Manual SIGA-ADM - Requisicao de Compra Permanente

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Manual do Usuário Requisição de Compra Permanente
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Manual do módulo Requisicao de Compra Permanente produzido pelo núcleo IFTM - Dezembro/2010

Transcript of Manual SIGA-ADM - Requisicao de Compra Permanente

  • Manual doUsurio

    Requisio de Compra Permanente

  • IntroduoIntroduo

    Verso dezembro/2010

    Projeto SIGA-EPT

    Manual do UsurioMdulo Requisio deCompra Permanente

    Requisio uma solicitao feita a um setor,seja de material (consumo ou permanente),servio ou veculo.

    Uma requisio tem seu incio na, atravs do usurio

    que a preenche e a encaminha para a apreciaodo seu , que pode ou no aprov-la. Casoaprovada, segue direto para a .

    Na , o executor avaliar aspossibilidades de execuo da mesma, podendodefini-la como Liberada (para execuo) ouRecusada (caso no tenha como execut-la).

    UORequisitante Requisitante

    GestorUO Executora

    UO Executora

    Para utilizar o mdulo Requisio de CompraPermanente do sistema , vocdever, primeiramente:

    SIGA-ADM

    Possuir organograma, instituies, setorese pessoas devidamente cadastrados.

    Possuir oramento interno cadastrado.

    Definir a UO executora de requisies decompra permanente.

    Definir um usurio executor da requisiovinculado UO executora.

    Definir pelo menos uma UO requisitantede compra permanente, com seus usuriosrequisitantes e usurios gestores, e com ooramento j definido para este tipo derequisio.

    Pr-Requisitos para utilizao

    SISTEMA INTEGRADO DE GESTO ACADMICA

  • Ao iniciar o Sistema e passar pela tela de acesso ser exibida

    a tela do menu principal do Siga, nela selecione o link

    Administrao.

    O sistema retornar a tela do menu de

    Administrao, nela selecione a opo

    Requisies, feito isto o usurio acessar o

    mdulo de requisies.

    Este captulo visa uma descrio rpida dos passos a serem

    executados pelo administrador do sistema, no sentido de

    liberar adequadamente o uso do mdulo de requisio. Para

    acompanhar detalhadamente os passos abaixo, consulte os

    manuais MAD e Manuteno.

    Antes da utilizao desse mdulo, necessrio que o

    Administrador do sistema, dentro das opes do mdulo

    MAD faa, depois do cadastro de pessoas, a atribuio de

    pelo menos um usurio Requisitante, um Gestor e um

    Executor em ( ). Todos devem pertencer ao

    grupo ADM, portanto precisam ter a permisso ADM.

    1 - Cadastro de usurios

    MAD > Usurios

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    01

    Requisio de Compra Permanente

    Re q u i s i t a n t e :

    Gestor:

    Executor:

    p e s s o a

    m e m b r o d a U n i d a d e

    Oramentria Requisitante;

    pessoa que tem a

    funo gerenciar a UO

    requis i tante e que na

    operao de Requisio

    possui a tarefa de avaliar as

    requisies que foram feitas

    pelos requisitantes;

    aquele que opera o

    d e p a r t a m e n t o ( U O )

    responsvel pela execuo da

    requisio.

    Os usurios Gestor e Executor

    d e v e m p e r t e n c e r

    respectivamente aos grupos

    A D M _ G E S T O R U O e

    ADM_EXECUTORUO.

    !

    !

    Fig. 02 -cone

    Requisies

    Parte IRequisies

    Parte IIViso geral dos requisitos

    Fig. 01 - Link Administrao - Menu Principal

  • 2 - Cadastrar Material

    3 - Definio de Oramento

    4 - Rubrica

    5 - Criar e configurar Unidades Oramentrias (UOs)

    Configurando Uos[Administrao>>Manuteno>>UO]

    6 - UO Requisitante

    necessrio cadastrar materiais para serem utilizados na

    requisio. Isso feito no mdulo de Manuteno

    ( ).

    necessrio fazer um cadastro de oramento vinculando a

    rubrica. Isso feito no mdulo . Com isso

    estamos separando as fontes e rubricas de acordo com o

    oramento definido pela instituio e liberado pelo governo.

    Definir o(s) tipo(s) de requisio que cada rubrica pode

    pagar. Para facilitar o trabalho, pode-se usar uma rubrica

    global para cada tipo de requisio. Para compras de

    material permanente sugerimos a

    necessrio que o Administrador do sistema crie uma

    e uma , ou s uma que funcione

    como executora e requisitante.

