Manual de Formatação e Estrutura dos Volumes da...

Unidade de Acesso à Inovação e Tecnologia - SEBRAE DF

LUPA – Soluções de Consultoria.

Edição Planejamento Estratégico

agosto2015

Revisão 03

Este manual tem como objetivo descrever os processos e procedimentos que serão usados durante a consultoria de planejamento estratégico dos pequenos negócios atendidos pelo SEBRAE-DF.

© 2014 Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Distrito Federal – SEBRAE DFTodos dos direitos reservadosA reprodução não autorizada desta publicação, no todo ou em parte, constitui violação dos direitos autorais (Lei n. 9610).

Informações e contatosServiço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas do Distrito Federal – SEBRAE no DF

Unidade de Acesso à Inovação e Tecnologia - UAIT SIA Trecho 3 Lote 1.580 - CEP 71200-030 - Brasília/DFTel.: (61) 3362.1660www.sebrae.com.br

José Luiz Diaz FernandezPresidente do Conselho Deliberativo

Antônio Valdir Oliveira FilhoDiretor Superintendente do SEBRAE no DF

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Isabela Vieira Patrocínio de Araujo Coordenação

Hermano Wrobel – HMW CONSULTORES SS LTDA.Elaboração e Editoração

http://www.sebrae.com.br/

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

Unidade de Acesso à Inovação e Tecnologia SEBRAE DF

agosto de 2015

Revisão 03

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SUMÁRIO

Introdução 3

Capítulo 1 – Disposições Gerais 5

Capítulo 2 – Estrutura da Solução de Consultoria 8

2.1 Premissas 8

2.2 Objetivos da Consultoria 8

2.3 Justificativa da Consultoria 9

2.4 Metodologia 10

2.5 Proposta comercial 18

2.6 Descrição dos produtos finais da solução de consultoria 18

2.7 Referência 19

2.8 Relatórios e Produtos 19

2.9 Considerações finais 20

Capítulo 3 – Anexos 21

Anexo I Diagnóstico da Empresa 21

Anexo II Proposta de Consultoria 25

Anexo III Ata de Encontro Presencial 29

Anexo IV Relatório de Consultoria – RAC 30

Anexo V Produto da Consultoria 32

Anexo VI Modelo de Ata de Acompanhamento 34

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INTRODUÇÃO

O MANUAL DA CONSULTORIA DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO foi concebido

com o objetivo de uniformizar os procedimentos que devem ser observados pelos

consultores no desenvolvimento dessa solução de consultoria. Com esse processo de

padronização, pretende-se reduzir a variabilidade das soluções de consultorias

elaboradas no SEBRAE no Distrito Federal junto aos seus clientes.

O processo estabelecido nesse Manual deverá ser observado por todos os consultores

credenciados na área de conhecimento Planejamento Empresarial, subárea

Planejamento Estratégico.

Em caso de necessidade de esclarecimento de dúvidas, de informações adicionais

sobre detalhes técnicos, ou ainda, de soluções não previstas neste documento, deverá

ser consultada a Unidade de Acesso à Inovação e Tecnologia (UAIT), área

responsável por esta publicação.

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Capítulo 1- DISPOSIÇÕES GERAIS

O planejamento estratégico é um importante instrumento de gestão para os pequenos negócios. Constitui uma das mais importantes funções administrativas e é por meio dele que o gestor e sua equipe estabelecerão os parâmetros que irão direcionar a sua empresa, a condução da liderança, assim como o controle das atividades. O objetivo do planejamento é fornecer aos gestores e suas equipes uma ferramenta que os municie de informações para a tomada de decisão, ajudando-os a atuar de forma proativa, antecipando-se às mudanças que ocorrem no mercado em que atuam.

Para a construção deste importante instrumento, a consultoria deverá seguir as seguintes etapas:

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Segue abaixo a descrição das etapas com as respectivas entregas de produtos:

Fase Descrição de Atividades Produto Esperado

Etapa I: Diagnóstico Inicial

1Diagnóstico Estratégico:Análise da maturidade da empresa

Questionário do diagnóstico e cômputo de horas

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Sensibilização:Apresentação da metodologia, exposição das ferramentas e produtos esperados.

Ata de encontro presencial de consultoria

Etapa II: Preparação Prévia da Empresa

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Preparação Prévia: Levantamento e registros de informações iniciais que contribuem para o Planejamento Estratégico

Relatório de registro da etapa contendo as principais informações levantadas.

Etapa III: Elaboração do Planejamento Estratégico

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Processo Estratégico - Análise do Negócio e/ou do produto no ambiente macro (viabilidade).Cruzamento das informações coletadas.

Relatório analítico com a Matriz SWOT

5Consolidação da análise e formulação das estratégias e diretrizes.

Relatório de consolidação das estratégias

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Desdobramento das estratégias:Determinação de indicadores de desempenho (objetivos, metas, fator crítico de sucesso, etc.)Plano Estratégico do Produto

Planejamento Estratégico

7 Plano de ação estratégicoPlano tático operacional para execução do Planejamento Estratégico

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Etapa IV: Implementação do Planejamento Estratégico

8Nessa etapa não está prevista a participação da consultoria

Não há produto previsto

Etapa V: Acompanhamento do Planejamento Estratégico

9Acompanhamento da Implantação Plano Estratégico

Ata da reunião de acompanhamento descrevendo as ações que foram implementadas pelo cliente, comparando o plano de ação proposto e os resultados alcançados

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Capítulo 2 - ESTRUTURA DA SOLUÇÃO DE CONSULTORIA

2.1 - PremissasA elaboração do planejamento estratégico deve ser entendida pelo empresário

como uma atividade que permitirá dar um novo e criativo direcionamento à sua

empresa por meio de ações que sejam possíveis empreender, observadas as

limitações da empresa e do empresário.

