Manual de Procedimentos para Gestão de Contratos, que dispõe ...
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NOV/2013 2ª Edição MANUAL DE PROCEDIMENTOS PARA GESTÃO DE CONTRATOS GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável Subsecretaria de Inovação e Logística Superintendência de Planejamento Orçamento e Finanças Diretoria de Convênios e Contratos
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NOV/2013
2ª Edição
MANUAL DE PROCEDIMENTOS
PARA GESTÃO DE CONTRATOS
GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS
Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento
Sustentável
Subsecretaria de Inovação e Logística
Superintendência de Planejamento Orçamento e Finanças
Diretoria de Convênios e Contratos
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GOVERNO DO ESTADO DE MINAS GERAIS
Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável
Subsecretaria de Inovação e Logística
Superintendência de Planejamento, Orçamento e Finanças
Diretoria de Convênios e Contratos
Manual de Procedimentos
para Gestão Contratual
2ª Edição
Novembro/2013
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Antônio Augusto Junho Anastasia
Governador do Estado de Minas Gerais
Adriano Magalhães Chaves
Secretário de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável
Valéria Cristina Rezende
Subsecretária de Inovação e Logística
Eduardo Henrique Alves de Paula
Superintendente de Planejamento, Orçamento e Finanças
Maria Angélica de Carvalho Mourão
Diretora de Convênios e Contratos
Marco Aurélio Barbosa de Vasconcelos
Gestor de Contratos
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APRESENTAÇÃO
A atuação correta dos gestores e fiscais, durante o acompanhamento da execução de
qualquer tipo de contrato da administração publica, é a base que permite as diversas
áreas do SISEMA, a exercer plenamente suas respectivas atribuições, contribuindo,
assim, para o cumprimento de sua missão.
Diante disto, observa-se o esforço por parte da Administração do Sistema Estadual do
Meio Ambiente e Recursos Hídricos – SISEMA no sentido de orientar e auxiliar os
seus servidores na execução de suas funções cotidianas, mormente no que se refere
às instruções necessárias à execução de todo o ciclo de contratação de fornecedores
de produtos, mercadorias ou serviços, isto é, desde a elaboração do projeto básico
até a finalização do processo.
O mais recente e importante passo na direção do aperfeiçoamento da ação dos
gestores do Sistema Estadual do Meio Ambiente e Recursos Hídricos – SISEMA
consiste na elaboração do Manual de Gestão e Acompanhamento Contratual, que
visa oferecer orientações básicas, de forma resumida, quanto aos processos de
contratação de bens e serviços e a gestão de contratos no âmbito do SISEMA,
norteado pelos Princípios, Leis, Decretos e Instruções de Serviço que normatizam o
assunto.
Evidentemente, o conteúdo do presente Manual não inibe ou inviabiliza a utilização,
por parte dos gestores, de formas e estilos particulares de gerenciamento que
propiciem melhor eficácia, eficiência e efetividade na utilização dos recursos públicos
sob a responsabilidade do SISEMA.
Este Manual de Instrução é um documento dinâmico que permite atualizações
frequentes, em razão da ocorrência de avanços na legislação e nos processos
gerenciais aplicados à Administração Pública, bem como por propostas dos gestores,
seu público alvo, que serão os verdadeiros mensageiros para seu constante
aperfeiçoamento.
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ÍNDICE
1 INTRODUÇÃO . .7
2 CONCEITOS BASICOS DE CONTRATAÇÃO (BENS E SERVIÇOS) 8
2.1 A Licitação ....................................................................................................... 8
2.1.1 Modalidades de Licitação ............................................................................... 10
2.1.2 Pregão ............................................................................................................ 10
2.1.3 Sistema de Registro de Preços – SRP .......................................................... 11
2.1.4 Exceções à obrigatoriedade de licitar ............................................................ 11
3 INSTRUMENTOS BÁSICOS ..................................................................... 12
3.1 Termo de Referência / Projeto Básico ........................................................... 12
3.2 Declaração de Crédito Orçamentário ............................................................ 13
3.3 Declaração de Disponibilidade Orçamentária e Programada ....................... 13
3.4 Ato de Designação de Fiscal ........................................................................ 13
3.5 Contrato Administrativo ................................................................................ 13
4 PROCEDIMENTOS BASICOS PARA CONTRATAÇÃO ..................... 16
5 EXECUÇÃO CONTRATUAL ........................................................................ 18
6 GESTÃO CONTRATUAL ............................................................................. 19
6.1 Métodos para controle e acompanhamento de contratos ............................. 20
7 FISCALIZAÇÃO CONTRATUAL .................................................................. 21
7.1 Atribuições básicas do Fiscal do Contrato ..................................................... 21
7.2 Responsabilidades do Fiscal de Contratos .................................................... 25
8 NOTAS FISCAIS / FATURAS / RECIBOS PARA PAGAMENTO ................ 25
8.1 Estágios da Execução Orçamentária ............................................................. 26
8.2 Demais formas de quitação de despesa ........................................................ 29
8.3 Despesa de Exercício Anterior – DEA ........................................................... 30
9 TERMOS ADITIVOS ..................................................................................... 30
9.1 Tipos de alterações contratuais ..................................................................... 31
9.1.1 Alterações Unilaterais .................................................................................... 31
9.1.2 Alterações por Acordo entre as Partes .......................................................... 31
9.2 Modificações permitidas por Termo Aditivo ................................................... 32
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9.2.1 Aditamento de prazo e/ou vigência ................................................................ 32
9.2.2 Acréscimos ou Supressões ............................................................................ 33
9.2.3 Equilíbrio Econômico-Financeiro .................................................................. 34
9.2.4 Reajuste de Preços ........................................................................................ 35
9.2.5 Repactuação .................................................................................................. 35
9.3 Tramitação para a celebração do Termo Aditivo ............................................ .36
10 TERMO DE APOSTILAMENTO ..................................................................... 37
11 TERMO DE RESCISÃO .................................................................................. 37
12 TERMO DE ENCERRAMENTO ...................................................................... 39
13 CONCEITOS GERAIS ..................................................................................... 39
14 ANEXOS .......................................................................................................... 48
Anexo I - Ato de Designação de Fiscal de Contrato .................................................. 48
Anexo II - Termo de Encerramento Contratual .......................................................... 51
15 LEGISLAÇÕES APLICÁVEIS ........................................................................ 52
16 REFERÊNCIAS ............................................................................................... 54
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1 INTRODUÇÃO
O Sistema Estadual de Meio Ambiente e Recursos Hídricos de Minas Gerais -
SISEMA, encontra-se estruturado pela Secretaria de Estado de Meio Ambiente e
Desenvolvimento Sustentável (SEMAD), pelo Instituto Estadual de Florestas (IEF),
pelo Instituto Mineiro de Gestão das Águas (IGAM) e pela Fundação Estadual de Meio
Ambiente (FEAM). Seu corpo gestor encontra-se localizada na Cidade Administrativa
Presidente Tancredo Neves, Rodovia Prefeito Américo Gianetti, s/n - Edifício Minas 1º
e 2º andar - Bairro Serra Verde – CEP 31630-900 - Belo Horizonte - Minas Gerais.
A SEMAD - Secretaria de Estado de Meio Ambiente e Desenvolvimento Sustentável
tem como missão formular e coordenar a política estadual de proteção e conservação
do meio ambiente e de gerenciamento dos recursos hídricos e articular as políticas de
gestão dos recursos ambientais, visando ao desenvolvimento sustentável no Estado
de Minas Gerais
O IEF – Instituto Estadual de Floresta concentra sua atuação nas atividades ligadas
ao desenvolvimento e à conservação florestal, ao estímulo às pesquisas científicas
relacionadas à conservação da biodiversidade e à gestão de áreas protegidas e das
unidades de conservação estaduais.
O IGAM – Instituto Mineiro de Gestão das Águas é responsável por planejar e
promover ações direcionadas à preservação da quantidade e da qualidade das águas
de Minas Gerais. O gerenciamento é feito por meio da outorga de direito de uso da
água, do monitoramento da qualidade das águas superficiais e subterrâneas do
Estado, dos planos de recursos hídricos, bem como da consolidação de Comitês de
Bacias Hidrográficas (CBHs) e Agências de Bacia. O Instituto tem como diretriz uma
administração compartilhada e descentralizada, envolvendo todos os segmentos
sociais.
A FEAM – Fundação Estadual do Meio Ambiente tem por finalidade executar a
política de proteção, conservação e melhoria da qualidade ambiental, no que
concerne à gestão do ar, do solo e dos resíduos sólidos, bem como a prevenção e a
correção da poluição ou da degradação ambiental provocada pelas atividades
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industriais, minerárias e de infraestrutura, promover e realizar ações, projetos e
programas de pesquisa para o desenvolvimento de tecnologias ambientais, e apoiar
tecnicamente as instituições do SISEMA, visando à preservação e à melhoria da
qualidade ambiental do Estado.
Portanto, este manual é destinado aos gestores e fiscais de contratos celebrados pelo
Órgão e entidades vinculados ao SISEMA, bem como, aos demais servidores e
colaboradores lotados nesse sistema.
O objetivo do Manual é contribuir com o desempenho dos servidores e colaboradores,
no sentido de otimizar suas tarefas, ganhando celeridade, controle dos atos para uma
execução segura, bem como partilhar com os agentes externos os procedimentos da
Gestão Contratual, definindo regras, objetivando garantir que os serviços e/ou
produtos contratados atendam aos padrões de quantidade e qualidade fixados pelo
Sistema Estadual de Meio Ambiente e Recursos Hídricos – SISEMA, resultando na
otimização dos resultados.
2 CONCEITOS BASICOS DE CONTRATAÇÃO (BENS E SERVIÇOS)
2.1 A Licitação
Licitação é que o conjunto de procedimentos administrativos para as compras ou
serviços contratados pelos governos Federal, Estadual ou Municipal, ou seja, todos os
entes federativos. De forma mais simples, podemos dizer que o governo deve
comprar e contratar serviços seguindo regras de lei, assim a licitação é um processo
formal onde há a competição entre os interessados.
A obrigação de licitar é determinada por força do art. 37, inciso XXI da Constituição
Federal:
Art. 37 - A administração pública direta e indireta de qualquer dos Poderes da
União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos
princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência
e, também, ao seguinte:
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(omissis)
XXI - ressalvados os casos especificados na legislação, as obras, serviços,
compras e alienações serão contratados mediante processo de licitação
pública que assegure igualdade de condições a todos os concorrentes,
com cláusulas que estabeleçam obrigações de pagamento, mantidas as
condições efetivas da proposta, nos termos da lei, o qual somente permitirá
as exigências de qualificação técnica e econômica, indispensáveis à garantia
do cumprimento das obrigações. (grifo nosso)
É oportuno ressaltar que o procedimento licitatório rege-se em estrita conformidade
com a Lei, neste caso, atualmente, com a Lei Federal nº 8.666/1993, que
regulamenta o art. 37, inciso XXI da Constituição Federal, instituindo as normas para
licitações e contratos da Administração Pública.
