Manual de Operação do Sistema de

Controle Patrimonial

Unidades Gestoras Executoras

Responsável Órgão Gestor

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Índice

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1. Cadastro de bens ........................................................................................................... 4

1.1. Manutenção no cadastro de bens em lote ........................................................... 11

1.2. Inclusão de documentos no cadastro de bens em lote ...................................... 12

1.3. Cancelamento de bem de cadastro manual individual ....................................... 13

2. Bens a cadastrar ........................................................................................................... 17

3. Recebimento de mercadoria ....................................................................................... 19

Bens

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1. Cadastro de bens

O cadastro de bens é o momento em que o usuário do sistema irá arquivar todas as

informações necessárias para o patrimônio, fotografia dos bens e documentos

digitalizados.

No menu inicial, clique em Bens e em Cadastro de bens.

O sistema exibirá a tela de consulta de bens. Os campos Registro patrimonial, Data de

entrada, Grupo de bens, Descrição, Seguradora, Apólice de seguro, unidade gestora e

de guarda, quando preenchidos, funcionam como filtros na Pesquisa.

Clique no botão Pesquisar e, logo abaixo, em resultados, serão exibidos os bens

cadastrados.

Para cadastrar um novo bem, clique no botão Novo bem.

Na inclusão de um bem, a tela que será exibida está dividida em Dados gerais, na parte

superior; em Especificação, Depreciação, Documentos, na parte inferior.

Campos em Dados gerais:

Tipo: é a maneira como o bem será cadastrado. O usuário deverá selecionar entre as

opções Individual ou Lote.

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Quantidade: representa a quantidade de bens que foi adquirida, quando de um

cadastro cujo tipo selecionado foi lote.

Valor total: é o valor de todos os bens adquiridos. O sistema encarregar-se-á de

calcular o valor unitário do bem, quando de um cadastro cujo tipo selecionado foi lote.

Devem ser considerados os centavos em duas casas decimais.

Natureza: é a Natureza de origem do bem, podendo ser:

1. Legado: o usuário deverá selecionar essa opção somente para os bens que já

estão contabilizados no SIAFEM. Aplica-se para todos os bens patrimoniados

antes da utilização desse sistema e o objetivo é evitar lançamentos contábeis

duplicados;

2. Material Permanente: o usuário deverá selecionar essa opção somente para os

bens que foram adquiridos com recursos próprios. O valor deve estar no SIAFEM

na conta de estoque, aguardando a devida incorporação pelo GEMAT;

3. Doação: o usuário deverá selecionar essa opção somente para os bens que

foram doados. São aqueles bens que possuem processo de doação ou FNDE.

Data de aquisição: é a data em que o bem foi adquirido.

Cadmat: trata-se do código do material no SIAFÍSICO, que é utilizado nos empenhos.

Descrição: é o texto que descreve e identifica o bem.

Legado: Descrição do bem + Número do patrimônio antigo

Material permanente: Descrição do bem

Doação: Descrição do bem + PDDE/AAAA ou Nº do processo

Fornecedor: campo de preenchimento com o nome do fornecedor daquele bem e

deverá ser cadastrado antecipadamente ao cadastro do bem. Utilize o botão Buscar

localizado ao lado do campo.

Grupo de bens: é o grupo ao qual o bem pertence. Esse grupo identifica a conta

contábil na qual o bem será imobilizado.

Adicionar foto do bem: é a funcionalidade que permite ao usuário localizar uma

imagem previamente produzida do bem que se está cadastrando.

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Campos em Especificação:

Status: é o status do bem no sistema, que pode ser:

1. Utilizado: indicação de bem em utilização pela unidade de guarda;

2. Disponível: indica que o bem é ativo e não está em uso e, portanto, poderá ser

solicitado por qualquer outra unidade da rede;

3. Inativo: indica que o bem já foi baixado do patrimônio e não está mais ativo no

sistema;

4. Remessa: indica que o bem está fora da unidade, como por exemplo em

manutenção;

5. Cancelado: utilizado para os casos de cadastramento indevido sem a

possibilidade de exclusão.

Status de conservação: indica o status do bem de acordo com uma avaliação física,

podendo ser:

1. BOM;

2. REGULAR;

3. INSERVÍVEL.

Referência: campo descritivo utilizado para informações específicas do bem. Pode ser

utilizado para identificar número de série, chassis, indicar o tipo de movimentação, etc.

Unidade gestora: nome da unidade gestora responsável pelo bem.

Unidade de guarda: nome da unidade de guarda responsável pelo bem.

