolo ao Departamento de Compras e Licitações, da Secretaria Municipal de Administração.

Art. 21. Nas contratações diretas para locação de imóveis os documentos previstos no Item 10 do Anexo 07 - Posição dos Documentos no Protocolo de Contratação Direta incluem obrigatoriamente um laudo de avaliação/vistoria atualizado contendo o detalhamento do estado de conservação do imóvel. Referido documento é indispensável para evidenciar as reformas e reparos que a Prefeitura deverá realizar no término do contrato de locação e devolução do imóvel ao proprietário.

Art. 22. Após a análise da documentação protocolizada, o Departamento de Compras e Licitações enviará o protocolo à Procuradoria Geral, para emissão de Parecer Jurídico acerca da contratação direta.

Art. 23. Emitido Parecer Jurídico favorável à contratação direta, a Procuradoria Geral enviará o protocolo ao Departamento de Orçamento, da Secretaria Municipal de Finanças.

§ 1.º Na Secretaria Municipal de Finanças, o Diretor do Departamento de Orçamento confirmará, por Despacho, a adequação orçamentária e financeira do “Pedido de Contratação Direta” com a Lei Orçamentária Anual - LOA, bem como sua compatibilidade com a Lei de Diretrizes Orçamentárias - LDO e com o Plano Plurianual - PPA, e ainda a adequação do gasto com o elemento de despesa indicado de acordo com o Plano de Contas da Despesa divulgado pelo TCE/PR, tais quais declarados pelo Órgão solicitante, nos termos do Art. 16, Inciso II, da Lei de Responsabilidade Fiscal.

§ 2.º Não sendo possível confirmar a declaração do Órgão solicitante, o Departamento de Orçamento devolver-lhe-á o Protocolo, apontando o ocorrido através de Despacho.

§ 3.º O Despacho mencionado nos §§ 1.º e 2.º será assinado pelo diretor do Departamento de Orçamento e pelo Secretário Municipal de Finanças.

Art. 24. Confirmada a adequação orçamentária e financeira do “Pedido de Contratação Direta” com a LOA e sua compatibilidade com o PPA e a LDO, o Protocolo será enviado à Gerência de Compras, do Departamento de Compras e Licitações, da Secretaria Municipal de Administração, que lançará o procedimento no Sistema Atende.Net e realizará a reserva da dotação orçamentária, além de efetuar o

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controle do valor do “objeto acumulado” nos casos de Dispensa de Licitação pelo Limite Legal (Art. 24, Incisos I e II, da Lei n.º 8.666/1993).

§ 1.º Mediante Despacho no Protocolo, o responsável pela Gerência de Compras consignará a realização da reserva de dotação orçamentária, ou justificará a impossibilidade de fazê-la, assim como registrará o controle do valor do “objeto acumulado” nos casos de Dispensa de Licitação pelo Limite Legal.

§ 2.º Revogado ou anulado o procedimento, o Protocolo deverá retornar à Gerência de Compras para que encerre a reserva de dotação no Sistema Atende.Net, consignando tal fato em Despacho no Protocolo.

Art. 25. O Departamento de Compras e Licitações deve verificar, antes de adjudicar o objeto da contratação direta, se o fornecedor está apto a licitar/contratar com a Administração Pública em âmbito nacional, estadual e municipal, consultando pelo menos o Cadastro de Fornecedores Impedidos de Licitar e Contratar do TCE/PR e o Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS) da Controladoria Geral da União.

§ 1º O processo de contratação direta conterá Declaração elaborada pelo Departamento de Compras e Licitações, nos termos do Modelo estabelecido no Anexo 05 - Declaração de Consulta ao Cadastro de Impedidos de Licitar, constando a informação de que os cadastros mencionados no caput deste artigo foram consultados previamente à adjudicação do objeto, de modo a prevenir a contratação de pessoas físicas ou jurídicas impedidas.

Art. 26. Após a manifestação da Gerência de Compras, o protocolo será remetido ao Prefeito Municipal para a ratificação da dispensa ou da inexigibilidade de licitação.

§ 1.º Após a ratificação da Dispensa de Licitação pelo Limite Legal, a Gerência de Compras disponibilizará ao Órgão solicitante a cópia da ratificação e de outros documentos necessários ao Empenhamento, salvando-os no endereço K:\Geral\Documentos de Licitação e, por fim, encerrará e arquivará o Protocolo de Contratação Direta.

§ 2.º Após a ratificação da Dispensa de Licitação não enquadrada no Art. 24, Incisos I e II da Lei n.º 8.666/1993, e da Inexigibilidade de Licitação, a Gerência de Compras providenciará a publicação do respectivo Extrato e, em seguida, disponibilizará ao Órgão solicitante os documentos necessários ao Empenhamento, salvando-os no endereço K:\Geral\Documentos de Licitação, e, por fim, encerrará e arquivará o Protocolo de Contratação Direta.

Art. 27. Acaso haja a necessidade de emissão de Termo de Contrato, uma vez ratificada a Dispensa ou a Inexigibilidade de Licitação, durante as providências de publicação do respectivo Extrato, o Protocolo será encaminhado à Procuradoria Geral para a análise e a emissão de Parecer Jurídico acerca daquele documento.

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Parágrafo Único. Após a emissão de Parecer Jurídico favorável, a assinatura do Contrato e a publicação de seu respectivo Extrato, a Gerência de Compras disponibilizará este último documento ao Órgão solicitante, salvando-o no endereço K:\Geral\Documentos de Licitação.

Seção IV - Das Disposições Gerais

Art. 28. A Gerência de Compras informará ao órgão solicitante e às Comissões Permanentes sempre que verificar a existência de mais de um processo licitatório iniciado ou planejado para aquisição do mesmo bem ou serviço, para centralizar a realização do procedimento e evitar o “fracionamento do objeto”, se for o caso.

Art. 29. Após a adjudicação do objeto e ou a homologação da licitação, ou da publicação do Extrato de Dispensa ou de Inexigibilidade de Licitação, os Contratos e Atas de Registro de Preços deverão ser juntados aos Protocolos de Licitação, de Dispensa ou de Inexigibilidade de Licitação, conforme o caso.

Art. 30. Todas as funcionalidades do Módulo Compras do Sistema Atende.Net deverão ser utilizadas na realização dos procedimentos de licitação, de dispensa e de inexigibilidade de licitação, incluindo a cotação do preço dos bens e serviços, de modo que os dados sobre tais procedimentos e os conseqüentes contratos possam ser exportados daquele software para os Módulos Licitações e Contratos do SIM-AM, software do Tribunal de Contas do Estado do Paraná para o acompanhamento mensal das informações municipais.

§ 1.º A realização da inclusão de bem ou serviço no Sistema Atende.Net deverá ser centralizada na Gerência de Compras.

§ 2.º A cotação do preço será elaborada pelo Órgão solicitante e deverá ser realizada de acordo com o Decreto Municipal n.° 483/2009, com exceção dos casos de aquisição por Dispensa de Licitação do Art. 24, Incisos I e II da Lei Federal n.º 8.666/1993, situações para as quais será utilizado o menor preço apresentado, e excetuando-se também os casos de aquisição por Dispensa de Licitação do Art. 24, Incisos III a XXVII da Lei Federal n.º 8.666/1993 e por Inexigibilidade de Licitação, situações para as quais é necessária a Justificativa do Preço.

Art. 31. As Licitações serão divulgadas pelas Comissões Permanentes no “Mural de Licitações Municipais”, no sítio eletrônico do Tribunal de Contas do Estado do Paraná, no mínimo, até 07 (sete) dias úteis antes do início da data prevista, no Edital ou outro Instrumento Convocatório, para a abertura do certame licitatório, de quaisquer modalidades, nos termos da Instrução Normativa TCE-PR n.° 037/2009.

Art. 32. As Dispensas e Inexigibilidades de Licitação serão divulgadas pela Gerência de Compras no “Mural de Licitações Municipais”, no sítio eletrônico do Tribunal de Contas do Estado do Paraná, no mínimo, até 05 (cinco) dias úteis

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consecutivos após as datas de ratificação dos referidos procedimentos pelo Prefeito Municipal, nos termos da Instrução Normativa TCE-PR n.° 037/2009.

