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GOVERNO DE MINAS GERAIS SECRETARIA DE ESTADO DE SAÚDE

SUBSECRETARIA DE POLTÍCAS E AÇÕES EM SAÚDE SUPERINTENDÊNCIA DE ASSITÊNCIA FARMACÊUTICA

Manual de Recebimento de Medicamentos

Componente Básico da Assistência Farmacêutica

1

Organização_Superintendência de Assistência Farmacêutica

Ana Alice Pandolfi de Abreu

Homero Cláudio Rocha Souza Filho (Superintendente de Assistência Farmacêutica)

Isabela Maia Diniz

Laíse Sofia de Macedo Rodrigues

Renata Gomes de Alcântara (Diretora de Medicamentos Estratégicos)

Roberto de Castro

Belo Horizonte, 22 de agosto de 2016

2 Sumário INTRODUÇÃO: ............................................................................................................................... 4

OBJETIVO: ...................................................................................................................................... 5

CAMPO DE APLICAÇÃO: ................................................................................................................ 5

DEFINIÇÕES: .................................................................................................................................. 7

PASSO A PASSO: ............................................................................................................................ 9

CONFERÊNCIA DA CARGA – ETAPA I ......................................................................................... 9

1º PASSO: VERIFICAR A DOCUMENTAÇÃO DA CARGA. ................................................................... 9

2º PASSO: VERIFICAR O PRAZO E HORÁRIO DE ENTREGA. .............................................................. 9

3º PASSO: VERIFICAR AS CONDIÇÕES DE TRANSPORTE, ACONDICIONAMENTO E CONSERVAÇÃO DA

CARGA ..................................................................................................................................... 9

4º PASSO: INDICAR AO RESPONSÁVEL PELA ENTREGA O LOCAL ADEQUADO PARA DESCARREGAMENTO

DOS VOLUMES. ....................................................................................................................... 11

5º PASSO: VERIFICAR O QUANTITATIVO DE VOLUMES ENTREGUES ............................................... 11

6º PASSO: TOMADA DE DECISÃO: ............................................................................................. 11

CONFERÊNCIA DA CARGA – ETAPA II ...................................................................................... 12

7º PASSO: VERIFICAR AS ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS E LEGAIS ...................................................... 12

8º PASSO: ARMAZENAR OS PRODUTOS RECEBIDOS ..................................................................... 14

9º PASSO: REGISTRAR A ENTREGA INTEGRAL NO SIGAF DOS PRODUTOS PARA POSTERIOR ATESTO

DA(S) NOTA(S) FISCAL(IS) NO PORTAL DE COMPRAS ................................................................... 14

10º PASSO: REGISTRAR A ENTREGA PARCIAL DOS PRODUTOS NO SIGAF E POSTERIOR ATESTO DAS

RESPECTIVAS NOTAS FISCAIS NO PORTAL DE COMPRAS ................................................................ 14

11º PASSO: SEGREGAR A CARGA .............................................................................................. 15

12º PASSO: REGISTRAR AS OCORRÊNCIAS ................................................................................. 15

13º PASSO: ARQUIVAR DOCUMENTAÇÃO. ................................................................................. 15

REFERÊNCIAS: .............................................................................................................................. 16

3 SIGLAS E SÍMBOLOS:

ANVISA – Agência Nacional de Vigilância Sanitária

CBAF – Componente Básico da Assistência Farmacêutica

DMEST – Diretoria de Medicamentos Estratégicos

PDM – Municípios com gestão do CBAF Parcialmente Descentralizada no Município

SAF – Superintendência de Assistência Farmacêutica

SEPLAG - Secretaria de Estado de Planejamento e Gestão

SES – Secretaria de Estado de Saúde de Minas Gerais

SUS – Sistema Único de Saúde

TCE - Municípios com gestão do CBAF Totalmente Centralizada no Estado

TCM - Municípios com gestão do CBAF Totalmente Centralizada no Município

4 INTRODUÇÃO:

O “Farmácia de Todos” é o programa do Governo de Minas Gerais, por meio da Secretaria de

Estado de Saúde de Minas Gerais (SES-MG), criado para garantir a Assistência Farmacêutica no

nosso estado. É por meio dele que os medicamentos do Sistema Único de Saúde (SUS) chegam a

todos os mineiros.

