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22março/abril 2006 nº 158
> Reportagem
> Revista Brasileira de Contabilidade
23 março/abril 2006 nº 158
A gestão da Tecnologia da Informação nas organizações de serviços contábeis
Maria Lúcia Melo de Souza Deitos*
* Contadora, com registro ativo no CRCPR sob número 30.838, especialista em Contabilidade Gerencial, mestre em Tecnologia, doutoranda em Educação pela UNICAMP, profes-sora do Colegiado de Ciências Contábeis da Universidade Estadual do Oeste do Paraná (UNIOESTE), pesquisadora do Grupo de Pesquisas em Contabilidade e Competitividade Empresarial.
Este trabalho tem como foco central o estudo da utilização da tecnologia da informação nas organizações de serviços contábeis. Partindo do pressuposto de que o atual contexto vem se caracterizando pela acelerada evolução da tecnologia e pela variedade de inovações tecnológicas disponibilizadas, especialmente na área da Tecnologia da Informação (TI), e entendendo que o uso de TI na atividade contábil é irreversível, buscamos, neste trabalho, compreender a importância do uso da TI na atividade contábil, bem como, refletir sobre os principais recursos de TI utilizados na área contábil. Também buscamos, por intermédio de uma pesquisa de campo, de natureza exploratória, com organizações de serviços contábeis, conhecer o uso que estas estão fazendo dos recursos de TI. Os resultados obtidos mostram que muito ainda precisa ser feito para que todo o potencial da TI seja explorado e indicam que a compreensão do impacto que os avanços da TI causam na atividade contábil, assim como a busca de conhecimentos que permitam saber avaliar a contribuição que as inovações tecnológicas disponíveis, e possíveis de serem acessadas, podem oferecer, tornar-se um requisito necessário na atuação dos profissionais da contabilidade.
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> A gestão da Tecnologia da Informação nas organizações de serviços contábeis
> A Tecnologia da Informação e a Atividade Contábil. Em 1991, Thompson iniciou assim um artigo
publicado pela Revista Brasileira de Contabilidade,
Compare estas duas cenas. Um atarefado emprega-
do, com a gravata afrouxada, maneja uma pesada
máquina. Faz lançamentos contábeis em uma
ficha, atrás da qual há uma folha com carbono.
Depois transcreve essas informações no Diário, por
meio de gelatina. Ou, então, um operador faz os
mesmos lançamentos em um microcomputador,
com velocidade cinco vezes maior, deixando para
o programa a elaboração de relatórios, que depois
serão emitidos pela impressora. É a diferença entre
usar ou não a informática como ferramenta no dia-
a-dia do profissional da contabilidade. (Thompson,
1991, p. 22).
Na atualidade podemos acrescentar a estas, uma tercei-
ra cena para comparação. Um cliente, em sua residência,
acessa o site de uma loja, escolhe o produto desejado e
efetua a compra. O sistema da loja, ao receber o pedido
de compra, desencadeia o processo de identificação do
local onde está armazenado o produto e expede, eletro-
nicamente, a ordem de fornecimento. No momento em
que o produto é expedido e o documento fiscal de saída é
emitido, o sistema atualiza o banco de dados da empresa
gerando os registros em todos os setores envolvidos na
transação, inclusive a contabilidade.
Estas três cenas ilustram bem o impacto que a evo-
lução tecnológica vem gerando na contabilidade. Os
processos de execução do trabalho contábil foram, ra-
dicalmente, alterados nas últimas décadas, assim como
as possibilidades de geração de informação contábil.
A introdução da informática no início da década de
1980 já havia alterado, consideravelmente, os proces-
sos de trabalho, facilitando o registro das operações e
a emissão de relatórios, porém, foi a partir do final da
década de 1980 que uma verdadeira revolução começou
a acontecer. Esta revolução decorre da ligação entre a
informática e as comunicações, e alteram o papel da
informática dentro das empresas e, por conseqüência,
afetam diretamente a atividade contábil.
