Manual Met Gerenciamento Projetos - Vol 02 - Modelos · guia teórico em Gerenciamento de Projetos,...
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Governo do Estado da Bahia Secretaria da Administração
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
VOLUME II
Salvador 2007
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GOVERNO DO ESTADO DA BAHIA Jaques Wagner SECRETARIA DA ADMINISTRAÇÃO Manoel Vitório da Silva Filho Companhia de Processamento de Dados do Estado da Ba hia – PRODEB Alexandre Vasconcelos Junqueira Coordenação de Gestão de Tecnologias da Informação e Comunicação – CGTIC Nilma Ricardo Superintendência de Gestão Pública – SGP Victor Emmanuel Maia Fonseca Equipe Técnica Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia - PRODEB Aurélio Pires Júnior Elias de Oliveira Sampaio Luciana Vitta Pires de Souza Maria das Graças Mendes de Aguiar Domingues Nildete de Castro Gavazza Coordenação de Gestão de Tecnologias da Informação e Comunicação - CGTIC Carlos Loureiro Carneiro Ernani Marques dos Santos José Ricardo Palomo Tanajura Ricardo Veloso Fontoura SGP/Coordenação de Planejamento de Gestão - CPG João Humberto de Araújo Torreão Luciano dos Santos Lima Luiz Carlos Maciel Calmon Almeida Maria de Fátima Freitas Sampaio Colaboração SGP/Coordenação de Desenvolvimento de Gestão - CDG Helayna Góes Soares Rita de Cássia Sá e Freitas Gabinete do Secretário/SAEB Marden Binderl Gaspar (Diagramação) Apoio UCE Luciane S Pereira Bastos
Secretaria da Administração, 2ª Avenida nº 200, tel.: 3115-1649 CEP 41745-003 – Centro Administrativo da Bahia – CAB
Bahia. Secretaria da Administração.
Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do Estado da Bahia, vol. II. – Salvador: Secretaria da Administração/ PRODEB/CGTIC/SGP, 2007.
p. 104 1. Administração pública – Bahia. I. Título
CDU: 35.078.2(035)
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Apresentação A Secretaria da Administração - SAEB, empenhada em disponibilizar instrumentos eficientes que proporcionem a melhoria da gestão da Administração Pública Estadual, desenvolveu uma Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos, em parceria com a Companhia de Processamento de Dados do Estado da Bahia – PRODEB, baseada nos fundamentos do PMBOK, guia teórico em Gerenciamento de Projetos, reconhecido mundialmente. O gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas na elaboração de atividades relacionadas para atingir um conjunto de objetivos pré-definidos, a fim de atender as necessidades e expectativas das partes envolvidas. Assim, o uso sistemático desses fundamentos trará benefícios preciosos que são indispensáveis para o sucesso na condução dos projetos. Tais benefícios podem ser: maior comprometimento com objetivos e resultados; disponibilidade de informação para a tomada de decisão; maior integração entre as áreas funcionais; aumento de qualidade e produtividade; redução dos prazos e custos; otimização da utilização de recursos humanos; e melhor retorno sobre o investimento. O presente Manual apresentará os principais conhecimentos, ferramentas e técnicas, além de alertar sobre as principais habilidades necessárias para uma boa gestão de projetos, e orientar para que a utilização desses elementos seja implementada de forma sistematizada. Desta forma, a Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos é demonstrada através de 03 (três) Módulos: Conceitual, Procedimentos e Modelos de Documentos e Exemplo de um Projeto, agrupados em 02 (dois) volumes. O Volume I, composto pelos Módulos:
I - Manual Conceitual traz o modelo organizacional que dará suporte à aplicação da metodologia pelos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual, os personagens reconhecidos nesse cenário, os instrumentos criados especificamente para a metodologia ora apresentada e sua forma de regulamentação. Adicionalmente, o Módulo Conceitual disserta brevemente sobre objetivos, conceitos, princípios e argumentos para a estruturação dos projetos.
II – Manual de Procedimentos, estão todas as orientações operacionais, assim como a documentação necessária para a efetiva e eficiente gestão dos projetos no âmbito da Administração Pública Estadual. Dispõe ainda sobre as ferramentas tecnológicas de apoio para adoção da Metodologia. E o Volume II pelo Módulo: III – Modelos de Documentos e Exemplo de um Projeto, apresenta todos os modelos e exemplo de preenchimento da Documentação Proposta, trazendo ainda uma simulação completa da execução de um projeto, demonstrando registros, atas, planos de projeto (referencial e detalhado), homologação de produtos, relatórios de progresso, modificações de escopo e soluções propostas aderentes à Metodologia.
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Sumário APRESENTAÇÃO
1 MÓDULO III - MODELOS DE DOCUMENTOS........................................................................ 09
� Ficha do Projeto................................... ............................................................................ 11
� Termo de Abertura do Projeto....................... ................................................................. 12
� Plano de Projeto Referencial....................... .................................................................... 14
� Estrutura Analítica de Projeto – EAP............... .............................................................. 23
� Planejamento Executivo............................. ..................................................................... 24
� Plano de Projeto Detalhado......................... .................................................................... 25
� Termo de Alteração do Escopo....................... ............................................................... 30
� Relatório de Progresso............................. ....................................................................... 31
� Termo de Homologação de Produtos................... ......................................................... 32
� Termo de Homologação Final do Projeto.............. ........................................................ 33
� Ata de Reunião (Planejamento/Acompanhamento/Específ ica/Gerencial).................. 34
� Lições Aprendidas.................................. ......................................................................... 35
� Planilha de Orçamentação........................... ................................................................... 36
2 MÓDULO III - EXEMPLO DE UM PROJETO.............................. ........................................... 39
� Ficha do Projeto................................... ............................................................................ 41
� Termo de Abertura do Projeto....................... ................................................................. 42
� Plano de Projeto Referencial....................... .................................................................... 44
� Plano de Projeto Detalhado......................... .................................................................... 63
� Termo de Alteração do Escopo
− Termo de Alteração do Escopo – 20070201............ .............................................. 84 − Termo de Alteração do Escopo – 20070310............ .............................................. 85
� Relatório de Progresso
− Relatório de Progresso – 20070206.................. ..................................................... 86 − Relatório de Progresso – 20070330.................. ..................................................... 87
� Termo de Homologação de Produtos
− Termo de Homologação de Produtos – 20070320........ ........................................ 88 − Termo de Homologação de Produtos – 20070601........ ........................................ 89
� Termo de Homologação Final do Projeto.............. ..................................................... 90
� Ata de Reunião (Planejamento/Acompanhamento/Específ ica/Gerencial)
− Ata de Reunião (Acompanhamento) – 20070206......... ......................................... 91 − Ata de Reunião (Acompanhamento) – 20070330......... ....................................... 92
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� Lições Aprendidas.................................. ...................................................................... 93
� Caminho Crítico.................................... ......................................................................... 94
� Visões do Projeto.................................. ........................................................................ 95
� Programação de Tarefas............................. .................................................................. 101
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
FICHA DO PROJETO
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente
Código do Projeto
Nome Completo do Projeto
Nome Resumido do Projeto
Setor Responsável pelo Gerenciamento (Secretaria/ Superintendência/Diretoria/ Gerência/ Equipe)
Patrocinador
Gestor do Negócio do Projeto
Cliente (Setor responsável pelo Negócio, ex. Secretaria/ Superintendência/Diretoria/ Gerência/ Equipe)
Líder do Projeto
Equipe do Projeto
Data do Início
Data do Término
Objetivo
Pessoas com Acesso de Gravação na Pasta do Projeto
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE ABERTURA DO PROJETO
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente
Autorizo o início do Projeto, conforme os critérios abaixo: 1. Justificativa do Projeto
Deve-se responder sempre à pergunta: Porque executar o Projeto? Descrever as razões determinantes do Projeto ou requisitos do produto para o qual será realizado, assim como os fatores de motivação que levaram a abordagem do assunto. Verificar se ele está alinhado com o plano estratégico da organização e qual a sua relação.
2. Objetivos do Projeto
Os objetivos do projeto incluem os critérios mensuráveis para a seu do sucesso. Os projetos podem possuir uma ampla variedade de objetivos definidos por estes critérios que podem ser técnicos, de negócios, de custo, cronograma e qualidade. Os objetivos do projeto devem possuir atributos relacionados a uma métrica, como por exemplo, uma unidade monetária e um valor absoluto ou relativo tal como: inferior a 1,5 milhão de reais.
3. Produto(s) do projeto
Chama-se genericamente de produto, o resultado mensurável e verificável do trabalho. A descrição do produto geralmente envolve menos detalhes nas fases iniciais e mais detalhes nas fases posteriores, conforme as características do produto forem progressivamente elaboradas.
Item Produto A B C D E F
4. Identificação do Patrocinador*
Nome Cargo Dados para contato (telefones e e-mail)
5. Identificação do Gestor do Negócio do Projeto*
Nome Cargo Dados para contato (telefones e e-mail)
6. Identificação do Líder do Projeto*
Nome Cargo Dados para contato (telefones e e-mail)
*Definições contidas na Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos – Volume I (Módulo I)
7. Principais marcos e suas datas previstas
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O cliente ou a organização executora pode identificar marcos e colocar datas impostas nesses marcos do cronograma. Essas datas podem ser consideradas como restrições do cronograma.
Datas Acontecimento
8. Restrições organizacionais, ambientais e externa s
Descrever as restrições específicas do projeto associadas ao seu escopo que limitam as opções da equipe. Por exemplo, incluir um orçamento predefinido ou datas impostas (marcos do cronograma) divulgadas pelo cliente ou pela organização executora. Quando um projeto for realizado sob contrato, em geral as cláusulas contratuais se constituirão em restrições. As restrições listadas neste documento serão descritas de forma resumida, e serão normalmente mais numerosas e mais detalhadas, no item “Escopo do Projeto” contido no Plano de Projeto Referencial.
Item Descrição A B C D E F
9. Premissas organizacionais, ambientais e externas .
Descrever as premissas específicas do projeto associadas ao seu escopo e o impacto potencial dessas premissas, se não forem confirmadas. Freqüentemente, as equipes de projetos identificam, documentam e validam as premissas como parte do seu processo de planejamento. As premissas listadas, neste documento, serão descritas de forma resumida, e serão normalmente mais numerosas e mais detalhadas, no item “Escopo do Projeto” contido no Plano de Projeto Referencial.
Item Descrição A B C D E F
10. Orçamento sumarizado e retorno sobre o investim ento (se for aplicável). 11. Aprovação
Nome:
Papel no Projeto:
Data:
Ass.
Nome:
Papel no Projeto:
Data:
Ass.
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
PROJETO (Nome do Projeto)
PLANO DE PROJETO REFERENCIAL
Salvador – Mês/Ano
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PATROCINADOR
( nome – cargo - empresa ) GESTOR DO NEGÓCIO DO PROJETO
( nome – cargo - empresa ) LÍDER DO PROJETO
( nome – cargo - empresa ) DEMAIS PARTICIPANTES DO PROJETO
SETOR / EMPRESA ( nome ) ( nome ) SETOR / EMPRESA ( nome ) ( nome ) ( nome )
SETOR / EMPRESA ( nome ) ( nome ) SETOR / EMPRESA ( nome )
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SUMÁRIO Apresentação 1. Objetivos do Projeto
2. Informações Históricas
3. Escopo do Projeto
3.1. Descrição do(s) Produto(s)
3.2. Entregas Intermediárias do Projeto
3.3. Requisitos do Projeto
3.4. Limites do Projeto
3.5. Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial
4. Restrições do Projeto
5. Premissas do Projeto
6. Equipes e Responsabilidades
7. Riscos Iniciais Definidos (preenchimento opciona l)
8. Principais Marcos e suas Datas Previstas
9. Estimativa Aproximada de Custos
10. Requisitos de Aprovação (preenchimento opcional )
11. Retornos e Benefícios
12. Planos de Gerenciamento do Projeto
12.1. Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto
12.2. Plano de Gerenciamento do Tempo
12.3. Plano de Gerenciamento de Custos
12.4. Plano de Gerenciamento da Qualidade
12.5. Plano de Gerenciamento de Pessoal
12.6. Plano de Gerenciamento das Comunicações
12.7. Plano de Gerenciamento dos Riscos
12.8. Plano de Gerenciamento de Aquisições
13. Assinaturas
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Apresentação Este Plano apresenta as principais especificações do projeto e pretende servir de guia para o desenvolvimento do mesmo. Esta versão representa a linha de base do planejamento e será alimentada com as evoluções ao longo da execução do projeto, na versão do Plano de Projeto Detalhado. 1. Objetivos do Projeto
Ex.: Num projeto “Fazer Supermercado” o objetivo seria “Adquirir em quantidade suficiente os produtos (e apenas esses produtos) que necessitávamos antes do projeto”.
2. Informações Históricas
Relacionar os resultados das tomadas de decisões e o desempenho de projetos anteriores, que devem ser considerados quando estiverem disponíveis. Quando a iniciação envolve aprovação para a próxima fase do projeto, informações dos resultados das fases anteriores são, freqüentemente, críticas.
Item Descrição A B C
3. Escopo do Projeto
3.1. Descrição do(s) Produto(s)
Embora a forma e o conteúdo das características do produto variem, a descrição do escopo deve sempre fornecer detalhes suficientes para dar suporte ao planejamento posterior do escopo do projeto. Não incluir aqui as entregas intermediárias, nem as entregas relacionadas com o gerenciamento do projeto. Ex.: No mesmo projeto “Fazer Supermercado”, os produtos seriam: “materiais de limpeza adquiridos, alimentos adquiridos, materiais de higiene pessoal adquiridos etc”.
Item Produto Características e Requisitos do produto Critérios de Aceitação
A B C D E F
3.2. Entregas Intermediárias do Projeto
As entregas intermediárias são os resultados auxiliares que podem ser relacionados com o produto ou documentação e relatórios de gerenciamento de projetos. As entregas podem ser descritas de forma sumarizada ou detalhada. Ex.: Ainda no projeto “Fazer Supermercado”, as entregas intermediárias seria a lista de compra, que permite que o projeto não fuja do foco, ou objetivo final.
3.3. Requisitos do Projeto
Documentar as necessidades, desejos e expectativas das partes interessadas, convertendo-as em requisitos. Os requisitos descrevem as condições ou capacidades que devem ser atendidas ou possuídas para satisfazer um contrato, norma, especificação ou outros documentos formalmente impostos. Os requisitos são as condições necessárias para a obtenção de certo objetivo, para o preenchimento de certo fim, ou condição para se alcançar determinado fim. Esses requisitos devem ser analisados e priorizados.
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3.4. Limites do Projeto
Identificar o que está incluído no projeto e o que não está incluído no projeto, evitando que uma parte interessada possa supor, que um produto específico será produzido pelo projeto.
3.5. Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial
Recomenda-se a utilização do WBS CHART PRO para criar a EAP a partir do arquivo EAP - Projeto Base - aaaammdd.wbs , localizado na área de projetos da rede. Deve-se fazer as adaptações no nome do arquivo e preenchê-lo decompondo o projeto até o nível de pacote de trabalho. Após a elaboração, trazer sua imagem para esta área do documento. A não existência da ferramenta não impede que a EAP seja criada manualmente.
4. Restrições do Projeto
Item Descrição A B C
5. Premissas do Projeto
Item Descrição
A B C D
6. Equipes e Responsabilidades
Relacionar os membros da equipe do projeto e as partes interessadas identificadas até o momento, e as suas responsabilidades dentro do projeto. A hierarquia das equipes do projeto (organograma) também pode ser documentada nesse item.
6.1. Patrocinador
Nome Cargo Instituição
Item Responsabilidades A Autorizar o início do projeto. B Validar o planejamento do projeto. C Prover recursos financeiros para o projeto. D Contribuir na solução dos riscos do projeto. E Manter o nível de comprometimento das equipes.
6.2. Gestor do Negócio do Projeto
Nome Cargo Instituição
Item Responsabilidades
A Indicar os responsáveis para fornecimento das informações inerentes e necessárias para o andamento do projeto.
