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MANUALIZAÇÃOElaboração e Uso de Manuais

Prof. Daciane de O. SilvaOSM- Luiz Carlos D Ascenção

Conceito

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Manual é o conjunto, ou a coleção sistemática de normas, diretrizes, politicas, objetivos, instruções e orientações que indicam para todos o que deve ser feito, como onde, quando, quem deve fazer e por que é feito.

Manual de processo- é o conjunto, ou a coleção sistemática dos procedimentos, instruções e orientações que indicam, para os funcionários que direta ou indiretamente se relacionam com o processo, o que deve ser feito, como, onde, quando, quem deve fazer e por que é feito.

Vantagens e desvantagens

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VANTAGENSAuxílio na fixação e efetivação dos critérios e padrões necessários para o bom desempenho do processo;

Inibição da improvisação inadequada que sempre aparece das mais variadas formas;

Evitação, ou minimização dos conflitos entre os funcionários envolvidos com o processo, por meio de clara exposição do que deve ser feito, como, onde, quando, quem e por que deve ser feito

Vantagens e desvantagens

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DESVANTAGENSSão pouco flexíveis;

Não representam a solução de todos os problemas do processo;

Os custos de elaboração, manutenção e gerenciamento podem ser elevados;

Incluem somente as relações formais, não apresentando as relações informais.

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Objetivos• Permitir que a reunião de

informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização.

• O manual vale como instrumento de permanente consulta, sem ser o único no qual executivos e executantes devem pautar seu trabalho.

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Estratégia para a Manualização• Otimizar os modelos manualizados:

antes da aplicação de modelos, é necessário que sejam identificados os vários tipos de manual que a organização demanda.

• Qualificar a Manualização: detalhamento do que será manualizado, ou seja, serão selecionados os modelos.

• Elaborar o manual: é a colocação em prática dos estudos realizados anteriormente;

• Distribuir o manual.

Tipos de manuais

MANUAIS TÉCNICOS:Manual de manutenção de máquinas e equipamentos;Manual de operacionalização de máquinas e equip;Manual de terminologia técnica;Manual de processo de produção.

MANUAIS ADMINISTRATIVOS:Manual de política e diretrizes;Manual da organização (ou da estrutura organizacional);Manual de normas e procedimentos;Manual do funcionário.

Manual de política e diretrizes: objetiva divulgar aos funcionários ligados a liderança a filosofia, os objetivos e os valores a empresa;

Manual da organização (ou da estrutura organizacional): abrange os direitos e deveres de cada departamento, bem como o nível hierárquico entre os cargos;

Manual de instruções especializadas: uma espécie de guia de trabalho para um grupo profissional específico;

Manual de normas e procedimentos: papeis desempenhados pelos diferentes departamentos e padroniza os procedimentos envolvidos na execução das tarefas;

Manual do funcionário: abrange o histórico da empresa, direitos, deveres, regime de incentivos, normas de comportamento, regime de sanções.

Manual de processos administrativos

Visa descrever as atividades (o que é feito), como é feito, quando é feito, quem (ou que área) executa, onde é executada, por que e para que é feito, bem como a relação e interdependência dessas atividades.

FINALIDADEDivulgar as atividades(o que é feito) ao pessoal envolvido com o processo;Permitir padronização de procedimentos (como, quando, quem faz e onde é feito) garantindo a eficiência e eficácia do processo;Delimitar as áreas de competência dos órgãos envolvidos com o processo;Permitir coordenação efetiva das atividades.

Manual de processos administrativos

CONTEÚDO:

NORMAS/PROCEDIMENTOS- o que é feito, de quem executa, de como, onde e quando são executadas as atividades.

DOCUMENTAÇÃO- é a especificação de toda documentação(formulários, relatórios, etc.) que pertencem ao processo administrativo.

FLUXOGRAMAÇÃO- é a indicação do fluxo expressa graficamente por meio das áreas envolvidas

ANEXOS- tabelas, notas explicativas, figuras, etc.

Requisitos dos manuais de processos

REDAÇÃO OBJETIVA;DIAGRAMAÇÃO ADEQUADA E PADRONIZADA;UTILIZAÇÃO RACIONAL;REVISÃO E AVALIAÇÃO PERMANENTE.

