MANUAL DO USUÁRIO

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SIGAP - SISTEMA GESTOR DE ATENDIMENTOS E PROCESSOS

Prefeitura Municipal de Serra – SIGAP – Manual do Usuário 2

Trâmite dos Processos ................................................................................................................. 3

Consulta Ao Andamento do Processo ......................................................................................... 4

Ícones e Botões ............................................................................................................................ 4

Página Inicial ............................................................................................................................... 6

Menu Principal ............................................................................................................................ 6

Pessoa .......................................................................................................................................... 7

Trâmite do Processo .................................................................................................................... 8

Registrar Solicitação Web ......................................................................................................... 10

Sumario

Sumario ........................................................................................................................ 2

1 Introdução ................................................................................................................ 3

2 Eventos Gerais ........................................................................................................ 3

3 Telas Gerais ............................................................................................................. 6

4 Cadastros ................................................................................................................. 7

5 Consultas ................................................................................................................. 8

6 Registro .................................................................................................................. 10

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O SIGAP foi desenvolvido para substituir o atual sistema de protocolo, melhorar a administração com maior nível de parametrização, permitir definição de fluxo padrão para processos, melhorar o cadastro de estruturas organizacionais, criar dois conceitos de processo: normal e simplificado, permitir a tramitação e acompanhamento de processos somente por meio do sistema (processos simplificados), aperfeiçoar o trâmite dos processos, garantir maior acompanhamento por parte do cidadão.

2 Eventos Gerais

Trâmite dos Processos

• As secretarias realizam as tramitações dos processos, registrando seus pareceres e despachos.

• A cada trâmite realizado, o cidadão envolvido no processo e que possui e-mail cadastrado recebe uma mensagem informando que seu processo foi tramitado entre as secretarias, agindo de maneira proativa.

1 Introdução

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Consulta Ao Andamento do Processo Através do Portal da Prefeitura ou pelo Call Center o cidadão poderá acompanhar a situação de seu processo, ler pareceres e despachos realizados e acompanhar o tempo de atendimento a sua demanda.

Ícones e Botões

O usuário poderá utilizar vários ícones e botões padrões do sistema. Estes ícones e botões são apresentados de acordo com o perfil ou ações disponíveis para a tela do sistema onde o usuário se encontra. Abaixo segue descrição dos mesmos.

Ícones/Botões Funcionalidade Descrição

Abrir tela para inserção de novos dados.

Ao clicar no botão “Novo”, caso o usuário esteja em uma tela de Manutenção (Cadastro), o sistema limpará todo o formulário, apresentando a tela em branco, para que seja inserido um novo registro. Caso o usuário esteja em uma tela de pesquisa o sistema o encaminhará para a tela de Manutenção, para que seja inserido um novo registro.

Gravar as informações em banco de dados.

Ao clicar no botão “Gravar”, o sistema persistirá os dados no Banco de dados e enviará uma mensagem de “Registro gravado com sucesso!”, caso exista alguma inconsistência no formulário ele apresentará uma

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mensagem de erro informando o que deve ser feito para que o registro seja gravado.

Abrir tela de consulta. Ao clicar no botão “Abrir” em uma tela de Manutenção o usuário será encaminhado para a tela de pesquisa.

Limpar campos.

Ao clicar no botão “Limpar”, em uma tela de pesquisa, o formulário e os registros pesquisados anteriormente serão limpos para que seja realizada uma nova pesquisa.

Executar pesquisa de acordo com parâmetros informados.

Ao clicar no botão “Pesquisar”, em uma tela de pesquisa o sistema irá apresentar os registros que atendem aos critérios de pesquisa informados no formulário de filtro.

Buscar registros.

O campo vinculado é caracterizado por ter um botão com 3 (três) pontos ao lado. Para preencher o campo o usuário deve clicar no botão, que abrirá uma tela de pesquisa onde o usuário consultará os registros existentes. Após a realização da consulta o usuário seleciona o registro que será automaticamente apresentado no campo.

Apresentar lista de registros para seleção.

Ao clicar no “triangulo invertido” é apresentada uma lista com os registros existentes, basta o usuário selecionar o registro desejado que o sistema atualizará o campo apresentando o registro selecionado.

Informar obrigatoriedade de preenchimento de campos.

Marca um campo, sinalizando que o mesmo é de preenchimento obrigatório.

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Página Inicial A tela inicial permite ao usuário acesso as funcionalidades através do menu vertical localizado do lado esquerdo da tela ou através dos ícones que aparecem no centro da tela.

Menu Principal

A Barra de menu vertical localizada a esquerda da página inicial apresenta colunas de itens de menu, que são: Cadastros, Consultas, Registro, Tramitação e Relatório, ao clicar em qualquer uma das opções o usuário é direcionado para a tela referente a opção selecionada.

Menu Cadastros

Este menu possui funcionalidades para o cadastro de pessoas.

Menu Consultas

Este menu possui funcionalidades para consultar tramite de processos.