Os medicamentos do Componente Básico da Assistência Farmacêutica (CBAF) são aqueles

destinados à Atenção Primária à Saúde. Podendo ser adquiridos pelo governo do estado ou

município, são financiados com recurso tripartite (federal, estadual e municipal). A

Superintendência de Assistência Farmacêutica (SAF) tem por finalidade a condução da Política

Estadual de Assistência Farmacêutica, incluindo as ações que garantam o abastecimento regular

de medicamentos para a Atenção Primária à Saúde, realizando e planejando a programação,

acompanhando a aquisição e supervisionando a distribuição dos medicamentos para os

municípios. Nos casos em que os municípios optarem por fazer a gestão dos recursos a SAF tem

como ação, apoiar estes tecnicamente para que consigam realizar a execução do Componente

Básico a contento, por meio da Estratégia da Regionalização da Assistência Farmacêutica.

A Estratégia da Regionalização da Assistência Farmacêutica é uma das melhorias estabelecidas

com o Programa Farmácia de Todos e consiste no novo modelo de aquisição e distribuição de

medicamentos em Minas Gerais. Com isso, o Estado disponibilizará Atas de Registro de Preço,

para aquisição de medicamentos e insumos, podendo o município estar inserido nos seguintes

critérios de gestão do Componente Básico da Assistência Farmacêutica:

- Totalmente Centralizado no Estado (TCE): O Estado é gestor dos recursos municipal, estadual e

federal.

- Totalmente Centralizada no Município (TCM): O município é o gestor dos recursos municipal,

estadual e federal.

- Parcialmente Descentralizado no Município (PDM): Município é gestor do recurso federal e

municipal. O Estado executa a contrapartida estadual em medicamentos.

Nos casos em que os municípios optarem por usufruir da aquisição e distribuição centralizadas

pelo estado, a distribuição dos medicamentos do CBAF acontece por meio da programação

realizada por meio do software Sistema Integrado de Gerenciamento da Assistência Farmacêutica

(SiGAF) com base na Relação Estadual de Medicamentos de Minas Gerais.

5 OBJETIVO:

Orientar os municípios para o recebimento de medicamentos, registro de aceite no SIGAF, bem

como o registro de ocorrências, diante do modelo de distribuição de medicamentos do

Componente Básico da Assistência Farmacêutica sob a gestão da Superintendência de Assistência

Farmacêutica da Secretaria de Estado de Saúde de Minas Gerais (SAF/SES-MG).

Este guia está dividido, genericamente, em:

Conferência Etapa 1 – conferência de documentação, condições de transporte e

quantidade de volumes;

Conferência Etapa 2 – conferência detalhada da carga: quantidade de unidades

farmacêuticas, validade, suspeita de desvio de qualidade;

Poderá haver registro de ocorrências em ambas etapas.

Esse documento não dispensa a leitura do Edital de Licitação - Pregão Eletrônico Para Registro de

Preços Nº 51/2016 Planejamento, SIRP Nº 51/2016

6 CAMPO DE APLICAÇÃO:

Aplica-se aos municípios com gestão do recurso do Componente Básico da Assistência

Farmacêutica Totalmente Centralizada no Município (TCM), Totalmente Centralizada no Estado

(TCE) e Parcialmente Descentralizada no Município (PDM) do estado de Minas Gerais.

No que se refere ao registro das ocorrências, é necessário que os municípios com gestão do

recurso do Componente Básico da Assistência Farmacêutica Totalmente Centralizada no

Município (TCM), também, entrem em contato com a SES/MG, quando no momento do

recebimento dos medicamentos verificarem inconsistências.

Observação: o processo irá requerer especial atenção dos responsáveis pelo recebimento e

grande capacidade de organização, pois serão recebidas cargas de vários fornecedores.