Ademais, é obrigatória a observação dos princípios da legalidade, da impessoalidade,
da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da
vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhes são
correlatos.
É importante destacar que o tipo de licitação não se confunde com a modalidade de
licitação.
Modalidade: é o método, o procedimento, ou seja, o rito específico que o
certame deverá observar.
Tipos: está relacionado ao critério de julgamento para a seleção da proposta
mais vantajosa, quais sejam: Menor preço, Melhor Técnica, Técnica e Preço,
Maior Lance ou Oferta.
TIPO DE LICITAÇÃO MODALIDADE DE
LICITAÇÃO
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2.1.1 Modalidades de Licitação
A modalidade de licitação é definida com base nas características do objeto a ser
contratado e no valor estimado para a contratação e em função dos seguintes limites:
Obras/Serviços de Engenharia
Modalidade Artigo Inciso Alínea Valor R$
Dispensa de Licitação Art. 24 Inciso I - Até 15.000,00
Convite Art. 23 Inciso I Alínea a Até 150.000,00
Tomada de Preços Art. 23 Inciso I Alínea b Até 1.500.000,00
Concorrência Art. 23 Inciso I Alínea c Acima de 1.500.000,00
Compras e outros serviços
Modalidade Artigo Inciso Alínea Valor R$
Dispensa de Licitação Art. 24 Inciso II - Até 8.000,00
Convite Art. 23 Inciso II Alínea a Até 80.000,00
Tomada de Preços Art. 23 Inciso II Alínea b Até 650.000,00
Concorrência Art. 23 Inciso II Alínea c Acima de 650.000,00
2.1.2 Pregão
O pregão é uma modalidade de licitação, regulamentada pela Lei Federal nº 10.520,
de 17 de julho de 2002, o qual pode ser utilizado para qualquer valor de compra e
destina-se à aquisição de bens e serviços comuns, assim entendidos aqueles cujos
padrões de desempenho e qualidades possam ser objetivamente definidos pelo edital,
através de especificações usuais presentes no mercado (art. 1º, parágrafo único da
Lei nº. 10.520/2002).
Portanto, não é levado em consideração o valor total do contrato, mas sim as
características dos bens ou serviços, que devem ser comuns.
Esta modalidade é mais rápida que as outras, fator ocasionado, principalmente, pela
inversão que ocorre nas fases subsequentes, podendo ser realizado por meio
eletrônico ou presencial.
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2.1.3 Sistema de Registro de Preços – SRP
O Sistema de Registro de Preços - SRP representa um conjunto de procedimentos
para registro formal de preços, precedido de licitação realizada nas modalidades
concorrência ou pregão, onde são selecionadas propostas de preços unitários a
serem utilizadas em contratações futuras de bens ou serviços, de consumo e uso
frequentes.
O SRP é um procedimento especial de licitação em que a Administração Pública não
está vinculada a adquirir toda a quantidade estimada.
2.1.4 Exceções à obrigatoriedade de licitar
Existem dois tipos de exceção à obrigação de licitar, conforme disposto pela Lei
Federal nº. 8.666/1993:
Dispensa de licitação (dispensada e dispensável);
Inexigibilidade de licitação.
O primeiro está previsto nos Artigos 17 e 24 e o segundo previsto no Artigo 25. A
principal diferença entre dispensa e inexigibilidade (art. 25), reside no fato de que, na
dispensa há possibilidade de competição, mas a licitação não é obrigatória porque a
Lei faculta à Administração a possibilidade de contratar diretamente, tendo em vista
algum valor jurídico relevante. Cabe ressaltar que o rol de dispensas é taxativo na Lei
Federal nº 8.666/1993.
No caso da inexigibilidade não há possibilidade de competição, ou porque só existe
um objeto capaz de atender às necessidades da Administração; ou porque tal objeto é
exclusivo de um único fornecedor; ou ainda porque as características específicas do
produto ou do serviço necessário são bastante singulares, não existindo, portanto
condições objetivas de instaurar competição entre os possíveis fornecedores,
tornando a licitação inviável.
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Ainda, é obrigatória fundamentação pormenorizada para todos os casos de
inexigibilidade e para a maioria dos casos de dispensa.
O art. 26 estabelece a obrigação de comunicar à autoridade superior, para
providencias quanto à ratificação e a publicação do ato na Imprensa Oficial. O
parágrafo único desse artigo determina em especial que o processo de dispensa,
inexigibilidade será instruído, no que couber, com justificativa do preço, razão da
escolha do fornecedor ou executante.
3 INSTRUMENTOS BÁSICOS
3.1 Termo de Referência / Projeto Básico
O Termo de Referência e/ou Projeto Básico é o documento que propicia à
Administração conhecer o objeto que se quer licitar, de forma detalhada, clara e
precisa, visando permitir que a área licitante obtenha informações necessárias para a
elaboração do Edital.
A elaboração de um Termo de Referência e/ou Projeto Básico incompleto ou
falho, poderá resultar na formalização de um contrato indeterminado e
impreciso, que não atenderá aos objetivos da Administração.
Conforme disposto no Artigo 7º Inciso I § 2º da Lei 8.666/1993, é necessária a
aprovação do Termo de Referência e/ou Projeto Básico por ato formal e motivado da
autoridade competente, a qual deverá avaliá-lo e verificar sua adequação às
exigências legais e ao interesse público.
A autoridade, ao aprovar o Termo de Referência, responsabiliza-se pelo juízo de
legalidade e de conveniência adotado.
É competente para aprovar o Termo de Referência a autoridade imediatamente
superior àquela que o elaborou.
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3.2 Declaração de Crédito Orçamentário
Declaração emitida pela Diretoria de Planejamento e Orçamento – DIPLO, durante a
fase inicial do processo de compra, a qual tem por finalidade, informar de maneira
clara, o crédito orçamentário autorizado junto à Lei Orçamentária Anual.
3.3 Declaração de Disponibilidade Orçamentária e Programada
Declaração emitida pela DIPLO, após a homologação do processo de compra,
visando informar a disponibilidade de cota orçamentária para execução do objeto,
bem como, a programação dos recursos durante o período de vigência.
3.4 Ato de Designação de Fiscal
Documento padrão, preenchido pela área demandante, durante a fase inicial da
contratação, o qual tem como finalidade, formalizar a designação do fiscal do
Contrato, em cumprimento ao art. 67 da Lei Federal nº 8.666/1993.
3.5 Contrato Administrativo
Contrato administrativo, segundo o ilustre Professor Hely Lopes Meirelles, “é um
ajuste que a Administração Pública, agindo nessa qualidade, firma com o particular ou
outra entidade administrativa para a consecução de objetivos de interesse público,
nas condições estabelecidas pela própria Administração”
Os contratos administrativos são sempre formais e escritos e regem-se pelo princípio
basilar da Administração Pública, a de supremacia do interesse público sobre o
privado.
Por sua vez, os Contratos Administrativos (Projeto Básico+Edital+Proposta) são
regulados por preceitos de Direito Público, princípios da teoria geral dos contratos,
disposições de direito privado e definem:
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Direitos, obrigações e responsabilidades das partes;
Condições de execução do contrato;
Objeto e elementos característicos do serviço;
Regime de execução;
Preço e condições de pagamento;
Reajuste - critérios, periodicidade, data-base;
Prazos de execução;
Prazo de recebimento do objeto do contrato;
Previsão orçamentária;
Garantias;
Penalidades;
Hipóteses de rescisão;
Foro;
Designação de servidores como membros das Comissões de
Acompanhamento e Fiscalização de Contrato e instrumentos congêneres.
Os contratos mais comuns firmados entre a Administração Pública são:
a) Os contratos de obras públicas: toda construção, reforma, fabricação,
recuperação ou ampliação de bem público, realizada de forma direta pela
Administração ou indiretamente, por intermédio de terceiro contratado (art. 6.º,
inciso I da Lei Federal n.º 8.666/93);
b) Os contratos de prestação de serviços: toda atividade destinada a obter
determinada utilidade de interesse para a Administração, tais como: demolição,
conserto, instalação, montagem, operação, limpeza, vigilância, conservação,
reparação, transporte, locação de bens, publicidade, trabalho técnico
profissional.
c) Os que envolvem aquisição: toda aquisição de materiais, equipamentos,
produtos industrializados, gêneros administrativos, necessários à realização de
suas obras ou à manutenção de seus serviços.
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O contrato deve estabelecer a forma de fornecimento, que pode ser integral ou
parcelada. Será integral quando o objeto adquirido for entregue em sua
totalidade.
A forma de fornecimento será parcelada quando o bem adquirido for entregue
em parcelas, em quantidades determinadas.
A contratação deve ser formalizada, obrigatoriamente, por meio de termo de contrato,
nos seguintes casos:
Licitações realizadas nas modalidades tomadas de preços, concorrência;
Dispensa ou inexigibilidade de licitação, cujo valor esteja compreendido nos
limites das modalidades de Tomada de Preços e Concorrência;
Contratações de qualquer valor das quais resultem obrigações futuras, como
por exemplo: entrega futura ou parcelada do objeto, assistência técnica.
Nos demais casos, o termo de contrato é facultativo, podendo ser substituído pelos
instrumentos hábeis, como carta-contrato1, nota de empenho de despesa, autorização
de compra ou ordem de execução de serviço2.
A Administração também pode dispensar o termo de contrato nas compras com
entrega imediata e integral dos bens adquiridos, das quais não resultem obrigações
futuras, inclusive assistência técnica.
Nota: Para fins de aplicação e cumprimento deste Manual de Procedimentos,
entende-se:
Diretoria de Convênios e Contratos – DCC;
Diretoria de Compras, Patrimônio e Transporte – DCPT;
Superintendência de Planejamento, Orçamento e Finanças – SUPOF;
Superintendência Regional de Regularização Ambiental - SUPRAM
1 Documento praticado pelo Poder Público em geral. Mais enxuto do que o contrato, nem por isso menos eficiente.
Serve para regulamentar obrigações, nas hipóteses em que a lei dispensa a celebração de um contrato, a exemplo do disposto no art. 62 caput da Lei 8.666/93. Tem natureza jurídica de contrato, formato simplificado e sempre deve fazer remissão às disposições da Lei 8.666/93. 2 Ordens de Serviço: são determinações especiais dirigidas aos responsáveis por obra ou serviços públicos
autorizando seu início, ou contendo imposições de caráter administrativo, ou especificações técnicas sobre o modo e forma de sua realização.
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Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SEPLAG
Subsecretaria de Gestão e Regularização Ambiental Integrada - SGRAI
Sistema Integrado de Administração de Materiais e Serviços – SIAD
Sistema Integrado de Administração Financeira - SIAFI
Sistema Estadual de Meio Ambiente e Recursos Hídricos - SISEMA
Sistema Integrado de Registro de Preços – SIRP
Sistema Integrado de Gestão de Documentos - SIGED
Diretoria de Planejamento e Orçamento – DIPLO
Diretoria de Contabilidade, Finanças e Arrecadação – DCFA
Assessoria de Gestão Estratégica e Inovação – AGEI
Assessoria Jurídica e Procuradoria – Unidade Jurídica
Aplica-se, no que couber, para as atividades exercidas nas Unidades Regionais
Descentralizadas as siglas utilizadas para as Diretorias DCPT, DCC, DCFA, DIPLO e
Unidade Jurídica.