Para o sucesso desse trabalho, o empresário deverá buscar as informações,

internas e externas, que lhe permitirão entender o seu negócio sob um novo

olhar, mas fundamentado na realidade atual da sua empresa.

Porém, é necessário que se busque o comprometimento e a dedicação do

empresário para essa atividade, intransferível para quem quer que seja e cujo

resultado dependerá única e exclusivamente da sua participação direta, além do

comprometimento e empenho de toda a sua equipe.

2.2 - Objetivos da ConsultoriaO objetivo da consultoria é dotar os pequenos negócios atendidos pelo SEBRAE-DF de instrumento de gestão que redirecione o seu negócio, estabeleça padrões de qualidade de seus produtos e serviços, defina e monitore os seus resultados e ofereça ao empresário uma nova perspectiva de como gerir a sua empresa e seus negócios.

O manual tem como objetivo descrever os processos e procedimentos que serão usados durante toda a consultoria de planejamento estratégico, envolvendo os processos de:

o Atendimento inicial e levantamento de demandas (check-list de pré-requisitos) com cômputo de horas;

o Elaboração do escopo com detalhamento das atividades propostas;

o Condução do trabalho com pontos de controle;

o Pontos de atenção determinantes para o sucesso da consultoria;

o Acompanhamento da implementação do planejamento;

o Produtos intermediários e final.

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A metodologia envolve, apresentados em anexo:

o Modelo de Diagnóstico da Empresa (no formato do check-list) – anexo I;

o Modelo de Proposta de Consultoria, com as ações que serão realizadas – anexo II;

o Ata de Encontro Presencial de Consultoria – anexo III;

o Modelo de Relatório de Consultoria – RAC anexo IV;

o Modelo de Produto da Consultoria – anexo V;

o Modelo de Acompanhamento da Consultoria – anexo VI.

O modelo de consultoria adotado baseia-se nas teorias SWOT, Análise PEST 5, Forças de Porter e o Modelo adotado pela FNQ. Entretanto, para fins didáticos, as etapas do trabalho serão condensadas e reordenadas de maneira a facilitar o aprendizado do cliente acerca de seu negócio.

Ao final da consultoria, o cliente terá como produto final um mapeamento do contexto de seu negócio que dará suporte ao Planejamento Estratégico, aos Planos de Ação e, em alguns casos, o Plano Tático.

Permitirá, ainda, que o empresário reveja a forma de analisar o seu negócio, o seu modelo de gestão e as prioridades que deve dar à sua atuação como gestor, ampliando suas responsabilidades e procurando delegar as atividades de natureza operacional.

2.3 - Justificativa da ConsultoriaO SEBRAE-DF entende que para o sucesso dos pequenos negócios é fundamental que seja elaborado o seu planejamento estratégico. Considerando que essa prestação de serviço tem sido desenvolvido de formas distintas entre os consultores credenciados, resolveu padronizar, como tem feito com outras metodologias, o processo de precificação, desenvolvimento, os produtos a serem entregues e o acompanhamento, com vistas a implantar um padrão.

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2.4 - MetodologiaEtapa I: Diagnóstico Inicial

A etapa de diagnóstico é realizada junto com o cliente e é composta por:

1. Diagnóstico estratégico: Análise da maturidade da empresa.

O SEBRAE-DF solicita ao consultor realizar uma visita inicial ao cliente solicitante, com vistas a avaliar sua demanda e levantar as suas necessidades.

Na visita inicial o consultor deverá levar o instrumento de diagnóstico e preencher, de acordo com a sua observação e as informações levantadas com o cliente, os itens estabelecidos. O instrumento de diagnóstico é o subsídio que levará à construção da proposta.

A elaboração da proposta deverá incluir o trabalho a ser desenvolvido pela consultoria, o instrumento de diagnóstico e a definição do quantitativo de horas de consultoria.

A quantidade de horas destinadas ao trabalho é inversamente proporcional ao nível de maturidade da empresa, ou seja, quanto maior a maturidade da empresa menor a quantidade de horas necessárias para a realização do Planejamento Estratégico. Assim o consultor terá maior número de horas para investir na preparação de informações necessárias para o Plano em si.

Para o cálculo destas variáveis é necessário investigar as informações descritas na tabela do Anexo I. Para estabelecimento do quantitativo de horas a serem contratadas, o consultor deverá utilizar a seguinte tabela de conversão, de acordo com a pontuação obtida no diagnóstico do anexo I.

Total da Pontuação do Instrumento Quantidade de Horas de Consultoria

Até 67 pontos 84 horasDe 68 a 96 pontos 116 horas97 pontos ou mais 148 horas

Vale ressaltar que TODAS as informações precisam estar descritas e documentadas.

Na maioria dos casos a empresa cliente não possui cultura ou hábito de coletar informações ou fazer a leitura dos cenários do ambiente interno e externo em que está inserida.

Portanto, o consultor deve compartilhar suas percepções e analisar com o cliente o estágio atual da empresa, as perspectivas de resultado dessa consultoria.

