MANUAL DE DESEMBOLSOS PARA CRÉDITOS Y DONACIONES …

MANUAL DE DESEMBOLSOS PARA CRÉDITOS Y DONACIONES CON FINANCIAMIENTO DEL BANCO INTERAMERICANO DE DESARROLLO -

BID y BANCO MUNDIAL - BIRF

Departamento Nacional de Planeación Bogotá, 2018

Este documento es fiel copia del original que reposa en el Grupo de Planeación del DNP. Su Impresión se considera copia no controlada.

MANUAL DE DESEMBOLSOS PARA CRÉDITOS Y DONACIONES CON FINANCIAMIENTO DEL BANCO

INTERAMERICANO DE DESARROLLO - BID y BANCO MUNDIAL - BIRF

CÓDIGO: CS-M02

PÁGINA: 2 de 42 VERSIÓN: 0

F-GP-23 (VERSIÓN 0) Grupo de Planeación DNP

TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO ..................................................................................................................................... 3 2 ALCANCE ...................................................................................................................................... 3 3 SIGLAS Y ABREVIATURAS .......................................................................................................... 3 4 DOCUMENTOS FUENTE .............................................................................................................. 4 4.1 Requisitos Generales para las Solicitudes de Desembolsos .......................................................... 4

4.2 Cuentas Designadas ...................................................................................................................... 5 4.3 Gestión de Desembolsos en el DNP .............................................................................................. 5 5 PROCEDIMIENTOS PARA DESEMBOLSOS CRÉDITOS BID ..................................................... 8 5.1 Métodos de Desembolsos .............................................................................................................. 8

5.2 Solicitudes de Desembolsos ........................................................................................................... 9 5.3 Tipos de Solicitudes de Desembolso ............................................................................................ 10

5.4 Procedimientos para tramitar solicitud de desembolsos en DNP ................................................. 11 6 PROCEDIMIENTOS PARA DESEMBOLSOS CRÉDITOS BIRF ................................................. 19 6.1 Métodos de Desembolsos ............................................................................................................ 19

6.2 Retiro de los fondos del préstamo ................................................................................................ 20

6.3 Requisitos sobre documentación soporte ..................................................................................... 22

6.4 Procedimientos para desembolsos en DNP ................................................................................. 26 6.5 Creación en Forma Electrónica de una Solicitud de Fondos ........................................................ 29 7 DESEMBOLSOS PARA COOPERACIONES TÉCNICAS NO REEMBOLSABLES (Donaciones)36




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1 OBJETIVO

El objetivo de este documento es consignar los procedimientos que aplica la Banca Multilateral a los desembolsos de fondos de préstamos y donaciones para proyectos y los procedimientos al interior de los organismos ejecutores en este caso el Departamento Nacional de Planeación.

2 ALCANCE

El presente Manual de desembolsos para préstamos provenientes del crédito externo de la Banca Multilateral1, está destinado al Departamento Nacional de Planeación y se aplica a todos los préstamos y donaciones financiadas financiados con recursos del Banco Interamericano de Desarrollo – BID y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento - BIRF, tiene el propósito de proporcionar información práctica acerca de los procedimientos ante las entidades participantes en el proceso y los métodos de desembolso aprobados por la Banca Multilateral.

3 SIGLAS Y ABREVIATURAS

ANT Anticipo de Fondos

BID Banco Interamericano de Desarrollo

BIRF Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento

BKF Flujo Bancario

BM Banca Multilateral

COP Pesos Colombianos

DDE Documento de Destinación Especifica

DNP Departamento Nacional de Planeación

EFAS Estados Financieros Auditados

FAC Flujo Anual de Caja del Proyecto

MHCP Ministerio de Hacienda y Crédito Público

MO Manual Operativo

OE Organismo Ejecutor

PA Plan Anual de Adquisiciones

PAC Plan Anual de Caja

PEP Plan de Ejecución Plurianual del Programa

1 El término “Banca Multilaretal” comprende al Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y Banco Interamericano de Desarrollo (BID); el término “préstamo” comprende créditos y donaciones; y el término “Convenio de Préstamo” comprende el convenio celebrado con el Banco para el suministro de un crédito o una donación.




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PF Plan Financiero

POA Plan Operativo Anual

ROP Reglamento Operativo

SIIF Sistema Integrado de Información Financiera

UDR La Representación del BID

USD Dólar de los Estados Unidos

WLMS Sistema de Administración de Préstamos y Cooperación Técnica

4 DOCUMENTOS FUENTE

El presente Manual fue elaborado a partir de los siguientes documentos:

• Guía de Desembolsos para Proyectos del BID – diciembre de 2009

• Guía de Gestión Financiera para Proyectos Financiados por el BID (OP-273-6) – octubre 2014

• Directrices del Banco Mundial sobre los desembolsos para proyectos – febrero de 2017

• Manual de Préstamos para prestatarios del Banco Mundial – febrero de 2017

• Software de Información Financiero SIIF Nación II - Imágenes

4.1 Requisitos Generales para las Solicitudes de Desembolsos

El contrato de préstamo incluye un anexo donde se detallan el presupuesto del proyecto discriminado por componentes o categorías, que indica los montos máximos de gastos que se financiarán con los recursos del préstamo. Con excepción de la solicitud de un avance de fondos toda solicitud de desembolso debe indicar las categorías de inversión a ser cargadas, en la moneda de la operación.

Se podrá reservar una porción del préstamo en una categoría denominada “sin asignar” para cubrir excesos de cantidades físicas y/o de precios. El OE podrá negociar que en el Convenio de Préstamo se asigne una parte de los fondos en la categoría “sin asignar” para cubrir un déficit anticipado en uno de los componentes o categorías.

Sin embargo, cabe notar que no se podrá realizar ningún retiro de fondos directamente de la categoría “sin asignar”; es decir, el OE primero deberá tramitar la reasignación de la categoría “sin asignar” a otro componente o categoría del Proyecto.

Acuerdos y Requisitos de Desembolso

El Organismo Ejecutor deberá proceder con la solicitud de desembolsos de los recursos del proyecto de acuerdo con las necesidades reales de liquidez de este, en función de los compromisos y obligaciones previstas del proyecto. Las solicitudes de desembolso del prestatario, OE y/o co-ejecutor se efectuarán de conformidad con la planeación financiera del proyecto y sus actualizaciones, el presupuesto anual y el plan operativo anual correspondiente, incluido el plan de adquisiciones cuando corresponda.




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Los Acuerdos y requisitos de desembolso comprenden los siguientes aspectos principales: (i) Métodos de Desembolsos, (ii) información y documentación de respaldo de los gastos y su modalidad de revisión, (iii) oportunidad y frecuencia de la presentación al Banco. Dichos acuerdos se definen y establecen durante el diseño de la operación, y se evalúan y ajustan durante la ejecución, en función del desempeño, necesidades de información, actualización del análisis de riesgo, u otras circunstancias que permitan la adecuada administración del proyecto y oportuna rendición de cuentas al Banco. Los Acuerdos y Requisitos de Desembolsos deben procurar que los desembolsos: (i) estén orientados a las necesidades del país y de la operación, (ii) se apoyen en los sistemas de gestión financiera del OE, y (iii) sean eficientes y eficaces para el logro de los objetivos del proyecto. Para ello, el juicio profesional es un elemento importante para el diseño, evaluación y cumplimiento de los Acuerdos y Requisitos de Desembolso. El DNP establece en el Manual Operativo del respectivo proyecto el proceso para efectuar el desembolso, donde participan las instancias técnicas y financieras en la construcción de cada desembolso.

