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Manual de Treinamento

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Treinamento DS-Odonto 09/05/2014

Página 2 de 53 DATA SOLUTION

Sumário DS-Odonto ........................................................................................................................................................................ 4

Apresentação das principais integrações entre os módulos do DS-Odonto............................................................... 5 Descrição do fluxo principal de atendimento de uma operadora. ............................................................................ 6 Ciclo de vida de uma guia ........................................................................................................................................ 7 Principais interfaces e ambientes de utilização ........................................................................................................ 8

DS-Odonto Retaguarda ................................................................................................................................ 8 DS-Odonto Portal do credenciado ................................................................................................................ 9 DS-Odonto Empresa .................................................................................................................................. 10

Acesso aos sistemas .............................................................................................................................................. 11 Usabilidade da aplicação ....................................................................................................................................... 12

Breadcrumb .............................................................................................................................................. 12 Menu ........................................................................................................................................................ 12 Barra de titulos .......................................................................................................................................... 12 Tela de filltro ............................................................................................................................................. 12 Grid de pesquisa ........................................................................................................................................ 13 Tela de cadastro básico ............................................................................................................................. 14 Tela de cadastro avançado ........................................................................................................................ 15

Abas................................................................................................................................................ 16 Principais ícones ........................................................................................................................................ 17

Módulo Cadastros Básicos / Administração / Contabilidade .................................................................................. 18 Usuários .................................................................................................................................................... 18 Perfis ......................................................................................................................................................... 19 Conta corrente .......................................................................................................................................... 20 Banco ........................................................................................................................................................ 21 Impostos ................................................................................................................................................... 22

Imposto Alíquota............................................................................................................................ 23 Bloqueio Contabil ................................................................................................................................................. 24 Módulo Odontológico / Financeiro / Contrato ....................................................................................................... 25

Especialidade ............................................................................................................................................ 25 Procedimento............................................................................................................................................ 26

Garantia .......................................................................................................................................... 26 Pré Aprovado .................................................................................................................................. 26 Procedimentos -> Dente e região .................................................................................................... 27

Plano ......................................................................................................................................................... 28 Plano -> Procedimento .................................................................................................................... 29

Cliente....................................................................................................................................................... 30 Cliente -> Endereço ......................................................................................................................... 31

Contrato .................................................................................................................................................... 32 Implantação/Inicial ......................................................................................................................... 32 Prorata............................................................................................................................................ 32 Contrato -> Cobertura ..................................................................................................................... 33

Beneficiário ............................................................................................................................................... 34 Beneficiário -> Protocolo ................................................................................................................. 36

Fornecedor ................................................................................................................................................ 37 Fornecedor -> Imposto .................................................................................................................... 38

Prestador de Serviços ................................................................................................................................ 39 Prestador de serviços -> Especialidade ............................................................................................ 40



Prestador de serviços -> Agenda ...................................................................................................... 41 Digitalização de imagens............................................................................................................................ 42 Inclusão de GTO interna ............................................................................................................................ 43 Cobrança de GTO interna .......................................................................................................................... 44 Pesquisa de GTO........................................................................................................................................ 45 Aprovação de orçamento.......................................................................................................................... 46 Auditoria inicial ......................................................................................................................................... 47

Auditoria Inicial -> Histórico Dente .................................................................................................. 48 Auditoria Inicial -> Histórico ............................................................................................................ 49

Auditoria Final ........................................................................................................................................... 50 Agenda ........................................................................................................................................... 51 Agenda > Pesquisar ......................................................................................................................... 52 Agenda > Bloquear .......................................................................................................................... 53



DS-Odonto O DS-Odonto é um sistema integrado para gestão de operadoras de planos odontológicos. Suas principais características são: Boa usabilidade, rapidez e integração com todos os setores da empresa de maneira automática. O DS-Odonto foi desenvolvido para ser utilizado através do protocolo HTTP utilizando a internet como meio e acesso a suas funcionalidades. Neste treinamento iremos utilizar as principais funções do DS-Odonto bem como seus módulos integradores a fim de agilizar e tornar o processo de aprendizado mais interessante. Os módulos do sistema são apresentados no treinamento de forma gradativa, para garantir ao usuário uma aprendizagem mais clara e objetiva. Abaixo descrevemos os principais módulos que serão ministrados: - Cadastros Básicos / Administrativo - Usuários/Perfil/Permissões - Conta Corrente - Banco - Impostos - Cliente - Contrato - Beneficiário - Fornecedor - Prestador de Serviço - Plano - Especialidade - Procedimento - Principais Funções/Processos - Digitalização de documentos/RX/GTO`s - Inclusão de GTO - Auditoria Inicial/Final - Agenda - Aprovação/Pesquisa de orçamento