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Esta fase tem como produto específico o Questionário do Diagnóstico e Cômputo de Horas.

2. Sensibilização: apresentação da metodologia, exposição das ferramentas e produtos esperados.

Nessa etapa o consultor deverá sensibilizar o cliente para o processo de planejamento, a metodologia que será empregada e a necessidade de seu envolvimento efetivo para definição das diretrizes que irão orientar o seu processo organizacional.

Esta alternativa é especialmente válida quando a empresa cliente não tem o hábito de planejar estrategicamente. Nestes casos convém simplificar o processo de forma que, durante o período do exercício, a empresa tenha foco em poucos e efetivos objetivos.

O produto esperado para esta etapa é a Ata de Encontro Presencial de Consultoria com um relato da etapa e a assinatura do empresário.

Etapa II: Preparação Prévia da Empresa

3. Preparação Prévia: Levantamento e registro das informações.

Nessa atividade, o consultor funciona como orientador na busca de informações que será realizada com as pessoas envolvidas. Para esta forma de atuação é indicado que o tempo de trabalho seja dividido em encontros, tendo como formato a orientação da atividade em um único encontro e, no encontro seguinte, a validação da atividade anterior e orientação dos envolvidos para o próximo passo.

O trabalho do consultor limita-se à orientar o levantamento de informações que deverá ser executada pelo cliente no período entre os encontros e, em outro momento organizar as informações facilitando o processo de construção do resultado em grupo.

Para estes casos recomenda-se que o cliente faça um trabalho prévio de coleta de informações que contempla as fases:

o Análise de Mercado

Estudo de Concorrentes: Quem são, onde estão, como se posicionam no mercado.

Estudo de Clientes: Quem são, quais suas necessidades principais, quais suas preferências, quais suas necessidades não atendidas.

Estudo de Fornecedores: quais os produtos, seus preços, prazos de entrega e prazos de pagamento.

o Plano de Marketing

Descrição dos principais produtos comercializados

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Preços/ ticket médio dos clientes da região

Estratégias comerciais usadas

Estrutura de comercialização dos produtos e localização da empresa

Estudo de Modelo Operacional

Layout do negócio e áreas específicas

Capacidade produtiva instalada

Principais processos operacionais/ Mão de obra necessária

o Missão e Visão da Empresa

Qual a missão da empresa.

Qual a visão de futuro da empresa

o Finalização das etapas de estudo e elaboração de matriz SWOT

Pontos positivos e negativos internos da empresa, ameaças e oportunidades externas à empresa.

Forças e fraquezas do ambiente, que interferem diretamente e indiretamente no negócio

Essa etapa tem como produto o relatório de registro da etapa contendo as principais informações levantadas.


4. Processo Estratégico: Análise do Negócio

Pode-se dizer que Planejamento Estratégico é o processo de analisar uma organização sob vários ângulos, definindo seus rumos por meio de um direcionamento que possa ser monitorado na execução de suas ações, utilizando-se, para tanto, de um instrumento denominado “plano estratégico” ou “plano de ações estratégicas”.

O plano estratégico nada mais é do que uma consolidação de ideias, que por si só não produzem resultado algum. Ao contrário, é na implementação dessas ideias que a organização vai obter o melhor da estratégia definida. É necessário observar também que a estratégia precisa ser constantemente reavaliada e reformulada, pois o processo todo – formulação e implementação – não é construído apenas apoiado em questões concretas, mas é produto de mecanismos altamente complexos que envolvem mudanças bruscas nos contextos interno e externo da organização. Dessa maneira, o maior desafio do consultor está relacionado à promover sua efetividade prática no alcance dos objetivos organizacionais, isto é, na capacidade de movimentar a organização e alinhá-la no sentido da prescrição proposta pelo plano estratégico, com a adaptabilidade que esse processo exige.

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O desenvolvimento do trabalho de consultoria de planejamento estratégico será realizado de acordo com o seguinte sugestão de roteiro:

Avaliação da Estratégia Vigente

Atividade Aspectos a serem analisados

Definição da Missão da Empresa

Qual é a razão da existência da empresa na sociedade, no contexto em que ela atua.

Reunião de Avaliação da Estratégia Vigente

Qual o caminho a empresa vem seguindo? A empresa vem mudando de estratégia? As mudanças tiveram alterações no comportamento das vendas e dos lucros

Performance de produtos e serviços

Quadro de vendas dos últimos anos, por unidade (valores corrigidos). Lucratividade dos produtos

Projeção de vendas históricas

Com base nas vendas históricas, projetar os volumes que serão vendidos e sua lucratividade

Definição do campo de atuação

Determinar quais os principais segmentos em que vem atuando. Determinar as principais unidades de negócio que deverão ser analisados de maneira independente

Avaliação do Ambiente


Perspectiva Econômica

Com base em documentos e publicações, avaliação de especialista, estabelecer uma previsão sobre o favorecimento ou não dos negócios nos segmentos em que a empresa atua.

Mercado PotencialTeoricamente, determinar qual seria o consumo que deveria existir do produto.

Mercado Total Valores reais comercializados.

ConcorrênciaQuais as principais empresas que dividem o mercado. Quais suas características. Diferenças de estruturas de custos. Comparativos de vantagens competitivas.

Perspectiva de Modos e Costumes

Alterações de modos e costumes que interferem no comportamento de produtos e serviços.

Aspirações de funcionários e acionistas

O que a organização pode oferecer às pessoas que nela trabalham e as que são proprietárias.