ESTRUTURAIntrodução/apresentaçãoSumárioInstruções de uso e atualizaçãoConteúdoAnexosBibliografia

Requisitos dos manuais de processos

REDAÇÃO OBJETIVA;DIAGRAMAÇÃO ADEQUADA E PADRONIZADA;UTILIZAÇÃO RACIONAL;REVISÃO E AVALIAÇÃO PERMANENTE;

ESTRUTURAIntrodução/apresentaçãoSumárioInstruções de uso e atualizaçãoConteúdoAnexosBibliografia

Estrutura

ESTRUTURA•Introdução/apresentação: objetivos do manual e uma comunicação da alta administração sobre sua importância.•Sumário: indicação dos itens que formam o conteúdo do manual•Instruções de uso e atualização: sistema de codificação, utilização do conteúdo.•Conteúdo: procura responder as questões levantadas: o que é feito? Quem faz? Como é feito? Onde é feito? Por que e para que é feito?

Roteiro de elaboração

DEFINIÇÃO DO PROCESSO E SEUS OBJETIVOS

CONHECIMENTO DA EMPRESA

PLANEJAMENTO DO MANUAL

LEVANTAMENTO

ELABORAÇÃO DO MANUAL

Manuais: Roteiro de elaboração

DEFINIÇÃO DO PROCESSO E SEUS OBJETIVOS: avaliar quais processo serão desenhados ou redesenhados. Depende do custo benefício.

CONHECIMENTO DA EMPRESA: entrevistar com o pessoal da alta administração; conhecer a infraestrutura da empresa; analisar documentos do tipo Contrato Social, manuais e relatórios.

PLANEJAMENTO MANUAL: cronograma de trabalho( início e término)

LEVANTAMENTO: entrevista, questionário e observação direta

Manuais: Roteiro de elaboraçãoELABORAÇÃO: Redação: redigir pensando na facilidade da leitura, pois será um tira dúvida do usuário

DIAGRAMAÇÃO/FORMATAÇÃO:São diferentes entre os manuais de papel e os eletrônicos.Manual de papel- é o único que se preocupa com formatação, usando as normas da ABNT

Norma:

N FolhaNome do manualLogotipo da empresa

Nome do processo Cod. Manual/norma

Norma: Aquisição de bens patrimoniais

1.–Diretrizes gerais1.1- Conceituação1.2-Tipos de bens patrimoniais

2. Procedimentos das áreas envolvidas2.1 Do usuário2.2 Da divisão do almoxarifado2.3 Da divisão de compras, etc.

N FolhaMANUAL DE PR.ADMINISTRATIVOLogotipo

PROCESSO DE COMPRAS Cod. Manual/norma

Manuais eletrônicos

São aqueles elaborado e disponibilizados aos usuários por meio de redes de computadores da empresa.

Os M.E são vantajosos por vários motivos:Não se imprime e nem os encadernam;De fácil consulta, basta acessar as páginas da webA atualização é feita de imediato, basta os responsáveis acessarem e em seguida avisar aos interessados.

As desvantagens são as mesmas verificadas nos manuais impressos.

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Recomendações Finais• O manual é elaborado para quem não

sabe. Quem sabe não o consulta.• Elabore o manual em folhas soltas,

para melhor atualização.• É fundamental a existência de um

padrão estético que inclua obrigatoriamente a redação e a apresentação de cada manual

• É interessante a adoção de um sistema de modificação que permita uma fácil referência e/ou busca.

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Recomendações Finais (1)• A elaboração do manual deve

incluir: uma abertura do texto; sumário de assuntos; gráficos explicativos.

• Forma de impressão do texto.• Desenho do gabarito da folha.• Qualidade do papel.• Cor do papel• Perfuração da folha (quando for o

caso)• Formato da folha padrão

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Recomendações Finais (2)• Para a capa do manual deve ser

considerado (quando for o caso):– tamanho– gravação– ferragens

• O uso de divisórias para separar os vários segmentos é interessante.

• O manual deve ser visto como um documento que subsidia os trabalhos de cada pessoa na empresa.

• A linguagem escrita tem de estar ao alcance de quem lê e usa o manual.