4.2 Cuentas Designadas

El prestatario debe abrir una Cuenta Designada, en que el Banco, a solicitud del prestatario, puede depositar sumas retiradas de la Cuenta del Préstamo a los efectos de pagar gastos elegibles a medida que se incurre en ellos (“Cuenta Designada”). Esta cuenta debe establecerse en una moneda aceptable para el Banco (Normalmente en dólares). La información sobre las cuentas bancarias del prestatario, OE o beneficiario deben incluir todos los elementos necesarios para posibilitar al Banco el procesamiento de los desembolsos, a través de una transferencia electrónica de fondos. Para administrar los recursos del proyecto, el Banco y el DNP acordarán la designación de una cuenta bancaria, normalmente se abre en el Banco de la Republica, está en titularidad de la Dirección del Tesoro Nacional, vinculada a la Cuenta Única Nacional. La cuenta designada debe estar exenta de impuestos y demás gastos financieros. El prestatario es responsable del pago de cualquier cargo o comisión aplicado a la cuenta bancaria. Cuando el proyecto para su ejecución utiliza Agente Ejecutor, este deberá abrir una cuenta bancaria en un banco comercial destinada única y exclusivamente para recibir los recursos provenientes del crédito y efectuar pagos a proveedores por bienes y servicios previamente aprobados en el plan de adquisiciones. Esta cuenta normalmente se abre en pesos y debe estar exonerada de impuestos y demás gastos financieros, gestión que debe ser realizada por la tesorería de la entidad del Agente ejecutor antes de efectuarse los giros a la misma.

4.3 Gestión de Desembolsos en el DNP

El Propósito de esta sección es describir de manera general el procedimiento de desembolsos que deberá implementar el DNP para dar cumplimiento a las condiciones de los Contratos de Préstamo y las políticas de la Banca Multilateral en esta materia en el marco del uso de los Sistemas Nacionales como el SIIF Nación II. Identificar el alcance de la herramienta nacional, definición de actores que intervienen en el proceso y mapeo




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de responsabilidades. El flujograma de procesos identifica las instancias que hacen parte del proceso de uso de los fondos y su posterior legalización. El DNP ha incorporado los procesos de Administración Financiera y el seguimiento financiero de los Proyectos financiados con recursos de la Banca Multilateral de manera transversal en la Subdirección Financiera. Uno de estos procesos es el de desembolsos, el cual es elaborado a partir de los insumos proporcionados: (i) por el software SIIF Nación II, utilizando los reportes de pagos con destinación específica y el reporte de movimiento de cuentas bancarias, (ii) los Convenios de créditos y reportes de extranet de los bancos y (iii) los reportes de seguimiento técnico suministrados por las áreas técnicas. La elaboración de un desembolso inicia en las áreas técnicas con los temas de planeación de recursos y avances de indicadores técnicos, continua en la subdirección financiera con los informes de seguimiento a la ejecución financiera y elaboración de documentos soportes requeridos por los bancos y termina con la revisión y firma de los documentos por la Secretaria General, posteriormente se cargan de los documentos en la plataforma de los bancos destinada para este fin y finaliza en procesos por parte de DNP. DNP a través de los sistemas establecidos por los Bancos envía la solicitud de desembolsos de manera física y electrónica al Ministerio de Hacienda y Crédito Público para la respectiva firma electrónica autorizada. El Ministerio de Hacienda una vez revisados y firmados electrónicamente el desembolso lo remite al respectivo Banco con el fin de que este lo revise, valide y proceda con la consignación de los recursos en la cuenta designada del Banco de la Republica2. El proceso de desembolso termina por parte del Ministerio de Hacienda – Dirección General de Crédito Publico y Tesoro Nacional con la clasificación de ingresos presupuestales y la Imputación del Desembolso en SIIF, momento en que los recursos se encuentran disponibles para efectuar los giros a proveedores.

Los recursos a ser administrados por el DNP una vez desembolsados por el Banco cursan el siguiente tramite (i) son depositados en una cuenta bancaria especial a nombre del proyecto, abierta por el MHCP en el Banco de la Republica, ii) se registrados a través del SIIF II en la contabilidad del MHCP a nombre del proyecto, en la cual se registrarán todos los movimientos de ingreso de fondos y de pagos correspondientes al Proyecto. Los recursos deben ser usados exclusivamente para gastos elegibles y deben contar con un adecuado sistema de gestión financiera y controles para su ejecución. El DNP tiene incorporado en el Sistema General de Calidad, el proceso de Control y Seguimiento a la ejecución de recursos financieros, en donde de maneara detalla se narra el proceso de desembolsos a través de las siguientes etapas: Proveedor de insumos, entradas, actividad, responsable, descripción de la actividad, salidas y clientes las entradas. El proceso de desembolsos se puede consultar siguiendo la siguiente ruta: Ingresar a internet utilizando el navegador internet Explorer a La Rebeca, Sistema Integrado de Gestión, Macroprocesos, Gestión Financiera, Solicitud de desembolso para proyectos de crédito y donación.

2 Para más información, consultar página web del DNP: http://larebeca/SGC/macroprocesos/Paginas/subdireccion-financiera.aspx




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Instancias que participan en el proceso de desembolso BID

Instancias que participan en el proceso de desembolso BIRF

En el caso en que los proyectos sean ejecutados a través de Fiducias o Administración de Fondos, para el trámite de desembolsos, estos órganos envían los insumos de pagos realizados y demás informes requeridos, solicitados en el Manual Operativo. Los informes presentados por los Administradores de Fondos




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deben venir en los formatos estándar del Banco Financiador con el fin de que el DNP los adjunte al momento de documentar los documentos de soportes de solicitud de desembolso. El DNP tramita y solicita los desembolsos en la moneda del crédito (Dólares Americanos), sin embargo, de acuerdo con las negociaciones del convenio del crédito, la Banca Multilateral aprueba otras alternativas establecidas en sus políticas.

5 PROCEDIMIENTOS PARA DESEMBOLSOS CRÉDITOS BID

En este capítulo, se presentan los lineamientos y directrices para procedimientos administrativos necesarios para el procesamiento de desembolsos por parte Organismos Ejecutores (OE) de proyectos.

5.1 Métodos de Desembolsos

Un proyecto puede utilizar uno o más métodos de desembolsos dependiendo de las necesidades de liquidez para su ejecución. Con el propósito de asegurar que se cuente oportunamente con los recursos necesarios para la adecuada ejecución del proyecto el BID ha dispuesto de varios métodos de desembolso, entre ellos tenemos:

Anticipos

Son avances de fondos con base en las necesidades reales de liquidez del proyecto, respaldadas por compromisos suscritos (contratos), o anticipados con un alto grado de certeza - para un plazo pactado previamente entre el DNP y el BID - con el fin de pagar puntualmente gastos elegibles imputables a préstamos o donaciones. Este método, además de contribuir a una adecuada administración y control con respecto al uso de los fondos de los proyectos, facilita la rendición de cuentas de aquellos proyectos que establecen su avance físico-financiero relacionado con metas o hitos. Dichas necesidades de liquidez surgen del plan financiero del proyecto, el cual debe estar coordinado con el plan de ejecución del proyecto (PEP), y plan operativo anual (POA) que incorpora el plan de adquisiciones (PA)3. Un aspecto que debe tenerse muy en cuenta es asegurar que los recursos del proyecto, provenientes de las diversas fuentes de financiamiento, hayan sido incorporados al presupuesto general de la Nación y que oportunamente sea gestionado el PAC, ya que de otro modo difícilmente serán ejecutados oportunamente.

Reembolso (al Prestatario u OE)

El Banco reembolsa al OE por pagos que éste efectuó en concepto de gastos elegibles incurridos previo al inicio de actividades y con cargo al proyecto.

