JORNADA PROAC Como planejar e gerir um projeto cultural de olho na prestação

de contas.

FORMULÁRIOS

Notas Fiscais, Recibos,

“notinhas”

Comprovantes de pagamento,

contratos, recibos

Material Gráfico, Extrato bancário

PRAZO !!!

Prestação de Contas

O objetivo da prestação de contas é apresentar ao órgão incentivador a comprovação da execução do projeto.

ü  Execução Financeira

ü  Execução do Objeto

ü  Execução da Contrapartida (imagem e produto/evento)

O Que é ... Execução Financeira

§  Comprovar a regularidade da execução financeira por meio dos pagamentos realizados. Comprovados por documentos válidos (Notas Fiscais, Recibos, Pagamento de Impostos, Contratos, Extratos).

§  Comprovar a regularidade da execução do projeto – orçamento: aprovado X realizado.

§  Comprovação do cumprimento dos limites exigidos pela legislação.

Exemplo: contratação de 20% de equipe local.

§  Apresentar os relatórios financeiros de acordo com o manual de prestação de contas.

O Que é ...

Execução do Objeto

•  Comprovação da execução dos objetivos e metas do projeto, por meio da apresentação do produto final realizado ou comprovação do evento.

•  Envio de (02) unidades do produto final (DVD, CD, Livro, etc).

•  Apresentação de material de comunicação e divulgação na mídia sobre a realização do evento (cartaz, convite, material em jornal, internet, rádio).

O Que é ...

Execução da Contrapartida (imagem e produto/evento)

§  Imagem – Apresentação do material de divulgação do projeto com o nome e marcas do órgão incentivador conforme a legislação vigente e devidas aprovações.

§  Produto/Evento – Comprovação da entrega da cota do órgão incentivador (10%) do produto final ou convites/ingressos do evento.

A comprovação é feita por meio de declarações dos beneficiários, comprovante de envio do correio e borderôs.

•  Comprovação da contrapartida declarada na aprovação do projeto (Declarações Oficiais, Materias de Divulgação, Registros, e afins)

Quando entregar ...

"   A prestação deve ser entregue ao órgão incentivador em até 30 dias após o término do prazo de execução do projeto.

"   É necessário agendar a entrega da Prestação de Contas.

"   É possível solicitar prorrogação de prazo para entrega, normalmente, esta solicitação deve ser feita dentro da vigência do projeto ou período de prestação de contas.

Quando começar ...

A elaboração da prestação de contas começa no início do projeto, no recebimento do primeiro aporte de patrocínio.

É autorizado o início da execução do projeto pelo órgão incentivador quando se atinge ao limite mínimo de captação estabelecido pela legislação.

§  PROAC ICMSè 35% do valor captado

Início do projeto

Ao atingir 35% do valor captado é necessário:

§  Enviar ao órgão incentivador solicitação de transferência de recursos da conta captação para conta movimentação

Ofício + extrato bancário + documentos pendentes + cronograma atualizado.

Todos os recursos devem ser aplicados na conta movimento

Mapeamento de informações

• O que é o projeto ? Dados da aprovação? • Quais os objetivos / metas / entregas ? • Como será realizado ? • Quanto ? O orçamento esta atualizado ? Corresponde as metas

previstas ? • Quando ?

Projeto

• Quais são as exigências da legislação ? • Como funciona a lei - operacional ? Lei

• Obrigações financeiras • Obrigações fiscais • Obrigações legais • Exigências específicas ao projeto

Obrigações

Obrigações do projeto Financeiras

§  Todo pagamento dever ser feito mediante apresentação de uma nota fiscal ou recibo válido (com retenção de impostos) – Cupom Fiscal é aceito desde que apresente o CNPJ do estabelecimento.

§  O ideal é que cada cheque ou ordem de pagamento seja referente a um pagamento individual.

§  Todos os pagamentos devem ser arquivados com cópias de cheque.

Todos os documentos fiscais devem ser arquivados por 10 anos após aprovação das contas do projeto pelo órgão incentivador

Obrigações do projeto

Fiscais

§  É de responsabilidade do proponente do projeto (quando pessoa jurídica) reter os impostos devidos do prestador de serviço.

§  Análise do prestador de serviço sobre o enquadramento da empresa – Optante pelo Simples ou não.

§  Retenção de impostos IRRF 1,5%; PIS/CONFINS/CSLL 4,65%; INSS 11%; INSS 20%, ISS SP 5%.

§  Contabilização do projeto

Obrigações do projeto Contratuais

§  Realizar contrato com prestadores de serviço, artistas e fornecedores

§  Análise dos contratos do projeto e levantamento das obrigações de cada documento. Exemplo:

§  Prazo de Vigência

§  Formato da prestação de contas – Formulários e documentos

§  Contrapartida do projeto – Entrega de produtos / realização de eventos

Tipos de Contratos - Projeto

§  Contratos de Editais

§  Contratos com patrocinadores

§  Contrato de parceiros

§  Contrato de fornecedores e prestadores de serviço

Obrigações do projeto Exigências Específicas do projeto

§  Contrapartidas para o órgão incentivador, patrocinador e parceiros ü  Primeiro ponto a ser verificado no projeto são as contrapartidas

oferecidas.

