ManualManualManualManual

Sistema de Gestão de Documentos Sistema de Gestão de Documentos Sistema de Gestão de Documentos Sistema de Gestão de Documentos ---- SGD SGD SGD SGD

Junho de 2006

INFORMAÇÕES IMPORTANTES

MANUTENÇÃO DE TABELAS DE APOIO

CADASTRO DE INFRAÇÕES NO PROCESSO

EMISSÃO DE ETIQUETAS DE PROCESSO

ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS E DOCUMENTOS

Somente o responsável pelo protocolo tem acesso as funções de tabelas de apoio. Então caso seja necessário criar, editar ou excluir um item, a solicitação deve ser feita ao responsável pelo PROTOCOLO.

Somente funcionários lotados no PROTOCOLO e na JARI podem cadastrar infrações em um processo. Funcionários do PROTOCOLO só podem cadastrar recursos de DEFESA PRÉVIA e funcionários da JARI só podem cadastrar recursos de JARI.

As etiquetas de processo devem ser impressas em impressora matricial instaladas e configuradas de acordo com as especificações do manual

Somente funcionários lotados nos setores de arquivo podem arquivar um processo ou documento. Para arquivar-los, é necessário que o documento esteja no setor de arquivo.

3

MALOTE

INFORMAÇÕES UTÉIS (resumo)

Somente funcionários lotados nos setores de protocolo podem utilizar as funções de malote. Para enviar um documento ou processo no malote, o mesmo tem que estar no setor de protocolo.

� Cadastro de processo: função 10025 � Consulta de processo: função 10026 � Cadastro de documento avulso: função 10023 � Consulta de documento avulso: função 10024 � Tramitação de processos criados no setor: função 10035 ou função 10036 � Tramitação de processos recebidos pelo setor: função 10036 � Tramitação de documentos criados no setor: função 10035 ou função 10037 � Tramitação de documentos recebidos pelo setor: função 10037 � Emissão de etiquetas de processo: função 10034 � Empréstimo de processo: função 10030 � Consulta de tramitação de processo: função 10041 � Consulta de tramitação de documento: função 10042 � Consulta de arquivamento de processo: função 10044 � Consulta de arquivamento de documento: função 10045 � Consulta de lote: função 10040 � Relatórios de quantitativos de documentos e processos: função 10033

4

MANUAL SISTEMA DE GESTÃO DE DOCUMENTOS – SGD

Acesso ao Getran

Para acessar o Getran, é necessário abrir o internet explorer e digitar o seguinte

endereço:

http://www.df.getran.com.br

Os chefes de setores devem solicitar à GEINFO login e senha para acessar o getran. Já os demais funcionários, devem solicitar os dados para de acesso ao sistema aos seus respectivos chefes.

Logo após o primeiro acesso ao sistema, será solicitado que a senha seja alterada, conforme tela a seguir:

5

Depois da alteração da senha, valerá para acesso no sistema, a nova senha digitada

na tela acima. A seguir, a tela principal do sistema, onde na parte superior encontra-se o campo para código de acesso direto às funções e do lado esquerdo o menu com os sistemas existentes:

6

Abaixo o Menu do SGD– Sistema de Gestão de Documentos:

As tabelas de apoio são utilizadas pelos módulos de processos e documentos avulsos para auxiliar e facilitar a manipulação dos dados que caracterizam os seus estados, tramitações, arquivamentos, etc. Somente os responsáveis pelo setor de protocolo tem acesso as tabelas de apoio.