3 El requerimiento de coordinar el PEP y POA-PA, con el Plan Financiero no necesariamente aplica a operaciones que por su naturaleza no requieren alguno de estos instrumentos para su ejecución.




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Pagos Directos

Previa solicitud del DNP el Banco podrá efectuar pagos a proveedores o contratistas en nombre de este por concepto de bienes y servicios elegibles - de origen externo o local - destinados a la ejecución del proyecto.4

Reembolso Contra Garantía de Carta de Crédito

Reembolsos efectuados por el BID a un banco comercial por concepto de pagos efectuados a un proveedor o contratista de bienes y servicios – de origen externo - en el marco de una carta de crédito garantizada anteriormente por el BID. El método más utilizado por el DNP en la ejecución de los proyectos es el de anticipo, sin embargo, en caso de requerirse previo acuerdo con el Ministerio de Hacienda con el fin de revisar el impacto en la ejecución presupuestal se puede hacer uso de los otros métodos.

5.2 Solicitudes de Desembolsos

El Banco procesará desembolsos una vez que las condiciones previas al primer desembolso se hayan cumplido5. El procesamiento de los desembolsos se efectuará a través de revisiones gerenciales basadas principalmente en juicio profesional y sobre la base de pruebas analíticas a los documentos soportes enviadas por el DNP. La revisión de la información de soporte que justifican los gastos o pagos se llevará a cabo con posterioridad al efectivo desembolso de los recursos por parte del Banco considerando la oportunidad y alcance que las condiciones de riesgo fiduciario ameriten. Dicha revisión transaccional posterior6 podrá ser efectuada por personal del Banco en las oficinas del DNP, como parte de la revisión integral de los Acuerdos y Requisitos de Gestión Financiera. Estas visitas de inspección forman parte de las acciones de supervisión fiduciaria que se establecen en el Plan de Supervisión del Proyecto. El Jefe de Equipo de Proyecto, con el apoyo del Especialista Fiduciario en Gestión Financiera, podrá determinar que se practiquen revisiones o intervenciones de carácter preventivo por parte del Banco, a fin de mitigar riesgos extremos o circunstancias especiales según los casos previstos en la Guía de Supervisión de Gestión Financiera. Las solicitudes de desembolso deben ser numeradas en forma consecutiva, independientemente del método de desembolso utilizado. Adicionalmente, sólo podrán ser procesadas las solicitudes que estén aprobadas por un funcionario designado y cuya firma este registrada, de acuerdo con los términos del Convenio y por cantidades iguales o menores (por motivo de ajustes) al monto solicitado.

4 En el caso de pagos directos a proveedores o contratistas locales, podrían surgir diferencias entre el monto en moneda local utilizado para estimar la equivalencia de un desembolso en la moneda de la operación y el monto en moneda local recibido por el beneficiario, como resultado de la conversión efectuada por el banco comercial. Estas diferencias son de responsabilidad única y exclusiva del beneficiario. 5 Se espera que las acciones de mitigación de riesgos, identificadas durante el diseño del proyecto, hayan sido incorporadas como condición previa al primer desembolso y resueltas adecuadamente al inicio de los desembolsos. 6 La revisión de desembolsos es un componente relevante en el alcance de las auditorías externas de los proyectos; sin embargo, podrían presentarse requerimientos adicionales que impliquen un alcance diferente al utilizado por el auditor. Estas situaciones serán tratadas en los Términos de Referencia (TdR) de los auditores externos del proyecto




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5.3 Tipos de Solicitudes de Desembolso

Anticipos (Avances de Fondos)

Documentación de Respaldo para Solicitar Anticipos Documentación Requerida Cada solicitud debe ser acompañada por:

a. Carta remisoria del DNP (firmada por el funcionario designado) b. Formulario de Solicitud de Desembolsos c. Programación de Flujo de caja por un periodo máximo de 6 meses o de acuerdo con las necesidades

del Proyecto d. Formato de ejecución presupuestal en dólares e. Conciliación de la cuenta designada f. Extracto bancario - Cuenta designada

(Ver Anexo 1. Documentación de respaldo para solicitud de anticipos -BID). Para efectos de presentación del primer desembolso no se requiere adjuntar los literales d) y e).

Frecuencia de los Anticipos

La frecuencia y el período de tiempo que debe cubrir un anticipo será determinado en función de la programación de la ejecución financiera del proyecto (consistente con el PEP, POA-PA, u otros instrumentos de planificación que apliquen), durante el diseño y ajustados en la ejecución, este periodo se acuerda previamente con el BID durante las negociaciones del Convenio de Préstamo.

De acuerdo con las políticas del BID los desembolsos por concepto de anticipo deben tener una frecuencia máxima semestral, al menos que se establezcan otras necesidades, explicitas para cada Proyecto.

Reembolso efectuado por el BID al DNP

O también denominado por el BID como rendición de cuentas que corresponde a la Justificación del Anticipo de Fondos. Con el fin de realizar un adecuado seguimiento al proyecto y al mismo tiempo mantener costos transaccionales razonables, es recomendable que la rendición de cuentas de los gastos efectuados7 se presenten al Banco, por lo menos dos veces por año y no más de cuatro o cinco veces por año, dependiendo del nivel de riesgo del proyecto y/o del nivel de capacidad fiduciaria del DNP. Dicha frecuencia deberá ser acordada previamente como parte de los Acuerdos y Requisitos de Desembolsos, y evaluada durante la ejecución del proyecto. La práctica adoptada por el DNP es la realización de 2 anticipos de fondos al año y 4 justificaciones de anticipos de fondos, con el fin de dar cumplimiento a la política del BID que la justificación de los Anticipos de Fondos no debe sobrepasar 180 días.

7 De los anticipos de fondos o de gastos a ser reembolsados al DNP




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Para el BID la rendición de cuentas no requiere que este acompañada de la documentación de soporte de los gastos o pagos efectuados (Ej., los comprobantes originales o fotocopias de los mismos)8. El OE es responsable de llevar los registros contables requeridos y de mantener los originales de toda la documentación de soporte, con adecuadas referencias cruzadas a las solicitudes aprobadas correspondientes, de conformidad con las Políticas de retención de los documentos del Banco.

El propósito de la rendición de cuentas es demostrar el avance financiero del proyecto y el uso de recursos por cada categoría de inversión (o componente), y no significa una aprobación por parte del Banco de los gastos efectuados.

La rendición de cuentas de los gastos elegibles relacionados con anticipos recibidos debe ser presentada cuando se haya utilizado por lo menos el 80% del monto adelantando. Dichas rendiciones deben ser presentadas y aceptadas por el Banco, antes de que el DNP pueda recibir otro anticipo de fondos. La siguiente documentación de respaldo se debe presentar al Banco para rendir cuentas del proyecto y demostrar su avance: Documentación de Respaldo para Justificar Anticipo de Fondos

a. Carta remisoria del DNP (firmada por el funcionario designado) b. Formulario de justificación de gastos No. (Numeración consecutiva) c. Formato de ejecución presupuestal en dólares d. Conciliación de la cuenta especial e. Movimientos de la cuenta bancaria al corte de la justificación f. Pagos de destinación específica del periodo de la justificación g. Compromisos de desempeño técnico

(Ver Anexo 2. Documentación de respaldo para justificar anticipo de fondos – BID)

Pagos Directos (Del BID a Proveedores y Contratistas)

Cada solicitud de desembolsos para Pagos Directos deberá ser acompañada por:

a. El formulario de Solicitud de Desembolso. b. Documentación de soporte aceptable para el Banco (factura o documento de cobro y evidencia de

la recepción, a satisfacción del DNP, de la obra, bien o servicio de acuerdo a las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia incluidos en los contratos u órdenes de compra respectivos).

