Manual do sistema SMARam

Módulo

Baixa Patrimonial

LISTA DE FIGURAS

Figura 1-Acesso à Declaração de Inservibilidade – Móvel/Veículo ............................................................ 6 Figura 2-Acesso à Declaração de Inservibilidade – Acervo ........................................................................ 6 Figura 3-Acesso à Declaração de Inservibilidade – Intangível ................................................................... 6 Figura 4-Acesso à Declaração de Inservibilidade – Imóvel ........................................................................ 7 Figura 5-Tela Inicial Declaração de Inservibilidade ................................................................................... 7 Figura 6 – Itens da Declaração ................................................................................................................... 8 Figura 7-Efetivação Declaração .................................................................................................................. 9 Figura 8-Estorno Declaração ...................................................................................................................... 9 Figura 9-Acesso à Baixa – Móvel/Veículo ................................................................................................. 10 Figura 10-Acesso à Baixa - Acervo ............................................................................................................ 10 Figura 11-Acesso à Baixa - Intangível ....................................................................................................... 11 Figura 12-Acesso à Baixa - Imóvel ............................................................................................................ 11 Figura 13-Tela da Baixa Patrimonial ........................................................................................................ 12 Figura 14-Tipo de Patrimônio ................................................................................................................... 12 Figura 15-Data da Baixa ........................................................................................................................... 13 Figura 16-Tipo da Baixa ............................................................................................................................ 13 Figura 17-Seleção de Tipo de Baixa .......................................................................................................... 13 Figura 18-Lista Itens da Declaração ......................................................................................................... 14 Figura 19-Seleção de Itens da Declaração ................................................................................................ 15 Figura 20-Patrimônio ................................................................................................................................ 15 Figura 21-Valor de Venda da Baixa .......................................................................................................... 15 Figura 22-Confirmação da Efetivação da Baixa ...................................................................................... 16 Figura 23-Confirmação Estorno ................................................................................................................ 16 Figura 24-Filtro do Relatório da Declaração............................................................................................ 17 Figura 25-Relatório da Declaração ........................................................................................................... 17 Figura 26-Cadastro de Textos .................................................................................................................... 18 Figura 27-Emissão do Relatório com Texto parametrizado ...................................................................... 18 Figura 28-Filtro do Relatório de Baixa ..................................................................................................... 19 Figura 29- Relatório de Baixa ................................................................................................................... 19

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SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO __________________________________________________________________ 4 2. OBJETIVO _____________________________________________________________________ 4 3. DECLARAÇÃO DE INSERVIBILIDADE ____________________________________________ 5

3.1. Estorno declaração __________________________________________________________ 9 4. BAIXA PATRIMONIAL _________________________________________________________ 10

4.1. Itens da baixa ______________________________________________________________ 14 4.1.1. Inclusão através da declaração de inservibilidade _______________________________ 14 4.1.2. Inclusão manual _________________________________________________________ 15

4.2. Baixa por alienação _________________________________________________________ 15 4.3. Efetivação _________________________________________________________________ 16 4.4. Estorno da baixa ___________________________________________________________ 16

5. RELATÓRIOS _________________________________________________________________ 17 5.1. Relatório declaração de inservibilidade _________________________________________ 17 5.2. Relatório de baixa __________________________________________________________ 19

6. REGRAS BAIXA _______________________________________________________________ 20

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1. INTRODUÇÃO A Baixa Patrimonial é a desincorporação ou retirada de um bem do acervo

patrimonial. Com isto o número de patrimônio do bem que recebeu baixa não poderá ser utilizado por outro bem.

A baixa deve ser realizada diante de justificativa fundamentada de acordo com o Tipo de Baixa a ser realizada:

Inutilização/Abandono - Bem inservível classificado como irrecuperável que já passou por retirada de partes economicamente aproveitáveis e/ou foi constatado a impossibilidade ou inconveniência de alienação.

Extravio/Perda - Bem não localizado ou que sofreu algum dano de acidente natural. Exemplo: Enchente.