Art. 33. Todos os Pedidos de Licitação e de Contratação Direta referentes a Obras e Serviços de Engenharia capazes de causar, sob qualquer forma, impactos ao meio ambiente, devem ser analisados pela Secretaria Municipal de Meio Ambiente antes da autorização ou ratificação do Prefeito Municipal, com a juntada do Parecer daquele Órgão ao respectivo Protocolo.

Parágrafo Único. Para os casos descritos no caput deste Artigo, o Órgão solicitante deve providenciar ainda as licenças ambientais dos Órgãos Estaduais e Municipais competentes, de acordo com o disposto na legislação pertinente.

Art. 34. Em todas as licitações e contratações diretas é indispensável a apresentação de alvará de localização e funcionamento, para contratação de pessoas jurídicas, e alvará de autônomo, para contratação de pessoas físicas, a fim de comprovar a regularidade fiscal do fornecedor e sua legitimidade para exercer atividade econômica compatível com o objeto contratual, nos termos do art. 27, II, da Lei 8.666/1993. Exceções a esta regra devem ser fundamentadas por parecer jurídico emitido pela Procuradoria Geral do Município de Pinhais.

CAPÍTULO II - DAS ALTERAÇÕES CONTRATUAIS

Seção Única - Da Abertura do Protocolo e do Trâmite dos Procedimentos de Alteração Contratual

Art. 35. A alteração de contratos, acordos, ajustes e demais instrumentos congêneres firmados entre a Prefeitura Municipal de Pinhais e o particular, independentemente da modalidade de contratação (licitação, dispensa ou inexigibilidade de licitação, convênio), deverá seguir o trâmite fixado no Anexo 09 - Roteiro do Andamento do Processo de Alteração Contratual.

Parágrafo único. Os documentos serão incluídos no protocolo na ordem indicada no Anexo 10 - Posição dos Documentos no Protocolo de Alteração Contratual.

Art. 36. Os requerimentos de realização de procedimento de alteração contratual serão elaborados através do preenchimento integral do Anexo 11 - Pedido de Alteração Contratual.

Parágrafo único. O órgão solicitante obterá junto ao seu Departamento/Divisão de Administração o número da dotação orçamentária e do código reduzido referentes ao contrato, acordo ou ajuste que se quer alterar, acaso sejam necessários recursos para suportar a alteração contratual.

Art. 37. Os protocolos de pedido de alteração contratual serão abertos pelo órgão solicitante em nome da requerente “Prefeitura Municipal de Pinhais”. Nos

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casos em que o contratado protocolar solicitação de alteração contratual, este constará como requerente do protocolo.

§ 1.º Na abertura do Protocolo no Sistema Atende.Net - Protocolo Web, deve-se utilizar o assunto n.º 72 (“Procedimento de Aquisição”) e o sub-assunto n.º 04 (“Pedido de Alteração Contratual”).

§ 2.º O requerimento na Folha de Rosto/Ficha de Abertura do Protocolo conterá a descrição da alteração contratual solicitada, o número e ano do contrato e o número do aditivo.

§ 3.º Os documentos serão anexados à capa do protocolo através do grampo-trilho, e jamais com a utilização de grampeador. O grampo-trilho deverá ser colocado na capa do protocolo, e não na sua contra-capa, de modo a facilitar a juntada de novos documentos.

§ 4.º As folhas dos protocolos serão numeradas seqüencialmente e rubricadas, nos termos do § 4.º do art. 21 da Lei Municipal n.º 637/2004.

Art. 38. Aberto o protocolo de pedido de alteração contratual, o órgão solicitante deverá a ele juntar os seguintes documentos:

I - folha de rosto/ficha de abertura do protocolo;

II - pedido de alteração contratual;

III - planilha de controle de alterações contratuais;

IV - cópia do contrato ou instrumento equivalente;

V - cópia do(s) aditamento(s) de contrato precedente(s), se houver;

VI - documentos específicos necessários à alteração contratual; e

VII - Declaração de Consulta ao Cadastro de Impedidos de Licitar – Anexo 05.

Art. 39. Aberto o protocolo de pedido de alteração contratual e nele juntados os documentos necessários, o órgão solicitante enviará o protocolo ao Departamento de Compras e Licitações, da Secretaria Municipal de Administração.

Art. 40. Após a análise da documentação protocolizada, o Departamento de Compras e Licitações enviará o protocolo ao Departamento de Orçamento, da Secretaria Municipal de Finanças, na hipótese de modificação contratual para a qual sejam necessários recursos.

§ 1.º Na Secretaria Municipal de Finanças, o Diretor do Departamento de Orçamento confirmará, por Despacho, a adequação orçamentária e financeira do “Pedido de Alteração Contratual” com a Lei Orçamentária Anual - LOA, bem como sua

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compatibilidade com a Lei de Diretrizes Orçamentárias - LDO e com o Plano Plurianual - PPA, e ainda a adequação do gasto com o elemento de despesa indicado de acordo com o Plano de Contas da Despesa divulgado pelo TCE/PR, tais quais declarados pelo Órgão solicitante, nos termos do Art. 16, Inciso II, da Lei de Responsabilidade Fiscal.

§ 2.º Não sendo possível confirmar a declaração do órgão solicitante, o Departamento de Orçamento devolver-lhe-á o protocolo, apontando o ocorrido através de despacho.

§ 3.º O Despacho mencionado nos §§ 1.º e 2.º será assinado pelo diretor do Departamento de Orçamento e pelo secretário municipal de finanças.

Art. 41. Confirmada a adequação orçamentária e financeira do “Pedido de Alteração Contratual” com a LOA e sua compatibilidade com o PPA e a LDO, ou em não sendo caso de modificação contratual para a qual sejam necessários recursos, o protocolo será enviado à Procuradoria Geral para a análise e a emissão de Parecer Jurídico.

Art. 42. Com o Parecer Jurídico favorável à alteração contratual, o protocolo será remetido ao Departamento de Compras e Licitações, que lançará o procedimento no sistema Atende.Net e, se for o caso, realizará a reserva da dotação orçamentária, além de elaborar a minuta de aditamento contratual.

§ 1.º Cancelado o procedimento por qualquer motivo, o protocolo deverá retornar ao Departamento de Compras e Licitações para conhecimento, consignando tal fato em despacho no protocolo.

Art. 43. Finalizada a elaboração da minuta do aditamento contratual, o Departamento de Compras e Licitações remeterá tal documento à análise da Procuradoria Geral do Município.

§ 1.º Após a manifestação da Procuradoria Geral, o aditamento contratual será encaminhado ao prefeito municipal, para a colheita de sua assinatura.

§ 2.º Após a assinatura do prefeito municipal, o Departamento de Compras e Licitações providenciará a publicação do respectivo extrato e, em seguida, disponibilizará ao órgão solicitante os documentos necessários ao empenhamento, salvando-os no endereço K:\Geral\Documentos de Licitação e, por fim, encerrará e arquivará o protocolo de pedido de alteração contratual, apensando-o definitivamente ao respectivo protocolo de pedido de licitação, de dispensa ou de inexigibilidade de licitação.

Art. 44. O procedimento de alteração contratual para a prorrogação de contrato deverá ser iniciado com a antecedência mínima de 30 (trinta) dias em relação à finalização do prazo de vigência do acordo ou ajuste original.

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§ 1.º A prorrogação dos contratos de prestação de serviços a serem executados de forma contínua deverá ser solicitada pelo servidor responsável pelo seu acompanhamento antes de 60 (sessenta) dias do seu termo final.

CAPÍTULO III - DO PROCESSO ELETRÔNICO

Seção I - Da Institucionalização do SE Suite

Art. 45. O sistema SE Suite permite automatizar os principais processos envolvidos nas necessidades de melhoria e otimização dos diversos órgãos e unidades da prefeitura, aprimorando a gestão, reduzindo custos operacionais, e facilitando o atendimento à legislação e demais normas aplicáveis aos diversos setores da Administração Municipal.

Art. 46. Para a finalidade desta norma, serão apresentados somente alguns aspectos relacionados à utilização dos módulos SE Processo, SE Workflow e SE Formulários, visando orientar a execução do workflow de empenhamento da despesa e do workflow de liquidação da despesa e autorização do pagamento.