4 PROCEDIMENTOS BASICOS PARA CONTRATAÇÃO
Para iniciar um processo de contratação de bens e serviços é necessário seguir os
procedimentos estabelecidos na Instrução de Serviço Conjunta
SEMAD/FEAM/IGAM/IEF Nº 01/2013:
a) A área demandante deverá encaminhar à Diretoria de Compras, Patrimônio e
Transporte – DCPT, ou unidade equivalente no âmbito das superintendências e/ou
escritórios regionais, os seguintes documentos:
I. Termo de Referência, devidamente assinado pelo responsável por sua
elaboração, Ordenador de Despesas e Autoridade Competente, devendo todas
as páginas estar rubricadas;
II. Um orçamento de acordo com a especificação constante do Termo de
Referência, devidamente assinado pela área demandante;
III. Nos casos de dispensa e inexigibilidade de licitação, deverão ser apresentados
03 orçamentos e/ou documentos que comprovem a compatibilidade com os
valores praticados no mercado, devidamente assinados pela área demandante;
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IV. Relatório de Histórico de Solicitação de aquisição de Materiais e/ou Serviços
emitido por meio do Portal de Compras;
V. Formulário de Declaração de Crédito Orçamentário emitido pela DIPLO e
aprovado pelo ordenador de despesa, na Sede. Nas Unidades Administrativas
Regionais, pelo ordenador de despesas e pelo Diretor Regional de Apoio
Operacional da respectiva SUPRAM ou Chefe do Escritório Regional do IEF,
respeitando o princípio da segregação de função;
VI. Ato de designação do fiscal do contrato devidamente assinado pela Autoridade
Competente, quando for o caso.
Os documentos listados acima, se aplicam, também, aos processos licitatórios e
contratações diretas realizadas por meio de dispensa ou inexigibilidade de licitação.
No caso de contratação de serviços de consultoria, além dos documentos
elencados, deverá ser incluída a motivação da contratação, na qual constará,
necessariamente, justificativa quanto à ausência de corpo técnico para execução das
atividades objeto, quantitativo médio de consultores, custo total dos serviços,
especificação dos serviços e prazo de conclusão, devidamente assinada pela
autoridade competente da área demandante e aprovada pelo Dirigente Máximo.
Nos casos de locação de imóvel, além dos documentos exigidos, deverá ser
anexada declaração emitida pela SEPLAG referente à consulta sobre a
disponibilidade de imóvel de propriedade do Estado de Minas Gerais na localidade
pretendida.
Nos casos de instrução do processo de contratação relativos aos Projetos
Estratégicos do Governo, deverá ser incluído o Cronograma de Acompanhamento
emitido pela AGEI.
Nos casos de contratação por Dispensa de Licitação, por valor – COTEP, deverá
ser encaminhado também, uma justificativa fundamentada quanto à excepcionalidade
da contratação, assinada pelo responsável da área demandante, observando os
limites estabelecidos no art. 24, da Lei 8666/1993, juntamente com a documentação
elencada no caput deste item.
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b) A DCPT ou unidade regionalizada equivalente, fará a conferência de toda a
documentação apresentada pela área demandante e posteriormente será elaborada a
minuta do Edital e seus anexos pela Comissão de Licitação e analisada pela Unidade
Jurídica.
c) Aprovado e assinado o Edital e seus anexos pela Autoridade Competente,
deverá ser publicado o extrato do Aviso de Licitação no Diário Oficial do Governo de
Minas.
d) Concluída a fase externa da licitação, o processo será instruído com o
Relatório do Pregoeiro e encaminhado à Unidade Jurídica para manifestação.
e) Ocorrendo manifestação jurídica favorável, deverá ser anexada ao processo,
Declaração de Disponibilidade de Cota Orçamentária Programada, a ser emitida pela
DIPLO.
f) A Autoridade Competente homologará o processo no Portal de Compras e a
Comissão de Licitação ou a área correspondente das Unidades Regionais publicará o
extrato de homologação do processo.
g) Após a escolha do fornecedor será elaborado o Termo do Contrato que
assinado e publicado deverá ser encaminhado a DCC para início da gestão da
execução contratual.
O conteúdo detalhado dos procedimentos a serem adotados nos processos de
aquisição de bens e serviços, encontra-se disponível na Instrução de Serviço
Conjunta SEMAD/FEAM/IGAM/IEF nº 01/2013.
5 EXECUÇÃO CONTRATUAL
Publicado o extrato do contrato pela Unidade Jurídica, a DCPT encaminhará o
processo e as vias do contrato à Superintendência de Planejamento, Orçamento e
Finanças - SUPOF, para execução das seguintes etapas, observada a ordem dos
fatos:
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I- Pela DCC, para fins de cadastro no Portal de Compras e consequente abertura
da pasta de execução orçamentária e financeira do contrato, quando couber;
II- Pela DCFA, para fins de especificação e emissão da Nota de Empenho,
atentando para a obrigatoriedade da assinatura digital por parte do ordenador de
despesas;
III- Pela DCC, que providenciará o encaminhamento de uma via do Contrato à parte
contratada e outra à área demandante.
Empenhada a despesa, à DCC emitirá a Ordem de Serviço e/ou Autorização de
Fornecimento – OS/AF em 03 (três) vias, sendo 01 (uma) via para o demandante, 01
(uma) para contratada e 01 (uma) para composição do processo.
Após a emissão da Ordem de Serviço e/ou Autorização de Fornecimento – OS/AF a
mesma será encaminhada ao Fiscal do contrato que encaminhará à parte contratada
e repassará o respectivo comprovante à DCC, para fins de arquivamento junto ao
processo.
Conforme art. 25 da Instrução de Serviço Conjunta SEMAD/FEAM/IGAM/IEF nº
01/2013, durante a execução do contrato, uma nova Declaração de Disponibilidade de
Cota Orçamentária Programada - DDCOP deverá ser solicitada à DIPLO, pelo fiscal
do contrato, nas seguintes situações:
Havendo necessidade de reforço e/ou emissão de novo empenho quando a
despesa por executar apresentar valor superior ao constante na DDCOP
anteriormente emitida.
Na abertura de um novo exercício financeiro, visando à continuidade da
execução do objeto, com base na nova Lei Orçamentária Anual – LOA..
6 GESTÃO CONTRATUAL
Após a formalização do contrato, inicia-se o procedimento de gestão contratual que
consiste no acompanhamento administrativo no que tange questões documentais,
procedimentos de aditamento e demais atividades necessárias à correta e regular
execução dos serviços e/ou bens a serem adquiridos.
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No SISEMA as atribuições de gestores de contratos são destinadas aos servidores e
colaboradores da DCC que acompanham e realizam as seguintes atividades:
Analisa a documentação enviada pelo fiscal para dar início ao procedimento de
execução orçamentária e financeira;
Encaminha a DCFA as notas fiscais para a execução orçamentária e
financeira;
Notifica o fiscal do contrato quanto o encerramento da vigência do instrumento
e solicita providências quanto ao aditamento do mesmo, quando couber;
Realiza o controle dos saldos contratuais e instrui os processos de execução;
Acompanha a regularidade da documentação dos fornecedores, por meio de
consulta ao Certificado de Registro Cadastral – CRC;
Arquiva os processos Licitatórios e de Pagamento, adequando as informações
necessárias de controle;
Mantém contato direto com os fiscais dos contratos, sendo de competência dos
mesmos a comunicação direta com as empresas contratadas;
Elabora minutas de termos aditivos e realiza a instrução do processo em caso
de aditamentos contratuais.
6.1 Métodos para controle e acompanhamento de contratos
Visando o melhor acompanhamento na gestão dos contratos, são utilizadas
ferramentas que possibilitam a visualização das informações necessárias para o
melhor controle quanto à execução contratual, quais sejam:
Planilha - Conta Corrente – Acompanhar e controlar os valores pagos
diariamente aos contratados, pontualmente. Planilha constituída das colunas
de Débito/Crédito e Saldo relativas à execução dos empenhos emitidos para
os fornecedores.
Planilha Geral de Contratos – Planilha analítica elaborada para acompanhar
todos os contratos de forma geral, incluindo o valor executado, fornecedor,
objeto contratual, projetos/atividades, fontes de recurso, etc.
21
Além das ferramentas mencionadas acima, é utilizado o Portal de Compras3, sistema
necessário para o acompanhamento da execução dos contratos, bem como, para
pesquisas e acompanhamento dos termos, saldos, vigências, entre outras
funcionalidades.
7 FISCALIZAÇÃO CONTRATUAL
A fiscalização é pontual e exercida necessariamente por um representante da
Administração, especialmente designado, conforme disposto no Artigo 58, inciso III,
c/c artigo 67 da Lei 8.666/1993, devendo agir de forma pró-ativa e preventiva,
observando o cumprimento, pela contratada, das regras previstas no instrumento
contratual, buscando os resultados esperados no ajuste e trazendo benefícios e
economia para a Administração.
A designação do fiscal poderá recair sobre o titular da unidade que tenha
conhecimento técnico do objeto do contrato, ou em servidor capacitado para tal,
sendo necessária a sua indicação através do Ato de Designação, devidamente
formalizado, definindo suas atribuições e competências para dar ciência à Contratada,
conforme modelo no Anexo I.
O Fiscal deverá adotar as providências necessárias ao fiel cumprimento do ajuste,
tendo por parâmetro os objetivos previstos no contrato. As decisões e providências
que ultrapassarem a sua competência deverão ser encaminhadas aos seus
superiores, em tempo hábil, para a adoção das medidas convenientes.
7.1 Atribuições básicas do Fiscal do Contrato:
A eficiência e a eficácia de um contrato estão diretamente relacionadas com o
acompanhamento de sua execução. O Fiscal do contrato tem grande
responsabilidade pelos seus resultados, devendo observar o cumprimento, pela
contratada, das regras técnicas, científicas ou artísticas previstas no instrumento
contratual.
3 O Sítio Eletrônico do Portal de Compras, www.compras.mg.gov.br, teve sua infraestrutura desenvolvida pela Companhia de
Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais - PRODEMGE, estando sua gestão sob responsabilidade da
Superintendência Central de Recursos Logísticos e Patrimônio da Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão – SCRLP.
22
Conforme preconiza o artigo 66 da Lei Federal nº8.666/1993, o contrato deverá ser
executado fielmente pelas partes, de acordo com as cláusulas estabelecidas e as
normas constantes da citada lei, respondendo cada qual pelas consequências de sua
inexecução total ou parcial.
