Manual completo da admissão

Manual completo da admissão:

como fazer e tornar esse processo mais ágil

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ÍndiceClique nos círculos e navege pelos capítulos

Qual é o grau/nível deste material?

Básico: aborda conceitos essenciais da área de RH e tem dicas práticas para sua rotina.

Avançado: apresenta estratégias avançadas e traz compreensão aprofundada sobre o tema.

Intermediário: aborda funções e exemplos mais complexos, para quem já possui experiência na execução.

Introdução

Principais desafios da admissão

Diferença entre tradicional e online

Admissão: em que consiste?

Admissão online como aliada

Leis e documentos

O processo na prática

O que é admissão online?

Benefícios da admissão online

Conclusão

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Introdução

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Manual completo da admissão: como fazer e tornar esse processo mais ágil 03

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IntroduçãoA experiência do candidato começa no primeiro contato com a empresa, ainda na etapa de recrutamento. Mas é na admissão que o contato torna-se mais direto e o vínculo empregatício é realmente construído. Dessa forma, em ambas as etapas é preciso prezar por uma boa experiência do candidato, fluída e sem erros.

Para o time de Departamento Pessoal (DP), admitir um novo funcionário pode ser trabalhoso. O envio e recebimento de documentações, geração de contratos e a busca por assinaturas são ações muito manuais e demandam muito tempo. Para a liderança, fica cada vez mais claro a necessidade da transformação digital na área.

Mas para ter um processo redondo e dar os primeiros passos para uma admissão mais estratégica e com foco em resultados, é preciso conhecer a fundo e ter mapeados todas as etapas. Por isso, criamos este material para funcionar como o seu manual de admissão, onde você encontra as documentações necessárias para contratar um funcionário, as etapas desse processo e passos para torná-lo mais ágil e estratégico com uma admissão online.

Boa leitura!



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Em que consiste a admissão de funcionários?


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Após a conclusão da etapa de recrutamento é feito o acordo verbal e o próximo passo é dar início à relação de trabalho entre colaborador e empresa. Chamamos esse processo de admissão de funcionários, que é a formalização do acordo por meio de documentações e contratos que concretizam o vínculo empregatício.

Esse é um processo conhecido pela maioria; se você não trabalha com admissão, provavelmente ao menos já o vivenciou na prática. Isso significa que todos os colaboradores, sendo da área ou não, são influenciados por uma admissão bem feita.

E por ser uma das frentes do DP, é responsabilidade da liderança garantir a fluidez desse processo e evitar ao máximo possíveis erros, gerando assim bons resultados e alcançando as metas estipuladas.

Além do mais, a admissão é importante principalmente

Conceito • Importância • Eficiência

Em que consiste a admissão de funcionários?

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por questões jurídicas, assegurando que tanto a empresa quanto o colaborador estão de acordo com as leis trabalhistas e não sofram punições legais. Por outro lado, a admissão também é um dos primeiros pontos de contato direto de trabalho entre empresa e colaborador, e precisa ser muito bem feita para garantir a melhor experiência possível.

A necessidade de ter um processo de admissão eficiente

Em alguns modelos de negócio, as contratações mudam conforme a demanda de trabalho — negócios influenciados por sazonalidade utilizam mais de contratos temporários do que por tempo indeterminado, por exemplo.



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Outro ponto é o batimento de metas. Para a liderança de DP, tão importante quanto admitir um novo funcionário é alcançar as metas em relação à satisfação, número de erros cometidos e tempo investido no processo. Por isso, é comum que as seguintes métricas sejam acompanhadas:

• tempo gasto nas admissões;

• quantidade de admissões realizadas por período;

• satisfação do processo (NPS);

• eficiência do processo (quantidade de retrabalho por conta de erros);

• produtividade do time.

Um erro em uma etapa pode influenciar negativamente toda a corrente de contratação — que vai do recrutamento até a admissão. É fundamental, portanto, conhecer a fundo todo o processo de admissão para garantir que tudo esteja correto.



