Manual de

comRelacionamento

Fornecedores

SumárioI – Introdução

II – O processo de seleção e avaliação de fornecedores

1. Missão, visão e valores 032. Política institucional 04

1. Objetivos 05

2. Princípios éticos 05

3. Aplicabilidade dos princípios e normas de conduta ética no relacionamento da Sociedade Beneficente de Senhoras Hospital Sírio-Libanês (SBSHSL) com os fornecedores de materiais, produtos, bens e serviços 05

3.1 Avaliação do fornecedor 06

3.2 Critérios de Sustentabilidade para Homologação dos Fornecedores do HSL

06

3.3 Condições de operacionalização 07

3.4 Auditorias em fornecedores 07

4. Regras de conduta 09

4.1 Regras gerais de conduta para a SBSHSL 09

4.2 Regras de conduta para os colaboradores da SBSHSLno atendimento aos fornecedores de bens e serviços 11

4.3 Regras de conduta para os fornecedores de bens e serviços da SBSHSL 12

5. Boas práticas em sustentabilidade 13

4.4 Política de privacidade 12

4.5 Relações com os colaboradores 12

4.6 Direitos humanos 12

4.7 Política de saúde e segurança do trabalho 13

4.8 Meio ambiente 13

6. Medição de desempenho do fornecedor 13

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3

I – IntroduçãoFundada em 1921 por senhoras das comunidades síria e

libanesa, a Sociedade Beneficente de Senhoras Hospital

Sírio-Libanês desenvolve ações integradas de assistência

social, de saúde, de ensino e de pesquisa.

Após grandes conquistas, transformações e crescimento,

o Hospital Sírio-Libanês conta com uma infraestrutura de

mais de 100 mil metros quadrados na região da Bela Vista,

três unidades externas (Itaim e Jardins, em São Paulo, e

Brasília, na capital federal), cerca de 320 leitos de interna-

ção e capacidade para realizar aproximadamente 60 cirur-

gias por dia. Hoje, é reconhecido como um dos principais

centros médicos do Brasil.

Como parte do esforço para oferecer um atendimento de

excelência e aprimorar continuamente seus processos, o

Hospital iniciou a busca pelas certificações ISO 14001 (Ges-

tão Ambiental), OHSAS 18001 (Saúde e Segurança do Traba

lhador) e Diretrizes de Responsabilidade Social.

A Instituição entende que é fundamental selecionar os for-

necedores e identificar aqueles que, além de terem reco-

nhecida capacidade técnica, estão comprometidos com a

preservação do meio ambiente, a saúde, a segurança e a

responsabilidade social.

Com este Manual, assumimos o compromisso de realizar a

compra de bens e serviços com base em princípios como

ética e transparência, valorizando, dessa forma, não apenas

os parceiros, mas também a história da Instituição.

Este documento detalha os processos envolvidos, incluindo

a seleção, avaliação, auditoria e medição de desempenho

do fornecedor.

1. Missão, Visão e ValoresMissão

A Sociedade Beneficente de Senhoras Hospital Sírio-Libanês é

uma instituição filantrópica brasileira que desenvolve ações inte-

gradas de assistência social, de saúde, de ensino e de pesquisa.

Visão

Ser reconhecida internacionalmente pela excelência, lide-

rança e pioneirismo em assistência à saúde e na geração

de conhecimento, com responsabilidade social, ambiental

e auto-sustentabilidade, atraindo e retendo talentos.

Valores

Calor humano

Excelência

Pioneirismo

Conhecimento

Filantropia

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2. Política institucional

A Sociedade Beneficente de Senhoras Hospital Sírio-Libanês (SBSHSL) compromete-se com a sustentabilidade, focando

suas atividades e serviços na área da saúde, do ensino, da pesquisa e da filantropia para:

Prevenir a degradação do meio ambiente;

Prevenir as lesões e doenças de seus colaboradores;

Influenciar os parceiros às boas práticas ambientais, de saúde e segurança do trabalhador

e responsabilidade social;

Atuar socialmente com sustentabilidade;

Cumprir os objetivos e metas referentes ao sistema de gestão: ambiental, saúde e segurança

do trabalhador e de responsabilidade social;

Atender a legislação aplicável e o código de ética institucional;

Melhorar continuamente os sistemas de gestão para garantir a sustentabilidade.

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1. Objetivos Estabelecer um bom relacionamento com os fornece-

dores de materiais, produtos, bens e serviços, por meio de

uma conduta ética nas relações comerciais

Preservar a imagem e a reputação da SBSHSL, na relação

comercial, por meio de procedimentos que estejam de

acordo com as normas éticas previstas neste documento.

