Instrução de Trabalho

Código: IT-GQ-01

Revisão: 00

Título: Procedimentos para transporte aéreo de amostras biológicas

Classificação SIGDA: 013.1

ELABORAÇÃO

Felipe Stegun

REVISÃO

Wanne Soares

APROVAÇÃO

Alice Guimarães

DATA DE APROVAÇÃO

P Á G I N A 1 | 12

SUMÁRIO 1. OBJETIVO 2. REFERÊNCIAS 3. PROCEDIMENTOS 4. ANEXOS 5. ALTERAÇÕES EM RELAÇÃO A REVISÃO ANTERIOR 1. OBJETIVO Definir os procedimentos necessários para solicitar, acondicionar, embalar e

transportar materiais biológicos para fins de pesquisa da Unidade.

2. REFERÊNCIAS

ANAC – IS-175-004 revisão B: Orientações quanto aos procedimentos para a

expedição e transporte de substâncias biológicas e infectantes em aeronaves

civis, 2017.

IATA - Dangerous Goods Regulations, Edição 58, 2017.

WHO - Guidance on regulations for the transport of infectious substances

2017–2018.

3. PROCEDIMENTOS 3.1 Solicitação de transporte

O pesquisador responsável pela amostra ou material deve preencher os

formulários para requisição de transporte a seguir:

- Requisição de Transporte Aéreo (Anexo A) a) Cabeçalho com a data do envio dos documentos para o Ordenador de

Despesas do contrato;

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b) Informar quantos volumes serão transportados no campo

Quantidade; c) Descrever de forma objetiva o conteúdo a ser transportado no campo

Conteúdo. Especificar o tipo de material, quantidade, peso total da amostra,

forma de armazenamento e quantidade de gelo seco (quando utilizado). Ex:

caixa de transporte de material biológico contendo 20 microtubos com 0,5 ml

de soro totalizando 10ml de amostra biológica em 5kg de gelo seco;

d) Informar o endereço completo do local de coleta em Procedência, ao

final da caixa informar a data da coleta; e) Preencher as informações do destino da amostra no campo Destino

com: nome do local, endereço e nome do contato que irá receber o material

no local. Ao final do campo informar orientações para entrega (dias da

semana, horários de funcionamento, etc.);

f) Informar se o material é perecível (sim ou não);

g) Definir o valor do material quando comercial ou não se aplica.

- Planilha de Ordem de Coleta (Anexo B) a) Linhas 6 a 10 - preencher as informações do endereço do remetente;

b) Linhas 12 a 15 - preencher as informações do local da coleta e

informar no contato para coleta um telefone para contato (de preferência,

inserir um telefone pessoal);

c) Linhas 17 a 21 – preencher endereço completo para entrega e

informar um telefone do recebedor;

d) Linhas 23 a 25 – uso exclusivo do fiscal do contrato de transporte;

e) Linha 26 e 27 – descrição completa do material informando se é

perecível (seguir o mesmo descrito na Requisição de transporte aéreo);

f) Linha 30 – informar quantos volumes serão transportados, peso

aproximado da amostra, peso total da(s) caixa(s), quantidade de gelo seco

(quando utilizado) e as dimensões do(s) volumes(s);

g) Linha 34 – preencher apenas a 2a. coluna informado o tipo de

embalagem (caixa de transporte de amostra biológica, gaiolas de animais,

etc);

h) As assinaturas são de preenchimento exclusivo da gestão do contrato.

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- Declaração do Solicitante (Anexo C) a) Preencher as informações de remetente e destinatário com respectivos

contatos, data da coleta, descrição da mercadoria (seguir a mesma

descrição da Requisição de transporte aéreo) e o valor;

b) Assinatura e carimbo é de controle interno da Fiocruz RO.

Estes formulários devem ser encaminhados à Gestão da Qualidade para os

e-mails: felipe.stegun@fiocruz.br e wanne.soares@fiocruz.br com cópia para

alice.guimaraes@fiocruz.br para as devidas providências.

3.2 Preparo das amostras As amostras são classificadas em Categoria A ou Categoria B, segundo as

normas da OMS. Devem ser acondicionadas em embalagens de boa

qualidade seguindo as recomendações de sistema de tripla embalagem

padronizada pela International Air Transport Association (IATA) e pela ONU,

recomendada pela OMS.

O solicitante deve também considerar as condições de armazenamento e

conservação das amostras durante todo o trajeto do transporte, atentando-se

aos prazos previstos no contrato de transporte aéreo (ver item 3.4). 3.3 Preparo da caixa para transporte Para realizar o transporte de material biológico o solicitante deve utilizar

caixas que atendam os requerimentos da IATA, ONU e OMS descritos

abaixo, exemplificado no esquema do Anexo D. Os sistemas de embalagens

devem ser constituídos por três componentes:

a) embalagem(ns) primária(s): recipientes que entram em contato direto

com o material biológico; podem ser fabricados com vidro, plástico, metal e

outros. Ex.: tubos de coleta, tubos e microtubos tipo eppendorf, etc. Em

casos de risco de derramamento do conteúdo é recomendado inseri-lo em

saco plástico hermeticamente vedado (Figura 1).