Atribuições do Fiscal de contrato do Sisema:
a) Elaborar, em conjunto com a área técnica envolvida, o Projeto Básico4/Termo
de Referência5;
b) Encaminhar o Projeto Básico/Termo de referência à Autoridade máxima do
órgão contratante para providências relativas a avaliação e aprovação;
c) Acompanhar o processo licitatório em todas as suas fases, até a assinatura do
contrato;
4 Um projeto básico, segundo a lei brasileira 8.666 de 21 de junho de 1993, é o conjunto de elementos necessários e
suficientes, com nível de precisão adequado, para caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços objeto
da licitação, elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que assegurem a viabilidade técnica e o
adequado tratamento do impacto ambiental do empreendimento, e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos
métodos e do prazo de execução. Deve conter os seguintes elementos:
Desenvolvimento da solução escolhida de forma a fornecer visão global da obra e identificar todos os seus elementos
construtivos com clareza;
Soluções técnicas globais e localizadas, suficientemente detalhadas, de forma a minimizar a necessidade de reformulação
ou de variantes durante as fases de elaboração do projeto executivo e de realização das obras e montagem;
Identificação dos tipos de serviços a executar e de materiais e equipamentos a incorporar à obra, bem como suas
especificações que assegurem os melhores resultados para o empreendimento, sem frustrar o caráter competitivo para a
execução;
Informações que possibilitem o estudo e a dedução de métodos construtivos, instalações provisórias e condições
organizacionais para a obra, sem frustrar o caráter competitivo para a sua execução;
Subsídios para a montagem do plano de licitação e gestão da obra, compreendendo a sua programação, a estratégia
de suprimentos, as normas de fiscalização e outros dados necessários em cada caso;
O orçamento detalhado do custo global da obra, fundamentado em quantitativos de serviços e fornecimentos propriamente
avaliado.
5 O Termo de Referência é parte integrante de um contrato celebrado entre uma instituição e um fornecedor, visando a execução
de um serviço ou venda de Produtos. A estruturação de um Termo de Referência segue, pela definição da ABNT, por texto onde se
exprima explicitamente, e sem obscuridade, a definição deste produto a ser executado, a forma como ele deve ser executado
juntamente com o seu prazo de execução, o custo total necessário para a realização do produto e critérios legítimos de avaliação
de pessoa hábil para a execução do produto.
23
d) Abrir pasta para cada contrato, visando à manutenção de arquivo das cópias
de documentação relativas ao Contrato que porventura vier a receber;
e) Ler atentamente o Contrato e anotar de forma organizada, em registro próprio e
em ordem cronológica, todas as ocorrências relacionadas com a execução do
contrato conforme o disposto no §1º do art. 67 da Lei Federal nº 8.666/1993;
f) Conferir o cumprimento do objeto e demais obrigações pactuadas,
especialmente o atendimento às especificações atinentes ao objeto e sua
garantia, bem como os prazos fixados no contrato, visitando o local onde o
contrato esteja sendo executado e registrando os pontos críticos encontrados,
inclusive com a produção de provas, datando, assinando e colhendo a
assinatura do preposto da contratada para instruir possível procedimento de
sanção contratual;
g) Comunicar à Diretoria de Convênios e Contratos sobre o descumprimento, pela
contratada, de quaisquer das obrigações passíveis de rescisão contratual e/ou
aplicação de penalidades;
h) Exigir que a contratada substitua os produtos/bens defeituosos, ou com prazo
de validade vencido ou por vencer em curto prazo de tempo e que, por esses
motivos, inviabilizem o recebimento definitivo, a guarda ou a utilização pelo
contratante;
i) Rejeitar bens e serviços que estejam em desacordo com as especificações do
objeto do Contrato;
j) Receber, provisória ou definitivamente, o objeto do contrato sob sua
responsabilidade, mediante termo circunstanciado ou recibo, assinado pelas
partes, de acordo com o art. 73 da Lei federal n.º 8.666, de 1993, recusando,
de logo, objetos que não correspondam ao contratado;
k) Testar o funcionamento de equipamentos e registrar a conformidade em
documento;
l) Analisar, conferir e atestar as notas fiscais;
m) Receber e encaminhar imediatamente as faturas/Notas Fiscais, devidamente
atestadas à Diretoria de Convênios e Contratos, observando previamente se a
fatura apresentada pela contratada refere-se ao objeto que foi efetivamente
contratado;
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n) Emitir, assinar e anexar à Nota Fiscal, Relatório Técnico demonstrando que o
produto/serviço foi entregue/executado em conformidade às exigências do
contrato;
o) Comunicar à Administração eventual subcontratação da execução, sem
previsão editalícia ou sem conhecimento da Administração;
p) Exercer rigoroso controle sobre o cronograma de execução dos serviços e
entrega de bens/materiais e antecipar-se a solucionar problemas que afetem a
execução do objeto do contrato;
q) Comunicar e/ou solicitar à Diretoria de Convênios e Contratos a necessidade
de aditamento de prazo/vigência em um prazo máximo de 60(sessenta) dias
antes do termino do Contrato;
r) Elaborar nota técnica contendo as justificativas cabíveis à alterações
contratuais, tais como: prorrogação ou renovação do prazo de vigência,
acréscimo e supressão de quantidade/valor, entre outros, e colher a
autorização do dirigente máximo, conforme disposto no Art. 57 §2 da Lei
Federal nº8.666/1993;
s) Realizar pesquisa de mercado em casos de renovação de contrato, visando
demonstrar a vantagem na continuidade da contratação para o Estado;
t) Exigir, por intermédio do preposto da contratada, a utilização de crachá e de
uniforme pelos empregados da contratada, quando for o caso, e conduta
compatível com o serviço público, pautada pela ética e urbanidade no
atendimento;
u) Cobrar da contratada, quando se tratar de obras, no local de execução dos
serviços, na formatação padrão combinada, o Diário de Obra, cujas folhas
deverão estar devidamente numeradas e assinadas pelas partes, e onde serão
feitas as anotações diárias sobre o andamento dos trabalhos tais como:
indicação técnica, início e término de etapas de serviço, causas e datas de
início e término de eventuais interrupções dos serviços, recebimento de
material e demais assuntos que requeiram providências;
v) Zelar para que o contratado registre as ocorrências referidas no item anterior
no Diário de Obra, com vista a compor o processo e servir como documento
para dirimir dúvidas e embasar informações acerca de eventuais reivindicações
futuras;
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w) Comunicar seu desligamento à Autoridade Competente da Instituição a qual
está vinculado, para que seja providenciada sua substituição.
7.2 Responsabilidades do Fiscal de Contratos:
O Fiscal do contrato, por força de atribuições formalmente estatuídas, tem particulares
deveres que, se não cumpridos, poderão resultar em responsabilização civil, penal e
administrativa.
As sanções administrativas poderão cumular-se com as sanções civis e penais, sendo
independentes entre si.
No que se refere à responsabilidade penal, esta abrange os crimes e as
contravenções imputadas ao servidor nessa qualidade. Se a comissão de sindicância
ou de processo administrativo disciplinar concluir que a infração constitui ilícito penal,
os autos serão encaminhados ao Ministério Público. São ilícitos praticados em
desfavor da Administração Pública: improbidade administrativa, aplicação irregular de
dinheiro público, lesão aos cofres públicos e dilapidação nacional e corrupção.
8 NOTAS FISCAIS / FATURAS / RECIBOS PARA PAGAMENTO
Executado o objeto do contrato, a nota fiscal ou documento equivalente deverá ser
recebida pelo Fiscal do contrato para fins de conferência, aprovação e recebimento
dos bens e/ou serviços, devendo a mesma ser atestada por dois ou três servidores,
devidamente identificados (nome legível, MASP, assinatura e carimbo) observada a
legislação vigente, bem como o princípio da segregação de funções.
Deverá estar acompanhada da respectiva nota fiscal ou documento equivalente, cópia
dos comprovantes de regularidade fiscal da contratada, quando necessário ou
previsto em contrato.
Em se tratando de contratações de serviços técnicos especializados, consultorias,
obras e/ou fornecimento de bens e serviços, que exijam manifestação técnica quanto
ao resultado apresentado, deverá ser anexado à nota fiscal ou documento equivalente,
26
parecer da área demandante, aprovado pela autoridade competente, atestando que os
mesmos foram efetivamente entregues ou realizados de forma satisfatória.
O Fiscal enviará formalmente à DCC toda documentação entregue pela contratada,
no prazo de até 02 (dois) dias úteis para providências de quitação da mesma,
juntamente com parecer técnico, quando couber, para fins de controle da execução
contratual e posterior envio à DCFA, que providenciará no Portal de Compras o
cadastro das notas e as especificações de empenho, reforço, anulação,
cancelamento, dentre outros e no Sistema Integrado de Administração Financeira -
SIAFI os registros financeiros e contábeis.
Compete a DCC a abertura do Processo de Pagamento para cada exercício
financeiro, referente aos contratos celebrados com a Sede do Sisema, composta dos
seguintes documentos: contrato, termos aditivos, nota de empenho, ato de
designação do fiscal, Declaração de Disponibilidade de Crédito Orçamentário, emitida
pela DIPLO para o ano corrente.
Quando se tratar de fatura/nota fiscal de telefonia, água, luz, IPTU, ou seja,
serviços fornecidos sem cobertura contratual, a mesma deverá ser
encaminhada formalmente pela área gestora, diretamente à DCFA com a
antecedência mínima de 04 (quatro) dias úteis do seu vencimento, para
providências de pagamento.
Caso a fatura/nota fiscal seja encaminhada fora do prazo supracitado, não havendo
possibilidade de efetuar o pagamento na data aprazada, a mesma será restituída ao
fiscal para as providências necessárias à prorrogação do prazo de vencimento.
8.1 Estágios da Execução Orçamentária e Financeira
A despesa contratual é executada em três etapas, sendo dividida de seguinte forma:
1º Estágio: O Empenho
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“O empenho da despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o
estado obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição”. (art.
58 da lei Federal nº 4.320/1964)
É vedada a realização de despesa sem prévio empenho. (art. 60 da Lei Federal nº
4.320/1964).
Será feito por estimativa o empenho da despesa cujo montante não se possa
determinar. (§ 2º do art. 60 da Lei Federal nº 4.320/1964)
É permitido o empenho global de despesas contratuais e outras sujeitas a
parcelamento. (§ 3º do art. 60 da Lei Federal nº 4.320/1964).
Para cada registro de empenho será extraído um documento denominado ‘Nota de
Empenho’ que indicará o nome do credor, a especificação e a importância da
despesa, bem como a dedução desta do saldo da dotação própria. (art. 61 da Lei
federal nº4.320/1964)
Os créditos serão utilizados mediante empenho:
Ordinário – quando se tratar de despesa de valor determinado e o pagamento
deva ocorrer de uma só vez;
Estimativo – quando se tratar de despesa cujo montante não se possa
determinar;
Global – quando se tratar de despesa contratual e outra de valor determinado,
sujeitas a parcelamento”.
O empenho importa deduzir seu valor da dotação adequada à despesa a realizar, por
força do compromisso assumido, não podendo exceder o saldo da dotação.