7 DEFINIÇÕES:

Autorização de Fornecimento (AF): Documento destinado ao fornecedor e ao município que

descreve o pedido em todas as suas características: medicamento e quantidade solicitada para o

ciclo de atendimento, valor unitário e total, prazo e local de entrega e dados do fornecedor.

a. Autorização de Fornecimento para municípios TCM: Para os municípios TCM,

esse documento será emitido no SIGAF pelo próprio município. Uma vez realizado o

empenho dos itens da Autorização de Execução de Compra (AEC/pedido), o

responsável pela emissão do empenho no município (financeiro municipal) emitirá a

AF no SIGAF, a cada ciclo de atendimento.

b. Autorização de Fornecimento para municípios TCE/PDM: Para os municípios

TCE e PDM, esse documento será emitido pela SES-MG baseado na AEC/pedido do

município, a cada ciclo de atendimento.

Check list de recebimento SAF: Formulário para orientar o recebimento de medicamentos e

insumos e auxiliar no registro das ocorrências quando houver.

Conferência da Carga - Etapa I: consiste na conferência das condições de transporte,

acondicionamento e conservação da carga, bem como da quantidade de volumes recebidos. Deve

ser feita obrigatoriamente na presença do responsável pela entrega da carga.

Conferência da Carga - Etapa II: consiste na conferência minuciosa dos produtos com a finalidade

de verificar as especificações técnicas e administrativas dos itens recebidos. Neste momento o

responsável pela entrega não estará mais presente.

Documento auxiliar de conhecimento de transporte (DACTE): Documento emitido pelas

transportadoras de carga para cobrir as mercadorias entre a localidade de origem e o destinatário

da carga.

Especificações técnicas: são aquelas relacionadas aos aspectos qualitativos e legais de

determinado produto.

Especificações administrativas: são características referentes à conformidade do produto

recebido em relação à Nota Fiscal.

Estratégia da Regionalização da Assistência Farmacêutica: Cooperação técnica aos municípios na

aquisição e distribuição de medicamentos por meio da criação/otimização de mecanismos de

gestão de acordo com os princípios do SUS com o objetivo de promover o acesso e uso racional

de medicamentos.

“Formulário de Registro de Ocorrências_CBAF” documento utilizado para registrar as

irregularidades encontradas no recebimento de medicamentos do CBAF, bem como relatar

atrasos, não recebimento da carga dentre outros.

Nota Fiscal: É o documento que comprova a existência de um ato comercial (compra e venda de

mercadorias ou prestação de serviços). Possui a necessidade maior de atender às exigências do

FISCO, quanto ao trânsito das mercadorias e das operações realizadas entre adquirentes e

fornecedores.

8 a. Nota Fiscal Eletrônica (NF-e): documento de existência apenas digital

substitutivo da Nota fiscal de papel, emitido e armazenado eletronicamente, com o intuito de

documentar, para fins fiscais, uma operação de circulação de mercadorias ou uma prestação de

serviços, ocorrida entre as partes, e cuja validade jurídica é garantida pela assinatura digital do

emissor (garantia de autoria e de integridade) e pela recepção, pela Secretaria da Fazenda, do

documento eletrônico, antes da ocorrência da circulação ou saída da mercadoria.

b. DANFE: O DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) é uma

representação simplificada da NF-e. Pode acompanhar a carga como Documento Fiscal.

Ocorrências: são os relatos de irregularidades referentes à entrega em quantitativo divergente;

entrega fora do prazo; veículo em condições inadequadas; suspeita de desvio de qualidade,

dentre outras. As ocorrências serão enviadas, primeiramente aos fornecedores como forma de

notificação, e caso não sejam sanadas em até 5 dias úteis, deverão ser enviadas à SAF.

Todas as ocorrências devem ser registradas temporariamente no “Formulário de Registro de

Ocorrências_CBAF” e, para encaminhamento à SAF, deve-se endereça-las ao email

ocorrências.cbaf@gmail.com conforme “Guia de Tratamento de Ocorrências_CBAF”.

Observação: o módulo de registro de ocorrências do CBAF no SIGAF está sendo finalizado e será

implantado em breve.

Portal de Compras: Gerenciado pela SEPLAG, possui o objetivo de permitir o acesso público a

todas as contratações de suprimentos do Estado em um único sítio, aumentando ainda mais a

transparência dos processos licitatórios estaduais. Para os municípios TCE e PDM, o fornecedor

dos medicamentos aos municípios irá hospedar dados da nota fiscal no Portal de Compras para

viabilizar o atesto das NF pelos municípios.

