MANUAL DE REGISTO DE PEDIDOS DE PAGAMENTO E … · Fase 3 - Implementação do plano de ......

MANUAL DE REGISTO DE PEDIDOS DE PAGAMENTO

E PROCEDIMENTOS ADOTADOS EM

SEDE DE CONTROLO ADMINISTRATIVO

AÇÃO 1.1 – GRUPOS OPERACIONAIS

PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO RURAL (2014-2020)

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HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES

VERSÃO DATA AUTOR DESCRIÇÃO Nº

1.0 MAIO DE 2018 SANDRA JOÃO 1ª VERSÃO TODAS

REGISTO DE PEDIDOS DE PAGAMENTO E PROCEDIMENTOS ADOTADOS EM SEDE DE CONTROLO ADMINISTRATIVO

RESPONSÁVEIS

ANTÓNIO MOITA BRITES (DIRETOR DO DEPARTAMENTO)

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Índice

1. INTRODUÇÃO ...................................................................................................................................4

1.1 ENQUADRAMENTO GERAL DA OPERAÇÃO 1.1 .......................................................................4

1.1.1 OBJETIVOS DA OPERAÇÃO ....................................................................................................4

1.1.2 TIPO DE APOIO .......................................................................................................................5

1.1.3 BENEFICIÁRIOS .......................................................................................................................5

1.1.4 DESPESA ELEGÍVEL .................................................................................................................5

1.1.5 CONDIÇÕES DE ACESSO .........................................................................................................7

1.1.6 NÍVEIS E TAXAS DE APOIO .....................................................................................................9

1.1.7 EXECUÇÃO DOS PROJETOS ....................................................................................................9

1.2 DOCUMENTOS A TER EM CONTA PARA EFEITOS DE RECOLHA E SUBMISSÃO DO FORMULÁRIO DE PEDIDO DE PAGAMENTO .................................................................................9

1.3 RECOLHA E SUBMISSÃO DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO ................................................... 10

2. ASPETOS PARTICULARES A TER EM CONSIDERAÇÃO NO REGISTO DE PEDIDO DE PAGAMENTO E PROCEDIMENTOS ADOTADOS NO CONTROLO ADMINISTRATIVO ............. 12

3. FASES DO PROJETO ...................................................................................................................... 17

3.1 CUSTOS ELEGÍVEIS ................................................................................................................... 17

3.1.1 CUSTOS DIRETOS COM PESSOAL ....................................................................................... 17

3.1.2 OUTROS CUSTOS DIRETOS ................................................................................................. 17

3.1.3 CUSTOS INDIRETOS ............................................................................................................. 19

3.2 VALIDAÇÕES REALIZADAS EM SEDE CONTROLO ADMINISTRATIVO DO PEDIDO DE PAGAMENTO ................................................................................................................................ 21

3.2.1 EXECUÇÃO FÍSICA ................................................................................................................ 21

3.2.2 EXECUÇÃO FINANCEIRA ...................................................................................................... 22

3.3 VISITAS FÍSICAS AO LOCAL ..................................................................................................... 27

3.3.1 PROCESSO TÉCNICO DA OPERAÇÃO ...................................................................................... 27

3.3.2 PROCESSO CONTABILISTICO DA OPERAÇÃO ........................................................................ 28

4. ALTERAÇÕES AO PLANO DE AÇÃO ............................................................................................. 29

ANEXOS .............................................................................................................................................. 31

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1. INTRODUÇÃO

O presente manual destina-se a clarificar, com exemplos práticos, as melhores práticas para

uma correta recolha e submissão do formulário de pedido de pagamento e dos

procedimentos a adotar, em sede de validação da despesa associada à Medida 1.1- “Grupos

Operacionais”.

A leitura do presente manual permitirá:

• Atender à melhor forma quanto à recolha e submissão do formulário de pedido de

pagamento;

• Identificar com maior exatidão despesas elegíveis e momentos adequados para a sua

submissão;

• Aferir a validação das despesas face aos valores aprovados por fase do projeto;

• Identificar a documentação de suporte da execução física;

• Identificar a documentação complementar e as regras aplicáveis aos documentos de

despesa;

• Identificar as validações a efetuar em sede de visita de verificação física ao local (VFL);

• As alterações às ações passíveis de enquadramento em sede de formalização do pedido

de pagamento enquanto “adaptações técnicas” ao projeto, não carecendo de uma

decisão formal da Autoridade de Gestão (AG) do PDR2020;

• A integração da informação relativa às alterações aprovadas pela AG do PDR2020

relativamente às fases do projeto propostas em candidatura.

