JOSÉ DE MELLO SAÚDEProcessamento de facturas optimizado

Focando a sua actividade na área da saúde, a holding José de Mello Saúde foi criada em 1998 para gerir e desenvolver as competências do grupo neste sector de actividade. A empresa agrega quatro grandes áreas de actuação, com destaque para agestão de Hospitais Públicos e a Saúde CUF, onde pontuam doisHospitais e várias Clínicas. A estas duas somam-se ainda as parceriasinternacionais e a Medicina, Segurança e Higiene no Trabalho.Para 2007 a 2009 os planos são de crescimento, com a abertura de novas unidades da rede saudecuf, tais como o Instituto CUFno Porto, a Clínica CUF em Torres Vedras e o futuro HospitalCUF Porto, operações que prometem aumentar o volume de trabalho na empresa.A experiência da José de Mello Saúde com SAP já remonta hámeia dúzia de anos, sendo todo o backoffice sustentado nestasolução, desde a área financeira, incluindo o controlling, recursos humanos, logística e compras. Todas as unidades desaúde da holding utilizam a solução SAP, que tem cumprido asexpectativas da empresa em termos de robustez e segurança.Há cerca de três anos a Administração da José de Mello Saúdeoptou por centralizar algumas das áreas que anteriormenteestavam dispersas pelas unidades de saúde, introduzindo o conceito de serviços partilhados na área financeira, de recursos humanos, marketing, sistemas de informação e negociação. Com esta centralização o volume de facturas aumentou exponencialmente, surgindo a necessidade de optimizar o sistemade gestão de documentos e o processo de digitalização e workflow."Com o volume de trabalho a crescer exponencialmente decidimos adoptar um sistema que permitisse normalizar e

"O nosso objectivo não visava apenas uma redução

de custos, mas também obter melhorias qualitativas

substanciais em todo o processo. "

Vitor Ventura, Director dos serviços financeiros da José de Mello Saúde

SAP Customer Success Story

Serviços de Saúde

SumárioA integração do ReadSoftDOCUMENTS for Invoicese do INVOICE COCKPIT nasaplicações SAP utilizado pelaJosé de Mello Saúde trouxeà empresa benefícios a nível daprodutividade e fiabilidade nagestão de facturas, garantindoa possibilidade de crescimentosem aumentar custosde processamento.

Web Sitewww.josedemellosaude.pt

Principais desafios• Normalizar processo de gestão

e aprovação de facturas,automatizando a entrada deinformação no SAP.

• Gerir de forma mais eficiente ociclo de aprovações e o arquivode documentos.

Objectivos do projecto• Integrar a digitalização das

facturas com o SAP. • Garantir o acesso rápido e

flexível à informação dasfacturas pelos responsáveisdas várias unidades, dispersasgeograficamente.

• Preparar o crescimento daJosé de Mello Saúde para 2007com a criação de novasunidades de saúde.

Soluções• SAP ERP 4.6.• ReadSoft DOCUMENTS

for Invoices 5.4.• INVOICE COCKPIT.

RESUMO

Razões da escolha SAP• Conhecimento e confiança na

solução apresentada pela IDW.• Integração com o SAP.• Empatia dos utilizadores com

a solução.

Alguns números• Perto de 100 mil facturas

processadas em 2006,com previsão de crescimentopara 150 mil facturas em 2007.

Principais benefícios• Optimização do circuito

das facturas.• Melhoria do sistema de arquivo

das facturas.• Preparação do departamento

de facturação parao crescimento do grupo.

• Possibilidade de introduzirprocessos de facturaelectrónica.

Parceiro de implementação• IDW.