Alienação por Venda - Desfazimento através da transferência de domínio por venda.

Alienação por Permuta - Desfazimento através da transferência de domínio por permuta/troca por outro bem de órgão/entidade exclusivamente da Administração Pública.

Alienação por Doação - Desfazimento através da transferência de domínio por doação. Exclusiva para fins de uso de interesse social, com avaliação de oportunidade e conveniência socioeconômica em relação a outra forma de alienação, sem acarretar ônus.

Contaminação - Bens que sofreram contaminação química ou quaisquer outro tipo que inviabilize sua utilização ou exploração.

Morte ou Sacrifício de Semoventes. Furto/Roubo. Lançamento Indevido - Registra o estorno de valores de bens incorporados por

lançamentos incorretos.

2. OBJETIVO

O objetivo deste manual é demonstrar o método de Baixa Patrimonial. Este manual demonstrará todo o processo de realização de uma Baixa, desde a criação de uma Declaração de Inservibilidade até a vinculação dos itens na Baixa e a efetivação da Baixa.

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3. DECLARAÇÃO DE INSERVIBILIDADE

Foi desenvolvido um passo anterior à Baixa que é a declaração de

inservibilidade. Para alguns Tipos de Baixa, somente será possível incluir itens de patrimônio que estejam na condição de inservível, isto é, deve pertencer a alguma Declaração de Inservibilidade. Para os tipos de Baixa a seguir é obrigatório a Declaração de Inservibilidade:

Inutilização/Abandono Extravio/Perda Alienação por Venda Alienação por Permuta Alienação por Doação Contaminação

De acordo com Decreto 99658/90 os bens inservíveis devem ser classificados:

Art. 3º Para fins deste decreto considera-se: I ... Parágrafo único. O material considerado genericamente inservível, para a repartição, órgão ou entidade que detém sua posse ou propriedade, deve ser classificado como: a) ocioso - quando, embora em perfeitas condições de uso, não estiver sendo aproveitado; b) recuperável - quando sua recuperação for possível e orçar, no âmbito, a cinquenta por cento de seu valor de mercado; c) antieconômico - quando sua manutenção for onerosa, ou seu rendimento precário, em virtude de uso prolongado, desgaste prematuro ou obsoletismo; d) irrecuperável - quando não mais puder ser utilizado para o fim a que se destina devido a perda de suas características ou em razão da inviabilidade econômica de sua recuperação.

O processo de Declaração de Inservibilidade está localizado no Módulo de

Patrimônio. É possível acessar dentro de cada um dos submódulos:

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Móvel/Veículo:

Figura 1-Acesso à Declaração de Inservibilidade – Móvel/Veículo

Acervo:

Figura 2-Acesso à Declaração de Inservibilidade – Acervo

Intangível:

Figura 3-Acesso à Declaração de Inservibilidade – Intangível

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Imóvel:

Figura 4-Acesso à Declaração de Inservibilidade – Imóvel

Será apresentada a janela de Declaração de Inservibilidade.

Figura 5-Tela Inicial Declaração de Inservibilidade Para incluir uma Declaração de Inservibilidade o usuário deverá clicar no botão

Inserir Registro . A janela da Declaração está dividida em duas abas: Declaração e Itens. Na aba da Declaração deve ser informado a Data da Declaração, o Número e

Ano do Processo, o Motivo, a Classificação e o Tipo do Patrimônio.

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Data da Declaração: Deve ser informada a Data em que foi realizado a

Declaração de Inservibilidade. Motivo: Justificativa sobre o Motivo da Declaração de Inservibilidade. Classificação: Deve ser informada a Classificação do Bem, que pode ser:

Ocioso, Recuperável, Antieconômico ou Irrecuperável. Tipo do Patrimônio: Informar o Tipo de Patrimônio: Móvel, Veículo, Acervo,

Intangível ou Imóvel.