São finalidades do empenho:
Firmar um compromisso. Por isso é sempre prévio em relação à despesa;
28
Dar garantia de que os recursos utilizados serão apropriados às despesas, pois
dele consta da classificação orçamentária;
Assegurar que o crédito próprio comporte a despesa. Depois da sua emissão,
o saldo disponível para assumir novos compromissos fica diminuído de seu
valor;
Servir de base à liquidação da despesa;
Contribuir para assegurar a validade dos contratos, convênios e outros ajustes
financeiros, mediante sua indicação obrigatória em uma das cláusulas
essenciais desses termos.
2º Estágio: A Liquidação
A Liquidação é o segundo estagio da execução da despesa e se caracteriza pela
entrega da obra, bens, materiais e serviços, objeto do contrato com o fornecedor.
Esta etapa consiste na verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base os
títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito.
Essa verificação tem por fim apurar:
A origem e o objeto do que se deve pagar;
A importância exata a pagar;
A quem se deve pagar a importância, para extinguir a obrigação.
A liquidação da despesa – inclusive daquela inscrita em restos a pagar – deverá ser
feita quando do recebimento do material, da execução da obra ou da prestação do
serviço, com base:
No contrato, convênio, acordo ou ajuste, se houver;
No empenho da despesa;
Em nota fiscal ou documento equivalente;
3º Estágio: O Pagamento
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O pagamento é o último estágio da despesa pública. É realizado após a devida
liquidação, efetivando o pagamento ao ente responsável pela prestação do serviço ou
fornecimento do bem, recebendo a devida quitação. Caracteriza-se pela emissão da
Ordem de Pagamento bancária em favor do credor.
8.2 Demais formas de quitação de despesa
Despesa em Restos a Pagar
Consideram-se restos a pagar as despesas empenhadas e não pagas até o dia 31 de
dezembro, distinguindo-se as processadas das não processadas.
Processadas: Despesa empenhada e liquidada até o encerramento do
exercício, porem sem emissão de ordem de pagamento no respectivo
exercício;
Não Processadas: Despesa empenhada e não liquidada dentro do exercício.
A despesa Não Processada é executada no exercício subsequente
Serão automaticamente inscritas em restos a pagar, no encerramento do exercício, as
despesas empenhadas, liquidadas e não pagas, desde que:
1 - vigente o prazo para cumprimento da obrigação assumida pelo credor, indicado na
nota de empenho;
2 - vencido o prazo de que trata o subitem anterior, mas esteja em curso a liquidação
da despesa, ou seja, de interesse da Administração exigir cumprimento da obrigação
assumida pelo credor;
3 - se destinem a atender transferências a instituições públicas ou privadas;
4 - correspondam a compromissos assumidos no exterior.
A inscrição de despesa em restos a pagar terá validade até 31 de dezembro do ano
subseqüente, quando será automaticamente cancelada. Permanecerá em vigor, no
entanto, o direito do credor por cinco anos, a partir da data de inscrição.
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8.3 Despesa de Exercício Anterior - DEA
“As despesas de exercícios encerrados, para as quais o orçamento respectivo
consignava crédito próprio, com saldo suficiente para atendê-las, que não se tenham
processado na época própria, bem como os restos a pagar com prescrição
interrompida e os compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício
correspondente, poderão ser pagos à conta de dotação específica consignada no
orçamento, discriminada por elementos, obedecida, sempre que possível, a ordem
cronológica”. (Art. 37 da Lei Federal nº 4.320/1964)
O reconhecimento da dívida a ser paga a conta de despesas de exercícios anteriores
cabe à autoridade competente para empenhá-la, devendo o processo conter, no
mínimo, os seguintes elementos:
Importância a pagar;
Nome, CPF ou CNPJ e endereço do credor;
Data do vencimento do compromisso;
Causa da inobservância do empenho, se for o caso.
“A autorização de pagamento de despesas de exercícios anteriores deverá ser dada
no próprio processo de reconhecimento de dívida”. (IN/DTN nº 10/91)
9 TERMOS ADITIVOS
Termo Aditivo é o instrumento utilizado para formalizar as alterações nos contratos
administrativos, previstas em lei, tais como acréscimos ou supressões no quantitativo
de produtos e metas, prorrogações de prazos, entre outros, sendo vedada qualquer
alteração do objeto contratado.
31
9.1 Tipos de alterações contratuais
Os contratos poderão ser alterados desde que haja interesse da Administração, e
para atender ao interesse público. Para que as alterações sejam consideradas válidas
devem ser justificadas por escrito e previamente autorizadas pela autoridade
competente para celebrar o contrato.
As alterações podem ser unilaterais ou por acordo entre as partes.
9.1.1 Alterações Unilaterais
A alteração unilateral pode ocorrer nas seguintes situações:
Alteração qualitativa: quando a Administração necessitar modificar o projeto ou
as especificações para melhor adequação técnica aos seus objetivos.
Alteração quantitativa: quando for necessária a modificação do valor do
contrato em razão do acréscimo ou diminuição nos quantitativos do seu objeto,
nos limites da Lei.
9.1.2 Alterações por Acordo entre as Partes
As Alterações por acordo, nos termos do Art. 65 da Lei Federal nº8.666/1993, podem
ocorrer nas seguintes situações:
Quando for conveniente substituir a garantia efetuada para execução do
contrato;
Quando for necessária a modificação do regime de execução da obra ou
serviços ou do fornecimento;
Quando for necessária modificação da forma de pagamento, por imposição de
circunstâncias que surgirem após a assinatura do contrato, devendo ser
mantido seu valor inicial atualizado;
32
Quando for necessário restabelecer as relações inicialmente pactuadas,
objetivando a manutenção do equilíbrio econômico-financeiro inicial do
contrato.
9.2 Modificações permitidas por Termo Aditivo
Com exceção do objeto contratado, o termo aditivo permite alterações contratuais
relativas à prorrogação de prazo de entrega, vigência, acréscimo ou supressão de
valor, inclusão ou adequação de dotação orçamentária, alteração de representante,
entre outras.
9.2.1 Aditamento de prazo e/ou vigência
A duração dos contratos regidos pela Lei Federal nº8.666/1993 ficará adstrita à
vigência dos respectivos créditos orçamentários, exceto quanto aos relativos:
Aos projetos cujos produtos estejam contemplados nas metas estabelecidas no
Plano Plurianual, os quais poderão ser prorrogados se houver interesse da
Administração e desde que isso tenha sido previsto no ato convocatório;
À prestação de serviços a serem executados de forma contínua, que poderão
ter a sua duração prorrogada por iguais e sucessivos períodos com vistas a
obtenção de preços e condições mais vantajosas para a Administração,
limitada a sessenta meses.
Ao aluguel de equipamentos e à utilização de programas de informática,
podendo a duração estender-se pelo prazo de até 48 (quarenta e oito) meses
após o início da vigência do contrato.
Os prazos de início de etapas de execução, de conclusão e de entrega admitem
prorrogação, mantidas as demais cláusulas do contrato e assegurada a manutenção
de seu equilíbrio econômico-financeiro, desde que ocorra algum dos seguintes
motivos, devidamente autuados em processo:
33
alteração do projeto ou especificações, pela Administração;
superveniência de fato excepcional ou imprevisível, estranho à vontade
das partes que altere fundamentalmente as condições de execução do
contrato;
interrupção da execução do contrato ou diminuição do ritmo de trabalho
por ordem e no interesse da Administração;
aumento das quantidades inicialmente previstas no contrato, nos limites
permitidos por esta Lei;
impedimento de execução do contrato por fato ou ato de terceiro reconhecido
pela Administração em documento contemporâneo à sua ocorrência;
omissão ou atraso de providências a cargo da Administração, inclusive
quanto aos pagamentos previstos de que resulte, diretamente, impedimento ou
retardamento na execução do contrato, sem prejuízo das sanções legais
aplicáveis aos responsáveis.
Em caráter excepcional, devidamente justificado e mediante autorização da
autoridade superior, o prazo de que trata o inciso II do Art. 57 da Lei
supracitada, poderá ser prorrogado em até doze meses.
9.2.2 Acréscimos ou Supressões
Com fulcro no Art. 65 da lei Federal nº 8.666/1993, a administração pode alterar o
contrato quando forem necessários acréscimos ou supressões nas compras, obras ou
serviços, desde que respeitados os seguintes limites:
Para compras, obras ou serviços: acréscimos ou supressões de até 25% do
valor atualizado do contrato.
Para reforma de edifício ou equipamento: acréscimos até o limite de 50% do
valor atualizado do contrato.
Acima desses percentuais, somente são permitidas supressões desde que resultante
de acordo celebrado entre as partes.
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De acordo com a Lei Federal nº8.666/1993, o contratado é obrigado a aceitar, nas
mesmas condições do contrato original, acréscimos ou supressões, respeitados os
limites admitidos.
Diante da necessidade de acrescer ou suprimir quantidade de algum item do contrato,
a Administração deve considerar o valor inicial atualizado do item para calcular o
acréscimo ou a supressão pretendida.
9.2.3 Equilíbrio Econômico-Financeiro
O equilíbrio econômico-financeiro consiste na manutenção das condições de
pagamento inicialmente estabelecidas no contrato, a fim de que se mantenha estável
a relação entre as obrigações do contratado e a retribuição da Administração, para a
justa remuneração da obra, serviço ou fornecimento.
O reequilíbrio econômico-financeiro do contrato se justifica nas seguintes ocorrências:
Fato imprevisível, ou previsível, porém de consequências incalculáveis,
retardadores ou impeditivos da execução do que foi contratado.
Caso de força maior, caso fortuito ou fato do príncipe, configurando álea
econômica (probabilidade de perda concomitante à probabilidade de lucro)
extraordinária e extracontratual.
Para que possa ser autorizado e concedido o reequilíbrio econômico-financeiro do
contrato, normalmente pedido pelo contratado, deverá ser verificado:
Os custos dos itens constantes da proposta contratada com a planilha de
custos que acompanha o pedido de reequilíbrio;
A ocorrência de fato imprevisível, ou previsível, porém de conseqüências
incalculáveis, que justifique as modificações do contrato para mais ou para
menos.
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O reequilíbrio econômico-financeiro não está vinculado a qualquer índice,
ocorre quando for necessário o restabelecimento da relação econômica que as
partes pactuaram inicialmente.
9.2.4 Reajuste de Preços
Em contratos com prazo de duração igual ou superior a um ano (contratos
plurianuais), é admitida cláusula com previsão de reajuste de preços. O reajuste dos
preços contratuais só pode ocorrer quando a vigência do contrato ultrapassar 12
(doze) meses, contados a partir da data limite para apresentação da proposta.
De acordo com a Lei Federal nº 10.192, de 14/02/2001, são nulos de pleno direito
qualquer expediente que, na apuração do índice de reajuste, produzam efeitos
inferiores a 12 (doze) meses.
A Resolução Conjunta SEPLAG/SEF Nº 8898, de 14 de junho de 2013, fixa o Índice
de Preços ao Consumidor Amplo – IPCA - como o índice padrão para reajuste do
contrato e para atualização monetária das cauções em dinheiro recebidas como
garantia contratual nos contratos celebrados por órgão ou entidade do Poder
Executivo dependente de recursos do Tesouro Estadual.