1.1 ENQUADRAMENTO GERAL DA OPERAÇÃO 1.1

1.1.1 OBJETIVOS DA OPERAÇÃO

O apoio previsto destina-se a promover a criação e o funcionamento de grupos operacionais,

no âmbito da Parceria Europeia de Inovação para a Produtividade e Sustentabilidade

Agrícolas (PEI AGRI) que visem resolver problemas concretos ou aproveitar oportunidades

que se colocam aos sectores agrícola, agroalimentar e florestal e o desenvolvimento por

grupos operacionais de projetos-piloto e de desenvolvimento de novos produtos, práticas,

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processos e tecnologias que visem a obtenção de novo conhecimento, acessível a todos os

interessados.

1.1.2 TIPO DE APOIO

Incentivos não reembolsáveis.

1.1.3 BENEFICIÁRIOS

• Pessoas singulares ou empresas com um volume de negócios inferior a 50 milhões

euros e menos de 250 trabalhadores, que exerçam atividade agrícola ou silvícola,

primeira transformação ou comercialização de produtos agrícolas incluídos no anexo I

do Tratado de Funcionamento da União Europeia ou de produtos florestais;

• Associações, cooperativas ou outras formas associativas legalmente reconhecidas, com

atividade no sector agrícola, agroalimentar, florestal ou seus recursos endógenos;

• Pessoas coletivas públicas ou privadas com atribuições ou atividades nas áreas de

investigação e desenvolvimento;

• Outras entidades públicas ou privadas com atividade em áreas relevantes para o plano

de ação apresentado.

1.1.4 DESPESA ELEGÍVEL

Fase 1 - Criação do Grupo Operacional

a) Custos diretos com pessoal:

• Remunerações - Remunerações, encargos sociais, seguro de acidentes de trabalho,

medicina no trabalho, diuturnidades e suplementos remuneratórios se apresentam

caráter periódico e regular documentalmente comprováveis e reconhecidas na

contabilidade como parte da remuneração.

b) Outros Custos diretos

• Despesas com deslocações, alojamento e ajudas de custo;

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• Custos com aquisição de serviços técnicos especializados

Fase 2 - Coordenação e dinamização do grupo operacional


• - Remunerações - Remunerações, encargos sociais, seguro de acidentes de trabalho,





• Despesas de deslocação, alojamento, ajudas de custo;

• Custos com aquisição de serviços técnicos especializados

Fase 3 - Implementação do plano de ação


• - Remunerações - Remunerações, encargos sociais, seguro de acidentes de trabalho,





• Despesas de deslocação, alojamento, ajudas de custo;

• Construções ou adaptação de edifícios;

• Custos com máquinas e equipamentos, incluindo equipamentos informáticos, de

laboratório e de controlo de qualidade;

• Custos com programas informáticos específicos para o projeto;

• Aquisição de patentes a fontes externas ou por estas licenciadas, serviços de design,

conceção e realização de protótipos e moldes;

• Aquisição de matérias -primas e materiais consumíveis necessários à execução do

projeto.

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• Aquisição de bibliografia técnica;

• Participação em seminários, colóquios, congressos e outros eventos;

• Custos com aquisição de serviços técnicos especializados;

• Aluguer de viaturas.

Fase 4 - Implementação do plano de demonstração e divulgação

a) Outros Custos diretos

• Produção ou aquisição de material de demonstração e divulgação;

• Organização de ações de demonstração e de disseminação;

• Participação em seminários, colóquios, congressos e outros eventos.

Despesas elegíveis transversais

Custos indiretos

• Despesas gerais como comunicação, eletricidade, água, higiene, e segurança nas

instalações.

1.1.5 CONDIÇÕES DE ACESSO

a) Beneficiários

• Estar legalmente constituídos;

• Ter a situação regularizada em matéria de reposições no âmbito do financiamento

do FEADER e do FEAGA, ou terem constituído garantia a favor do Instituto de

Financiamento da Agricultura e Pescas, I. P. (IFAP, I. P.);

• Não ter sido condenados em processo -crime por factos que envolvam

disponibilidades financeiras no âmbito do FEADER e do FEAGA;

• Deter um sistema de contabilidade organizada ou simplificada nos termos da

legislação em vigor;

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• Possuir domicílio fiscal em Portugal, no caso de entidades parceiras de outros

Estados Membros ou de países terceiros;

• Apresentar um contrato de consórcio que formalize a constituição do grupo

operacional, onde conste a indicação das entidades parceiras e a designação da

entidade coordenadora, os direitos, obrigações e responsabilidades da entidade

coordenadora e das entidades parceiras no contexto do plano de ação apresentado

e que preveja os procedimentos internos de tomada de decisões e de

funcionamento do grupo, assegurando a sua transparência e evitando conflitos de

interesses;