Na segunda metade da década de 80, a informática
começa a superar sua função original de agilizar ta-
refas operacionais para transformar-se em recurso
na busca de vantagens competitivas. A computa-
ção e a telefonia começam a se fundir, abrindo a
estrada para a tecnologia da informação tal qual
a conhecemos hoje. Essa evolução prepararia o
solo para a integração de sistemas que elevaram
os computadores a um papel estratégico dentro
das empresas. (EXAME, 2002, p. 94)
A então nascente tecnologia da informação evoluiu
rapidamente e na atualidade vemos que os novos
recursos tecnológicos e as mudanças de hábitos que
eles provocam, nas empresas e na sociedade, oferecem
à contabilidade a oportunidade da velocidade e da
interatividade, possibilitando um grau de flexibilidade
e precisão da informação, em tempo real, até poucos
anos impensável para o sistema de informações (Catelli
e Santos, 2001, p. 26).
Ao mesmo tempo em que trazem novas oportunida-
des, as novas tecnologias também trazem novos desa-
fios, decorrentes das novas formas de realizar negócios
surgidas no mercado. Paiva se pergunta,
Como controlar, eficientemente, os efeitos sobre o
patrimônio das organizações diante de operações
realizadas por intermédio de comércio eletrônico
(internet), home-banking, código de barras, ven-
da direta ao consumidor (por meio de máquinas
automatizadas), venda por TV interativa, produção
flexível, integração vertical com fornecedores,
alianças com concorrentes, e tantas outras estra-
tégias competitivas? (2002, p. 80)
Essas são algumas situações que já estão postas, e para
as quais os profissionais de contabilidade têm empreen-
dido esforços para encontrar soluções adequadas. São
soluções que passarão pelo desenvolvimento de novas
teorias e de novas técnicas para controlar as operações
e demonstrar seus resultados.
Porém, uma outra situação de natureza mais cultu-
ral apresenta-se hoje como um paradoxo nas práticas
contábeis. Este paradoxo é assim abordado por Riccio
e Peters,
...uma transação introduzida em qualquer momento
e localidade pode gerar um lançamento contábil e a
atualização instantânea dos saldos das contas. Atua-
lização instantânea ou tempo real, em Contabilidade
significa que os ‘resultados’ da empresa podem ser
> Revista Brasileira de Contabilidade
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‘computados’ e monitorados a cada instante.
Tanto, e aí reside o paradoxo, a atualidade de todo
esse aparato tecnológico não cria o efeito desejado.
Desde as mais pequenas e flexíveis empresas, até os
gigantes da Fortune 500, os efeitos são os mesmos:
os dados (já dentro dos computadores), têm que
ser acumulados até o último dia do mês.
Os relatórios são emitidos de uma vez, ao final
do período, assumindo o conceito de período,
segundo o qual se age como se todas as operações
da empresa tivessem ocorrido em um único dia.
(1997, p. 9)
Segundo esses autores, apesar do sistema de infor-
mação contábil ser tecnologicamente um sistema em
tempo real, é utilizado à maneira antiga. Esta atitude
decorreria de duas questões: a primeira tem a ver com
os princípios atuais de Contabilidade e a segunda, com
o fato de os sistemas de contabilidade serem concebidos
e administrados como sistemas fechados.
As duas questões dependem da atuação do profissional
de contabilidade para serem redimensionadas, porém,
na primeira, é necessária uma ação que envolva o con-
junto da comunidade contábil; já na segunda é possível
que o contador na sua organização desencadeie ações
que possam tornar o sistema contábil mais aberto, isto
é, mais interativo. É preciso adotar um posicionamento
que trate a contabilidade como um sistema pertencente
à empresa, no qual se aceite que o usuário defina quais
são os modelos de dados monetários, quantitativos e
internos que deseja receber. “Fazendo uma analogia,
na Contabilidade o controle da informação contábil
encontra-se hoje na mão do contador. No processo de
mudança pode-se prever que parte estará nas mãos dos
usuários.” (Riccio e Peters, 1997, p. 6)
É necessário, também, adotar processos de trabalho
que permitam ter a contabilidade em tempo real. So-
mente assim pode-se usufruir todo o potencial dispo-
nibilizado pela Tecnologia da Informação.
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d) busque novas formas para melhorar os seus recur-
sos de TI, seja por meio de novas aquisições ou de novos
usos para os recursos já existentes;
e) proteja os recursos e conhecimentos em TI que pos-
sui, evitando que se tornem obsoletos ou se percam.
É preciso, também, ter clareza da estratégia que se
quer por em prática e conhecer, detalhadamente, os
demais recursos e processos de trabalho em uso, bem
como, suas potencialidades e limitações.