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Como a admissão acontece na prática


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Antes de mais nada, é preciso reforçar que, por mais que a maioria das admissões dependam de contratos e documentações assinadas, nem todas são feitas dessa forma. Existem outras duas maneiras conhecidas e válidas: a feita por meio de um acordo verbal e a contratação tácita.

O acordo verbal funciona apenas com a verbalização do contrato e admissão, sem documentos impressos nem assinaturas. Já a forma tácita representa um colaborador não contratado, atuando no ambiente de trabalho de forma independente, sem que haja um pedido do empregador. Essas duas maneiras existem para assegurar que as formas de contratação não sejam burladas e os direitos da CLT sejam resguardados.

E saiba que é comum empresas adaptarem o processo conforme necessidade. Contudo, existem etapas que não são substituíveis e sempre estão presentes em qualquer admissão. Essas mesmas etapas são os pontos principais e

Etapas • Dia a dia • Conceitos

Como a admissão acontece na prática

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Foto produzida pela Prefeitura de Olinda



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que demandam maior atenção na hora de formalizar uma contratação.

Como primeira etapa, antes mesmo do acordo feito com o candidato, é preciso ter o tipo de contrato previamente definido.

Definindo o tipo de contrato de trabalho

Ainda no processo de Recrutamento e Seleção, é preciso deixar claro para todos os candidatos qual tipo de contratação será feita. Mas essa definição vai além do RH: é necessário considerar a necessidade da empresa com a vaga, o quanto de demanda será suprida pelo futuro colaborador e qual contrato melhor se aplica à empresa.

Entre as opções de contrato, estão:

• Contrato por tempo indeterminado: esse é o tipo mais comum de contratação e não possui uma data de término, podendo acontecer o encerramento a qualquer momento (respeitando as regras) pelo colaborador ou empresa;

• Contrato de experiência: é a garantia que ambas as partes possuem certeza da decisão tomada; o contrato pode durar até, no máximo, 90 dias;

• Contrato temporário: é a contratação que busca suprir demandas sazonais e transitórias e aplica-se apenas para Foto produzida pelo Senado Federal



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negócios de atividade transitória ou que a natureza do serviço justifique uma contratação temporária;

• Menor aprendiz: com o intuito de profissionalizar legalmente jovens trabalhadores, o contrato de menor aprendiz deve durar, no máximo, 2 anos, e é voltado apenas para estudantes entre 14 e 18 anos.

Todos os contratos possuem sua relação de trabalho com direitos e deveres resguardados pela Consolidação das Leis de Trabalho (CLT).

Criando o termo para oferta de trabalho

Após o fim das etapas de entrevistas e com o tipo de contrato definido, chegou o momento de firmar a contratação. Aqui, você deverá construir um termo para listar todos os pormenores ao empregado, deixando claro remuneração, data de início, condições de trabalho e obrigações.

Nesse sentido, as informações que você pode incluir neste termo são:

• remuneração;

• jornada de trabalho;

• prazos; Foto produzida pela Agência de Brasília



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• data de início;

• condições de trabalho;

• VT;

• VR.

Esse termo é o lugar ideal para esclarecer dúvidas referen-tes a bônus, premiações e benefícios que a empresa pos-sui. E, ao enviar o termo, você pode aproveitar e solicitar o exame admissional, já que é um documento obrigatório e previsto na CLT. Nesse processo, o que será avaliado no fun-cionário será:

• a pressão arterial;

• batimentos cardíacos;

• registrar o histórico de doença familiar;

• verificar o quadro clínico do futuro colaborador.

Foto produzida pelo Senado Federal



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Documentos para a regulamentação do contrato

Com o termo aceite tanto pela empresa quanto pelo empregador, agora você precisa de todos os documentos necessários para a efetivação do contrato. Essa etapa é essencial para todo novo funcionário, e a aplicação dos documentos pode ser feita tanto de maneira presencial quanto online.