Art. 47. A utilização do workflow de liquidação da despesa e autorização do pagamento em substituição aos processos físicos de pagamentos é obrigatória no âmbito da Prefeitura de Pinhais para as despesas empenhadas a partir de 1° de janeiro de 2015, conforme Instrução Normativa CGM n.º 37/2014, e a utilização do workflow de empenhamento da despesa em substituição aos processos físicos torna-se obrigatória a partir da publicação desta norma.

Seção II - Do Cadastro de Usuários

Art. 48. O cadastro de novos usuários deve ser solicitado por e-mail ao administrador do SE Suite, mediante encaminhamento dos dados por este requerido.

§ 1.º Ao realizar o cadastro, o administrador gerará uma senha inicial e encaminhará para o e-mail do usuário visando permitir a este o primeiro acesso ao sistema.

§ 2.º O SE Suite exigirá do usuário a substituição da senha inicialmente gerada pelo administrador logo na primeira tentativa de login.

§ 3.º A qualquer momento o usuário também poderá efetuar a alteração da sua senha, acessando o Menu “Conta” e escolhendo a opção “Alterar meus dados”.

Art. 49. As estações de trabalho que serão utilizadas pelos usuários no acesso ao SE Suite deverão ser verificadas previamente pelo Departamento de Tecnologia da Informação - DETEC, que analisará a adequação das mesmas aos requisitos mínimos de hardware.

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§ 1.º Os requisitos mínimos das estações de trabalho compreendem as configurações do navegador e sua respectiva versão, o desbloqueio de pop-ups, a inclusão do endereço web da solução na lista de sites seguros do navegador e a verificação das versões dos plug-ins do Java e FlashPlayer instalados.

§ 2.º A verificação periódica dos requisitos mínimos das estações de trabalho será realizada pelo DETEC, visando identificar as atualizações efetuadas pela empresa fornecedora do SE Suite e promover tempestivamente as adequações necessárias nas estações de trabalho utilizadas pelos usuários cadastrados.

Seção III - Da Atualização do Sistema

Art. 50. As atualizações de versões do SE Suite serão realizadas de acordo com a programação do DETEC ou para atender necessidade pontual de aplicação de correções, decorrentes da abertura de Chamados.

§ 1.º As atualizações deverão ser realizadas preferencialmente após as 17h00min, quando realizada em dias úteis; de modo a não comprometer a execução do workflow de empenhamento da despesa e do workflow de liquidação da despesa e autorização do pagamento, uma vez que uma grande quantidade de usuários o utilizam simultaneamente durante todo o horário de expediente nas diferentes etapas do ciclo da despesa pública em todas as secretarias ordenadoras de despesa.

§ 2.º Confirmada a necessidade de execução das atualizações após o término do horário de expediente deverão ser observadas a legislação aplicável e as orientações do Departamento de Gestão de Pessoal relacionadas às horas extraordinárias e suas respectivas compensações.

Seção IV - Da Avaliação dos Usuários

Art. 51. As atualizações serão realizadas primeiramente no ambiente de teste e posteriormente, no ambiente de produção, sendo ambas avaliadas em duas etapas:

I - Em nível de usabilidade e verificação de funcionalidades, sendo esta avaliação realizada pelo grupo de usuários que integram o Comitê da Qualidade da Gestão;

II - Em nível de parametrização e integridade dos dados, sendo esta avaliação realizada conjuntamente pela Gerência de Processos e Gestão da Qualidade - GEPGQ e pelo DETEC.

§ 1.º Fica instituído o Comitê da Qualidade da Gestão, constituído por usuários-chave que representam cada setor, equipe ou papel funcional envolvido na execução do workflow da liquidação da despesa e autorização do pagamento, sendo composto por representantes dos seguintes setores:

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I - Comissão Técnica de Recebimento de Bens;

II - Departamento de Contabilidade;

III - Departamento Financeiro;

IV -Controladoria Geral do Município; e

V - Departamento ou Divisão de Administração de cada secretaria ordenadora de despesa.

§ 2.º A avaliação de usabilidade e verificação de funcionalidades dar-se-á mediante a abertura de uma ou mais instâncias, que permitam a participação de todos os setores representados no Comitê da Qualidade da Gestão, até se esgotar a verificação da adequação das situações associadas à atualização em questão.

§ 3.º A GEPGQ reportará ao DETEC sobre a conclusão das avaliações realizadas no âmbito do Comitê da Qualidade da Gestão, de modo a permitir o início da avaliação de parametrização e integridade dos dados.

§ 4.º Concluída a avaliação de parametrização e integridade dos dados do ambiente de testes, a GEPGQ e o DETEC reportarão conclusivamente ao administrador do sistema sobre a possibilidade de atualização do ambiente de produção.

§ 5.º O administrador do sistema, de posse das informações produzidas em decorrência das avaliações realizadas no ambiente de testes, solicitará ao DETEC a realização da mesma atualização no ambiente de produção, refazendo-se assim o ciclo de avaliações.

§ 6.º Concluída a avaliação de parametrização e integridade dos dados do ambiente de produção, a GEPGQ e o DETEC reportarão conclusivamente ao administrador do sistema que informará aos usuários cadastrados sobre o término da atualização e as principais mudanças implementadas.

Seção V - Da Guarda e Preservação dos Dados

Art. 52. O DETEC estabelecerá um prazo mínimo para a guarda e preservação dos arquivos eletrônicos, logs e demais registros de acordo com tabela de temporalidade definida e manterá uma rotina periódica para a realização e restauração de backups do ambiente de testes e do ambiente de produção do SE Suite, observando as boas práticas e demais processos gerenciais aplicáveis no âmbito da Governança Tecnológica em conformidade com as metodologias Information Technology Infrastructure Library - ITIL e Control Objectives for Information and Related Technology - COBIT.

Parágrafo único. O prazo mínimo a ser definido para a guarda e preservação dos documentos digitalizados que forem anexados nas instâncias do

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workflow de empenhamento da despesa e do workflow de liquidação da despesa e autorização do pagamento, não poderá ser inferior a dez anos, visto que devem ser observadas as disposições constantes do art. 138 da Instrução Normativa MPS/SRP n.º 971/2009; art. 51, V e VI, da Instrução Normativa TCE-PR n.º 58/2011; e art. 20 da Instrução Normativa TCE/PR n.º 61/2011.

Seção VI - Da Responsabilidade dos Usuários

Art. 53. Para executar os processos disciplinados nesta norma, cada usuário cadastrado no SE Suite receberá um login e senha pessoal e intransferível, se responsabilizando pela sua utilização nos acessos realizados, observando fielmente os procedimentos apresentados no Anexo 13 – Manual do Workflow do Processo de Empenhamento da Despesa e no Anexo 21 – Manual do Workflow de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento, bem como os procedimentos exemplificados na Coletânea de Vídeo-Aulas publicada no sítio da Controladoria Geral na internet e sujeitando-se ainda às políticas de segurança e de acesso aos dados, previstas no art. 16, § 5° do Decreto Municipal n.º 116/2001, que dispõe sobre o Regimento Interno de Tecnologia - RITEC.

Parágrafo único. O usuário poderá requerer ao administrador, mediante justificativa, os logs contendo o histórico de sessões e o registro das alterações efetuadas mediante o uso do seu login, desde que o período solicitado seja compatível com os prazos estabelecidos pelo DETEC para guarda e preservação dos arquivos eletrônicos, logs e demais registros.

Art. 54. Sempre que necessário, o usuário poderá solicitar a habilitação da opção de transferência automática de suas pendências junto ao SE Suite para outro usuário, mediante envio de e-mail ao administrador do sistema, contendo a justificativa e o período a se manter a alteração solicitada.

§ 1º. Ao término do período informado, o administrador do sistema desabilitará a opção de transferência automática de pendências, restabelecendo a situação cadastral do usuário àquela que existia anteriormente.

§ 2º. Com fulcro no disposto no Decreto Municipal n.º 78/2009, art. 6º, § 2º, na ausência do executor da atividade, este poderá ser substituído por seu superior hierárquico, desde que a solicitação de substituição seja fundamentada por justificativa válida e submetida ao administrador do sistema.

CAPÍTULO IV - DOS EMPENHAMENTOS, LIQUIDAÇÕES E PAGAMENTOS

Seção Única - Das Definições

Art. 55. São três as fases de realização da despesa:

I - Empenho;

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II - Liquidação; e

III - Pagamento.