O desenvolvimento destas funções permite à organiza-
ção contábil conhecer o seu posicionamento tecnológico
e adotar medidas nesta área com maior segurança. Evita,
também, cometer erros como o da supervalorização da
Tecnologia da Informação, que se configura na expec-
tativa de que com a aquisição de recursos tecnológicos
os problemas existentes nos processos de trabalho serão
resolvidos. Isso pode acontecer se esses problemas forem
decorrentes do uso de recursos inadequados ou com
falhas. Porém, se forem decorrentes de aspectos orga-
nizacionais e humanos, a aquisição de novos recursos
de TI, por si só, poderá resultar em frustração. A simples
compra de tecnologia não vai trazer competitividade
nem resolver os problemas de natureza interna.
Outra atitude que se deve evitar é a de adquirir re-
cursos de TI por “modismo”, sem antes analisar se o
recurso a ser adquirido contribuirá com a estratégia de
atuação da empresa. Assim, é importante começar pelo
negócio e não pela tecnologia, e então, analisar como
a tecnologia ajuda a resolver as questões. Para Lorenzi
Junior, “Deve-se portanto buscar com inteligência quais
das tecnologias disponíveis atualmente trarão realmente
benefícios à contabilidade das empresas, evitando a
aquisição descontrolada das mesmas.” (2002, p. 35)
Portanto, gestionar a tecnologia da informação é im-
prescindível para garantir a eficácia e a eficiência na sua
utilização. Isto é verdadeiro não só na atividade contábil,
como também em todos os demais segmentos.
> A Importância da Gestão da Tecnologia da Informação para as Organizações se Serviços Contábeis. Na atualidade, a Tecnologia da Informação
tornou-se mais que um recurso operacional, passando
a representar um recurso estratégico para as empresas.
Para Paiva, “Atualmente, a utilização da tecnologia de
informação não se restringe a questões técnicas e ope-
racionais, pois é primordial a busca de oportunidades
estratégicas que garantam o sucesso do empreendimen-
to.” (2002, p. 77)
Para as organizações de serviços contábeis1, este
raciocínio também se aplica. Os recursos da Tecnologia
da Informação possibilitam novas formas de interação e
de disponibilização da informação para os clientes, au-
mentando as possibilidades de diferenciação no serviço
oferecido, ou então, a redução de custos nas atividades.
Desta forma, a tecnologia da informação se constitui
em um recurso que integra e sustenta a estratégia da
organização contábil.
Porém, deve-se ter em conta que o sucesso no uso
da Tecnologia da Informação não é automático. Por ser
um recurso, é necessário que se empreguem esforços
no sentido de gestioná-lo. Normalmente, as empresas
procuram gestionar, cuidadosamente, seus recursos
financeiros. Por que não adotar o mesmo cuidado em
relação aos recursos tecnológicos, neste caso, os seus
recursos em tecnologia da informação?
Considerando-se que a tecnologia da informação está
em constante evolução, o cuidado na sua gestão é funda-
mental. Desta forma, é necessário que a organização:
a) conheça, detalhadamente, os recursos de TI que
detém, incluindo hardware, software e os conhecimen-
tos sobre o assunto;
b) saiba avaliar o potencial desses recursos;
c) monitore o ambiente interno e externo para detec-
tar as mudanças ocorridas ou possíveis de ocorrer, que
possam afetar as suas operações;
1 No contexto deste trabalho, entendemos como organização de serviços contábeis as sociedades que se constituem com o objetivo de prestar serviços de contabilidade para empresas-cliente, utilizando-se de estruturas próprias.
> A gestão da Tecnologia da Informação nas organizações de serviços contábeis
> Revista Brasileira de Contabilidade
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> Os Recursos da Tecnologia da Informação Aplicados à Atividade Contábil. A tecnologia da
informação utiliza-se de diversos mecanismos e ferra-
mentas para a sua operacionalização. O profissional
da contabilidade, para utilizar-se de seus benefícios,
não necessita conhecer em profundidade cada um
desses mecanismos e ferramentas, mas deve ter um
FIGURA 1 – Visão geral do hardware e seus dispositivos e periféricos
Fonte: REZENDE e ABREU, 2000, p. 80
Dentre os periféricos, deve-se destacar o crescimento
do uso de recursos de multimídia entre os profissionais
da contabilidade. Esses recursos possibilitam uma apre-
sentação mais dinâmica dos relatórios e demonstrativos
contábeis aos seus usuários, permitindo uma melhor
visualização dos dados.