B Prestar todas as informações relativas às necessidades do projeto. C Validar todas as informações produzidas pelo projeto. E Homologar todas os documentos gerados pelo projeto.
6.3. Líder do Projeto
Nome Cargo Instituição Telefones E-mail
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Item Responsabilidades A Elaborar a documentação inicial do projeto B Providenciar a validação da documentação inicial do projeto C Elaborar e atualizar sistematicamente a documentação do projeto D Providenciar a validação da documentação atualizada sistematicamente E Programar, convocar e comandar as reuniões de acompanhamento do projeto, elaborando a ata. F Zelar pelo cumprimento dos prazos acordados G Elaborar as informações do projeto para divulgação e divulgá-las adequadamente H Providenciar a execução do projeto pelas equipes designadas I Garantir o cumprimento da metodologia de gerenciamento de projetos a ser adotada pelo projeto
J Providenciar a validação dos produtos do projeto junto ao Patrocinador e ao Gestor do Negócio do Projeto
6.4. Equipe ....................................... ..
Nome Cargo Instituição Telefones E-mail
Item Responsabilidades
A B C D E F G H I
6.5. Equipe ....................................... ...
Nome Cargo Instituição Telefones E-mail
Item Responsabilidades
A B C
7. Riscos Iniciais Definidos (preenchimento opciona l)
Identifica os riscos conhecidos, até o momento, e que deverão ser detalhados no Plano de Gerenciamento de Riscos, contido neste documento.
8. Principais Marcos e suas Datas Previstas
Datas Acontecimento
A partir deste ponto, pode-se criar o arquivo Planejamento Executivo , através da EAP já definida, obtendo-se as principais datas do projeto, quando devem ser comparadas com as datas estimadas supracitadas, observando-se sua viabilidade. Após a elaboração, trazer as datas ajustadas para esta área do documento.
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9. Estimativa Aproximada de Custos
A estimativa de custos do projeto indica o custo total esperado do projeto. É normalmente precedida de um modificador que fornece alguma indicação de exatidão e menciona a possível margem de erro.
10. Requisitos de Aprovação (preenchimento opcional )
Identifica os requisitos de aprovação que podem ser aplicados a itens como objetivos, entregas, documentos e trabalho do projeto.
11. Retornos e Benefícios
Item Descrição
A B C
12. Planos de Gerenciamento do Projeto
Os Planos de Gerenciamento citados abaixo devem ser preenchidos baseando-se nas orientações definidas no Módulo II – Manual de Procedimentos:
12.1. Plano de Gerenciamento do Escopo;
12.2. Plano de Gerenciamento do Tempo; 12.3. Plano de Gerenciamento de Custos; 12.4. Plano de Gerenciamento da Qualidade; 12.5. Plano de Gerenciamento de Pessoal; 12.6. Plano de Gerenciamento das Comunicações;
12.7. Plano de Gerenciamento de Riscos;
12.8. Plano de Gerenciamento de Aquisições;
Para o Plano de Gerenciamento de Riscos, item 12.7, considerar ainda:
IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS
Identificação interna ao projeto (partes envolvidas ) Risco identificado Identificado por Categoria
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
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AVALIAÇÃO DOS RISCOS
Construção G.U.T.
Gravidade (Máximo = 5) Dano ou prejuízo que pode decorrer da situação (do fator de risco)
Urgência (Máximo = 5) Urgência em solucionar / tratar o risco caso seja disparado
Tendência (Máximo = 5) Qual a tendência de evolução se nenhuma ação for tomada
RISCOS G U T Total (G+U+T)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
PLANO DE RESPOSTA AO RISCO
Riscos negativos ou ameaças
Descrição da ação para:
Risco Prevenir Transferir
Mitigar (abrandar, amansar, suavizar, aliviar,
diminuir, proclamar, atenuar)
Aceitar (justificativa)
Valor de contingência
planejado (R$) Responsável
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Riscos positivos ou oportunidades
Descrição da ação para: Risco
Explorar Compartilhar Melhorar Aceitar (justificativa)
Valor de contingência
planejado (R$) Responsável
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
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13. Assinaturas
Nome: Nome:
Papel no projeto: Papel no projeto:
Data: Data:
Ass. Ass.
Nome: Nome:
Papel no projeto: Papel no projeto:
Data: Data:
Ass.
Nome: Nome:
Papel no projeto: Papel no projeto:
Data: Data:
Ass. Ass.
Nome: Nome:
Papel no projeto: Papel no projeto:
Data: Data:
Ass. Ass.
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
ESTRUTURA ANALÍTICA DE PROJETO – EAP
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
PLANEJAMENTO EXECUTIVO
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente
25
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJET OS DO ESTADO DA BAHIA
PROJETO (Nome do Projeto)
PLANO DE PROJETO DETALHADO
Salvador – Mês/Ano
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PATROCINADOR
( nome – cargo - empresa )
GESTOR DO NEGÓCIO DO PROJETO ( nome – cargo - empresa )
LÍDER DO PROJETO ( nome – cargo - empresa )
DEMAIS PARTICIPANTES DO PROJETO SETOR / EMPRESA ( nome ) ( nome ) SETOR / EMPRESA ( nome ) ( nome ) ( nome ) SETOR / EMPRESA ( nome ) ( nome ) SETOR / EMPRESA ( nome )
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SUMÁRIO Prezado (a) Líder do Projeto, o conteúdo do Plano de Projeto Referencial deverá ser copiado para essa versão do Plano de Projeto, que passará a ser o instrumento de registro durante todo o seu desenvolvimento, contendo todas as informações, detalhamentos e observações necessárias. Portanto, nesta página, copie o conteúdo integral do sumário do Plano de Projeto Referencial.
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Acompanhamento das atualizações do projeto OBS.: O líder deve estar atento para que as alterações de escopo sejam registradas. Além disso deverão ser formalizadas através do “Termo de Alteração de Escopo”. Quando o registro for apenas de relatos e considerações basta citar na tabela abaixo.
Data Mudanças
� pode relacionar o documento de “Registro de Alteraç ão de Escopo” � descrever de forma resumida o objeto alterado
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Apresentação Este documento foi produzido com base no Plano de Projeto Referencial, criado no momento do planejamento do projeto e contém inserções e complementos referentes às informações relevantes ocorridas durante o desenvolvimento do mesmo. Tais inserções encontram-se grifadas em azul e sublinhadas, a fim de destacá-las das informações originais.
Prezado(a) Líder do Projeto, copie o conteúdo do Plano de Projeto Referencial a partir do item Apresentação, e utilize este documento como base de registro de todas as ocorrências relevantes do projeto. Nenhuma informação pode ser retirada, sendo toda informação, incluída ou alterada, destacada em azul e sublinhada. Quando necessário, cite a data de atualização em azul, negrito, itálico e sublinhado.
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE ALTERAÇÃO DO ESCOPO
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente
Registra-se a alteração das informações conforme es pecificado abaixo: Caro líder de projetos, neste documento pode-se registrar a alteração de quaisquer itens relacionados ao Escopo do Projeto. Neste modelo é citado apenas um item para ilustrar a sugestão desse procedimento. Portanto, inclua o(s) item(ns) que necessitar(em) ser alterado(s) no projeto e registre adequadamente sua alteração. Posteriormente, providencie a avaliação das alterações pelas partes interessadas, e registre sua concordância. Lembre-se também de avaliar todos os impactos que tal(ais) alteração(ões) pode(m) provocar no projeto.
O item xxxx, Entregas Intermediárias do Projeto (an terior)
................................................................................... Por Entregas Intermediárias do Projeto (novo)
................................................................................... Observe-se a seguinte avaliação dos impactos provocados pela alteração acima:
• ................................. • ........................ • .................................
De acordo:
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
Nome:
Papel no projeto:
Data:
Ass.
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
RELATÓRIO DE PROGRESSO em dd/mm/AA
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente
Esse documento pode ser um texto resumido, apontando as informações gerenciais mais importantes para o momento do projeto, por exemplo: 1. parecer sobre os prazos - descrever resumidamente como encontram-se as previsões de datas
marco, acrescentando quadros semelhantes aos que se seguem; OBS. Caso esteja sendo utilizado o MS Project, deve-se transportar o conteúdo desse item para o campo “Anotações” da tarefa nível 0 (nome do projeto) no Project.
Indicador Situação em 08/06 Situação atual(15/06)
Percentual executado do projeto: 29% 31%
Data estimada para implantação: 13/09/2005 16/09/2005
Variação em relação ao marco final (25/08): Atraso de 19 dias Atraso de 22 dias
Percentual da variação:* 13,6% 15,7%
*Até 10%: aceitável de 10% a 20%: requer ações de ajuste acima de 20%: acionar patrocinador
Em 06/02/07
EVENTO DATA TÉRMINO
ESTIMADA INICIALMENTE
DATA PROGRAMADA
QTDE DE DIAS CORRIDOS DE ATRASO
OBS
Plano de Projeto validado
31/01/07 07/02/07 7
Atraso devido ao compartilhamento do tempo da equipe com os outros projetos
Lista de participantes divulgada
20/03/07 20/03/07 0
Apesar do atraso do marco anterior, este marco não foi impactado, devido à implementação de simultaneidades nas tarefas e negociação de redução de alguns prazos.
Material didático elaborado
09/05/07 18/05/07 9
Infra-estrutura preparada 22/05/07 31/05/07 9
Atraso gerado pelo término tardio do plano de projeto
Treinamento realizado 30/06/07 15/06/07 -15
Apesar do atraso no plano de projeto, esse marco ainda registra uma antecipação favorável ao projeto
2. tarefas em atraso, paralisadas ou que já deveriam ter sido iniciadas; 3. novos riscos potenciais; 4. principais problemas correntes; 5. estimativa no cumprimento das datas marco; 6. percentual de evolução do projeto (pelas datas macro tarefas resumo no Project); 7. relatos importantes; 8. parecer gerencial.
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE HOMOLOGAÇÃO DE PRODUTOS
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente
Notificamos a conclusão e a entrega do(s) produto(s ) abaixo, conforme discriminado(s) no Plano de Projeto no item Escopo do Projeto (subitem Descrição do(s) Produto(s) ou Entregas Intermediárias) e soli citamos a homologação do mesmo num prazo de dias, a partir do próximo dia útil.
PRODUTO(S) ENTREGUE(S)
GERENTE DO PROJETO ASSINATURA DO GERENTE PROJETO
DATA
Atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s) sem ressalvas.
Atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s) com as ressalvas listadas a seguir.
Não atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s), devido à(s) justificativa(s) a seguir.
RESSALVA(S) DO RECEBIMENTO OU JUSTIFICATIVA(S) DO NÃO RECEBIMENTO
ITEM DESCRIÇÃO
01
02
03
04
05
06
07
NOME E PAPEL NO PROJETO
ASS. DATA
NOME E PAPEL NO PROJETO ASS. DATA
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE HOMOLOGAÇÃO FINAL DO PROJETO
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente
Notificamos a conclusão do Projeto acima citado, co nforme Plano de Projeto e solicitamos a homologação do mesmo num prazo de dias, a partir do próximo dia útil.
NOME LÍDER DO PROJETO ASSINATURA DO LÍDER DO PROJETO DATA
Homologamos o Projeto acima citado, concluído com sucesso, tendo havido a implementação completa do escopo, conforme Plano de Projeto.
Não homologamos o Projeto acima citado, devido à(s) justificativa(s) a seguir.
JUSTIFICATIVA(S) PARA NÃO HOMOLOGAÇÃO DO PROJETO
ITEM DESCRIÇÃO
01
02
03
04
05
DEPOIMENTO /OBSERVAÇÕES DO CLIENTE SOBRE O PROJETO
NOME E PAPEL NO PROJETO ASS. DATA
NOME E PAPEL NO PROJETO ASS. DATA
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
ATA DE REUNIÃO (Planejamento/Acompanhamento/Específica/Gerencial)
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente
1. Dados da Reunião
Data Hora início Hora término Local
2. Pauta
Item Descrição (listar as tarefas da programação de tare fas por recurso)
A
B
C
3. Participantes
Nome Papel no projeto Instituição
4. Assuntos Discutidos / Decisões
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
LIÇÕES APRENDIDAS
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente
Caro líder descreva os fatos relevantes, faça uma análise do seu impacto sobre o projeto e tire conclusões das lições aprendidas, as quais poderão ser utilizadas em outros projetos. Utilize uma formatação textual livre agrupando os assuntos da forma que achar mais adequada ou crie a tabela abaixo:
Lições Aprendidas Data Fatos Relevantes
Pontos Positivos Pontos Negativos
ESCOPO
TEMPO
CUSTO
QUALIDADE
COMUNICAÇÃO
RISCOS
RECURSOS HUMANOS
AQUISIÇÃO
GERÊNCIA (INTEGRAÇÃO)
36
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
PLANILHA DE ORÇAMENTAÇÃO
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente
Planilha de Orcamentação
Recursos Humanos de desenvolvimento
Analista Projetista 1 100% 8.604,86 100% 8.604,86 100% 8.604,86 100% 8.604,86 100% 8.604,86 100% 8.604,86 100% 8.604,86 100% 8.604,86
Analista Projetista 2 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47
Analista Programador 1 100% 6.664,07 100% 6.664,07 100% 6.664,07 100% 6.664,07 100% 6.664,07 100% 6.664,07 100% 6.664,07 100% 6.664,07
Analista Programador 2 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47
Analista Programador 3 100% 9.088,42 100% 9.088,42 100% 9.088,42 100% 9.088,42 100% 9.088,42 100% 9.088,42 100% 9.088,42 100% 9.088,42
DBA 100% 7.763,49 100% 7.763,49 100% 7.763,49 100% 7.763,49 100% 7.763,49 100% 7.763,49 100% 7.763,49 100% 7.763,49
Analista de infra-estrutura 100% 3.143,36 100% 3.143,36 100% 3.143,36 100% 3.143,36 100% 3.143,36 100% 3.143,36 100% 3.143,36 100% 3.143,36
Gerente de Projeto 10% 1.276,50 10% 1.276,50 10% 1.276,50 10% 1.276,50 10% 1.276,50 10% 1.276,50 10% 1.276,50 10% 1.276,50
Gestor pelo cliente 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00
TOTAL DO MÊS 51.809,64 51.809,64 51.809,64 51.809,64 51.809,64 51.809,64 51.809,64 51.809,64
Acumulado RH 435.581,83 487.391,47 539.201,11 591.010,7 5 642.820,39 694.630,03 746.439,67 798.249,31
Consultoria
Consultoria 1 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00
Consultoria 2 100% 20.000,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00
TOTAL DO MÊS 20.000,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Acumulado Consultoria 299.600,00 299.600,00 299.600,00 299.600,00 299.600,00 299.600,00 299.600,00 299.600,00
FornecedoresBorland 0% 0,00 0% 0,00 100% 15.000,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00HP 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00 100% 43.000,00 0% 0,00 0% 0,00TOTAL DO MÊS 0,00 0,00 15.000,00 0,00 0,00 43.000,00 0,00 0,00
Acumulado Fornecedores 34.000,00 34.000,00 49.000,00 49 .000,00 49.000,00 92.000,00 92.000,00 92.000,00
TOTAL GERAL DO MÊS 71.809,64 51.809,64 66.809,64 51.809 ,64 51.809,64 94.809,64 51.809,64 51.809,64Acumulado Geral 769.181,83 820.991,47 887.801,11 939.61 0,75 991.420,39 1.086.230,03 1.138.039,67 1.189.849,31
jan/07 fev/07 mar/07 abr/07set/06 out/06 nov/06 dez/06
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TOTAL
Recursos Humanos de desenvolvimento
Analista Projetista 1 100% 8.604,86 100% 8.604,86 100% 8.604,86
Analista Projetista 2 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47
Analista Programador 1 100% 6.664,07 100% 6.664,07 100% 6.664,07
Analista Programador 2 100% 7.634,47 100% 7.634,47 100% 7.634,47
Analista Programador 3 100% 9.088,42 100% 9.088,42 100% 9.088,42
DBA 100% 7.763,49 100% 7.763,49 100% 7.763,49
Analista de infra-estrutura 100% 3.143,36 100% 3.143,36 100% 3.143,36
Gerente de Projeto 10% 1.276,50 10% 1.276,50 10% 1.276,50
Gestor pelo cliente 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00
TOTAL DO MÊS 51.809,64 51.809,64 51.809,64
Acumulado RH 850.058,95 901.868,59 953.678,23 953.678,2 3
Consultoria
Consultoria 1 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00
Consultoria 2 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00
TOTAL DO MÊS 0,00 0,00 0,00
Acumulado Consultoria 299.600,00 299.600,00 299.600,00 299.600,00
FornecedoresBorland 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00HP 0% 0,00 0% 0,00 0% 0,00TOTAL DO MÊS 0,00 0,00 0,00
Acumulado Fornecedores 92.000,00 92.000,00 92.000,00 92 .000,00
TOTAL GERAL DO MÊS 51.809,64 51.809,64 51.809,64Acumulado Geral 1.241.658,95 1.293.468,59 1.345.278,23 1.345.278,23
Planilha de Orcamentaçãomai/07 jun/07 jul/07
41
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
FICHA DO PROJETO
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente P-SAEB-CGTIC-07-001 Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado SAEB
Código do Projeto P-SAEB-CGTIC-07-001
Nome Completo do Projeto Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado
Nome Resumido do Projeto Capacitação MGPE
Setor Responsável pelo Gerenciamento (Secretaria/ Superintendência/Diretoria/ Gerência/ Equipe) SAEB / CGTIC
Patrocinador
João Maria da Silva
Gestor do Negócio do Projeto
Maria João dos Santos
Cliente (Setor responsável pelo Negócio, ex. Secretaria/ Superintendência/Diretoria/ Gerência/ Equipe)
SAEB
Líder do Projeto
Antônio da Silva
Equipe do Projeto
Maria José Souza, Márcia Lima, José Santana
Data do Início
17/01/07 Data do Término
Objetivo Capacitar 30 servidores do Governo do Estado na operacionalização da Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado, possibilitando sua atuação como líder de projeto, até julho de 2007. Pessoas com Acesso de Gravação na Pasta do Projeto
Antônio da Silva, Márcia Lima, Maria João dos Santos
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE ABERTURA DO PROJETO
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente P-SAEB-CGTIC-07-001 Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado SAEB
Autorizo o início do Projeto, conforme os critérios abaixo:
1. Justificativa do Projeto
A Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos corrobora com as novas estratégias do Governo do Estado, de direcionar seu foco para uma atuação mais gerencial, em substituição à antiga atuação operacional. A SAEB em parceria com a PRODEB desenvolveu a Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos para que seja utilizada pelos servidores do Estado na condução dos seus projetos. Para viabilizar essa utilização é necessário que seja promovida a capacitação das pessoas que irão liderar os projetos.