Recebimento/Aceite dos itens: Atividade exclusiva do farmacêutico ou de funcionário sob sua

coordenação, que consiste no ato de conferir e, em seguida, aceitar ou realizar entrada dos itens

da Autorização de Fornecimento (AF) no SIGAF com o lançamento dos dados da(s) Nota(s)

Fiscal(is) referente(s) àquela AF, a cada ciclo de atendimento.

Recolhimento: nesse documento, considera-se recolhimento a coleta do item com retorno para

os almoxarifados centrais da SES/MG.

Remanejamento: nesse documento, considera-se remanejamento a transferência dos itens entre

as unidades de saúde sem retorno aos almoxarifados centrais da SES/MG.

Observação: Neste novo modelo NÃO HAVERÁ a prática de recolhimento de itens pela SES-MG,

uma vez que a carga será entregue via fornecedor.

Sanções Administrativas: Atraso e inexecução parcial ou total das obrigações do fornecedor, nas

condições específicas do EDITAL PLANEJAMENTO SIRP No 51/2016 e anexos, caracterizam

descumprimento das obrigações assumidas e permitem a aplicação de sanções aos fornecedores.

9 PASSO A PASSO:

CONFERÊNCIA DA CARGA – ETAPA I

1º PASSO: VERIFICAR A DOCUMENTAÇÃO DA CARGA.

Sugerimos imprimir as respectivas AF’s e vias do check list (Anexo l) para receber as cargas.

A carga deverá ser entregue juntamente com a documentação correspondente, sendo:

o DACTE – (02 vias) – Caso tenha apenas uma via, realize a cópia para a farmácia

o Nota fiscal ou DANFE (01 via com canhoto ou 2 vias)

o Autorização de Fornecimento (AF) - (01 via)

o Autorização Especial para transporte de medicamentos sujeitos a controle especial (01

via)

Observação: Será elaborado tutorial de atesto de Nota Fiscal pela SEPLAG

Em seguida preencha o “Check List de Recebimento” marcando um “x” em “Conforme” ou “Não

Conforme” de acordo com a descrição a seguir:

Conforme: o responsável pela entrega está de posse da documentação correspondente à carga e

ao destinatário.

Não conforme: o responsável pela entrega não possui a documentação correspondente à carga

ou a documentação não corresponde ao destinatário

2º PASSO: VERIFICAR O PRAZO E HORÁRIO DE ENTREGA.

A entrega deverá ser realizada no dia agendado pelo fornecedor junto ao município dentro do

prazo de 30 dias contados após finalizar o prazo de emissão da Autorização de Fornecimento (AF).

Exemplo: O Prazo de emissão de AF definido pela SAF é do dia 01/07 a 20/07. Se a AF for emitida

(enviada ao fornecedor X) no dia 02/07 e no dia 15/07 for emitida ao fornecedor Y, para ambos

fornecedores o prazo de entrega começará a ser contado a partir do dia 21/07. Ou seja, os

fornecedores terão do dia 21/07 a 20/08 (30 dias corridos) para, de acordo com o agendado,

entregar os medicamentos no município.

Em seguida preencha o “Check List de Recebimento” marcando um “x” em “Conforme” ou “Não

conforme” de acordo com a descrição a seguir:

Conforme: A carga foi entregue dentro dos prazos e em horário comercial (8:30 às 17:00 horas).

Não conforme: A carga foi entregue com atraso e/ou fora do horário comercial.

Se houver atraso: marca “sim” de acordo com o tempo de atraso

3º PASSO: VERIFICAR AS CONDIÇÕES DE TRANSPORTE, ACONDICIONAMENTO E CONSERVAÇÃO DA CARGA

O recebimento dos produtos farmacêuticos deve ser realizado em área específica e por pessoa

treinada e em conformidade com este Manual de Recebimento de Medicamentos e Ocorrências e

10 com as disposições da Resolução da Diretoria Colegiada da ANVISA – RDC ANVISA Nº 44, de 17 de

Agosto de 2009.

