Manualizao: Formulao e Anlise Estrutural

Disciplina : Organizao e Mtodos

Introduo

Iremos aprender como elaborar manuais que ilustram a estrutura, os alicerces, onde se apoiam as organizaes.

Tipos de manuais

Manual de organizao Define estruturas e nveis hierrquicos;

Manual de operao D instrues e define rotinas e procedimentos de servio;

Manual de formulrios Exibe os formulrios em uso na empresa;

Manual de normas rene leis, normas, cdigo de tica.

Objetivos

Segundo Popper (1981) os objetivos dos manuais da organizao so:

a) Explicar os objetivos e as diretrizes bsicas da organizao;

b) Relatar, resumidamente, a histria da organizao;

c) Demonstrar, de forma organizada e coordenada, a estrutura organizacional, necessria para alcanar os objetivos e diretrizes;

d) Definir a funo, posio hierrquica, as relaes e a autoridade dos cargos.

e) Atender s exigncias das normas internacionais (ISO);

Em outras palavras...

Se o gestor busca um manual para divulgao, pensar em termos do objetivo contido em a;

Se buscar um manual para fins de treinamento de iniciao e integrao, se voltar para o b;

Se desejar um manual de utilidade coordenadora, priorizar o objetivo traado em c;

Se estiver buscando futuras anlises e discusses sobre a organizao, adotar o objetivo descrito em d;

J o item e, visado por organizaes que buscam a exportao (mercado externo);

Tipos de tcnicas de manualizao

Manual de poltica;

Manual de organizao (a)

Manual de organizao (b)

Manual de organizao (c)

Manual de organizao (d)

Manual de poltica

Manual de poltica

Tem como escopo orientar a ao dos executivos em nvel de direo, estabelecendo a forma de atuao da organizao.

Composto por:

Processo decisrio

Questes de sustentabilidade

Delegao de autoridade

Coordenao global

Interveno ambiental

Manual de poltica

Processo decisrio Comunica as decises da alta administrao aos gestores responsveis pelas unidades operacionais;

Questes de sustentabilidade Sustentabilidade est diretamente relacionada ao desenvolvimento econmico e material de forma inteligente;

Delegao de autoridade Delega autoridade s unidades para que tomem as providncias cabveis, de conformidade com as condies determinadas;

Coordenao global Estabelece formas de coordenao de todos no sentido de ser atingidas as metas das organizao;

Interveno ambiental Cuida para que a parte relevante do ambiente no interfira de forma abrupta nas questes organizacionais;

Manual de organizao (a) Manual de organizao (a)

Combina o manual de diretrizes e o manual de poltica;

Polticas e diretrizes organizacionais;

Estrutura orgnica;

Competncias;

Estatutos e regimentos internos;

Quadro de pessoal;

Manual de organizao (a)

Poltica e diretrizes organizacionais Objetivo de divulgar as polticas e diretrizes aprovadas pelas unidades superiores que dizem respeito funo da organizao;

Estrutura orgnica Apresentada mediante a insero de um organograma. (ex organograma do tipo estrutural-funcional);

Competncias A delegao de autoridade exposta;

Estatutos e regimentos internos - Base legal-interna onde se fundamentam os atos de organizao exterior, como as acima;

Quadro de pessoas Alocao de pessoal nas unidades da organizao;

Manual de organizao (b)

Tem o objetivo de preparar estudos organizacionais de maior amplitude e que envolvam a funo de recursos humanos da organizao;

Composto por:

Introduo;

Objetivos do manual;

Definio das finalidades e objetivos da organizao;

Organogramas parciais e globais;

Descrio por unidades;

Descrio de cargos;

Manual de organizao (b)

Introduo Conta um pouco da histria da organizao, os produtos ou servios, esforos econmico-financeiro para sustentao da organizao.

Objetivos do manual Disseminao de informaes;

Definio das finalidades e objetivos da organizao O porqu da existncia e funcionamento, produtos ou servios, quantidade de pessoas em seu quadro, e outros.

Manual de organizao (b)

Organogramas parciais e global Elaborao de organogramas parciais (por gerncias, por departamentos etc.) e organogramas global (da organizao como um todo).

Descrio por unidades - So traados os objetivos e uma breve descrio das atribuies de cada unidade.