2. Princípios éticos Prevalência do interesse institucional sobre os inte-

resses particulares

Zelo pelos benefícios gerados pelas relações comerciais

transparentes e sustentáveis a partir de interesses comuns.

3. Aplicabilidade dos princípios e normas de conduta ética no relacionamento da SBSHSL com os fornecedores de materiais, produtos, bens e serviços

O objetivo da SBSHSL é trabalhar apenas com fornecedores

que adotam práticas de sustentabilidade.

II – Processos de seleção e avaliação de fornecedores

Categoria

PRODUTOS

SERVIÇOS

Responsabilidades do fornecedor

Fornecer produtos como materiais hospitalares, medicamentos, OPME (Órteses, Próteses, Materiais Especiais e Síntese), imobilizados e outros materiais de consumo, conforme padrões técnicos estabelecidos e documentados pela SBSHSL

Fornecer/prestar serviços de manutenção, consultoria, segurança, limpeza, obras, médicos, ensino e pesquisa, transporte e outros, conforme padrões técnicos estabelecidos e documentados pela SBSHSL

Existem duas categorias de fornecedores:

Valorização da dignidade, do decoro e da eficácia na

contratação de serviços e na compra de materiais,

produtos e bens, garantindo sempre uma relação de

respeito com o público de seu interesse

A SBSHSL entende que o relacionamento com os fornece-

dores de materiais e bens e prestadores de serviços que

com ela mantenham relações comerciais, no sentido de

que adotem uma postura ética compatível com princípios,

valores e normas que promovam a cidadania e o desen-

volvimento humano, visando a uma sociedade mais justa,

sustentável e solidária.

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Classificação

Maior ou igual a 9CRÍTICO

Entre 3 a 9Médio

Menor que 3Não Crítico

Obrigações

Cadastro total com todos os documentos (Ver documentos na plataforma Bionexo).

Cadastro com apenas as licençasobrigatórias legais (Alvará de Funcionamentoe Licença Ambiental, se aplicável a atividade).

Não exigido cadastrona plataforma Bionexo.

3.1 Avaliação do fornecedorA avaliação de fornecedores é feita com base em rígidos

padrões de qualidade, capazes de garantir insumos e servi-

ços de alto padrão. Aplica-se a avaliação em todos os forne-

cedores de produtos que participam ou desejam participar

dos processos de cotação e de compra.

3.2 Critérios de Sustentabilidade para Homologação dos Fornecedores do HSL

Todos os fornecedores que tem operações com potencial

de risco ambiental e de saúde e segurança do trabalha-

dor junto ao Hospital Sírio-Libanês, devem ser cadastra-

dos na plataforma da Bionexo conforme a classificação de

sua atividade.

Para determinar o potencial de risco de sustentabilidade de

cada fornecedor foram estabelecidos os seguintes critérios:

Risco Ambiental:

3. Alto impacto (produto com danos reversíveis a longo prazo ou serviço com geração de resíduos perigosos).

2. Médio Impacto (produto com potencial de danos rever-síveis a médio prazo ou serviços com geração de resíduos não perigosos, mas em grande quantidade).

1. Baixo Impacto (produtos com impactos reversíveis a curto prazo ou serviços que não geram resíduos perigosos ou em quantidade significativa). Risco SST:

3. Alto Perigo e Dano (produto com danos reversíveis a longo prazo, com potencial de danos ou lesões graves ou serviço que exigem mão de obra locada com potencial de trabalhos com riscos na SST).

2. Médio Perigo e Dano (produto com potencial de danos reversíveis a médio prazo, com potencial de danos médios, com afastamento ou serviços com que exigem mão de obra locada pontualmente e com potencial de trabalhos com riscos não significativos na SST).

1. Baixo Perigo ou Dano (produto com danos reversíveis a curto prazo, com potencial de danos ou lesões remotas e imperceptíveis ou serviço que não exigem mão de obra locada e sem potencial de trabalhos com riscos na SST).

A classificação de cada operação será obtida a partir do

produto entre os valores obtidos nos critérios de risco

ambiental e de SST, seguindo a tabela abaixo.

OBS 1: Os fornecedores que forem classificados pelas atividades, com notas acima de 3, devem se cadastrar na plataforma Bionexo.OBS 2: Os fornecedores que tem atividades com classificação abaixo de 3 não tem necessidade de se cadastrar, pois não apresentam riscos ambientais e SST.OBS 3: Os documentos e fluxos de cadastramento estão descritos na plataforma Bionexo.OBS 4: Não é necessário cadastrar fornecedores do corpo clínico, como médicos e biomédicos, sendo que não representam riscos ambientais e de SST como fornecedores. A estes se aplicam as regras de integração dos funcionários e as normas internas do HSL, presentes no Quali.doc.