3 Telas Gerais

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Menu Registro

Este menu possui funcionalidades para registrar solicitação web.

Pessoa Funcionalidade para cadastro pessoas físicas e/ou jurídicas, que poderão realizar solicitações de registro de processos. Uma vez realizado o cadastro, para que seja realizada alteração é necessário solicitar ao protocolo uma atualização de dados.

Fluxo de Acesso

1. Acessar através do Menu Cadastros � Pessoa.

Manutenção

Campos

• Tipo de Pessoa (Física / Jurídica): Informar se é pessoa física ou jurídica. • Nome ou Razão Social: Descrever nome completo da pessoa física ou razão social

da pessoa jurídica. • CPF/CNPJ: Informar número de CPF para pessoa física ou CNPJ para pessoa

jurídica. • Data Nascimento/Fundação: Informar data de nascimento da pessoa física ou de

fundação da empresa para pessoa jurídica. • Rua: Logradouro da residência/empresa. • Número: Número da residência/empresa. • Bairro: Bairro da residência/empresa. • Complemento: Informar dados complementares ao endereço. • Estado: Estado da residência/empresa. • Cidade: Cidade da residência/empresa. • CEP: CEP da residência/empresa. • Telefone Residencial: Número de telefone da residência.

4 Cadastros

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• Telefone Celular: Número de telefone celular da pessoa. • Telefone Comercial: Número de telefone comercial. • Fax: Número do fax da residência/empresa. • Email: Email pessoal/comercial. • Os campos assinalados com o símbolo “ ” ao lado são de preenchimento

obrigatório.

Eventos

• Botão “F12-Gravar”: O sistema validará os dados informados verificando duplicidade, dados obrigatórios e/ou incompletos, se não houver inconsistência, o registro é gravado. Sendo realizado o cadastro a pessoa está apta a solicitar registro de processos e acompanhar sua tramitação.

• Botão “F7-Novo”: O sistema apresenta a tela de cadastro em branco para a inserção de novos dados.

Trâmite do Processo Funcionalidade para consulta do trâmite do processo pode-se acompanhar os setores por onde o processo já tramitou e os pareceres registrados por cada um deles.

Fluxo de Acesso

1. Acessar através do Menu Consultas � Trâmite do Processo

Consulta

Critérios de Pesquisa

• Número do processo: Informar o número do processo. • Procedência: Informar o nome da pessoa que abriu o processo. • Tipo de pessoa: Informar se é pessoa física ou jurídica. Marcando uma das opções

será exibido um campo para informar o CPF ou CNPJ, este campo será de preenchimento obrigatório.

• Não é necessário informar todos os campos, a pesquisa será realizada basta que um campo seja informado.

Dados de Exibição

5 Consultas

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• Data do registro: Exibe a data de registro do processo. • Número do processo: Exibe o número do processo. • Procedência: Exibe o nome ou razão social da pessoa que abriu o processo. • Assunto: Exibe o assunto tratado no processo. • Situação do processo: Exibe a situação em que se encontra o processo. • Setor atual: Nome do setor no qual o processo se encontra.

Eventos

• Botão “Limpar”: O sistema apresenta a tela com os campos em branco, apagando os critérios de pesquisa e o resultado da pesquisa anterior.

• Botão “F9-Pesquisar”: O sistema executa a pesquisa de acordo com os critérios informados, exibindo o resultado obtido.

• Para visualizar o tramite do processo basta clicar sobre o mesmo que o sistema apresentará uma nova tela apresentando todo seu tramite (conforme figura abaixo),

• Para visualizar os pareceres registrados pelos setores basta clicar em “Visualizar Parecer do Trâmite” ou “Visualizar Parecer do Processo”.

• Botão “F8-Abrir”: O sistema apresenta a tela com os campos em branco para realização de uma nova pesquisa.

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Registrar Solicitação Web Funcionalidade para das solicitações proveniente da Web.

Fluxo de Acesso

1. Acessar através do Menu Registro � Registrar Solicitação Web.

Manutenção

Campos

Registro de Solicitação

• Procedência: Selecionar a procedência do registro. • Assunto: Selecionar o assunto que será tratado no processo. • Setor responsável: Informe o setor responsável que será exibido de acordo com o

assunto selecionado. • Motivo: Descrever detalhadamente o motivo do registro. • Digite o código gerado na imagem para confirmar a gravação da solicitação:

Informar os caracteres exibidos na imagem acima do campo.

Eventos

• Botão “F7-Novo”: O sistema apresenta a tela de cadastro em branco para novo cadastro.

• Botão “F12-Gravar”: O sistema validará os dados informados verificando duplicidade, dados obrigatórios e/ou incompletos, se não houver inconsistência, o registro é gravado.

Outro Evento

Após cadastramento de uma solicitação Web, um novo botão será adicionado na tela.

6 Registro

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• Botão “Gerar Comprovante”: Emite um comprovante do registro da solicitação.