Manual de Access 2007

Pedro Afonso 2

Índice

Introdução ............................................................................................................................. 4

Melhor que um conjunto de listas....................................................................................... 5

Amizades com relações ........................................................................................................ 6

A Estrutura de uma Base de Dados ................................................................................... 8

Ambiente do Microsoft Access 2007 ............................................................................... 9

Separadores do Microsoft Access 2007 ........................................................................ 11

Separador Base ............................................................................................................... 11

Separador Criar .............................................................................................................. 11

Separador Dados Externos ........................................................................................... 12

Separador Ferramentas da Base de Dados................................................................. 12

Separador Folha de Dados ............................................................................................ 13

Criação de Tabelas em Vista de Estrutura ..................................................................... 14

Tipos de Dados ................................................................................................................ 15

Propriedades do campo .................................................................................................. 16

Tamanho do Campo .......................................................................................................... 16

Formatar........................................................................................................................... 17

Máscara de Introdução .................................................................................................. 19

Obrigatoriedade de preenchimento dos campos – Necessário ................................ 21

Valor predefinido ............................................................................................................ 21

Indexar valores de campo ........................................................................................... 23

Validação dos dados introduzidos................................................................................. 23

Chave Primária ..................................................................................................................... 25

Chaves Primárias Múltiplas numa Tabela ................................................................. 25

Relacionamento entre tabelas ........................................................................................... 26

Seleccionar as tabelas a relacionar ............................................................................. 26

Definir uma relação ........................................................................................................ 27

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Eliminar uma relação ....................................................................................................... 28

Adicionar tabelas na janela Relações ........................................................................... 28

Eliminar tabelas da janela Relações ............................................................................. 29

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Introdução

Após a conclusão deste módulo, vais distinguir:

A diferença entre uma Base de Dados e uma Lista.

Tabelas, campos, registos e chaves primárias.

Quatro itens principais, chamados de objectos, contidos na

maioria das Bases de Dados.

Queres gerenciar números de vendas e de inventário? Registos de

alunos de uma escola? Ou quem sabe a tua própria colecção de DVDs, CDs e

vídeos?

Uma Base de Dados pode ajudar‐te a inserir os dados com facilidade,

encontrá‐los com rapidez, bem como resumi‐los em relatórios impressos ou

online. Este módulo ajudar‐te‐á a compreender os benefícios e a estrutura

de uma base de dados do Access 2007.

Uma Base de Dados é muito mais que apenas uma lista ou tabela.

Com uma Base de Dados, tens o comando de teus dados, pois ele permite

recuperá‐los, classificá‐los, analisá‐los, resumi‐los, bem como relatar

resultados em segundos. Ele pode combinar dados de vários arquivos para

que não seja necessário inserir informações duas vezes e pode até mesmo

tornar a entrada de dados muito mais eficiente e precisa.

Pedro Afonso 5

Melhor que um conjunto de listas

Imagina que és um

secretário(a) de uma

grande sociedade de

caminhada. Possuis uma

lista de voluntários para reciclagem, uma

lista de voluntários para festas em

feriados, endereços para rótulos de

panfletos, uma lista de associação e assim

por diante. Supõem que um membro da sociedade, que aparece em diversas

listas, altera o e-mail pela segunda vez este ano. Com apenas um conjunto de

listas, vais ter muito trabalho de alterar essas informações em todos os

locais em que elas aparecerem. Com uma base de dados bem estruturada, só

vai ser necessário alterar apenas uma vez e a Base de Dados trata de todo o

trabalho restante.

Se estiveres a trabalhar com aproximadamente 10 itens,

provavelmente irás preferir criar uma lista simples, talvez como uma Folha

de Cálculo no Microsoft Excel ou uma tabela no Microsoft Word.

Se os teus dados são mais complexos ou são alterados

frequentemente, uma base de dados do Access oferece uma grande

vantagem.