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3.4 Auditorias em fornecedoresAs visitas técnicas visam a garantir a qualidade do pro

duto oferecido e devem ser realizadas por uma equipe

técnica específica para o tipo de produto e fornecedor

que se deseja qualificar, com o intuito de confirmar as

condições de cumprimento.

3.3 Condições de operacionalizaçãoO manual visa garantir o conhecimento dos critérios de

homologação pelos fornecedores, estabelecidos pela

SBS-Hospital Sirio Libanês, e assim assegurando sua respon-

sabilidade técnica e jurídica sobre o fornecimento e/ou

prestação de serviços.

Cada fornecedor deve possuir um prontuário com os dados

cadastrais (inclui referência bancária) da empresa e cópia da

documentação comprovando a legalidade de seu exercício. Documentos necessários:

No caso de distribuidora, a empresa deve enviar também as

cartas de autorização de comercialização emitidas pelos

fabricantes dos produtos por ela comercializados.

Os documentos devem estar sempre dentro do prazo de

validade e são armazenados na área de Compras, em

plataforma eletrônica.

No caso de fornecimento de produtos com registro no

Ministério da Saúde, é necessária uma cópia do registro ou

da publicação no Diário Oficial da União no prontuário.

No caso de fornecimento de produtos isentos de registro

no Ministério da Saúde, é necessária uma cópia do docu-

mento de isenção.

No caso de registros provisórios, são necessários docu-

mento que comprove a renovação de registro quando

expirar a data ou registro definitivo.

Contrato social (com as alterações, se houver)

Autorização de funcionamento (documento único)

Licença de funcionamento (renovação anual)

Certidão negativa de débitos tributários

Os dois últimos balanços.

Para fornecimento de medicamentos, é obrigatória a

apresentação do Certificado de Responsabilidade Técnica

(documento único) emitido pelo Conselho Regional de

Farmácia ou do protocolo de assunção dessa responsabili-

dade técnica e também do Certificado de Boas Práticas de

Fabricação, expedido pela ANVISA (renovação anual).

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Também fazem parte dos objetivos da visita:

Solicitar a apresentação dos documentos de controle de

qualidade e dos manuais operacionais;

Observar a área física sob aspectos de higiene e organização;

Observar se a equipe de colaboradores trabalha uniformi-

zada e de acordo com normas de segurança;

Observar se os estoques estão organizados, limpos e ar-

mazenados adequadamente;

Verificar os sistemas de entrega e a qualidade do transporte;

Observar se o fornecedor apresenta capacidade de suprir

os pedidos conforme a necessidade de abastecimento;

Verificar se o fornecedor tem a cultura de atender

corretamente e integralmente os pedidos que lhes

são destinados, nos prazos combinados;

Observar se o fornecedor possui uma cultura de pontua-

lidade nas suas entregas e é comprometido com os

prazos estabelecidos;

Observar se o fornecedor apresenta capacidade de reagir

rapidamente a pedidos emergenciais.

Medicamentos: equipe coordenada por farmacêutico

e/ou por meio da participação no Grupo de Avaliação

de Fornecedores.

Materiais descartáveis: equipe designada pela Comissão de

Padronização de Materiais e/ou por meio da participação

no Grupo de Avaliação de Fornecedores.

Órteses, próteses e materiais especiais: equipe coordenada

por farmacêutico e/ou por meio da participação no Grupo

de Avaliação de Fornecedores.

Nutrição: equipe designada pela nutricionista.

Higiene e limpeza: equipe coordenada pela Comissão de

Controle de Infecção Hospitalar (CCIH).

Durante a visita, os produtos oferecidos e os cuidados com

sua produção são verificados em profundidade. Observa-se

também se a empresa tem capacidade para produzir toda a

demanda necessária com garantia de qualidade.

Para apurar os diversos aspectos de interesse, segue-se roteiro

específico que contempla todas as informações necessárias.