Essa etapa tem como produto o Relatório Analítico com a Matriz SWOT.

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5. Consolidação da análise e formulação das estratégias e diretrizes


Reunião de Brainstorm

Nesta reunião (ou reuniões) são propostos os objetivos e os caminhos (estratégias) para alcançá-los. Para se chegar a estas propostas são levados em conta a estratégia vigente e o ambiente em que a empresa se situa. Na reunião deverão ser considerados, de forma livre, todas as unidades de negócios e a organização como um todo. Lembre-se quando um assunto estiver bem discutido o coordenador deverá concluir e encaminhar outro assunto.

Redação das conclusões da reunião

Para a redação das conclusões é necessária a consulta aos outros participantes, pois o entendimento das ideias nem sempre é o mesmo, como também podem aparecer pontos conflitantes, que na discussão não foram percebidos como importante.

Essa etapa tem como produto o Relatório de Consolidação das Estratégias.

6. Desdobramento das estratégias


Projeção de resultados não operacionais

Projeções que não fazem parte do negócio da empresa, como juros, aluguel... Estes dados são importantes nos demonstrativos financeiros.

Projeção de resultados operacionais

Ao quantificar os objetivos, terão diversas estimativas operacionais como vendas, pessoal, custo de propaganda, promoção, investimentos. Atenção: Geralmente estas estimativas estão interligadas

Projeção de Demonstrativos Financeiros

Com base nas projeções de resultados não operacionais e operacionais será possível fazer projeções de demonstrativos financeiros (Lucros, Caixa, Balanço)

Reunião dos objetivos e dos resultados projetados

Ao confrontar os objetivos com os resultados, pode-se concluir que, em alguns casos, o objetivo não é viável e, nestes casos, é necessário repensar os objetivos ou estratégias que não estão de acordo e refazer as projeções dos demonstrativos.

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Essa etapa tem como produto a descrição do Planejamento Estratégico para a empresa do cliente.

7. Planos de Ação Estratégicos


Redação do Plano tático e operacional

Redação das decomposições dos objetivos e estratégias estabelecidos nos níveis anteriores. É nesse nível que são definidas as ações a serem realizadas para se atingir os objetivos. Essas ações geralmente visam atingir determinado público e não a organização como um todo, por isso está inserida nesse nível tático. Ao traçar tais ações, esse nível deve considerar as seguintes questões: o que fazer? dá pra fazer? vale a pena fazer? quem faz? como fazer bem? quando fazer?...

Preparação do Sumário

O sumário é um documento bem curto, aproximadamente duas ou três folhas, onde são descritos os objetivos, as estratégias e as projeções de maneira resumida. Na redação pode constar dúvidas ou incoerências que exijam revisões.

Essa etapa tem como produto o Plano Tático Operacional para a execução do planejamento estratégico.

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8. Implementação do Planejamento pelo Cliente

Para a implementação das ações estabelecidas no Planejamento Estratégico não está prevista a participação da consultoria. O empresário deverá envolver sua equipe e orientá-los de acordo com as atividades e cronograma previstos.

Em função da não participação da consultoria nesta etapa, também não existe a previsão de produto a ser entregue, que é de responsabilidade exclusiva do empresário.


9. Acompanhamento da Implementação

Esta etapa é opcional, o cliente deverá optar, na etapa de diagnóstico, se deseja que o consultor acompanhe a implementação das ações previstas.

Em muitos casos, essa é maior dificuldade do cliente.

Neste caso, o consultor poderá acompanhar a implementação do Plano Estratégico Desenvolvido auxiliando e conduzindo as pessoas para a realização de seus objetivos.

O cliente poderá optar por esse acompanhamento e receber visitas de acompanhamento quinzenais (6) ou receber visitas mensais (3).

Se o cliente optar pelas visitas quinzenais, o consultor deverá acrescentar 12 (doze) horas na sua proposta comercial e, se as visitas forem mensais, acrescentar mais 6 (seis) horas à proposta.

Importante ressaltar que o papel do consultor nessa etapa de acompanhamento não será executar para o cliente aquilo que ele não foi capaz de fazer, mas de orientá-lo de como poderá implementar as atividades previstas ou ajustá-las às dificuldades não identificadas na etapa de elaboração do planejamento.

Para execução desta fase, deve haver um intervalo de, no mínimo, 1 (um) mês após a definição do plano de ação, para que se possa avaliar o que foi feito nesse período. Essa avaliação servirá de exemplo para que o responsável realize as próximas atividades.

Para estes casos a presença do consultor faz-se necessária e sugere-se seguintes metodologia:

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Divulgação


Divulgação e Transmissão da estratégia aos envolvidos

Verificar se as estratégias gerais foram divulgadas adequadamente a todos os funcionários que tomam decisões na empresa.

Atenção: as estratégias específicas devem ser informadas somente àqueles ligados à atividade em questão.

Programação da organização


Avaliação da estrutura e sistema administrativo

Verificar se foi preciso alterar a estrutura, o modelo de gestão e o sistema administrativo da empresa.

Cronograma de mudanças

Analisar se o cronograma foi adequado às características da equipe ou se será necessário alterá-lo.

Integração com o plano tático e operacional


Premissas para orçamento

Verificar se o orçamento elaborado atendeu às premissas, tais como: crescimento das vendas, de um produto ou redução outro.

Verificação da integração do orçamento com o PE

Analisar se existe algum ponto em desacordo entre o planejado e o executado.