Pedro Afonso 6

Amizades com relações

Relações vinculam dados de tabelas individuais para aumentar as suas

utilidades.

O Access cria base de dados relacionais, ou seja, os dados são

armazenados em várias tabelas separadas de acordo com o assunto ou

tarefa, mas esses dados estão relacionados e podem ser reunidos da

maneira de como irás especificar.

Mesmo que a base de dados de uma sociedade possa armazenar

informações de contacto dos membros separadamente das suas listas de

voluntários para reciclagem ou de dados para planeamento de feriados, ele

também poderá extrair todas essas informações em conjunto sempre que

precisares.

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Portanto, é possível imprimir rapidamente uma lista das pessoas que

se candidataram como voluntários para reciclar papéis no sábado, incluindo

seus endereços e números de telefone actualizados.

Os dois conjuntos de dados são relacionais, ou seja, as informações

em um conjunto de dados (como o nome de Nancy Davolio na lista de

reciclagem) estão associadas às informações, ou as "conhecem", no outro

conjunto de dados (informações de contacto de Nancy Davolio).

Para aproveitar ao máximo da tua base de dados, convém configurar

as tabelas de dados para reflectir as tarefas e os assuntos associados aos

seus dados.

Ao planear a base de dados, leva em consideração os cenários nos

quais os dados serão inseridos, pesquisados ou reportados pelas pessoas.

Uma simples precaução pode ser um grande empreendimento.

Pedro Afonso 8

A Estrutura de uma Base de Dados

As bases de dados do Access consistem em objectos, os quatro

objectos mais importantes são:

Tabelas: armazenam dados em linhas e colunas. Todos as bases

de dados contêm uma ou mais tabelas.

Consultas: recuperam e processam dados. Elas podem combinar

dados de diferentes tabelas, actualizar dados e executar

cálculos com base nesses dados.

Formulários: controlam a entrada e as exibições de dados. Eles

fornecem indicações visuais capazes de facilitar o trabalho

com dados.

Relatórios: fazem o resumo e a impressão de dados. Eles

transformam os dados de tabelas e consultas em documentos

destinados à comunicação de ideias.

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Ambiente do Microsoft Access 2007

1. Barra de Título: Fornece o nome da aplicação e o nome da

base de dados aberta;

2. Categorias de Modelo: Opções que permitem acederem a

modelos já estruturados com base em determinadas áreas de

actividade;

3. Nova Base de Dados em Branco: Permite criar uma base de

dados de raiz, sem qualquer tipo de modelo;

4. Modelos Online Apresentados: Opções que permitem

acederem a modelos já estruturados, baseadas em várias áreas

de actividades disponíveis no Microsoft Access Online. O

acesso a este recurso, é necessária uma ligação através da

internet;

Pedro Afonso 10

5. Office Online: Opções que permitem aceder a vários recursos

disponíveis no Microsoft Access Online. Novamente, para

aceder a estes recursos é necessária uma ligação através da

internet;

6. Abrir Base de Dados Recente: Esta área mostra as bases de

dados previamente gravadas e permite aceder‐lhes

directamente, sem o recurso a menus.

Para os teus futuros trabalhos nas Aulas Práticas e para teu

Projecto, irás sempre seleccionar uma Base de Dados Vazia. Assim que

seleccionares esta opção, o Microsoft Access vai perguntar que nome

queres dar à tua base de dados e qual a localização onde a base de dados irá

ser gravada periodicamente.

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Separadores do Microsoft Access 2007

Separador Base

Separador Criar

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Separador Dados Externos

Separador Ferramentas da Base de Dados

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Separador Folha de Dados

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Criação de Tabelas em Vista de Estrutura

A partir do momento que crias a tua Base de Dados aparece logo a

Estrutura de uma Tabela. Isto acontece porque uma Base de Dados tem de

ter pelo menos uma tabela. Clicas em Vista de Estrutura e grava a Tabela

com o nome de uma das tabelas que configuraste no papel, por exemplo

CLIENTE.