2. Objetivos do Projeto Capacitar 30 servidores do Governo do Estado, até julho de 2007, na utilização da Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do Estado da Bahia, possibilitando sua atuação como líder de projeto.
3. Produto(s) do projeto
Item Produto A Servidores capacitados na utilização da Metodologia
4. Identificação do Patrocinador*
Nome Cargo Dados para contato (telefones
e e-mail) João Maria da Silva Secretário de Administração do
Estado x/x/x/x/s
5. Identificação do Gestor do Negócio do Projeto*
Nome Cargo Dados para contato (telefones
e e-mail) Maria João dos Santos Coordenadora Executiva x/x/x/x/s
6. Identificação do Líder do Projeto*
Nome Cargo Dados para contato (telefones
e e-mail) Antônio da Silva Coordenador x/x/x/x/s
*Definições contidas na Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos – Volume I (Módulo I). 7. Principais marcos e suas datas previstas
Datas Acontecimento
30/07/07 Fim da capacitação 8. Restrições organizacionais, ambientais e externa s
Item Descrição
A Poucos potenciais instrutores com experiência prática na metodologia. B O orçamento disponível para realizar a capacitação está limitado a R$ 10.000,00. C O projeto não pode ultrapassar 30 de julho de 2007, quando será realizado o Fórum
de Secretários do Estado onde será apresentado o projeto e os servidores já capacitados.
43
9. Premissas organizacionais, ambientais e externas
Item Descrição A Disponibilidade do instrutor no período do treinamento.
B Disponibilidade dos líderes de projetos designados pelas Secretarias por meio turno durante o período do treinamento.
C Disponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período escolhido.
D Disponibilidade de sala com um micro por pessoa. E Turmas com no máximo 10 pessoas.
F Será obrigatória a freqüência de pelo menos 75% das aulas para emissão do Certificado.
10. Orçamento sumarizado e retorno sobre o investim ento (se for aplicável)
Contratação do instrutor R$ 6.000,00 Aluguel de sala R$ 1.000,00 Apostilas R$ 800,00 Produção dos Certificados R$ 300,00 Coffe break R$ 800,00 Total R$ 8.900,00
11. Aprovação
Nome: João Maria da Silva
Papel no Projeto: Patrocinador
Data:
Ass.
Nome: Maria João dos Santos
Papel no Projeto: Gestor do Negócio do Projeto
Data:
Ass.
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
PROJETO CAPACITAÇÃO NA METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
PLANO DE PROJETO REFERENCIAL
Salvador – Janeiro/2007
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PATROCINADOR José Maria da Silva – Secretário de Estado – Secretaria da Administração do Estado da Bahia
GESTOR DO NEGÓCIO DO PROJETO Maria João dos Santos – Coordenador Executivo - Secretaria da Administração do Estado da Bahia
LÍDER DO PROJETO Antônio da Silva – Coordenador - Secretaria da Administração do Estado da Bahia
DEMAIS PARTICIPANTES DO PROJETO PRODEB/ XXX/ XXX Maria José Souza Márcia Lima SAEB/ CGTIC José Santana
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SUMÁRIO Apresentação
1. Objetivos do Projeto
2. Informações Históricas
3. Escopo do Projeto
3.1. Descrição do(s) Produto(s)
3.2. Entregas Intermediárias do Projeto
3.3. Requisitos do Projeto
3.4. Limites do Projeto
3.5. Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial
4. Restrições do Projeto
5. Premissas do Projeto
6. Equipes e Responsabilidades
7. Riscos Iniciais Definidos (preenchimento opciona l)
8. Principais Marcos e suas Datas Previstas
9. Estimativa Aproximada de Custos
10. Requisitos de Aprovação (preenchimento opcional )
11. Retornos e Benefícios
12. Planos de Gerenciamento do Projeto
12.1. Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto
12.2. Plano de Gerenciamento do Tempo
12.3. Plano de Gerenciamento de Custos
12.4. Plano de Gerenciamento da Qualidade
12.5. Plano de Gerenciamento de Pessoal
12.6. Plano de Gerenciamento das Comunicações
12.7. Plano de Gerenciamento dos Riscos
12.8. Plano de Gerenciamento de Aquisições
13. Assinaturas
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Apresentação Este Plano apresenta as principais especificações do projeto e pretende servir de guia para o desenvolvimento do mesmo. Esta versão representa a linha de base do planejamento e será alimentada com as evoluções ao longo da execução do projeto, na versão do Plano de Projeto Detalhado. 1. Objetivos do Projeto
Promover a primeira turma de capacitação contemplando 30 servidores do Governo do Estado, até julho de 2007, na utilização da Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do Estado, possibilitando sua atuação como líder de projeto.
2. Informações Históricas
• O Relatório da CGTIC de 2005, emitido pelos Agentes de Integração, constatava a ausência de metodologias para condução dos projetos;
• Desde 2001, a PRODEB desenvolve e aprimora uma metodologia de gerenciamento de
projetos;
• No início de 2006, houve uma articulação da CGTIC com a PRODEB, a fim de compor uma equipe de trabalho composta pela SAEB e PRODEB para adaptar a Metodologia da PRODEB para a utilização no Estado;
• Em 2006, foi iniciado o projeto Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do
Estado da Bahia, que programou um plano de capacitação, do qual uma das atividades será efetivada por este projeto.
3. Escopo do Projeto
3.1. Descrição do(s) Produto(s)
Item Produto Características e Requisitos do produto Critérios de Aceitação
A Servidores capacitados na utilização da Metodologia
O servidor deve ter conhecimento teórico e prático da utilização da Metodologia.
75% de freqüência, e nota maior ou igual a 7 no aproveitamento do curso.
3.2. Entregas Intermediárias do Projeto
• RELACIONADAS AO PRODUTO DO PROJETO:
- lista de participantes;
- conteúdo programático;
- apostilas;
- exercícios;
- formulário de presença emitido;
- formulário de presença preenchido;
- sala devidamente preparada;
- certificados emitidos;
- formulário de avaliação do curso emitido;
- formulário de avaliação do curso preenchido;
- formulário de presença do instrutor emitido;
- formulário de presença do instrutor preenchido;
- Volumes I e II da Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos;
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• RELACIONADAS AO GERENCIAMENTO DO PROJETO:
- Termo de Abertura do Projeto;
- Plano de Projeto Referencial;
- Atas de reunião;
- Planejamento Executivo;
- Plano de Projeto Detalhado (relatório do projeto);
- Visões de evolução do projeto;
- Programações de tarefas por semana;
- Termo de Homologação de Produto;
- Termo de Homologação Final do Projeto;
- Relatórios de Progresso.
3.3. Requisitos do Projeto
• Obter 80% de aprovação dos servidores que participaram da capacitação; • O instrutor deve obter pelo menos média 4 nos itens avaliados (considerando notas
de 1 a 5); 3.4. Limites do Projeto
• Não está incluída no escopo deste projeto, a verificação da utilização efetiva da metodologia pelos líderes que serão capacitados;
• Não está incluída no escopo deste projeto, a preparação dos servidores nas áreas
de aplicação dos negócios a serem trabalhados pelos mesmos. 3.5. Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial
49
4. Restrições do Projeto
Item Descrição A Poucos potenciais instrutores com experiência prática na metodologia. B O orçamento disponível para realizar a capacitação está limitado a R$ 10.000,00. C O projeto não pode ultrapassar 30 de junho de 2007, quando será realizado o Fórum de
Secretários do Estado onde será apresentado o projeto e os servidores já capacitados. 5. Premissas do Projeto
Item Descrição A Disponibilidade do instrutor no período do treinamento.
B Disponibilidade dos líderes de projetos designados pelas Secretarias por meio turno durante o período do treinamento.
C Disponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período escolhido. D Disponibilidade de sala com um micro por pessoa. E Turmas com no máximo 10 pessoas. F Será obrigatória a freqüência de pelo menos 75% das aulas para emissão do Certificado.
6. Equipes e Responsabilidades
6.1. Patrocinador
Nome Cargo Instituição José Maria da Silva Secretário de Administração SAEB
Item Responsabilidades A Autorizar o início do projeto B Validar o planejamento do projeto C Prover recursos financeiros para o projeto D Contribuir na solução dos riscos do projeto E Manter o nível de comprometimento das equipes
6.2. Gestor do Negócio do Projeto
Nome Cargo Instituição Maria João dos Santos Coordenador Executivo SAEB
Item Responsabilidades
A Indicar os responsáveis para fornecimento das informações inerentes e necessárias para o andamento do projeto
C Prestar todas as informações relativas às necessidades do projeto D Validar todas as informações produzidas pelo projeto E Homologar todas os documentos gerados pelo projeto
6.3. Líder do Projeto
Nome Cargo Instituição Telefones E-mail Antônio da Silva Coordenador SAEB
Item Responsabilidades
A Elaborar a documentação inicial do projeto B Providenciar a validação da documentação inicial do projeto C Elaborar e atualizar sistematicamente a documentação do projeto D Providenciar a validação da documentação atualizada sistematicamente
E Programar, convocar e comandar as reuniões de acompanhamento do projeto, elaborando a ata.
F Zelar pelo cumprimento dos prazos acordados. G Elaborar as informações do projeto para divulgação e divulgá-las adequadamente. H Providenciar a execução do projeto pelas equipes designadas.
I Garantir o cumprimento da metodologia de gerenciamento de projetos a ser adotada pelo projeto.
J Providenciar a validação dos produtos do projeto junto ao Patrocinador e ao Gestor do Negócio do Projeto.
50
6.4. Equipe de Instrutoria
Nome Cargo Instituição Telefones E-mail Maria José Souza
Gerente de Projetos PRODEB
Márcia Lima Gerente de Projetos PRODEB
Item Responsabilidades A Elaborar o conteúdo programático. B Elaborar a apostila e os exercícios. C Realizar a instrutoria das aulas do treinamento. D Registrar a freqüência dos treinandos. E Avaliar o aproveitamento dos treinandos. F Emitir avaliação das aulas.
6.5. Equipe de apoio
Nome Cargo Instituição Telefones E-mail José Santana Auxiliar Administrativo SAEB
Item Responsabilidades A Providenciar a produção das apostilas B Preparar os recursos materiais da sala C Elaborar o formulário de freqüência D Elaborar o formulário de avaliação do curso
6.6. Treinandos
Item Responsabilidades A Comparecer pontualmente às aulas
B Dedicar-se às aulas prestando atenção às exposições e solicitando esclarecimentos quando necessário
C Realizar as atividades práticas D Assinar a lista de presença E Preencher a avaliação do instrutor
7. Riscos Iniciais Definidos (preenchimento opciona l)
• defeitos nos equipamentos durante o treinamento;
• equipamentos sem os softwares instalados;
• ausência dos treinandos;
• ausência do instrutor;
• apostilas não concluídas até o início do treinamento.
8. Principais Marcos e suas Datas Previstas
Datas Acontecimento 30/01/07 Plano de projeto validado 20/03/07 Lista de participantes divulgada 09/05/07 Material didático elaborado 22/05/07 Infra-estrutura preparada 30/06/07 Treinamento realizado 30/07/07 Projeto concluído
9. Estimativa Aproximada de Custos
Contratação do instrutor R$ 6.000,00 Aluguel de sala R$ 1.000,00 Apostilas R$ 800,00 Produção dos Certificados R$ 300,00 Coffee break R$ 800,00
51
Total R$ 8.900,00 Podendo variar 25% para mais ou para menos
10. Requisitos de Aprovação (preenchimento opcional )
RELACIONADOS AO PROJETO: • o treinamento deve contemplar uma visão geral sobre todas os procedimentos da
Metodologia;
• o treinamento deve conter atividades práticas;
• apuração da média das notas obtidas por cada treinando nos exercícios, resultando em
pelo menos 80% dos treinandos com média maior ou igual a 7;
• apuração da avaliação do professor por cada um dos treinandos, resultando em um média
maior ou igual a 4.
RELACIONADOS AO PRODUTO:
• os líderes de projetos devem possuir conhecimento básico em gerenciamento de projetos;
• apuração da freqüência de cada treinando resultando em pelo menos 75% de freqüência;
• emissão de relatório condensando as notas por treinando, indicando os aprovados com
média maior ou igual a 7.
11. Retornos e Benefícios
• Padronizar os métodos e as técnicas para condução dos projetos no Estado;
• Melhorar o processo de planejamento dos projetos do Estado;
• Propiciar conhecimento uniforme e abrangente de toda a Metodologia pelos líderes de
projetos do Estado;
• Aumentar o nível de capacitação em gerenciamento de projetos para os líderes de projetos
do Estado;
12. Planos de Gerenciamento do Projeto
12.1. Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto
12.1.1. O escopo deste projeto encontra-se registrado nesse documento através dos itens: Descrição do(s) Produto(s), Entregas Intermediárias do Projeto, Requisitos do Projeto, Critérios de Aceitação do Produto, Limites do Projeto e Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial.
12.1.2. O gerenciamento do escopo deste projeto seguirá as seguintes regras:
� acontecerá semanalmente nas reuniões de acompanhamento, quando
ocorrerá um check list nos itens que caracterizam o escopo; � os responsáveis por proposições de alteração no escopo são: o patrocinador,
o gestor do negócio, o líder do projeto e a equipe de apoio.
� os responsáveis pela aprovação de quaisquer alterações do escopo são: o patrocinador e o gestor do negócio.