- Repasse do credenciado (Extrato de pagamento) - Fechamento de fatura (Extrato e cobrança por boleto) - Envio avaliação, aprovação e faturamento de GTO - Financeiro - Contas a pagar - Contas a receber - Movimentação Financeira - Conciliação - Portais - Portal do credenciado - Portal da empresa - Relatórios - Odontológicos - Financeiro - Gerenciais



Apresentação das principais integrações entre os módulos do DS-Odonto

DS-ODONTO Retaguarda

Gestão Operacional (Contratos, Auditorias, Cadastros) Gestão Financeira (Faturas, Conta Receber, Pagar, Baixas) Gestão de Atendimento (CRM, Ocorrências) Gestão Contábil (Arquivos contábeis, Impostos) Gestão ANS (DIOPS, SIP, SIB)

DS-ODONTO Portal Credenciado

Elegibilidade Envio GTO(Normal e Urgência) Autorização RX Solicitação de RX Histórico GTOs Cobrança

DS-ODONTO Portal Empresa

Cadastro de Beneficiário Consulta extrato fatura Emissão 2º via boleto

DS-ODONTO Catálogo Online

Consulta rede credenciada



Descrição do fluxo principal de atendimento de uma operadora. Empresa solicita a inclusão de um beneficiário no plano

odontológico através do DS-Odonto Portal da empresa; Operadora realiza a inclusão do beneficiário e envia a carteira

para que o beneficiário possa utilizar através do DS-Odonto Retaguarda;

Beneficiário agenda uma consulta com um prestador através do atendimento da operadora que utiliza o DS-Odonto Retaguarda;

Prestador realiza a primeira consulta, o levantamento dos procedimentos necessários a serem realizados, como por exemplo, a solicitação de RX, e preenche estas informações no DS-Odonto Portal do credenciado;

O Beneficiário vai a uma unidade de atendimento, verifica se todos os procedimentos foram aprovados e realiza o pré-pagamento dos procedimentos utilizando o DS-Odonto Retaguarda;

Após a aprovação pela operadora de cartão de crédito, o beneficiário retorna ao prestador de serviço que verifica no DS-Odonto Portal do credenciado e executa os procedimentos aprovados e pagos;

Após a conclusão dos procedimentos a operadora realiza o pagamento ao prestador de serviço de acordo com os procedimentos executados na respectiva competência através do DS-Odonto Retaguarda;



Ciclo de vida de uma guia



Principais interfaces e ambientes de utilização DS-Odonto Retaguarda DS-Odonto retaguarda é o software responsável por toda a gestão da operadora, em resumo todos os funcionários da operadora, envolvidos com administração da operadora. Você pode acessa-lo pelo endereço www.dentalnetwork.com.br/dsodonto munido de seu usuário e senha. Caso não possua um usuário e senha ou a tenha esquecido solicite ao usuário administrador do sistema, Janio ou Guilherme, para cria-la ou altera-la.

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DS-Odonto Portal do credenciado DS-Odonto Portal é o software responsável pela transmissão de informações dos prestadores de serviço com a operadora. Efetuando toda transmissão de guias de tratamento, urgência, cobrança, demonstrativos de pagamento, dentre outros. Para entrar o dentista/clinica, ou seus funcionários, devem acessar no endereço www.dentalnetwork.com.br/dsodonto_portal munidos de seu usuário e senha. O usuário do dentista é sempre o seu código interno dentro do sistema, DS-Odonto, e a sua senha é o valor contido no campo SENHA do seu cadastro dentro do sistema. Normalmente essa senha é digitada pelo próprio dentista no momento do seu credenciamento.