• Afetar os meios materiais necessários à realização das atividades que se propõem

executar;

• Afetar os recursos humanos adequados, nomeadamente com competência técnica e

experiência, necessários à realização das atividades de sua responsabilidade

identificadas no plano de ação;

• Estar inscritos como membros da Rede Rural Nacional.

b) Operações

• Apresentação de um plano de ação calendarizado com uma duração não superior a

5 anos, devidamente justificado e fundamentado, que se enquadre nos objetivos da

ação face às prioridades e domínios temáticos em que se insere, identifique o

problema ou oportunidade que se propõe abordar, descreva a situação de partida,

no que respeita ao problema ou oportunidade objeto da iniciativa e onde conste a

identificação dos potenciais destinatários e calendarização das atividades a realizar,

bem como os objetivos e resultados a alcançar, descreva todas as fases de

programação e execução e respetiva calendarização, bem como a forma ou método

de abordagem a utilizar, identifique as tarefas, responsabilidades e recursos

alocados, por cada parceiro, os principais constrangimentos e riscos envolvidos, o

plano de demonstração e disseminação do conhecimento gerado, o plano de

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acompanhamento e avaliação e o orçamento total do projeto e afeto a cada

entidade parceira.

• Serem desenvolvidas por um grupo operacional constituído por três ou mais

entidades parceiras, incluindo, obrigatoriamente, entidades de cada uma das alíneas

a), b) e c) do n.º 1 do artigo 5.º da Portaria n.º 402/2015 de 09 de novembro;

• Resultem de uma iniciativa registada na Bolsa de Iniciativas até 10 dias úteis antes

do termo do período de apresentação de candidaturas

1.1.6 NÍVEIS E TAXAS DE APOIO

São atribuídos incentivos não reembolsáveis até 75% do montante correspondente à

despesa total elegível e um limite máximo de 550.000€ por grupo operacional.

1.1.7 EXECUÇÃO DOS PROJETOS

A execução física da operação deve ser iniciada no prazo de seis meses, contados a partir da

data da submissão autenticada do termo de aceitação, e concluída no prazo estipulado no

plano de ação aprovado.

Em casos excecionais e devidamente justificados, a AG do PDR2020 pode autorizar a

prorrogação dos prazos previstos no número anterior.

1.2 DOCUMENTOS A TER EM CONTA PARA EFEITOS DE RECOLHA E SUBMISSÃO DO

FORMULÁRIO DE PEDIDO DE PAGAMENTO

Para efeitos de preparação e posterior recolha e submissão dos pedidos de pagamento à

presente Ação 1.1., devem ser tidos em consideração os seguintes documentos:

• Portaria n.º 402/2015 de 09 de novembro, e suas alterações, que estabelecem o regime

de aplicação da operação n.º 1.1., «Grupos Operacionais», da medida n.º 1, «Inovação»,

integrada na área n.º 1, «Inovação e Conhecimento» do Programa de Desenvolvimento

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Rural do Continente, abreviadamente designado por PDR 2020., do Programa de

Desenvolvimento Rural do Continente;

• Avisos de abertura da Ação 1.1.;

• Normas, orientações e outros documentos de suporte da AG do PDR2020;

• Decisão de aprovação que materializa as fases do projeto e os custos afetos à sua

realização e imputação de recursos;

• Orientações e outros documentos de suporte do IFAP;

• O presente manual.

1.3 RECOLHA E SUBMISSÃO DOS PEDIDOS DE PAGAMENTO

A recolha e posterior submissão do formulário de pedido de pagamento não dispensa a

leitura prévia do MANUAL DE REGISTO DO PEDIDO DE PAGAMENTO - DESENVOLVIMENTO

RURAL E PESCAS (2020), disponível na área reservada do portal do IFAP em “Início > FEADER

> Manuais, Normas e Listas”.

Adicionalmente, salienta-se importância da correta formalização do pedido de pagamento,

nomeadamente tendo em consideração a coerência entre as atividades previstas/aprovadas,

por fase do projeto, e realizadas e valores também previstos/aprovados e realizados.

Com efeito, caso não se verifique coerência/adesão das despesas ao projeto aprovado,

podem ser aplicadas “Reduções e Exclusões” nos termos do artigo 23º da Portaria n.º

402/2015 de 09 de novembro e que, ao nível da legislação comunitária, se encontram

previstas nos n.ºs 1, 5 e 6 do artigo 35.º do Regulamento Delegado (UE) n.º 640/2014, da

Comissão, de 11 de março de 2014 e do artigo 63.º do Regulamento de Execução (UE) n.º

809/2014, da Comissão, de 17 de julho de 2014.