§ 1.º Por intermédio do empenho, a Administração Pública Municipal se compromete a reservar determinado recurso para cobrir despesas com a aquisição de bens ou serviços, ou o cumprimento de outra obrigação, constituindo-se em uma garantia para o credor de que existe respaldo orçamentário para a referida despesa.

§ 2.º A Liquidação consiste na fase seguinte à do empenhamento, quando a Administração Pública Municipal verifica o direito adquirido pelo credor, identificando a origem e o objeto do que se deve pagar, a importância exata a pagar e a quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação. No caso de fornecimentos feitos ou serviços prestados, representa o reconhecimento, pela Administração Pública Municipal, de que o bem foi entregue ou de que o serviço foi prestado.

§ 3.º Com o pagamento do bem adquirido, do serviço prestado ou de outra obrigação, a Administração Pública Municipal quita seu débito.

§ 4.º O empenhamento se materializa na emissão da nota de empenho, devidamente assinada; a liquidação se materializa na emissão do relatório de liquidação emitido pelo Atende.Net; e o pagamento é autorizado por intermédio da emissão da ordem de pagamento, e materializado na emissão de cheque, borderô ou ofício.

CAPÍTULO V - DA EXECUÇÃO DO WORKFLOW DE EMPENHAMENTO DA DESPESA

Seção I - Da Utilização do SE Suite

Art. 56. O endereço para acesso ao Ambiente de produção é: http://sesuite.pinhais.pr.gov.br:81/se.

Art. 57. Para a operacionalização dos procedimentos de que trata este capítulo, o usuário deverá estar logado no SE Suite e executar as etapas conforme apresentadas no Anexo 13 - Manual do Workflow do Processo de Empenhamento da Despesa, publicado e disponível para acesso no Menu “Publicações” do sítio da Controladoria Geral do Município na internet.

Parágrafo único. Uma demonstração completa e individualizada de cada etapa pode ser visualizada na Coletânea de Vídeo-Aulas publicadas pela Controladoria Geral do Município (no endereço http://www.pinhais.pr.gov.br/cgm/se-video-aulas/), acessando-se a vídeo-aula específica, de acordo com a atividade a ser executada.

http://sesuite.pinhais.pr.gov.br:81/se

http://www.pinhais.pr.gov.br/cgm/se-video-aulas/

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Seção II - Da Inicialização das Instâncias

Art. 58. O procedimento para a realização do Empenhamento está sinteticamente representado no Anexo 12 - Fluxograma do Processo de Empenhamento da Despesa.

Art. 59. De posse dos documentos necessários ao empenhamento, nos termos do Anexo 14 - Posição dos Documentos na Digitalização dos Processos de Empenhamento, Liquidação e Pagamento e do Anexo 15 - Documentos Necessários ao Empenhamento, à Liquidação e ao Pagamento, o Órgão de Origem da despesa iniciará uma instância do workflow de empenhamento da despesa.

§ 1.º A descrição da instância deve ser digitada em letras maiúsculas e será composta pelo número da ordem de compra seguido pelo nome do credor da nota de empenho, é dizer, do prestador do serviço ou do fornecedor de bens, ou do responsável pelo adiantamento de pequenas despesas (caixinha ou viagem) ou pelas diárias, ou da entidade beneficiada pelo repasse municipal, devendo ser escrito da maneira como está cadastrado no Atende.net.

§ 2.º Na inicialização da instância deverá ser preenchido o formulário eletrônico associado ao processo. O correto preenchimento do referido formulário é condição imprescindível para que o usuário consiga executar a primeira atividade do workflow e enviar o processo para os responsáveis pela aprovação e emissão da nota de empenho.

§ 3.º O campo “Observações/Justificativas”, do formulário eletrônico, conterá as seguintes informações básicas, nesta seqüência:

I - A descrição do bem/serviço/obrigação que gerará a despesa no processo;

II - A indicação da modalidade de contratação (dispensa de licitação, inexigibilidade de licitação, convite, tomada de preços, concorrência pública, convênio e etc.), seu número e a vigência do contrato/convênio;

III - A indicação do valor e do número da parcela correspondente (no caso de pagamento parcial); e

IV - A indicação do nome da instituição financeira, do número da agência bancária e do número da conta corrente do credor, se for o caso.

§ 4.º Em se tratando de empenhamento de adiantamento de pequenas despesas o campo “Observações/Justificativas”, do formulário eletrônico, conterá as seguintes informações básicas, nesta seqüência:

I - O valor do adiantamento pleiteado;

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II - O número da parcela de adiantamento pleiteada pela Unidade Administrativa no exercício;

III - O número da parcela de Adiantamento pleiteada pelo servidor no exercício;

IV - O nome do servidor responsável pelo numerário;

V - O nome da Unidade Administrativa; e

VI - A descrição do evento no caso dos adiantamentos para despesas com eventos esportivos, culturais e de lazer, bem como a data e o local de sua realização.

§ 5.º Em se tratando de empenhamento de diárias o campo “Observações/Justificativas”, do formulário eletrônico, conterá as seguintes informações básicas, nesta seqüência:

I - O nome do servidor solicitante;

II - O destino do servidor solicitante (cidade, estado), com a identificação da distância em quilômetros do Município de Pinhais;

III - A razão da viagem a ser realizada;

IV - A quantidade de dias de afastamento;

V - A data de realização da viagem;

VI - Os valores solicitados; e

VII - O número de viagens realizadas durante o exercício com diárias.

§ 6º. Concluído o preenchimento do formulário o iniciador deve anexar à instância a Ordem de Compra e o Parcelamento da Ordem de Compra, este último apenas para os casos de empenho global e estimativo. Os referidos documentos são emitidos no Módulo Compras do sistema Atende.net.

§ 7º. Deve-se anexar à instância um arquivo único consolidado, no formato PDF, contendo todos os documentos necessários ao empenhamento nos termos do Anexo 15 desta norma. Para os casos de empenhamento de despesas com manutenção veicular compõe a relação dos documentos necessários ao empenhamento o Anexo 36 - Controle de Lotes (juntamente com seu Anexo I), que será emitido exclusivamente por meio do Sistema de Procedimentos de Execução da Despesa – SIPED.

§ 8º. Não há necessidade de anexar à instância outros documentos além daqueles especificados no § 6º e no § 7º deste artigo.

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§ 9.º A Secretaria Ordenadora da despesa deverá iniciar uma instância do workflow de empenhamento para cada Nota de Empenho que pretende solicitar.

Art. 60. Iniciada a tramitação do workflow de empenhamento da despesa, a Secretaria Ordenadora da despesa deverá disponibilizar aos Credores, que o solicitarem, o número da respectiva instância, bem como informações sobre o acesso para consulta da sua tramitação, por meio de login e senha concedidos pelo administrador do sistema especificamente para esta finalidade.

Art. 61. A aprovação do(a) Diretor(a) do Departamento/Divisão de Administração e do(a) Secretário(a)/Procurador(a)/Controlador(a), nas suas respectivas atividades, confirma sua ciência e aceitação relativa a todas as informações preenchidas no formulário eletrônico, bem como a todo o conteúdo dos documentos a ele anexados.

Parágrafo único. Não há necessidade de imprimir um documento gerado eletronicamente para coletar as assinaturas dos atores especificados no caput deste artigo apenas com a finalidade de posteriormente digitalizá-lo e anexá-lo ao processo, uma vez que a aprovação das atividades por meio de login e senha pessoal já cumpre o papel de conferir autenticidade e legitimidade aos documentos.

Art. 62. Com a aprovação do(a) Diretor(a) do Departamento/Divisão de Administração e do(a) Secretário(a)/Procurador(a)/Controlador(a), a instância é enviada para o Departamento de Contabilidade para a emissão da Nota de Empenho e a colheita das assinaturas necessárias.

§ 1º. Coletadas as assinaturas do contador, do secretário de finanças e do ordenador da despesa na nota de empenho, esta será disponibilizada pela SEFIN no endereço K:\Geral\Finanças\Notas de Empenho Digitalizadas e a instância retornará para o iniciador.

§ 2º. Por fim o iniciador deve anexar à instância a nota de empenho assinada e digitalizada e deve executar a atividade de encerramento da instância.

§ 3º. Caso o Departamento de Contabilidade constate a ocorrência de ilegalidade, irregularidade, falhas, erros ou outras deficiências no processo, elaborará justificativa obrigatória e retornará a instância ao iniciador para a tomada de providências.