Verificar se as rotinas são conhecidas e, principal-

mente, cumpridas;

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4. Regras de conduta

4.1. Regras gerais de conduta para a SBSHSLA SBSHSL e seus colaboradores comprometem-se, na condução dos processos de contratação e gestão de contratos,

bem como no relacionamento com fornecedores de materiais, produtos, bens e serviços, obedecer aos princípios da

legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade, eficiência, probidade administrativa, vinculação ao instrumento

convocatório, julgamento objetivo e, também, ao seguinte:

Atuar em consonância com valores e princípios universais, como direitos humanos, princípios e

direitos fundamentais do trabalho, princípios sobre meio ambiente e desenvolvimento;

Ver os fornecedores e os potenciais fornecedores, antes de tudo, como parceiros, zelando pela sua

imagem, pelos interesses comuns e pelos compromissos acordados;

Respeitar e valorizar a diversidade, garantindo tratamento equânime, repudiando preconceitos e

discriminações de gênero, orientação sexual, etnia, raça, credo ou qualquer outra;

Repudiar o trabalho infantil e o trabalho em condições degradantes e escravas, não contratando

fornecedores e prestadores de serviços que adotem essas práticas;

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Zelar pela segurança no trabalho e pela segurança das instalações, equipamentos e sistemas;

Contribuir para a inclusão de pessoas portadoras de necessidades especiais;

Priorizar, observadas as disposições legais, a utilização do meio eletrônico para a realização dos

processos de contratação de bens e serviços;

Selecionar e contratar fornecedores de bens e serviços baseando-se em critérios estritamente

legais e técnicos de qualidade, custo e pontualidade, e exigir um perfil ético em suas gestões de

responsabilidade social e ambiental, recusando práticas de concorrência desleal, trabalho forçado

ou compulsório, e outras contrárias aos princípios desse Manual;

Cumprir e exigir o cumprimento integral de todas as obrigações contratuais assumidas, estabele-

cendo uma relação de parceria com o fornecedor;

Prestar orientações e informações claras para permitir aos fornecedores a proposição mais ade-

quada a ser entregue à SBSHSL;

Manter canais de comunicação e negociação com os fornecedores, prestadores de serviços e a so-

ciedade em geral, incluindo no seu plano de negócio a viabilização de programas e projetos socio-

ambientais e o patrocínio de projetos culturais que contribuam para o desenvolvimento sustentável

das comunidades e para a preservação e valorização do saber e da expressão de sua cultura;

Avaliar os fornecedores de bens e serviços com base em critérios técnicos e transparentes que

privilegiem o bom desempenho e demonstrem oportunidades de melhoria para aqueles que não

tenham se mostrado satisfatórios;

Preservar as informações de caráter reservado fornecidas por qualquer um de seus fornecedores

e prestadores de serviço;

Buscar os melhores resultados para a SBSHSL e disponibilizar informações atualizadas sobre con-

tratação e gestão de contratos para todos, por meio de comunicação transparente e oportuna que

lhes permita acompanhar as atividades e a performance da SBSHSL, obedecendo aos procedimen-

tos legais aplicáveis.

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4.2. Regras de conduta para os colaboradores da SBSHSLno atendimento aos fornecedores de bens e serviços

Os colaboradores da SBSHSL comprometem-se a:

Assumir o compromisso de cumprimento das normas deste Manual;

Tratar seus parceiros e fornecedores de bens e serviços de maneira respeitosa e cordial, buscando

fortalecer as relações e aperfeiçoar os processos de comunicação;

Não aceitar convites de caráter pessoal para hospedagem, viagem e outras formas de entreteni-

mento que possam gerar danos à imagem e/ou interesses da SBSHSL;

Não solicitar ou aceitar dinheiro, quaisquer vantagens ou favores de atuais ou potenciais fornecedores;

Não aceitar presentes de fornecedores ou potenciais fornecedores, com exceção daqueles distri-

buídos por entidades de qualquer natureza a título de brindes, propaganda, divulgação habitual ou

por ocasião de eventos especiais ou datas comemorativas e que não tenham valor superior a 30%

do salário mínimo vigente;

Cumprir ou fazer cumprir integralmente as obrigações contratuais assumidas com os fornecedores

e exigir que eles também as cumpram, mantendo relações honestas e íntegras, preservando-se os

direitos de ambas as partes;

Oferecer tratamento cortês, respeitoso e equânime aos fornecedores, vedando qualquer privilégio

ou espécie de discriminação ou adoção de comportamentos incompatíveis com este Manual e que

levem à impontualidade dos compromissos assumidos com a SBSHSL;

Não usar cargo, função, facilidades, amizades, tempo, posição, influências ou informações a que

tenham acesso em virtude de cargo ou função, para obter favorecimento para si ou para outrem no

processo de contratação e gestão de fornecedores;

Fortalecer o compromisso individual como base aos esforços coletivos de atendimento sistemáti-

co dos indicadores e das metas.