As despesas decorrentes dos trabalhos preparatórios para a criação do grupo operacional e

preparação do plano de ação são elegíveis se efetuadas durante o período máximo de um

ano após a data do registo na Bolsa de Iniciativas e, no limite, durante o primeiro ano do

projeto.

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Esta tipologia de despesas está limitada a 5% da despesa total elegível e tem como limite

15.000€ por grupo operacional.

O primeiro pedido de pagamento de cada ano civil deve ser apresentado, preferencialmente,

num momento em que o relatório de progresso da parceria já foi apresentado e validado

pela AG do PDR2020.

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2. ASPETOS PARTICULARES A TER EM CONSIDERAÇÃO NO REGISTO DE

PEDIDO DE PAGAMENTO E PROCEDIMENTOS ADOTADOS NO

CONTROLO ADMINISTRATIVO

Para efeitos de uma correta formalização dos pedidos e pagamento, recomenda-se a

verificação dos valores contratualizados, constantes do respetivo “termo de aceitação” do

projeto.

O beneficiário poderá consultar o termo de aceitação celebrado, acedendo ao ponto de

menu “O Meu Processo>”Apoios ao Investimento>Assinar/Consultar Termo de Aceitação”,

na área reservada do portal do IFAP, conforme figura abaixo.

Figura 1. Ponto de menu de consulta por parte do beneficiário, ao termo de aceitação

assinado.

Para efeitos do controlo administrativo do pedido de pagamento, o técnico analista poderá

aceder à referida informação através do ponto de menu disponível em Apoios ao

Investimento> Desenvolvimento Rural e Pescas (2020)> Contratação> Assinar/Consultar

Termo de Aceitação.

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Figura 2. Ponto de menu de consulta ao termo de aceitação assinado, por parte do técnico

analista do pedido de pagamento.

Acede à informação do termo de aceitação, no ponto de menu Contratação>

Assinar/Consultar Termo de Aceitação.

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Figura 3. Exemplo da desagregação do plano financeiro/Investimento aprovado por rubrica,

constante do termo de aceitação assinado.

Para obter detalhe dos dados da aprovação é necessária a consulta do sistema de informação (SI) do PDR2020.

Figura 4. Acesso ao SI do PDR2020 para os técnicos analistas.

Consultar a decisão de aprovação

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Figura 5. Acesso ao detalhe da “Notificação da Decisão”

Figura 6. Acesso ao item 7.3 – Resumo por rubrica da “Notificação da Decisão”, que

disponibiliza informação agregada

Para estabelecer a relação entre os dados da AG do PDR2020 e os dados do termo de

aceitação (TA), é possível consultar o documento Excel de correspondência de rubricas.

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Figura 7. Acesso ao detalhe dos investimentos (termo de aceitação)

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3. FASES DO PROJETO

3.1 CUSTOS ELEGÍVEIS

3.1.1 CUSTOS DIRETOS COM PESSOAL

1. Remunerações;

Remunerações, encargos sociais, seguro de acidentes de trabalho, medicina no trabalho,

diuturnidades e suplementos remuneratórios se apresentam caráter periódico e regular

documentalmente comprováveis e reconhecidas na contabilidade como parte da

remuneração.

3.1.2 OUTROS CUSTOS DIRETOS

• Deslocações, alojamento e ajudas de custo.

A regra para as deslocações em serviço são as seguintes:

a) Autorização da deslocação, pela pessoa com competências para o efeito,

identificando as datas e o motivo da deslocação, permitindo identificar a sua

pertinência e relação com a operação;

Quando se deslocam em carro próprio, para além da respetiva autorização, devem

ser justificados aos motivos para a utilização de carro próprio;

b) Preenchimento do boletim itinerário, com a correspondente ajuda de custo, e a

autorização do pagamento ao colaborador.

Nas deslocações diárias, abonam-se as seguintes percentagens da ajuda de custo

diária (50,20€/dia, considerando um vencimento superior ao nível remuneratório18):

a) Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as

13 e as 14 horas - 25%;

b) Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as

20 e as 21 horas - 25%;

c) Se a deslocação implicar alojamento - 50%.

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Nas deslocações por dias sucessivos abonam-se as seguintes percentagens da ajuda de

custo diário:

a) Dia da partida:

Até 13H – 100%; das 13 às 21 h – 75% e após 21h – 50%

b) Dia de regresso:

Até 13H – 0%; das 13 às 20 h – 25% e após 20h – 50%

c) Restantes dias - 100%.

Compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da

entidade patronal, se a mesma não tiver frota própria – 0,36€/km

• Construções ou adaptações de edifícios

• Relação direta com a operação e durante a execução da mesma

• Custos com máquinas e equipamentos (informáticos, de laboratório e de controlo

qualidade)


• Custos com programas informáticos específicos para o projeto


• Aquisição de patentes a fontes externas, a preço de mercado, serviços de design,

conceção e realização de protótipos e moldes

• Aquisição de matérias-primas e consumíveis

• Bibliografia técnica

• Participação em seminários, colóquios, congressos e outros eventos relevantes

• Condição de elegibilidade – participação em seminários, colóquios, congressos e

outros eventos relevantes, depende da demonstração da utilidade e importância da

sua participação na prossecução dos objetivos propostos no projeto.

• Serviços técnicos especializados;

• - Análises de solos

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• - Instalação de pastagens semeadas biodiversas - visita diagnóstico e relatório

• - Processamento de imagens de "drone"

• - Fotografias aérea

• - Manutenção de equipamento de poda

• - Calibração de Balanças

• - Provadores de análises

• - Consultoria especializada

• - Monitorização de crescimento

• - Apoio técnico à instalação do centro piloto

• - Aconselhamento e prestação de atos jurídicos à criação do centro piloto

• Custos com aluguer de viaturas

• Espaços e equipamentos;

• Aluguer do espaço onde decorre a ação de demonstração e divulgação;

• Aluguer de equipamentos necessários à sua realização.

3.1.3 CUSTOS INDIRETOS

• Despesas gerais como comunicação, eletricidade, água, higiene, e segurança nas

instalações, despesas com correios e consumíveis de escritório e manutenção de

viaturas de serviços se identificadas com a respetiva matrícula no formulário de

candidatura

• Sob a forma de custos simplificados => 3% do total das despesas diretas com pessoal –

remunerações

Os custos indiretos são determinados automaticamente em sede de apuramento da

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ajuda a pagar, não sendo objeto de qualquer registo no sistema de informação.

Considerando o referido cálculo automático (através da cadeia de apuramento), o

beneficiário deve assegurar que não inclui no pedido der pagamento qualquer despesa

associada a “despesas gerais” definidas como custos indiretos.

Despesas não elegíveis

• Despesas realizadas antes da data de apresentação do pedido de apoio, exceto as

despesas decorrentes da criação do grupo operacional;

• Despesas relativas a investigação fundamental;

• Despesas relativas à aquisição de equipamentos em 2.ª mão;

• Despesas elegíveis ao abrigo da ação 7.8 do PDR 2020 «Recursos genéticos», relativas

à conservação e melhoramento dos recursos genéticos;

• Despesas diretas ou indiretas com registos de propriedade intelectual.

• Despesas resultantes de transações entre as entidades parceiras do grupo operacional.

• Despesas com aquisição de viaturas.

• Encargos com seguros, inspeções periódicas ou impostos associados a viaturas de

serviço.

• Amortizações de equipamentos previamente existentes.

• Juros e encargos com dívidas ou cauções.

Elegibilidade IVA

• Regime geral – Não elegível

• Isento art. 9º ou afetação real – Elegível

• Pro-rata – Elegível na proporção em função da taxa.

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3.2 VALIDAÇÕES REALIZADAS EM SEDE CONTROLO ADMINISTRATIVO DO PEDIDO DE

PAGAMENTO

A análise dos pagamentos dos projetos dos GO é efetuada mediante os valores aprovados

individualmente para cada fase do projeto, constante da decisão de aprovação.

O beneficiário, aquando da submissão do pedido de pagamento, deve ter em consideração

as validações que vão ser efetuadas no âmbito do controlo administrativo do pedido,

evitando a formulação de pedidos de esclarecimento e potenciais sanções administrativas.

3.2.1 EXECUÇÃO FÍSICA

As verificações a efetuar quanto à realização física da ação vão incidir, entre outros, sobre:

• a validação da data de início e fim face ao aprovado;

• as despesas apresentadas em sede de Pedido de Pagamento de acordo com o aprovado

em candidatura para cada rúbrica de investimento e de acordo com a fase de execução

do projeto, entre outros:

• a validação da lista de presenças;

• a validação da documentação produzida (ex. fotografias ou versões digitais de

folhetos, publicações técnicas, cartazes);

• a validação da documentação adquirida (Ex. fotografias da bibliografia técnica)

• atividades desenvolvidas em ambiente web:

� os mecanismo de controlo de número de acessos aos sítios web

relevantes e evidência que os comprovem;

� as listas de destinatários contactados (mailings);

� link de ligação a animações eletrónicas ou filmes técnicos.

• a validação da publicitação da ação (Ex. versão digital de anúncio(s) na

imprensa, link para spot radiofónico ou vídeo);

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3.2.2 EXECUÇÃO FINANCEIRA

Todos os documentos e evidências identificadas neste ponto e no ponto 3.2.1 devem

obrigatoriamente ser objeto de digitalização e incluídos na plataforma de recolha e

submissão do pedido de pagamento, caso sejam presentes despesas dessa natureza e o

estádio de desenvolvimento de uma dada ação já materialize a sua existência.