CAPÍTULO V - DA EXECUÇÃO DO WORKFLOW DE LIQUIDAÇÃO

Seção I - Da Utilização do SE Suite

Art. 63. O endereço para acesso ao Ambiente de produção é: http://sesuite.pinhais.pr.gov.br:81/se.

http://sesuite.pinhais.pr.gov.br:81/se

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Art. 64. Para a operacionalização dos procedimentos de que trata esta norma, o usuário deverá estar logado no SE Suite e executar as etapas conforme apresentadas no Anexo 21 - Manual do Workflow do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento, publicado e disponível para acesso no Menu “Publicações” do sítio da Controladoria Geral do Município na internet.

Parágrafo único. Uma demonstração completa e individualizada de cada etapa pode ser visualizada na Coletânea de Vídeo-Aulas publicadas pela Controladoria Geral do Município (no endereço http://www.pinhais.pr.gov.br/cgm/se-video-aulas/), acessando-se a vídeo-aula específica, de acordo com a atividade a ser executada.

Seção II - Da Inicialização das Instâncias

Art. 65. Com o recebimento da nota fiscal, ou documento equivalente emitido pelo credor, referente à contraprestação do serviço executado e/ou do bem entregue, conforme identificado na nota de empenho; o órgão de origem da despesa ou a Comissão de Recebimento, conforme o caso, iniciará uma instância do respectivo workflow (aquisição de bens, prestação de serviços, indenizações e restituições, obras e serviços de engenharia ou despesas com documentos especiais).

§ 1.º Neste momento deverá ser preenchido o formulário eletrônico associado ao processo e anexado o arquivo único consolidado, no formato PDF, contendo todos os documentos necessários de acordo com o Anexo 14 - Posição dos Documentos na Digitalização dos Processos de Empenhamento, Liquidação e Pagamento e o Anexo 15 - Documentos Necessários ao Empenhamento, à Liquidação e ao Pagamento.

§ 2.º A descrição da instância deve ser digitada em letras maiúsculas e será composta pela sigla do órgão seguida pelo nome do credor da nota de empenho, é dizer, do prestador do serviço ou do fornecedor de bens, ou do responsável pelo adiantamento de pequenas despesas (caixinha ou viagem) ou pelas diárias, ou da entidade beneficiada pelo repasse municipal, devendo ser escrito da maneira como está cadastrado no Atende.net.

§ 3.º O correto preenchimento dos campos marcados como obrigatórios no formulário eletrônico associado à instância é condição imprescindível para que o usuário consiga executar a primeira atividade do workflow e enviar o processo para os responsáveis pela aprovação do recebimento e pela verificação da regularidade documental e processual.

§ 4.º Considerando a funcionalidade de preenchimento automático dos campos relacionados à nota de empenho no formulário eletrônico, a partir de busca diretamente realizada na base de dados da contabilidade no Atende.net; a secretaria ordenadora da despesa deverá iniciar uma instância do workflow de liquidação para cada nota de empenho.

§ 5.º Na instância poderão ser informados os dados de mais de uma nota fiscal, quando emitidas pelo credor para a mesma nota de empenho.

http://www.pinhais.pr.gov.br/cgm/se-video-aulas/

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§ 6.º Iniciada a tramitação do workflow de liquidação, a Secretaria Ordenadora da despesa deverá disponibilizar aos Credores, que o solicitarem, o número da respectiva instância, bem como informações sobre o acesso para consulta da sua tramitação, por meio de login e senha concedidos pelo administrador do sistema especificamente para esta finalidade.

Seção III - Da Consolidação dos Documentos em um Arquivo Único no formato Portable Document Format - PDF

Art. 66. O Anexo 15 - Documentos Necessários ao Empenhamento, à Liquidação e ao Pagamento, apresenta a relação dos documentos necessários para efetivação de cada fase de realização da despesa. Os itens 1 a 5 do referido anexo tratam das despesas oriundas de licitação, os itens 6 a 10 tratam de despesas oriundas de dispensa ou inexigibilidade de licitação e os itens 11 a 51 tratam das despesas que não se enquadram nos itens anteriores e foram denominadas despesas especiais.

Parágrafo único. Os documentos necessários ao empenhamento, à liquidação e ao pagamento de transferência voluntária municipal, concedida à entidade sem fins lucrativos, OS ou OSCIP, será disciplinado exclusivamente pelo Manual de Transferências Voluntárias Municipais, aprovado pela IN CGM nº 34/2013 ou norma que a substituir.

Art. 67. A ordem de digitalização dos documentos necessários à Liquidação e ao Pagamento está sinteticamente apresentada no Anexo 14 - Posição dos Documentos na Digitalização dos Processos de Empenhamento, Liquidação e Pagamento.

Art. 68. Nos casos de empenho estimativo ou global, o órgão ordenador da despesa realizará, no sistema Atende.net, o parcelamento da ordem de compra, gerando o respectivo arquivo digitalizado que será inserido logo após a ordem de compra no arquivo único consolidado no formato PDF.

Art. 69. Os documentos necessários à liquidação e ao pagamento deverão ser consolidados em um arquivo único, no formato PDF, mediante utilização de programa específico instalado previamente pelo DETEC nos computadores dos usuários responsáveis pela inicialização das instâncias do workflow de liquidação.

Art. 70. O prazo para o pagamento das notas fiscais ou documentos equivalentes apresentados pelo credor, começarão a contar somente a partir do recebimento integral da documentação exigida nesta norma, de acordo com a especificidade de cada de tipo de despesa, observando-se a qualidade da digitalização, que será atestada pelo órgão de origem da despesa.

§ 1.º Nos casos em que os fornecedores de bens e/ou serviços não emitem notas fiscais, uma justificativa do fornecedor onde conste a legislação que ampara tal fato deve integrar o arquivo único, no formato PDF, logo após o documento que substitui a nota fiscal.

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Art. 71. Os arquivos que já forem disponibilizados de forma digitalizada pelo credor, deverão apresentar boa qualidade de digitalização, devendo ser substituídos sempre que verificada dificuldade para a leitura/interpretação das informações neles contidas.

§ 1.º Os documentos que forem apresentados pelo credor em meio físico e que precisarem ser digitalizados pelo respectivo órgão de origem da despesa, visando sua consolidação em um arquivo único, no formato PDF; deverão receber o cuidado necessário para não gerarem arquivos com baixa qualidade de digitalização; evitando-se a utilização de marcadores de texto, carimbos ou outros meios que possam comprometer a plena leitura/interpretação das informações contidas no arquivo eletrônico resultante da sua digitalização.

§ 2.º A consolidação dos documentos necessários à liquidação e ao pagamento pela secretaria ordenadora da despesa, deve resultar em um arquivo único, no formato PDF, na orientação retrato e com boa qualidade de digitalização, de modo a proporcionar aos usuários do SE Suite plenas condições de leitura/interpretação de todas as informações nele contidas, sem que seja necessário alterar a posição do documento na tela do computador.

§ 3º Nas cópias dos extratos de contrato, de aditamento de contrato, de convênio, de ata de registro de preços, de empenho, de dispensa de licitação e de inexigibilidade de licitação, e dos editais de classificação dos licitantes acostados aos protocolos de empenhamento, liquidação e pagamento, deve constar o nome do jornal em que foi publicado, o número da edição e a data.

Art. 72. O DETEC padronizará as configurações das impressoras, multifuncionais, scanners e outros equipamentos utilizados nos setores responsáveis por digitalizar e anexar documentos nas instâncias do workflow; de modo que os arquivos eletrônicos, no formato PDF, resultantes da digitalização, possuam uma boa qualidade de digitalização, e proporcionem plenas condições de leitura/interpretação de suas informações por todos os usuários do SE Suite.

Parágrafo único. Quando não for possível a digitalização com preservação das cores originais dos arquivos oriundos de documentos e planilhas eletrônicas que tenham fundo colorido, sombreamento ou outros elementos de estilo, como efeitos, temas, etc.; deve-se efetuar a remoção destes elementos antes da sua digitalização, visando proporcionar as condições adequadas de leitura/interpretação de suas informações por todos os usuários do SE Suite.