Uma aplicação de documentos feita de maneira online agiliza todo a admissão, pois evita viagens desnecessárias, reduz o uso de papel e, principalmente, elimina os erros do processo. De qualquer forma, os principais documentos para formalização do contrato de trabalho são:

• cópia do RG;

• cópia do CPF;

• original e cópia da carteira de trabalho (CTPS);

• inscrição no PIS/Pasep;

• foto 3×4;

• cópia do título de eleitor;

• original e cópia da carteira de habilitação (CNH);

• cópia do comprovante de endereço;

• cópia do comprovante de escolaridade;

• original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;

• cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado);

• cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);

• original do atestado de saúde ocupacional (obtido em uma clínica de exame admissional);

• cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;

• cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos.

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Checklist Click nas caixas para marcar os documentos



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Anotações na CTPS

Com a documentação do funcionário entregue e validada, a empresa agora possui 5 dias úteis para anotar as informa-ções na CTPS do empregado, seja de forma manual ou digi-tal. Após, deverá enviar as informações para o Ministério do Trabalho e para a Caixa Econômica Federal. As informações a serem anotadas na admissão são:

• informações do empregador;

• cargo;

• data de admissão;

• remuneração;

• condições especiais.

P.S: para evitar qualquer tipo de discriminação ou constrangimento, informações que não podem ser solicitadas são: teste de HIV, teste de gravidez, declaração de SPC e semelhantes.



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Aplicação no eSocial

Instituído em 2014 e tendo sua obrigatoriedade de uso decretada para a maioria dos negócios ao fim de 2019, o eSocial é a plataforma para escrituração digital das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas. Tem como intuito facilitar a aplicação de inúmeros documentos e contratos de forma digital, antes feita diretamente com o Ministério do Trabalho, INSS e Receita Federal.

Na admissão de funcionário, é obrigatório, por parte da empresa, informar, no máximo até um dia antes da data de início, informações empregatícias do funcionário. Ao enviar, no sistema, você poderá acompanhar o progresso da solicitação e analisar possíveis erros ocorridos nas documentações.

A implementação do eSocial foi um passo para a digitalização do Departamento Pessoal, mas ainda faltam algumas etapas. Para aumentar a satisfação do time, melhorar as métricas e automatizar processos, alguns desafios ainda precisam ser solucionados!



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Principais desafios do processo de admissão de funcionários


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Nenhum colaborador é contratado antes de passar pelo processo de admissão, o que não o isenta de sofrer com dores relacionadas a lentidão, erros e falta de escalabilidade. Diante disso, tornou-se missão de todo o RH garantir uma fluidez dos processos para viabilizar uma experiência positiva dos colaboradores, dentro e fora da empresa.

Mas se hoje você precisasse admitir 30 novos funcionários em questão de dias, esse seria um motivo de alegria ou desespero? Afinal, a admissão de um funcionário é uma

Desafios • Responsabilidades • Produtividade

Principais desafios da admissão

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função importante do Departamento Pessoal, mas que influencia diretamente todas as outras áreas da empresa — principalmente quando existem prazos a serem cumpridos. Então, a responsabilidade é alta!

E antes de tomar qualquer ação de mudança no processo, é preciso entender a fundo o que está ocasionando as dores e, a partir daí, pensar em soluções. Por isso, confira a seguir os principais desafios do processo de admissão e por que afetam diretamente na produtividade do Departamento Pessoal.



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Lentidão e burocracia

A admissão começa ao verbalizar a contratação de um funcionário, mas é no envio de documentos que a morosidade se inicia. Esse é, parte das vezes, um trabalho muito operacional para o Departamento Pessoal (de coleta e análise dos documentos) e para os futuros colaboradores (buscar a documentação, tirar cópia e levar até a empresa).

A experiência negativa e o trabalho lento e burocrático gera frustração em ambas as partes e é um dos maiores desafios. O DP perde muito tempo com o processo, deixando as ações estratégicas em segundo plano; os colaboradores, mesmo felizes pela contratação, possuem a primeira preocupação antes mesmo de entrar na empresa.