Los fondos asignados al Proyecto sólo pueden utilizarse para la adquisición de bienes y servicios provenientes de países que sean elegibles conforme a las condiciones del Contrato o Convenio de financiamiento, y de conformidad con las normas que rijan al fondo fiduciario de que se trate.

5.4 Procedimientos para tramitar solicitud de desembolsos en DNP

8 La documentación de soporte comprende comprobantes contables, órdenes de pago, facturas, recibos, certificados de recibo a satisfacción, constancias de pagos de aportes parafiscales, informes de recepción, y todo otro documento de respaldo del pago, a satisfacción del DNP. En casos de excepción, el Banco podrá solicitar cierta documentación original




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El Proceso de desembolsos en DNP es realizado transversalmente por el área técnica que responsable de la ejecución del Proyecto en conjunto con la Subdirección Financiera. Las solicitudes de desembolso son basadas en un plan financiero del proyecto, surgido de una programación operativa consistente con las actividades, tiempos y costos necesarios para alcanzar metas y productos que aseguren el cumplimiento de los objetivos de la operación. Las necesidades de los recursos financieros requeridos se establecerán para un plazo máximo a ser acordado entre las partes, por regla general es de seis (6) meses. Antes de que el DNP considere tramitar cualquier solicitud de retiro de fondos, se deberá cumplir con las siguientes condiciones:

Entrada en vigor del préstamo

Una vez cumplidas las condiciones especiales previas al primer desembolso que se estipulan en el contrato del préstamo, se inicia el proceso de solicitud de recursos para el Proyecto. Por lo general, estas condiciones están relacionadas con las pruebas que muestran que el DNP ha celebrado y entregado debidamente el contrato de préstamo y documentos relacionados.

Firmas autorizadas

Previamente al inicio de ejecución de los proyectos el organismo ejecutor debe registrar las firmas autorizadas para el manejo de y canalización de información entre las entidades, dicho procedimiento se realiza a través de una carta enviada por el director de la Entidad con el registro de las firmas designadas. Por medio de esta carta, se le notifica al BID el nombre de las personas que trabajan en el DNP y tienen la misma autoridad para firmar las solicitudes.

Flujo Bancario

El BID es responsable del establecimiento de la información bancaria en el WLMS (Sistema de Administración de Préstamos y Cooperación Técnica), registrara las cuentas bancarias en el Sistema de Administración de Préstamos y Cooperación Técnica (WLMS), en un flujo bancario (BKF). Los pasos requeridos para establecer los flujos bancarios en el WLMS son: ingreso, validación, revisión y autorización. Estos pasos pueden ser efectuados por un mínimo de dos personas o hasta cuatro personas. Cuando dos personas participan en el proceso, una persona hace el ingreso y validación y la otra persona hace la revisión y autorización9. Se recomienda que el Especialista Financiero sea el administrador del Flujo de Trabajo y es una de las personas claves en este proceso. El director del Proyecto (o el Coordinador si el Director delego esta actividad) apoyan el proceso de revisión y envío al MHCP para proceder con la firma electrónica. Es importante mantener esta información actualizada. Cuando haya cambio de las personas designadas es conveniente informar al Banco de inmediato y no esperar hasta el momento en que realice una solicitud de

9 Un mismo funcionario no podrá ejecutar los pasos de validación y autorización.




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retiro de fondos. Siempre deberá acordarse de que únicamente aquellas personas cuyas firmas han sido anteriormente autorizadas ante el BID, tienen la autoridad para firmar las solicitudes de desembolso que serán enviadas al Ministerio de Hacienda.

FLUJOGRAMA DE DESEMBOLSOS BID

Tiempos del trámite de una solicitud de Fondos

Para tramitar una solicitud de retiro de fondos se debe tener en cuenta:

1. La primera solicitud de anticipo de fondos requiere de los siguientes tiempos: (i) preparación de la documentación relacionada en el aparte 2.3.1, la cual es elaborada por DNP y su trámite requiere de cinco(5) días hábiles, (ii) la firma electrónica en MHCP requiere de 3 días hábiles y (iii) los tramites en BID para revisión, aprobación y desembolso requieren de 2 días hábiles, (iv) el MHCP para la imputación contable y presupuestal de los recursos en SIIF requiere de 3 días hábiles, por lo anterior mientras la solicitud de retiro de fondos sea completa y correcta en condiciones normarles toma 13 días hábiles para que DNP disponga de los recursos.

2. A partir de la segunda solicitud de desembolso el trámite se realiza en dos etapas que corresponden a: (i) Justificar el primer Anticipo de Fondos y (ii) tramitar el nuevo anticipo de fondos con las siguientes actividades y tiempos:




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ACTIVIDAD TIEMPOS RESPOSABLE

1. Validar el cumplimiento de la ejucín del 80% 1 dia Profesional Financiero BM

2. Elaboración de los soportes de la justificación:

Carta remisoria del DNP (firmada por el funcionario

designado) Profesional Financiero BM

Formulario de justificación de gastos No.

(Numeración consecutiva) Profesional Financiero BM

Formato de ejecución presupuestal en dólares Profesional Financiero BM

Conciliación de la cuenta especial Profesional Financiero BM

Movimientos de la cuenta bancaria al corte de la

justificación Profesional Financiero BM

Pagos de destinación específica del periodo de la


Compromisos de desempeño técnico Area Tecnica

3. Revisión de Documentos 2 dia Especialista Financiera BM

4. Remision de documentos a Secretaria General 1 dia Subdieccion Financiera

5. Revision y firma de la solicitud de desembolso

(docum,entos fisicos) 4 dias Secretaria General

6. Escanear documentos y cargue de desembolso

en e-desembolsos 1 dia

Profesional Financiero y

Especialista Financiera BM

7. Revision y firma electronica de documentos3 dias

Ministerio de Hacienda y

Credito Publico

8.- Revision y aprobación de documentos en el

software e-desembolsos, hasta habilitar la opcion

de anticipo de fondos

3 dias BID

3 dias

JUSTIFICACION DE ANTICIPO DE FONDOS


1. Elaboración de los soportes de la justificación:



Formulario de solicitud de desembolsos No.


Formato de ejecución presupuestal en dólares Profesional Financiero BM

Programación de flujo de caja para 6 meses

Conciliación de la cuenta designada Profesional Financiero BM

Extracto Bancario - Cuenta designada Profesional Financiero BM


4. Remision de documentos a Secretaria General 0 Subdieccion Financiera




en e-desembolsos 1 dia





Credito Publico




3 dias BID

SOLICITUD DE ANTICIPO DE FONDOS

2 dias




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El área técnica inicia el proceso con la preparación y aprobación del flujo de caja proyectado, (Ver modelo Anexo No.1 hoja 4), que debe estar debidamente firmado por un responsable el área técnica, este documento permite determinar la necesidad de recursos para los próximos seis (6) meses, el cual se elabora sobre los contratos firmados y los próximos a firmarse que requieran recursos antes de terminar el semestre. El flujo de caja debidamente firmado por el personal autorizado es enviado a la Subdirección Financiera donde se complementa los documentos relacionados en el numeral 2.3.1 (Ver Anexo 1. Documentación de respaldo para solicitud de anticipos -BID)

La subdirección Financiera revisa y verifica que el flujo de caja corresponda a los componentes aprobados en el convenio de préstamo y a los contratos realizados, una vez validada dicha información, procede al diligenciamiento de: (i) la Solicitud de desembolsos, la cual requiere:

a. Estar numerada consecutivamente, b. Incluir la fecha de diligenciamiento c. Incluir el monto a solicitar en números y letras d. Diligenciar las instrucciones para la transferencia de fondos e. Relacionar el destinatario del desembolso f. Firmarse por el funcionario autorizado

(ii) Elaboración del estado de ejecución presupuestal en dólares, (iii) Conciliación de la cuenta designada y (iv) Reporte de movimiento de cuenta bancaria, dichos documentos se acompañan con una carta remisoria que es elaborada apoyo financiero en Banca Multilateral, revisada por la Especialista Financiera y enviada por la Subdirectora Financiera para la revisión y firma de la Secretaria General10. Una vez la solicitud de desembolsos con sus soportes ha sido firmada por la Secretaria General, vuelve a la Subdirección Financiera para ser registrada en el software e desembolsos del BID (Sistema de Administración de Préstamos).

