Introdução ao planejamento e desenvolvimento de acervos

Letícia Strehl

Conteúdos da Aula

•Introdução ao planejamento e desenvolvimento de acervos▫Definições▫Etapas▫Características GERAIS dos

processos em arquivos, bibliotecas e museus

▫Aplicação dos conceitos em uma “biblioteca hipotética”

Planejamento: definição

•É um processo contínuo, permanente e dinâmico que fixa objetivos, detalha as etapas para atingi-los e prevê os recursos necessários para sua consecução.

Almeida, Maria Christina Barbosa de. Planejamento de bibliotecas e serviços de informação. 2.ed. rev. e ampl. Brasília, DF: Briquet de Lemos/Livros, 2005.

Etapas do processo de planejamento (1)•Definição do objeto a ser estudado•Coleta de informações sobre esse objeto e

seu ambiente•Análise dos dados para a elaboração do

plano nos seguintes termos:▫Definição dos objetivos, metas e

prioridades;▫Previsão dos acontecimentos futuros;▫Tomada de decisões sobre fins, meios e

recursos.

Almeida, Maria Christina Barbosa de. Planejamento de bibliotecas e serviços de informação. 2.ed. rev. e ampl. Brasília, DF: Briquet de Lemos/Livros, 2005.

Etapas do processo de planejamento (2)•Estabelecimento das providências para a

execução do plano•Acompanhamento e controle da execução

em relação aos objetivos traçados•Avaliação do sucesso do plano

Almeida, Maria Christina Barbosa de. Planejamento de bibliotecas e serviços de informação. 2.ed. rev. e ampl. Brasília, DF: Briquet de Lemos/Livros, 2005.

Implementação

Acompanhamento

Avaliação

Elaboração do plano

Etapas do processo de planejamento (3)

O planejamento dos acervos

•Como atividade gerencial, a gestão de acervos não prescinde do processo de planejamento

•Será com planejamento que os acervos se desenvolverão de forma alinhada aos objetivos institucionais e atenderão aos propósitos que se destinam

Planejamento e gestão de acervos em diferentes tipos de instituições de informação• Num contexto

abrangente, a comparação dos processos de planejamento dos acervos de arquivos, bibliotecas e museus, resultará na identificação de semelhanças e diferenças que serão determinadas basicamente por 3 instâncias diversas:

funções da instituição de informação

etapas envolvidas no desenvolvime

nto dos acervos

Conteúdo informacional e forma de constituição dos acervos

Arquivo

Documento representa a pessoa

física ou jurídica que os gerou ou

acumulou

Órgão recebedor: recolhe naturalmente

o que produz a administração pública

ou privada à qual serve

Biblioteca

Documento representa a

própria informação

tratada

Museu

Documento representa

pouco sobre si, mas muito

sobre a sociedade que

o gerou

Smit, J. W. Arquivologia, Biblioteconomia e Museologia : o que agrega estas atividades e o que as separa? Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação, Nova Série, São Paulo, v. 1, n. 2, 1999/2000, p. 27-36.Bellotto, H. L. Arquivos permanentes: tratamento documental. 4. ed. São Paulo: Editora FGV, 2006.

Órgãos colecionadores: reúnem artificialmente o material que lhes é de interesse

Denominação específica dos acervos e seus objetivos fundamentaisFundos

1ª e 2ª idades: uso funcional

3ª idade: pesquisa histórica

Arquivo

Coleções

Satisfação das necessidades de informação dos usuários

Biblioteca

Coleções

Preservação e interpretação dos processos sociais

Museu

As etapas do desenvolvimento de acervos

Entrada

As etapas do desenvolvimento de fundos em arquivos

• Recolhimentos ou acessões:• recolhimento• depósito

Entrada

Descarte

Acervo de 3ª idade

As etapas do desenvolvimento de coleções em museus

Investigação

• Aquisição• Compra• Doação• Permuta• Empréstimo• Trabalho de

campo

Entrada

• Descarte

O planejamento e o desenvolvimento de acervos

Um exemplo específico no contexto de biblioteca

O entrelaçamento entre o planejamento e o desenvolvimento de coleções em bibliotecas