Dessa maneira, o Departamento Pessoal, além de se responsabilizar pela contratação no prazo, precisa também garantir uma boa experiência com um processo fluído para o colaborador. E, como antes abordado, essa lentidão afeta de forma direta outras áreas que esperam ansiosamente pelo novo membro do time.

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Erros na documentação e muita papelada

Como a maior parte do trabalho de admissão é feita de maneira operacional torna-se muito suscetível a erros. A aplicação e validação, feita no eSocial pela área de DP, pode levar dias para ser concluída, e, caso haja algum documento inconforme, o prazo de contratação é diretamente afetado.

Outro desafio em comum para muitas áreas é o excesso de papelada. Além de dificultar a aplicação dos dados dos novos funcionários e a fluidez do processo, é uma prática operacional ecologicamente insustentável. Por fim, depender da papelada para admissão de colaboradores é uma pedra no caminho para o objetivo da digitalização total do Departamento Pessoal.

Experiência negativa para o DP, gestores e colaboradores

Na admissão, o papel do Departamento Pessoal transcende a burocracia que deve ser seguida e a experiência dos candidatos — e de todos os envolvidos — torna-se fundamental. Imagine para o candidato, que após passar por toda a etapa de recrutamento precisa submeter-se a um processo moroso e burocrático.

O colaborador, que passou por diversas etapas (na maioria das vezes em plataformas/lugares diferentes), entra com uma perspectiva errada e até negativa da empresa, o que pode afetar a marca empregadora.

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E claro, precisamos considerar também a experiência gerada para a própria área de DP. O processo de admissão é constantemente encarado como um mal necessário: algo que gera problemas, é trabalhoso mas, no fim, é fundamental. Porque sabemos que toda área quer ser vista como estratégia e geradora de resultados, mas alguns processos impossibilitam que isso aconteça.

É diante desses desafios que a liderança do Departamento Pessoal precisa tomar ações que viabilizem um processo mais ágil, pouco manual e que gere melhores resultados — tanto em indicadores como em fluidez do processo. Para isso, um caminho que muitos estão traçando é a adoção de uma admissão online.

Na busca pela transformação digital no RH, um processo de admissão completamente online garante maior digitalização da área de DP, reduzindo assim erros, tempo investido em tarefas operacionais e aumentando a satisfação geral do time e dos novos colaboradores.



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Admissão online como aliada do RH


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Até aqui, percebemos o quanto o processo de admissão tradicional é trabalhoso, burocrático e toma muito tempo da equipe do Departamento Pessoal. Mas esse cenário pode ser diferente com a ajuda da tecnologia, e a admissão online chega para facilitar a vida do profissional de RH.

Mudança • Transformação digital - Agilidade

Admissão online como aliada do RH

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Mas o que é admissão online?


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Imagine-se em um mundo onde o seu candidato não precisa se preocupar em tirar diversas cópias dos documentos, onde você não precisa lidar com toda essa papelada física. E, além disso, onde é possível realizar toda a etapa de contratação de forma automatizada, reduzindo as tarefas manuais, concentrando todas as informações online em uma única plataforma. Com a admissão online, tudo isso já é possível.

Além desse cenário ideal, a tecnologia ainda permite que:

• A ficha cadastral seja preenchida pelo próprio colaborador;

• Os documentos sejam enviados de forma online via smartphone ou computador;

• O Departamento Pessoal realize todo gerenciamento do processo de forma online;

• Todos os dados sejam armazenados com segurança na nuvem.

A admissão online simplifica o processo de contratação, oferece uma melhor experiência nos primeiros contatos entre colaborador e empresa e otimiza o tempo do time de DP.

Conceito • Etapas • Processo

Mas o que é admissão online?

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Diferenças entre a admissão online e a tradicional


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A admissão online, além de diminuir os processos manuais que ainda fazem parte do dia a dia do RH, transforma a experiência de contratação do novo colaborador.

