Luis vidigal gesta o documental na ap - dezembro 2012

Luis Vidigal – Gestão Documental na AP -‐ Dezembro 2012

Por uma Administração Pública mais Eficaz e Inteligente

Luís Vidigal APDSI

Lisboa – 6 de Dezembro de 2012

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Gestão Documental na AP


Crescimento dos ECM

A Gestão Documental (ECM – Enterprise Content Management) é a área das TI que mais tem crescido nos úlMmos anos – Sempre a 2 dígitos

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2011 AssociaMon for InformaMon and Image Management


Compramos para melhorar?

Temos?

Usamos?

Precisamos?


Organizações Inteligentes

4

Portais

Gestão de Conteúdos

Ferramentas Colaborativas

Gestão do Conhecimento

Gestão Documental

Smart Enterprise

Suite

2002


No pulsar da AP

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Porquê a Gestão Documental?

• Gerir o Caos nos conteúdos • Maior ProduMvidade do trabalho • ParMlhar Conhecimento • Reduzir Custos Fixos

6 2011


Impulsionadores do ECM

7

Custo / Eficiência

Conformidade / Risco Serviço ao Cliente

Colaboração

2011


Centralizar ou Integrar?

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Normas mais relevantes

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Model Requirements for Records Systems

Content Management Interoperability Services

ISO 30300:2011 InformaMon and documentaMon -‐-‐ Management systems for records

MEF Macroestrutura Funcional (v. 1.0)


Escolher ou obedecer?

10


Desacelerar a centralização

Slow down on centralizaTon Re-‐empower agencies by focusing on commodiMzaMon and interoperability. Start with open government data.

11

2011


ParTlha e Colaboração

"Uma das caracterísMcas definidoras da Sociedade da Informação é o facto de ser uma sociedade em rede, uma sociedade na qual a parTlha de informação e a construção colaboraTva de conhecimento consMtuem a base das suas dinâmicas estruturantes”

APDSI – Open Standards

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Território ordenado

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Conformidade de Produtos e Soluções


Abordagem SOA

Processos Dados Tecnologias

AcTvos a proteger

Service Oriented Architecture

Luis Vidigal – Gestão Documental na AP -‐ Dezembro 2012 15

Plataforma SOA

Metadados (XML), Regras de Negócio (BPM)

Tecnologia A

Tecnologia B

Tecnologia C

O que entra tem de sair

Proteger os AcTvos Informacionais

Processos e Dados


Fases de maturidade digital

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Acesso à Informação

Comunicar Trabalhar juntos

Automatizar os Processos

Inte

ract

ivid

ade

Luis Vidigal – Gestão Documental na AP -‐ Dezembro 2012 17

Evento A

Evento B

Evento C

Evento D

Interoperabilidade •  Organizacional •  SemânTca •  Tecnológica

Controlar processos interdepartamentais

Pessoas Empresas Território Veículos

Repositórios

Únicos


Temos de abrir a Caixa de Pandora

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Informação

Incoerente

Conflitos de Poder

Defesa de Territórios

Desperdício

de Recursos

Falta de Digitalização

Desintegração

de Sistemas

etc., etc., etc,,….

para ter Esperança

Confusão entre Governo

e Administração Pública


Governo “captura” os Ministérios e os dirig

entes

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Todos os sites, cartões de visita etc. Parece que tudo e todos pertence ao

Porque não Estado Português ou República Portuguesa e a idenMdade permanecer para além de uma legislatura?

S. R.

Estamos a perder a memória!


Para onde estão a ir as Bibliotecas e o

s Arquivos?

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Estavam lá documentos importantes!?


O “Rolo Compressor” das TIC

21

Prevê-‐se uma poupança anual de mais de 558 milhões de euros, num total de 3.238 milhões

de euros até 2016


Deitar fora o bebe...

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Menos Pessoas? Menos Equipamentos?


Custo Redundâncias Desintegração Incoerências

IncompaTbilidades Conflitos de Poder

Desperdícios …

InvesTmento Interoperabilidade

ParTlha ReuTlização Tranparência

Rapidez Rigor …

As TIC são Problema ou Solução?

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Evolução do e-‐Gov

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Integrar Planear e gerir através de mulTplos domínios, processos e jurisdições para gerar valor público sustentável

2011


Factores de Transformação

•  Socialização (Web 2.0)

•  Consumerização (ParMlha e banalização) •  Fadiga do e-‐Government (Nunca mais...)

•  Pressão Económica (Eficiência)

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2011


“Smart Government”

“Mais com Menos”

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Remover as arbitrariedades

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Da incerteza do Mais ou Menos para a certeza do Sim ou Não


Tarefas em risco de desaparecer

•  Procurar •  Recolher •  Copiar •  Comparar •  Ordenar •  Calcular •  Medir •  Verificar •  Armazenar

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A entrada no Mundo Digital

tem de ser levada muito a sério


Novas funções

29


Modelo de Estado -‐ Água e Azeite?

30


Co-‐Produção de Valor

31

Sociedade Civil

Sector Privado

Sector Público


A Luz ao fundo do Túnel

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Precisamos arrumar a casa?

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Obrigado [email protected]

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