Seguem algumas orientações, entretanto elas não dispensam a leitura da RDC supracitada.

o Verificar se o veículo utilizado para o transporte dos produtos é um veículo fechado (tipo

baú), com capacidade para o adequado acondicionamento dos produtos transportados.

o Avaliar a limpeza e organização do veículo e da carga. Observar se estão isentos de odores

e de resíduos de alimentos e outros materiais.

o Avaliar a compatibilidade de carga, caso haja presença de outros produtos sendo

transportadas junto com os medicamentos e produtos para saúde, quando for o caso.

o Verificar se são respeitadas as recomendações do fabricante quanto ao empilhamento

máximo das caixas.

o Verificar a integridade das embalagens terciárias e/ou quaternárias, ausência de sinais de

violação (lacre), umidade e manchas.

o Verificar se os medicamentos e produtos termolábeis foram transportados em caixas

térmicas ou em veículo refrigerado, com isolamento térmico adequado, respeitando-se as

condições de temperatura máxima e mínima.

Observação: Quando são utilizados veículos refrigerados, a carga poderá ser entregue

sem a embalagem com isolamento térmico. Nesses casos, deve ser acondicionada pela

equipe da farmácia imediatamente.

o Conferir os registros de temperatura do veículo de transporte. Medir e registrar a

temperatura do veículo, por meio do termômetro, para os produtos com temperatura

controlada. Conferir se a temperatura é compatível com as especificações do fabricante,

para cada produto:

Para produtos não termolábeis: Temperatura entre 15° e 30°C.

Para produtos termolábeis: temperatura (2 °C a 8°C) ou conforme especificação

do fabricante.

Em seguida preencha o “Check List de Recebimento” marcando um “x” em “Conforme” ou “Não

conforme” de acordo com a descrição a seguir:

Conforme: As condições de transporte, acondicionamento e conservação da carga são

satisfatórias.

Não conforme: As condições de transporte, acondicionamento e conservação da carga não são

satisfatórias.

11 4º PASSO: INDICAR AO RESPONSÁVEL PELA ENTREGA O LOCAL ADEQUADO PARA DESCARREGAMENTO DOS

VOLUMES.

O endereço de entrega é o mesmo que consta no SIGAF. O preenchimento é de responsabilidade

da própria farmácia.

Observação: O armazenamento definitivo dos medicamentos entregues é de responsabilidade do

município.

5º PASSO: VERIFICAR O QUANTITATIVO DE VOLUMES ENTREGUES

A quantidade de volumes entregues deve ser correspondente ao quantitativo de volumes

informados no “DACTE”.

Em seguida preencha o “Check List de Recebimento” marcando um “x” em “Conforme” ou “Não

conforme” de acordo com a descrição a seguir:

Conforme: Quantidade de volumes confere com “DACTE”.

Não conforme: Quantidade de volumes não confere com “DACTE”.

6º PASSO: TOMADA DE DECISÃO:

A. Realizar recebimento integral: se todos os passos anteriores forem “Conformes”.

Em seguida:

- registrar no verso do DACTE e da Nota Fiscal ou seu canhoto ou DANFE os dizeres “Realizada

Conferência Etapa 1” assinar, carimbar e datar.

- sugerimos que solicite ao responsável pela entrega que registre no verso da via do DACTE que

permanecerá na farmácia os dizeres “Realizada Conferência Etapa 1 pelo município” assinar,

carimbar e datar.

- devolver uma via do DACTE e da Nota de Fiscal ou seu canhoto ou DANFE ao responsável pela

entrega.

Observação: Esta é a forma de documentar que, num primeiro momento, foram

conferidos apenas os volumes, assegurando o direito, previsto em edital, de comunicar a

identificação de outras divergências não detectadas na CONFERÊNCIA DA CARGA–ETAPA l

B. Realizar recebimento, segregar e notificar: se as não conformidades apresentadas nos passos

anteriores não comprometem a qualidade, integridade e segurança dos itens recebidos, mas será

necessário que sejam sanadas pelo fornecedor antes do aceite no SIGAF.