Art. 73. Na eventualidade de alguma informação ficar truncada, incompleta ou gerar uma dificuldade na sua leitura/interpretação, quando apresentada na orientação retrato; admitir-se-á excepcionalmente que estes documentos componham um segundo arquivo consolidado em PDF, na orientação paisagem, respeitando-se a ordem definida nos Anexos 14 e 15.

Art. 74. A ausência de qualquer documento elencado no Anexo 15 deverá ser justificada em termo próprio emitido pelo Diretor do Departamento/Divisão de

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Administração do respectivo órgão de origem da despesa, e, se necessário, por Parecer Jurídico de lavra da Procuradoria Geral do Município; que serão inseridos na última página do arquivo consolidado em um PDF único anexado na instância; ficando sua aceitação a cargo da Gerência de Análise e Liquidação de Pagamento - GEALP, após aplicação obrigatória do respectivo check-list, conforme o tipo da despesa.

Art. 75. A verificação da autenticidade do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE, quando existente, bem como a correta disposição dos documentos requeridos e a exatidão das informações neles contidas, incluindo o correto preenchimento do formulário eletrônico associado ao workflow, será de responsabilidade da secretaria ordenadora da despesa e serão objetos de análise pela GEALP, que poderá retornar a instância para correção da situação a ser descrita em justificativa própria, armazenada no histórico da tramitação.

§ 1.º Na hipótese da GEALP retornar a instância para correção, o órgão de origem da despesa alterará as informações constantes do formulário eletrônico e/ou anexará individualmente na instância do workflow de liquidação os novos documentos que sanem as inconformidades apontadas, conforme o caso; mantendo o arquivo consolidado anexado originalmente, não necessitando consolidar novamente um arquivo único em PDF, antes de refazer o ciclo de aprovações.

§ 2.º A exclusão do arquivo único em PDF originalmente anexado à instância e analisado pela GEALP, constituiu irregularidade.

Seção IV - Da Retenção do INSS

Art. 76. Nos casos de recebimentos em que é cabível a retenção de INSS, a secretaria ordenadora da despesa emitirá para cada nota fiscal uma nota extra-orçamentária no Atende.net, encaminhando-a ao Departamento Financeiro, por meio de circular interna, juntamente com as cópias da nota de empenho e da nota fiscal.

§ 1.º O prazo para envio da nota extra-orçamentária ao Departamento Financeiro será até o dia 25 do mesmo mês da emissão da nota fiscal, independentemente da abertura da instância do workflow de liquidação.

§ 2.º Notas fiscais recebidas entre os dias 26 e 31 não serão pagas no mês da emissão, de modo que as respectivas notas extra-orçamentárias poderão ser encaminhadas ao Departamento Financeiro excepcionalmente até o 1° dia útil do mês subsequente.

§ 3.º Quando da abertura da instância do workflow, uma cópia da referida nota extra-orçamentária, quando aplicável, deverá ser incluída no arquivo único em PDF, logo após a nota fiscal.

§ 4.º No Formulário eletrônico associado à instância, deverão ser preenchidos os campos obrigatórios, informando-se o número e o valor da respectiva nota extra-orçamentária.

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§ 5.º Na hipótese de haver mais de uma nota extra-orçamentária na mesma instância, deverão ser preenchidos os campos obrigatórios, informando-se o número e o valor de uma das notas, acrescentando-se as informações referentes às outras notas no campo “Observações” do formulário eletrônico.

Seção V - Das Demais Retenções

Art. 77. Em relação à retenção do Imposto de Renda e da Contribuição Previdenciária, o órgão de origem deve observar sempre as disposições contidas na Instrução Normativa MPS/SRP n.º 971/2009 e suas alterações, na Lei Complementar Federal n.º 123/2006, no Manual do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, emitido pela Receita Federal do Brasil, em outras normas pertinentes e nas orientações da Procuradoria Geral do Município.

§ 1.º Nos casos de serviços prestados mediante cessão de mão-de-obra ou de empreitada, e nos casos de obras de engenharia e cessão ou locação de mão-de-obra, ainda que a contratada apresente o Extrato de Optante pelo SIMPLES NACIONAL, o órgão de origem deverá providenciar a retenção da cota patronal referente à contribuição para a Seguridade Social, nos termos do art. 112 e seguintes da Instrução Normativa MPS/SRP n.º 971/2009.

§ 2.º Para as contratadas que apresentem o Extrato de Optante pelo SIMPLES NACIONAL não há retenção do Imposto de Renda, com as ressalvas previstas nos incisos V e VI, § 1.º, art. 13 da Lei Complementar Federal n.º 123/2006.

Art. 78. De acordo com as orientações do Departamento de Rendas Mobiliárias - DEMOB, da Secretaria Municipal de Finanças, e nos termos do Decreto Municipal n.º 570/2003, quando devido ao fisco do Município de Pinhais, e ainda que a contratada apresente o Extrato de Optante pelo SIMPLES NACIONAL, o órgão de origem deverá providenciar a retenção do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza - ISSQN.

§ 1.º No caso da contratada apresentar o Extrato de Optante pelo SIMPLES NACIONAL, a retenção do ISSQN deverá observar o disposto no § 4.º do art. 21 da Lei Complementar Federal n.º 123/2006.

§ 2.º O Órgão de origem deverá orientar a contratada prestadora de serviços a respeito das disposições contidas no Decreto Municipal n.º 570/2003 e, como comprovante da retenção do ISSQN pelo fisco municipal, providenciar-lhe-á cópia da ordem de pagamento, anexada pela GEALP na respectiva instância do workflow de liquidação.

Seção VI - Da Aprovação do Recebimento do Bem ou Serviço pelos Fiscais de Contrato

Art. 79. A aprovação do recebimento do bem ou serviço discriminado no formulário eletrônico associado na instância do workflow de liquidação será realizada por fiscal de contrato designado no Decreto Municipal n.º 254/2013, podendo ser

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realizada também por servidor designado como responsável pelo local no qual forem executados serviços de manutenção como varrição, roçada, manutenção predial, infraestrutura e tecnologia, e aquisição e instalação de equipamentos nos prédios próprios do município, conforme Art. 6º, § 3.º do Decreto nº. 078/2009, com a redação dada pelo Decreto n.º 972/2010.

§ 1.º Na ausência do fiscal de contrato, por motivo de afastamento legal ou desligamento do cargo, a aprovação do recebimento poderá ser realizada pelo Diretor da Divisão ou do Departamento a que estiver subordinado o fiscal de contrato, conforme Art. 6º, § 2.º do Decreto nº. 078/2009, com a redação dada pelo Decreto n.º 410/2013.

§ 2.º Na hipótese do parágrafo anterior, a Secretaria Ordenadora da despesa deverá solicitar a transferência da atividade com pendência de aprovação, de responsabilidade do fiscal de contrato, para que seja executada pelo Diretor do Departamento correspondente; sem prejuízo de efetuar a substituição do fiscal de contrato no rol de fiscais designados pelo Decreto 254/2013 ou pelos novos Decretos que vierem substituí-lo.

Art. 80. A Comissão Técnica de Fiscalização dos Contratos de Aquisição de Bens, prevista no Art. 2º, I, Decreto n.º 078/2009, é parte integrante do processo de recebimento de bens, cabendo-lhe também a execução das Atividades de Aprovação no respectivo workflow, conforme apresentado no Anexo 16 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Aquisição de Bens.

Art. 81. Por sua vez, a Comissão Técnica de Fiscalização dos Contratos de Obras, Materiais e Serviços de Engenharia, prevista no Art. 2º, II, Decreto n.º 078/2009, é parte integrante do processo de recebimento de realização de Obras e Serviços de Engenharia ou à aquisição de bens e materiais relativos a Obras e Serviços de Engenharia, cabendo-lhe também a execução das atividades de aprovação no respectivo workflow, conforme apresentado no Anexo 18 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Obras e Serviços de Engenharia.

Art. 82. Um arquivo resultante da digitalização do Anexo 23 - Relatório de Inspeção In Loco, preenchido e assinado nos termos do art. 13 do Decreto n.º 078/2009, deverá ser anexado quando da execução da atividade de aprovação do recebimento, de responsabilidade do respectivo fiscal de contrato ou da Comissão Técnica de Fiscalização dos Contratos de Obras, Materiais e Serviços de Engenharia, nos casos das despesas definidas no Anexo 17 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Prestação de Serviços e Anexo 18 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Obras e Serviços de Engenharia.