Ao contrário do método tradicional que conhecemos até hoje, que possui um processo longo, pouco prático, com muito trabalho manual e que toma tempo do time, a admissão online permite que o RH estruture suas tarefas de forma mais estratégica e analítica, dando mais visibilidade para os seus resultados.

Transformação • Inovação • Agilidade

Diferenças entre a admissão online e a tradicional

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Leis e documentos digitais


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Os documentos digitalizados precisam ter um certificado digital para que sejam válidos perante à lei. Isso está descrito na Medida Provisória no 2.200-1, de 27 de julho de 2001, assim, é possível garantir a autenticidade e a validade jurídica desses documentos.

Ou seja, mesmo documentos impressos que forem

Processo • Jurídico • Autenticidade

Leis e documentos digitais

digitalizados posteriormente, precisam ter esse certificado digital, caso contrário, perdem a validade em processos judiciais.

Normalmente, as plataformas que possibilitam que a admissão seja feita de forma online, já possuem uma assinatura digital certificada que valida todos os documentos.

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Os benefícios da admissão online


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A tecnologia tem trazido muitas transformações para o setor de RH e a possibilidade de realizar a admissão de funcionários de forma digital é uma delas.

Por isso, listamos os principais benefícios que essa nova forma traz para o profissional de RH e para a empresa como um todo.

Processo mais prático e rápido

Segundo dados do Ibope, a contratação de um novo colaborador da forma tradicional pode demorar até um mês dependendo da empresa. Além de esperar a documentação do funcionário, é preciso validar e armazenar todos os dados.

Ao utilizar a admissão online, esse processo fica mais curto e prático, afinal, tudo é feito já de forma digital, com apenas alguns cliques é possível gerenciar toda a contratação e a papelada tão conhecida deixa de existir.

Transformação digital • Produtividade • Estratégico

Os benefícios da admissão online

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Aumento da produtividade

O RH consegue ser mais produtivo ao diminuir as tarefas manuais, a admissão digital auxilia para que esse processo seja feito de forma mais ágil, permitindo que o time foque em atividades mais estratégicas e na entrega de resultados.

Redução de custos para empresa e para o novo colaborador

Na admissão tradicional, é preciso ter uma cópia impressa de todos os documentos, além de validar e armazenar toda essa papelada. Algumas vezes, a empresa realiza essas impressões, em outras o novo colaborador precisa arcar com o valor das cópias.

Além disso, existe um gasto de deslocamento do funcionário que precisa ir até a empresa para realizar a entrega da documentação e um gasto de tempo do RH para organizar tudo isso.

Já com a admissão online, tudo é feito de forma digital, sem precisar imprimir papéis ou perder tempo arquivando documentos. Tudo fica armazenado com segurança na nuvem.

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RH mais estratégico

A admissão online faz parte da transformação digital que o RH tem passado nos últimos anos. Tornando a área mais estratégica, com um mindset voltado a dados, dando mais visibilidade para empresa sobre os resultados alcançados pelo time.

Experiência positiva para o DP, gestores e colaboradores

Com um processo mais otimizado, a experiência passa a ser positiva para todos os envolvidos.

O novo colaborador tem uma experiência de contratação encantadora e já chega mais engajado para o novo emprego. Os gestores de RH conseguem ter uma visibilidade melhor das entregas e resultados do time e o DP consegue organizar seu dia para executar não só tarefas necessárias, como a admissão, mas também projetos estratégicos que elevam o nível do RH para um novo patamar.



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Conclusão


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ConclusãoO processo de admissão é essencial para qualquer empresa, mas não precisa ser doloroso, burocrático e nem consumir o profissional do DP. É possível tornar essa experiência mais ágil, prática e encantadora com o auxílio da tecnologia.

Toda essa transformação digital que vem acontecendo, permite que o RH torne-se uma área mais estratégica, garantindo melhores resultados que impactam diretamente em toda companhia.



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