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Acompanhamento


Avaliação da implementação

Avaliar os resultados alcançados e ajustar o planejamento à nova leitura dos cenários. Essa atividade deve passar a ser uma constante na gestão da empresa.

Essa etapa tem como produto a Ata de Reunião de Acompanhamento (anexo VI), para cada visita realizada pelo consultor.

2.5 - Proposta Comercial Durante a visita prévia o consultor deve fazer o levantamento das informações da por meio da planilha de Diagnóstico da Empresa descrita no Anexo I.

A partir dessas informações o consultor elabora a Proposta de Consultoria, seguindo o modelo descrito no Anexo II e precificada segundo a metodologia descrita anteriormente.

A proposta será apresentada pelo SEBRAE-DF ao cliente, aguardando sua aprovação e assinatura do contrato.

Após a aprovação da proposta pelo cliente, pelo SEBRAE-DF, a assinatura digital da diretoria do SEBRAE-DF no GED, o consultor assinará o contrato utilizando sua assinatura digital, também no GED.

O consultor deverá aguardar a autorização para dar início aos trabalhos junto ao cliente, observando as datas estabelecidas.

2.6 - Descrição dos produtos finais da solução de consultoria

Em todas as fases e etapas o consultor deverá registrar as conclusões e principais informações coletadas e analisadas, com a apresentação de relatório com o seguinte conteúdo básico:

Etapa I: Diagnóstico

Relatório descrevendo a informações básicas do momento atual do cliente, por meio do Questionário de Diagnóstico (anexo I);

Ata de Encontro Presencial (anexo III) que descreve o processo de sensibilização realizado junto ao cliente, a apresentação da metodologia, exposição das ferramentas e produtos esperados.

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Etapa II: Preparação Prévia

Relatório de registro das informações levantadas nessa etapa e estabelecimento da estratégia de atuação da consultoria.


O planejamento estratégico é o produto fim desta consultoria. Deverá ser um documento claro, objetivo e deverá conter as seguintes entregas:

- Relatório analítico com Matriz SWOT

- Relatório consolidação da análise e formulação das estratégias e diretrizes.

- Planejamento Estratégico

- Plano tático operacional, o plano de ação estratégico


Não está prevista a apresentação de relatório nesta etapa.


Ata da reunião de acompanhamento (anexo VI). Para esta fase, deve haver um intervalo de no mínimo 1 (um) mês após a definição do plano de ação, para que se possa avaliar o que foi feito nesse período. Essa avaliação servirá de exemplo para que um responsável realize as próximas.

2.7 - ReferênciasEste manual foi elaborado a partir do Modelo de consultoria para Planejamento Estratégico Preparado pela empresa Quarks Desenvolvimento de Pessoas, em 14 de abril de 2012 para o SEBRAE-DF.

2.8 - Relatórios e ProdutosMensalmente o consultor deverá elaborar o Relatório de Consultoria – RAC, padronizado pelo SEBRAE-DF conforme modelo apresentado no Anexo IV.

Para cada RAC emitida, o consultor deverá anexar o produto desenvolvido no período, conforme descrito no relatório. Com a conclusão da última etapa dos trabalhos, o empresário terá o seu planejamento estratégico e, a partir dele, poderá implementar as propostas aprovadas.

A RAC servirá, ainda, para o monitoramento das atividades decorrentes desse planejamento e permitirá a avaliação da sua eficácia para o sucesso organizacional.

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Com a entrega da última RAC deverá ser entregue o produto completo, que entre outras informações específicas do trabalho desenvolvido, deverá seguir o padrão apresentado no Anexo V.

Caso seja contratado o acompanhamento da implantação, mensalmente, após a visita realizada, o consultor deverá entregar a Ata de Reunião de Acompanhamento (anexo VI), com a assinatura do cliente.

2.9 - Considerações FinaisCom a utilização das orientações constantes desse Manual, espera-se que seja alcançado o objetivo de uniformizar os procedimentos da elaboração das consultorias de planejamento estratégico que são executadas junto às empresas atendidas pelo SEBRAE-DF, mantenham um grau de uniformidade.

Também será imprescindível que ao final do processo o empresário esteja comprometido com o planejamento da sua empresa, assumindo a liderança da implementação das ações propostas, envolvendo sua equipe na busca dos resultados esperados, que adote novas posturas no relacionamento com seus clientes, criatividade na busca de soluções para seus problemas, além de adotar novo modelo de gestão que seja orientado para resultados e tenha foco no mercado.

O acompanhamento previsto na metodologia tem o objetivo de analisar a implementação do planejamento estratégico elaborado. Pode também ser um instrumento de avaliação para verificar a contribuição que esse processo auxiliou o empresário na gestão de sua empresa. Para isso o consultor deverá relatar essa etapa conforme modelo apresentado no Anexo VI.

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Capítulo 3 - ANEXOS

Anexo I – Diagnóstico da EmpresaClassifique as informações solicitadas abaixo de acordo com a legenda:Sim - 1 ponto / Parcialmente - 2 pontos / Não - 3 pontosResposta numérica: de acordo com a questão

Atividades Informações Pontos/Valor

Levantamento dedados;

Quantidade de pessoas envolvidas.

Número de áreas ou departamento em que a empresa está dividida.

Idade da empresa (em quantidade de anos completos)

Dados relativos aoestudo do mercado;

O cliente conhece seus concorrentes?