Hardware• Servidor HP AMD 2.4Ghz,

3 GB RAM, GB HDD.

Sistema Operativo• MS Windows 2003 Enterprise

Server. • MS Windows 2003 Server.• MS SQL Server 2000 Enterprise

Edition.• Meridio Server.

optimizar o tratamento de facturas, tenham ou não ordem deencomenda no SAP MM", explica Vitor Ventura, Director dosserviços financeiros da José de Mello Saúde. Entre os objectivos aatingir destacava-se a redução, ou mesmo anulação em algumassituações, do processamento manual das facturas e ainda dassituações de extravio das cópias e movimentação das mesmas entre as várias unidades de saúde. Em 2006 a José de Mello Saúdeprocessou perto de 100 mil facturas, um volume elevado e quecorresponde também a um grande número de fornecedores. Para 2007 a previsão aponta para um incremento de 50% nonúmero de facturas, o que tornava crítica a implementação deuma solução que optimizasse o processo.

Integração como mais valia

Depois de uma avaliação às aplicações existentes no mercado aescolha recaiu na solução ReadSoft DOCUMENTS for Invoices e INVOICE COCKPIT, implementadas pela IDW, um parceiro daSAP. David Veloso, gestor de Tecnologias de Informação e responsável pela área de SAP na holding, salienta que estasolução cumpria todos os requisitos definidos e que a integraçãoestreita das soluções com o SAP e a experiência positiva de trabalho da José de Mello com a IDW foram dois factores quepesaram positivamente na decisão.O projecto desenvolveu-se durante o ano de 2006, tendo entradoem produção em meados de Dezembro. "No fundo são três projectos que tratámos de forma integrada: a digitalização e integração das facturas em SAP e depois o processo de workflowpara aprovação das facturas", acrescenta David Veloso. "A implementação do projecto foi um sucesso, mas estamos ainda a fechá-lo tecnicamente e vamos a partir de agora avaliar os benefícios para a organização. No entanto, posso dizer desde já que é uma enorme mais valia em termos de optimização do circuito das facturas", destaca John Jairo Nanclares, Director de Informática da José de Mello Saúde.

Eliminar papel e sustentar crescimento

Mesmo com o sistema a funcionar há poucos meses, Vitor Venturanão esconde a sua satisfação com a solução e a optimização de procedimentos que trouxe ao departamento de serviços financeiros. "Com a solução implementada pela IDW estamos

a acabar com o papel dentro desta área. As facturas chegam e são digitalizadas e é feita a integração automática com SAP noINVOICE COCKPIT, o que traz vantagens fantásticas", sublinha. O arquivo das facturas que era feito anualmente, acumulandonos serviços milhares de documentos, agora é realizado de trêsem três meses, libertando espaço físico.As mais valias em termos de organização são evidentes para o Director dos serviços financeiros, que destaca a digitalização dodocumento e integração automática em SAP, assim como a possibilidade das várias unidades de saúde do grupo poderem ter acesso directo à imagem do documento sem necessidade de se enviarem cópias para aprovação ou para verificação. "A normalização e fiabilidade do processo é muito maior. O retorno do investimento é evidente: fazemos mais trabalho deuma maneira melhor e com as mesmas pessoas", alinha.

"O nosso objectivo não visava apenas uma redução de custos, mas também obter melhorias qualitativas substanciais em todo oprocesso. Porém temos consciência que poupámos, fazendo maiscom as mesmas pessoas, e que não conseguiríamos cumprir comos planos de integração de novas unidades sem esta solução", justifica ainda Vitor Ventura.Os próximos passos já estão planeados e passam por uma automatização maior do processo, à medida que a empresa ganha mais confiança no sistema de digitalização, anulando a validação manual das facturas integradas no SAP queactualmente ainda é feita pelos operadores. Vitor Venturaadianta ainda que está previsto evoluir para a factura electrónica,montando nos fornecedores um sistema de envio de documentos digitais, que são integrados directamente no SAP.

www.sap.pt/clientes

"A implementação do projecto foi um sucesso.

Estamos ainda a fechá-lo tecnicamente e vamos

a partir de agora avaliar os benefícios para

a organização. No entanto, posso dizer desde já

que é uma enorme mais valia em termos de

optimização do circuito das facturas."

John Jairo Nanclares, Director de Informática da José de Mello Saúde

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