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Seção VII - Do Mês de Competência para a Apresentação Documental

Art. 83. A data de emissão da nota fiscal, do recibo, da fatura e dos documentos fiscais equivalentes deve preceder à data da realização da liquidação, ou com ela coincidir.

Art. 84. Nas instâncias do workflow de liquidação abertas para os Tipos de despesas definidas no Anexo 17 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Prestação de Serviços e Anexo 18 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Obras e Serviços de Engenharia, sempre que houver cessão de mão-de-obra, os documentos relativos aos funcionários da contratada, GPS, GFIP e GRF, que irão compor o arquivo em PDF único, poderão ser do mês anterior à prestação do serviço.

Parágrafo único. Este dispositivo não se aplica quando a instância do workflow for aberta para a realização da liquidação da última parcela do contrato, momento em que a referida documentação a ser anexada, deve pertencer ao mesmo mês em que foi prestado o serviço.

Seção VIII - Da Liquidação e Pagamento Dentro do Exercício Financeiro

Art. 85. As instâncias do workflow de liquidação deverão ser abertas pelas secretarias ordenadoras de despesa ou pela Comissão de Recebimento e tramitadas ao Departamento Financeiro para a realização da liquidação e a autorização do pagamento, impreterivelmente, até trinta dias após o recebimento do bem e ou a prestação do serviço, conforme o caso, e dentro do exercício financeiro.

§ 1.º Se recebido o bem e/ou prestado o serviço, mas o prazo mencionado no artigo anterior não puder ser cumprido em razão da demora da contratada em encaminhar os documentos que lhe competem ou por outro motivo, o órgão de origem da instância, consolidará em um arquivo único, no formato PDF, somente os documentos necessários à realização da liquidação pela GEALP, acrescentando na última página do arquivo digitalizado um Termo de Justificativa emitido pelo respectivo Diretor do Departamento ou Divisão de Administração.

§ 2.º Ocorrida a situação prevista no parágrafo anterior, a GEALP realizará a Liquidação e anexará na instância do workflow o respectivo Relatório de Liquidação extraído do Atende.net, retornando a instância ao órgão de origem da despesa para a juntada dos demais documentos necessários à autorização do pagamento.

Seção IX - Da Análise para Liquidação

Art. 86. O trâmite da liquidação da despesa e da autorização do pagamento ocorrerá de acordo com os fluxogramas fixados nos seguintes anexos desta norma:

I - Anexo 16 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Aquisição de Bens.

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II - Anexo 17 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Prestação de Serviços.

III - Anexo 18 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Obras e Serviços de Engenharia.

IV - Anexo 19 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Indenizações, Restituições, Sentenças e Outras Decisões Judiciais

V - Anexo 20 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Despesas que Necessitam de Documentos Especiais

Art. 87. As instâncias tramitadas pelas secretarias ordenadoras de despesa para a GEALP até terça-feira serão analisadas e encerradas no SE Suite até sexta-feira da mesma semana, caso estejam regulares, ou serão devolvidas para atividades anteriores caso estejam irregulares.

§ 1.º As instâncias tramitadas pelas secretarias ordenadoras de despesa para a GEALP após terça-feira serão analisadas e encerradas no SE Suite até sexta-feira da semana seguinte, caso estejam regulares, ou serão devolvidas para atividades anteriores caso estejam irregulares.

§ 2.º A análise para liquidação e a análise para autorização do pagamento serão realizadas pela GEALP mediante aplicação de check-list específico, de acordo com o tipo da despesa.

§ 3.º A realização concomitante da liquidação e da autorização do pagamento dispensa a emissão do relatório de liquidação, bastando a ordem de pagamento para comprovar a ocorrência dos procedimentos.

§ 4.º Tanto o check-list utilizado na análise da GEALP quanto a ordem de pagamento emitida no Atende.net deverão ser anexados na respectiva instância do workflow de liquidação, de modo a permitir o seu encerramento.

Seção X - Dos Prazos para Pagamento

Art. 88. A realização do pagamento pela Gerência Financeira - GEFIN, com a correspondente realização do crédito bancário, conforme o caso, ocorrerá semanalmente nas sextas-feiras e considerará somente as instâncias encerradas pela GEALP até sexta-feira da semana anterior.

§ 1.º Encerradas as instâncias do workflow pela GEALP, um relatório extraído do SE Suite contendo a identificação das instâncias liquidadas, será encaminhado ao prefeito municipal para a assinatura dos respectivos cheques, borderôs ou ofícios, conforme o caso.

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§ 2.º Assinado o cheque, o borderô ou o ofício, o Departamento Financeiro efetuará o pagamento ao credor, é dizer, ao prestador do serviço ou ao fornecedor de bens, ou ao responsável pelo adiantamento de pequenas despesas (caixinha ou viagem) ou pelas diárias, ou à entidade beneficiada pelo repasse municipal, conforme o caso.

Art. 89. O relatório semanal de instâncias liquidadas e encerradas será considerado na avaliação do item “Entrega do Objeto” constante do programa mínimo de trabalho do controle interno, estabelecido pelo Tribunal de Contas do Estado do Paraná, de acordo com a IN TCE-PR 097/2014 ou da nova instrução normativa que vier substituí-la, com vistas a subsidiar a elaboração do Relatório e do Parecer do Controle Interno sobre a prestação de contas anual do município, que são documentos exigidos anualmente pelo TCE-PR.

Parágrafo único. Eventuais pagamentos realizados que não constem do relatório de instâncias encerradas na semana anterior, e que sinalizem o envio de instâncias para a GEALP fora do prazo estabelecido, poderão ser objeto de auditoria a ser realizada pela Controladoria Geral de acordo o Programa Anual de Trabalho.

Art. 90. As instâncias que tratarem de aquisições por dispensa de licitação para as situações de emergência ou de calamidade pública terão prioridade na análise efetuada pelos órgãos e unidades administrativas envolvidas.

Parágrafo único. Para os casos a que se refere o caput deste artigo, a secretaria ordenadora da despesa fará constar no campo “observações” do formulário eletrônico associado na instância do workflow de liquidação, o registro em destaque “Prioridade Máxima”, conforme Art. 34, IV da Lei Estadual n.º 15.608/2007.

Art. 91. Situações excepcionais, fora do domínio da secretaria ordenadora de despesa, e que gerem a obrigação para a prefeitura realizar o pagamento, mesmo quando impossibilitado o cumprimento do prazo para tramitação à GEALP, deverão ser justificadas para prévia autorização.

§ 1.º A justificativa a que se refere o caput deste Artigo será encaminhada para o e-mail do diretor do DEFIN - Departamento Financeiro com cópia para o gerente da GEALP, que poderá ou não considerar a instância na realização da análise e liquidação, visando incluí-la no relatório das instâncias encerradas na semana.

§ 2.º A justificativa deverá conter, no mínimo, a identificação do número da instância, o credor, o valor a ser pago, a forma de pagamento (boleto, cheque, crédito bancário, etc..), a data de vencimento da obrigação e a motivação e/ou fundamentação que caracteriza a situação excepcional.

§ 3.º Deverá ser acrescentado na justificativa o registro em destaque “Prioridade Máxima”, quando se tratar das situações elencadas no artigo 90.

§ 4.º Em sendo aceita a justificativa, a mesma deverá ser transcrita para o histórico da tramitação da instância do workflow, de modo a não configurar

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descumprimento de prazo e não gerar inconformidades nas auditorias realizadas pela Controladoria Geral.

Art. 92. A critério da GEFIN, um relatório em separado poderá ser gerado para encaminhamento ao prefeito, contendo somente a identificação das instâncias liquidadas e encerradas nas condições elencadas no artigo 91.

Art. 93. A relação contendo os pagamentos agendados na semana, encaminhada pela GEFIN às secretarias ordenadoras de despesa, será utilizada pela Controladoria na comparação com o relatório extraído do SE Suite contendo a identificação das instâncias do workflow liquidadas e encerradas semanalmente.

Art. 94. A obediência das disposições constantes desta Norma será avaliada ainda, mediante a execução de processo específico, de responsabilidade da GEAUF - Gerência de Auditoria e Fiscalização, intitulado “inspeção nos processos de pagamento”, nos termos da IN CGM 020/2009 e do Programa Anual de Trabalho instituído pela IN CGM 035/2014 ou das novas Normativas que vierem substituí-las, com vistas a subsidiar o Atesto de Regularidade e a elaboração do RCI - Relatório de Controle Interno, exigido anualmente pelo TCE-PR.