Exemplos de não conformidades que não comprometem a qualidade e integridade dos produtos

recebidos: quantitativos (volumes) inferiores à “AF” e horário de entrega divergente.

Em seguida:

- informar no verso do DACTE da “Nota Fiscal ou seu canhoto ou DANFE” os dizeres

“Recebimento com notificação” e descrever os fatos, assinar, datar e carimbar;

12 - devolver uma via do DACTE, da “Nota Fiscal ou seu canhoto ou DANFE” ao responsável pela

entrega;

Observação: Essas ocorrências podem ser registradas nesse momento, entretanto

sugerimos que seja realizada após a “Conferência Etapa ll”.

C. Recusar recebimento e notificar: se as não conformidades apresentadas nos passos anteriores

comprometem a qualidade, integridade e segurança dos itens recebidos.

Exemplos de não conformidades que comprometem a qualidade e integridade dos medicamentos

e demais produtos: Ausência de Nota Fiscal, Ausência de DACTE, irregularidades na Nota Fiscal,

embalagens violadas, condições de transporte inadequadas, alterações de temperatura dos

produtos, avarias, divergência entre a carga e Nota Fiscal etc.

Em seguida:

- informar no verso do DACTE “Recebimento recusado”, descrever os fatos, assinar, datar e

carimbar;

- devolver uma via do DACTE ao responsável pela entrega;

- Não receber os demais documentos

- Preencher o “Formulário de Registro de Ocorrências_CBAF” de acordo com as orientações e

encaminhar ao respectivo fornecedor (nunca ao transportador). Caso o fornecedor não sane a

ocorrência em até 05 dias úteis, encaminhar o email enviado ao fornecedor para SAF via

(ocorrências.cbaf@gmail.com). (O envio do email à SAF aplica-se aos municípios TCM, TCE e

PDM).

O status no SIGAF permanecerá “Autorizado a receber”

Observação: Anexar fotos comprobatórias, nos casos necessários as fotos devem permitir a

visualização do nome e lote dos medicamentos.

CONFERÊNCIA DA CARGA – ETAPA II

7º PASSO: VERIFICAR AS ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS E LEGAIS

PARA MEDICAMENTOS E PRODUTOS PARA SAÚDE:

o Verificar se as especificações técnicas e os quantitativos dos produtos entregues estão de

acordo com a Nota Fiscal ou DANFE;

o Verificar se a(s) Nota(s) Fiscal(s) ou DANFE está(ão) de acordo com a AF. Os quantitativos

da Nota(s) Fiscal(s) ou DANFE não podem ultrapassar os da AF.

o Verificar se há suspeita de alteração e ou irregularidades dos produtos e/ou empresa,

relacionada aos aspectos técnicos e/ou legais que poderão ou não causar risco à saúde

individual e coletiva.

13 Análise de Embalagens Primárias e/ou Secundárias:

o Verificar a integridade das embalagens, ausência de sinais de violação, umidade e

manchas.

o Observar embalagens quanto a sinais de violação, raspando a tinta reativa (quando for o

caso), observando o lacre de segurança ou desvios que possam sugerir adulteração ou

falsificação.

o Observar se as embalagens dos medicamentos e produtos para saúde têm lacre de

segurança com dispositivo para seu rompimento.

o Observar se os rótulos estão com pouca adesão ao material de embalagem.

o Avaliar se nas embalagens estão descritas o nome da substância, forma farmacêutica,

apresentação, concentração, peso ou volume, quantidade de unidades, uso, aplicação,

finalidade, precauções, cuidados especiais, condições de armazenamento.

o Verificar o número de registro no MS (Ministério da Saúde), nome do farmacêutico

responsável técnico e do conselho de classe, nome comercial e genérico; registro de

nome e endereço do fabricante, número do CNPJ e Serviço de Atendimento ao

Consumidor (SAC).

o Conferir a marca, prazo de validade e número do lote. Os medicamentos/produtos

deverão ser entregues com no mínimo 70% do prazo de validade.

Por exemplo: se o medicamento foi fabricado em janeiro de 2016 e apresenta validade

até janeiro de 2018, o item poderá ser recebido até agosto de 2016. Segue a forma de

cálculo:

1) 24 meses – 100%

X meses – 70%

2) X = 17 meses

Assim, o medicamento ainda tem que apresentar 17 meses de validade contados a partir

da data do recebimento.

