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MANUAL DO PROCESSO DE FÉRIAS AUTOMATIZADO

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Sumário

OBJETIVO ........................................................................................................................................................................... 1

GLOSSÁRIO ........................................................................................................................................................................ 1

REQUISITO ......................................................................................................................................................................... 1

ACESSANDO O SISTEMA .................................................................................................................................................... 3

SERVIDORES SEM USUÁRIO NO PORTAL INTRA GOIÁS .................................................................................................... 4

SOLICITANDO GOZO DE FÉRIAS ........................................................................................................................................ 5

ANALISANDO UMA SOLICITAÇÃO DE FÉRIAS .................................................................................................................... 7

CONFERINDO UMA SOLICITAÇÃO DE FÉRIAS .................................................................................................................... 8

CANCELANDO UMA SOLICITAÇÃO DE FÉRIAS ................................................................................................................. 10

ANALISANDO UMA SOLICITAÇÃO DE CANCELAMENTO DE FÉRIAS ................................................................................ 13

CONFERINDO UM CANCELANDO UMA SOLICITAÇÃO DE FÉRIAS ................................................................................... 16

APROVANDO SOLICITAÇÕES DE FÉRIAS .......................................................................................................................... 19

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OBJETIVO

Em virtude da automação do processo de solicitação de férias, criamos este manual com o propósito de auxiliar todas as pessoas envolvidas no referido processo. Logo, com o uso deste documento o servidor será capaz de solicitar suas férias de forma sistematizada.

GLOSSÁRIO

1. Solicitante – servidor público efetivo ou comissionado que realizará a solicitação do gozo de férias; 2. Chefe imediato – servidor com o nível hierárquico imediatamente superior ao servidor solicitante; 3. Conferente – servidor público lotado na Gerência de Gestão de Pessoas responsável por analisar as solicitações

de férias a fim de identificar possíveis inconsistências de informações inerentes a referida solicitação;

REQUISITO Para uso do sistema de solicitação de féria é recomendável a utilização dos browsers (navegador de internet) Mozilla Firefox ou Google Chrome. Para ambos será necessário o desbloqueio da tela de popup, conforme descrito abaixo.

1 – Navegador Mozilla Firefox

Abra o navegador, acesse a guia “Firefox” presente no canto superior esquerdo da janela e por fim selecione o item “Opções”, conforme imagem abaixo.

Com a janela de “Opções” aberta, selecione a aba “Conteúdo” e desmarque o item “Bloquear janelas popup”. Em seguida, clique no botão “Ok” para confirmar a aplicação da configuração desejada.

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1 – Navegador Google Chrome

Abra o navegador, selecione o botão de opções presente no canto superior direito da janela e por fim selecione o item “Configurações”, conforme imagem abaixo.

Aberta a janela “Configurações”, clique no link “Mostrar configurações avançadas” presente na parte inferior da janela. Em seguida, encontre o item “Privacidade” e clique no botão “Configurações de conteúdo...”.

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Na janela que será aberta, encontre o item “Pop-ups” e marque a opção “Permitir que todos os sites exibam pop-ups”. Em seguida, clique no botão “Concluído”. A partir de então a configuração desejada está aplicada.

ACESSANDO O SISTEMA

O acesso ao sistema deverá ser feito no endereço eletrônico http://soaprod.intra.goias.gov.br/bpm/workspace/. Além do endereço eletrônico referido, existe um link disponível na Intranet da Segplan em http://www.segplan.intra.goias.gov.br/NEWNET/index.htm. Estando na intranet da Segplan, selecione a opção “Servidor”, disponível no canto superior esquerdo. Em seguida, clique na opção “Administração da Folha de Pagamento” conforme demonstrado abaixo.

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Na tela seguinte existe uma tabela onde consta o processo de concessão de férias. Clique no link “Solicitação de férias via sistema”.

A partir de então, basta realizar autenticação informando o usuário e senha do Portal de Sistemas Intra Goiás.

SERVIDORES SEM USUÁRIO NO PORTAL INTRA GOIÁS

Esta seção do manual é indicada aos servidores que não possuem usuário de acesso ao Portal de Sistemas Intra Goiás e deseja criá-lo para, a partir de então, realizar a solicitação de férias via sistema.

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Para cadastrar um usuário, acesse o Sistema de Solicitação de Férias conforme instruções da seção anterior. Em seguida clique no link “Cadastro”, conforme indicado na imagem abaixo.

Na tela seguinte, informe o nome completo e a data de nascimento do servidor e clique no botão “Pesquisar”. A partir de então, uma das situações abaixo será apresentada:

1- Caso o servidor já tenha usuário no portal, será dada uma mensagem informando qual o usuário pertencente ao servidor;

2- Caso o servidor não tenha usuário cadastrado no portal, será solicitado o CPF do mesmo e em seguida a confirmação da operação, clicando no botão “Confirmar”. Depois da confirmação, surgirá uma tela listando uma série de combinações de nomes de usuários sendo que um destes deverá ser escolhido. Por fim, na parte inferior desta mesma tela, informe e confirme uma senha para o usuário que está sendo cadastrado e clique no botão “Cadastrar”. A partir de então o servidor está apto a utilizar o Sistema de Solicitação de Férias.