Depois de preenchidos os campos da aba Declaração, devem ser informados os itens que constarão na Declaração de Inservibilidade.

Para inserir um item deve ser especificado no campo Patrimônio o número de identificação do patrimônio (chapa) ou através do botão de pesquisa pode ser realizada a busca do patrimônio.

Figura 6 – Itens da Declaração

Para finalizar a Declaração basta clicar no botão Efetivar. Será exibida uma janela de aviso para o usuário confirmar a Efetivação.

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Figura 7-Efetivação Declaração

Ao efetivar a Declaração os bens existentes na Declaração ficarão com a

situação definida como “Inservível” no Sistema. Uma vez finalizada a Declaração, pode ser efetuado o processo de Baixa.

3.1. Estorno declaração

O estorno de uma Declaração poderá ser realizado somente se nenhum item da

Declaração estiver associado a uma Baixa. Para realizar o estorno de uma Declaração deve-se abrir a Declaração e clicar no

botão estornar . Será exibida uma janela para o usuário confirmar o estorno.

Figura 8-Estorno Declaração

Ao confirmar o Estorno o Bem voltará para situação “Normal” no Sistema.

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4. BAIXA PATRIMONIAL

O método de Baixa Patrimonial está localizado no Módulo de Patrimônio. É

possível acessar dentro de cada um dos submódulos:

Móvel/Veículo

Figura 9-Acesso à Baixa – Móvel/Veículo

Acervo

Figura 10-Acesso à Baixa - Acervo

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Intangível

Figura 11-Acesso à Baixa - Intangível

Imóvel

Figura 12-Acesso à Baixa - Imóvel

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Será apresentada a janela de Baixa Patrimonial.

Figura 13-Tela da Baixa Patrimonial

Para incluir uma Baixa patrimonial o usuário deverá clicar no botão Inserir Registro .

O Primeiro passo para a Baixa será definir o Tipo de Patrimônio.

Figura 14-Tipo de Patrimônio

Por padrão o Sistema irá atribuir o Tipo do Patrimônio de acordo com o do módulo que o usuário estiver acessado:

Acervo Intangível Imóvel Móvel Veículo

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Após informar o Tipo de Patrimônio deverá ser informado a Data da Baixa

Patrimonial.

Figura 15-Data da Baixa

Por Padrão o Sistema irá atribuir a Data Atual, podendo ser alterada pelo usuário. Em seguida, deve ser informado o Tipo da Baixa.

Figura 16-Tipo da Baixa Nem toda Baixa pode ser realizada para qualquer Tipo de Bem. Para evitar

problemas, foi desenvolvida uma relação para definir quais Tipos de Baixa os Grupos de Bens, Classes e Tipo de Bem podem sofrer. Exemplos:

O Tipo de Baixa Morte ou Sacrifício de Semoventes somente pode ser aplicado à Classe Semovente que pertence ao Grupo de Bens Móveis e ao Tipo de Bem Móvel.

O Tipo de Baixa Contaminação somente pode ser aplicado as Classes Represa/Açudes e Reservas. Dessa forma ao efetuar a busca para selecionar o Tipo de baixa, será exibida uma janela onde serão listadas somente as baixas que podem ser realizados de acordo com o Tipo de patrimônio informado.

Figura 17-Seleção de Tipo de Baixa

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Depois de informado o Tipo de Baixa deve ser informado o número e ano do

Processo referente à baixa.

4.1. Itens da baixa Para inserir os itens na Baixa o usuário deve estar na Aba Itens e clicar no botão

Inserir . A Inserção dos itens poderá ser manual ou efetuada a partir de uma Declaração

de Inservibilidade. O Tipo de Baixa irá determinar se a Baixa necessitará da declaração de Inservibilidade ou não.

4.1.1. Inclusão através da declaração de inservibilidade

Ao clicar no Botão inserir, será exibida uma janela onde o usuário poderá filtrar

e selecionar os itens vinculados a uma Declaração de Inservibilidade.