Descrio de cargos So registrados os cargos mais importantes e as suas atribuies, deveres, responsabilidades, interface com outros cargos, relacionamento hierrquico e relacionamento funcional.

Manual de organizao (c)

Se difere dos demais porque requer informaes mais especficas sobre as unidades organizacionais.

Composto por:

Objetivo

Estrutura interna;

Linhas de autoridade;

- Ascendente

- Descendente

Funes;

Manual de organizao (c)

Objetivo Cada unidade ser tratada separadamente. Assim, ocorre o registro do por qu da existncia da unidade e seu propsito;

Estrutura interna Se a unidade subdividida em outras unidades, faz se o registro.

Linha de autoridade

Ascendente Coloca-se, por evidncia, a autoridade superior ao titular da unidade que est sendo descrita.

Descendente Coloca-se, por evidncia, a autoridade inferior ao titular da unidade que est sendo descrita.

Manual de organizao (c) Exemplo de linhas de autoridade : Cargo Gerente da Gerencia de

Recursos Humanos.

Ascendente:

- Diretor de talentos

- Superintendente de Recursos Humanos

Descendente:

- Gerente de Recursos Humanos

- Subgerente de Recursos Humanos

- Assistentes

- Secretria

- Agente Administrativo

- Auxiliar de Escritrio

- Servente

Manual de organizao (c)

Funes O que operacionalizado pela unidade.

Manual de organizao (d) Junta-se informaes de cunho estrutural (organizacional),

tecnolgico (operacional), estratgico (variveis ambientais) e comportamental(expectativas).

Preliminares

Quadro organizacional

Planos de ao

-natureza estratgica

-natureza operacional

Envolvimento ambiental

-circunstancial

-permanente

Atrao individual -conceitual

Manual de organizao (d)

Preliminares So informaes que antecedem ao manual propriamente dito (informaes genricas sobre a organizao).

Quadro organizacional pode ser utilizado o manual de organizao (c). Organograma representando o quadro de funcionrios.

Plano de ao

- Natureza estratgica: abordagem estratgica visando o planejamento global de ao da organizao

- Natureza operacional: maneira pela qual sero implementadas as aes estratgicas da organizao.

Manual de organizao (d)

Envolvimento ambiental

- Circunstancial: so turbulncias ambientais para as quais a organizao deve estar preparada para reagir;

- Permanente: Bem mais simples de ser conduzido, uma vez que j conhecido e esperado.

Atuao individual conceitual: Trata-se da expectativa que os dirigentes tm com respeito atuao de cada um.

Concluso

Os manuais organizacionais so documentos que contm e definem a estrutura organizacional indicando de maneira clara as fronteiras e inter-relacionamentos dos departamentos, bem como os limites de responsabilidade e autoridade dos empregados.

Tcnicas de Estruturao

Introduo

Busca-se analisar o emprego de trs tcnicas especficas:

- Tcnicas de estruturao (departamentalizao);

- Tcnicas de elaborao de Organogramas;

- Tcnicas de elaborao de manuais em nvel organizacional;

Estruturao (Departamentalizao)

Por dificuldades de traduo, a departamentalizao acabou por criar uma confuso com a atividade de criao de departamentos. Departamentalizar no apenas criar departamentos, e sim criar unidades e fraes organizacionais. Essas unidades podem ser do tipo, divises, gerncias, superintendncias, conselhos, departamentos e outros.

Estruturao uma forma sistematizada de agrupar atividades em fraes organizacionais dado alguns critrios, visando melhor adequao da estrutura organizacional e sua dinmica de ao.

Objetivos

Os objetivos de estruturao so:

Aproveitar a especializao Tirar proveito da qualificao dos funcionrios;

Maximizar os recursos disponveis Agrupamento ou reajustamento de atividades;

Controlar Pode resultar em dificuldades se no bem controlada;

Coordenar Integrao dos esforos individuais devido a coordenao;

Descentralizar Processo de diviso de responsabilidades e autoridade;

Integrar ambiente e organizao Conhecer as turbulncias externas de perto, tais como as internas;

Reduzir conflitos minimizar os conflitos pessoais;

Principais tcnicas de estruturao Algumas tcnicas de estruturao so:

rea geogrfica;

Clientes;

Contingncia ambiental;

Funes;

Mercado;

Nmero;

Processo;

Produto ou servio;

Projeto;

Task force;

tempo