SOLICITANDO GOZO DE FÉRIAS

Após a autenticação (login) no sistema, será apresentada a tela inicial onde, do lado esquerdo da janela, existe um painel demonstrando todas as aplicações que o usuário tem acesso. Selecione a opção “Férias – Solicitar”, conforme demonstrado abaixo:

Selecionada a opção, surgirá a janela demonstrada abaixo que apresenta os campos já preenchidos com os dados do servidor solicitante, dados estes que são do servidor que está logado na aplicação. Além disso, na parte inferior da janela existe um painel contendo os campos relativos às férias e que devem ser preenchidos pelo solicitante.

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Existem duas situações distintas para o preenchimento dos dados de férias:

a. Quando o servidor solicitante ocupa cargo de chefia Para os solicitantes que ocupam cargo de chefia será apresentado um campo onde deverá ser indicado o servidor que o substituirá durante o período de férias. Digite o CPF do servidor que será o substituto e clique no botão “Pesquisar”. Será feita uma busca por este CPF e o nome do servidor será apresentado no campo correspondente.

b. Servidor solicitante não ocupa cargo de chefia Para os solicitantes que não ocupam cargo de chefia o campo do substituto imediato será ocultado, tornando esta informação desnecessária para este caso.

Para as duas situações descritas acima preenchimento das informações de férias será o mesmo, conforme passos abaixo: 1. Período Aquisitivo: deverá ser informado o período aquisitivo mais antigo ao qual o servidor tem direito.

Para o período aquisitivo selecionado será informada a quantidade de dias disponíveis a ser gozado. 2. Dias Solicitados: diante da quantidade de dias disponíveis para o gozo das férias, o solicitante deverá

informa neste campo a quantidade de dias que deseja usufruir. 3. Data Início: por fim o solicitante deverá informar a data inicial para o gozo das férias. Para preencher este

campo o servidor deverá clicar no ícone do calendário e selecionar a data inicial desejada para o gozo das férias.

Por fim, clique no botão para que as informações sejam incluídas na tabela de férias. Clique no botão “Enviar” para concluir a operação.

SECRETARIA DE GESTÃO E PLANEJAMENTO

987.654.321-01

GESTOR DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

EFETIVO/FUNCIONÁRIO PÚBLICO

SECRETARIA DE GESTÃO E PLANEJAMENTO

MARIA FERREIRA DA CONCEIÇÃO MOREIRA

ESTATUTÁRIO

SIM

GERÊNCIA DE GESTÃO DE PESSOAS

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ANALISANDO UMA SOLICITAÇÃO DE FÉRIAS

Essa é a etapa em que o chefe imediato de um servidor solicitante utilizará o sistema para analisar a solicitação de férias no intuito de aprovar, reprovar ou solicitar alguma alteração no período de férias. A partir do momento em que o chefe imediato entra no sistema, caso exista alguma solicitação de férias de um subordinado a ser analisada, esta aparecerá na caixa de entrada, conforme imagem abaixo:

Clique uma vez no item a ser analisado e a solicitação aparecerá no painel inferior, ou dê um duplo clique no item para que este seja apresentado em uma janela de pop-up. Após a apreciação da solicitação de férias pelo superior imediato, este deverá decidir pela aprovação, reprovação ou solicitação de alteração da mesma. Nos casos de reprovação ou solicitação de alteração, o superior imediato deverá descrever uma justificativa a fim de notificar o seu subordinado sobre sua decisão. Realizada a decisão, o superior imediato deverá clicar no botão “Enviar” para concluir a operação de análise.

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Caso a decisão seja pela aprovação da solicitação de férias, esta será encaminha para conferência pela área de Gestão de Pessoas. Caso a solicitação seja reprovada pelo superior imediato, o processo será concluído e será enviado um e-mail ao servidor solicitante com a justificativa apresentada. Por fim, caso o superior imediato opte pela alteração do requerimento de férias, o processo será retornado ao servidor solicitante para que este realize os devidos ajustes e encaminhe novamente ao seu superior imediato.

CONFERINDO UMA SOLICITAÇÃO DE FÉRIAS

Essa é a etapa em que a unidade de gestão de pessoas utilizará o sistema para conferir a solicitação de férias dos servidores, no intuito de identificar possíveis inconsistências referentes ao período aquisitivo, a quantidade de dias disponíveis para o servidor referente ao período aquisitivo, bem como o período de gozo das férias. A partir do momento em que o conferente da gestão de pessoas entra no sistema, caso exista alguma solicitação de férias a ser conferida, esta aparecerá na caixa de entrada, conforme imagem abaixo:

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Clique uma vez no item a ser analisado e a solicitação aparecerá no painel inferior, ou dê um duplo clique no item para que este seja apresentado em uma janela de pop-up. Após a apreciação da solicitação de férias pelo conferente, este deverá decidir pela aprovação ou reprovação da mesma. No caso de reprovação o conferente deverá descrever uma justificativa a fim de notificar o servidor sobre sua decisão.