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Respeito pelos colaboradores aos princípios éticos e aos

compromissos de conduta enquanto perdurarem os

contratos e processos de aquisição com a SBSHSL;

Demonstração de proatividade na execução dos contra-

tos de fornecimento ou prestação de serviços, o que é

entendida como a capacidade do fornecedor em

antecipar a solução de possíveis problemas e/ou descon-

formidades do objeto contratado;

Reparação de perdas ou prejuízos decorrentes de danos

causados sob sua responsabilidade aos seus consumi-

dores e clientes, com a máxima agilidade, em prazos

exequíveis e de acordo com a legislação vigente;

Manutenção da civilidade no relacionamento com a

concorrência, buscando informações de maneira lícita e

conforme a moral.

A SBSHSL, com o objetivo de estabelecer políticas empre-

sariais compatíveis com o propósito, espera dos seus

fornecedores a adoção de todas as normas deste Manual,

especialmente nos aspectos a seguir relacionados:

4.3. Regras de conduta paraos fornecedores de bense serviços da SBSHSL

4.4. Política de privacidade

Garantir a segurança dos dados e informações da SBSHSL,

divulgando-as somente com seu expresso consentimento;

Garantir o direito de propriedade própria e de terceiros;

Não oferecer qualquer tipo de vantagem aos colabora-

dores da SBSHSL, nem pagar suas despesas pessoais;

Oferecer produtos e serviços de qualidade, não utilizando

ou comprando produtos de origem ilegal.

4.5. Relações com os colaboradoresw Cumprir todas as obrigações trabalhistas, previden-

ciárias, contratuais e firmadas em convenções e acordos

coletivos no relacionamento com seus colaboradores;

w Garantir aos trabalhadores das empresas porventura

subcontratadas os direitos básicos análogos aos de

seus colaboradores.

4.6. Direitos humanos

Não utilizar trabalho escravo, forçado ou involuntário

em sua cadeia produtiva;

Não empregar mão de obra infantil em sua cadeia

produtiva, salvo na condição de aprendiz e desde que o

jovem tenha a partir de 14 anos;

Garantir as condições dignas para os colaboradores,

inclusive de empresas subcontratadas, relativas a local de

trabalho, transporte, alojamento, alimentação, higiene e

outros aspectos correlatos;

Não admitir discriminação por questões de cor, raça,

estado civil, condição física e cognitiva, idade, religião,

sexo, classe social ou qualquer outra espécie;

Respeitar e valorizar a diversidade, garantindo

tratamento equânime, repudiando preconceitos e

discriminações de gênero, orientação sexual, etnia, raça,

credo ou qualquer outra;

Eliminar todas as formas de ameaças, coerção e violên-

cia física, verbal ou psicológica, tornando clara a proibição

de assédio moral e sexual;

Permitir efetivamente o exercício do direito de livre

associação profissional ou sindical dos trabalhadores.

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5. Boas práticas em sustentabilidade

A SBSHSL entende que são de extrema importância as

boas práticas em sistemas de gestão que contribuam

para a sustentabilidade, como a conservação do meio

ambiente para evitar a poluição e a valorização das con

dições humanas necessárias para desempenho dos tra

balhos de forma digna, segura e saudável.

A SBSHSL entende que seus fornecedores são exten-

sões do sistema de gestão sustentável. Sendo assim,

recomenda a seus fornecedores a prática da gestão

sustentável, melhorando sempre as relações laborais

com o meio ambiente, com seus colaboradores e com

a sociedade.

6. Medição de desempenho do fornecedor

A SBSHSL trabalha com um sistema eletrônico de avalia-

ção das empresas que desejam compor o rol de forne-

cedores da Instituição.

Por meio de um questionário eletrônico, essas com-

panhias são avaliadas sob diversos aspectos, incluindo

respeito à legislação vigente, adoção de boas práticas

de gestão, sustentabilidade e comprometimento com a

responsabilidade social.

4.7. Política de saúdee segurança do trabalho

Cumprir integralmente os planos de saúde e segu-

rança do trabalho previstos na lei e estabelecidos nos

contratos e realizar outros controles dos riscos ocupacio-

nais cabíveis;

Realizar exames admissionais, periódicos e demissionais;

Garantir a saúde e segurança dos seus colaboradores,

terceiros e visitantes, por meio da prevenção e minimiza-

ção dos riscos do ambiente de trabalho;

Estimular os trabalhadores a adotar de hábitos

saudáveis de lazer, esporte, higiene e alimentação,

visando o bem-estar coletivo.

4.8. Meio ambientew Observar e cumprir a legislação ambiental vigente;

w Adotar práticas de sustentabilidade ambiental;

w Cumprir a função socioambiental.

O formulário de avaliação de fornecedores pode ser

acessado pelo site da SBSHSL.