Custos com remunerações:

a) Vencimentos:

• Recibos de vencimento

• Mapa de processamento de salários

• Guia de pagamento da retenção na fonte IRS

• Guia de pagamento da segurança social e extrato da declaração de remunerações

• Quadro resumo das taxas de imputação dos recursos afetos à operação (conforme

Anexo I)

• Mapa de remunerações dos recursos afetos à operação (conforme anexo II)

• Timesheets no 1º pedido de pagamento de cada ano civil (conforme estrutura

indicativa constante do anexo III)

A introdução da despesa com remunerações pode ser efetuada pelo valor bruto do

vencimento, devendo ser acompanhada por vários modos de pagamento:

• Pagamento do vencimento líquido

• Pagamento da retenção na fonte de IRS

• Pagamento da Segurança Social

• Extrato bancário que faça prova da liquidação dos vencimentos e respetivos encargos

sociais associados.

Ou, pode ser apresentada pelo valor líquido, devendo ser apresentados como despesa o

recibo de vencimento, bem como a guia de retenção na fonte de IRS, e guia de pagamento

da segurança social. Para cada um destes documentos deverá associar-se o modo de

pagamento correspondente, bem como o respetivo extrato bancário.

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Outros custos diretos:

a) Deslocações:

• Validação de despesas com deslocação:

i. Pagamento contra despesa

ii. Pagamento de ajudas de custo

Documentos de suporte para as despesas consoante a suas diversas naturezas:

i. Deslocações e estadas

São despesas suportadas quando se estiver perante encargos com transporte e estadas,

suportadas com trabalhadores dependentes por motivos de deslocação destes fora do local

de trabalho mediante a apresentação de um documento comprovativo.

As despesas terão que ter como base um documento emitido de forma legal, devendo ser

uma fatura ou fatura simplificada, em nome da beneficiária.

No verso do documento deve(m) ser identificado(s) o(s) funcionário(s) que efetuou (aram) as

despesas, bem como o justificativo das deslocações.

Os limites de elegibilidade correspondem aos valores da ajuda de custo de acordo com o

normativo aplicável e no caso em que haja lugar a pagamento de alojamento – 50€ em

estabelecimento hoteleiro igual ou equiparado a 3 estrelas.

No caso de despesas associadas a viatura de serviço, as mesmas terão que ter como base um

documento emitido de forma legal, devendo ser uma fatura ou fatura simplificada, em nome

do beneficiário.

ii. Ajudas de custo

O mapa de deslocações deve permitir que se efetue o controlo das deslocações a que se

referem aquelas despesas, designadamente, datas, os respetivos locais, tempo de

permanência (dia e hora de partida e chegada) e objetivo.

iii. Compensação pela deslocação em viatura própria

No caso de despesas associadas a viatura própria, e de acordo com o exposto no ponto

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3.1.2., as mesmas deverão ser suportadas por um boletim itinerário, devidamente validado.

Deve ser apresentada autorização de deslocação e fundamentação para a sua realização.

O mapa de deslocações deve permitir que seja possível efetuar o controlo das deslocações a

que se referem aquelas despesas, designadamente os respetivos locais, tempo de

permanência (dia e hora de partida e chegada), objetivo, identificação da viatura e do

respetivo proprietário, bem como o número de quilómetros percorridos.

As despesas com portagens e estacionamento associadas a estas deslocações são

reembolsadas separadamente, devendo ser apresentados documentos de despesas emitidos

obrigatoriamente em nome do beneficiário.

iv. Despesas com combustíveis da frota da entidade beneficiária

Deve ser assegurada a devida correlação entre o mapa de deslocação e a(s) despesa(s) de

combustível incorrida(s) nessa deslocação.

A matrícula da viatura é elemento indispensável da fatura (art.º 36º, n.º 5 do CIVA) no caso

de aquisição de combustíveis em que a matrícula esteja a substituir os elementos de

identificação do adquirente (exceto NIF), nos termos do estabelecido no n.º 2 do art.º 72º do

CIVA.

Se todos os elementos de identificação do adquirente constam do documento de faturação

emitido (no caso de fatura simplificada é só o NIF), a indicação da matrícula é feita para a

necessária imputação de encargos a cada veículo (para efeitos de controlo interno para

efeitos do art.º 21.º do CIVA, do art.º 23.º A, n.º 1, j), do CIRC e art.º 88, n.º 3, do CIRC).