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Figura 1- Embalagem primária em saco com vedação

Fonte: WHO/WHE/CPI/2017.8

b) embalagem secundária: com capacidade para envolver e proteger a(s)

embalagem(ns) primária(s) deve servir de estanque à prova de vazamento

e impermeável. Ex: frascos plásticos, saco plástico tipo bag, caixa ou

frasco de PVC e outros frascos resistentes (Figura 2).

Figura 2 – Frasco secundário com tampa rosqueável

Fonte: WHO/WHE/CPI/2017.8

Recomenda-se preencher todo o espaço entre a embalagem primária e a

secundária com material absorvente Ex: manta, espuma, gaze, algodão,

etc (Figura 3).

Figura 3- Exemplo de material absorvente - manta absorvente ou gaze

Fonte: WHO/WHE/CPI/2017.8

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c) Embalagem terciária (externa): recipientes com rigidez adequada

protegendo o conteúdo de influências externas como da exposição à

intempéries e danos físicos durante o transporte. Pode ser constituída por

papelão, PVC, metal e outros (Figura 4).

Em casos de transporte de materiais que necessitam de baixas temperaturas

para conservação deve ser utilizada caixa de isopor ou material semelhante

para manter a temperatura e conter vazamentos e umidade. Essas caixas

não são apropriadas para transporte e, quando necessárias, devem ser

acondicionadas dentro da embalagem terciária (Figura 4).

Figura 4 – Embalagem terciária de papelão com isopor

Fonte: WHO/WHE/CPI/2017.8

d) Gelo seco: as embalagens contendo gelo seco devem ser identificadas

com etiqueta que indique seu número ONU - UN1845 – e o peso bruto do

gelo seco contido no interior da embalagem (Figura 5). Figura 5 - Símbolo Gelo Seco (indicar o peso em kg).

Fonte: WHO/WHE/CPI/2017.8

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O gelo seco deve ser solicitado ao Almoxarifado da instituição e, após

liberação pelo responsável do setor, retirado na empresa fornecedora. O

solicitante deve considerar o tempo do transporte para entrega desse

material, uma vez que a taxa de sublimação do gelo seco em pó (disponível

no município) é de, aproximadamente, 1kg em 12 horas, em temperatura

ambiente (25°C). É recomendado mínimo de 6kg de gelo seco para

transportes de até 48 horas.

e) Marcações na embalagem terciária (final)

- Nome, endereço e telefone do remetente;

- Telefone para emergências;

- Nome, endereço e telefone do destinatário;

- No caso de material biológico ou químico deve conter o código numérico

ONU para transporte. Ex: UN 3373 para material biológico categoria B,

conforme (Figura 6);

- Orientação de embalagem "Este lado para cima", em lados opostos

conforme (Figura 7). Figura 6: Símbolo Material Biológico categoria B

Fonte: WHO/WHE/CPI/2017.8

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Figura 7: Símbolo “Este lado para cima

Fonte: WHO/WHE/CPI/2017.8

f) OGM e derivados: Transportes com OGM e derivados só podem

acontecer entre instituições quando ambas possuírem CQB. Para realizar

esse transporte as CIBio do laboratório de origem e de destino devem ser

envolvidas. Esta demanda é de responsabilidade total do Técnico

Responsável do laboratório e da CIBio Fiocruz Rondônia.

3.4 Agendamentos e Prazos de entrega A Gestão da Qualidade ficará encarregada de enviar os formulários para o

ordenador da despesa na Presidência da Fiocruz (SEGAB-PR), acompanhar

a aprovação do transporte e qualquer demanda da Contratada para executar

este serviço. O fluxo desse processo está descrito no Anexo E.

a) O agendamento da coleta deve respeitar alguns prazos estabelecidos

no contrato de Transporte:

- O trâmite de solicitação e aprovação do transporte demanda tempo médio de 10 dias para aprovação do ordenador;

- O contrato prevê prazo de máximo 72 horas para realizar a entrega de

materiais não perecíveis e máximo 24 horas para materiais perecíveis,

dessa maneira, orientamos que as coletas sejam programadas para o início

da semana, entre segunda e quarta-feira; - Em caso de transportes para outras cidades, que não capital, a solicitação

será avaliada pela Gestão da Qualidade e a transportadora contratada.

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3.5 Coleta do Material Na data da coleta o material deve estar devidamente embalado e identificado

conforme orientações para desta instrução. A Contratada emitirá uma nota de despacho aéreo, que será encaminhada ao

solicitante do transporte para impressão e entrega no momento da coleta do

material.

O material será coletado no laboratório ou setor solicitante em horário

comercial.

3.6 Acompanhamento da Entrega O Solicitante deve confirmar com o Setor da Gestão da Qualidade a coleta da

amostra e acompanhar a entrega no destinatário.

O Solicitante deve confirmar o recebimento do material com o destinatário.

Enviar um e-mail de confirmação para felipe.stegun@fiocruz.br e

wanne.soares@fiocruz.br com cópia para alice.guimaraes@fiocruz.br.

Em caso de atrasos, tanto na coleta quanto na entrega, o solicitante deve

comunicar a Gestão da Qualidade para providências.

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4. ANEXOS Anexo A – Requisição de Transporte

ANEXO B – Ordem de Coleta

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Anexo C – Declaração do Solicitante

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Anexo D - Esquema de Embalagem para Transporte

Anexo E – Fluxograma