• Estudos de comunidades

• Seleção:• Instrumentos

específicos

Prioridades

• Aquisição• Compra• Doação• Permuta

Entrada

• Descarte

Elaboração do plano

Implementação =

desenvolvimento

Acompanhamento

Avaliação

Política de desenvolvimento de coleções

Planejamento e desenvolvimento de acervos em uma “instituição hipotética”

1 Identificação da instituição

1.1 Tipo específico de instituição:•biblioteca universitária

1.2 Área de atuação:•específica – Física

1.3 Apelido:•Bibfis

2 Elementos preparatórios da elaboração do plano (1)

2.1 Definição do objeto a ser estudado:•Acervo de livros para o atendimento das

atividades de ensino de graduação

2.2 Tipo de plano:•Operacional

“o que fazer”“como fazer”

2 Elementos preparatórios da elaboração do plano (2)

2.3 Coleta de informações sobre esse objeto e seu ambiente:

• Ambiente externo: características da avaliação dos cursos de graduação feitas pelo MEC

• Ambiente interno: atividades dos departamentos (planos de ensino das disciplinas de graduação e matrículas) e situação do acervo da biblioteca

Instrumento

2 Elementos preparatórios da elaboração do plano (3)

2.4 Análise dos dados• Dada a complexidade das informações necessárias,

observou-se que a biblioteca não dispõe de instrumento para o diagnóstico da situação de seu acervo.

• São precárias as condições de tomada de decisões sobre o desenvolvimento da coleção de livros de graduação.

3 Elaboração do plano (1)

3.1 Definição dos objetivos

• Elaborar instrumento para o diagnóstico das condições do acervo de livros de graduação

• Sensibilizar a administração superior para a necessidade de investimento no acervo

• Orientar as atividades de seleção e aquisição de livros de graduação para suprir as deficiências identificadas

3 Elaboração do plano (2)

3.2 Metas• Sensibilizar a administração superior para o investimento

progressivo no saneamento das carências do acervo• Incrementar de forma qualitativa (títulos) e quantitativa

(exemplares) o acervo de livros de graduação para atendimento da demanda real e potencial (número de matrículas nas disciplinas)

3.3 Prioridade• Identificar as deficiências qualitativas do acervo (livros

citados nos planos de ensino das disciplinas de graduação que não estão disponíveis na biblioteca)

3 Elaboração do plano (3)

3.4 Tomada de decisões• Meios

▫ congregação do sistema de informações sobre as atividades acadêmicas com o banco de dados da biblioteca

▫ elaboração de relatório específico para avaliação do acervo com base na estimativa da demanda potencial

• Fins▫ realização do diagnóstico da situação do acervo▫ definição dos recursos necessários para o saneamento de

carências• Recursos

▫ Humanos 1 bibliotecário (período de 6 meses) 1 analista de sistemas (período de 2 meses)

▫ Financeiros para compra de livros Montante ainda indefinido

4 Implementação do plano

•Produção do relatório de avaliação•Análise do relatório•Diagnóstico da situação do acervo•Identificação dos recursos financeiros

necessários para saneamento das carências prioritárias (deficiências qualitativas do acervo)

•Captação dos recursos•Investimentos

▫Desencadeamento do processo de desenvolvimento da coleção

A implementação do plano da BibFis - fase de desenvolvimento do acervo de livros de graduação

• Seleção das deficiências qualitativas

Prioridades

5 Acompanhamento e controle da execução do plano em relação aos objetivos

•Objetivo 1:▫O instrumento elaborado é capaz de

diagnosticar as condições do acervo de livros de graduação?

•Objetivo 2:▫O diagnóstico e a análise sensibilizaram a

administração superior para a necessidade de investimento no acervo?

•Objetivo 3:▫Qual foi o impacto dos investimentos orientados

pela avaliação na melhoria do acervo de livros de graduação?

6 Avaliação do sucesso do plano

•Da resposta às perguntas avalia-se o resultado da execução do plano

E o processo, como processo, prossegue, continuamente

• Estudos de comunidades

• Seleção:• Instrumentos

específicos

Prioridades

• Aquisição• Compra• Doação• Permuta

Entrada

• Descarte

Elaboração do plano

Implementação =

desenvolvimento

Acompanhamento

Avaliação

Política de desenvolvimento de coleções

Vamos ao trabalho!

Como será o planejamento e o desenvolvimento do acervo em sua instituição hipotética?