Kanban_ 4 Passos Para Implementar Em Uma Equipe

7/24/2019 Kanban_ 4 Passos Para Implementar Em Uma Equipe

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26/08/2015 Kanban: 4 passos para implementar em uma equipe

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Kanban: 4 passos paraimplementar em uma equipe

Veja neste artigo como organizar o trabalho de sua

equipe utilizando o kanban, priorizando e entregandovalor de uma maneira gil e eficiente. Voc entender

os conceitos, princpios e como usar essa ferramenta.

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O significado da palavra kanban vem do japons registro ou placa visvel. Essa

ferramenta foi originalmente criada por Taiichi Ohno, da Toyota, com a inteno de

encontrar um sistema de melhoria que mantivesse um alto nvel de produo.

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um sistema, geralmente representado por um quadro, mas tambm organizado

atravs de software ou at mesmo uma folha de papel, onde cartes que representam

o trabalho seguem um fluxo pr-estabelecido de estgios. Na medida em que o

trabalho vai evoluindo, os cartes vo mudando de estgio, e sempre que um novo

trabalho identificado, um novo carto criado. Na Figura 1temos um exemplo de

kanban.

Figura 1. Exemplo de kanban

Atualmente, alm de ainda ser utilizado com frequncia no setor produtivo, o kanban

uma ferramenta bastante comum em equipes que seguem o desenvolvimento doproduto baseado no Lean. Da mesma forma, equipes que utilizam metodologias de

desenvolvimento gil, como SCRUM, tambm tm enxergado bastante valor na forma

como essa ferramenta pode ser associada gesto do trabalho.

O kanban implementa conceitos da Teoria das Restries (TOC Theory of

Constraints) atravs de um modelo de sistema puxado, procurando identificar e

administrar restries que limitam a performance do sistema. Em poucas palavras, o


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modelo de sistema puxado do kanban relaciona a capacidade ao nmero de cartes

ou tickets que podem ser colocados em circulao, atravs de um mecanismo de

sinalizao, onde cada novo trabalho s pode ser iniciado quando um carto estiver

disponvel. Assim, a demanda puxa a produo em um sistema de Just-in-Time(JIT)

ou de produo equalizada.

O Just-in-Time um sistema de administrao da produo que determina que nada

deve ser produzido, transportado ou comprado antes da hora exata. Ele pode ser

aplicado em qualquer organizao, para reduzir estoques e os custos decorrentes.

Esse sistema tambm um dos pilares do toyotismo.

Por fim, o kanban uma forma simples de gesto vista, onde a utilizao dos cartes

em um quadro ou mural possibilita que as pessoas possam verificar rapidamente a

situao do trabalho. Uma das principais vantagens da utilizao da gesto vista

que ela permite uma maior facilidade de assimilao das informaes por parte da

fora de trabalho, pois estas esto sob a forma de grficos, smbolos e diagramas.Outra vantagem a transparncia, pois todas as informaes necessrias esto

expostas a todos, permitindo melhor comunicao e maior integrao.

Princpios

O kanban procura identificar oportunidades de melhoria criando uma cultura Kaizen na

equipe, na qual a melhoria contnua responsabilidade de todos.

Os princpios bsicos em torno dessa ferramenta so:

Visualizao da Cadeia de Valor: enxergando as fases do produto (por exemplo,

um software, algo material ou at mesmo um servio)

Desenvolvimento Evolucionrio (Adaptativo): atravs de gesto de mudanas


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simples, adaptando-se de forma gil, entregando o que tem mais valor antes.

Perceba que a palavra gil, muitas vezes confundida com rapidez, aqui significa

capacidade de se adaptar s mudanas com mais facilidade, mais agilidade

Restrio do trabalho e seu progresso em torno de seus estgios: permitindo

medio, controle e melhoria contnua.

Como usar Kaban em quatro passos

O kanban pode ser utilizado em diversas reas, como por exemplo, desenvolvimento

de software, gesto de TI, novos negcios, design, finanas, marketing, operaes,entre outras.

O uso adequado dessa ferramenta pode trazer agilidade e organizao. Agilidade em

responder s mudanas que surgem ao longo da execuo de tarefas e projetos, e

organizao, formando um time que trabalha de forma mais eficiente sem gerar muito

rudo nas comunicaes.

Sendo assim, uma forma simples de implantar o kanban em sua equipe, em quatro

passos, mostrada a seguir:

1 Equipe

importante que a equipe esteja preparada para assimilar os conceitos e

princpios do kanban. Pode haver resistncia, uma vez que a transparncia traz

como consequncia a visualizao de quem produtivo e tambm de quem

improdutivo

Apresente os conceitos, princpios, e um exemplo bsico de uso do kanban e dos

benefcios que a equipe poder obter com seu uso

Sempre bom lembrar que, independentemente da ferramenta, a equipe a


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parte mais importante. Uma equipe capacitada funciona bem com qualquer

ferramenta, enquanto que uma equipe incapaz geralmente falha utilizando at

mesmo o melhor dos mtodos.