A título exemplificativo poderá ser adotado o modelo de mapa de deslocações constante do

Anexo IV.

b) Construções ou adaptações de edifícios; Custos com máquinas e equipamentos

(informáticos, de laboratório e de controlo qualidade) e Custos com programas

informáticos específicos para o projeto

• Faturas de aquisição

• Nos casos aplicáveis, procedimento contratual correspondente

No caso do valor das construções e dos bens/equipamentos ser superior ao valor aprovado,

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o montante validado é o valor aprovado; no caso do valor executado ser inferior ao valor

aprovado, será reduzido em conformidade com a análise de elegibilidade, conforme os

critérios adotados para a aprovação (em sede de candidatura pela AG do PDR2020).

As despesas com construções e equipamentos financiados através de contratos de locação

financeira ou aluguer de longa duração apenas são elegíveis quando exercida a opção de

compra e a duração desses contratos for compatível com o prazo para apresentação do

pedido de pagamento da última parcela do apoio (último pedido de pagamento), por via da

vida útil esperada aprovada.

c) Aquisição de patentes, serviços de design, conceção e realização de protótipos e moldes

• Mediante a evidência do respetivo output

d) Aquisição de matérias-primas e materiais consumíveis



• Mediante a apresentação de folhas de obra que evidenciem a afetação à operação

e) Aquisição de Bibliografia técnica



• Cópia da Bibliografia técnica

f) Participação em seminários, colóquios, congressos e outros eventos relevantes

• Mediante apresentação de fatura de Inscrição nos

seminários/colóquios/congressos/eventos

• Folhas de presença, se aplicável

• Certificados de participação nos seminários/colóquios/congressos/eventos, se

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aplicável

• Cópia do Material científico/bibliográfico distribuído (no caso de ser muito volumoso

cópia da capa e índice ou termos de referência).

g) Serviços técnicos especializados

• Mediante, apresentação de fatura, devidamente discriminada face aos serviços

prestados

• Nos casos aplicáveis, procedimento contratual correspondente,

• Evidência em suporte eletrónico, caso exista material e/ou estudos produzidos, por

exemplo:

� Exemplar do material adquirido e/ou produzido, em suporte físico ou

eletrónico

� Exemplar de publicitação da ação (impressão de anúncio na imprensa, spot

radiofónico, vídeo)

� Cópia da bibliografia técnica

� Cópia da documentação distribuída

� Relatório individualizado das ações de demonstração e divulgação

No caso de produção de material de divulgação:

• Mediante apresentação de fatura, devidamente discriminada face aos serviços

prestados e;

• Nos casos aplicáveis, procedimento contratual correspondente;

• Exemplar do material produzido, em suporte físico ou eletrónico.

h) Alugueres de viaturas

• Mediante apresentação de fatura referente ao aluguer efetivo, com indicação das

datas de recolha e entrega da viatura;

• Documento de autorização/fundamentação da despesa;

• Contrato de prestação de serviços de aluguer.

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i) Alugueres de espaços e equipamentos

• Mediante apresentação de fatura discriminada face aos serviços prestados no âmbito

de apoio ao evento com indicação de data de realização do mesmo.

• Contrato de arrendamento

• Contrato de prestação de serviços de aluguer de equipamento

3.3 VISITAS FÍSICAS AO LOCAL

No âmbito da execução das operações, e em função das características e montantes do

investimento executado, serão realizadas visitas físicas ao local.

3.3.1 PROCESSO TÉCNICO DA OPERAÇÃO

As entidades beneficiárias ficam obrigadas a organizar um processo técnico da operação

cofinanciada, de onde constem os documentos comprovativos da execução das suas

diferentes ações e da consecução dos resultados aprovados, podendo os referidos processos

ter suporte digital.

O processo técnico da operação é estruturado segundo as características próprias da

operação, devendo incluir, com as necessárias adaptações, a seguinte documentação:

a) Identificação da equipa técnica afeta à operação com a descrição de funções

desenvolvidas no âmbito da entidade e do projeto, com o respetivo registo

horário/diário, em conformidade com as timesheets individuais de cada recurso

alocado;

b) Relatórios, atas de reuniões ou outros documentos que evidenciem eventuais

atividades de acompanhamento e avaliação da ação e as metodologias e

instrumentos utilizados;

c) Os elementos que evidenciem os resultados fixados nos termos da decisão de

aprovação, incluindo o acompanhamento dos respetivos indicadores;

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d) Originais de toda a documentação de suporte às despesas apresentadas e validadas

no decurso do projeto;

e) Evidências fotográficas que façam prova do desenvolvimento dos trabalhos no âmbito

do projeto em questão.