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DS-Odonto Empresa DS-Odonto Empresa é o software responsável pela transmissão de informações dos clientes com a operadora. Onde o cliente pode emitir segunda via de boletos, incluir beneficiários, visualizar extratos, dentre outros. Para entrar o cliente, ou seus funcionários, devem acessar no endereço www.dentalnetwork.com.br/dsodonto_empresa munidos de seu usuário e senha. O usuário do cliente é sempre o seu CNPJ e a sua senha é padrão é PARCEIRO, ou o valor contido no campo SENHA do seu cadastro dentro do sistema. Normalmente essa senha é digitada pelo próprio dentista no momento do seu credenciamento.

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Acesso aos sistemas Para acessar cada portal é necessária a utilização do navegador da internet e do uso de um login e senha. Considerando a diversidade de usuários, como clientes, prestadores de serviço e os próprios funcionários da empresa, foi definido um conjunto de políticas de acesso para cada tipo de usuário. O DS-Odonto retaguarda é acessado através de um login e senha fornecido pelo administrador do sistema. Já o portal do credenciado é acessado através de um código de acesso e senha fornecidos pela operadora, gerado no momento do cadastro do prestador de serviço. E por fim o portal da empresa é acessado através CNPJ do cliente e uma senha, fornecida pela operadora e gerada no momento do cadastro do cliente.



Usabilidade da aplicação

Breadcrumb Localizado sempre no topo da tela ao lado do logotipo DS-Odonto, informa o caminho da tela que você está acessando no sistema.

Menu No DS-Odonto retaguarda você encontra sempre um menu retrátil, pode ser ocultado clicando no ícone , a sua esquerda contendo todos os acessos disponíveis para seu usuário dentro do sistema. Caso não apareça alguma opção no menu que você acha que deveria aparecer você deve entrar em contato com o usuário administrador do sistema para que ele te conceda a permissão.

Barra de títulos É o retângulo na cor cinza acima de topos os formulários do sistema, dentro desta barra você encontra à esquerda o nome do formulário que você está acessando e a direita todas as ações gerais que você pode executar naquele formulário:

Tela de filtro Toda tela onde seu nome, visualizado na barra de títulos, começar com a palavra “Filtro” é uma tela de pesquisa do sistema. Isso quer dizer que nesta tela você só consegue pesquisar por registros já anteriormente gravados, para isso você

deve preencher, opcionalmente, os campos com os filtros de pesquisa desejados e clicar no ícone “Pesquisar” .



Grid de pesquisa Ao efetuar qualquer pesquisa no sistema, utilizando uma tela de filtro, irá ser mostrado a você um GRID, tabela de dados contendo ações, com os dados já gravados anteriormente no sistema. Através deste GRID você pode abrir um registro

para altera-lo/visualiza-lo clicando no botão detalhar ou remover um registro clicando no botão remover . Ao clicar no botão remover você pode receber uma mensagem de erro informando que o registro não pode ser removido pois existem outros registros vinculados a ele, nestes casos se você realmente quiser remover este registro terá de remover primeiro todos seus vínculos. Por exemplo: Um fornecedor não pode ser removido enquanto todos prestadores de serviço vinculados a ele forem removidos, do contrário os mesmos ficariam órfãos; Por sua vez, um prestador de serviços não pode ser removido enquanto existirem guias, agendamentos, ocorrências ou outros dados vinculados a ele, do contrário os mesmos ficariam órfãos. Assim sendo a utilização do botão remover é praticamente restrita a dados sem vinculo obrigatório, como endereços, especialidades, impostos, ou dados que acabaram de ser cadastrados, e por isso raramente irão possuir algum vinculo.

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Tela de cadastro básico Toda tela de cadastro básico do sistema é acessada imediatamente ao clicar em seu nome no menu do sistema. Ela,

diferentemente das outras telas de cadastro, contém o botão “Salvar” já na barra de títulos da primeira tela.

Nestas telas você pode salvar um registro apenas digitando seus dados nos campos da tela e clicando em salvar . Você também pode pesquisar qualquer registro já gravado na tela clicando no botão pesquisar, você pode optar por

preencher os campos da tela antes de pesquisar , desta forma o sistema usará tudo que você digitar como filtro de pesquisa.

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_________________________________________________ Tela de cadastro avançado Toda tela de cadastro básico do sistema é acessada ao clicar no botão “Novo” de uma tela de filtro . Ela, diferentemente das outras telas de cadastro, contém abas dentro do formulário. Uma dessas abas é sempre chamada “Dados básicos”. Na realidade a aba “Dados básicos” é o real formulário de cadastro dessas telas, as demais abas são outros formulários que foram vinculados a está tela para que você, usuário, não tenha que acessar várias telas diferentes para realizar um cadastro. Todas as abas de uma tela de cadastro avançado contém também um botão “Salvar” ou um botão “Adicionar” abaixo da barra de titulo da tela. Esses botões, contidos nessa parte da tela, atuam apenas sobre os dados da aba em que eles estão contidos.