� quando houver uma solicitação de quaisquer alterações no escopo, o
procedimento será o seguinte:
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- o líder deverá identificar os impactos (prazo, custo, qualidade e risco) da
alteração proposta; - submete a solicitação da alteração para aprovação;
- caso seja aprovada a alteração de escopo, emitir o documento “Termo de
Alteração de Escopo” e buscar as respectivas assinaturas;
- registrar as alterações no Plano de Projeto Detalhado e na EAP.
12.1.3. Este projeto utilizará os seguintes procedimentos para a verificação do escopo:
� a cada entrega de produto ou entrega intermediária do projeto, deve ser feita uma conferência dos critérios de aceitação definidos no escopo do projeto e emitido o “Termo de Homologação do Produto”;
� as não conformidades devem ser registradas no Termo e providenciadas as
regularizações;
� o “Termo de Homologação do Produto” deve ser assinado pelo gestor do negócio.
12.2. Plano de Gerenciamento do Tempo
12.2.1. Encontram-se abaixo as datas de início e término da linha de base do projeto que foram calculadas conforme requisitos de cada tarefa executiva e foram devidamente acordadas por todos os membros das equipes de trabalho. Também, é importante ressaltar que foram consideradas disponibilidades de cada recurso executante.
12.2.2. A atualização do cronograma deste projeto acontecerá seguindo os seguintes acordos:
� a periodicidade da atualização será semanal; � as informações serão colhidas diretamente dos recursos executantes através de
e-mail, logo após o envio da programação de tarefas pelo líder do projeto;
� a partir das informações recebidas, o líder do projeto, atualizará o cronograma e avaliará os impactos do desempenho das atividades nas datas marco do projeto após as atualizações;
53
� caso sejam sinalizados impactos negativos, os ajustes acontecerão de acordo
com as seguintes regras:
- serão realizados na reunião semanal com a participação de todos os recursos envolvidos;
- serão buscadas as possibilidades que estejam ao alcance dos membros das
equipes do projeto, como reduzir durações, definir simultaneidades, eliminar tarefas etc;
- simultaneamente, devem ser analisados os impactos em escopo, tempo,
custo e riscos do projeto;
- caso essas manobras não sejam suficientes para ajustar as datas programadas conforme as datas marcos, registrando atrasos superiores a 5 dias, o Patrocinador deverá ser requisitado pelo líder de projeto nos 2 (dois) dias seguintes para contribuir na resolução do problema;
12.3. Plano de Gerenciamento de Custos
12.3.1. A estimativa aproximada de custos do projeto está indicada no item 9 deste Plano de Projeto Referencial podendo variar em 25% para mais ou para menos;
12.3.2. A Coordenação do curso deverá fazer a orçamentação de acordo com os critérios
estabelecidos na estimativa aproximada de custos;
12.3.3. A Coordenação do curso deve levantar as informações de valores para a realização do projeto através de propostas de fornecedores de treinamentos para empresas, verificando os itens 4 - Restrições do Projeto (sub-item B) e 5 - Premissas do Projeto (sub-itens A,C e E) e os critério contidos no Plano de Gerenciamento da Qualidade;
12.3.4. Caso a orçamentação do projeto esteja fora dos limites estabelecidos pelo
patrocinador no item 4 – Restrições do Projeto (sub-item B), o líder do projeto deve obter uma aprovação para realizar um ajuste no escopo ou solicitar uma ampliação do orçamento disponível;
12.3.5. Com a orçamentação aprovada, o líder do projeto deverá fazer o acompanhamento
dos custos através de uma planilha contabilizando todos os valores indicados na proposta de treinamento, a medida que as despesas sejam efetivadas pela Coordenação do curso;
12.3.6. Periodicamente, o líder do projeto deverá coletar as informações referentes ao
desembolso dos pagamentos aos recursos, junto a Coordenação do curso; 12.3.7. Ao final do projeto, o líder de projeto deverá relatar através de uma planilha
detalhada todos os custos do projeto, fazendo uma análise em relação à expectativa do orçamento aprovado.
12.4. Plano de Gerenciamento da Qualidade
12.4.1. Os critérios de avaliação da qualidade dos produtos e do projeto estão evidenciados
nos itens 3.1 Descrição dos produtos (sub-item Critérios de aceitação) e 3.3 Requisitos do Projeto respectivamente, devendo ser medidos em relação aos alunos, ao instrutor, ao material fornecido e a infra-estrutura oferecida;
� Em relação ao critério de avaliação dos alunos:
- presença mínima de 75% de participação nas aulas que será medido
através de um formulário de presença preenchido;
54
- prova elaborada pelo instrutor com os assuntos do conteúdo programático indicados para o curso, onde a nota para aprovação deverá ser maior ou igual a 7;
- a medição da avaliação dos alunos deverá ser feita pela coordenação do
curso (formulário de presença preenchido) e pelo instrutor (correção da prova).
� Em relação ao critério de avaliação do instrutor:
- deve ser certificado em PMP e a forma de medição será através da
apresentação do certificado emitido pelo PMI; - deve ter pelo menos 03 anos de experiência em ministrar treinamento em
Gerenciamento de Projetos que deve ser comprovado através de carta de apresentação das empresas onde realizou treinamentos;
- os alunos deverão avaliar o instrutor através de um formulário de avaliação
que terá perguntas com notas de 1 até 5;
- a medição da avaliação do instrutor deve ser realizada pela coordenação do curso.
� Em relação ao critério de avaliação do Material do Curso:
- deve abordar o conteúdo programático indicado pela coordenação do curso e pela equipe de instrutoria e deve ser aprovado pelo patrocinador;
- deve ser fornecido através de apostilas contendo inclusive os exercícios a
serem aplicados na aula e também em meio eletrônico;
- a forma de medição será através da norma 6028 da ABNT específica para normatização de documentos, seguindo os seguintes itens:
� papel: Branco, tamanho A4 (210 x 297 mm); � margens: Esquerda 3,0 cm; direita 2,0 cm; superior 3,0 cm; inferior 2,0
cm; � parágrafo: espaçamento duplo, justificado. As citações longa, as notas,
as referências devem ser digitadas em espaçamento simples com fonte 10;
� fonte: Para os títulos de capítulos usa-se em geral Times New Roman
ou Arial tamanho 14, em negrito e para subtítulos utiliza-se a mesma fonte, também em negrito, mas com tamanho 12. O texto deve ser digitado na mesma fonte, em tamanho 12, normal (sem negrito);
� paginação: as páginas devem ser numeradas no canto superior direito.
Os números das páginas devem ser todos em algarismos arábicos (1,2,3, etc.) e deve ser iniciada a numeração a partir da parte textual (na introdução);
� rodapé: deve ser escrito com a mesma fonte, mas em tamanho 10. Não
esquecendo de justificar a nota de rodapé;
� estrutura: capa, folha de rosto, sumário, introdução, referencial teórico, referências bibliográficas, anexos e contra capa.
- a medição da avaliação do material deve ser feita pelos alunos, instrutor e
coordenação do curso.
� Em relação ao critério de avaliação da Infra-Estrutura:
55
- a medição da avaliação do curso deve ser feita através do formulário de
avaliação do curso; - a sala de aula deve ser equipada com os seguintes itens:
� ar-condicionado capaz de manter a temperatura ambiente em 21º C; � possuir 10 microcomputadores IBM-PC Pentium IV, com disco rígido de
40 GB, 512 de memória RAM, monitor de 17” SVGA color, placa de rede 10/100 Mbps, gravador de CD-ROM, teclado padrão ABTN 2 em português e mouse ótico, sendo um para cada aluno e 01 para o instrutor;
� a iluminação deve conter lâmpadas fluorecentes tamanho grande e a
quantidade mínima de luminárias para a sala deve ser de 10;
� projetor com resolução nativa de 800x600 SVGA e luminosidade mínima de 1800 lumens
� tela retrátil para projeção com altura de 2m e 2,5m de largura com tripé
de suporte com altura de 1,8m;
� quadro para pincel atômico com altura de 2m e largura de 2,5 m e deve estar posicionada na parede a uma altura de 1,8m;
� cadeiras e mesas para o uso de computadores;
� o local deve possuir banheiro feminino e masculino;
� o local deve possuir um ambiente para o coffee-break;
� cada coffee-break deve conter no mínimo 3 tipos de salgados e 3 tipos
de doces por pessoa e 3 tipos de bebidas (água, café e suco);
� o local deve ter acesso ao transporte urbano e deve conter no mínimo 10 vagas para quem for de veículo próprio;
� a medição da avaliação da infra-estrutura deve ser feita pelos alunos,
instrutor e coordenação do curso.
12.4.2. Para garantir a qualidade do projeto e dos produtos do projeto deve ser feita, pela coordenação do curso, uma inspeção nas ferramentas escolhidas para medição, de acordo com a categoria de pessoas indicadas para realizá-la;
� Para as medições feitas pelos alunos, inspecionar o formulário de avaliação do
instrutor e o formulário de avaliação do curso; � Para as medições feitas pelo instrutor, inspecionar a prova de capacidade dos
alunos, o material didático e o formulário de avaliação da infra-estrutura; � Para as medições feitas pela coordenação do curso, inspecionar o formulário de
freqüência dos alunos, o formulário de avaliação do curso e o formulário de avaliação do instrutor.
12.4.3. Para controlar a qualidade do projeto e dos produtos do projeto, a Coordenação do
curso deverá avaliar os resultados obtidos pelas inspeções e emitir um parecer verificando se o projeto atingiu as métricas indicadas nos itens 3.1 e 3.3 deste Plano de Projeto referencial;
56
� Caso não se tenha obtido as métricas esperadas, deve-se fazer uma avaliação precisa, a fim de identificar qual ação corretiva e ou preventiva deverá ser tomada e relatar ao patrocinador do projeto;
� Verificar se os procedimentos de correção e ou prevenção estão dentro das
expectativas de métricas pretendidas no plano de projeto referencial nos itens 3.1 e 3.3;
12.4.4. Após a conclusão das avaliações de qualidade, deve-se atualizar o Plano de
Gerenciamento da Qualidade incluindo as lições aprendidas;
12.5. Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos
12.5.1. Os recursos humanos necessários, suas responsabilidades e suas relações hierárquicas para realizar o projeto estão documentados no item Equipes e Responsabilidades, deste Plano de Projeto Referencial e são representadas graficamente através do organograma abaixo;
Patrocinador
Líder do Projeto
Gestor doNegócio
Equipe deInstrutoria Equipe de Apoio Treinandos
12.5.2. Nas equipes descritas neste Plano de Projeto existem pessoas fora da SAEB que estão vinculadas ao projeto por uma parceria entre as instituições, não acarretando encargos trabalhistas;
12.5.3. Os treinandos receberão uma capacitação no seu horário de trabalho e não
receberão remuneração extra pelas horas dedicadas ao curso. Este projeto não se compromete em buscar benefícios financeiros para os treinandos nem promovê-los em sua carreira profissional;
12.5.4. Os recursos humanos dedicados a instrutoria necessitam possuir conhecimento
prático na Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos. 12.5.5. O líder do projeto não possuirá autoridade funcional sobre as equipes do projeto,
porém possuirá autonomia de atribuição das tarefas; 12.5.6. As equipes da SAEB terão o suporte do setor de transportes para os eventuais
deslocamentos. As equipes da PRODEB deverão providenciar transporte próprio para eventuais deslocamentos. O projeto não se comprometerá com o transporte dos recursos humanos que serão treinandos do curso;
12.5.7. Conforme mencionado nas restrições deste projeto, existe o interesse do
Patrocinador em atender uma solicitação do Governador: o projeto não pode ultrapassar 30 de julho de 2007, quando será realizado o Fórum de Secretários do Estado onde será apresentado o projeto e os servidores já capacitados;
57
12.5.8. Os recursos humanos deste projeto (equipes de trabalho) serão disponibilizados
pela SAEB e PRODEB não sendo necessário um recrutamento externo. Desses recursos, o líder do projeto e o instrutor devem possuir competência em gerenciamento de projeto e principalmente na Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do Estado. Acrescenta-se ainda que o instrutor deve possuir competência em didática de ensino. Recomenda-se que sejam priorizados profissionais que já tenham participado de projetos semelhantes com desempenho satisfatório;
12.5.9. Caberá ao líder de projeto prezar pelo relacionamento interpessoal dos membros da
equipe, promovendo reuniões motivacionais, estimulando o feed back e a melhoria constante do desempenho da equipe. Para essa atribuição o líder do projeto poderá contar com o suporte da equipe de psicólogos do DDE/SRH;
12.5.10. Também caberá ao líder do projeto observar indicativos comportamentais dos
recursos, buscando a resolução de desempenhos insatisfatórios.
12.6. Plano de Gerenciamento das Comunicações
12.6.1. Os documentos gerados deverão seguir as normas da Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do Estado da Bahia.
12.6.2. Os documentos gerados em meio eletrônico serão arquivados na respectiva pasta
do projeto, localizada na área de projetos, na rede local da CGTIC;
12.6.3. Os documentos impressos relacionados ao gerenciamento do projeto serão guardados na CGTIC. Os demais documentos impressos serão guardados nas respectivas áreas de interesse;
12.6.4. Para os documentos que não serão emitidos pelo líder do projeto, cabe ao mesmo
buscar o cumprimento da emissão pelos respectivos responsáveis;
12.6.5. Todos os documentos a serem gerados por este projeto encontram-se descritos na tabela abaixo:
O QUE QUEM GERA QUEM RECEBE COMO SERÃO ENVIADAS AS
INFORMAÇÕES QUANDO
Lista de participantes
Órgãos e entidades
Patrocinador, Gestor do Negócio, Líder do Projeto
Por Ofício
Conteúdo programático
Gestor do Negócio
Patrocinador, Líder do Projeto, Equipe de Apoio, Equipe de Instrutores, Treinandos
Por e-mail
Apostilas Equipe de instrutores
Patrocinador, Líder do Projeto, Equipe de apoio, Treinandos
Meio eletrônico e impresso
Exercícios Equipe de instrutores
Patrocinador, Líder do Projeto, Equipe de apoio, Treinandos
Meio eletrônico e impresso
Formulário de presença emitido Equipe de apoio
Patrocinador, Líder do Projeto, Equipe de instrutores
Impresso
De acordo com
cronograma
Certificados emitidos
Patrocinador, Equipe de apoio, Equipe de instrutores
Treinandos Impresso
Formulário de avaliação do curso Equipe de apoio Líder do Projeto,
Treinandos Impresso
Após a realização do curso
Formulário de Presença do Instrutor Emitido
Equipe de apoio Instrutor Impresso Durante a realização do curso
Manual de Equipe de apoio Treinandos Impresso De acordo
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O QUE QUEM GERA QUEM RECEBE COMO SERÃO ENVIADAS AS
INFORMAÇÕES QUANDO
Gerenciamento de Projetos da Metodologia
com cronograma
Formulário de Presença Preenchido
Instrutor Equipe de apoio Impresso Durante a realização do curso
Formulário de avaliação do curso preenchido
Treinandos Equipe de apoio Impresso
Formulário de presença do instrutor preenchido
Equipe de apoio Patrocinador, Gestor de Negócio Impresso
Após a realização do curso
Termo de Abertura do Projeto
Patrocinador, Gestor do Negócio
Líder do Projeto, Equipe de apoio Impresso No início do
projeto
Plano de Projeto Referencial Líder do Projeto
Patrocinador, Gestor do Negócio, Equipe de apoio
Impresso No fim do
planejamento
Atas de reunião Líder do Projeto Patrocinador, Gestor do Negócio, Equipe de apoio
Meio eletrônico e impresso Semanal
Planejamento Executivo Líder do Projeto
Patrocinador, Gestor do Negócio, Equipe de apoio
Meio eletrônico Semanal
Plano de Projeto Detalhado (relatório do projeto)
Líder do Projeto Patrocinador, Gestor do Negócio, Equipe de apoio
Impresso Mensal
Visões de evolução do projeto Líder do Projeto Patrocinador,
Gestor do Negócio Meio eletrônico Semanal
Programações de tarefas por semana Líder do Projeto
Gestor do Negócio, Equipe de apoio, Equipe de Instrutores
Meio eletrônico Semanal
Termo de Homologação de Produto
Líder do Projeto Gestor do Negócio Impresso Eventual
Termo de Homologação Final do Projeto
Líder do Projeto Patrocinador, Gestor do Negócio Impresso No fim do
projeto
Relatório de Progresso Líder do Projeto Patrocinador,
Gestor do Negócio Meio eletrônico Semanal
12.7. Plano de Gerenciamento de Riscos
12.7.1. Para a identificação dos riscos será agendado um workshop de 8 horas, em dois turnos de 4 horas, em dias alternados com a participação do líder, gestor do negócio e equipe de apoio. Essas informações serão complementadas com os dados históricos do projeto, treinamento básico em gestão de projetos e uma análise dos itens premissa e restrição descritas nos itens 4 e 5 do Plano de Projeto Referencial;
12.7.2. Os riscos deste projeto serão controlados durante todo o ciclo de vida do projeto,
através de workshop especifico a cada mês, com duração de 2 horas, com a participação do líder do projeto, gestor do negócio e equipe de apoio. Durante esse encontro deve-se avaliar tanto os riscos já identificados como a possibilidade de existência de novos potenciais riscos e a necessidade de inclusão do mesmo na lista de riscos já identificados e priorizados;
12.7.3. O líder do projeto é o responsável pelo monitoramento e acompanhamento dos
riscos identificados e priorizados. Quando for detectada a possibilidade de ocorrência de um dos riscos identificados, o líder deve acionar de imediato o gestor do negócio;
12.7.4. Este projeto não terá liberação prévia de orçamento para controle dos riscos;
59
12.7.5. O resultado do workshop de identificação dos riscos está transcrito na tabela abaixo:
Identificação interna ao projeto (partes envolvidas )
Seq. Risco identificado Identificado por Categoria
1. Defeitos nos equipamentos durante o treinamento Maria José Souza Tecnologia
2. Indisponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período escolhido. Antônio da Silva Tecnologia
3. Indisponibilidade dos líderes selecionados no período da capacitação Márcia Lima Administrativo
4. Indisponibilidade do instrutor no período da capacitação Márcia Lima Conhecimento
6. Apostilas não concluídas até o início do treinamento José Santana Conhecimento
7. Freqüência abaixo de 75% das aulas Maria João dos Santos
Administrativo
8. Quantidade de lideres indicados pelos órgãos acima do previsto Antônio da Silva Político
9. Quantidade reduzida de instrutores com experiência prática na metodologia. Antônio da Silva Conhecimento
10. Não realização da capacitação na data prevista (até 30/07/2007) Maria José Souza Prazo
11. Despesas maiores do que o orçamento previsto Maria João dos Santos Custo
12.7.6. A avaliação da significância dos riscos identificados para o projeto utilizou análise qualitativa através da aplicação da técnica de análise de G.U.T para priorização dos riscos, que resultou na tabela abaixo:
Construção G.U.T.