Análise física e macroscópica:

o Analisar visualmente, por amostragem, todos os medicamentos recebidos, sem a abertura

das embalagens primárias, procurando identificar produtos fragmentados, descolorados,

oxidados, mofados, amolecidos ou quaisquer alterações organolépticas ou outro tipo de

alteração macroscópica.

14 o Verificar todos os complementos como dosadores para o fracionamento das doses

(aplicadores, copos medida, seringas dosadoras, filtros e equipos para aplicação) e

diluentes para pós ou injetáveis deverão vir protegidos por material adequado, lacrado,

em quantidade igual ao número de unidades do medicamento entregue.

Conforme: Não há suspeita de alterações e/ou irregularidades do produto e/ou empresa, as

especificações técnicas e os quantitativos estão de acordo com a Nota Fiscal ou DANFE.

Não conforme: Há suspeita de alterações e/ou irregularidades do produto e/ou empresa, as

especificações técnicas e/ou quantitativos estão em desacordo com a Nota Fiscal ou DANFE, a(s)

Nota(s) Fiscal(is) está(ão) em desacordo com a AF.

8º PASSO: ARMAZENAR OS PRODUTOS RECEBIDOS

Os itens recebidos deverão ser armazenados conforme “Boas Práticas de Armazenamento” (RDC

N° 44/09 ANVISA), incluindo aqueles que serão segregados aguardando posicionamento do

fornecedor.

9º PASSO: REGISTRAR A ENTREGA INTEGRAL NO SIGAF DOS PRODUTOS PARA POSTERIOR ATESTO DA(S)

NOTA(S) FISCAL(IS) NO PORTAL DE COMPRAS

Esse passo aplica-se para a carga recebida integralmente e que não possui ocorrências, ou se

possuir, que elas não sejam impeditivas do recebimento.

Mesmo que as ocorrências não sejam impeditivas de recebimento, elas deverão ser registradas

(Passo 12º).

O status no SIGAF passará de “Autorizado a receber” para “Entregue”.

Observação: Deve-se realizar o recebimento no SIGAF, após conferência minuciosa, dos

documentos e itens.

O atesto da nota fiscal deve ser conforme relatório de recebimento do SIGAF.

10º PASSO: REGISTRAR A ENTREGA PARCIAL DOS PRODUTOS NO SIGAF E POSTERIOR ATESTO DA(S)

RESPECTIVA(S) NOTA(S) FISCAL(IS) NO PORTAL DE COMPRAS

Esse passo aplica-se para a carga recebida parcialmente, e que será entregue em momento

posterior e que não possui ocorrências ou se possuir, que elas não sejam impeditivas do

recebimento.

Mesmo que as ocorrências não sejam impeditivas de recebimento, elas deverão ser registradas

(Passo 12º)

O status no SIGAF passará de “Autorizado a receber” para “Entregue parcialmente”.

Observação: Deve-se realizar o recebimento no SIGAF, após conferência minuciosa dos

documentos e itens.

O atesto da nota fiscal deve ser conforme relatório de recebimento do SIGAF.

15 11º PASSO: SEGREGAR A CARGA

Esse passo aplica-se para carga que teve ocorrências impeditivas de recebimento.

Observações: quando essas ocorrências são percebidas no momento do recebimento (Conferência

Etapa l), o ideal é que a carga não seja aceita. Entretanto, elas podem ser notadas apenas no

momento da Conferência Etapa ll.

O status no SIGAF permanecerá “Autorizado a receber”.

12º PASSO: REGISTRAR AS OCORRÊNCIAS

- Preencher o “Formulário de Registro de Ocorrências_CBAF” e seguir orientações do “Guia de

Tratamento de Ocorrências_CBAF”.