9.2.5 Repactuação
A repactuação é uma forma de negociação entre a Administração e a contratada, que
visa à adequação dos preços contratuais aos novos preços de mercado. Não está
vinculada a qualquer índice.
Somente os contratos que tenham por objeto a prestação de serviços de natureza
contínua podem ser repactuados.
Para repactuação de preços deve ser apresentada demonstração analítica da
variação dos componentes dos custos do contrato, devidamente justificada.
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A repactuação que vise aumentar a despesa não é permitida antes de decorrido, pelo
menos, 01 (um) ano de vigência do contrato.
9.3 Tramitação para a celebração do Termo Aditivo
A DCC notificará a área demandante e/ou Fiscal do contrato, com antecedência de no
mínimo 90 (noventa) dias quanto ao encerramento do prazo de vigência, ou se
alcançados 80% (oitenta por cento) da execução do saldo físico-financeiro, para fins
de manifestação em até 10 (dez) dias úteis após o recebimento da notificação, quanto
à necessidade de aditamento de prazo e/ou valor.
Havendo a necessidade de aditamento contratual, independentemente da existência
de notificação formal pela DCC, a área demandante formalizará solicitação àquela
diretoria, composta da seguinte documentação, observada a ordem cronológica dos
atos:
I. Manifestação formal de interesse da contratada quanto ao aditamento;
II. Pesquisa de mercado contendo 03 (três) orçamentos/propostas, sendo 01(um)
da empresa contratada e 02 (dois) para comprovar a conformidade dos preços
praticados pela empresa em relação aos de mercado;
III. Formulário de Declaração de Crédito Orçamentário emitido pela DIPLO e
aprovado pelo ordenador de despesa, na Sede. Nas Unidades Administrativas
Regionais, pelo ordenador de despesas e pelo Diretor Regional de Apoio
Operacional da respectiva SUPRAM ou Chefe do Escritório Regional do IEF,
respeitando o princípio da segregação de função;
IV. Nota técnica contendo:
a) Justificativa fundamentada quanto à necessidade do aditamento;
b) Convalidação da pesquisa de mercado apresentada;
c) Assinatura e identificação explícita do fiscal do contrato, da área demandante,
ordenador de despesas e da Autoridade Competente.
Nos casos de alteração contratual que envolva o reajustamento de preços, com base
nos índices legais, estipulados ou não no contrato inicial, a solicitação de reajuste
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deverá ser encaminhada pelo fiscal do contrato à DCFA, para emissão de Nota
Técnica contendo memória de cálculo e certificação do valor a ser reajustado.
De posse da documentação acima mencionada, a DCC elaborará a minuta do Termo
Aditivo e encaminhará para a respectiva Unidade Jurídica para análise e chancela.
A Unidade Jurídica encaminhará o processo com as 03 (três) vias do Termo
devidamente chanceladas à DCC, que providenciará a assinatura do instrumento
pelas partes e testemunhas.
Colhidas as assinaturas, a DCC encaminhará uma das vias do Termo Aditivo à
Unidade Jurídica para publicação do extrato no Diário Oficial do Estado, cuja cópia
deverá ser anexada aos autos.
10 TERMO DE APOSTILAMENTO
Termo de Apostilamento é o registro administrativo que pode ser feito no termo de
contrato, ou nos demais instrumentos hábeis que o substituem, normalmente no verso
da última página do contrato, ou ainda pode ser efetuado por meio de juntada de
outro documento ao termo de contrato ou aos demais instrumentos hábeis.
O registro por termo de apostilamento pode ser utilizado nos seguintes casos:
Variação do valor contratual decorrente de reajuste previsto no contrato;
Atualizações do valor contratual;
Compensações ou penalizações financeiras decorrentes das condições de
pagamento;
Empenho de dotações orçamentárias suplementares, até o limite do seu valor
corrigido.
11 TERMO DE RESCISÃO
A inexecução total ou parcial do contrato pode acarretar a sua rescisão, com as
consequências estabelecidas no próprio contrato e previstas em lei ou regulamento.
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São motivos para rescisão do contrato, dentre outros, conforme Art.78 da Lei Federal
nº8.666/1993:
O não cumprimento ou cumprimento irregular de cláusulas contratuais,
especificações, projetos ou prazos;
A lentidão do seu cumprimento, levando a Administração a comprovar a
impossibilidade da conclusão da obra, do serviço ou do fornecimento, nos
prazos estipulados;
O atraso injustificado no início da obra, serviço ou fornecimento;
A paralisação da obra, do serviço ou do fornecimento, sem justa causa e prévia
comunicação à Administração;
A subcontratação total ou parcial do seu objeto, a associação do contratado
com outrem, a cessão ou transferência, total ou parcial, da execução do objeto,
bem como a fusão, cisão ou incorporação da contratada, quando não admitida
no ato convocatório e no contrato;
O desatendimento das determinações regulares da autoridade designada para
acompanhar e fiscalizar a sua execução, assim como as de seus superiores;
O cometimento reiterado de faltas na sua execução;
A decretação de falência ou a instauração de insolvência civil;
A dissolução da sociedade ou o falecimento do contratado;
A alteração social, a modificação da finalidade ou da estrutura da empresa, que
prejudique a execução do contrato;
Razões de interesse público de alta relevância e amplo conhecimento,
justificadas e determinadas pela máxima autoridade da esfera administrativa a
que está subordinada à contratante e exaradas no processo administrativo a
que se refere o contrato;
A supressão, por parte da Administração, de obras, serviços ou compras,
acarretando modificação do valor inicial do contrato além do limite permitido;
A suspensão de sua execução, por ordem escrita da Administração, por prazo
superior a 120 (cento e vinte) dias, salvo em caso de calamidade pública, grave
perturbação da ordem interna ou guerra, ou ainda por repetidas suspensões
que totalizem o mesmo prazo, independentemente do pagamento obrigatório
39
de indenizações pelas sucessivas e contratualmente imprevistas
desmobilizações e mobilizações, e outras previstas, assegurando ao
contratado, nesses casos, o direito de optar pela suspensão do cumprimento
das obrigações assumidas até que seja normalizada a situação;
O atraso superior a 90 (noventa) dias dos pagamentos devidos pela
Administração, decorrentes de obras, serviços ou fornecimento, ou parcelas
deste, já recebidos ou executados, salvo em caso de calamidade pública,
grave perturbação da ordem interna ou guerra, assegurado ao contratado o
direito de optar pela suspensão o cumprimento de suas obrigações até que
seja normalizada a situação.
12 TERMO DE ENCERRAMENTO
Concluído e entregue todo objeto contratado, bem como, certificadas todas as
obrigações de pagamento, o contrato deve ser encerrado no Portal de Compras, por
meio de termo de encerramento, conforme modelo no Anexo II, e, em seguida,
enviado para arquivamento.
13 CONCEITOS GERAIS
Adimplente: Cumprimento, em tempo hábil, das obrigações contratuais pelo
contratante ou convenente.
Administrador Público: Pessoa encarregada pela gestão de negócios públicos.
Administração Financeira: Ação de gerenciar as finanças públicas ou privadas.
Anulação do Empenho: Cancelamento total ou parcial de importância empenhada.
Ativo: Bens, direitos e valores pertencentes a uma empresa ou pessoa. Exemplo:
imóveis, dinheiro aplicado, ações, jóias etc.
Autarquia: Entidade administrativa autônoma, descentralizada da Administração
pública, criada por lei, com personalidade jurídica de direito público, patrimônio
próprio e atribuições específicas para realizar os fins que a lei lhe determinar.
40
Bens Comuns: Bens cujos padrões de desempenho e qualidade possam ser
objetivamente definidos pelo edital, por meio de especificações usuais no mercado.
Cadastro de Fornecedores: Cadastramento dos prestadores de serviços e/ou
fornecedores de material ao serviço público.
Colaborador Eventual: Pessoa que presta serviço para a Administração Pública, em
caráter eventual, sem vínculo com nenhum órgão da esfera pública. O colaborador
eventual não possui matrícula, sendo identificado pelo CPF ou, se estrangeiro, pelo
passaporte.
Compra: Toda aquisição remunerada de bens e/ou serviços para fornecimento de
uma só vez ou parceladamente.
Concorrência: Modalidade de licitação entre quaisquer interessados que, na fase de
habilitação preliminar, comprovem possuir os requisitos mínimos de qualificação
exigidos no edital da licitação para a execução de seu objeto.
Concurso: Modalidade de licitação entre quaisquer interessados, para a escolha de
trabalho técnico, científico ou artístico, mediante a instituição de prêmio aos
vencedores.
Conta Contábil: É a célula básica de informação do SIAFI. Assim, as contas
contábeis, que juntas representam a relação de contas, modelam os atos e fatos
administrativos registrados no SIAFI.
Contrato: Acordo ou ajuste em que as partes tenham interesses diversos,
normalmente opostos, transferindo entre si algum direito ou se sujeitando a alguma
obrigação.
Convite: Modalidade de licitação entre interessados dos ramos pertinentes ao seu
objeto, cadastrados ou não, escolhidos e convidados em número mínimo de três pela
unidade administrativa, desde que o montante do fornecimento não exceda ao valor
fixado em lei. O edital deve ser afixado em local apropriado e a extensão do convite é
obrigatória aos interessados cadastrados que se manifestarem até vinte e quatro
horas antes do prazo para apresentação das propostas.
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Cotação eletrônica de preços: A cotação eletrônica é um procedimento simplificado
adotado para compras de pequeno valor, que são dispensadas de licitação.
Crédito Adicional: Autorização de despesa não-computada ou insuficientemente
dotada na lei de orçamento. Classifica-se em suplementar (destinado a reforço de
dotação orçamentária), especial (destinados a despesas para as quais não haja
dotação orçamentária específica) e extraordinário (destinados a despesas urgentes e
imprevistas).
Data Base: Data inicial, estabelecida no contrato, para cálculo da variação do índice
de custos ou preços.
Despesa Empenhada: Valor do crédito orçamentário ou adicional utilizado para fazer
face a compromisso assumido.
Despesa Pública: É o gasto autorizado no orçamento para atendimento às
finalidades do estado, isto é, o que pode ser realizado pelo governo.
Despesas Correntes: As realizadas com a manutenção dos equipamentos e com o
funcionamento dos órgãos.
Despesas de Capital: As realizadas com o propósito de formar e/ou adquirir ativos
reais, abrangendo, entre outras ações, o planejamento e a execução de obras, a
compra de instalações, equipamentos, material permanente, títulos representativos do
capital de empresas ou entidades de qualquer natureza, bem como as amortizações
de dívida e concessões de empréstimos.
Despesas de Custeio: As necessárias à prestação de serviços e à manutenção da
ação da administração como, por exemplo, o pagamento de pessoal, de material de
consumo e a contratação de serviços de terceiros.
Despesas de Exercícios Anteriores: Dívidas reconhecidas, resultantes de
compromissos gerados em exercícios financeiros anteriores àquele em que deva
ocorrer o pagamento, que, por motivo de força maior, não foram objeto de empenho.
Dispensa de Licitação: Modalidade de contratação direta, mediante licitação
dispensada ou licitação dispensável.