Pelo menu, pode-se acessar as funcionalidades das tabelas de apoio conforme ilustram as figuras abaixo:

TABELAS DE APOIO

7

Os códigos de acesso direto para as funcionalidades do menu tabelas de apoio são:

� Arquivo - Inclusão de arquivo: 10001 - Consulta de arquivo: 10002

� Assunto - Inclusão de assunto: 10003 - Consulta de assunto: 10004

� Compartimento - Inclusão de compartimento: 10005 - Consulta de compartimento: 10006

� Estrutura - Inclusão de estrutura: 10007 - Consulta de estrutura: 10008

� Mobília - Inclusão de mobília: 10011 - Consulta de mobília: 10012

� Situação de documento - Inclusão de situação de documento: 10013 - Consulta de situação de documento: 10014

� Suporte - Inclusão de suporte: 10015 - Consulta de suporte: 10016

� Temporalidade - Inclusão de temporalidade: 10017 - Consulta de temporalidade: 10018

� Tipo de processo - Inclusão de tipo de processo: 10019 - Consulta de tipo de processo: 10020

� Tipo de documento avulso - Inclusão de documento avulso: 10021 - Consulta de documento avulso: 10022

Arquivo

Os arquivos são os locais onde documentos e processos são armazenados, eles são caracterizados por uma descrição, possuem um endereço, telefone e pessoa para contato.

Na inclusão de um arquivo os campos descrição e endereço são de preenchimento obrigatório. Não é possível incluir mais de um arquivo com as mesmas informações.

8

Incluir Arquivo:

A tela de consulta é semelhante a de inclusão e a consulta pode ser feita, por nenhum, um ou vários parâmetros passados. Os dados encontrados na consulta são listados no fim da tela e podem ser editados ou excluídos selecionando o detalhamento de cada arquivo.

Consultar arquivo:

9

Detalhar arquivo:

Assunto

Os assuntos determinam a informação principal de um documento ou processo. Na inclusão de um assunto os campos código e descrição são de preenchimento

obrigatório. Não é possível incluir mais de um assunto com as mesmas informações.

Incluir assunto:

A tela de consulta é semelhante a de inclusão e a consulta pode ser feita, por nenhum, um ou vários parâmetros passados. Os dados encontrados na consulta são listados no fim da tela e podem ser editados ou excluídos selecionando o detalhamento de cada assunto.

10

Consultar assunto:

Detalhar assunto:

11

Compartimento

Os compartimentos determinam o local onde os processos ou documentos são armazenados dentro de um arquivo. Por exemplo, dentro de um arquivo x que é uma sala localizada no departamento y, temos uma estante z que é considerada um compartimento.

Na inclusão de um compartimento o campo descrição é de preenchimento obrigatório. Não é possível incluir mais de um compartimento com as mesmas informações. Incluir compartimento:

A tela de consulta é semelhante a de inclusão e a consulta pode ser feita, por nenhum ou um parâmetro passado. Os dados encontrados na consulta são listados no fim da tela e podem ser editados ou excluídos selecionando o detalhamento de cada compartimento. Consultar compartimento:

12

Detalhar compartimento:

Estrutura

As estruturas caracterizam o assunto de cada mobília de arquivo. Na inclusão de uma estrutura os campos mobília e assunto são de preenchimento obrigatório. Não é possível incluir mais de uma estrutura com as mesmas informações. Incluir estrutura:

A tela de consulta é semelhante a de inclusão e a consulta pode ser feita, por nenhum, um, ou mais parâmetros passados. Os dados encontrados na consulta são listados no fim da tela e podem ser editados ou excluídos selecionando o detalhamento de cada estrutura.

13

Consultar estrutura:

Detalhar estrutura:

Mobília

As mobílias são as partes que compõem um compartimento. Assim, se considerarmos uma estante como um compartimento, cada prateleira dessa estante poderia ser considerada uma mobília.

Na inclusão de uma mobília os campos número, nome, arquivo e compartimento são de preenchimento obrigatório. Não é possível incluir mais de uma mobília com as mesmas informações.

14

Incluir mobília:

A tela de consulta é semelhante a de inclusão e a consulta pode ser feita, por nenhum, um, ou mais parâmetros passados. Os dados encontrados na consulta são listados no fim da tela e podem ser editados ou excluídos selecionando o detalhamento de cada mobília. Consultar mobília:

15

Detalhar mobília:

Situação de documento

A situação de um documento caracteriza como um documento está no momento atual. Se arquivado, se emprestado, se em tramite, etc.