Ingreso al software e-desembolsos:

https://idbgauth.iadb.org/login/Default.aspx

10 Consultar proceso desembolsos página web del DNP: http://larebeca/SGC/macroprocesos/Paginas/subdireccion-financiera.aspx


https://idbgauth.iadb.org/login/Default.aspx



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El cargue en el software e-desembolsos es realizado por el apoyo financiero en banca multilateral, posteriormente bien sea por el coordinador del proyecto o el especialista financiero realizaran el envío al MHCP quien lo autoriza lo firma electrónicamente y lo envía al BID.

El DNP deberá presentar la última solicitud de anticipo a más tardar treinta (30) días antes de la Fecha de Último Desembolso, las justificaciones correspondientes a dicho anticipo serán presentadas al Banco durante el Período de Cierre. El Banco no efectúa desembolsos de recursos con posterioridad a la Fecha del Último Desembolso.

Se dispone de un plazo máximo de noventa (90) días, contados desde la Fecha del Último Desembolso (original o prorrogada), para presentar la rendición de cuentas final del anticipo, devolver fondos no justificados y llevar a cabo cualquier otra actividad necesaria para completar la adecuada y oportuna rendición de cuentas de la operación. Los recursos desembolsados y no ejecutados deberán reintegrarse al Banco de acuerdo con las instrucciones impartidas por este al finalizar el Proyecto.

El período a partir de la Fecha De Cierre (los 30 días), se deben utilizar únicamente para incorporar los ajustes finales a los Estados Financieros Auditados (EFAs) y cerrar los procedimientos de firma y aprobación que disponga el ejecutor. Es recomendable que los auditores externos comiencen de manera oportuna sus tareas de revisión; no deben esperar hasta el Período de Cierre final para iniciar sus actividades.




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Linea de Tiempo 11

6 PROCEDIMIENTOS PARA DESEMBOLSOS CRÉDITOS BIRF

En este capítulo se describen los lineamientos para el retiro de fondos del crédito. Las solicitudes de desembolsos deben iniciarse de manera electrónica en el portal web Client Conecction del Banco Mundial. En circunstancias excepcionales, el Banco podrá permitir al prestatario llenar y presentar solicitudes de retiro de fondos en papel.

6.1 Métodos de Desembolsos

El Banco Mundial establece los mecanismos de desembolso de fondos destinados a una operación en consulta con el prestatario y teniendo en cuenta, una evaluación de los sistemas de administración financiera y de adquisiciones del prestatario, el plan de adquisiciones y las necesidades de flujo de dinero de la operación, y su experiencia con el prestatario en materia de desembolsos. Los fondos del crédito son desembolsados a la Cuenta del Préstamo establecida para cada préstamo, utilizando para ello uno o más de los métodos que a continuación se mencionan, según lo que el Banco disponga.

Reembolso

El Banco está facultado para reembolsar al prestatario los gastos admisibles para el financiamiento conforme a lo estipulado en el Convenio de Préstamo (“gastos admisibles”) que el prestatario haya prefinanciado con recursos propios.

Anticipo

El Banco otorga anticipos de los fondos del préstamo, depositándolos en una cuenta designada del prestatario para financiar gastos admisibles a medida que se incurre en ellos y cuya documentación de respaldo haya de proporcionarse en una fecha ulterior.

11 Fuente Guía de Desembolsos para Proyectos del BID




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Pago Directo

El Banco está facultado, si el prestatario lo solicita, para efectuar directamente a un tercero (por ejemplo, proveedor, contratista, consultor) pagos correspondientes a gastos admisibles.

Compromiso Especial

El Banco está facultado para efectuar a un tercer pago correspondientes a gastos admisibles, en virtud de compromisos especiales celebrados por escrito, a solicitud del prestatario y en términos y condiciones mutuamente acordados entre el Banco y el prestatario. El método más utilizado por el DNP en la ejecución de los proyectos es el de anticipo, sin embargo, en caso de requerirse previo acuerdo con el Ministerio de Hacienda con el fin de revisar el impacto en la ejecución presupuestal se puede hacer uso de los otros métodos.

6.2 Retiro de los fondos del préstamo

Las Solicitudes deberán presentarse al Banco Mundial en la forma y con la información que el Banco exija en los formatos estándar destinados para esta actividad. Los formularios de Solicitudes pueden obtenerse en línea en el sitio web del servicio Client Connection (Conexión con los clientes), en http://clientconnection.world-bank.org.

Client Connection es el sitio web del Banco Mundial a través del cual los clientes registrados pueden:

• Acceder a información y datos en tiempo real sobre el estado de los desembolsos.

• Crear y presentar electrónicamente al Banco solicitudes de retiro de fondos y la correspondiente documentación de respaldo

El DNP utiliza medios electrónicos para el trámite de los desembolsos, del modo y en las condiciones especificadas por el Banco. Para efectuar retiros de la cuenta del Préstamo por concepto de anticipos y/o por concepto de reembolsos el DNP diligenciara en el sitio web http://clientconnection.world-bank.org, los formularios de desembolsos, con el lleno de la información requerida, dicho formulario será impreso y firmado por el funcionario designado del Organismo Ejecutor, este formato ira acompañado de los soportes descritos en los puntos 3.3.1, 3.3.2 y 3.3.3 de este manual según corresponda.

El paquete completo (Formulario de solicitud de desembolso y soportes) se cargan en la extranet antes mencionada y se envían tanto digital como físicamente al Ministerio de Hacienda y Crédito Publico quien lo revisa en su forma y contenido, si está de acuerdo procede a la firma digital y envío a través del sistema al Banco Mundial, los documentos físicos son archivados por el Ministerio de hacienda y Crédito Público.

El Banco establece un valor mínimo para las solicitudes de reembolso, pago directo y compromisos especiales, y se reserva el derecho de no aceptar aquéllas cuyo monto esté por debajo de dicho valor mínimo, estos acuerdos quedan establecidos en la carta de desembolso, la cual es entregada al prestatario al momento de firmar el convenio de crédito.


http://clientconnection.world-bank.org/




CÓDIGO: CS-M02



El Banco procesa las Solicitudes después que el Convenio de Préstamo ha sido declarado vigente de acuerdo a lo estipulado en el mismo. Los gastos a los que correspondan las Solicitudes deberán:

(a) ser pagados: i) en o con posterioridad a la fecha del Convenio de Préstamo ó ii) tratándose de operaciones en que se permita el financiamiento retroactivo, en o con posterioridad a la primera de las fechas indicadas a esos efectos en el Convenio de Préstamo y

(b) ser incurridos: en o con anterioridad a la fecha de cierre especificada o a la que se haga referencia en el Convenio de Préstamo (“Fecha de Cierre”).