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Dotação: Limite de crédito consignado na lei de orçamento ou crédito adicional, para
atender determinada despesa.
Edital de licitação: Documento através do qual a instituição compradora estabelece
todas as condições da licitação que será realizada e divulga todas as características
do bem ou serviço que será adquirido/contratado
Elemento de Despesa: Desdobramento da despesa com pessoal, material, serviços,
obras e outras meios de que se serve a administração pública para a consecução dos
seus fins.
Empenho da Despesa: Ato emanado de autoridade competente, que cria para o
estado a obrigação de pagamento pendente ou não de implemento de condição; a
garantia de que existe o crédito necessário para a liquidação de um compromisso
assumido; é o primeiro estágio da despesa pública
Empresa Pública: Entidade empresarial, com personalidade jurídica de direito
privado e participação única do Poder Público no seu capital e direção, na forma da
lei. É pessoa jurídica de direito privado, sem privilégios estatais, salvo as
prerrogativas que a lei especificar em cada caso particular, para a realização das
atividades desejadas pelo Poder Público
Execução Financeira: Utilização dos recursos financeiros visando atender à
realização dos subprojetos e/ou subatividades, atribuídos às unidades orçamentárias.
Execução Orçamentária da Despesa: Utilização dos créditos consignados no
Orçamento Geral do Estado e nos créditos adicionais, visando à realização dos
subprojetos e/ou subatividades atribuídos às unidades orçamentárias.
Exercício Financeiro: Período correspondente à execução orçamentária. No Brasil,
coincide com o ano civil.
Gestão: Ato de gerenciar a parcela do patrimônio público, sob a responsabilidade de
uma determinada unidade. Aplica-se o conceito de gestão a fundos, entidades
supervisionadas e a outras situações em que se justifique a administração distinta.
Gestor: Quem gerencia ou administra negócios, bens ou serviços.
Homologação: Ato que certifica a justeza dos atos praticados anteriormente.
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Inexigibilidade de licitação: Modalidade que a Lei de Licitações desobriga a
Administração de realizar o procedimento licitatório, por inviabilidade de competição.
Se não há competidores, não é necessária a licitação. As contratações mais comuns
são aquelas em que a Administração só encontra um fornecedor ou o representante
comercial é exclusivo. A lista prevista na lei é apenas exemplificativa
Lei de Diretrizes Orçamentárias (LDO): Lei que compreende as metas e prioridades
da Administração Pública Estadual, incluindo as despesas de capital para o exercício
financeiro subseqüente, orienta a elaboração da Lei Orçamentária Anual, dispõe
sobre as alterações na legislação tributária e estabelece a política de aplicação das
agências financeiras oficiais de fomento.
Lei de Licitações: Lei Federal nº 8.666, de 1993, que regulamenta o art. 37, inciso
XXI, da Constituição Federal e institui normas para licitações e contratos da
Administração Pública e dá outras providências.
Lei de Responsabilidade Fiscal: Define as responsabilidades e deveres do
administrador público em relação aos orçamentos da União, dos Estados e dos
Municípios, bem como os limites de gastos com pessoal, proibindo a criação de
despesas de duração continuada sem uma fonte segura de receitas. Introduziu
restrições orçamentárias na legislação brasileira e criou a disciplina fiscal para os três
poderes, Executivo, Legislativo e Judiciário. Lei Complementar Nº 101, de 04 de Maio
de 2000.
Lei Orçamentária Anual (LOA): Lei especial que contém a discriminação da receita e
da despesa pública, de forma a evidenciar a política econômica financeira e o
programa de trabalho do governo, obedecidos os princípios de unidade,
universalidade e anualidade.
Leilão: Modalidade de licitação entre quaisquer interessados para a venda de bens
inservíveis para a administração ou de produtos legalmente apreendidos, a quem
oferecer maior lance, igual ou superior ao da avaliação.
Licitação: Processo pelo qual o poder público adquire bens e/ou serviços destinados
à sua manutenção e expansão. São modalidades de licitação: convite, tomada de
preços, concorrência pública, leilão e concurso público e Pregão.
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Licitação Anulada: Licitação em que a autoridade competente anulou por ilegalidade,
de ofício ou por provocação de terceiros, mediante parecer escrito e devidamente
fundamentado.
Licitação Deserta: É aquela que nenhum proponente interessado comparece ou por
ausência de interessados na licitação. Neste caso, torna-se dispensável a licitação
quando a Administração pode contratar diretamente, desde que demonstre
motivadamente existir prejuízo na realização de uma nova licitação e desde que
sejam mantidas todas as condições preestabelecidas em edital.
Licitação Dispensada: Modalidade que a Lei de Licitações desobriga expressamente
a Administração do dever de licitar (ex: alienações de bens imóveis e móveis
definidas no art.17, I, II, §2 e §4º da Lei Federal nº 8.666/1993).
Licitação Dispensável: Modalidade que a Lei de Licitações estabelece em lista
fechada as várias situações em que a licitação, embora possível, não é obrigatória. A
lista prevista na lei é exaustiva (art. 24 da Lei Federal nº 8.666/1993).
Licitação Fracassada: Caracteriza-se quando há licitantes presentes ao evento, mas
todas são inabilitadas ou todas as propostas são desclassificadas.
Licitação Revogada: Licitação que, por motivo de interesse público torna-se
inoportuna e/ou inconveniente para a Administração.
Licitante: Pessoa jurídica ou pessoa física que adquire o edital e seus elementos
constitutivos/anexos e participa da licitação.
Licitante Vencedora: Pessoa jurídica ou pessoa física habilitada no procedimento
licitatório e detentora da proposta mais vantajosa, a quem for adjudicado o objeto da
licitação.
Liquidação da Despesa: Verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base
os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito.
Material de Consumo: Aquele cuja duração é limitada a curto lapso de tempo.
Exemplos: artigos de escritório, de limpeza e higiene, material elétrico e de
iluminação, gêneros alimentícios, artigos de mesa, combustíveis etc..
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Material Permanente: Aquele de duração superior a dois anos. Exemplos: mesas,
máquinas, tapeçaria, equipamentos de laboratórios, ferramentas, veículos,
semoventes etc..
Modalidade de Licitação: Concorrência, Tomada de Preços, Convite, Concurso,
Leilão, previstas no art. 22 da Lei Federal nº 8.666/1993 e Pregão, prevista na Lei nº
10.520/2002.
Natureza da Despesa: Os artigos 12 e 13 da Lei Federal nº 4.320/1964, tratam da
classificação da despesa por categoria econômica e elementos. Assim como no caso
da receita, o art. 8o estabelece que os itens da discriminação da despesa
mencionados no art. 13 serão identificados por números de código decimal, na forma
do Anexo IV dessa Lei, atualmente consubstanciados no Anexo II da Portaria
Interministerial nº 163, de 2001. O conjunto de informações que formam o código é
conhecido como classificação por natureza de despesa e informa a categoria
econômica, o grupo a que pertence, a modalidade de aplicação e o elemento.
Nota de Empenho: Registro de eventos vinculados ao comprometimento da despesa,
na base do empenho.
Nota de Lançamento: Registro da apropriação/liquidação de receitas e despesas,
bem como de outros eventos, inclusive os relativos a entidades supervisionadas.
Obra: Construção, reforma ou ampliação de bens imóveis realizada por execução
direta ou indireta.
Orçamento Público: Lei de iniciativa do Poder Executivo que estima a receita e fixa a
despesa da administração pública. É elaborada em um exercício para depois de
aprovada pelo Poder Legislativo, vigorar no exercício seguinte.
Ordenador de Despesa: Qualquer autoridade de cujos atos resultem emissão de
empenho, autorização de pagamento, suprimento ou dispêndio de recursos do Estado
ou pelos quais responda.
Outras Despesas Correntes: Despesas com a manutenção e funcionamento da
máquina administrativa do governo, tais como: aquisição de pessoal, material de
consumo, pagamento de serviços prestados por pessoa física sem vínculo
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empregatício ou pessoa jurídica independente da forma contratual, e outras não
classificadas nos demais grupos de despesas correntes.
Pagamento: Último estágio da despesa pública. Caracteriza-se pela emissão do
cheque ou ordem bancária em favor do credor.
Pessoal e Encargos Sociais: Despesa com o pagamento pelo efetivo serviço
exercido de cargo/emprego ou função no setor público quer civil ou militar, ativo ou
inativo, bem como as obrigações de responsabilidade do empregador.
Plano Plurianual: é o instrumento normatizador do planejamento da administração
pública de médio prazo. É a referência para a formulação dos programas
governamentais do quadriênio, orientando acima de tudo as proposições de diretrizes
orçamentárias e as leis orçamentárias anuais. O PPAG define qual será o escopo de
atuação do Estado para um período de quatro anos, ou seja, define os programas e
ações de governo, com suas respectivas metas físicas e orçamentárias, que serão
executados durante esse período.
Pregão: modalidade de licitação em que a disputa pelo fornecimento de bens ou
serviços comuns é feita em sessão pública, por meio de propostas de preços escritas
e lances verbais ou via Internet.
Pregão Eletrônico: Modalidade de pregão que utiliza tecnologia da informação. O
fornecimento de lances é feito somente pela internet.
Pregão Presencial: Modalidade de pregão com a presença do licitante, para
possibilitar o fornecimento de lances verbais.
Projeto: Instrumento cuja programação deve ser articulada e compatibilizada com
outros, para alcançar os objetivos de um programa, envolvendo um conjunto de
operações limitadas no tempo, das quais resulta um produto que concorre para a
expansão ou aperfeiçoamento da ação do governo.
Projeto Básico: Segundo a lei brasileira 8.666 de 21 de junho de 1993, é o conjunto
de elementos necessários e suficientes, com nível de precisão adequado, para
caracterizar a obra ou serviço, ou complexo de obras ou serviços objeto da licitação,
elaborado com base nas indicações dos estudos técnicos preliminares, que
assegurem a viabilidade técnica e o adequado tratamento do impacto ambiental do
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empreendimento, e que possibilite a avaliação do custo da obra e a definição dos
métodos e do prazo de execução.
Projeto Executivo: Conjunto dos elementos necessários e suficientes à execução
completa da obra.
Proposta Orçamentária: Previsão da receita e despesa para um exercício, com os
respectivos quadros e justificativas.
Receita: Recursos auferidos na gestão, a serem computados na apuração do
resultado do exercício, desdobrados nas categorias econômicas de correntes e de
capital.
Sistema Integrado de Administração Financeira de Minas Gerais (SIAFI):
Modalidade de acompanhamento das atividades relacionadas com a administração
financeira dos recursos do Estado, que busca a gestão eficiente dos recursos públicos
do Estado, mediante a integração automatizada dos processos de elaboração e
execução orçamentária, administração e execução financeira, registros contábeis e
gestão do patrimônio público.
Suprimento de Fundos: Instrumento de execução ao qual pode recorrer o ordenador
de despesas para, por meio de servidor subordinado, realizar despesas que, a critério
da administração e consideradas as limitações previstas em lei, não possam ou não
devam ser realizadas por via bancária.