Na inclusão de uma situação de documento o campo descrição é de preenchimento obrigatório. Não é possível incluir mais de uma situação com as mesmas informações.

Incluir situação de documento:

A tela de consulta é semelhante a de inclusão e a consulta pode ser feita, por nenhum, um, ou mais parâmetros passados. Os dados encontrados na consulta são listados no fim da tela e podem ser editados ou excluídos selecionando o detalhamento de cada situação de documento.

16

Consultar situação de documento:

Detalhar situação de documento:

Suporte

Os suportes caracterizam o tipo físico de um documento ou processo. Se é impresso, se é CD, se é papel, etc.

Na inclusão de um suporte o campo descrição é de preenchimento obrigatório. Não é possível incluir mais de um suporte com as mesmas informações.

17

Incluir suporte:

A tela de consulta é semelhante a de inclusão e a consulta pode ser feita, por

nenhum, um, ou mais parâmetros passados. Os dados encontrados na consulta são listados no fim da tela e podem ser editados ou excluídos selecionando o detalhamento de cada suporte.

Consultar suporte:

18

Detalhar suporte:

Temporalidade

A temporalidade determina para cada gênero de documento, tipo e suporte um tempo mínimo de arquivamento para futura incineração.

Na inclusão de uma temporalidade os campos assunto, gênero do documento e suporte são de preenchimento obrigatório. Não é possível incluir mais de uma temporalidade com as mesmas informações. Incluir temporalidade:

A tela de consulta é semelhante a de inclusão e a consulta pode ser feita, por nenhum, um, ou mais parâmetros passados. Os dados encontrados na consulta são listados no fim da tela e podem ser editados ou excluídos selecionando o detalhamento de cada temporalidade.

19

Consultar temporalidade:

Detalhar temporalidade:

20

Tipo de processo

O tipo de processo determina qual a característica de cada processo. Se é de habilitação, se é de veículo, se é administrativo, etc.

Na inclusão de um tipo de processo o campo descrição é de preenchimento obrigatório. Não é possível incluir mais de um tipo de processo com as mesmas informações. Incluir tipo de processo:

A tela de consulta é semelhante a de inclusão e a consulta pode ser feita, por nenhum, um, ou mais parâmetros passados. Os dados encontrados na consulta são listados no fim da tela e podem ser editados ou excluídos selecionando o detalhamento de cada tipo de processo.

Consultar tipo de processo:

21

Detalhar tipo de processo:

Tipo de documento avulso

O tipo de documento avulso determina qual a característica de cada documento. Se é ofício, ou memorando, ou carta, ou declaração, ou comunicação, ou defesa, ou expediente, ou fatura, ou intimação, ou laudo, ou mandado, ou ocorrência, ou portaria, ou processo, ou reclamação, ou requerimento, ou sugestão.

Na inclusão de um tipo de documento avulso o campo descrição é de preenchimento obrigatório. Não é possível incluir mais de um tipo de documento avulso com as mesmas informações.

Incluir documento avulso:

A tela de consulta é semelhante a de inclusão e a consulta pode ser feita, por nenhum ou um parâmetro passado. Os dados encontrados na consulta são listados no fim da tela e podem ser editados ou excluídos selecionando o detalhamento de cada tipo de documento avulso.

22

Consultar tipo de documento avulso: Detalhar tipo de documento avulso:

23

As funcionalidades de Documento Avulso, que são cadastro e consulta de

documentos avulsos e podem ser acessadas pelo menu conforme telas abaixo:

� Os códigos de acesso direto para as funções de Documento Avulso são:

- Incluir documento avulso: 10023 - Consultar documento avulso: 10024

Detalhamento das funcionalidades de Documento avulso:

DOCUMENTO AVULSO

24

Incluir Documento Avulso

Os campos tipo do documento, descrição, data de cadastro e criação, destino, interessado principal, assunto e turno são de preenchimento obrigatório. Após, concluir o preenchimento de todos os campos, é necessário clicar no botão incluir e efetuar o cadastro do documento. Posteriormente, é possível incluir anexos e interessados para o documento avulso cadastrado clicando nos botões como ilustra a tela anterior. As telas de cadastro de anexos e interessados estão dispostas abaixo:

Cadastro de anexos:

25

Os anexos incluídos aparecem listados no fim da tela:

Cadastro de interessados, o interessado principal cadastrado na tela inicial já aparece listado no fim da tela:

26

Os demais interessados cadastrados também aparecem listados no fim da tela:

Consultar Documento Avulso

27

A tela de consulta de documentos avulsos é semelhante a tela de cadastro. A consulta pode ser feita por nenhum, um ou vários parâmetros passados. Depois de realizar a consulta, os dados encontrados são listados abaixo com a opção de detalhamento dos mesmos (clicando na lupa), onde poderão ser editados ou excluídos. No detalhamento, é possível editar ou excluir o documento selecionado:

Importante! Somente funcionários do protocolo e/ou do setor de origem responsável pela criação de um documento podem editar ou excluir o documento.

Pelo menu, pode-se acessar as funcionalidades de processo conforme ilustram as figuras abaixo:

PROCESSO

28

Os códigos de acesso direto para as funcionalidades do menu processos são:

� Processo - Inclusão de processo: 10025 - Consulta de processo: 10026

� Juntada - Inclusão de juntada: 10027 - Consulta de juntada: 10028

Incluir processo

29

Os campos data de cadastro e data de criação, destino, situação, tipo do processo, assunto, doc. de origem e interessado principal são de preenchimento obrigatório. Após, concluir o preenchimento de todos os campos, é necessário clicar no botão incluir e efetuar o cadastro do processo. Posteriormente, é possível incluir anexos, interessados, infrações e nota fiscal para o processo cadastrado clicando nos botões como ilustra a tela anterior. As telas de cadastro de anexos, interessados, infrações e nota fiscal estão dispostas abaixo:

Incluir anexo:

Os anexos incluídos são listados no fim da tela e podem ser detalhados para

edição ou exclusão conforme tela abaixo:

Detalhar anexo:

30

Incluir interessados:

Os interessados incluídos são listados no fim da tela e podem ser excluídos. Incluir infração:

31

Para incluir infrações no processo, é necessário digitar a placa do veículo. Automaticamente os dados do requerente serão preenchidos. Deve-se clicar então, no ícone da lupa para listar os autos disponíveis. Todos os autos de infração do veículo são listados, sendo necessário informar quais autos serão incluídos checando todos os autos desejados e então clicando no botão incluir.

Somente funcionários lotados nos setores de JARI e PROTOCOLO podem incluir infrações em um processo. Funcionários da JARI só podem incluir recursos de JARI e funcionários do protocolo só podem incluir recursos de DEFESA PRÉVIA.

A tela a seguir ilustra a consulta após uma inserção de autos no processo. São listados os autos ainda disponíveis para o cadastro, autos já selecionados no processo e autos cadastrados em outros processos .

32

Importante!!! Somente é permitido o cadastro de autos de um mesmo órgão autuador por processo. Incluir nota fiscal:

Para incluir notas fiscais, é necessário informar o número da nota e clicar no botão incluir. As notas incluídas aparecem no fim da tela e podem ser excluídas se desejado.

33

Consultar processo

A tela de consulta de processos é semelhante a de inclusão. Os processos podem

ser consultados por nenhum, um, ou mais de um parâmetros passados. Os registros encontrados na consulta são listados no fim da tela com a opção de detalhamento para edição ou exclusão do processo selecionado.

34

Juntada

Um processo pode ser “juntado” a um ou vários processos. Este procedimento recebe o nome de juntada que pode ocorrer de três maneiras: por anexação, por apensação e por juntada.

Incluir juntada:

Depois de incluído o processo principal, é possível incluir os demais processos secundários que farão parte da juntada e pode-se excluir um dos processos da juntada ou desmontar a juntada toda, clicando nos botões de acordo com funcionalidade desejada.