Dados básicos é o formulário principal do cadastrado, sempre guarda dados relativos diretamente ao registro. Só pode ser salva após todas as abas que forem obrigatórias serem preenchidas.

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Abas Cada aba dentro de uma tela de cadastro avançado pode conter vários registros. Um exemplo são as abas de endereço: um beneficiário pode conter mais de um endereço. Você pode adicionar quantos endereços quiser clicando no botão “Salvar” contido dentro da aba que você está digitando. Após você salvar os dados dentro de uma aba os campos da aba são limpos e o registro que você salvou aparece para o GRID contido na parte inferior da aba.

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_________________________________________________ Principais ícones Existem vários ícones diferentes no sistema, assim como em seu sistema operacional nem sempre a mesma imagem executa exatamente a mesma ação em todos os pontos do sistema. Entretanto abaixo estão listados os principais ícones do sistema e suas principais ações.

Pesquisa registros

Salva um registro ou executa uma rotina

Salva vários registros

Limpa os dados na tela ou cancela uma rotina

Detalha um registro Apaga ou inativa um registro

Pesquisa por uma família

Abre um formulário de cadastro Mostra uma dica especifica

Mostra a ajuda da tela

Mostra o calendário

Vai para o próximo registro Mostra log do registro Altera uma data

Adiciona um registro a lista

Processa uma rotina de comunicação externa Gera um relatório Converte um relatório em xls

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Módulo Cadastros Básicos / Administração / Contabilidade São cadastros auxiliares que permitem o funcionamento ideal das funcionalidades principais do sistema ou de seu acesso.

Usuários Nesta tela o usuário administrador do sistema deve cadastrar todos os demais usuários do sistema, vinculando-os a um

perfil de acesso. Um usuário do sistema sempre deve ser cadastrado com um e-mail válido para poder receber notificações do sistema. O usuário de acesso é o e-mail digitado. Caso não seja cadastrada uma senha para o usuário o sistema irá gerar uma senha automaticamente e envia essa senha ao e-mail cadastrado.

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Perfis Um perfil de acesso do sistema guarda permissões do sistemas que serão disponibilizadas para todos os usuários que forem cadastrados e vinculados a aquele perfil. As permissões do sistema estão disponíveis a esquerda, para conceder a permissão para o perfil basta passa-la para direita.

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Conta corrente Neste cadastro você todas as contas da operadora, sejam elas contas bancárias ou caixa interno. O campo saldo banco deve ser idêntico ao seu saldo atual no banco/caixa interno. A partir do seu cadastro o saldo real do banco/caixa interno deve sempre bater com o saldo que é informado no sistema. Caso contrário isso indica que alguma movimentação realizada no banco não foi informada no sistema ou vice e versa. Os campos contidos no painel “Informações de boleto sem registro” abrangem cobrança por boleto bancário sem registro e debito em conta. Para preencher estes campos você deve pedir auxilio ao suporte de cobrança do seu banco.

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Banco Nesta tela são cadastrado todos os bancos que poderão ser vinculado em contas que forem cadastradas. A maior parte dos bancos brasileiros já estão cadastrados. O código do banco deve ser o mesmo código Febraban.

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Impostos Cadastro de extrema importância para que o fluxo financeiro do sistema seja realizado corretamente. Nesta tela o contador da operadora e demais pessoas responsáveis devem criar todos os impostos que a operadora irá usar e manter suas regras atualizadas. O campo plano de contas define em qual conta contábil o imposto será vinculado; Cliente e Fornecedor definem para quem este imposto poderá ser retido; Valor do teto é o valor máximo que pode ser retido do imposto. Você pode criar impostos por: faixa de valor, faixa de valor com dedução, município de origem, estado de origem ou fixo . Porém tenha atenção ao criar impostos por estado ou município, nestes casos o endereço do cliente/fornecedor deve pertencer ao mesmo estado ou município configurado no imposto, do contrário não irá reter.