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Localização: nome da localização física da unidade de guarda e deve estar

previamente cadastrada. Utilize o botão da lupa para selecionar a localização.

Dependência: nome da dependência física onde o bem está alocado. Deve estar

previamente cadastrado. Utilize o botão da lupa para selecionar a localização.

Seguradora/Apólice de seguro: nome da seguradora e número da apólice de seguro

de um bem. Deve estar previamente cadastrado. Utilize o botão da lupa para

selecionar a apólice.

Data do fim da garantia: data que indica o fim da garantia, se o bem possuir.

Data de incorporação: o sistema exibe a data em que o bem foi incorporado.

GPB - Guia de Passagem de Bem: o sistema exibe o número da última GPB, gerada

para esse bem.

GRB - Guia de Remessa de Bem: o sistema exibe o número da última GRB, gerada

para esse bem.

Campos em Depreciação: (Não utilizar – aguardando definição da SEFAZ)

Definição: consiste na perda natural do valor dos bens. Essa desvalorização ocorre

devido ao desgaste natural desses ativos, desgaste causado pela ação da natureza ou

então causado pelo uso. Mesmo não sendo prática comum, o cálculo da depreciação e

seu cômputo no balanço econômico das instituições de direito público - pois não há

menção explícita na legislação - a Lei Federal n° 4320, de 17 de março de 1964, em

seu artigo 108 dispõe que as previsões para a depreciação serão computadas para

efeito de apuração do saldo líquido de entidades autárquicas ou paraestatais.

Tradicionalmente, a depreciação/desvalorização dos bens é calculada anualmente.

Utilizaremos o método de depreciação linear, onde a depreciação é calculada aplicando-

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se uma taxa de desvalorização constante sobre o bem que perde o mesmo valor

anualmente. A depreciação é calculada levando em conta a vida útil média do bem.

Consideremos o valor inicial do bem em 100% (0% de desgaste), se a sua vida útil de

05 (cinco) anos, a depreciação linear é de 20% ao ano, ou seja, 100/5. A depreciação é

calculada como padrão levando em conta que uma máquina ou um veículo produz

durante 08 (oito) horas diárias no máximo. No entanto, na prática, pode ser que um

veículo produza durante todo o dia, sendo operado em diversos turnos por várias

pessoas diferentes, nesse caso temos a chamada depreciação acelerada. Neste

modelo, a depreciação pode ser acelerada segundo a aplicação de 03 (três) coeficientes

dependendo de quanto o bem é requisitado:

Desvalorização Normal (coeficiente=1): ocorre quando o bem é utilizado em

01 (um) turno de 08 (oito) horas por dia.

Desvalorização Acelerada (coeficiente=1,5): ocorre quando o bem é utilizado

em 02 (dois) turnos de 08 (oito) horas por dia.

Desvalorização Máxima (coeficiente=2): ocorre quando o bem é utilizado em

03 (três) turnos de 08 (oito) horas por dia.

Campos: ao preencher os campos abaixo, o usuário poderá utilizar mensalmente a

movimentação automática de depreciação. O sistema, com base nessas informações,

criará a NL com a cota desvalorizada do bem.

Data inicial: o usuário deve informar a data em que será iniciado o processo de

depreciação.

Data final: o sistema informa a data da última cota depreciada de um bem.

Fator de depreciação: informe qual o fator de depreciação do bem: normal, acelerada

ou máxima.

Vida útil: informe o número de meses que defina a vida útil do bem de acordo com a

legislação vigente.

Cotas restantes: o usuário deve informar as cotas restantes somente nos casos do

legado que estiverem com a depreciação em andamento, caso contrário esse campo

deverá ficar em branco. A cada mês, ao executar a depreciação, o sistema atualizará

esse campo, exibindo qual é o número de meses que restam para terminar a

depreciação.

Valor de origem: o sistema exibirá o valor de aquisição de um bem.

Valor líquido: é o valor do bem após cada depreciação. O sistema manterá atualizado

de acordo com as depreciações executadas, até a depreciação da totalidade do bem.

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(Não utilizar – aguardando definição da SEFAZ)

Descrição dos campos em Observação:

Observação: é um campo descritivo para anotações sobre o documento.