35

Consultar juntada:

A tela de consulta é semelhante a de inclusão e a consulta pode ser feita, por nenhum, um ou mais parâmetros passados. Os dados encontrados na consulta são listados no fim da tela e podem ser excluídos clicando no botão com o x.

As funcionalidades de relatórios e empréstimo podem ser acessadas pelo menu, conforme telas abaixo:

RELATÓRIOS E EMPRÉSTIMO

36

Os códigos de acesso direto para os serviços de Relatórios e empréstimo são: - Quantitativo de documentos: 10033 - Etiquetas: 10034 - Incluir empréstimo: 10030 - Consultar empréstimo: 10031 - Devolver documento: 10032

Quantitativo de Documentos

O relatório de quantitativo de documentos lista o quantitativo de documentos avulsos ou processos de acordo com os parâmetros passados, conforme tela abaixo:

37

O relatório é emitido para impressão da seguinte forma:

Etiquetas

As etiquetas serão impressas para identificar unicamente processos que serão tramitados. Pode-se imprimir etiquetas informando o número do lote de processos ou somente de um processo informando seu número, conforme ilustra tela a seguir.

Para impressão das etiquetas deve-se usar impressoras matriciais que precisam ser instaladas localmente na porta LPT1 com o driver Genérico (Generic) / Text Only. A seguir o passo a passo para intalação:

38

1) Clicar no Windows em INICIAR / IMPRESSORAS E APARELHOS DE FAX

2) Clicar na opção Adicionar impressora e em avançar

39

3) Deixar somente o primeiro item marcado e clicar em avançar

40

4) Marcar a primeira opção e então em avançar para usar a porta LPT 1

41

5) Selecionar o Fabricante Genérico ou Generic e selecionar em impressoras: Generic / Text Only

42

6) Clicar em avançar

43

7) Marcar a opção de não imprimir uma página de teste e depois em avançar

44

8) Clicar em concluir

45

Para que a impressão de etiquetas do SGD funcione corretamente, principalmente quando se deseja imprimir em uma impressora que não está instalada localmente, é necessário configurações especiais, tanto na máquina a partir da qual será solicitada a impressão (a máquina que irá utilizar uma impressora remota) como na máquina que irá processar a impressão (a máquina que está conectada diretamente à impressora)

A seguir estão as telas de configuração necessárias na máquina que possui a

impressora conectada diretamente (as configurações principais estão nas telas 1 e 2). Inicialmente deve-se instalar a impressora e criar um compartilhamento, digamos

“\\meucomputador\minhaimpressora”. Em seguida, deve-se verificar se as configurações estão de acordo com o especificado nas telas abaixo

Tela 1

46

Tela 2

47

Tela 3

48

Tela 4

49

Tela 5

Já na estação que irá utilizar a impressora remota, deve-se fazer as seguintes configurações:

1.Instalar a impressora como se fosse local, na porta LPT1. Deve-se utilizar o

driver Generic / Text Only 2.Após instalada a impressora, deve-se mapear a porta LPT1 local para a porta

LPT1 remota de onde está a impressora, com o seguinte comando: net use lpt1: \\meucomputador\minhaimpressora

Para isso utilizar o prompt de comandos do windows.

50

Para impressão, é necessário ainda, configurar o browser, seguindo o seguintes passos:

1) Abrir o Internet Explorer e clicar no menu superior em ferramentas/ opções da Internet

51

2) Clicar na aba segurança, selecionando o link Internet e então clicar em nível personalizado

52

3) No quadro configurações, selecionar o item plug-ins e controle ActiveX. Esse item possui 7 sub-itens que devem estar com as seguintes configurações (1 – ativar, 2 – ativar, 3 – avisar, 4 – ativar, 5 – ativar, 6 – desativar, 7 - ativar). Após configurá-los, clicar em ok

53

4) Na tela anterior selecionar o link intranet local e clicar no botão Sites...