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Imposto Alíquota Na aba alíquota você deve cadastrar e manter atualizadas todas as alíquotas do imposto que você criar. O cadastro contém um campo data início e data fim, deste modo você não precisar excluir ou modificar qualquer alíquota quando ela mudar, basta você informar sempre qual será sua data final, que a partir daquela data o sistema não mais reterá essa alíquota. Naturalmente você deverá cadastrar uma nova alíquota ao inserir data fim em uma alíquota existente, do contrário o imposto não será mais cobrado. É importante inserir data fim em todos os impostos que tem alíquotas diferenciadas para cada ano, ou outro período, porque ao atingir a data fim o sistema não mais irá fazer sua retenção, assim caso haja algum esquecimento de sua parte ou da parte de um futuro colaborar, que possa vir a substitui-lo, a pessoa do financeiro terá maior probabilidade de ver que a alíquota do imposto está errada, pois ela não está sendo cobrada. Enquanto se for cobrada uma alíquota diferente ele pode não notar a diferença de valores, ou até mesmo pode não existir diferença. A alíquota pode ser percentual (%) ou valor fixo ($)

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Bloqueio Contábil Todos os meses ou demais períodos que forem necessários o contador deve efetuar o bloqueio do período contábil, selecionando o período e clicando em salvar. Assim ninguém conseguirá emitir títulos neste período de datas.



Módulo Odontológico / Financeiro / Contrato

Especialidade Nesta tela deverão ser cadastradas todas as especialidades que a operadora oferece atendimento para que os procedimentos e prestadores de serviço possam ser vinculados às especialidades posteriormente.

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Procedimento Nesta tela devem ser cadastrados todos os procedimentos que poderão vir a ser realizados por prestadores de serviço vinculados à operadora, independentemente do plano do beneficiário atendido. O cadastro deverá conter as regras técnicas dos procedimentos, ou seja qual a faixa etária que o procedimento pode ser executado, quais dentes, quais regiões, quais faces, qual período de garantia, dentre outros. Garantia É o período de dias em que o procedimento não pode ser executado novamente, o mesmo está em garantia do prestador, e se for preciso executa-lo novamente a execução terá de ser feita pelo mesmo prestador gratuitamente. Caso o beneficiário não queira mais executar o procedimento com o mesmo prestador o valor deverá ser estornado pela auditoria. Pré Aprovado Procedimento pré-aprovado é todo aquele procedimento que não precisa de autorização da auditoria, se uma guia for enviada apenas com procedimentos pré-aprovados ela não passará em nenhuma etapa da auditoria, exceto em casos que contenham raio-x.

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Procedimentos -> Dente e região Nesta aba são definidos os dentes e regiões que o procedimento podem ser executados, o campo região é de livre texto e aceita qualquer sigla.

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Plano Nesta tela você deve incluir todos os planos que a operadora pratica, ou já praticou, no mercado com os mesmos dados que foram enviados a ANS no momento do registro da operadora, se ela foi registrada. É permitido apenas um plano por número de registro. A carência dos planos são previamente definidas por beneficiário ou por procedimento. Sendo que em planos que foram registrados com carência por beneficiário não é permitido diferenciar os dias de carência para cada procedimento. No plano também é definido se haverá ou não cobrança de coparticipação por procedimentos.

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Plano -> Procedimento Está aba é muito importante, ela que define quais serão os procedimentos cobertos pelo plano que você está cadastrando, como também define qual é a carência, limite de execuções e valor de coparticipação de cada procedimento. Lembrando que carência e coparticipação só podem existir em planos registrados com estes recursos. Os procedimentos nesta aba serão copiados para o contrato de todos os clientes vinculados ao plano no momento em que esse contratos forem cadastrados. De tal forma que se houver alguma modificação no plano após o cadastro do contrato essa modificação não valerá para contratos anteriormente cadastrados.

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Cliente Nesta tela você deve inserir todos os clientes da operadora sejam eles pessoas jurídicas ou físicas. Todos os clientes devem obrigatoriamente os dados exigidos nos campos que contem asteriscos. O campo banco, apesar de conter asterisco, só é exigido para tipos de cobranças que necessitarem de uma conta bancária do cliente (transferência, debito, dda, dentre outros) O campo tipo de grupo gerencial permite ativar o agrupamento de clientes, você deve ativa-lo apenas nos clientes filiais e vincula-los a um cliente matriz. O campo senha do portal guarda a senha do cliente no portal do cliente, se for possível peça-o para digitar uma senha da preferência dele. Se você deixar a senha como PARCEIRO o sistema pedirá para ele trocar de senha no primeiro acesso.