O cliente possui um documento com informações sobre seus fornecedores e pontos positivos e negativos sobre o relacionamento com eles?

O cliente possui um mapeamento de seus clientes?

Há informações sobre a estratificação do seu público alvo?

O cliente conhece e os dados relativos à necessidades e desejos de seus clientes?

As reclamações dos clientes são registradas e tratadas?

A satisfação dos clientes é avaliada?

Dados relativos a marketing;

Há informações descritas sobre os principais produtos ou serviços desenvolvidos?

Os produtos e serviços são divulgados aos clientes?

Sobre preços, o cliente conhece o ticket médio dosprodutos ou serviços comercializados pelo seu negócio?

Existem estratégias de comercialização dos produtos ou serviços desenvolvidos pela empresa?

Os dados relativos à esta etapa estão descritos em algum tipo de documento?

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Classifique as informações solicitadas abaixo de acordo com a legenda:Sim - 1 ponto / Parcialmente - 2 pontos / Não - 3 pontosResposta numérica: de acordo com a questão


Dados sobre o modelo operacional;

Há documentos atualizados sobre a divisão da estrutura hierárquica?

As funções e responsabilidades das pessoas (dirigentes e colaboradores) estão definidas?

Há informações documentadas sobre processos eprocedimentos, mesmo que de maneira resumida?

Os colaboradores são capacitados nas suas funções?

O bem estar e a satisfação dos colaboradores são promovidos?

Há informações documentadas sobre o perfil profissional necessário para cada função, mesmo que de maneira resumida?

O cliente conhece a capacidade produtiva de seunegócio?

As finanças da empresa são controladas a fim de otimizar a utilização dos recursos?

Existem resultados relativos à margem de lucro?

É promovida a melhoria dos produtos, dos serviços, dos processos e dos métodos de gestão da empresa?

Informações sobreMissão e visão da empresa;

O negócio possui missão definida?

Se sim, a missão é conhecida por todos os seus colaboradores?

O negócio possui visão definida?

Se sim, a visão é conhecida por todos os seus colaboradores?

Informações sobreestratégias atuais e passadas;

As estratégias que permitem alcançar os objetivos da empresa estão definidas?

Os indicadores e metas relacionados às estratégias estão estabelecidos?

Os planos de ação, visando alcançar as metas da empresa relacionadas às estratégias, estão definidos?

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A empresa possui alguma versão anterior dePlanejamento Estratégico?

Se sim, no planejamento anterior há a descrição de indicadores e metas de curto prazo? (1 ano)

Se sim, no planejamento anterior há a descrição de indicadores e metas de longo prazo? (5,10 anos)

Se sim, no planejamento anterior há a descrição de metas por área ou departamento da empresa?

Informações sobre as lideranças;

O comportamento ético é incentivado pelos dirigentes nas relações internas e externas?

O desempenho da empresa é analisada pelos dirigentes?

Os dirigentes compartilham informações com os colaboradores?

Os dirigentes investem em seu desenvolvimento gerencial e aplicam os conhecimentos adquiridos na empresa?

TOTAL DE PONTOS

Acompanhamento das ações

Depois de pronto o Planejamento Estratégico da empresa, o empresário tem interesse em receber visitas de acompanhamento quinzenais? (6 visitas)

Acrescentar 12 horas


Depois de pronto o Planejamento Estratégico da empresa, o empresário tem interesse em receber visitas de acompanhamento mensais? (3 visitas)


Abaixo segue a indicação da quantidade de horas para a realização da consultoria de planejamento estratégico de acordo com a maturidade da empresa.

Para definição de horas, seguir as orientações de acordo com a soma dos pontos do questionário acima.

Pontuação Quantidade de Horas

Até 67 pontos 84 horas

De 68 a 96 pontos 116 horas

97 pontos ou mais 148 horas

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Anexo II - Proposta de Consultoria

PROPOSTA DE CONSULTORIA

DADOS DO GESTOR SEBRAENome:

Telefone:

DADOS DO CONSULTOR

Nome:

Telefone Celular:

E-mail:

DADOS DO CLIENTE

Nome:

Telefone Celular: Recomendamos que sejam colocados, pelo menos, dois contatos.

E-mail:

Empresa:

CNPJ:

DIAGNÓSTICO


Levantamento dedados;

Quantidade de pessoas envolvidas.

Número de áreas ou departamento em que a empresaestá dividida.Idade da empresa (em quantidade de anos completos)

Dados relativos aoestudo do mercado;

O cliente conhece seus concorrentes?

O cliente possui um documento com informações sobre seus fornecedores e pontos positivos e negativos sobre o relacionamento com eles?O cliente possui um mapeamento de seus clientes?Há informações sobre a estratificação do seu público alvo?O cliente conhece e os dados relativos à necessidades e desejos de seus clientes?As reclamações dos clientes são registradas e tratadas?

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A satisfação dos clientes é avaliada?

Dados relativos amarketing

Há informações descritas sobre os principais produtos ou serviços desenvolvidos?Os produtos e serviços são divulgados aos clientes?Sobre preços, o cliente conhece o ticket médio dosprodutos ou serviços comercializados pelo seu negócio?Existem estratégias de comercialização dos produtos ou serviços desenvolvidos pela empresa?Os dados relativos à esta etapa estão descritos emalgum tipo de documento?