Descrição dos campos em Documento:

Tipo de documento: indica qual o tipo de documento ao qual o bem está vinculado,

que poderá ser

a. Processo, processo utilizado na aquisição do bem;

b. Contrato processual, contrato utilizado na aquisição do bem;

c. Documento de compra, documento emitido pelo fornecedor do bem

(nota, termo de doação, etc.);

d. Nota de empenho, empenhos utilizados na aquisição do bem;

e. Documento de baixa, documento utilizado para a baixa do bem em

outra unidade e que será cadastrado na nova;

f. NL de estorno, número da Nota de Lançamento realizada no SIAFEM,

para estorno de movimentação do bem que será cancelado;

g. Outros, qualquer outro tipo de documento não citado acima e que tenha

relação com o bem.

Número: é o número do tipo de documento selecionado acima.

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Porcentagem: percentual que indica quanto do valor do bem está relacionado no

documento. Padrão é 100%, mas existem casos em que um bem possui mais de um

empenho e nesse caso a porcentagem utilizada de cada empenho deve ser informada.

Observação: é um campo descritivo para anotações sobre o documento.

Importante: Após o preenchimento dos campos em Documento, clique no botão

localizado ao lado do campo Observação (botão com imagem que se assemelha a uma

verificação).

Descrição dos campos em Arquivos:

Arquivos: nessa pasta, o usuário pode gravar documentos digitalizados do bem.

Adicionar arquivo digitalizado: é o botão que permite ao usuário localizar um

documento e anexá-lo a um bem cadastrado.

Ao clicar em “Adicionar arquivo digitalizado”, o sistema exibirá a tela para o usuário

localizar o documento.

O usuário deve informar:

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Legenda: nome que identifica o arquivo;

Arquivo: endereço do documento que será incluído. Para preenchê-lo, basta

clicar no botão “Procurar”. Clique no “Incluir” para carregar o arquivo.

Importante: O sistema permite gravar arquivos dos tipos: jpg, gif, png, bmp, jpeg, doc,

docx, pdf, com até 1024Mb de tamanho.

Descrição dos campos em Histórico:

Nesse menu, o usuário deverá visualizar toda a movimentação realizada com o bem.

Preencha os campos Data Inicial e Data Final. Os campos Tipo de Movimentação e

Origem são opcionais e funcionam como filtro de pesquisa.

Clique no botão Pesquisar e, logo abaixo, nos resultados serão exibidas as

movimentações que ocorreram no período informado.

1.1. Manutenção no cadastro de bens em lote

Quando um bem é do tipo lote, o sistema disponibiliza uma opção para alterar todos os

bens desse lote em uma única tela de maneira rápida e fácil.

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Selecione um bem do tipo Lote e clique no botão Alterar. O sistema exibirá o

detalhamento do cadastro do bem, disponibilizando os campos para serem alterados,

conforme o exemplo abaixo:

1.2. Inclusão de documentos no cadastro de bens em lote

Quando um bem é do tipo Lote, o sistema disponibiliza uma opção para incluir

documentos relacionados aos bens desse lote em uma única tela de maneura fácil e

Selecione o menu Alterar lote e,

permaneça no menu Dados Gerais

Selecione as informações que

deseja alterar

Após informar as alterações, selecione os bens que

serão atualizados, clicando na primeira coluna

Clique no botão Salvar Lote para finalizar

e em seguida no botão Salvar

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rápida. Selecione um bem do tipo Lote que queira ver alterado e clique no botão

Alterar.

O sistema exibirá o detalhamento do cadastro do bem, disponibilizando os campos para

inclusão dos documentos, conforme o exemplo abaixo:

1.3. Cancelamento de bem de cadastro manual individual

Caso o bem possua algum tipo de movimentação, impossibilitando a sua exclusão,

será possível “Cancelar” o bem, através da Unidade Gestora.

Etapas:

Preencha as informações do

documento que deseja incluir

Selecione o menu Alterar lote e, em

seguida, o menu Inclusão de documento

Após informar os novos documentos, selecione os bens

que serão atualizados, clicando na primeira coluna

Clique no botão Salvar Lote para finalizar

e em seguida no botão Salvar

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1. Acessar o bem através do número de registro patrimonial ou pela descrição do bem;

2. Alterar o status para “Cancelado”;

3. Antes do cancelamento aparecerá a mensagem: “Este bem possui registros

relacionados a ele. Caso siga com essa ação ele será cancelado. Deseja realmente

efetuar o cancelamento?

a. Ao clicar em “Não”, o sistema volta para a tela de Especificação com o último

status ativo;

b. Ao clicar em “Sim”, será possível continuar com o cancelamento. Para isso

clique em salvar e em seguida informe o motivo do cancelamento e clique em

confirmar. A observação é opcional;

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Para bens com NL gerada no SIAFEM...