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Cliente -> Endereço Na aba “Endereço” você deve informar todos os endereços do cliente. Digite primeiro o CEP do cliente para que o sistema tente carregar o seu endereço de forma automática.

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Contrato Todo os clientes que forem fazer uso de um plano odontológico precisam ter um contrato previamente cadastrado e ativo. O contrato virtual tem de ser um espelho EXATO do contrato físico, no que tange suas regras. No cadastro de contrato você deve informar a qual cliente o contrato pertence e qual o plano ele será vinculado. Se um cliente tem mais de um plano logo ele tem de ter mais de um contrato cadastrado. O contrato de cada cliente guarda, entre outras coisas, a cobertura do cliente, isso quer dizer os procedimentos que ele tem direito, a carência de cada procedimento (se for um plano com carência por procedimentos) e o valor de coparticipação de cada procedimento. Essa cobertura é copiada do plano no momento em que o contrato é cadastrado, como tal, se o plano for alterado amanhã o contrato continuará sendo respeitado. Implantação/Inicial Todos os campos do contrato que contém a palavra implantação ou inicial se referem ao primeiro mês de contrato. Por exemplo se um contrato tem a data início em 01/01/2015, o mês de implantação dele é até o dia 01/02/2015. Pro-rata É a diferença de dias entre a ativação do beneficiário e a primeira fatura cobrada do cliente. Por exemplo: Se o valor mensal do seu plano é R$ 30,00 e o vencimento da fatura do cliente é dia 15, quando um beneficiário é ativado no dia 10 é cobrado do mesmo R$ 5,00 de pro-rata caso o campo pro-rata esteja ativado, caso contrário não é cobrado nada. Isso possibilita que você possa vender seu plano com ativação em qualquer dia do mês sem nenhum prejuízo ou cobrança indevida ao cliente.

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Contrato -> Cobertura A cobertura do contrato é copiada da aba cobertura do plano a qual o contrato é vinculado.

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Beneficiário Beneficiário é todo aquele usuário que pode fazer uso do plano, ou seja que pode fazer um tratamento. Você deve cadastrar o beneficiário informando o cliente ao qual ele está vinculado. Ao informar o cliente o sistema lista ao lado todos os contratos que o cliente tem ativos atualmente no sistema e você deve escolher um para vincular ao beneficiário. Selecionado o contrato, o sistema mostra para você qual é o próximo dia de pagamento do contrato, assim você pode informar ao beneficiário sobre o pro-rata. Você deve selecionar a relação de dependência do beneficiário logo em seguida, se ele for um titular a relação é BENEFICIÁRIO TITULAR, caso contrario, escolha uma das relações da lista. Segundo normativa atual (vide data deste documento) da ANS a operadora não é obrigada a cadastrar nenhum dependente cujo vinculo com o titular não seja CONJUGE/COMPANHEIRO e FILHO/ENTEADA a menos que seja comprovada uma dependência financeira. Entretanto isso não quer dizer que você não possa abrir essa exceção. O cartão nacional de saúde é um campo obrigatório para que o beneficiário seja informado a ANS, caso não seja preenchido o beneficiário não será informado a ANS até ser preenchido. Porém quando for preenchida a data informada será a data real da ativação. Todos beneficiários titulares, independente da sua idade tem de possuir CPF. Beneficiários dependentes menores de 18 podem ser cadastrados sem CPF, mas ao completarem 18 anos o CPF tem de ser informado. O nome da mãe é campo obrigatório e deve seguir as normas da ANS, informadas na tela. Somente caso o beneficiário seja órfão pode ser cadastrado o PIS em substituição ao nome da mãe. O campo senha do portal atualmente (vide data do documento) só será usado se a operadora solicitar que o beneficiário digite sua senha para ser atendido pelo prestador de serviços. O beneficiário deve ser convidado a digitar a senha no momento de seu cadastro ou sua senha deve ser enviada ao seu e-mail. Código CCO é o código do beneficiário na ANS, este campo só é preenchido após o beneficiário cadastrado caso o usuário do sistema responsável pela comunicação com a ANS realize a importação do arquivo de retorno.