Gravidade (Máximo = 5) Dano ou prejuízo que pode decorrer da situação (do fator de risco)
Urgência (Máximo = 5) Urgência em solucionar / tratar o risco caso seja disparado
Tendência (Máximo = 5) Qual a tendência de evolução se nenhuma ação for tomada
RISCOS G U T Total (G+U+T) 1. Defeitos nos equipamentos durante o
treinamento 5 5 3 13
2. Indisponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período escolhido.
3 5 2 10
3. Indisponibilidade dos líderes selecionados no período da capacitação 5 5 2 12
4. Indisponibilidade do instrutor no período da capacitação 5 5 4 14
5. Apostilas não concluídas até o início do treinamento
3 4 2 9
6. Freqüência abaixo de 75% das aulas 3 3 2 8
7. Quantidade de lideres indicados pelos órgãos acima do previsto 2 2 2 6
8. Quantidade reduzida de instrutores com experiência prática na metodologia. 5 5 5 15
9. Não realização da capacitação na data prevista (até 30/07/2007) 5 5 5 15
60
12.7.7. A equipe definiu que todos os riscos com o somatório de G.U.T acima de 10 serão considerados como riscos-chave que serão tratados com suas respectivas respostas previstas e responsáveis estão transcritas no quadro abaixo:
Riscos negativos ou ameaças
Descrição da ação para:
Risco Prevenir Transferir
Mitigar (abrandar, amansar,
suavizar, aliviar, diminuir, proclamar, atenuar)
Aceitar (justificativa)
Valor de contingência planejado
(R$)
Responsável
1. Quantidade reduzida de instrutores com experiência prática na metodologia.
Treinar mais dois GPs atualmente alocados na Prodeb
Equipe de Instrutoria
2. Não realização da capacitação na data prevista (até 30/07/2007)
Acionar o Patrocinador
Maria João dos Santos
3.Indisponibilidade do instrutor no período da capacitação
Verificar a disponibilidade dos outros GPs
Equipe de Instrutoria
4. Defeitos nos equipamentos durante o treinamento
Disponibilizar equipamentos backups
José Santana
5.Indisponibilidade dos líderes selecionados no período da capacitação
Convocar os líderes com antecedência
Antônio da Silva
6.Indisponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período escolhido.
Selecionar mais de uma sala com infra-estrutura necessária
Verificar a disponibilidade da segunda selecionada
Antônio da Silva
Riscos positivos ou oportunidades Descrição da ação para:
Risco Explorar Compartilhar Melhorar Aceitar
(justificativa)
Valor de contingência
planejado (R$) Responsável
1.
12.7.8. O processo de identificação e avaliação dos riscos é cíclico e deve ser repetido uma vez por mês, conforme definido no planejamento;
12.7.9. O líder do projeto, semanalmente, deve monitorar e controlar os riscos-chave e ao
menor sinal de exposição do mesmo, deverá acionar de imediato o responsável pelo mesmo;
12.7.10. Todos os insucessos, problemas enfrentados ou erros cometidos, as boas práticas,
os acertos e as medidas tomadas devem ser registradas pelo líder no documento lições aprendidas, como também, no Plano de Projeto Detalhado;
12.7.11. Todas as informações sobre os riscos colhidas no decorrer do projeto devem ser
atualizadas neste plano.
61
12.8. Plano de Gerenciamento de Aquisições
12.8.1. Os itens necessários a esse projeto que terão que serão adquiridos são:
� reprodução e encadernação das apostilas;
� aluguel da sala devidamente equipada;
� produção dos certificados;
� coffe break;
� contratação de instrutoria.
12.8.2. O líder do projeto deverá providenciar a aquisição desses itens atendendo à Lei de Licitações e Contratos do Estado da Bahia (Lei 9433/2005) relacionada às aquisições e aos contratos. Conforme essa lei:
� poderá ser feita uma contratação direta do instrutor, por não possuir
concorrência no fornecimento desse serviço (inexigibilidade de licitação). � os demais itens deverão ser adquiridos através da modalidade de licitação
carta-convite.
12.8.3. O líder criará a “Especificação dos Objetos” para cada um dos itens a serem adquiridos, documentando os requisitos de produtos, em detalhes suficientes, para permitir que possíveis fornecedores determinem se são capazes de fornecer o item, encaminhará a solicitação de aquisição para o Setor de Licitação e definirá os critérios que serão usados para avaliar ofertas ou propostas feitas por fornecedores;
12.8.4. O líder providenciará a aprovação da “Especificação do Objeto” pelo patrocinador e
a encaminhará para o Setor de Licitações, a fim de executá-la;
12.8.5. Semanalmente, o líder realizará uma verificação do andamento do processo junto ao Setor de Licitação, a fim de obter os seguintes resultados:
� ajudar a equipe responsável pela licitação na elaboração do Edital da Licitação. � ajudar o setor jurídico na elaboração do contrato, alertando para questões ou
riscos específicos do projeto.
� acompanhar a utilização dos critérios de avaliação e seleção para classificar ou pontuar propostas constantes no Edital de Licitação.
� participar de reuniões com os possíveis fornecedores durante o processo
licitatório, para garantir que todos os possíveis fornecedores possuam um entendimento claro e comum da aquisição.
� ajudar na análise das ofertas dos possíveis fornecedores, para pontuação
técnica.
12.8.6. O líder, após a homologação do processo licitatório e a contratação do fornecedor, colaborará com o gestor de negócios na gestão do contrato, executando os procedimentos abaixo:
� gerar um “Relatório de Desempenho do Fornecedor” observando os critérios de
aceitação contidos neste Plano de Projeto, e os aspectos de monitoramento de custos, cronograma e desempenho técnico;
� Acionar o setor responsável pelo pagamento dos fornecedores, a cada
homologação de produto, conforme os termos do contrato;
� utilizar o Sistema Integrado de Material, Patrimônio e Serviços - SIMPAS para registrar o desempenho do fornecedor, a fim de compor a documentação do
62
contrato. Isso pode incluir os resultados relatados de auditorias e inspeções do comprador que indicam as deficiências que o fornecedor precisa corrigir.
12.8.7. O líder do projeto providenciará o encerramento de cada contrato aplicável ao projeto ou a uma fase do projeto executando os procedimentos abaixo:
� emitir o Relatório Final de Desempenho do Fornecedor; � emitir os “Termo(s) de Homologação do(s) Produto(s)” a cada produto entregue
e providenciar a aprovação do gestor do negócio para que seja disparado pagamento pelo setor responsável;
� emitir o documento “Lições Aprendidas” e das recomendações de melhoria para
o planejamento e a implementação de compras e aquisições futuras.
� preparar um conjunto completo de documentações do contrato indexadas, inclusive o contrato encerrado para inclusão, com os arquivos finais do projeto.
13. Assinaturas
Nome: Nome:
Papel no projeto: Papel no projeto:
Data: Data:
Ass. Ass.
Nome: Nome:
Papel no projeto: Papel no projeto:
Data: Data:
Ass. Ass.
Nome: Nome:
Papel no projeto: Papel no projeto:
Data: Data:
Ass. Ass.
Nome: Nome:
Papel no projeto: Papel no projeto:
Data: Data: Ass. Ass.
63
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
PROJETO CAPACITAÇÃO NA METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E
GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO
PLANO DE PROJETO DETALHADO
Salvador – Fevereiro/2007
64
PATROCINADOR João Maria da Silva – Secretário de Estado – Secretaria da Administração do Estado da Bahia
GESTOR DO NEGÓCIO DO PROJETO Maria João dos Santos – Coordenador Executivo - Secretaria da Administração do Estado da Bahia
LÍDER DO PROJETO Antônio da Silva – Coordenador - Secretaria da Administração do Estado da Bahia
DEMAIS PARTICIPANTES DO PROJETO PRODEB/ XXX/ XXX Maria José Souza Márcia Lima SAEB/ CGTIC José Santana
65
SUMÁRIO Apresentação
1. Objetivos do Projeto
2. Informações Históricas
3. Escopo do Projeto
3.1. Descrição do(s) Produto(s)
3.2. Entregas Intermediárias do Projeto
3.3. Requisitos do Projeto
3.4. Limites do Projeto
3.5. Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial
4. Restrições do Projeto
5. Premissas do Projeto
6. Equipes e Responsabilidades
7. Riscos Iniciais Definidos (preenchimento opciona l)
8. Principais Marcos e suas Datas Previstas
9. Estimativa Aproximada de Custos
10. Requisitos de Aprovação (preenchimento opcional )
11. Retornos e Benefícios
12. Planos de Gerenciamento do Projeto
12.1. Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto
12.2. Plano de Gerenciamento do Tempo
12.3. Plano de Gerenciamento de Custos
12.4. Plano de Gerenciamento da Qualidade
12.5. Plano de Gerenciamento de Pessoal
12.6. Plano de Gerenciamento das Comunicações
12.7. Plano de Gerenciamento dos Riscos
12.8. Plano de Gerenciamento de Aquisições
13. Assinaturas
66
Acompanhamento das atualizações do projeto OBS.: O líder deve estar atento que para as alterações de escopo, além da citação na tabela abaixo, sejam formalizadas através do “Termo de Alteração de Escopo”. Quando o registro for apenas de relatos e considerações, basta citar na tabela abaixo.
Data
Mudanças
� pode relacionar o documento de Registro de Alteraçã o de Escopo
� descrever de forma resumida o objeto alterado
01/02/07 Foi autorizada uma alteração de escopo, acrescentando uma entrega intermediária relacionada ao produto do projeto, conforme “Termo de Alteração de Escopo” devidamente emitido.
10/03/07 Foi autorizada uma alteração de escopo, ajustando requisitos do projeto, conforme “Termo de Alteração de Escopo” devidamente emitido, e refletindo no item 10 - Requisitos de Aprovação.
15/03/07 Foram excluídas entregas intermediárias registradas nos itens 3.2 Entregas Intermediárias e 12.6 Plano de Gerenciamento das Comunicações.
20/04/07 Foi acrescida uma pessoa na equipe de apoio do projeto, em função do recurso ter sido liberado de outras alocações.
05/06/07 Foi definida uma redução de custos, que implicou em anotações nos itens 4 Restrições do projeto (letra B), 12.3 Plano de Gerenciamento dos Custos e 12.4 Plano de Gerenciamento da Qualidade.
67
Apresentação Este documento foi produzido com base no Plano de Projeto Referencial, criado no momento de planejamento do projeto e contém inserções e complementos referentes às informações relevantes ocorridas, durante o desenvolvimento do mesmo. Tais inserções encontram-se em Itálico e sublinhadas, a fim de destacá-las das informações originais.
1. Objetivos do Projeto
Promover a primeira turma de capacitação contemplando 30 servidores do Governo do Estado, até julho de 2007, na utilização da Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do Estado da Bahia, possibilitando sua atuação como líder de projeto.
2. Informações Históricas
• O Relatório da CGTIC de 2005, emitido pelos Agentes de Integração, constatava a ausência de metodologias para condução dos projetos;
• Desde 2001, a PRODEB desenvolve e aprimora uma metodologia de gerenciamento de
projetos;
• No início de 2006, houve uma articulação da CGTIC com a PRODEB, a fim de compor uma equipe de trabalho composta pela SAEB e PRODEB para adaptar a metodologia da PRODEB para a utilização no Estado;
• Em 2006, foi iniciado o projeto Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos do
Estado da Bahia, que programou um plano de capacitações, do qual uma atividades será efetivada por este projeto.
3. Escopo do Projeto
3.1. Descrição do(s) Produto(s)
Item Produto Características e Requisitos do produto Critérios de Aceitação
A Servidores capacitados na utilização da Metodologia
O servidor deve ter conhecimento teórico e prático da utilização da metodologia.
75% de freqüência, e nota maior ou igual a 7 no aproveitamento do curso.
3.2. Entregas Intermediárias do Projeto
� RELACIONADAS AO PRODUTO DO PROJETO:
- lista de participantes;
- conteúdo programático;
- apostilas;
- exercícios;
- formulário de presença emitido;
- formulário de presença preenchido;
- sala devidamente preparada;
- certificados emitidos;
- formulário de avaliação do curso emitido;
- formulário de avaliação do curso preenchido;
Excluído em 15/03/07
- formulário de presença do instrutor emitido;
- formulário de presença do instrutor preenchido;
- Volumes I e II da Metodologia de Elaboração e Gerenciamento de Projetos;
Inclusão feita em 01/02/07
68
- conteúdo programático (apostilas, apresentações e exercícios) em meio eletrônico
(CD e site).
� RELACIONADAS AO GERENCIAMENTO DO PROJETO:
- Termo de Abertura do Projeto;
- Plano de Projeto Referencial;
- Atas de reunião;
- Planejamento Executivo;
- Plano de Projeto Detalhado (relatório do projeto);
- Visões de evolução do projeto;
- Programações de tarefas por semana;
- Termo de Homologação de Produto;
- Termo de Homologação Final do Projeto;
- Relatórios de progresso.
3.3. Requisitos do Projeto
- Obter 80% de aprovação dos servidores que participaram da capacitação;
Alterado em 10/03/07:
- Obter 90% de aprovação dos servidores que participaram da capacitação;
- O instrutor deve obter pelo menos média 4 nos itens avaliados (considerando notas
de 1 a 5);
3.4. Limites do Projeto
- Não está incluída no escopo deste projeto, a verificação da utilização efetiva da
metodologia pelos líderes que serão capacitados;
- Não está incluída no escopo deste projeto, a preparação dos servidores nas áreas de
aplicação dos negócios a serem trabalhados pelos mesmos.