O sistema apresentará uma mensagem solicitando a inserção do número da NL de

estorno gerada no SIAFEM

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Acesse a aba “Documentos”, insira o número da NL no formato AAAANLnnnnn,

confirme a inclusão da observação e clique em Salvar, sendo:

AAAA = Ano // nnnnn = Número da NL com 05 (cinco) dígitos

Clique aqui para inserir a observação digitada

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Observações:

Caso o bem tenha número de registro patrimonial, o cancelamento impedirá as

movimentações;

Em Bens Cadastrados, não serão apresentados os itens “Cancelados” ao clicar

no botão “Pesquisar”;

Somente será exibido o bem quando inserido o número do registro patrimonial

do bem cancelado ou selecionado o status “Cancelado” no ato da pesquisa;

Para os bens cancelados, não será possível qualquer tipo de alteração;

Não será possível a solicitação de etiquetas para bens cancelados;

Não será possível a visualização de bens cancelados no Workflow de

etiquetas;

No relatório extraído através do Menu Relatório > Relatório de bens > Bens

cadastrados, será possível pesquisar bem cancelado, selecionando essa

opção;

Para bens já exportados para o SIAFEM, será necessário informar o número

da NL de estorno no campo documentos, sendo: AAAA = Ano // nnnnn =

Número da NL com 05 (cinco) dígitos;

Só os responsáveis do órgão gestor poderão alterar o Status do bem para

“Cancelado”;

Inserida no relatório de bens cadastrados (RelatóriosRelatórios de

BensBens Cadastrados) a coluna “Motivo de Cancelamento”.

2. Bens a cadastrar

Listar bens a cadastrar é a tela onde o usuário do sistema visualiza as novas aquisições,

antes mesmo do recebimento desses bens nas unidades. As novas aquisições são

efetuadas com base nas notas de empenho inseridas no SIAFEM (aquisições diretas) e

no Sistema de Entrega de Bens, da Fundação para o Desenvolvimento da Educação

(aquisições indiretas).

No menu inicial, clique em Bens e em Listar bens a cadastrar.

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O (a) usuário (a) do sistema será redirecionado para a tela Listar bens a cadastrar. Os

campos Descrição do bem, Processo e Nota de Empenho, quando preenchidos,

funcionam como filtros na pesquisa.

Tendo buscado o número da nota de empenho, o usuário do sistema deverá importar

os novos bens para o sistema de controle patrimonial.

Importante: O cadastramento do bem será feito automaticamente de acordo com as

informações contidas na Nota de Empenho.

Insira o número da

Nota de Empenho

Selecione os itens a serem

importados e clique em

Gravar automaticamente

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3. Recebimento de mercadoria

O recebimento de uma mercadoria é a ação que gera a entrada do bem na conta contábil

do almoxarifado. Essa ação é executada na página inicial do sistema, no quadro Painel

de solicitações abertas.

Sugerimos ao usuário que diariamente monitore o painel de solicitações abertas, porque

toda vez que um bem novo for cadastrado no sistema de controle patrimonial e/ou

transferido, um workflow de envio de bens é gerado.

Ao clicar no link “Envio de bens”, o sistema exibirá o status do envio na unidade:

“Aguardando recebimento”.

Ao clicar no link “Aguardando recebimento”, o sistema exibirá a lista de bens que estão

aguardando o recebimento.

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Para visualizar os detalhes do Envio de Bens, clique no botão expandir localizado do

lado direito de cada item presente nesse estágio do Painel de Solicitações Abertas. Na

visão detalhada, o sistema informará, para cada item, a data do envio, a unidade de

quem partiu essa movimentação, a unidade de destino e o número da guia que

acompanhará o bem.

Para executar o recebimento de bens no sistema, o usuário deverá marcar todos

(quadrado no alto da tela “Aguardando recebimento” ) ou item por item, selecionar o

status Bem recebido e clicar no botão Mudar Status. Essa operação deverá ser

executada para cada página exibida.

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Importante: Guia de Passagem de Bens é utilizada entre unidades gestoras. Guia de

remessa de Bens é utilizada entre unidades inscritas na mesma unidade gestora.

O envio de bens é monitorado também pela unidade de origem e ficará com o status

pendente até a unidade destino efetivar o recebimento!

Se o item recebido já estiver incorporado, a unidade deve apenas informar no cadastro

do bem em qual dependência ele será alocado.

Se o item for rejeitado, automaticamente ele será retornado para a unidade de origem,

para cancelamento da transferência ou reenvio.