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Beneficiário -> Protocolo Essa aba é preenchida automaticamente pelo sistema, todas as vezes que há uma alteração no cadastro do beneficiário essa aba é preenchida automaticamente pelo sistema. Quando há um valor preenchido na coluna SIB quer dizer que está informação já foi gerada para ANS.

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Fornecedor Fornecedor é considerado toda aquela pessoa ou instituição para quem você efetua pagamentos, sejam elas PF, PJ ou Governo. Fornecedores do tipo operacional são todos aqueles ligados a operação do seu negócio, portando se encaixam clinicas, dentistas terceirizados e funcionários. O campo tipo de conta CEF só é válido para contas da Caixa Econômica.

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Fornecedor -> Imposto Na aba imposto a pessoa responsável pelo cadastro deve vincular todos os impostos que devem ser retidos para aquele fornecedor. Caso ela tenha dúvidas deve pedir ajuda ao contador. O campo alíquota só deve ser preenchido caso haja alguma ordem judicial ou outro documento que comprove que a alíquota daquele imposto será diferente para aquele fornecedor. No Brasil, normalmente todo fornecedor PJ tem de ser retido o IR – PJ, o PIS/CONFINS/CSLL e o ISSQN da sua cidade. Não se preocupe com as regras dos impostos vinculadas ao contas a pagar, como faixa de valor, data de vigência, cidade ou estado, pois estás regras já deverão estar previamente cadastradas no imposto pelo contador. Sendo assim o sistema saberá aplica-las a cada conta que ele, sistema, gerar. OBS: Salvo raras exceções, somente ao criar um conta a pagar de forma manual você terá de vincular os impostos no cadastro do contas a pagar.

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Prestador de Serviços Nesta tela devem ser cadastrados todos profissionais que poderão atender seus beneficiários. Todo profissional obrigatoriamente tem de ser vinculado a um fornecedor, mesmo que este fornecedor seja ele mesmo. Todos prestadores marcados como rede própria.

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Prestador de serviços -> Especialidade Nesta aba você deverá cadastrar todas as especialidades que o dentista poderá atender pela operadora. O campo DESTACAR NO CATALOGO define se o dentista irá aparecer no site da operadora naquela especialidade. Os campos VALOR UPO é uma forma de modificar da tabela automaticamente para alguns dentistas, eles definem qual será o multiplicar de conversão entre US (do procedimento) e moeda, por exemplo:

O procedimento 81000065 tem valor de US de 15,00 na sua tabela de valores (veremos posteriormente) e o valor de UPO do dentista para especialidade CLINICA GERAL é 2,00. Então o dentista irá receber $ 30,00 pelo procedimento. Se o UPO fosse 1,00 ele iria receber $ 15,00, mesmo valor da tabela.

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Prestador de serviços -> Agenda Nesta aba você deve configurar os horários que estarão disponíveis na agenda dos prestadores de serviço da sua rede própria. Basta marcar os dias que ele atende e digitar os horários. Os horários são divididos em dois turnos, antes e após o horário de pausa para alimentação. Você pode definir o tempo padrão de cada consulta, esse tempo é sugerido no momento do agendamento, mas pode ser alterado no momento do agendamento.

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Digitalização de imagens

Nesta tela você envia imagens digitalizadas ao sistema, vinculando essas imagens ao histórico do beneficiário. É usada para casos em que a operadora recebe radiografias em papel.

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Inclusão de GTO interna Uma guia de tratamento além de poder ser inclusa pelo dentista no DS-Odonto Portal pode ser incluída pelo pessoal de cadastro no DS-Odonto retaguarda para isso basta digitar o prestador de serviço, beneficiário e os procedimentos a serem realizados pelo dentista. O campo senha só é obrigado quando o parâmetro que obriga a senha estiver ativado no sistema.

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Cobrança de GTO interna Nesta tela você deve incluir as datas de execução de cada procedimento. Basta você digitar o número da guia e apertar a tecla TAB do seu teclado para carregar os dados da ficha.



Pesquisa de GTO Nesta tela você deve pesquisar guias dentro do sistema para poder fazer o orçamento das mesmas ou consultar seus dados. Para acessar a tela você deve clicar em Gestão Odontológica >>> Pesquisa de GTOs.