Tendo entendido o bsico da ferramenta, possvel construir o kanban que mais iratender as necessidades da sua equipe

2 Identificando Estgios do Trabalho

Identifique os Estgios de Trabalho que sua equipe segue para concluir um

produto, projeto ou servio. O fluxo mais comum comea em TO DO e termina

em DONE, geralmente com WIP (Working In Progress) no meio, mas pode ser

alterado para o que melhor se adaptar ao seu contexto

Identifique as Classes de Trabalho, como, por exemplo [user storie], [bug],

[defeito], [melhoria], [teste], [requisito], etc. que vo ajudar a categorizar o

trabalho e melhor organizar o quadro

Tente definir limites de tempo que cartes podem ficar em determinados estgios,

por exemplo, um carto no pode ficar mais que duas horas em TO DO se for

do tipo [defeito].

Com o quadro montado e as regras definidas e claras para todo o time (Figura 3),

possvel avanar para a parte mais importante do kanban: a priorizao do trabalho. A

priorizao especialmente importante, pois mantm o foco do que realmente se deve

fazer em primeiro lugar, que vai entregar valor primeiro para o cliente ou para a

organizao.


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Figura 2. Exemplo de kanban com tarefas

3 Priorizao

Posicione o que mais prioritrio (tem que ser feito antes) sempre na partesuperior do kanban. Se desejar, pode separar o quadro em categorias, mas

mantendo entre elas essa estrutura de priorizao. Isso permite entregar valor

rapidamente (produto que j pode ser usado/vendido), seguindo o princpio de

Pareto (princpio 80/20) aplicado ao desenvolvimento, onde 80% do valor de seu

produto pode ser gerado com 20% do trabalho total

Mantenha um controle constante do que prioritrio identificando, sempre que

possvel, mudanas na ordem ou novos cartes que sejam necessrios. Dessa

forma voc melhora a qualidade e reduz os custos, eliminando/adiando o trabalho

desnecessrio.

Problemas que a priorizao ajuda a evitar: entrega de software intil, cliente

insatisfeito, metas ou sprints (no caso do SCRUM) no atingidas, demora em entregar

bugs e melhorias, dificuldade realocao de times e suas capacidades dentro da
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equipe.

Na Figura 3 mostrado um exemplo de kanban priorizado, onde os itens com marcas

em vermelho so mais prioritrios em relao ao com marca em azul, ou seja, os itens

em vermelho geram mais valor ao produto final que os itens em azul. Por isso, umaboa prtica consiste em a equipe iniciar as tarefas realizando os itens com maior

prioridade.

D E V M E D I A

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Figura 3. Exemplo de kanban priorizado

Finalmente, bastante importante ter mtricas o fluxo de trabalho, principalmente para

atingir a melhoria contnua.

h3>4. Medio e Melhoria Contnua

Estabelea um sistema de medio simples como: trabalho que precisa ser feito

e o que foi feito at o instante (no SCRUM utiliza-se bastante o burndown chart,

ou grfico de consumo), lead time, etc.

Simule os riscos durante a execuo do trabalho, procurando encontrar os

gargalos antes que eles apaream. Isso ajuda a determinar planos de ao

preventivos, que diminuem consideravelmente os riscos. Existem tanto mtodos

de simulao como ferramentas automticas que ajudam nessa tarefa

Para atingir a melhoria contnua (Figura 4), adaptao a palavra-chave. No

cometa o erro de achar que aquele kanban que voc e sua equipe montaram no

incio vai permanecer igual para sempre. necessrio mente aberta paraidentificar oportunidades de melhoria, como, por exemplo, adaptar o fluxo com

mais ou menos estgios ou aprender a priorizar o que gera mais valor.


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Figura 4.Melhoria contnua

Em resumo, kanban disciplina, transparncia, priorizao e adaptao. Sua correta

utilizao pode trazer muito valor para uma organizao, para uma equipe ou at

mesmo para um projeto pessoal.

Ele fcil de montar e de se manter atualizado, sempre respondendo s mudanas

que aparecem no meio do caminho.

Vale ressaltar que, apesar de uma boa ferramenta, o mais importante para um projeto

ou organizao funcionar que a equipe seja boa.

Rafael Martins Buck De Godoy

Rafael Buck Cofundador do PMInova Em 2013 lanou o pminova.com e wiki.pminova.com, que soferramentas online de gesto e capacitao para empreendedores, empresrios, gerentes, equipes,

startups, empresas, consultores, pesqui [...]
http://www.devmedia.com.br/autor/rafael-martins-buck-de-godoy/357654http://www.devmedia.com.br/autor/rafael-martins-buck-de-godoy/357654


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Meus comentarios

Kelly Cristina Arajo

Oi Rafael obrigada pelas orientaes sobre a KANBAN. Por acaso sabe indicar alguma ferramenta

on-line que podemos montar o quadro com TO DO, WIP e DONE e compartilhar com a equipe.