Depois de introduzires os campos na Tabela Cliente, no Separador

Folha de Dados, vais à secção Vistas e selecciona Folha de Dados (irás

chegar à conclusão que a folha de dados é igual ao Excel), para assim

introduzires os registos necessários.

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Depois de dares o nome da tua tabela começa a inserir os atributos.

O primeiro campo que preencheres tem de ser a chave primária, pois o

Access assume de imediato.

Para cada atributo tens de definir o Tipo de Dados e se quiser podes

dar alguma informação sobre o atributo na Descrição. Guarda sempre a tua

tabela.

Tipos de Dados

Para cada atributo é necessário definir um tipo de dado correcto de

acordo com seu conteúdo.

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Propriedades do campo

Cada um dos campos que constituem uma tabela têm algumas

propriedades que podes definir e, posteriormente, modificar.

Para cada linha é possível alterar, por exemplo, o Tamanho do Campo

(mudar Número inteiro longo, para Decimal), Casas Decimais (indicar com

quantas casas decimais pretendes ter), etc., de acordo com o conteúdo do

campo.

Tamanho do Campo

É o número de caracteres que o campo pode conter.

Para campos do tipo Numérico deves seleccionar um dos itens

da lista.

Por Exemplo: para o campo Telefone podíamos por Decimal, pois

sabemos que os números do telefone são números decimais.

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Formatar

Define como o conteúdo do campo será visualizado.

Por exemplo se o teu campo é usado para percentagens, no

Formatar escolhes Percentagem.

Nos seguintes exemplos, podes ver que tipo de formatos existe para

tipo de dados Data e Sim/Não.

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Os formatos predefinidos para campos do tipo Numérico são os

seguintes:

Na formatação de campos do tipo Sim/Não podes optar por

Verdadeiro/Falso ou ainda Ligado/Desligado.

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Máscara de Introdução

As máscaras são modelos utilizados para a introdução de dados. A sua

utilização é recomendada quando os dados devem respeitar um determinado

tamanho e/ou formato.

Recorrendo ao Assistente, depois de clicares no botão com 3 pontos é

pedido que graves a tabela e visualizada a janela Assistente de Máscaras de

Introdução (Nota: o assistente de Máscara de Introdução só trabalha com

tipo de dados Texto ou Data).

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Depois de seleccionares a máscara (por exemplo, Data Abreviada) que

mais se adapta ao teu campo, clica no botão Seguinte.

Clica em seguida no botão Seguinte e irás finalizar o assistente

clicando no botão Concluir.

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Obrigatoriedade de preenchimento dos campos –

Necessário

Há Campos que, pela sua importância, devem ser obrigatoriamente

preenchidos.

Para que a introdução de um campo seja obrigatória deves, na

propriedade Necessário seleccionar Sim.

Exemplos destes campos obrigatórios poderiam ser:

A tabela Factura, a indicação da Data_Factura e a Quantidade.

A Tabela Cliente, o nome, a morada e o telefone.

Valor predefinido Quando existe uma grande probabilidade de um campo ter o mesmo

conteúdo, é conveniente indicá‐lo na propriedade Valor predefinido como

predefinido:

Na Tabela Fornecedor, o campo relativo

ao CódigoPaís de onde os Fornecedores

poderão ser, na grande maioria Português

logo pode ter o conteúdo PT.

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1. Clica no botão;

2. Zona de Visualização da expressão;

3. Botões de acesso a funções, operadores e constantes mais

comuns;

4. Clica sobre Funções, Constantes ou Operadores;

5. Selecciona um subgrupo para acederes apenas às funções que

lhes estão associadas;

6. Selecciona a Função.

Por Exemplo: Partindo do princípio que a data da Factura é efectuada

no momento do preenchimento desta, o campo Data Factura deverá ser

preenchido com a data do próprio dia.