Faz-se importante ter presente que a infra-estrutura de
hardware da organização contábil deve estar adequada
às suas estratégias de operação e aos seus processos de
trabalho. O subdimensionamento do hardware pode
comprometer o armazenamento e a segurança dos dados
e das informações, bem como, o superdimensionamento
gera imobilização desnecessária de recursos, numa área
em que a evolução tecnológica é constante.
razoável conhecimento sobre as suas funções e poten-
cialidades, para poder decidir quais são os melhores
recursos a serem utilizados para alcançar os objetivos
a que se propõe.
Sem a pretensão de esgotar o assunto, constam a se-
guir os principais recursos de Tecnologia da Informação
aplicados à atividade contábil.
HardwareO hardware é constituído por dispositivos físicos, po-
sicionados por mecanismos de processamento, usados
para dar entrada, processar, armazenar e dar saída de
dados e informações (Rezende e Abreu, 2000, p. 77).
Para a utilização na atividade contábil temos os com-
putadores e seus periféricos (teclado, mouse, recursos
de multimídia, scanners, leitores de códigos de barras,
leitores óticos, monitores, impressoras, placas de rede,
modem, no-breaks, estabilizadores, etc.)
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SoftwaresOs softwares são ferramentas que dirigem, organizam
e controlam os recursos de hardware, fornecendo instru-
ções e comandos (Laudon e Laudon, 1999). Podem ser
do tipo operacional, de rede, aplicativo, office, utilitário,
de automação, etc.
FIGURA 2 – Visão geral do software e seus recursos.
Fonte: Rezende e Abreu, 2000, p. 85
No caso da informatização nas organizações de serviços
contábeis, será necessário fazer escolhas em quase todos,
ou até mesmo em todos, os tipos citados acima.
A escolha dos softwares a serem utilizados é de
extrema importância para a agilidade na alimentação
dos dados, segurança e diversidade das formas de
disponibilização das informações contábeis. Portanto,
cuidados especiais devem ser tomados no processo de
seleção dos softwares.
A definição também influi e é influenciada pela defini-
ção dos processos de trabalho. Assim, se a organização
deseja receber e disponibilizar dados e informações, em
tempo real, ou mesmo por transferência de lotes, deve
pensar em como os softwares existentes no cliente irão
“conversar” com os softwares existentes na organização
contábil. Em muitos casos, são necessários estudos para
que a compatibilidade possa ser estabelecida.
Esses estudos podem alcançar alta complexidade,
principalmente tendo em vista a grande variedade de
softwares aplicativos disponíveis no mercado, tanto para
aplicação na área contábil, quanto para aplicação nas
operações das empresas-cliente.
Não se deve esquecer, também, dos demais usuários
da contabilidade que demandam por informações, como
o Governo, os fornecedores, a comunidade, os órgãos
de classe, etc. Alguns desses usuários, como é o caso
da maioria dos órgãos do Governo, exigem a disponi-
bilização em formato eletrônico.
Na atualidade, a integração dos softwares ainda
representa um grande desafio, mesmo com todas as
facilidades conferidas pela tecnologia da informação;
as linguagens disponíveis, de modo geral, ainda não
permitem – ou exigem tratamento para a conversão – a
leitura e o manuseio da informação disponibilizada por
outro sistema de informática. Isto implica, em alguns
casos, ter que extrair as informações e digitá-las no
sistema que se quer operar.
Porém, esta realidade, em breve, será alterada por
uma poderosa ferramenta que se encontra em de-
senvolvimento, por um grupo de trabalho organizado
pelo American Institute of Certified Public Accountants
– AICPA (Instituto Americano de Contadores Públicos
> A gestão da Tecnologia da Informação nas organizações de serviços contábeis
> Revista Brasileira de Contabilidade
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Certificados), é a Extensible Business Reporting Language
– XBRL (Linguagem Extensiva de Publicação de Negócio).
Segundo Serra Negra,
O XBRL pode ser definido como um método pa-
drão baseado em dados que os usuários possam
preparar, publicar (em uma variedade de formatos),
trocar e analisar as informações financeiras e de-
monstrações contábeis contidas nos mais diversos
relatórios gerenciais das organizações.