3.5. Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial
69
4. Restrições do Projeto
Item Descrição
A Poucos potenciais instrutores com experiência prática na metodologia.
B
O orçamento disponível para realizar a capacitação está limitado a R$ 10.000,00. Alterado em 05/06/07: O orçamento disponível para realizar a capacitação foi reduzida em função de corte no orçamento do Governo do Estado, portanto fica limitado a R$ 8.500,00.
C O projeto não pode ultrapassar 30 de junho de 2007, quando será realizado o Fórum de Secretários do Estado onde será apresentado o projeto e os servidores já capacitados.
5. Premissas do Projeto
Item Descrição A Disponibilidade do instrutor no período do treinamento.
B Disponibilidade dos líderes de projetos designados pelas Secretarias por meio turno durante o período do treinamento.
C Disponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período escolhido. D Disponibilidade de sala com um micro por pessoa. E Turmas com no máximo 10 pessoas. F Será obrigatória a freqüência de pelo menos 75% das aulas para emissão do Certificado.
6. Equipes e Responsabilidades
6.1. Patrocinador
Nome Cargo Instituição João Maria da Silva Secretário de Administração SAEB
Item Responsabilidades
A Autorizar o início do projeto B Validar o planejamento do projeto C Prover recursos financeiros para o projeto D Contribuir na solução dos riscos do projeto E Manter o nível de comprometimento das equipes
6.2. Gestor do Negócio do Projeto
Nome Cargo Instituição Maria João dos Santos Coordenador Executivo SAEB
Item Responsabilidades
A Indicar os responsáveis para fornecimento das informações inerentes e necessárias para o andamento do projeto
C Prestar todas as informações relativas às necessidades do projeto D Validar todas as informações produzidas pelo projeto E Homologar todas os documentos gerados pelo projeto
6.3. Líder do Projeto
Nome Cargo Instituição Telefones E-mail Antônio da Silva Coordenador SAEB
Item Responsabilidades
A Elaborar a documentação inicial do projeto B Providenciar a validação da documentação inicial do projeto C Elaborar e atualizar sistematicamente a documentação do projeto D Providenciar a validação da documentação atualizada sistematicamente
E Programar, convocar e comandar as reuniões de acompanhamento do projeto, elaborando a ata
F Zelar pelo cumprimento dos prazos acordados G Elaborar as informações do projeto para divulgação e divulgá-las adequadamente H Providenciar a execução do projeto pelas equipes designadas
70
I Garantir o cumprimento da metodologia de gerenciamento de projetos a ser adotada pelo projeto
J Providenciar a validação dos produtos do projeto junto ao Patrocinador e ao Gestor do Negócio do Projeto
6.4. Equipe de instrutoria
Nome Cargo Instituição Telefones E-mail Maria José Souza
Gerente de Projetos PRODEB
Márcia Lima Gerente de Projetos PRODEB
Item Responsabilidades A Elaborar o conteúdo programático
B Elaborar a apostila e os exercícios
C Realizar a instrutoria das aulas do treinamento
D Registrar a freqüência dos treinandos
E Avaliar o aproveitamento dos treinandos
F Emitir avaliação das aulas
6.5. Equipe de apoio
Nome Cargo Instituição Telefones E-mail José Santana Auxiliar Administrativo SAEB Incluído em 20/04/07 Carlos Rodrigues
Gerente de Projetos SAEB
Item Responsabilidades
A Providenciar a produção das apostilas
B Preparar os recursos materiais da sala
C Elaborar o formulário de freqüência
D Elaborar o formulário de avaliação do curso
6.6. Treinandos
Item Responsabilidades A Comparecer pontualmente às aulas
B Dedicar-se às aulas prestando atenção às exposições e solicitando esclarecimentos quando necessário
C Realizar as atividades práticas D Assinar a lista de presença E Preencher a avaliação do instrutor
7. Riscos Iniciais Definidos (preenchimento opciona l)
• Defeitos nos equipamentos durante o treinamento;
• Equipamentos sem os softwares instalados;
• Ausência dos treinandos;
• Ausência do instrutor;
• Apostilas não concluídas até o início do treinamento.
8. Principais Marcos e suas Datas Previstas
Datas Acontecimento 30/01/07 Plano de projeto validado
20/03/07 Lista de participantes divulgada
09/05/07 Material didático elaborado
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22/05/07 Infra-estrutura preparada
30/06/07 Treinamento realizado
30/07/07 Projeto concluído
9. Estimativa Aproximada de Custos
Contratação do instrutor R$ 6.000,00 Aluguel de sala R$ 1.000,00 Apostilas R$ 800,00 Produção dos Certificados R$ 300,00 Coffe break R$ 800,00 Total R$ 8.900,00 Podendo variar 25% para mais ou para menos
10. Requisitos de Aprovação (preenchimento opciona l)
RELACIONADOS AO PROJETO: • o treinamento deve contemplar uma visão geral sobre todas os procedimentos da
metodologia;
• o treinamento deve conter atividades práticas;
• apuração da média das notas obtidas por cada treinando nos exercícios, resultando em
pelo menos 80% dos treinandos com média maior ou igual a 7;
Alterado em 10/03/07:
• apuração da média das notas obtidas por cada treinando nos exercícios, resultando em
pelo menos 90% dos treinandos com média maior ou igual a 7;
• apuração da avaliação do professor por cada um dos treinandos, resultando em um média
maior ou igual a 4.
RELACIONADOS AO PRODUTO • os líderes de projetos devem possuir conhecimento básico em gerenciamento de projetos;
• apuração da freqüência de cada treinando resultando em pelo menos 75% de freqüência;
• emissão de relatório condensando as notas por treinando, indicando os aprovados com
média maior ou igual a 7.
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11. Retornos e Benefícios
• Padronizar os métodos e as técnicas para condução dos projetos no Estado;
• Melhorar o processo de planejamento dos projetos do Estado;
• Propiciar conhecimento uniforme e abrangente de toda a metodologia pelos líderes de
projetos do Estado;
• Aumentar o nível de capacitação em gerenciamento de projetos para os líderes de projetos
do Estado;
12. Planos de Gerenciamento do Projeto
12.1. Plano de Gerenciamento do Escopo do Projeto
12.1.1. O escopo deste projeto encontra-se registrado nesse documento através dos itens: Descrição do(s) Produto(s), Entregas Intermediárias do Projeto, Requisitos do Projeto, Critérios de Aceitação do Produto, Limites do Projeto e Estrutura Analítica do Projeto - EAP Inicial
12.1.2. O gerenciamento do escopo deste projeto seguirá as seguintes regras:
� acontecerá semanalmente nas reuniões de acompanhamento, quando
ocorrerá um check list nos itens que caracterizam o escopo; � os responsáveis por proposições de alteração no escopo são: o
patrocinador, o gestor do negócio, o líder do projeto e a equipe de apoio.
� os responsáveis pela aprovação de quaisquer alterações do escopo são: o patrocinador e o gestor do negócio.
� quando houver uma solicitação de quaisquer alterações no escopo, o
procedimento será o seguinte:
- o líder deverá identificar os impactos (prazo, custo, qualidade e risco) da alteração proposta;
- submete a solicitação da alteração para aprovação;
- caso seja aprovada a alteração de escopo, emitir o documento “Termo
de Alteração de Escopo” e buscar as respectivas assinaturas.
- registrar as alterações no Plano de Projeto Detalhado e na EAP.
12.1.3. Este projeto utilizará os seguintes procedimentos para a verificação do escopo:
� a cada entrega de produto ou entrega intermediária do projeto, deve ser feita uma conferência dos critérios de aceitação definidos no escopo do projeto e emitido o “Termo de Homologação do Produto”.
� as não conformidades devem ser registradas no Termo e providenciadas as
regularizações.
� a “Termo de Homologação do Produto” deve ser assinado pelo gestor do negócio.
12.2. Plano de Gerenciamento do Tempo
12.2.1. Encontram-se abaixo as datas de início e término da linha de base do projeto que foram calculadas conforme requisitos de cada tarefa executiva e foram devidamente acordadas por todos os membros das equipes de trabalho.
73
Também, é importante ressaltar que foram consideradas disponibilidades de cada recurso executante.
12.2.2. A atualização do cronograma deste projeto acontecerá seguindo os seguintes acordos:
� a periodicidade da atualização será semanal; � as informações serão colhidas diretamente dos recursos executantes
através de e-mail, logo após o envio da programação de tarefas pelo líder do projeto;
� a partir das informações recebidas, o líder do projeto, atualizará o cronograma e avaliará os impactos do desempenho das atividades nas datas marco do projeto após as atualizações;
� caso sejam sinalizados impactos negativos, os ajustes acontecerão de
acordo com as seguintes regras:
- serão realizados na reunião semanal com a participação de todos os recursos envolvidos;
- serão buscadas as possibilidades que estejam ao alcance dos membros
das equipes do projeto, como reduzir durações, definir simultaneidades, eliminar tarefas etc;
- simultaneamente, devem ser analisados os impactos em escopo,
tempo, custo e riscos do projeto;
- caso essas manobras não sejam suficientes para ajustar as datas programadas conforme as datas marcos, registrando atrasos superiores a 5 dias, o Patrocinador deverá ser requisitado pelo líder de projeto nos 2 (dois) dias seguintes para contribuir na resolução do problema;
12.3. Plano de Gerenciamento de Custos
12.3.1. A estimativa aproximada de custos do projeto está indicada no item 9 deste Plano de Projeto Referencial podendo variar em 25% para mais ou para menos;
12.3.2. A Coordenação do curso deverá fazer a orçamentação de acordo com os
critérios estabelecidos na estimativa aproximada de custos;
74
12.3.3. A Coordenação do curso deve levantar as informações de valores para a realização do projeto através de propostas de fornecedores de treinamentos para empresas, verificando os itens 4 - Restrições do Projeto (sub-item B) e 5 - Premissas do Projeto (sub-itens A,C e E) e os critérios contidos no Plano de Gerenciamento da Qualidade;
12.3.4. Caso a orçamentação do projeto esteja fora dos limites estabelecidos pelo
patrocinador no item 4 – Restrições do Projeto (sub-item B), o líder do projeto deve obter uma aprovação para realizar um ajuste no escopo ou solicitar uma ampliação do orçamento disponível;
12.3.5. Com a orçamentação aprovada, o líder do projeto deverá fazer o
acompanhamento dos custos através de uma planilha contabilizando todos os valores indicados na proposta de treinamento, a medida que as despesas sejam efetivadas pela Coordenação do curso;
A planilha de custos foi alterada em 05/06/07, devido ao corte de 15% ocorrido na verba destinada ao projeto. Com isso, o custo com o coffe braek foi reduzido em 50%
Contratação do instrutor R$ 6.000,00 Aluguel de sala R$ 1.000,00 Apostilas R$ 800,00 Produção dos Certificados R$ 300,00 Coffe break R$ 400,00 Total R$ 8.500,00
12.3.6. Periodicamente, o líder do projeto deverá coletar as informações referentes ao desembolso dos pagamentos aos recursos, junto a Coordenação do curso;
12.3.7. Ao final do projeto, o líder do projeto deverá relatar através de uma planilha
detalhada todos os custos do projeto, fazendo uma análise em relação à expectativa do orçamento aprovado.
12.4. Plano de Gerenciamento da Qualidade
12.4.1. Os critérios de avaliação da qualidade dos produtos e do projeto estão evidenciados nos itens 3.1 Descrição dos produtos (sub-item Critérios de aceitação) e 3.3 Requisitos do Projeto respectivamente, devendo ser medidos em relação aos alunos, ao instrutor, ao material fornecido e a infra-estrutura oferecida;
� Em relação ao critério de avaliação dos alunos:
- presença mínima de 75% de participação nas aulas que será medido através de um formulário de presença preenchido;
- prova elaborada pelo instrutor com os assuntos do conteúdo
programático indicado para o curso, onde a nota para aprovação deverá ser maior ou igual a 7;
- a medição da avaliação dos alunos deverá ser feita pela coordenação
do curso (formulário de presença preenchido) e pelo instrutor (correção da prova).
� Em relação ao critério de avaliação do instrutor:
- deve ser certificado em PMP e a forma de medição será através da apresentação do certificado emitido pelo PMI;
- deve ter pelo menos 03 anos de experiência em ministrar treinamento
em Gerenciamento de Projetos que deve ser comprovado através de carta de apresentação das empresas onde realizou treinamentos;
75
- os alunos deverão avaliar o instrutor através de um formulário de avaliação que terá perguntas com notas de 1 até 5;
- a medição da avaliação do instrutor deve ser realizada pela
coordenação do curso.
� Em relação ao critério de avaliação do Material do Curso:
- deve abordar o conteúdo programático indicado pela coordenação do curso e pela equipe de instrutoria e deve ser aprovado pelo patrocinador;
- deve ser fornecido através de apostilas contendo inclusive os exercícios
a serem aplicados na aula e também em meio eletrônico; A forma de medição será através da norma 6028 da ABNT específica para normatização de documentos, seguindo os seguintes itens:
� papel: Branco, tamanho A4 (210 x 297 mm); � margens: Esquerda 3,0 cm; direita 2,0 cm; superior 3,0 cm; inferior
2,0 cm;
� parágrafo: espaçamento duplo, justificado. As citações longa, as notas, as referências devem ser digitadas em espaçamento simples com fonte 10;
� fonte: Para os títulos de capítulos usa-se em geral Times New
Roman ou Arial tamanho 14, em negrito e para subtítulos utiliza-se a mesma fonte, também em negrito, mas com tamanho 12. O texto deve ser digitado na mesma fonte, em tamanho 12, normal (sem negrito);
� paginação: as páginas devem ser numeradas no canto superior
direito. Os números das páginas devem ser todos em algarismos arábicos (1,2,3, etc.) e deve ser iniciada a numeração a partir da parte textual (na introdução);
� rodapé: deve ser escrito com a mesma fonte, mas em tamanho 10.
Não esquecendo de justificar a nota de rodapé. � estrutura: Capa, folha de rosto, sumário, introdução, referencial
teórico, referências bibliográficas, anexos e contra capa.
- A medição da avaliação do material deve ser feita pelos alunos, instrutor e coordenação do curso.
� Em relação ao critério de avaliação da Infra-Estrutura:
- a medição da avaliação do curso deve ser feita através do formulário de avaliação do curso;
- a sala de aula deve ser equipada com os seguintes itens:
� ar-condicionado capaz de manter a temperatura ambiente em 21º C; � possuir 10 microcomputadores IBM-PC Pentium IV, com disco rígido
de 40 GB, 512 de memória RAM, monitor de 17” SVGA color, placa de rede 10/100 Mbps, gravador de CD-ROM, teclado padrão ABTN 2 em português e mouse ótico, sendo um para cada aluno e 01 para o instrutor;
� a iluminação deve conter lâmpadas fluorecentes tamanho grande e
a quantidade mínima de luminária para a sala deve ser de 10;
76
� projetor com resolução nativa de 800x600 SVGA e luminosidade
mínima de 1800 lumens
� tela retrátil para projeção com altura de 2m e 2,5m de largura com tripé de suporte com altura de 1,8m;
� quadro para pincel atômico com altura de 2m e largura de 2,5 m e
deve estar posicionada na parede a uma altura de 1,8m;
� cadeiras e mesas para o uso de computadores;
� o local deve possuir banheiro feminino e masculino;
� o local deve possuir um ambiente para o coffee-break;
� cada coffee-break deve conter no mínimo 3 tipos de salgados e 3 tipos de doces por pessoa e 3 tipos de bebidas (água, café e suco);
Alterado em 05/06/07 para o conteúdo abaixo em função da redução de verba:
� cada coffee-break deve conter no mínimo 2 tipos de salgados e 1
tipos de doces por pessoa e 2 tipos de bebidas (água e café);
� o local deve ter acesso ao transporte urbano e deve conter no mínimo 10 vagas para quem for de veículo próprio;
� a medição da avaliação da infra-estrutura deve ser feita pelos
alunos, instrutor e coordenação do curso.