El plazo de desembolso del préstamo expira en la fecha de vencimiento del plazo fijada por el Banco para la recepción de solicitudes de retiro y documentación de respaldo (“Fecha de Vencimiento para Desembolsos”), que puede coincidir con la Fecha de Cierre o ser posterior a ésta en hasta cuatro meses. Normalmente, el Banco no acepta solicitudes de retiro ni documentación de respaldo recibida después de la Fecha de Vencimiento para Desembolsos. El Organismo Ejecutor debe informar con prontitud al Banco de cualquier demora previsible en la ejecución o de cualquier problema de carácter administrativo con antelación a dichas fechas. El Banco notifica al prestatario toda excepción que pueda aplicar a la Fecha de Vencimiento para Desembolsos. Si en el Convenio de Préstamo se estipula una condición de desembolso aplicable a una categoría especifica de gastos, el Banco no desembolsará fondos del préstamo correspondientes a esa categoría a menos que se haya cumplido con dicha condición y el Banco haya notificado al prestatario de ello. Las solicitudes de desembolso deben ser numeradas en forma consecutiva, independientemente del método de desembolso utilizado. Adicionalmente, sólo podrán ser procesadas las solicitudes que estén aprobadas por un funcionario designado y cuya firma este registrada, de acuerdo con los términos del Convenio y las condiciones de la carta de desembolsos.

Firmas autorizadas

No podrán efectuarse retiros ni comprometerse fondos depositados en la cuenta del financiamiento, sin que previamente el representante autorizado del prestatario notifique al Banco Mundial en forma electrónica a través del sitio web del sistema el nombre de los funcionarios autorizados para firmar las solicitudes de retiro de fondos, en el caso de los créditos externos ejecutados por el DNP la firma autorizada corresponde al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. El representante autorizado del prestatario, designado en el convenio de financiamiento, debe proporcionar al Banco el nombre del/de los funcionario(s) autorizado(s) a firmar y a presentar solicitudes de retiro de fondos y solicitudes de emisión de compromisos especiales (firmantes autorizados), mediante una carta de designación de firmantes autorizados. Esta carta puede presentarse en la oficina del Banco especificada en la carta de desembolso. A continuación, se presentan los pasos para a la presentación de la solicitud de retiro de fondos en forma electrónica a través de Client Connection:




CÓDIGO: CS-M02



6.3 Requisitos sobre documentación soporte

El Organismo Ejecutor proporciona al Banco documentación de respaldo que demuestre que los fondos del préstamo han sido utilizados para financiar gastos admisibles.

El Banco Mundial requiere copias de los documentos originales probatorios de los gastos admisibles (“Registros”) o informes resumidos de gastos (“Informes Resumidos”) que cumplan en forma y sustancia los requisitos que establezca el Banco. Los Registros incluye documentos tales como facturas y recibos. El Informe resumido consiste en un estado de gastos en que se resuman los gastos elegibles cuyos pagos se hayan efectuado durante determinado período (“Estado de Gastos”). El organismo ejecutor tiene la obligación




CÓDIGO: CS-M02



de conservar los documentos originales que prueben los gastos admisibles y de ponerlos a disposición de quienes hayan de realizar auditorías o inspecciones.

Los tipos de documentación de respaldo que el Organismo Ejecutor debe presentar, teniendo en cuenta el método de desembolso utilizado puede ser la siguiente:

(a) Solicitudes de reembolsos: i) Estados de Gastos, o ii) Registros.

(b) Para informar sobre el uso de anticipos: i) Estados de gastos, o ii) Registros.

(c) Solicitudes de pagos directos: (i) Registros, como copias de facturas de los proveedores; (ii) garantía bancaria respecto de pagos de anticipos y retenciones

(d) Toda otra documentación de respaldo que el Banco solicite mediante notificación al organismo ejecutor.

Si el Organismo Ejecutor falta a la obligación de proporcionar dentro del plazo especificado en el Convenio de Préstamo los Estados Financieros Auditados que se requieren conforme al convenio el Banco puede, discrecionalmente, negarse a aceptar solicitudes de retiro respaldadas por los Informes Resumidos, aunque sean acompañados por Registros

Documentación de Respaldo para Solicitar Anticipos

• Carta remisoria del DNP (firmada por el funcionario designado)

• Formulario de solicitud de retiro de fondos No. (Numeración consecutiva)

• Resumen de Ejecución de Categorías

• Conciliación cuenta designada

• Extracto Cuenta Designada

• Conciliación Bancaria Agente Ejecutor (Si lo hay)

• Extracto cuenta bancaria Agente ejecutor (Si lo Hay)

• Programación Flujo de Caja Agente Ejecutor (Si lo Hay)

(Ver Anexo 3. Documentación de respaldo para solicitud de anticipos -BIRF)

Documentación de Respaldo para Justificar Anticipo de Fondos

a. Carta remisoria del DNP (firmada por el funcionario designado) b. Formulario de justificación de gastos No. (Numeración consecutiva) c. Resumen de Ejecución de Categorías d. Certificados de Gastos sin Documentos Justificativos e. Certificados de Gastos con documentos justificativos f. Documentación soporte de los documentos justificativos g. Conciliación de la cuenta designada h. Extracto Cuenta Designada i. Conciliación Bancaria Agente Ejecutor (Si lo hay) j. Extracto cuenta bancaria Agente ejecutor (Si lo Hay) k. Movimientos de la cuenta bancaria al corte de la justificación l. Pagos de destinación específica del periodo de la justificación




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(Ver Anexo 4. Documentación de respaldo para justificar anticipo de fondos – BIRF)

Documentación de Respaldo para Justificar gastos y Solicitar Anticipo de Fondos

a. Carta remisoria del DNP (firmada por el funcionario designado) b. Formulario de Solicitud Retiro de Fondos No. (Numeración consecutiva) Se diligencia capítulo de

solicitud de fondos y justificación de gastos. c. Resumen de Ejecución de Categorías d. Certificados de Gastos sin Documentos Justificativos e. Certificados de Gastos con documentos justificativos f. Documentación soporte de los documentos justificativos g. Conciliación de la cuenta designada h. Extracto Cuenta Designada i. Conciliación Bancaria Agente Ejecutor (Si lo hay) j. Extracto cuenta bancaria Agente ejecutor (Si lo Hay) k. Movimientos de la cuenta bancaria al corte de la justificación l. Pagos de destinación específica del periodo de la justificación

(Ver Anexos 3 - Documentación de respaldo para solicitud de anticipos - BIRF y 4 - Documentación de respaldo para justificar anticipo de fondos – BIRF)

Cabe la pena aclarar que tanto para el proceso de Anticipo de Fondos como para el trámite de Justificación de Anticipo de Fondos se utiliza el mismo formulario, ante el BIRF, como se mencionó anteriormente se puede realizar al mismo tiempo los dos procesos

Frecuencia de los Anticipos

El OE informará sobre la utilización de fondos del préstamo anticipados a la Cuenta Designada a intervalos acordados con el Banco. El OE deberá asegurarse de que todas las sumas depositadas en la Cuenta Designada se tengan en cuenta y se informe sobre su utilización antes de la Fecha de Vencimiento para Desembolsos. Después de esta fecha, el OE deberá reintegrar al Banco todo anticipo aún no justificado correspondiente a la Cuenta Designada.

De acuerdo con las políticas establecidas por el DNP y acordadas actualmente con el Banco Mundial, los desembolsos por concepto de anticipo y justificación de fondos deben tener una frecuencia trimestral, al menos que se establezcan otras necesidades, explicitas para cada Proyecto.

Carta de desembolsos

Es una notificación que el Banco remite al prestatario, en que se especifican los mecanismos de desembolso que han de utilizarse y las disposiciones de las Directrices sobre los desembolsos que se aplican a determinada operación. Estas son las “instrucciones adicionales” a las que se hace referencia en el convenio legal. El Banco prepara la carta de desembolso en base diálogo mantenido durante la preparación y evaluación inicial del proyecto.