Sem prejuízo do dossier técnico individual de cada beneficiário, cabe ao líder da parceria a

manutenção do seu dossier técnico que materializa a globalidade das ações desenvolvidas

por cada parceiro.

3.3.2 PROCESSO CONTABILISTICO DA OPERAÇÃO

As entidades beneficiárias ficam obrigadas a contabilizar os seus custos segundo as normas

contabilísticas aplicáveis, respeitando os respetivos princípios e conceitos contabilísticos,

critérios de valorimetria e método de custeio.

Os beneficiários deverão:

a) Organizar o processo de forma a garantir o acesso célere aos originais dos

documentos de suporte dos lançamentos;

b) Registar nos documentos originais o número de lançamento na contabilidade e a

menção do seu financiamento através de aposição do carimbo, indicando a

designação do programa operacional, o número da candidatura, a rubrica a que a

despesa respeita, e o correspondente valor imputado e, quando tal registo nos

documentos originais não seja possível, apresentar, sempre que solicitado, verbete

produzido por software de contabilidade adequado do qual constem as referências às

contas movimentadas na contabilidade geral e à chave de imputação utilizada;

c) No caso de custos comuns, identificar, para cada operação, a chave de imputação e os

seus pressupostos.

O registo das despesas deverá possibilitar a identificação dos custos por fase do projeto,

conforme critérios de aprovação.

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4. ALTERAÇÕES AO PLANO DE AÇÃO

As seguintes alterações à operação aprovada, não necessitam de uma decisão de aprovação

formal, por parte da AG do PDR 2020 através de submissão de PALT, embora seja

imprescindível a autorização, por escrito, da AG do PDR_2020, podendo, para o efeito, ser

utilizado o e-mail [email protected], sendo consideradas como “adaptações técnicas”

em sede da submissão do pedido de pagamento:

- Alterações às datas de realização das fases do projeto, à exceção das que impliquem

alterações à data de início e de conclusão do projeto, até 6 meses contados a partir

da data de submissão do termo de aceitação e concluída no prazo estipulado no

plano de ação aprovado;

- Alterações de elementos da equipa técnica do beneficiário sempre que garantido o

mesmo nível de competência;

- Alteração dos tempos de ocupação entre os vários elementos da equipa técnica

afetos a uma fase do projeto e ao longo do tempo desde que a dotação

disponibilizada para a rubrica remunerações dessa fase não seja alterada e a nova

afetação temporal seja devidamente justificada, através da timesheet;

- Alterações de aquisições de bens e/ou serviços sempre e desde que devidamente

justificados e suportados documentalmente, quando aplicável, e desde que as

alterações solicitadas se incluam na mesma rúbrica aprovada em candidatura.

- Alterações de equipamentos sempre e desde que devidamente justificados e

suportados documentalmente, quando aplicável, desde que as alterações solicitadas

se incluam na mesma rúbrica aprovada em candidatura.

Estas alterações são posteriormente validadas em sede de controlo administrativo do pedido

de pagamento, sendo verificado, designadamente se as mesmas não colocam em causa os

objetivos aprovados para o projeto.

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Excluem-se de comunicação à AG do PDR2020, alterações que resultem da atualização de

indexantes ou de outros custos nos termos e até aos limites legais fixados para os

trabalhadores que exercem funções públicas, por exemplo atualizações de valores relativos

a ajudas de custo e atualizações remuneratórias.

As alterações quanto ao previsto na decisão de aprovação em matéria de montantes entre

rubricas, constantes do termo de aceitação, necessitam de uma decisão de aprovação formal

por parte da AG do PDR2020, carecendo, quando for o caso, da concordância do líder da

parceria.

A relação entre a informação constante do termo de aceitação e a constante da decisão

poderá ser consultada na área reservado do beneficiário no portal do PDR2020 no separador

“Decisão”/Detalhe dos Investimentos-termo de aceitação.

A finalizar importa informar que todas as dúvidas ou pedidos de esclarecimento quanto à

formalização de pedidos de pagamento no âmbito da presente Operação 1.1 – Grupos

Operacionais, devem ser endereçadas para o e-mail [email protected]

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ANEXOS

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FICHA TÉCNICA

Título Grupos Operacionais

Autor/Editor

INSTITUTO DE FINANCIAMENTO DA AGRICULTURA E PESCAS, I.P. Rua Castilho, n.º 45-51 1269-164 Lisboa

Tel. 21 384 60 00 Fax: 21 384 61 70

Email: [email protected] * Website: www.ifap.pt

Conceção técnica Departamento de Apoios ao Investimento / Unidade de Acompanhamento de Programas

Data de elaboração

maio de 2018

MANUAL DE REGISTO DE PEDIDOS DE PAGAMENTO E … · Fase 3 - Implementação do plano de ......

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