12.4.2. Para garantir a qualidade do projeto e dos produtos do projeto deve ser feita, pela coordenação do curso, uma inspeção nas ferramentas escolhidas para medição de acordo com a categoria de pessoas indicadas para realizar esta medição.
� Para as medições feitas pelos alunos, inspecionar o formulário de avaliação
do instrutor e o formulário de avaliação do curso; � Para as medições feitas pelo instrutor, inspecionar a Prova de capacidade
dos alunos, o material didático e o formulário de avaliação da infra-estrutura; � Para as medições feitas pela coordenação do curso, inspecionar o
formulário de freqüência dos alunos, o formulário de avaliação do curso e o formulário de avaliação do instrutor.
12.4.3. Para controlar a qualidade do projeto e dos produtos do projeto, a Coordenação
do curso deverá avaliar os resultados obtidos pelas inspeções e emitir um parecer verificando se o projeto atingiu as métricas indicadas nos itens 3.1 e 3.3 deste Plano de Projeto referencial;
� Caso não se tenha obtido as métricas esperadas, deve-se fazer uma
avaliação precisa, a fim de identificar qual ação corretiva e ou preventiva deverá ser tomada e relatar ao patrocinador do projeto;
� Verificar se os procedimentos de correção e ou prevenção estão dentro das
expectativas de métricas pretendidas no plano de projeto referencial nos itens 3.1 e 3.3;
12.4.4. Após a conclusão das avaliações de qualidade, deve-se atualizar o Plano de
Gerenciamento da Qualidade incluindo as lições aprendidas.
77
12.5. Plano de Gerenciamento de Recursos Humanos
12.5.1. Os recursos humanos necessários, suas responsabilidades e suas relações hierárquicas para realizar o projeto estão documentados no item Equipes e Responsabilidades deste Plano de Projeto Referencial e são representadas graficamente através do organograma abaixo.
Patrocinador
Líder do Projeto
Gestor doNegócio
Equipe deInstrutoria Equipe de Apoio Treinandos
12.5.2. Nas equipes descritas neste Plano de Projeto existem pessoas fora da SAEB que estão vinculadas ao projeto por uma parceria entre as instituições, não acarretando encargos trabalhistas.
12.5.3. Os treinandos receberão uma capacitação no seu horário de trabalho e não
receberão remuneração extra pelas horas dedicadas ao curso. Este projeto não se compromete em buscar benefícios financeiros para os treinandos nem promovê-los em sua carreira profissional.
12.5.4. Os recursos humanos dedicados à instrutoria necessitam possuir conhecimento prático na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado.
12.5.5. O líder do projeto não possuirá autoridade funcional sobre as equipes do projeto, porém possuirá autonomia de atribuição das tarefas.
12.5.6. As equipes da SAEB terão o suporte do setor de transportes para os eventuais
deslocamentos. As equipes da PRODEB deverão providenciar transporte próprio para eventuais deslocamentos. O projeto não se comprometerá com o transporte dos recursos humanos que serão treinandos do curso.
12.5.7. Conforme mencionado nas restrições deste projeto, existe o interesse do
Patrocinador em atender uma solicitação do Governador: o projeto não pode ultrapassar 30 de julho de 2007, quando será realizado o Fórum de Secretários do Estado onde será apresentado o projeto e os servidores já capacitados.
12.5.8. Os recursos humanos deste projeto (equipes de trabalho) serão disponibilizados pela SAEB e PRODEB não sendo necessário um recrutamento externo. Desses recursos, o líder do projeto e o instrutor devem possuir competência em gerenciamento de projeto e principalmente na metodologia de gerenciamento de projetos do estado. Acrescenta-se ainda que o instrutor deve possuir competência em didática de ensino. Recomenda-se que sejam priorizados profissionais que já tenham participado de projetos semelhantes com desempenho satisfatório.
78
12.5.9. Caberá ao líder de projeto prezar pelo relacionamento interpessoal dos membros da equipe, promovendo reuniões motivacionais, estimulando o feed back e a melhoria constante do desempenho da equipe. Para essa atribuição o líder do projeto poderá contar com o suporte da equipe de psicólogos do DDE/SRH.
12.5.10. Também caberá ao líder do projeto observar indicativos comportamentais dos
recursos, buscando a resolução de desempenhos insatisfatórios. 12.6. Plano de Gerenciamento das Comunicações
12.6.1. Os documentos gerados deverão seguir as normas da Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado.
12.6.2. Os documentos gerados em meio eletrônico serão arquivados na respectiva
pasta do projeto localizada na área de projetos na rede local da CGTIC. 12.6.3. Os documentos impressos relacionados ao gerenciamento do projeto serão
guardados na CGTIC. Os demais documentos impressos serão guardados nas respectivas áreas de interesse pelo documento.
12.6.4. Para os documentos que não serão emitidos pelo Líder do projeto, cabe ao
mesmo buscar o cumprimento da emissão pelos respectivos responsáveis. 12.6.5. Todos os documentos a serem gerados por este projeto encontram-se descritos
na tabela abaixo:
O QUE QUEM GERA QUEM RECEBE COMO SERÃO ENVIADAS AS
INFORMAÇÕES QUANDO
Lista de participantes Órgãos e entidades
Patrocinador, Gestor do Negócio, Líder do Projeto
Por Ofício
Conteúdo programático Gestor do Negócio
Patrocinador, Líder do Projeto, Equipe de Apoio, Equipe de Instrutores, Treinandos
Por e-mail
Apostilas Equipe de instrutores
Patrocinador, Líder do Projeto, Equipe de apoio, Treinandos
Meio eletrônico e impresso
Exercícios Equipe de instrutores
Patrocinador, Líder do Projeto, Equipe de apoio, Treinandos
Meio eletrônico e impresso
Formulário de presença emitido Equipe de apoio
Patrocinador, Líder do Projeto, Equipe de instrutores
Impresso
De acordo com cronograma
Formulário de Presença Preenchido
Instrutor Equipe de apoio Impresso Durante a
realização do curso
Certificados emitidos
Patrocinador, Equipe de apoio, Equipe de instrutores
Treinandos Impresso
Formulário de avaliação do curso emitido
Equipe de apoio Líder do Projeto, Treinandos Impresso
Após a realização do
curso
Formulário de avaliação do curso preenchido
Treinandos Equipe de apoio Impresso Após a
realização do curso
Excluídos em 15/03/07 Formulário de Presença do Instrutor emitido
Equipe de Apoio Instrutor Impresso Durante a
realização do curso
Manual de Gerenciamento de Equipe de apoio Treinandos Impresso De acordo com
cronograma
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O QUE QUEM GERA QUEM RECEBE COMO SERÃO ENVIADAS AS
INFORMAÇÕES QUANDO
Projetos da Metodologia Termo de Abertura do Projeto
Patrocinador, Gestor do Negócio
Líder do Projeto, Equipe de apoio Impresso No início do
projeto
Plano de Projeto Referencial Líder do Projeto
Patrocinador, Gestor do Negócio, Equipe de apoio
Impresso No fim do planejamento
Atas de reunião Líder do Projeto Patrocinador, Gestor do Negócio, Equipe de apoio
Meio eletrônico e impresso Semanal
Planejamento Executivo Líder do Projeto
Patrocinador, Gestor do Negócio, Equipe de apoio
Meio eletrônico Semanal
Plano de Projeto Detalhado (relatório do projeto)
Líder do Projeto Patrocinador, Gestor do Negócio, Equipe de apoio
Impresso Mensal
Visões de evolução do projeto
Líder do Projeto Patrocinador, Gestor do Negócio Meio eletrônico Semanal
Programações de tarefas por semana
Líder do Projeto Gestor do Negócio, Equipe de apoio, Equipe de Instrutores
Meio eletrônico Semanal
Termo de Homologação de Produto
Líder do Projeto Gestor do Negócio Impresso Eventual
Termo de Homologação Final do Projeto
Líder do Projeto Patrocinador, Gestor do Negócio
Impresso No fim do projeto
Relatórios de Progresso Líder do Projeto Patrocinador,
Gestor do Negócio Meio eletrônico Semanal
12.7. Plano de Gerenciamento de Riscos
12.7.1. Para a identificação dos riscos será agendado um workshop de 8 horas, em dois turnos de 4 horas, em dias alternados com a participação do líder, Gestor do negócio e equipe de apoio. Essas informações serão complementadas com os dados históricos do projeto treinamento básico em gestão de projeto e uma análise dos itens premissa e restrição descritas nos itens 4 e 5 do Plano de Projeto Referencial.
12.7.2. Os riscos deste projeto serão controlados durante todo o ciclo de vida do projeto
através de workshop especifico a cada mês com duração de 2 horas com a participação do líder do projeto, gestor do negócio e equipe de apoio. Durante esse encontro deve-se avaliar tanto os riscos já identificados como a possibilidade de existência de novos potenciais riscos e a necessidade de inclusão do mesmo na lista de riscos já identificados e priorizados.
12.7.3. O líder do projeto é o responsável pelo monitoramento e acompanhamento dos
riscos identificados e priorizados. Quando for detectada a possibilidade de ocorrência de um dos riscos identificados o líder deve acionar de imediato o Gestor do Negócio.
12.7.4. Este projeto não terá liberação prévia de orçamento para controle dos riscos. 12.7.5. O resultado do workshop de identificação dos riscos está transcrito na tabela
abaixo:
Identificação interna ao projeto (partes envolvidas )
Seq. Risco identificado Identificado por Categoria 1. Defeitos nos equipamentos durante o treinamento Maria José Souza Tecnologia
2. Indisponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período escolhido.
Antônio da Silva Tecnologia
80
adequada no período escolhido.
3. Indisponibilidade dos líderes selecionados no período da capacitação Márcia Lima Administrativo
4. Indisponibilidade do instrutor no período da capacitação Márcia Lima Conhecimento
6. Apostilas não concluídas até o início do treinamento José Santana Conhecimento
7. Freqüência abaixo de 75% das aulas Maria João dos Santos
Administrativo
8. Quantidade de lideres indicados pelos órgãos acima do previsto Antônio da Silva Político
9. Quantidade reduzida de instrutores com experiência prática na metodologia.
Antônio da Silva Conhecimento
10. Não realização da capacitação na data prevista (até 30/07/2007) Maria José Souza Prazo
11. Despesas maiores do que o orçamento previsto Maria João dos Santos
Custo
12.7.6. A avaliação da significância dos riscos identificados para o projeto utilizou análise qualitativa através da aplicação da técnica de análise de G.U.T para priorização dos riscos, que resultou na tabela abaixo:
Construção G.U.T.
Gravidade (Máximo = 5) Dano ou prejuízo que pode decorrer da situação (do fator de risco)
Urgência (Máximo = 5) Urgência em solucionar / tratar o risco caso seja disparado
Tendência (Máximo = 5) Qual a tendência de evolução se nenhuma ação for tomada
RISCOS G U T Total (G+U+T) 1. Defeitos nos equipamentos durante o
treinamento 5 5 3 13
2. Indisponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período escolhido.
3 5 2 10
3. Indisponibilidade dos líderes selecionados no período da capacitação
5 5 2 12
4. Indisponibilidade do instrutor no período da capacitação 5 5 4 14
5. Apostilas não concluídas até o início do treinamento
3 4 2 9
6. Freqüência abaixo de 75% das aulas 3 3 2 8 7. Quantidade de lideres indicados pelos
órgãos acima do previsto 2 2 2 6
8. Quantidade reduzida de instrutores com experiência prática na metodologia.
5 5 5 15
9. Não realização da capacitação na data prevista (até 30/07/2007) 5 5 5 15
81
12.7.7. A equipe definiu que todos os riscos com o somatório de G.U.T acima de 10 serão considerados como riscos-chave que serão tratados com suas respectivas respostas previstas e responsáveis estão transcritas no quadro abaixo:
Riscos negativos ou ameaças
Descrição da ação para:
Risco Prevenir Transferir
Mitigar (abrandar, amansar,
suavizar, aliviar, diminuir, proclamar, atenuar)
Aceitar (justificativa)
Valor de contingência
planejado (R$)
Responsável
1. Quantidade reduzida de instrutores com experiência prática na metodologia.
Treinar mais dois GPs atualmente alocados na Prodeb
Equipe de Instrutoria
2. Não realização da capacitação na data prevista (até 30/07/2007)
Acionar o Patrocinador
Maria João dos Santos
3. Indisponibilidade do instrutor no período da capacitação
Verificar a disponibilidade dos outros GPs
Equipe de Instrutoria
4. Defeitos nos equipamentos durante o treinamento
Disponibilizar equipamentos back-ups
José Santana
5. Indisponibilidade dos líderes selecionados no período da capacitação
Convocar os líderes com antecedência
Antônio Silva
6. Indisponibilidade da sala de treinamento com infra-estrutura adequada no período escolhido.
Selecionar mais de uma sala com infra-estrutura necessária
Verificar a disponibilidade da segunda selecionada
Antônio Silva
Riscos positivos ou oportunidades
Descrição da ação para: Risco
Explorar Compartilhar Melhorar Aceitar (justificativa)
Valor de contingência
planejado (R$)
Responsável
1.
12.7.8. O processo de identificação e avaliação dos riscos é cíclico e deve ser repetido uma vez por mês, conforme definido no planejamento.
12.7.9. O líder do projeto, semanalmente, deve monitorar e controlar os riscos-chave e
ao menor sinal de exposição do mesmo, deverá acionar de imediato o seu responsável.
12.7.10. Todos os insucessos, problemas enfrentados ou erros cometidos, as boas
práticas, os acertos e as medidas tomadas devem ser registradas pelo líder no documento “Lições Aprendidas”, como também, no Plano de Projeto Detalhado.
12.7.11. Todas as informações sobre os riscos colhidas no decorrer do projeto devem
ser atualizadas neste plano.
82
12.8. Plano de Gerenciamento de Aquisições
12.8.1. Os itens necessários a esse projeto que terão que serão adquiridos são:
� reprodução e encadernação das apostilas; � aluguel da sala devidamente equipada; � produção dos certificados; � coffe break; � contratação de instrutoria.
12.8.2. O líder do projeto deverá providenciar a aquisição desses itens atendendo à Lei de Licitações e Contratos do Estado da Bahia (Lei 9433/2005) relacionada às aquisições e aos contratos. Conforme essa lei:
� poderá ser feita uma contratação direta do instrutor, por não possuir
concorrência no fornecimento desse serviço (inexigibilidade de licitação). � os demais itens deverão ser adquiridos através da modalidade de licitação
carta-convite.
12.8.3. O líder criará a Especificação dos Objetos para cada um dos itens a serem adquiridos, documentando os requisitos de produtos em detalhes suficientes para permitir que possíveis fornecedores determinem se são capazes de fornecer o item; encaminhará a solicitação de aquisição para o Setor de Licitação; e definirá os critérios que serão usados para avaliar ofertas ou propostas feitas por fornecedores.
12.8.4. O líder providenciará a aprovação da Especificação do Objeto pelo patrocinador e a encaminhará para o Setor de Licitações, a fim de executá-la.
12.8.5. Semanalmente, o líder realizará uma verificação do andamento do processo junto ao Setor de Licitação, a fim de obter os seguintes resultados:
� ajudar a equipe responsável pela licitação na elaboração do Edital da
Licitação;
� ajudar o setor jurídico na elaboração do contrato, alertando para questões ou riscos específicos do projeto;
� acompanhar a utilização dos critérios de avaliação e seleção para classificar
ou pontuar propostas constantes no Edital de Licitação;
� participar de reuniões com os possíveis fornecedores durante o processo licitatório, para garantir que todos os possíveis fornecedores possuam um entendimento claro e comum da aquisição;
- ajudar na análise das ofertas dos possíveis fornecedores, para
pontuação técnica.
12.8.6. O líder, após a homologação do processo licitatório e a contratação do fornecedor, colaborará com o gestor de negócios na gestão do contrato executando os procedimentos abaixo:
� gerar um Relatório de Desempenho do Fornecedor observando os critérios
de aceitação contidos neste Plano de Projeto, e os aspectos de monitoramento de custos, cronograma e desempenho técnico;
� acionar o setor responsável pelo pagamento dos fornecedores a cada
homologação de produto conforme os termos do contrato.