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Condiciones Aplicables a los Anticipos

Cuando el convenio de préstamo contiene condiciones para los desembolsos, sólo se puede adelantar el trámite de desembolsos, una vez se hayan cumplido las dichas condiciones. El Banco oficiara al prestatario sobre el cumplimiento de este requisito. El Banco informa al prestatario el monto máximo de fondos del préstamo que puede estar depositado en una Cuenta Designada (“el Límite Máximo”). El Banco puede, discrecionalmente, establecer el Límite Máximo: a) como una cantidad fija, o b) como una suma que se ajusta de cuando en cuando durante la ejecución del proyecto en función de previsiones periódicas sobre necesidades de flujo de dinero para el proyecto. El OE puede solicitar un anticipo hasta por un monto igual al del Límite Máximo menos la cantidad total recibida a través de los anticipos otorgados al prestatario y respecto de los cuales éste aún no haya presentado documentación de respaldo. Normalmente, a fin de respaldar el cierre ordenado de la Cuenta del Préstamo, después de la Fecha de cierre, el Banco no deposita fondos del préstamo en la Cuenta Designada después de la Fecha de Cierre.

Condiciones Aplicables a las Justificaciones

Solo pueden realizarse desembolsos para financiar gastos elegibles que contribuyan a lograr el objetivo del Proyecto. Estas actividades deben estar aprobadas en el Plan de Adquisiciones del Proyecto, con previa No Objeción del Banco Mundial, clasificados en categoría de gasto debidamente detallados en el Convenio de Préstamo.

Si se concluye que hay evidencia que alguna parte del préstamo se utilizó para pagar un gasto que no es elegible conforme al Convenio de Préstamo (“Gasto No Elegibles”), el Banco Mundial podrá, exigir al prestatario la adopción de alguna de las dos medidas relacionadas con los desembolsos, que a continuación se mencionan, sin perjuicio del derecho del Banco a ejercer los recursos establecidos en las Condiciones Generales12 o las Condiciones Estándar13 y el Convenio de Financiamiento.

(a) Reintegrar al Banco Mundial un monto equivalente.

(b) Excepcionalmente, presentar documentación sustitutiva que compruebe otros gastos elegibles.

Una vez el prestatario sea notificado por el Banco Mundial, este deberá adoptar tan pronto como sea posible la medida solicitada

Si el Banco Mundial concluye que las pruebas presentadas no justifican algún pago realizado con recursos de la Cuenta Designada o que el pago se realizó para cubrir un Gasto No Elegible, podrá exigir al prestatario la adopción de una de las medidas que a continuación se mencionan.

12 En las “Condiciones Generales” se estipulan los términos y condiciones aplicables en general a los préstamos del BIRF y a los créditos y las donaciones de la AIF 13 En las “Condiciones Estándar” se estipulan los términos y condiciones aplicables en general a los fondos fiduciarios y los anticipos efectuados por el Banco en el marco del Servicio de Financiamiento para Preparación de Proyectos.




CÓDIGO: CS-M02



(a) Presentar las pruebas adicionales requeridas por el Banco Mundial.

(b) Depositar una suma equivalente en la Cuenta Designada.

(c) Reintegrar al Banco un monto equivalente.

(d) Excepcionalmente, presentar documentación sustitutiva que compruebe otros gastos elegibles.

Una vez el prestatario sea notificado por el Banco Mundial, este deberá adoptar tan pronto como sea posible la medida solicitada.

6.4 Procedimientos para desembolsos en DNP

Para elaborar el primer anticipo de fondos se debe contar con el cumplimiento de las condiciones especiales previas al primer desembolso que se estipulan en el contrato del préstamo, la apertura de la cuenta especial y se debe haber realizado mediante oficio el trámite de registro de las firmas autorizadas ante el BID. El Proceso de desembolsos en DNP es realizado transversalmente, iniciando en el área técnica responsable de la ejecución del Proyecto con el acompañamiento y quien finaliza el proceso de la Subdirección Financiera.

Con el fin de realizar un adecuado seguimiento al proyecto y al mismo tiempo mantener costos transaccionales razonables, es recomendable que la rendición de cuentas de los gastos efectuados14 se presenten al Banco, de forma trimestral, sin embargo, dicha frecuencia deberá ser acordada previamente y establecida en el Manual Operativo del Proyecto.

La Subdirección Financiera inicia el proceso con la realización de las siguientes actividades:

1. Se obtiene de SIIF el reporte de pagos de destinación específica del trimestre a justificar. 2. Revisa los gastos a justificar por un periodo determinado (Especificado en el MO). 3. Elabora las solicitudes de Justificación de gastos, las cuales pueden ser: (i) con documentos

justificativos que por su monto contratado requiere documentos soportes de los pagos realizados los cuales incluyen: Factura recibo a satisfacción y comprobante de pago y (ii) Certificados de Gastos sin documentos justificativos que por su monto no requiere la evidencia de documentos soportes

4. Se obtienen de SIIF el reporte de movimiento de cuenta bancaria 5. Se procede a la elaboración de la conciliación bancaria 6. Se elabora el reporte de resumen de la solicitud por categorías de gasto 7. Se ingresa con las claves previamente otorgadas por el Banco Mundial al aplicativo Client

Connection (Conexión con los clientes), en http://clientconnection.world-bank.org y se procede a diligenciar el formulario de SOLICITUD DE RETIRO DE FONDOS, en este mismo documento se puede tramitar al tiempo la justificación de recursos utilizados y el trámite de un nuevo anticipo de fondos, con el diligenciamiento de los siguientes campos:

A. Tipo de solicitud y Referencia del Proyecto B. Instrucciones del Pago C. Documentación de los gastos

14 De los anticipos de fondos o de gastos a ser reembolsados al DNP





CÓDIGO: CS-M02



D. Firma por el funcionario autorizado

Con el proceso antes mencionado se organizan los documentos relacionados en los numerales 3.3.1, 3.3.2 y 3.3.3, dichos documentos se acompañan con una carta remisoria que es elaborada apoyo financiero en Banca Multilateral, revisada por la Especialista Financiera y enviada por la Subdirectora Financiera para la revisión y firma de la Secretaria General.

Una vez la solicitud de desembolsos con sus soportes ha sido firmada por la Secretaria General, vuelve a la Subdirección Financiera para ser registrada en el aplicativo Client Connection del Banco Mundial siguiendo los siguientes pasos:

FLUJOGRAMA DE DESEMBOLSOS BANCO MUNDIAL




CÓDIGO: CS-M02



Tiempos del trámite de una solicitud de Fondos

El sistema de desembolsos del Banco Mundial es expedito, permite realizar en el mismo proceso la justificación de los fondos utilizados y el retiro de fondos, por lo cual en una sola vuelta se realiza el proceso, disminuyendo los tiempos de procesamiento de solicitudes de desembolso, los cuales son realizados en un tiempo hasta de 13 días hábiles.

La primera solicitud de anticipo de fondos es ágil en tiempos, requiere de la documentación relacionada en el aparte 3.3.1, es elaborada por DNP y su trámite requiere de cinco(5) días hábiles, posteriormente, la firma electrónica en Ministerio de Hacienda requiere de 3 días hábiles y los tramites en BIRF para revisión, aprobación y desembolso requieren de 2 días hábiles, el Ministerio de Hacienda para la imputación contable y presupuestal de los recursos en SIIF requiere de 3 días hábiles, por lo tanto mientras la solicitud de retiro de fondos sea completa y correcta en condiciones normarles toma 13 días hábiles para contar con los recursos.