Termo Aditivo: Instrumento elaborado com a finalidade de alterar cláusulas de
contratos, convênios ou acordos firmados pela administração pública.
Tipo de Licitação: Constituem tipos de licitação, exceto na modalidade concurso: I -
a de menor preço - quando o critério de seleção da proposta mais vantajosa para a
Administração determinar que será vencedor o licitante que apresentar a proposta de
acordo com as especificações do edital ou convite e ofertar o menor preço; II - a de
melhor técnica; III - a de técnica e preço, e IV - a de maior lance ou oferta - nos casos
de alienação de bens ou concessão de direito real de uso.
Tomada de Preços: Modalidade de licitação realizada entre interessados
previamente cadastrados, observada a necessária qualificação.
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Unidade Gestora: Unidade orçamentária ou administrativa investida do poder de gerir
recursos orçamentários e financeiros, próprios ou sob descentralização.
Unidade Orçamentária: É a repartição da Administração Pública a quem o
orçamento do Estado consigna dotações específicas para a realização de seus
programas de trabalho.
Fonte: http://www3.transparencia.gov.br/TransparenciaPublica/glossario/
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14 ANEXOS
Anexo I
Ato de Designação de Fiscal de Contrato
ÓRGÃO CONTRATANTE ÁREA DEMANDANTE PROTOCOLO SIGED
Nº PROCESSO DE COMPRAS Nº DO CONTRATO
OBJETO DA CONTRATAÇÃO
Designação de Fiscal de Contrato
Em cumprimento do Art. 67 da Lei 8.666/93, o (Cargo da Autoridade Competente. Ex. Diretor /
Presidente) do (Nome do órgão/entidade) , o Senhor (Nome da Autoridade Competente, no uso de
suas atribuições, DESIGNA, como fiscal do contrato acima mencionado, o (a) servidor (a)
_________________________________________, registrado no MASP nº ________________ e
lotado (a) na (o)________________________________________________, devendo representar a
Instituição perante o contratado, monitorando e orientando a execução do objeto pactuado, se
comprometendo a:
a) Ler atentamente o contrato e anotar de forma organizada, em registro próprio e em ordem cronológica, todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato conforme o disposto nos §§ 1º e 2º do art. 67 da Lei nº 8.666 de 1993;
b) Conferir o cumprimento do objeto e demais obrigações pactuadas, especialmente o atendimento à sua especificação e garantia, bem como os prazos fixados no contrato e, se for o caso, visitar o local onde o contrato esteja sendo executado, registrando os pontos críticos encontrados, inclusive com a produção de provas, datando, assinando e colhendo a assinatura de representante da contratada para instruir possível procedimento de sanção contratual;
c) Comunicar a Diretoria de Convênios e Contratos (aplica-se no que couber a unidade administrativa da Unidade Regional Descentralizada) a respeito do descumprimento, pela contratada, de quaisquer das obrigações passíveis de aplicação de penalidades e/ou rescisão contratual;
d) Exigir que a contratada substitua os produtos/bens defeituosos, aqueles que estejam em desacordo com as especificações do objeto do contrato, com prazo de validade vencido ou por vencer em curto prazo de tempo, assegurando assim o recebimento definitivo, a guarda ou a utilização pelo contratante;
e) Exigir que a contratada refaça os serviços que estejam em desacordo com as especificações do objeto do contrato;
f) Receber, provisória e/ou definitivamente, o objeto do contrato sob sua responsabilidade, mediante recibo, assinado pelas partes e 2(duas) testemunhas,
g) Testar o funcionamento de equipamentos e registrar a conformidade em documento;
h) Conferir a nota fiscal, devendo a mesma ser atestada por dois ou três servidores, devidamente identificados (nome legível, MASP, assinatura e carimbo) observada a legislação vigente, bem como o princípio da segregação de funções. Deverá estar anexada à respectiva nota fiscal ou documento equivalente, cópia dos comprovantes de regularidade fiscal da contratada, quando
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necessário, ou previsto em contrato, bem como Relatório Técnico demonstrando que o produto/serviço foi entregue/executado em conformidade às exigências do contrato;
i) Encaminhar, após conferencia e ateste, a Nota Fiscal ou documento equivalente e seus anexos, à Diretoria de Convênios e Contratos (aplica-se no que couber a unidade administrativa da Unidade Regional Descentralizada);
j) Comunicar à Diretoria de Convênios e Contratos (aplica-se no que couber a unidade administrativa da Unidade Regional Descentralizada) eventual subcontratação da execução, sem previsão editalícia ou sem conhecimento da Administração;
k) Acompanhar o cronograma de execução dos serviços e entrega de bens, solucionando os problemas que porventura existirem durante a execução do contrato;
l) Comunicar e/ou solicitar à Diretoria de Convênios e Contratos (aplica-se no que couber a unidade administrativa da Unidade Regional Descentralizada) a necessidade de aditamento de prazo, com antecedência mínima de 60(sessenta) dias do término do contrato;
m) Elaborar nota técnica contendo as justificativas para a alteração contratual ( prorrogação do prazo de vigência, acréscimo ou decréscimo de quantidade/valor) e a autorização da autoridade competente da Instituição;
n) Realizar pesquisa de mercado em casos de aditamento de contrato, com no mínimo 3 (três) orçamentos, visando demonstrar a vantajosidade da contratação para a Administração Pública;
o) Comunicar seu desligamento à Autoridade Competente da Instituição a qual está vinculado, para que seja providenciada sua substituição.
Na ausência do servidor supra designado, fica designado(a) como suplente, o(a) Servidor(a)
_______________________________________________, MASP nº________________, lotado(a) na
(o) __________________________________.
(Município), ___ de______________ de ______.
_______________________________
Nome da Autoridade Competente Cargo da Autoridade
DECLARAÇÃO DE CIÊNCIA
Declaramos ciente da designação ora atribuída, e das funções a serem desempenhadas, para perfeita
execução do contrato.
________________________________
Fiscal Designado
Data: ____/_____/_____
________________________________
Suplente do Fiscal
Data: ____/_____/_____
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Anexo II
Termo de Encerramento Contratual
Dados Gerais:
Dados do Portal Processo de Compra Contrato
Contrato nº
Objeto
Contratante
Contratada
Vigência
Valores R$ Valor Global Valor Executado Saldo
Justificativa Saldo
CERTIFICAÇÃO GERAL
Por este instrumento, as partes acima identificadas resolvem registrar o encerramento do contrato em
epígrafe e ressaltar o que segue:
O presente contrato está sendo encerrado por motivo de ex: “Execução e cumprimento total do
objeto contratado”,
As partes concedem-se mutuamente plena, geral, irrestrita e irrevogável quitação de todas as
obrigações diretas e indiretas decorrentes deste contrato, não restando mais nada a reclamar de parte
a parte, exceto as relacionadas no parágrafo a seguir.
Não estão abrangidas pela quitação ora lançada e podem ser objeto de exigência ou responsabilização,
mesmo após o encerramento do vínculo contratual:
As obrigações relacionadas a processos iniciados de penalização contratual;
As garantias sobre bens e serviços entregues ou prestados, tanto legais quanto
convencionais;
A reclamação de qualquer tipo sobre defeitos ocultos nos produtos ou serviços entregues
ou prestados.
E assim tendo lido e concordado com todos os seus termos, firmam as partes o presente instrumento,
em duas vias iguais, para que surta seus efeitos jurídicos.
(Município), de de 2013.
___________________________
Nome do Fiscal do Contrato Nome do Setor
___________________________ Nome do Representante
Nome da empresa
___________________________ Autoridade Competente
Cargo / Órgão
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15 LEGISLAÇÕES APLICÁVEIS
Dentre as normas aplicáveis à matéria, destacamos:
Constituição da República Federativa do Brasil;
Constituição do Estado de Minas Gerais;
Lei Federal Complementar n.º 101/2000 – Estabelece normas de finanças
públicas voltadas para a responsabilidade na gestão fiscal e dá outras
providências;
Lei Federal n.º 4.320/1964 e alterações – Institui Normas Gerais de Direito
Financeiro para elaboração e controle dos orçamentos e balanços da União, dos
Estados , dos Municípios e do Distrito Federal;
Lei Federal n.º 8.666/1993 e alterações – Regulamenta o art. 37, inciso XXI, da
Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração
Pública e dá outras providências;
Lei Federal n.º 10.520/2002 - Institui, no âmbito da União, Estados, Distrito
Federal e Municípios, nos termos do art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal,
modalidade de licitação denominada pregão, para aquisição de bens e serviços
comuns, e dá outras providências;
Decreto Estadual n.º 37.924/1996 – Dispõe sobre a execução orçamentária e
financeira, estabelece normas gerais de gestão das atividades patrimonial e
contábil de órgãos e Entidades integrantes do poder executivo e dá outras
providências;
Resolução Conjunta SEPLAG/SEF n.º 8.898/2013 - Fixa o Índice de Preços ao
Consumidor Amplo – IPCA - como o índice padrão para reajuste do contrato e
para atualização monetária das cauções em dinheiro recebidas como garantia
contratual nos contratos celebrados por órgão ou entidade do Poder Executivo
dependente de recursos do Tesouro Estadual;
Lei Estadual nº. 13.994/2001, instituiu o Cadastro de Fornecedores Impedidos de
Licitar e Contratar com a Administração Pública Estadual – CAFIMP;
Decreto Estadual n.º 45.902/2012, que dispõe sobre as novas regras a respeito
do Cadastro Geral de Fornecedores – CAGEF, além de regulamentar a aplicação
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de sanções administrativas e o Cadastro de Fornecedores Impedidos de Licitar –
CAFIMP;
Instrução de Serviço Conjunta SEMAD/FEAM/IGAM/IEF n.º 01/2013 que dispõe
sobre a padronização de procedimentos a serem adotados nos processos de
aquisição de bens e contratação de serviços pela Secretaria de Estado de Meio
Ambiente e Desenvolvimento Sustentável e demais Entidades integrantes do
Sistema Estadual de Meio Ambiente e Recursos Hídricos – Sisema, e dá outras
providências.
Toda a legislação pode ser consultada nos seguintes sites:
Legislação Federal:
www.presidencia.gov.br ou www.planalto.gov.br
www.tesouro.fazenda.gov.br
www.compras.mg.gov.br
Legislação Estadual:
www.almg.gov.br
www.tce.mg.gov.br
www.controladoria.mg.gov.br
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16 REFERÊNCIAS
ÁVILA, Jorge de Paula Costa. Manual de Gestão e Fiscalização de Contratos -
Instituto Nacional da Propriedade Industrial - INPI (Brasil). Rio de Janeiro, 2010.
GASPARINI, Diógenes. Direito Administrativo. São Paulo: Saraiva, 2006, p.728
MAIA, Lucídio Fernandes. Manual do Gestor de Contratos - Secretaria do
Planejamento e Gestão do Estado do Ceará. Ceará.
MEIRELLES, Hely Lopes. Direito Administrativo Brasileiro. 24ª Ed. Malheiros
Editores, São Paulo, 1999.