    Para a UO executora, em , deve-se definir os

    tipos de requisio executadas por essa unidade, no nosso

    caso requisio de COMPRA PERMANENTE e tambm

    vincular um usurio para ser o operador desta UO.

    Para a UO Requisitante, necessrio definir um oramento e

    os Tipos de Requisies vinculados a este oramento.

    No cone , incluir oramento para o ano atual e

    depois na chave de pesquisa desse oramento incluso,

    definir o tipo de requisio ao qual esse oramento ir

    atender ( );

    Administrao > Manuteno > Material

    Financeiro

    44905200

    UO

    executora UO requisitante

    Incluir Executor

    Oramento

    .

    COMPRA PERMANENTE

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  • !No cone Requisitantes, deve se incluir o(s) usurio(s)

    ser(o) solicitantes desta UO;

    No cone Gestores, deve se incluir o(s) usurio(s) que

    ser(o) o(s) gestor(es) desta UO.

    No cone Incluir Executor escolher o que

    essa UO executar;

    No cone Executores definir o(s) usurio(s) que ser(o)

    executores desta UO.

    Ao selecionar o link no menu

    surge a tela . Nela possvel inserir

    uma nova requisio ou consultar as j existentes.

    Se o usurio desejar obter informaes sobre uma

    requisio, tendo escolhido a opo no menu

    de , basta digitar o nmero da mesma no

    campo correspondente, localizado na aba

    , e depois clicar na chave de pesquisa.

    7 - UO Executora

    1 - Pesquisar Requisies

    Tipo de Requisio

    Requisies Administrao

    Pesquisar Requisies

    Requisies

    Administrao

    Pesquisar

    Requisio

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    Parte IIIRequisio de Compra Permanente

    Fig. 03 - Tela Pesquisar Requisies

    Caso no saiba o nmero da

    requisio que deseja buscar

    s utilizar o caractere % que

    funciona como um coringa e

    retorna todas as requisies

    cadastradas.

    !Ao definir um oramento

    interno para a UO, estamos

    limitando suas requisies ao

    va l o r a t r i b u d o n e s t e

    o r a m e n t o e ,

    obrigatoriamente, ao tipo de

    requisio que a rubrica

    escolhida pode fazer.

  • H ainda opes de pesquisa prprias a grupos de usurios,

    podendo, por exemplo, buscar uma requisio que possui

    um determinado status ou associada a uma UO especifica.

    Essas opes de busca sero especificadas detalhadamente

    nas atividades de cada usurio.

    Pendentes;

    Aguardando autorizao pelo Gestor;

    Autorizadas pelo Gestor;

    Devolvidas para alterao pelo Gestor;

    Recusadas pelo Gestor;

    Liberadas pelo Executor;

    Liberadas pelo Executor;

    Executadas, aguardando avaliao;

    Finalizadas

    Logue com o usurio requisitante e acesse o mdulo de

    . Na tela estar

    disponvel o link .

    Status das requisies que podem ser encontradas na

    aba de pesquisa:

    Requisies Pesquisar Requisies

    Inserir Requisio

    2 - Inserir Requisio

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    Fig. 04 - Resultado pesquisa requisies

    !Tanto o usurio Requisitante

    quanto o usurio Gestor

    podem acumular perfis,

    podendo com um nico login

    criar e liberar requisies.

    Fig. 05 - Link Inserir Requisio

  • No formulrio que se segue, escolha a UO Requisitante e

    clique em Enviar. Em seguida o sistema mostrar os tipos de

    requisies disponveis para esta UO. Selecione o tipo de

    requisio, neste caso e clique no

    boto Enviar.

    O sistema retornar as informaes dessa nova requisio,

    tais como nmero, status e tipo;

    O usurio poder inserir um ou mais materiais clicando no

    link , localizado abaixo da lista de

    materiais requisitados. O sistema retornar a aba Incluir

    Material. No campo voc

    deve digitar o cdigo do material, ou a descrio e clicar no

    boto de busca.

    Ao clicar no boto de busca o sistema abrir a janela de

    , nela estaro os resultados de sua

    busca. Mas caso queira realizar outra busca s digitar o

    termo a ser buscado no campo cdigo ou em descrio e em

    seguida clicar na chave de pesquisa.