Figura 18-Lista Itens da Declaração

Para incluir um item na Baixa, deve selecionar o item através do checkbox e clicar no Botão Inserir Itens Selecionados.

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Figura 19-Seleção de Itens da Declaração

4.1.2. Inclusão manual Ao clicar no botão inserir será habilitado o campo patrimônio.

Figura 20-Patrimônio

Para inserir o Patrimônio deve ser especificado o número de identificação do patrimônio (chapa) ou através do botão de pesquisa pode ser realizada a busca do patrimônio.

4.2. Baixa por alienação

A Baixa por Alienação consiste na operação de transferência do direito de

propriedade do bem, mediante venda, permuta ou doação. Os bens a serem alienados deverão ter seu valor reavaliado conforme preços atualizados e praticados no mercado.

Quando o tipo de Baixa for Alienação por Venda, deverá ser informado na Baixa Patrimonial o Valor da Venda.

Figura 21-Valor de Venda da Baixa

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4.3. Efetivação A efetivação da baixa irá atualizar o bem no sistema para a situação “Baixado” e

irá gerar um registro de Baixa no Sistema para fins de contabilização. Para efetivar a Baixa deve clicar no botão Efetivar .

Será exibida uma janela para confirmar a efetivação.

Figura 22-Confirmação da Efetivação da Baixa

4.4. Estorno da baixa Para efetuar o estorno da Baixa deve clicar no botão Estornar . Em seguida irá aparecer uma janela onde deve ser informada a Data e a

Justificativa do Estorno.

Figura 23-Confirmação Estorno

O Estorno da Baixa irá retornar a Situação do bem para “Normal”.

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5. RELATÓRIOS

5.1. Relatório declaração de inservibilidade

O Relatório da Declaração de Inservibilidade pode ser impresso na própria tela da Declaração, clicando no ícone .

Será exibida uma janela de filtro do relatório.

Figura 24-Filtro do Relatório da Declaração

Figura 25-Relatório da Declaração

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O texto apresentado no relatório da Declaração pode ser parametrizado no

sistema. Deve ser inserido um registro no Cadastro de Textos com o nome do Relatório “MPR01700”.

Figura 26-Cadastro de Textos

Ao gerar a impressão do Relatório será impresso o Texto cadastrado no sistema.

Figura 27-Emissão do Relatório com Texto parametrizado

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5.2. Relatório de baixa

O Relatório da Baixa Patrimonial pode ser impresso na própria tela da Baixa,

clicando no ícone . Será exibida uma janela de filtro do relatório.

Figura 28-Filtro do Relatório de Baixa

Figura 29- Relatório de Baixa

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6. REGRAS BAIXA

Para realizar a baixa deve-se obedecer algumas regras e validações. A Data da Baixa somente será válida obedecendo as seguinte regras:

Mes/Ano de movimento já encerrado contabilmente. Não será permitido efetuar uma Baixa na Data informada caso o período já tenha sido encerrado na Contabilidade.

Cálculo Patrimonial já efetuado. Caso já tenha sifo efetuado o Cálculo do patrimônio no mês e ano informados na Data da Reavaliação, não será permitido efetuar a Reavaliação na Data informada.

Data de movimento do Patrimônio maior que a informada. Não será permitodo efetuar a reavaliação com Datas retroativas. Assim, a Data da reavaliação sempre deverá ser igual ou superior a Data de último movimento do Patrimônio.

Data ou período informado maior que a data corrente. Não será permido informar uma data superior a Data Atual. Para o Patrimônio, deve-se obedecer as regras abaixo:

Não é permitido efetuar a Baixa de um Bem Baixado ou Estornado. Para realizar a Baixa o Patrimônio deve estar ativo no cadastro. Quando o Tipo de Baixa for Alienação por Venda, deve obedecer as regras abaixo:

Deve ser informado o Valor Total da Venda. O Valor de venda dos itens também deve ser informado O Valor Total da Venda deve ser igual à somatória do valor de venda dos itens.