§  Governo – Órgão incentivador ü  Contrapartida financeira; produto/evento; de imagem ü  Análise de proporcionalidade.

§  Patrocinador ü  Adequação contrapartida oferecida dentro dos parâmetros da lei –

10% de tiragem de produto e ingressos.

§  Parceiros ü  Adequação dentro dos parâmetros da lei

Análise da Lei Qual (is) recursos estão sendo utilizados ?

§  A captação de recursos pode ser em uma ou mais leis de incentivo para o mesmo projeto. No entanto os recursos não podem se sobrepor, ou seja, pagar a mesma despesa.

Quais as obrigações administrativas/financeiras do projeto? §  Abertura da conta de captação e movimentação §  Solicitação de autorização de liberação de recursos – Abertura da conta de

movimentação §  Pagamento mediante comprovação de despesa – Notas Fiscais,

Recibos e afins §  Controle e monitoramento da execução financeira

Conhecimento do “Manual de Prestação de Contas” de cada lei e Instruções Normativas

Execução Financeira

Primeiro passo: Orçamento §  Verificar a compatibilidade do orçamento aprovado com o real

§  Verificar a necessidade de readequação do orçamento e/ou metas do projeto

§  Remanejamento do orçamento – Alterar os itens do orçamento sem alterar o valor total aprovado

Observação: é possível fazer remanejamento interno de até 20% nos itens orçamentários sem

prévia autorização

Execução Financeira Regras da Execução:

-  Somente é permitido despesas após a liberação de recursos do projeto;

-  Todo pagamento deve ter um comprovante fiscal – nota fiscal, recibo, cupom fiscal, apólice, contrato, e afins;

-  É necessário apresentar retenção de impostos nos casos que se aplicam –

Darfs, GPS, DAMSP, etc;

-  Não é permitido o pagamento de mais de 2 rubricas por fornecedor;

- Toda nota fiscal deve conter: §  Nome do projeto §  Especificação do Serviço – Igual orçamento aprovado §  Identificação do número do projeto §  Dados bancários do fornecedor

- Todo pagamento deve ser efetuado com um único cheque e/ou transferência bancária. É necessário arquivar comprovante.

Execução Financeira

Definição de Fluxos e Processos:

§  Forma de contratação dos fornecedores / prestadores de serviço – Cotação de preço – Estipule um processo e documente;

§  Cadastro de fornecedores e prestadores de serviço – Obtenha as informações do contratado, analise e comunique as condições de pagamento, inclusive estipulando condições e prazos de pagamento.

§  Conheça o seu fornecedor – Objeto social da empresa – Ela pode prestar o serviço para qual dará nota? Enquadramento da empresa (Simples ou não), cadastrada na prefeitura local, entre outros.

Execução Financeira

Controle de pagamentos:

-  Efetuar pagamento após recebimento da nota fiscal/recibo;

-  Arquivar – Nota fiscal + Cópia do Cheque e/ou Transferência + Comprovante de depósito;

-  Fazer conciliação bancária;

-  Fazer controle do orçamento executado x orçado, monitorar variações;

-  Manter cópia dos cupons fiscais – que tendem a apagar.

Controles Financeiros

1o. Controle: Relação de Pagamentos Atualizada

Controles Financeiros

2o. Controle: Orçamento Executado X Realizado

Controles Financeiros

3o. Controle: Conciliação Bancária

Relacionamento com os Órgãos Incentivadores

§  Comunicados de alterações

Todas as alterações do projeto devem ser comunicadas aos órgãos incentivadores: Alteração de datas, nomes, locais, nome do projeto, etc. Este comunicado deve ser sempre visando a autorização da alteração pelo órgão.

§  Prazos de Execução

Deve-se manter o cronograma atualizado.

Processo de Prestação de Contas

"   Formulários da Prestação de Contas;

"   Extratos Bancários Bloqueio e Movimentação – Do início do projeto apresentando saldo zerado ao final do projeto com saldo zerado;

"   Comprovante de recolhimento do saldo ao Fundo Estadual de Cultura;

"   Cópia dos documentos fiscais (notas fiscais, recibos, cupons fiscais);

"   Comprovação da execução do objeto: "   Produto – X exeplares "   Evento – Fotos, reportagens, declarações, mídia, etc

�  Material de divulgação – Anúncios, gravações, folders, convite, cartaz, foto (Banners, testeiras, faixas e afins;)

�  Mostra de todo material produzido pelo projeto; �  Clipping; �  Comprovação contrapartida – Ex.: Cartas de recebimento doação; �  Ofício de encaminhamento – detalhando todo material encaminhado

F I M

.... ou

COMEÇO ...

Obrigada

Camila Alves

Email: camila@trilhacultura.com.br

alvescamila@terra.com.br

Telefone: 11 3853 6740 ou 11 98374 0555