    COMPRA PERMANENTE

    Inserir Novo Material

    Cdigo ou Descrio do Material

    pesquisa de material

    05

    !Caso voc no saiba o nome ou a

    descrio completa do material,

    digite parte dele seguido do

    s m b o l o c u r i n g a ( P. e x . :

    PROJETOR%). Ou caso queira

    listar todos os materiais digite

    somente o e clique no boto

    de busca.

    %

    Fig. 06 - Inserir Requisio - Seleo da UO

    Fig. 07 - Inserir Requisio - Seleo do Tipo de Requisio

    Fig. 08 - Informaes da Requisio

    Fig. 09 - Aba Incluir Material

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  • Para selecionar o material desejado clique na chave de

    pesquisa que fica a frente do cdigo do material. O sistema

    trar para a aba a descrio do produto

    selecionado. Para finalizar a incluso complete o campo

    e clique no boto Para desistir da

    incluso use o boto Voltar.

    O sistema retornar a aba ,

    ela usada para verificar se voc escolheu o material

    desejado e caso hajam pedidos pendentes para este mesmo

    material eles so mostrados logo abaixo da descrio do

    material. Para confirmar clique no boto

    Em seguida o sistema retornar a lista de materiais

    requisitados com o material que voc acabou de incluir. Caso

    queira inserir mais materiais requisio voc deve clicar

    novamente no boto e seguir as

    instrues dadas anteriormente.

    .

    Incluir Material

    quantidade Enviar

    Confirmar Incluso de Material

    Confirmar.

    Inserir Novo Material

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    Fig. 10 - Janela de Pesquisa Material

    Fig. 11 - Aba Incluir Material completa

    Fig. 12 - Aba Confirmar Incluso de Material

  • !07

    Para finalizar a requisio, entre com a justificativa e o local

    da entrega do(s) produto (s) e clique em . O sistema

    exibir uma mensagem de confirmao do cadastro e outra

    indicativa do sucesso da operao, permitindo ainda que o

    usurio continue criando requisies.

    Enviar

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    Fig. 13 - Lista de Materiais Requisitados

    Fig. 14 - Campos: Justificativa, Dados da Entrega e boto Enviar

    Fig. 15 - Mensagem de confirmao do cadastro

    Aps a f i na l i z ao , a

    requisio receber o status

    de . Agora o

    usurio gestor quem deve

    avali-la.

    SOLICITADA

  • Para autorizar uma requisio, o deve, no mdulo de

    , efetuar uma busca: ou pelo nmero ou pela

    opo de pesquisa do gestor, selecionando, neste caso, os

    dois parmetros solicitados para a pesquisa: a opo de

    Listagem e a UO desejada. Sero buscadas e listadas apenas

    as requisies a serem autorizadas pelo gestor desta UO.

    Para visualizar os detalhes de uma requisio, basta localiz-

    la e selecion-la que imediatamente o sistema retornar

    todas as informaes referentes a ela, como quem a

    requisitou e os itens pertencentes a ela. Traz tambm as

    aes permitidas ao gestor: .

    Depois de analisar as informaes, o gestor deve escolher

    uma das opes de avaliao, redigir um motivo (caso a

    avaliao no seja AUTORIZAR) e clicar no boto

    Gestor

    Requisies

    Autorizar Devolver Recusar

    Enviar.

    , e

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    Parte IVAvaliar Requisio

    Fig. 16 - Opes de pesquisa do gestor

    Fig. 17 - Resultado da pesquisa do gestor

    !

    !

    !

    Este passo destinado ao

    usurio Gestor, que deve estar

    devidamente cadastrado e

    logado no sistema.

    O campo serve para

    especificar as causas da

    recusa ou devoluo da

    requisio.

    MOTIVO

    AUTORIZAR

    DEVOLVER

    RECUSAR

    significa dar

    p r o s s e g u i m e n t o d a

    requ i s i o para a UO

    EXECUTORA;

    impl ica em

    encaminh-la novamente ao

    requisitante para que seja

    modificada ou corrigida;

    finaliza o processo

    e com a recusa, o requisitante

    no poder mais alter-la.

    Fig. 18 - Opes de ao do usurio gestor

  • !09

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    O sistema retornar novamente todas as informaes

    referentes requisio bem como as opes escolhidas pelo

    Gestor para que sejam verificadas. Ao clicar no boto

    o sistema retornar uma mensagem de

    confirmao.