Observação: Caso haja suspeita de que os produtos sujeitos às normas de vigilância sanitária

tenham sido falsificados, corrompidos, adulterados, alterados ou impróprios para o uso, estes

devem ser imediatamente separados dos demais produtos, em ambiente seguro e diverso da área

de dispensação, devendo a sua identificação indicar claramente que não se destinam ao uso ou

comercialização. O farmacêutico deve também realizar a notificação no NOTIVISA, bem como

notificar imediatamente a autoridade sanitária municipal, informando os dados de identificação

do produto, de forma a permitir as ações sanitárias pertinentes.

13º PASSO: ARQUIVAR DOCUMENTAÇÃO.

a) Não rasurar os documentos que acompanham o produto, permite-se apenas utilizar o verso do

documento.

b) Outras observações devem ser feitas no “Formulário de Registro de Ocorrências_CBAF”.

c) Arquivar cópia dos documentos referente à movimentação de produtos em local separado e

identificado.

16 REFERÊNCIAS:

1. AGÊNCIA NACIONAL DE VIGILÂNCIA SANITÁRIA - ANVISA. Resolução-RDC Nº 44, de 17 de

agosto de 2009. Dispõe sobre Boas Práticas Farmacêuticas para o controle sanitário do

funcionamento, da dispensação e da comercialização de produtos e da prestação de

serviços farmacêuticos em farmácias e drogarias e dá outras providências. Brasília, 2009.

2. BRASIL, Decreto nº 79.094, de 5 de janeiro de 1977, que Regulamenta a Lei no 6.360, de

23 de setembro de 1976, que submete a sistema de vigilância sanitária os medicamentos,

insumos farmacêuticos, drogas, correlatos, cosméticos, produtos de higiene, saneantes e

outros.

3. MINISTÉRIO DA SAÚDE. Assistência Farmacêutica na Atenção Básica: instruções técnicas

para sua organização. 2ed. Brasília, Círculo de Brasília Editora, 2006. 90 p (Série A. Normas

e Manuais Técnicos).

4. MINAS GERAIS, Secretária de Estado de Planejamento e Gestão – Centro de Serviços

Compartilhados (CSC): EDITAL DE LICITAÇÃO - PREGÃO ELETRÔNICO PARA REGISTRO DE

PREÇOS Nº 51/2016 PLANEJAMENTO, SIRP Nº 51/2016

17

ANEXO 1 - CHECK LIST DE RECEBIMENTO

PREENCHA OS ITENS DE ACORDO COM A CONFERÊNCIA

Data de recebimento:

Fornecedor:

Nº da NF: Nº da AF:

1º Passo: Verificar a documentação da carga. Conforme/Sim Não

conforme/Não

1.1 Nota Fiscal ou DANFE

1.2 AF

1.3 Documentação referente à Portaria 344/98

2º Passo: Verificar o prazo e horário de entrega.

2.1 Entregue conforme agendamento

2.2 Entregue dentro do horário comercial (8:30 às 17:00 horas)

2.3 Se houve atraso, foi de 1 a 15 dias depois do prazo de entrega?

2.4 Se houve atraso, foi de 16 a 30 dias depois do prazo de entrega?

2.5 Se houve atraso, foi superior a 30 dias do prazo de entrega?

3º Passo: Verificar se as condições de transporte, acondicionamento e conservação da carga são satisfatórias

Tipo de Veículo

Limpeza do veículo

Compatibilidade de cargas

Empilhamento e amarração

Temperatura

Não termolábeis (15 a 30 °C)

Termolábeis (2 a 8 °C) ou conforme especificação do fabricante

Embalagens (tipo, integridade, limpeza, lacre, etc)

Não Termolábeis

Termolábeis

4º Passo: Local de descarregamento

Entrega no local adequado para descarregamento da carga

5º Passo: Verificar o quantitativo de volumes entregues

Quantidade de volumes

6º Passo: Quantidade de itens recebidos

Quantidade por item da NF/DANFE é equivalente à AF?

Quantidade por item da NF/DANFE é equivalente ao quantitativo recebido (carga)?

Quantidade por item da AF é equivalente ao quantitativo recebido (carga)?

7º Passo: Qualidade de itens recebidos

Especificação da NF/DANFE correspondem à AF?

Os itens estão de acordo com os padrões de qualidade?

Há avarias impeditivas de recebimento?

A data de recebimento se encontra dentro de 70% do prazo da validade?

Observações: