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Lição aprendida da implementação do Form 1

Capacitando jovens e mulherespara o emprego

Grantee Gazette Series

Volume 1 • Novembro 2018

Medir o progresso e outros objectivos importantes do quadro de resultados do Fundo de Emprego JOBA, requer em algumas fases (durante a admissão) colecta de informação de base sobre os formandos e sobre a formação oferecida pelos provedores cessionários do programa.

A informação de base colectada por todos os Cessionários do JOBA será usada para monitorar o progresso e os resultados gerais do Fundo de emprego do JOBA, sendo a colecta da mesma feita a partir do designado Formulário 1, desenhado para obtenção de informação de base sobre meios de subsistência e emprego dos formandos do JOBA.

Foram envolvidos ao processo de colecta todos os formandos, onde com o auxílio de alguns formadores e coordenadores dos cursos procederam ao preenchimento individual do formulário, onde providenciaram os seus dados pessoais, e informação socioeconómica que ir permitir-nos fazer análises comparativas em relação aos objectivos do programa.

Em resumo, esta informação de Linha de Base sobre os Formandos é preenchida pelos formandos, inserida pelo seu próprio gestor de dados numa folha Excel e enviada para o Gestor de M&A do JOBA, conforme é apresentado no esquema abaixo.

Uma vez iniciada a primeira fase do programa do qual fazem parte 5 instituições de ensino técnico profissional (Missão Educar, Yong Africa, Funde, IPNacuxa, PUFAA) foram realizadas em todas com a excepção do PUFAA as linhas de base dos formandos inscritos para aquelas fases, nos diversos cursos oferecidos pelas instituições.

Tomando em consideração que esta foi a primeira fase, das várias que virão de implementação do Formulário 1, há desafios que foram enfrentados tanto pelo JOBA assim como pelas instituições formadoras, onde dentre as quais há a destacar os seguintes:

Figura 1: Documentação de Linha de Base sobre Formandos do ETP

O JOBA é um programa de habilidades para o emprego financiado pelo governo do Reino Unido. Contribuímos para um mercado de trabalho mais robusto em Moçambique através de uma força de trabalho melhor preparada, pronta para a economia em evolução de Moçambique.

ESTAGIÁRIOS / ESTUDANTES TRAINEES/STUDENTS

FORMULÁRIO 1 (INQUÉRITO À INICIAÇÃO DO CURSO)FORM 1 (COURSE INITIATION SURVEY)

FORMULÁRIO 1 RELATÓRIO (GRANTEE-TO-JOBA)FORM 1 REPORTING (GRANTEE-TO-JOBA)

JOBAM&E LEAD/GRANTS MANAGER para ser inserido e gerenciado em um banco de dadosM&E LEAD/GRANTS MANAGER to be input and manged in a database

JOBA SPSS Database

TVET GRANTEE (ADMINISTRADOR DE FORMAÇÃO)TVET GRANTEE (TRAINING ADMINISTRATOR)

Desenho, teste e validação dos instrumentos de M&A antes de serem partilhados.

Problemasidentificados Recomendações

Antes de partilhar a ferramenta com o grantee, a equipa responsável por esta no JOBA deverá realizar um processo piloto para a testagem da ferramenta em campo, e um grupo de teste deverá ser identificado para a pré-testagem.

O JOBA deve garantir que exista apenas uma versão da ferramenta e a mesma deve ser partilhada pelos grantees após a sua testagem em campo e posteriores correções caso estas requeiram. Ferramentas não testadas não podem ser colocadas em circulação pelos grantees, a não ser que seja para que estes dêm suas contribuições para a melhoria da mesma.

Quando os indicadores/variáveis não são definidos de forma clara, e os instrumentos de recolha de dados não são previamente testados e validados antes de serem partilhados com os grantees, gera muita confusão e frustração. O Form 1 foi um exemplo disso, fazendo com que cada beneficiário preenchesse um modelo diferente;

A existência de várias versões reatualizadas, e falta de controlo na partilha das mesmas para com os beneficiários foi prejudicial para a execução da actividade. Várias versões foram partilhadas para os beneficiários e a dada altura não se sabia qual era a versão final e cada beneficiário tinha uma versão do formulário, diferente, acontecendo o mesmo para a base de dados;

Clarezanoprocessodepreenchimentodoformulário pelos formandos

Falta ou fraca indução do processo de administração dos inquéritos, levou a falta de clareza sobre a forma de preenchimento dos formulários.

O processo de indução da ferramenta deve ser feito preferencialmente de forma presencial de um oficial do JOBA responsável por esta, através de exercício escrito para permitir melhor perceção e interpretação da ferramenta a usar.

Clarezanoprocessodepreenchimentodoformuláriopelosformandos(cont.)

Problemasidentificados Recomendações

Devidas sobre em que altura os formulários deveriam ser preenchidos pelos alunos, se na altura da inscrição ou no início da formação resultaram em algumas instituiçes no preenchimento de fichas para alunos inscritos que a posterior não efetivaram as suas matrículas. Deixando a impressão de muitas desistências de alunos matriculados, na fase inicial do curso.

Idealmente os formulários devem ser preenchidos no acto da matrícula do estudante. Desta forma garantimos a recolha dos dados do estudante logo no início, evitando a falta de informação de estudantes matriculados no curso ainda que estes tenham desistido no início do curso.

Em outras instituições verificou-se um cenário inverso onde a falta de clareza sobre quando preencher o formulário resultou na não recolha de dados de alunos inscritos, e que desistiram do curso ainda no início do mesmo, não permitindo assim a captação dos dados destes alunos para as estatísticas do projecto.

Recolha dos dados dos alunos a ser feita sempre que iniciar o ano lectivo.

Em algumas instituições não é possível ter dados completos dos alunos logo no início pois alguma informação leva algum tempo a ficar disponível. Tal é o exemplo das bolsas que são atribuídas aos alunos certo tempo após estes iniciarem com o treino, o que resulta num preenchimento incompleto do formulário.

Critérios para atribuição das bolsas devem ser definidos a prior pelo grantee, de modo a que na altura da matrículo, o estudante possa ter a informação sobre a bolsa a beneficiar.

Algumas variáveis/ indicadores do FORM1 já faziam parte de alguns formulários internos dos centros de formação, e de alguma forma a introdução do FORM 1 leva até certo ponto a uma duplicação de esforços. Portanto, há necessidade de se encontrar um meio-termo para evitar a duplicação de esforços.

Como forma de reduzir a duplicação de esforços, seria ideal ter a base de dados do grantee harmonizada ao FORM1. Desta forma iria garantir que a informação necessária seria para o JOBA de forma.

Necessidadedelevaremcontaosistemademonitoria do grantee

Usodelinguagemnãocorrentenaformulaçãodequestões

Devido ao baixo nível de literacia em alguns estudantes como é o caso de Mezope, e dificuldade de perceção ou até mesmo de fala da língua portuguesa alguns estudantes enfrentam dificuldades no preenchimento do formulário. Este factor resulta na má interpretação das questões que são colocadas e consequentemente na atribuição de respostas erradas.

A linguagem a usar nos formulários deve ser clara e de compreensão acessível.Sempre que possível ao elaborar um formulário, o mesmo deve ser partilhado entre os grantees para que estes possam contribuir na melhoria da acessibilidade da linguagem.

Quando possível e se este assim o justificar, os formulários devem ser traduzidos para a lingua local.

Necessidadedeanalisarosdados,apósinserção dos dados na base

Problemasidentificados Recomendações

Bases de dados submetidas ao JOBA continham em grande parte delas, dados mal inseridos. Este factor derivou da falta de verificação/ contole dos dados inseridos pelos digitadores. E este cenário resultou na morosidade para a conclusão do FORM1, pois ao submeter a informação ao JOBA a mesma teve que retornar ao grantee para a devida correção.

Sempre que for realizada a recolha de informação que ser posteriormente armazenada em uma base de dados, o grantee deverá reunir condições para fazer a verificação e corrção dos erros que eventualmente possam - surgir, e desta forma evitar-se um processo de “ping-pong” que resulta na demora para conclusão do processo de inquérito.

Pesquisa de início de curso, para os estudantes(Auto-preenchimento)

Pesquisa de satisfação do estudantes, apºos conclusão do Nível/ Curso/ Serviçoes Complementares

Pesquisa de acompanhamento dos estudantes (via SMS), 6 meses após graduação

FORM 1No início de cada ano lectivo/ curso

Após cada nível do curso(Anualmente)

6 meses após a graduação

FORM 2

Graduação

TRACER

ProcessodeRecolhadeDadosdoJOBA

Resultados da linha de base(Form 1 & Coffey)

Próxima série:

Em Novembro 16, 2018