54

5) Clicar no botão avançado

55

6) Digitar o endereço do getran conforme ilustra figura abaixo e clicar em adicionar

56

7) Clicar em ok na tela acima e em ok na tela anterior

57

Incluir empréstimo

Os processos podem ser emprestados entre os setores do Detran. A inclusão do empréstimo é feita na tela que segue:

Consultar empréstimo

Os empréstimos realizados, podem ser consultados conforme tela abaixo:

58

Devolver documento

Os documentos emprestados poderão ser devolvidos conforme ilustram as telas que seguem:

Para devolver um empréstimo, é necessário realizar uma consulta, detalhar o empréstimo selecionado e confirmar a devolução informando a quantidade de dias em atraso, caso exista.

59

Os processos e documentos avulsos antes de serem tramitados são agrupados em lotes identificados por uma guia de tramitação com a listagem de todos os itens que compõem o lote.

As funcionalidades de tramitação estão disponíveis no menu conforme telas

abaixo: Os códigos de acesso direto para os serviços de tramitação são:

- Emitir guia de tramitação: 10035 - Encaminhar lote (Processo): 10036 - Encaminhar lote (Documento Avulso): 10037 - Receber lote: 10038 - Emitir 2ª via da guia de tramitação: 10039 - Consultar lotes: 10040 - Consultar tramitação (Processo): 10041 - Consultar tramitação (Documento Avulso): 10042 - Consultar arquivamento (Processo): 10044 - Consultar arquivamento (Documento Avulso): 10045

TRAMITAÇÃO

60

Lote

Os processos e documentos avulsos para serem tramitados são geralmente encaminhados em lotes compostos por vários processos ou documentos avulsos. Os lotes são formados e uma guia de tramitação é emitida para cada lote com a relação de todos os documentos avulsos ou processos que compõem o lote. O setor ou departamento que receber o lote encaminhado deve fazer o recebimento deste.

- Emitir guia de tramitação: A função lista todos os documentos ou processos para um determinado setor. Deve-se escolher o tipo de lote que se quer formar, processo ou documento, informar o destino e clicar no botão preparar lote. Todos os processos destinados ao setor são listados para seleção. É necessário checar os processos desejados e clicar no botão tramitar que gerará a guia de tramitação. A função deve ser usada pelo órgão que gerou o processo.

1) Definir o tipo de lote e destino e clicar no botão preparar lote

2) Selecionar os processos desejados para tramitação e clicar no botão tramitar

61

3) A guia de tramitação é emitida para impressão

- Tramitar lote (Processo): A função lista um ou todos os processos para um determinado setor. A função também gera tramitação individual para processo. O funcionamento da função é semelhante ao anterior. A diferença nesta função é a possibilidade de gerar tramitação individual para um processo recebido pelo setor. Para isso, deve-se informar o destino da tramitação, informar o número do processo a ser tramitado e clicar no botão incluir. Assim, a tramitação será gerada para o processo e então, deve-se então clicar no botão tramitar pra enviar o lote e gerar a guia de tramitação conforme ilustrado na função anterior.

62

- Tramitar lote (Documento Avulso): A função lista um ou todos os processos para um determinado setor. A função também gera tramitação individual para processo. O funcionamento da função é semelhante ao anterior. A diferença nesta função é a possibilidade de gerar tramitação individual para um processo recebido pelo setor. Para isso, deve-se informar o destino da tramitação, informar o número do processo a ser tramitado e clicar no botão incluir. Assim, a tramitação será gerada para o processo e então, deve-se então clicar no botão tramitar pra enviar o lote e gerar a guia de tramitação conforme ilustrado na função anterior.

- Receber lote: A função deve ser utilizada para receber os lotes de processos enviados ao setor. Para isso, deve-se selecionar o tipo de lote que se quer receber e consulta-los para listar todos os lotes disponíveis.