Seção XI - Dos Pagamentos com Cheque

Art. 95. Nos casos excepcionais em que é admitido o pagamento realizado por meio de Cheque deve ser preenchido o Anexo 22 - Justificativa para Realização de Pagamento por Meio de Cheque.

§ 1.º A justificativa deve ser posicionada na última página do arquivo, consolidado em um PDF único anexado na respectiva instância do workflow de liquidação.

§ 2.º No momento da realização da análise para liquidação, se for identificada que a instância contém a justificativa para pagamento por meio de cheque e que o valor do cheque ultrapassa a importância de 10% (dez por cento) do valor estabelecido na alínea "a" do inciso II do art. 23 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, a instância será direcionada para a Controladoria Geral do Município, para ciência, antes de se confirmar a execução da Atividade “Analisa e Autoriza Pagamento?”.

§ 3.º Ocorrendo a situação informada no parágrafo anterior, a Controladoria se manifestará diretamente no histórico da tramitação da respectiva instância, de modo a permitir a conclusão da execução pela GEALP da Atividade “Analisa e Autoriza Pagamento?”.

§ 4.º Em se confirmando a admissibilidade do pagamento por meio de cheque, este será nominal ao credor e cruzado, contendo no verso o número da nota de empenho da respectiva despesa; sendo que a GEFIN encaminhará para a Controladoria o arquivo digitalizado contendo as cópias frente e verso do cheque para

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que seja anexada na respectiva instância do workflow de liquidação, considerando que nesta etapa, já houve o encerramento da mesma pela GEALP.

§ 5.º A Controladoria reativará a instância retornando a execução da mesma para a última atividade executada: “Valida Processo?”, de modo a permitir a inserção do arquivo digitalizado encaminhado pela GEFIN.

§ 6.º Efetuada a inclusão do arquivo, a Controladoria executará a última atividade do workflow visando encerrar novamente a instância.

Seção XII - Das Disposições Gerais

Art. 96. A inserção de novos documentos visando compor o arquivo único consolidado, no formato PDF, a ser anexado nas instâncias do workflow de liquidação; poderá ser sugerida pelos órgãos de origem, mas apenas poderão ser incluídos após autorização da Controladoria Geral do Município.

§ 1.º Fica autorizada a inclusão destes documentos no arquivo único consolidado, no formato PDF, a ser anexado na instância do workflow de liquidação:

I - Para os casos em que aplicada ao credor a penalidade de multa por descumprimento de cláusula contratual, a cópia da decisão de aplicação da penalidade e a cópia do Documento de Arrecadação Municipal - DAM, com o respectivo comprovante de seu recolhimento;

II - Em existindo decisão judicial que impeça a retenção do Imposto de Renda, da Contribuição Previdenciária ou do ISSQN, a cópia da decisão, bem como o comprovante de que o credor é dela beneficiário.

CAPÍTULO VI – DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 97. A exclusão de documentos constantes do Anexo 15 desta instrução normativa poderá ser sugerida, fundamentadamente, pelos órgãos de origem, mas eventual eliminação somente ocorrerá após autorização da Controladoria Geral.

Art. 98. Na ausência de Departamento ou Divisão de Administração na estrutura do Órgão, firmará os documentos que necessitem da assinatura do respectivo Diretor, ou executará as instâncias do workflow, o servidor designado que o Secretário/Procurador/Controlador designar para exercer tais atribuições.

Art. 99. Nos casos em que ausente o instrumento de contrato, por permissão da Lei n.º 8.666/1993, e sempre que o Anexo 15 desta instrução normativa o exigir, deverá ser publicado o extrato de empenho.

Parágrafo único. Nos casos de dispensa de licitação enquadrados no artigo 24, Incisos I e II da Lei n.º 8.666/1993, deverá ser publicado, também, o extrato de empenho.

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Art. 100. O relatório de empenhos emitidos, quando publicado no Diário Oficial do Município pode substituir o extrato de empenho publicado individualmente, quando da consolidação do arquivo único, no formato PDF, a ser anexado na instância do workflow de liquidação.

Art. 101. São documentos integrantes desta Instrução Normativa os seguintes Anexos:

I - Anexo 01 - Roteiro do Andamento do Processo de Licitação

II - Anexo 02 - Posição dos Documentos no Protocolo de Licitação

II - Anexo 03 - Pedido de Licitação

IV - Anexo 04 - Termo de Referência

V - Anexo 05 - Declaração de Consulta ao Cadastro de Impedidos de Licitar

VI - Anexo 06 - Roteiro do Andamento do Processo de Contratação Direta

VII - Anexo 07 - Posição dos Documentos no Protocolo de Contratação Direta

VII - Anexo 08 - Pedido de Contratação Direta

IX - Anexo 09 - Roteiro do Andamento do Processo de Alteração Contratual

X - Anexo 10 - Posição dos Documentos no Protocolo de Alteração Contratual

XI - Anexo 11 - Pedido de Alteração Contratual

XII - Anexo 12 - Fluxograma do Processo de Empenhamento da Despesa

XIII - Anexo 13 - Manual do Workflow do Processo Empenhamento da Despesa

XIV - Anexo 14 - Posição dos Documentos na Digitalização dos Processos de Empenhamento, Liquidação e Pagamento

XV - Anexo 15 - Documentos Necessários ao Empenhamento, à Liquidação e ao Pagamento

XVI - Anexo 16 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Aquisição de Bens

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XVII - Anexo 17 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Prestação de Serviços

XVIII - Anexo 18 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Obras e Serviços de Engenharia

XIX - Anexo 19 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Indenizações, Restituições, Sentenças e Outras Decisões Judiciais

XX - Anexo 20 - Fluxograma do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento - Despesas que Necessitam de Documentos Especiais

XXI - Anexo 21 - Manual do Workflow do Processo de Liquidação da Despesa e Autorização do Pagamento

XXII - Anexo 22 - Justificativa para Realização de Pagamento por Meio de Cheque

XXIII - Anexo 23 - Relatório de Inspeção In Loco

XXIV - Anexo 24 - Autorização de Subcontratação

XXV - Anexo 25 - Planilha de Controle de Alteração Contratual

XXVI - Anexo 26 - Atestado de Desconto - Sistema de Registro de Preços

XXVII - Anexo 27 - Extrato de Contrato

XXVIII - Anexo 28 - Extrato de Aditamento de Contrato

XXIX - Anexo 29 - Extrato de Convênio

XXX - Anexo 30 - Extrato de Ata de Registro de Preços

XXXI - Anexo 31 - Extrato de Dispensa de Licitação

XXXII - Anexo 32 - Extrato de Inexigibilidade de Licitação

XXXIII - Anexo 33 - Extrato de Empenho

XXXIV - Anexo 34 - Extrato de Rescisão de Contrato

XXXV - Anexo 35 - Autorização para Adiantamento de Pequenas Despesas

XXXVI - Anexo 36 - Controle de Lotes

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Art. 102. O Anexo 26 - Atestado de Desconto - Sistema de Registro de

Preços (e seu Anexo I), o Anexo 24 - Autorização de Subcontratação e o Anexo 36

- Controle de Lotes (e seu Anexo I) serão emitidos exclusivamente por meio do

Sistema de Procedimentos de Execução da Despesa - SIPED e serão juntados aos

processos de liquidação da despesa e autorização do pagamento, nos termos do

Anexo 15.

Parágrafo único. O Anexo 24 - Autorização de Subcontratação deverá

compor os protocolos de pedido de autorização de subcontratação.

Art. 103. Para constatar o atendimento dos procedimentos fixados nesta

Instrução Normativa, a Controladoria Geral efetuará auditorias periódicas nos órgãos e unidades administrativas que participam do trâmite das licitações, contratações diretas, alterações contratuais, empenhamentos, liquidações e pagamentos.

Art. 104. Esta Instrução Normativa entrará em vigor em 25 de setembro de 2015, ficando revogadas a partir da referida data a Instrução Normativa CGM n.º 021/2009 e a Instrução Normativa CGM n.º 37/2014.

EDSON LUIZ GELINSKI DE FARIA

Controlador Geral

Publicada em 04 de setembro de 2015 na página da CGM na internet

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