    No caso da requisio ser devolvida, o usurio requisitante

    dever acessar a opo e alterar a

    requisio de acordo com as especificaes do gestor

    descritas no campo motivo. Esta requisio ser novamente

    encaminhada para o gestor, que dever autorizar, devolver

    ou recusar novamente.

    O processo entrar em sua etapa final, a partir do momento

    que o gestor autorizar a requisio. Logo, a partir da

    validao do gestor a requisio ser encaminhada para que

    o Executor da (LICITAO) d

    prosseguimento.

    A requisio de compra permanente, depois de autorizada,

    estar disponvel para que o setor de compras possa licitar

    seus itens. Voc conhecer mais sobre este processo no

    .

    Confirmar

    Devolvidas Pelo Gestor

    UO Executora

    Manual de Licitao

    ,

    Aps a autorizao, a requisio

    r e c e b e r o s t a t u s d e

    AUTORIZADA PELO GESTOR, e

    estar pronta para a execuo.

    Fig. 19 - Confirmao da ao decidida pelo gestor

  • FLUXOGRAMA DOMDULO REQUISIOCompra Permanente

    Inserir Novo Material

    Requisitante da UO

    Incio

    Inserir Requisiode Compra Consumo/

    Permanente

    Inserir Requisio(Administrao > Requisio)

    Requisitante da UO

    SIM

    NO

    ?Requisiorecusada Fim?RequisiodevolvidaSIM

    NO

    ?ExisteMaterialSIM

    NO

    Analisa a Requisio

    Gestor da UO

    ?Rubrica temsaldo suficienteSIM

    NO

    Adicionar Material

    Inserir Material(Administrao > Consultas > Novo Material)

    executor/ gestor com acesso

    Incluir Novo Material

    Inserir Material(Administrao > Requisio >Novo Material)

    Requisitante da UO

    Altera a requisio

    Selecionar Requisio(Administrao > Requisio)

    Requisitante da UO

    Efetuar transao

    (Administrao > Manuteno >UO > Transao)

    Administrador

    ?RenomearrubricaSIMNO

    Incluir NovoOramento Interno

    (Administrao > Manuteno >UO > Oramento)

    Administrador

    Licitao

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  • ndice de figurasFig.01 - Link Administrao - Menu Principal . . . . . . . . . . . . . . . . 01

    Fig.02 - cone Requisies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01

    Fig.03 - Tela Pesquisar Requisies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03

    Fig.04 - Resultado pesquisa requisies . . . . . . . . . . . . . . . . . . 04

    Fig.05 - Link Inserir Requisio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 04

    Fig.06 - Inserir Requisio - Seleo da UO . . . . . . . . . . . . . . . . . 05

    Fig.07 - Inserir Requisio - Seleo do Tipo de Requisio . . . . . . . . . . 05

    Fig.08 - Informao da Requisio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05

    Fig.09 - Aba Incluir Material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 05

    Fig.10 - Janela de Pesquisa Material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06

    Fig.11 - Aba Incluir Material completa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 06

    Fig.12 - Aba Confirmar Incluso de Material . . . . . . . . . . . . . . . . 06

    Fig.13 - Lista de Materiais Requisitados . . . . . . . . . . . . . . . . . . 07

    Fig.14 - Campos: Justificativa, Dados da Entrega e boto Enviar . . . . . . . . 07

    Fig.15 - Mensagem de confirmao do cadastro . . . . . . . . . . . . . . . 07

    Fig.16 - Opes de pesquisa do gestor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08

    Fig.17 - Resultado da pesquisa do gestor . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08

    Fig.18 - Opes da ao do usurio gestor . . . . . . . . . . . . . . . . . 08

    Fig.19 - Confirmao da ao decidida pelo gestor . . . . . . . . . . . . . . 09

  • ndice de captulosParte I - Requisies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01

    Parte II - Instituies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01

    Parte III - Requisio de Compra Permanente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03

    Parte IV -Avaliar Requisio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 08

    Fluxograma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

    1 - Cadastro de usurio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 01

    2 - Cadastrar Material . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 02

    3 - Definio de Oramento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 02

    4 - Rubrica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 02

    5 - Criar e configurar Unidades Oramentrias [UOs] . . . . . . . . 02

    6 - UO Requisitante . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 02

    7 - UO Executora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03

    1 - Pesquisar Requisies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 03

    2 - Inserir Requisies . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 04