1) É necessário informar os dados de consulta para buscar os lotes a serem recebidos e clicar no botão consultar

63

2) Os lotes disponíveis são listados e para efetuar o recebimento dos mesmos é necessário clicar no botão detalhar de cada um

3) Os itens que compõem o lote são listados e para confirmar o recebimento deve-se clicar no botão receber lote

64

- Emitir 2ª via da guia de tramitação: A função deve ser utilizada para emitir segundas vias de guias de tramitação quando necessário.

1) É necessário informar os dados do lote e clicar em consultar

2) Os lotes são listados e deve-se clicar no botão detalhar do lote desejado

65

3) Para emitir a segunda via da guia é necessário clicar no botão emitir 2ª via

- Consultar lotes: A função deve ser utilizada para consultar lotes de processos e documentos avulsos.

1) É necessário informar os parâmetros desejados para consulta e clicar no botão

consultar

66

2) Os lotes são listados e podem-se detalhar os mesmo clicando no botão detalhar de

cada um

67

Tramitação

- Consultar tramitação (Processo): a função lista todas as tramitações de processo encontradas de acordo com os parâmetros passados

1) Informar parâmetros desejados para consulta

2) As tramitações são listadas com a informação de envio e recebimento dos lotes e a opção para detalhamento do processo e tramitação

68

- Consultar tramitação (Documento Avulso): a função lista todas as tramitações de documento encontradas de acordo com os parâmetros passados da mesma maneira da consulta de tramitação de processos

69

Arquivamento

Os processos ou documentos avulsos quando tem a sua finalidade atendida, são arquivados. Somente funcionários lotados nos setores de arquivo podem arquivar processos e documentos. A função de arquivamento está disponível na consulta de processo ou de documento avulso. Ao detalhar um documento ou processo, o botão de arquivar aparece para o usuário do arquivo, conforme ilustra tela a seguir.

Para acessar a edição de processos acima, é necessário entrar na consulta de

processos (10026) e solicitar o detalhamento do mesmo. Ao clicar no botão arquivar, a seguinte tela é mostrada para inclusão dos dados do arquivamento.

70

Importante!!! Como já mencionado, somente funcionários lotados nos setores de arquivo podem incluir arquivamento e o arquivamento só pode ser incluído se o documento ou processo tiver sido tramitado para o setor de arquivo que realizará o arquivamento.

- Consultar arquivamento (Processo): Lista processos arquivados de acordo com os parâmetros passados

- Consultar Arquivamento de Documento Avulso: Lista documentos avulsos de acordo com os parâmetros passados

O malote se divide em recebidos (documentos recebidos através de malote

pelo Detran de órgãos externos) e enviados (documentos enviados através de malote do Detran para órgãos externos).

MALOTE

71

As funcionalidades de malote estão disponíveis no menu conforme telas abaixo:

Os códigos de acesso direto para os serviços de malote são:

- Inclusão de malote recebido: 10059 - Consulta de malote recebido: 10060 - Inclusão de malote enviado: 10061 - Consulta de malote enviado: 10062 - Confirmação de recebimento: 10063

72

Inclusão de malote recebido

Malotes recebidos pelo Detran:

Obs: No campo itens de malote não recebidos devem ser informados os documentos que por ventura constam no documento do malote, mas que não vieram no mesmo Consulta de malote recebido

Lista os malotes recebidos pelo Detran:

73

Inclusão de malote enviado

Malotes enviados pelo Detran:

1) Deve-se informar o número do lacre na tela acima e clicar no botão cadastrar item. Na tela a seguir, é necessário informar a instituição de destino e informar todos os documentos ou processos que serão enviados no malote.

2) Após concluir a inclusão dos itens, é necessário fechar a tela anterior e na tela do

malote abaixo clicar no botão emitir guias

74

3) A guia de tramitação do malote é emitida para impressão

75

4) Após a impressão é necessário clicar no botão enviar malote

Consulta de malote enviado

Para consultar malotes enviados, é necessário informar os parâmetros desejados e clicar o botão consultar.

76

Confirmar recebimento malote enviado

Ao receber o retorno da guia de tramitação do destino do malote enviado, é possível registrar no sistema o recebimento do mesmo informando o número do lacre.