A partir de la segunda solicitud de desembolso el trámite solicitud de recursos y justificación de anticipos se puede realizar en una etapa con los siguientes tiempos:


1. Elaboración de certificados de Gastos 1 dia Profesional Financiero BM

2. Documentación de la solicitud de retiro de fondos:



Formulario de Solicitud Retiro de Fondos No.


Formatos de resumen de ejecución de categorias y

certificados de gastos con y sin documentos

justificativos Profesional Financiero BM

Conciliación de la cuenta especial, extractos

bancarios y se hay administrados de fondos

conciliación de la cuenta y extracto de este. Especialista Financiera BM

Movimientos de la cuenta bancaria al corte de la


Pagos de destinación específica del periodo de la



4. Remision de documentos a Secretaria General 1 dia Subdieccion Financiera




en client conection 1 dia





Credito Publico




3 dias BIRF

SOLICITUD DE RETIRO DE FONDOS (Incluye anticipo de Fondos y Justificación)

3 dias




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6.5 Creación en Forma Electrónica de una Solicitud de Fondos

Para crear electrónicamente una solicitud de retiro de fondos en Client Connection, se deben cumplir las siguientes condiciones:

• El financiamiento debe estar “efectivo” (effective).

• Se deben haber designado los firmantes electrónicos, y sus datos deben estar disponibles en la pestaña Firmantes electrónicos (e-Signatories).

• En la pestaña Formularios electrónicos (e-Forms), el estado debe indicar “listo para desembolso electrónico” (e-disbursement ready).

• Se debe aprobar el registro del beneficiario.

Las solicitudes de retiro de fondos generadas se pueden buscar en Mi Cartera (My Portfolio) en la pestaña Desembolsos (Disbursement) en la página de Client Connection. Para crear una solicitud de retiro de fondos, se debe ir a la pestaña de Formularios electrónicos (eForms), seleccionar el tipo de solicitud e indicar la referencia de la solicitud. Luego, deben seleccionar el beneficiario requerido a partir de una lista de beneficiarios de pagos ya aprobados. Cuando corresponda, y teniendo en cuenta el tipo de solicitud de retiro de fondos seleccionado, los usuarios deben indicar los detalles de la categoría de gastos o seleccionar el/los contrato/s sujeto/s a revisión previa del Banco y adjuntar la documentación de respaldo necesaria, antes de enviar la solicitud a los firmantes autorizados para su la firma electrónica.

A continuación se muestran las pantallas de ingreso https://wbghtauth1.worldbank.org/my.policy Digitar nombre de usuario


https://wbghtauth1.worldbank.org/my.policy



CÓDIGO: CS-M02



Digitar contraseña

El sistema envía un código al correo electrónico




CÓDIGO: CS-M02






CÓDIGO: CS-M02



Seleccionar Crédito y/o proyecto




CÓDIGO: CS-M02



Diligenciamiento y cargue de documentos en Client Connection




CÓDIGO: CS-M02






CÓDIGO: CS-M02



El cargue del desembolso en la plataforma de Client Connection es realizado por el apoyo financiero en banca multilateral, posteriormente el especialista financiero realiza la validación de la información y el envío al MHCP quien lo autoriza lo firma electrónicamente y lo envía al BIRF.

Por regla general, a menos de que el Convenio de Prestamos establezca otra fecha, se dispone de un plazo máximo de cuatro meses, contados desde la Fecha de Cierre de crédito, para realizar los pagos pendientes, justificar al Banco la totalidad de los pagos, devolver fondos no justificados y llevar a cabo cualquier otra actividad necesaria para completar la adecuada y oportuna rendición de cuentas de la operación. Los recursos desembolsados y no ejecutados deberán reintegrarse al Banco de acuerdo con las instrucciones impartidas por este al finalizar el Proyecto.




CÓDIGO: CS-M02



7 DESEMBOLSOS PARA COOPERACIONES TÉCNICAS NO REEMBOLSABLES (Donaciones)

Los procesos de desembolsos para Cooperaciones Técnicas No Reembolsables administradas a través del Banco Interamericano de Desarrollo y el Banco Mundial, siguen los mismos lineamientos que los procesos de desembolsos de los créditos con la particularidad de que los procesos de las donaciones se manejan en su totalidad por el DNP, a diferencia de los créditos que las actividades de desembolsos son compartidas entre DNP y Ministerio de Hacienda y crédito Público.

Las solicitudes de desembolsos del BID y del Banco Mundial son tramitadas de acuerdo con los lineamientos tratados en los capítulos 2 y 3, con las siguientes particularidades:

• El Documento de Destinación Especifica es creado por DNP, a continuación, se detallan los pasos: Registrar Información general del Documento de Destinación especifica a crear: Identificación (NIT), Descripción (Nombre de la Donación), Tercero Responsable (Nombre Cooperante).

Administración de recursos: indicar Posición institucional, ámbito presupuestal.




CÓDIGO: CS-M02



Indicar posición de ingresos




CÓDIGO: CS-M02



• La firma electrónica autorizada en DNP por el Director de la Entidad es la del ordenador del gasto, la cual debe enviarse mediante oficio debidamente firmado por el director al respectivo Banco (BID – Banco Mundial)

• Cuando la solicitud de desembolsos o la justificación de gastos se tramita para el BID, el Especialista Financiero del DNP carga la respectiva solicitud en e- desembolsos y la envía por este medio al signatario, quien vía correo electrónico será notificado para que proceda con el trámite de firma.

• Tratándose de desembolsos y justificaciones del Banco Mundial puede acceder a las solicitudes de retiro de fondos que se encuentran pendientes de revisión y firma en Client Connection desde la página Tareas pendientes (Pending Tasks) de Mi cartera (My Portfolio), o utilizando el enlace proporcionado en la notificación por correo electrónico que envía el Banco Mundial a los firmantes electrónicos para su firma.

• Antes de firmar una solicitud de retiro de fondos, los signatarios electrónicos podrán revisar toda la información sobre esta, incluidos los detalles sobre los pagos y la documentación de respaldo.

• Una vez que el firmante electrónico está de acuerdo con la información detallada ende la solicitud, la firmará electrónicamente utilizando las claves suministradas por el Banco. Si hubiera algo que cambiar o eliminar en la solicitud de retiro de fondos, los firmantes electrónicos podrán rechazarla y devolverla al usuario.

• Una vez consignados los recursos por el respectivo Banco, la Subdirección Financiera a través del personal del área de Banca proceder a generar en SIIF la Causación de Ingresos Presupuestales como se muestra a continuación:




CÓDIGO: CS-M02



Crear causación de ingresos presupuestales




CÓDIGO: CS-M02



Mensaje reportado por SIIF, de creación Exitosa

Posteriormente, se realiza el documento de recaudo, siguiendo los siguientes pasos:




CÓDIGO: CS-M02



Crear Documento de Recaudo




CÓDIGO: CS-M02



ANEXOS: ANEXO 1.- DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO PARA SOLICITUD DE ANTICIPOS -BID ANEXO 2.- DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO PARA JUSTIFICAR ANTICIPO DE FONDOS – BID ANEXO 3.- DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO PARA SOLICITUD DE ANTICIPOS -BIRF ANEXO 4.- DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO PARA JUSTIFICAR ANTICIPO DE FONDOS - BIRF Fecha aprobación: Noviembre 13 de 2018 Revisó: ______________________________ ROSALBINA TREJOS MONCAYO

Contratista Banca Multilateral Aprobó: ______________________________ FLOR ZULIAN SALAMANCA DIAZ

Subdirectora Financiera


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