Obrigada

[h +1 ano] - Responder

Douglas Claudio

Ol Kelly, obrigado pelo seu comentrio.

Enviamos sua solicitao ao Rafael e estamos no aguardo de um feedback do mesmo.

Um abrao.


[autor]Rafael Martins Buck De Godoy

Ol Kelly,

Primeiramente, desculpe a demora e responder.

Ns desenvolvemos uma ferramenta que pode-se montar o quadro e executar o SCRUM,

o PMInova: www.pminova.com ( free).

No entanto, existem outras ferramentas disponveis na Internet.

Varia conforme suas necessidades.

Atenciosamente,

http://www.devmedia.com.br/engenharia-de-softwarehttp://www.devmedia.com.br/meus-comentarios/http://www.devmedia.com.br/rte3/addcomment.asp?idcomp=30218&idco_pai=44288&idco_resp=44346http://www.devmedia.com.br/rte3/addcomment.asp?idcomp=30218http://www.devmedia.com.br/rte3/addcomment.asp?idcomp=30218&idco_pai=44288&idco_resp=44379http://www.devmedia.com.br/rte3/addcomment.asp?idcomp=30218&idco_pai=44288&idco_resp=44288


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Luiz Carlos De Souza Leite

Muitssimo obrigado, achei timo o post.

Gostaria de compartilhar uma viso sobre Kanban que aprendi recentemente no curso Software

Zen (http://softwarezen.me/?af=lca):

"Podemos considerar o Kanban como um jogo, onde o quadro nosso tabuleiro, os itens de

trabalho so as peas, ns os jogadores e as reunies dirias em frente ao quadro servem como

coordenao ttica."

Agora gostaria de fazer alguns questionamentos sobre dois pontos do post.

Quando voc fala que "Pode haver resistncia, uma vez que a transparncia traz como

consequncia a visualizao de quem produtivo e tambm de quem improdutivo;".

Minha viso de que Kanban facilita enxergar os gargalos no sistema de trabalho, no tendo a

inteno de controlar os indivduos, mas sim facilitar a gesto. O papel do gestor identificar

que comportamentos do sistema esto permitindo que um indivduo seja mais produtivo e outro

seja menos produtivo. A ideia nivelar a produtividade, aumentando a motivao e

engajamento destes indivduos.

Quando voc sugere "definir limites de tempo que cartes podem ficar em determinados

estgios, por exemplo, um carto no pode ficar mais que duas horas em TO DO se for do tipo

[defeito].".

Qual a finalidade de se limitar tempo? A ideia que tenho sobre limites definir um nmero

mximo de cartes por estgio. Ou seja, cada indivduo s poder puxar um novo carto se

terminar o que est fazendo, seguindo a linha de pensamento "Pare de comear e comece a

terminar".

[h +1 ms] - Responder

Douglas Claudio

Ol Luiz, obrigado pelo seu comentrio.

Enviamos sua solicitao ao Rafael e estamos no aguardo de um feedback do mesmo.

Um abrao.


[autor]Rafael Martins Buck De Godoy

Ol,

Primeiramente, excelentes comentrios Luiz.

A finalidade de limitar o tempo em que um carto pode ficar em determinado estgio,

conforme exposto no texto, apenas uma estratgia do gestor garantir a execuo

dentro dos prazos acordados.

Imagine, por exemplo, uma organizao com um software online, crtico, e j em

operao em diversos clientes. Surge ento 3 bugs e 2 oportunidades de melhoria, e

colocam-se os respectivos tickets no Kanban. Um exemplo de regra seria: tickets do tipo

bug s podem ficar 2 horas no estgio X, ou seja, assim que um bug foi identificado, a

equipe deve peg-lo e execut-lo em determinado tempo, pois se ele ficar l por mais

que esse tempo, clientes podem deixar de usar o software ou algo do tipo. J os de
http://www.devmedia.com.br/rte3/addcomment.asp?idcomp=30218&idco_pai=63344&idco_resp=63344http://www.devmedia.com.br/rte3/addcomment.asp?idcomp=30218&idco_pai=63344&idco_resp=63353


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melhoria no precisam dessa limitao de tempo.

Em outros cenrios, essa limitao pode no ser necessria, como durante um

desenvolvimento, onde a estratgia pode ser a quantidade de cartes por estgio,

conforme corretamente comentado, ou at horas por estgio ou pontos por estgio. Mas

sempre bom ficar atento para observar se algum ticket importante no est sendo

deixado para trs.

Atenciosamente,


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