Dados sobre o modelo operacional;

Há documentos atualizados sobre a divisão da estrutura hierárquica?As funções e responsabilidades das pessoas (dirigentes e colaboradores) estão definidas?Há informações documentadas sobre processos eprocedimentos, mesmo que de maneira resumida?Os colaboradores são capacitados nas suas funções?O bem estar e a satisfação dos colaboradores são promovidos?Os produtos e serviços são divulgados aos clientes?Há informações documentadas sobre o perfil profissional necessário para cada função, mesmo que de maneira resumida?O cliente conhece a capacidade produtiva de seunegócio?As finanças da empresa são controladas a fim de otimizar a utilização dos recursos?Existem resultados relativos à margem de lucro?É promovida a melhoria dos produtos, dos serviços, dos processos e dos métodos de gestão da empresa?Há informações documentadas sobre o perfil profissional necessário para cada função, mesmo que de maneira resumida?O cliente conhece a capacidade produtiva de seunegócio?As finanças da empresa são controladas a fim de otimizar a utilização dos recursos?Existem resultados relativos à margem de lucro?É promovida a melhoria dos produtos, dos serviços, dos processos e dos métodos de gestão da empresa?

Informações sobreMissão e visão da empresa;

O negócio possui missão definida?Se sim, a missão é conhecida por todos os seus colaboradores?O negócio possui visão definida?Se sim, a visão é conhecida por todos os seus colaboradores?

Informações sobreestratégias atuais e passadas;

As estratégias que permitem alcançar os objetivos da empresa estão definidas?

TOTAL DE PONTOSQUANTIDADE DE HORAS (VIDE RELAÇÃO DE HORAS / PONTOS)


Depois de pronto o Planejamento Estratégico da empresa, o empresário tem interesse em receber visitas de acompanhamento quinzenais? (6 visitas)



Depois de pronto o Planejamento Estratégico da empresa, o empresário tem interesse em receber visitas de acompanhamento mensais? (3 visitas)


OBJETIVO DA CONSULTORIA

Descrever de forma clara e concisa o objetivo da consultoria. Exemplo: Consultoria de Elaboração de Plano de Marketing, ou, Consultoria de Mapeamento de Processos Administrativos e de Gestão, etc.

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PROGRAMAÇÃO DE ATIVIDADES

ETAPA Fase Descrição de Atividades Produto EsperadoI 1 Diagnóstico Estratégico:

Analise da maturidade da empresaRelatório do diagnóstico e cômputo de horas

II 2 SensibilizaçãoApresentação da metodologia, exposição das ferramentas e produtos esperados. Exposição da importância do planejamento e da implantação diária das ações planejadas.

Lista de presença com assinatura obrigatória do empresário

3 Preparação Previa: Levantamento e registros de informações iniciais que contribuem para o Planejamento Estratégico

Relatório de registro da Etapa contendo as principais informações.

III 4 Processo Estratégico - Análise do Negócio e/ou do produto no ambiente macro (viabilidade).Cruzamento das informações coletadas.

Relatório analítico comMatriz SWOT

5 Consolidação da análise e formulação das estratégias e diretrizes.

Relatório de consolidação das estratégias

6 Desdobramento das estratégias:Determinação de indicadores de desempenho (objetivos, metas, fator crítico de sucesso, etc.)Plano Estratégico do Produto

Planejamento Estratégico

7 Plano de ação estratégico Plano tático operacionalIV 8 Acompanhamento da Implantação

Plano Estratégico:Para esta fase, deve haver um intervalo de no mínimo 1(um) mês após a definição do plano de ação, para que se possa avaliar o que foi feito nesse período. O número de visitas será de acordo com o selecionado no questionário de diagnóstico inicial. Essas avaliações servirão de incentivo e exemplo para que um responsável aprenda a fazer o acompanhamento eficaz e siga fazendo sozinho.

Relato das atividades realizadas

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CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO

ITEM ATIVIDADE QTDHORAS

VALORTOTAL (R$)

MÊS

1 Exemplo: Reunião de Alinhamento 1

2 Atividade A (Descrever

detalhadamente)

1

3 Atividade B (Descrever

detalhadamente)

2

4 Atividade C (Descrever

detalhadamente)

2

5 Atividade D (Descrever

detalhadamente)

2

TOTAL -

NÃO ESCOPO

Relacionar as atividades que, na sua experiência, o empresário pode imaginar que fazem parte da consultoria, mas que em realidade não estão inclusas no escopo da proposta, a fim de evitar que o empresário tenha expectativas com o trabalho que não poderão ser atendidas, tais como serviços operacionais que caberão aos funcionários da empresa.

Quantidade Total de Horas X horasValor da Hora R$

Número mínimo de encontros presenciais xxValor Total da Proposta R$

Brasília, _____ de _________________de______.

Esta proposta tem validade de 30 dias após a data de sua emissão.