Como já estudaste o Módulo

do Excel, a função DATA()

retorna a data do sistema. No

exemplo, o campo Data Factura

seria preenchido com a data do

sistema, podendo ser alterado

posteriormente.

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Indexar valores de campo

A criação de um índice faz com que o Access mantenha a tabela

devidamente ordenada pelo campo pretendido, permitindo optimizar todas

as pesquisas que se realizam por esse campo.

Validação dos dados introduzidos

Quer seja para evitar erros de digitação, quer seja para validar um

campo cujo conteúdo deva satisfazer determinados critérios, podemos

especificar alguma Regras de Validação.

Vai ser algo semelhante ao que aprendeste no Módulo do Excel na

Validação de Dados.

Na propriedade Regra de Validação, digita a regra pretendida ou clica

sobre o botão com três pontos para aceder aos Construtor de Expressões e

criares a regra de validação adequada.

Por Exemplo: Validação do campo Quantidade de cada produto da

tabela Factura – cada cliente só pode levar entre 1 a 10 unidades de cada

produto.

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Também podes inserir uma frase para indicar melhor o que pretendes

com este campo. Ao tentares inserir mais de 20 unidades no campo

Quantidade irá aparecer este erro:

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Chave Primária

É importante atribuir pelo menos um campo em cada tabela como

chave primária para garantir que cada registo é único.

No Access, sempre que crias uma nova Tabela em Vista de Estrutura

o primeiro campo já está identificado como chave primária, por isso, tens de

ter o cuidado de verificar sempre se o campo que estás introduzir é mesmo

a chave primária.

Para Remover a chave primária, vais em Vista de Estrutura, e no

Separador Ferramentas clicas no ícone Chave Primária. Para adicionar chave

primária fazes pelo mesmo processo.

Chaves Primárias Múltiplas numa Tabela

Selecciona o campo ou campos que pretende utilizar como chave

primária.

Para seleccionar um campo, clica no selector de linha correspondente

ao campo pretendido.

Para seleccionar mais de um campo, mantém premida a tecla CTRL e,

em seguida, clique no selector de linha correspondente a cada campo.

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Relacionamento entre tabelas

Os relacionamentos entre as tabelas devem ser definidos antes da

introdução de dados para evitar eventuais erros de inserção ou falhas na

sua articulação.

Para que possamos relacionar duas tabelas basta que a chave primária

de uma delas esteja presente na outra como chave secundária.

Seleccionar as tabelas a relacionar

Separador Ferramentas da Base de Dados – na secção

Mostrar/Ocultar selecciona Relações;

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1. Selecciona a tabela a adicionar à janela Relações;

2. Clica sobre Adicionar;

3. Repete os passos 1 e 2 até que todas as tabelas pretendidas

estejam seleccionadas;

4. Clica sobre Fechar.

Definir uma relação

Clica sobre o campo da chave primária da primeira tabela e arrasta o

cursor para o campo da chave secundária correspondente.

Assim que fazeres este passo irá aparecer um menu para editares

esta relação.

Neste menu, pões o visto no Impor

integridade referencial (isto para aparecer o

grau de associação e assim as tabelas vão ser

consistentes, ou seja, quando é alterado algum

registo é logo automaticamente alterado em

tabelas relacionadas) e depois clica em Criar.

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Eliminar uma relação

Seleccionas a relação e depois, sobre ela, clica no botão do lado

direito do rato e selecciona a opção Eliminar.

Adicionar tabelas na janela Relações

Em qualquer momento podes adicionar novas tabelas à janela

Relações.

Clicas na opção Mostrar Tabela e selecciona as tabelas pretendidas.

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Eliminar tabelas da janela Relações

1. Clica em sobre a tabela pretendida

2. Prime com o botão direito do rato e selecciona a opção Ocultar

Tabela

3. Ou prime a tecla Del.