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Realizada a decisão, o superior imediato deverá clicar no botão “Enviar” para concluir a operação de conferência. Caso a decisão seja pela aprovação da solicitação de férias, esta será agendada no RHNet e será enviada uma mensagem ao e-mail institucional do servidor solicitante. Caso a solicitação seja reprovada pelo conferente, o processo será concluído e será enviado um e-mail ao servidor solicitante com a justificativa apresentada.

CANCELANDO UMA SOLICITAÇÃO DE FÉRIAS

Este processo deverá ser executado caso o servidor opte por cancelar uma solicitação de férias. Vale ressaltar que o cancelamento só é viável para solicitações de férias que ainda não foram pagas. Após a autenticação (login) no sistema, será apresentada a tela inicial onde, do lado esquerdo da janela, existe um painel demonstrando todas as aplicações que o usuário tem acesso. Selecione a opção “Férias – Cancelar”, conforme demonstrado abaixo:

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Selecionada a opção, surgirá a janela demonstrada abaixo que apresenta as solicitações de férias passíveis de cancelamento.

Nota: Caso não apareça nenhuma informação para realizar a solicitação de cancelamento, isso ocorre devido o

lançamento já estar programado ou lançado em folha de pagamento, impossibilitando o seu cancelamento.

Na tela apresentada acima, o servidor deverá selecionar qual período aquisitivo deseja solicitar o cancelamento. Vale ressaltar que, caso exista mais de uma solicitação passível de cancelamento, deverá ser marcada a solicitação cujo período aquisitivo seja o mais recente. Em seguida deverá ser descrita, obrigatoriamente, uma justificativa para o cancelamento da solicitação de férias. Por fim, clique no botão “Enviar” para concluir a operação.

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Concluída a solicitação de cancelamento, será enviada uma mensagem para o e-mail institucional do superior

imediato do servidor solicitante, alertando-o da necessidade de análise de referida solicitação de

cancelamento das férias.

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ANALISANDO UMA SOLICITAÇÃO DE CANCELAMENTO DE FÉRIAS

Pra que seja possível a análise de uma solicitação de cancelamento de férias o servidor deverá possuir cargo de chefia. Regras internas no BPMS faz a identificação no momento da solicitação do servidor e envia automaticamente a solicitação registrada de cancelamento para o superior imediato realizar a análise da solicitação. Essa solicitação estará disponível na caixa de entrada do superior imediato, conforme abaixo:

Para apresentar as informações para realizar a análise de solicitação de cancelamento de férias, basta selecionar a

solicitação (duplo click na linha selecionada) para apresentar a tela abaixo:

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Observe que a tela acima permite visualizar a solicitação de cancelamento de férias enviada pelo servidor solicitante com a devida justificativa do seu cancelamento.

O superior imediato deverá tomar uma decisão de análise, sendo possível aprovar a solicitação ou reprovar a mesma.

Caso o superior imediato reprove a solicitação, deverá informar obrigatoriamente a justificativa da

decisão, conforme podemos observar abaixo:

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Ao reprovar e confirma com o envio da atividade, o servidor será notificado via email da reprovação

de sua solicitação, informando o mesmo sobre a decisão de seu superior imediato.

Caso não existe nenhum impedimento e o superior esteja de acordo com a solicitação de cancelamento de férias,

basta aprovar a solicitação.

Após essa aprovação a solicitação será direcionada para área de gestão de pessoas para realizar a conferência e

verificar se existe algum novo impedimento que não possibilite o seu cancelamento.

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CONFERINDO UM CANCELANDO UMA SOLICITAÇÃO DE FÉRIAS Após o envio das informações do servidor solicitante e aprovado por seu superior imediato, poderá ser visualizado

na caixa de entrada da conferente, conforme apresentado abaixo:

Para apresentar as informações para realizar a conferência de solicitação de cancelamento de férias, basta

selecionar a solicitação (duplo click na linha selecionada) para apresentar a tela abaixo:

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Na tela acima a conferente da área de gestão de pessoas deverá realizar a conferência e aprovar a solicitação de

cancelamento de férias. Após sua aprovação será efetivado definitivamente o pedido de férias.

Caso exista algum impedimento, a conferente deverá realizar a reprovação informando o motivo conforme abaixo:

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Após sua reprovação e envio o sistema notificará o servidor solicitante e seu superior imediato via email, informando

a justificação da reprovação com a sua justificativa de decisão.

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APROVANDO SOLICITAÇÕES DE FÉRIAS

Depois de realizada a autenticação (login) no sistema, este apresentará a tela inicial onde, do lado esquerdo da janela, existe um painel demonstrando todas as aplicações que o usuário tem acesso. Selecione a opção “Férias – Aprovar Portaria”, conforme demonstrado abaixo:

Selecionada a opção, surgirá a janela demonstrada abaixo que apresenta todas as solicitações de férias pendentes de aprovação para que a partir de então, sejam geradas as portarias que darão formalidade ao gozo das férias.

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Por fim, basta clicar no botão “Aprovar” para concluir a geração de portarias de férias.