ASSINATURA DA EMPRESA DE CONSULTORIA

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Anexo III – Ata de Encontro Presencial

ATA DE ENCONTRO PRESENCIAL DE CONSULTORIA

PREENCHIMENTO MANUSCRITO

Código da Contratação:

Data da Reunião:

______/______/_______

Hora Inicial:

___________________

Hora Final:

___________________

Total de Horas:

___________________

Objetivo do Encontro

Participantes

Nome: Cargo:

Nome: Cargo:

Nome: Cargo:

Questões Tratadas

Providências

Assinatura por extenso do Consultor Assinatura por extenso do Empresário

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Anexo IV - Relatório de Consultoria – RAC

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RELATÓRIO DE CONSULTORIA

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Nº da Ordem de Serviço (Conforme SGC):

Titulo da Consultoria:

Unidade Contratante: Gestor:

DADOS DO CONSULTOR

Nome:

Telefone:

E-mail:

Empresa a que está vinculado:

CNPJ:

DADOS DO CLIENTE

Nome:

Telefone:

E-mail:

Empresa:

CNPJ:

Data Nº horas Atividades Não Presenciais Desenvolvidas(neste campo, o consultor deve relacionar apenas as horas não presenciais, identificando o trabalho realizado, a data e a quantidade de horas)

Total de horas trabalhadas no mês:

Atividades Executadas (Produtos; Diagnostico Inicial: Escopo) – (ANEXAR OS PRODUTOS DA CONSULTORIA)

(Informar atividades e produtos da consultoria)

Conclusões e Recomendações

(Informar a situação do trabalho, se o empresário está respondendo bem, se está havendo dificuldades na implantação das ações,

apresentar recomendações de outras soluções, caso necessário)

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Valor da Prestação de Serviços

Custo hora: R$

Total horas =

Total R$

_____________________________________

Assinatura do ConsultorNome: (completar)Empresa: (completar)

________________________________________Assinatura do ClienteNome: (completar)Empresa: (completar)

_____________________________________

Gestor do Atendimento(Assinatura e Carimbo)

_____________________________________

Gerente do Atendimento(Assinatura e Carimbo)

_____________________________________

Gestor da Solução(Assinatura e Carimbo

_____________________________________

Gerente da Solução(Assinatura e Carimbo)

Brasília – DF, data

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Anexo V - Produto da ConsultoriaPRODUTO DA CONSULTORIA DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

I – ATIVIDADES DESENVOLVIDAS:

Sensibilização e Apresentação da metodologia, exposição das ferramentas e produtos esperados

Nesse capítulo deverão ser identificadas as pessoas que participaram do processo e seus cargos na empresa.

O consultor deverá descrever o que o cliente entende o que planejamento estratégico, os benefícios advindos da sua implementação, suas experiências anteriores e as suas expectativas e objetivos desse processo.

Deve, ainda, descrever a metodologia que será utilizada, de forma que o empresário possa se localizar durante e após o desenvolvimento dos trabalhos.

Diagnóstico Estratégico: Análise da maturidade da empresa

Para registro, deverá ser inserida no relatório a tabela que foi utilizada para a análise da maturidade da empresa (descrita no ANEXO I).

Preparação Prévia: Levantamento e registros de informações iniciais que contribuem para o Planejamento Estratégico

Os fatos relevantes da conversa realizada inicialmente pela consultoria junto ao empresário devem ser registrados nesse relato, como forma de paramentar a avaliação final do trabalho e para que o empresário possa verificar as mudanças que alcançou após implementar esse processo.

Processo Estratégico - Análise do Negócio e/ou do produto no ambiente macro: Relatório analítico com Matriz SWOT

O resultado da Matriz SWOT elaborada juntamente com o cliente será registrada aqui, enfatizando que esses foram os cenários encontrados no início dos trabalhos e que balizou a elaboração do planejamento estratégico da empresa.

Formulação das estratégias e diretrizes

A continuidade da aplicação da metodologia prevê a formulação das estratégias e diretrizes para a empresa. As definições formuladas em conjunto com o cliente serão descritas a seguir, representadas por:

Missão

Visão de futuro

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Princípios e valores

Clientes preferenciais

Produtos e serviços que serão oferecidos aos clientes

Processo Estratégico

A consolidação da análise e formulação das estratégias e diretrizes se caracteriza pela definição de:

Resultados Esperados:

Diretrizes Estratégicas:

Plano de Ação Estratégico – Plano Tático Operacional.

A implementação do planejamento estratégico será feita por meio da operacionalização dos Planos de Ação estabelecidos pelo empresário e devem ser descritos nesse capítulo.

Além das ações propostas, devem ser definidos o tempo esperado para sua implantação, o responsável pela sua execução e, se possível, os parâmetros que serão utilizados para sua avaliação.

Outro item que deve ser apresentado é o cronograma geral compatibilizando todas as ações propostas, datas de início e fim, custos envolvidos e as pessoas que serão envolvidas em cada atividade.

Processo de monitoramento e avaliação

Finalmente, deverá ser descrito o processo que será utilizado para monitoramento da execução das atividades previstas nos planos de ação, o responsável por esse monitoramento e a periodicidade que será avaliado o planejamento estratégico.

Considerações finais da Consultoria

A consultoria deverá tecer suas considerações e recomendações para que o planejamento realizado possa ser utilizado como um referencial do processo de gestão da empresa.

Data e Assinatura

Brasília, data.

Consultor Cliente

Anexo VI - Ata de Acompanhamento33

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ATA DE ACOMPANHAMENTO

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DADOS DO CLIENTE

Nome:

Telefone:

E-mail:

Empresa:

CNPJ:

Dificuldades encontradas

(descrever as dificuldades encontradas pelo cliente para implementar as ações propostas

no planejamento estratégico)

Orientações da consultoria

(Orientações que a consultoria forneceu para auxiliar nesse processo)

Programado x realizado

(Elaborar uma tabela comparativa do programado e realizado)

Planejamento da continuidade

(Planejamento de ações para a continuidade do processo)

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Manual de Formatação e Estrutura dos Volumes da...

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