� utilizar o Sistema Integrado de Material, Patrimônio e Serviços - SIMPAS para registrar o desempenho do fornecedor a fim de compor a documentação do contrato. Isso pode incluir os resultados relatados de
83
auditorias e inspeções do comprador que indicam as deficiências que o fornecedor precisa corrigir.
12.8.7. O líder do projeto providenciará o encerramento de cada contrato aplicável ao projeto ou a uma fase do projeto executando os procedimentos abaixo:
� emitir o “Relatório Final de Desempenho do Fornecedor”; � emitir os “Termo(s) de Homologação do(s) Produto(s)” a cada produto
entregue e providenciar a aprovação do Gestor do Negócio para que seja disparado pagamento pelo setor responsável;
� emitir o documento “Lições Aprendidas” e das recomendações de melhoria
para o planejamento e a implementação de compras e aquisições futuras.
� preparar um conjunto completo de documentações do contrato indexadas, inclusive o contrato encerrado para inclusão com os arquivos finais do projeto.
13. Assinaturas
Nome: Nome:
Papel no projeto: Papel no projeto:
Data: Data:
Ass. Ass.
Nome: Nome:
Papel no projeto: Papel no projeto:
Data: Data:
Ass. Ass.
Nome: Nome:
Papel no projeto: Papel no projeto:
Data: Data:
Ass. Ass.
Nome: Nome:
Papel no projeto: Papel no projeto:
Data: Data:
Ass. Ass.
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE ALTERAÇÃO DO ESCOPO - 20070201
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente P-SAEB-CGTIC-07-001 Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado SAEB
Registra-se a alteração das informações conforme es pecificado abaixo:
O item 3.2, Entregas Intermediárias do Projeto (antigo)
RELACIONADAS AO PRODUTO DO PROJETO: � lista de participantes; � conteúdo programático; � apostilas; � exercícios; � formulário de presença emitido; � sala devidamente preparada; � certificados emitidos � formulário de avaliação do curso.
Por, Entregas Intermediárias do Projeto (novo)
RELACIONADAS AO PRODUTO DO PROJETO: � lista de participantes; � conteúdo programático; � apostilas; � exercícios; � formulário de presença emitido; � sala devidamente preparada; � certificados emitidos; � formulário de avaliação do curso; � conteúdo programático (apostilas, apresentações e exercícios) em meio eletrônico (CD e
site).
Observe-se a seguinte avaliação dos impactos provocados pela alteração acima: • Aumento do custo do projeto em 1%; • Aumento do tempo de preparação do material didático; • Envolvimento de profissionais com perfil técnico de desenvolvimento web.
De acordo:
Nome: João Maria da Silva
Cargo: Patrocinador
Data: 01/02/2007
Ass.
Nome: Maria João dos Santos
Cargo: Gestor do Negócio
Data: 01/02/2007
Ass.
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE ALTERAÇÃO DO ESCOPO - 20070310
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente P-SAEB-CGTIC-07-001 Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado SAEB
Registra-se a alteração das informações conforme es pecificado abaixo: O item 3.3, Requisitos do Projeto (antigo) � Obter 80% de aprovação dos servidores que participaram da capacitação; � O instrutor deve obter pelo menos média 4 nos itens avaliados (considerando notas de 1 a
5); Por, Requisitos do Projeto (novo)
� Obter 90% de aprovação dos servidores que participaram da capacitação; � O instrutor deve obter pelo menos média 4 nos itens avaliados (considerando notas de 1 a
5); Observe-se a seguinte avaliação dos impactos provocados pela alteração acima: • aumento da quantidade de alunos aprovados; • necessidade de que o curso possua maior qualidade; • aumento do custo para haver um reforço na carga horária e uma melhoria na qualidade do
material didático; • maior rigidez na seleção dos alunos; • maior dedicação do instrutor; • mais critérios na seleção do instrutor.
De acordo:
Nome: João Maria da Silva
Cargo: Patrocinador
Data: 10/03/2007
Ass.
Nome: Maria João dos Santos
Cargo: Gestor do Negócio
Data: 10/03/2007
Ass.
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
RELATÓRIO DE PROGRESSO - 20070206
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente P-SAEB-CGTIC-07-001 Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado SAEB
O projeto encontra-se em andamento com um progresso satisfatório. Apesar de alguns atrasos operacionais, o prazo final não está comprometido. Porém, a folga total do projeto está sendo reduzida e com isso aumentando o risco de não cumprimento do prazo final. O maior problema encontrado até o momento é o compartilhamento do tempo da equipe com outras atividades, sendo necessário um maior envolvimento para este projeto, a fim de efetivarem-se os prazos pactuados.
Em 06/02/07
EVENTO DATA TÉRMINO
ESTIMADA INICIALMENTE DATA
PROGRAMADA
QTDE DE DIAS CORRIDOS DE
ATRASO
OBS
Plano de Projeto validado
31/01/07 07/02/07 7
Atraso devido ao compartilhamento do tempo da equipe com os outros projetos
Lista de participantes divulgada
20/03/07 20/03/07 0
Apesar do atraso do marco anterior, este marco não foi impactado, devido à implementação de simultaneidades nas tarefas e negociação de redução de alguns prazos
Material didático elaborado 09/05/07 18/05/07 9
Infra-estrutura preparada
22/05/07 31/05/07 9
Atraso gerado pelo término tardio do plano de projeto
Treinamento realizado 30/06/07 15/06/07 -15
Apesar do atraso no plano de projeto, esse marco ainda registra uma antecipação favorável ao projeto
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
RELATÓRIO DE PROGRESSO - 20070330
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente P-SAEB-CGTIC-07-001 Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado SAEB
O projeto encontra-se em andamento com algumas dificuldades de cumprimento de prazo, devido às alterações do escopo inicial, que exigem uma atuação gerencial urgente. Sugere-se uma ampliação na equipe de apoio (quantidade de pessoas ou quantidade de carga horária) a fim de compensar o aumento do prazo para a elaboração do conteúdo programático pelo instrutor. Esta alternativa implica num aumento de custo de 10%. Outra alternativa pode ser a repactuação do prazo final em decorrência do refinamento e melhoria do escopo do projeto. Esta alternativa causa certa incompatibilidade com umas das restrições do projeto que é terminar a capacitação antes do Fórum de Secretários do Estado, deve ocorrer logo após 30/06/07.
Em 06/02/07 Em 30/03/07 OBS
EVENTO
DATA TÉRMINO
ESTIMADA INICIALMENTE
DATA PROGRAMADA
QTDE DE DIAS CORRIDOS DE
ATRASO
DATA PROGRAMADA
QTDE DE DIAS CORRIDOS DE
ATRASO
Material didático elaborado
09/05/07 18/05/07 9 01/06/07 23
Atraso gerado devido ao aumento do prazo para elaboração de um material de melhor qualidade e a previsão de ausência do gestor do negócio nos dias específicos para validação
Infra-estrutura preparada
22/05/07 31/05/07 9 15/06/07 23
Atraso decorrente da conclusão tardia do material didático
Treinamento realizado 30/06/07 15/06/07 -15 28/06/07 -2
Essa aproximação do marco final exige uma atuação gerencial urgente
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE HOMOLOGAÇÃO DE PRODUTOS - 20070320
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente P-SAEB-CGTIC-07-001 Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado SAEB
Notificamos a conclusão e a entrega do produto abai xo, conforme discriminado no Plano de Projeto no item Escopo do Projeto (subitem Entregas Intermediária s) e solicitamos a homologação do mesmo num prazo de 03 dias, a partir do próximo dia útil.
PRODUTO(S) ENTREGUE(S) Lista de Participantes
LIDER DO PROJETO Antônio da Silva
ASSINATURA DO LIDER DO PROJETO
DATA 20/03/07
Atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s) sem ressalvas.
Atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s) com as ressalvas listadas a seguir.
Não atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s), devido à(s) justificativa(s) a seguir.
Ressalva (s) do recebimento ou Justificativa (s) do não recebimento
ITEM DESCRIÇÃO
01
02
03
04
05
06
07
NOME E PAPEL NO PROJETO João Maria da Silva Patrocinador do Projeto
ASSINATURA DATA
NOME E PAPEL NO PROJETO Maria João dos Santos Gestora do Negócio
ASSINATURA DATA
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE HOMOLOGAÇÃO DE PRODUTOS - 20070601
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente P-SAEB-CGTIC-07-001 Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado SAEB
Notificamos a conclusão e a entrega dos produtos ab aixo, conforme discriminados no Plano de Projeto no item Escopo do Projeto (subitem Entregas Intermediária s) e solicitamos a homologação do mesmo num prazo de 03 dias, a partir do próximo dia útil. PRODUTO(S) ENTREGUE(S) Conteúdo programático, Apostilas, Exercícios LIDER DO PROJETO Antônio da Silva
ASSINATURA DO LIDER DO PROJETO
DATA 01/06/07
Atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s) sem ressalvas.
Atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s) com as ressalvas listadas a seguir.
Não atestamos o recebimento do(s) produto(s) entregue(s), devido à(s) justificativa(s) a seguir.
Ressalva (s) do recebimento ou Justificativa (s) do não recebimento
ITEM DESCRIÇÃO
01
02
03
04
05
06
07
NOME E PAPEL NO PROJETO João Maria da Silva Patrocinador do Projeto
ASS. DATA
NOME E PAPEL NO PROJETO Maria João dos Santos Gestora do Negócio
ASS. DATA
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
TERMO DE HOMOLOGAÇÃO FINAL DO PROJETO
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente P-SAEB-CGTIC-07-001 Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado SAEB
Notificamos a conclusão do Projeto acima citado, co nforme Plano de Projeto e solicitamos a homologação do mesmo num prazo de 05 dias, a partir do próximo dia útil. NOME LÍDER DO PROJETO Antônio da Silva
ASSINATURA LÍDER DO PROJETO
DATA 03/08/07
Homologamos o Projeto acima citado, concluído com sucesso, tendo havido a implementação completa do
escopo, conforme Plano de Projeto. Não homologamos o Projeto acima citado, devido à(s) justificativa(s) a seguir. Justificativa (s) para não homologação do Projeto
ITEM DESCRIÇÃO
01
02
03
04
Depoimento/ Observações do Cliente sobre o Projeto NOME E PAPEL NO PROJETO João Maria da Silva Patrocinador do Projeto
ASS. DATA
NOME E PAPEL NO PROJETO Maria João dos Santos Gestora do Negócio
ASS. DATA
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
ATA DE REUNIÃO (ACOMPANHAMENTO)
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente P-SAEB-CGTIC-07-001 Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado SAEB
1. Dados da Reunião
Data Hora início Hora término Local 06/02/07 14:00h 16:00h PRODEB
2. Pauta
Item Descrição (listar as tarefas da programação de tare fas por recurso) A Acompanhamento das tarefas que estão programadas para iniciar até 12/02/07.
3. Participantes
Nome Papel no projeto Instituição Antônio da Silva Líder do Projeto SAEB José Santana Equipe de apoio SAEB Maria José Souza Equipe de instrutoria PRODEB Márcia Lima Equipe de instrutoria PRODEB
4. Assuntos discutidos /decisões
Tarefa 12: Validar com demais envolvidos o Plano de Projeto Referencial � A equipe de validação está tendo dificuldades de agenda, devido ao compartilhamento da
carga horária com outras atividades de igual ou maior prioridade. Foi feito um alerta ao grupo que se comprometeu a concluir a validação até amanhã.
Tarefa 132: Definir o perfil do aluno � Foi negociado, com os recursos responsáveis por essa tarefa, a redução da duração da
mesma de 40 para 32 horas.
Tarefa 134: Avaliar o currículo dos servidores indi cados � Devido ao atraso previsto para a conclusão da Lista de Participantes, em decorrência do
atraso na finalização do Plano de Projeto, foi negociado com os recursos humanos envolvidos nessa tarefa que a avaliação dos currículos seja realizada simultaneamente ao período de espera das indicações dos servidores por cada Secretaria. A medida que as indicações forem sendo recebidas esse trabalho de avaliação deverá ser iniciado, de forma que o marco previsto para 20/03/07, seja cumprido.
Tarefa 135: Divulgar a lista dos servidores aprovad os � Foi negociado, com os recursos responsáveis por essa tarefa, a redução da duração da
mesma de 16 para 8 horas.
92
METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
ATA DE REUNIÃO (ACOMPANHAMENTO)
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente P-SAEB-CGTIC-07-001 Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado SAEB
1. Dados da Reunião
Data Hora início Hora término Local 30/03/07 14:00h 16:00h PRODEB
2. Pauta
Item Descrição (listar as tarefas da programação de tare fas por recurso)
A Acompanhamento das tarefas que estão programadas para iniciar até 06/04/07. 3. Participantes
Nome Papel no projeto Instituição Antônio da Silva Líder do Projeto SAEB José Santana Equipe de apoio SAEB Maria José Souza Equipe de instrutoria PRODEB Márcia Lima Equipe de instrutoria PRODEB Maria João dos Santos Gestor do Negócio SAEB
4. Assuntos discutidos / decisões
Tarefas 149 e 150: Desenvolver os assuntos das apos tilas e diagramar os assuntos com figuras � Estas tarefas tiveram suas durações ampliadas, devido à alteração do escopo que exige
mais tempo para revisão do material a fim de permitir um percentual maior de alunos aprovados.
Tarefa 154: Coletar assinatura no Termo de Homologa ção do Produto � Esta tarefa teve sua duração alterada de 3 para 4 dias úteis, devido à conflitos de
compromissos na agenda do gestor do negócio, que será o responsável pela avaliação e assinatura do Termo.
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
LIÇÕES APRENDIDAS
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente P-SAEB-CGTIC-07-001 Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado SAEB
LIÇÕES APRENDIDAS DATA FATOS RELEVANTES PONTOS POSITIVOS PONTOS NEGATIVOS
ESCOPO
01/02/07
Foi autorizada uma alteração de escopo, acrescentando a entrega intermediária: Conteúdo programático (apostilas, apresentações e exercícios) em meio eletrônico (CD e site).
Deve-se considerar a possibilidade de utilização de todos os meios de comunicação disponíveis no órgão ou entidade onde os usuários do projeto estão alocados.
Determinadas alterações de escopo podem contribuir com o aumento de custo e do tempo do projeto, além de ter que envolver profissionais com perfis técnicos diferentes ao escopo definido inicialmente.
10/03/07
Foi autorizada uma alteração de escopo, ajustando o requisito do projeto: obter 90% (inicialmente definido em 80%) de aprovação dos servidores que participaram da capacitação.
É necessário configurar os parâmetros do projeto de modo que os objetivos sejam atingidos satisfatoriamente. Neste caso, foi favorecida a aprovação de maior número de profissionais qualificados na metodologia, além de ter estimulado a melhoria da qualidade do curso.
Para determinadas alterações de escopo, exige-se maiores esforços e maiores qualificações dos profissionais envolvidos.
15/03/07
Foram excluídas entregas intermediárias: • Formulário de
presença do instrutor emitido e
• Formulário de presença do instrutor preenchido.
RECURSOS HUMANOS
20/04/07
Foi acrescida uma pessoa na equipe de apoio do projeto, em função do recurso ter sido liberado de outras alocações.
Equipes maiores podem implicar em maior produção.
Equipes maiores necessitam de maiores esforços no gerenciamento, para garantia da produtividade.
CUSTOS
05/06/07
Foi definida uma redução de custos, que implicou em anotações nos itens 4 Restrições do projeto (letra B), 12.3 Plano de Gerenciamento dos Custos e 12.4 Plano de Gerenciamento da Qualidade.
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
CAMINHO CRÍTICO
Código do Projeto Nome do Projeto Cliente P-SAEB-CGTIC-07-001 Capacitação na Metodologia de Gerenciamento de Projetos do Estado SAEB
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
VISÕES DO PROJETO
VISÕES DO PROJETO
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METODOLOGIA DE ELABORAÇÃO E GERENCIAMENTO DE PROJETOS DO ESTADO DA BAHIA
VISÕES DO PROJETO
VISÕES DO PROJETO