Ao acessar a tela preencha algum dos dados solicitados na tela e clique em “Pesquisar” . A pesquisa pode ser realizada pela situação da guia, preenchendo o campo situação, você pode, por exemplo, escolher a situação “Aguardando Aprovação Financeira” para pesquisar todas as guias que necessitam de aprovação de orçamento.



Aprovação de orçamento Nesta tela você deve aprovar os valores de coparticipação dos procedimentos em uma GTO. Para fazer isto basta selecionar os procedimentos, informar o código de autorização e clicar no botão salvar.

Para acessar está tela você deve clicar em “Aprovar orçamento” na pesquisa de GTO. Após aprovar o orçamento o usuário deverá imprimir os dois relatórios disponíveis, no topo da tela. Sendo um deles destinado a assinatura do beneficiário e o outro destinado ao acompanhamento do dentista.



Auditoria inicial Nesta tela o auditor deverá fazer a auditoria das guias enviadas para autorização (auditoria inicial) de acordo com os dados mostrados na tela onde ele consegue ter acesso a todas as imagens digitalizadas do beneficiário, aos dados da ficha, histórico de guias do beneficiário, histórico de dentes do beneficiário e histórico de pagamentos. Além de observações de outros auditores e do dentista contidas na guia, protocolos (ações) da guia e seus procedimentos. O botão salvar, salva a guia da forma com que ela foi auditoria, autorizando o dentista a realizar os procedimentos que o auditor marcou como autorizados. Já o botão cancelar muda o status da guia para cancelado. Essas ações são irreversíveis nesta fase da auditoria. O botão próxima passa para a próxima guia sem auditar a guia atual. Se o procedimento não estiver pré-aprovado, o sistema automaticamente já faz todas as auditorias que podem ser feitas automaticamente, conforme as regras técnicas que foram cadastradas no procedimento. Como por exemplo: Verificação do período de garantia, verificação da existência do dente, verificação da faixa etária, verificação do número de execuções e limite do plano, dentre outras verificações e sugere ao auditor a não autorização daquele procedimento, indicando sempre o motivo da não autorização. Desta forma o auditor basicamente precisa se preocupar com a avaliação das imagens. Após salvar a guia a situação vai para EM TRATAMENTO. Onde o dentista poderá executar os procedimentos.

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Auditoria Inicial -> Histórico Dente Nesta janela o auditor consegue visualizar o histórico do dente vinculado a um procedimento desta guia, desta forma ele consegue saber tudo que ocorreu antes envolvendo aquele dente, autorizações, execuções, glosas inclusive os pagamentos feitos ao prestador que foram vinculados aquele dente.

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Auditoria Inicial -> Histórico Neste painel é possível visualizar todos os tratamentos já realizados pelo beneficiário na operadora, listando os procedimentos de cada guia, mostrando assim a situação de cada um.

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Auditoria Final Tela idêntica a auditoria inicial, contém as mesmas funcionalidades. Porém ao invés de autorizar ou não autorizar um procedimento o auditor irá autoriza-lo (aprova-lo) ou glosa-lo. Existem dois tipos de glosas: Glosa real é a comum, que glosa o procedimento e não paga o prestador; Glosa virtual é aquela que marca o procedimento como glosado, mas mesmo assim paga o prestador. Após salvar a guia ela irá para situação CONSOLIDADA.



Agenda Através desta tela do sistema o usuário cadastra, altera e pesquisa horários agendados para cada dentista credenciado que esteja marcado como REDE PROPRIA no cadastro de prestador. Para acessar está tela você deve clicar em Gestão Odontologica >>> Agendamento de Consultas. Ao acessar a tela você deve selecionar um fornecedor (clinica) e selecionar um prestador de serviços dentro desse fornecedor para visualizar a agenda dele. Para cadastrar um novo agendamento basta clicar em qualquer parte branca da agenda, digitar o nome do beneficiário a ser agendado e clicar no botão Agendar.



Agenda > Pesquisar Para pesquisar um agendamento você deve clicar no botão “Pesquisar” no topo da tela e digitar o número da carteira do beneficiário. Você pode também digitar parte do nome do beneficiário e aguardar que o sistema lhe sugira uma carteira.



Agenda > Bloquear Para bloquear o agendamento de horários na agenda de um dentista em um determinado período, de horas ou dias, basta selecionar a opção “Solicitação de Bloqueio” e marcar, arrastando o mouse, todos horários que você quer bloquear.

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