Os dados dos relatórios financeiros passam a ser
vistos de uma maneira mais clara. Estes podem ser
importados diretamente de uma planilha eletrônica
ou um banco de dados. Podem ainda ser enviados
a um editorial, para ser inserido em um relatório
anual, e pela internet aos auditores externos. A
produção de um sistema financeiro ou contábil de
XBRL contém todo (sic) os códigos que os compu-
tadores precisam. (2003, p. 67).
Desta forma, o XBRL configurar-se-á em uma poderosa
ferramenta para integração dos diversos sistemas de in-
formações financeiras existentes em uma empresa, assim
como, possibilitará a troca e o manuseio das informações
entre computadores, tanto interna quanto externamen-
te à empresa. As possibilidades de disponibilização de
informações financeiras poderão ser, significativamente,
ampliadas, beneficiando todos aqueles que utilizam a
informação financeira.
Matherne e Coffin (2001), apud Serra Negra (2003, p.
67), destacam que o XBRL pode ser usado para:
• publicar Demonstrações Contábeis;
• enviar livro razão geral;
• emitir balancetes contábeis;
• aprovar créditos por linhas de negócios;
• divulgar indicadores econômicos financeiros;
• analisar investimentos de riscos;
• divulgar desempenhos de fundos mútuos;
• circular notícia de desempenho empresarial;
• circular literatura autorizada, técnica e especializada;
• emitir e controlar guias e imposto.
Como se pode perceber, a partir da entrada de fer-
ramentas com esse perfil no mercado, as organizações
de serviços contábeis serão solicitadas a fornecerem
informações contábeis nesse formato, possivelmente,
de início, pelas instituições financeiras fornecedoras de
capital aos clientes e por órgãos governamentais.
TelecomunicaçõesAs telecomunicações referem-se à transmissão eletrô-
nica de sinais para comunicações, a partir do momento
em que foram desenvolvidas tecnologias que possibi-
litaram a transmissão destas comunicações em forma
de dados, com sinal digital ou binário, uma verdadeira
revolução aconteceu no processo de acesso e disponi-
bilização de informações.
Para Paiva,
A integração organizacional, interna e externa, só
é possível devido ao desenvolvimento das supervias
de informações (information superhighways), em
todo o mundo, que criam a infra-estrutura necessá-
ria para que dados, informações e conhecimentos
naveguem entre pessoas, grupos, organizações,
nações, formando uma verdadeira teia global.
Desta forma, as tecnologias de comunicação pos-
sibilitam a transmissão de dados, sons e imagens a
qualquer pessoa, em qualquer parte do mundo, a
qualquer hora. Isso significa que as organizações,
praticamente, não têm mais limitações de comu-
nicações. (2002, p. 77)
Na área contábil, estas tecnologias também causaram
um grande impacto, já que passaram a permitir o acesso
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> Com a utilização das telecomunicações é perfeitamente viável para uma organização contábil receber os dados da empresa, processá-los e disponibilizar relatórios e informações em tempo real, de forma on-line.
e a disponibilização remota dos dados e informações. A
utilização dessas tecnologias também permitiu superar
uma barreira física, que se referia à necessidade de man-
ter a execução da contabilidade dentro da empresa para
facilitar a rapidez no acesso aos dados e informações.
Com a utilização das telecomunicações é perfeitamente
viável para uma organização contábil receber os dados
da empresa, processá-los e disponibilizar relatórios e
informações em tempo real, de forma on-line.
A tecnologia dos sistemas de telecomunicações tam-
bém se faz necessária para que a comunicação entre
diferentes softwares ou hardwares aconteça, assim
como para que se possa usufruir os recursos da internet,
intranet ou extranet.
Outros recursos advindos desta tecnologia são as
teleconferências e as videoconferências, que permitem
às pessoas compartilharem dados, voz, mensagens e
informações. Esses recursos também podem ser plena-
mente aplicados à área contábil, tanto para treinamen-
to e reciclagem, como para a realização de reuniões
com clientes, funcionários e outros interessados em
assuntos contábeis.
InternetA história da internet no Brasil, segundo Wernke e
Lembeck (2002, p.76), iniciou-se em 1988, em princípio,
nos meios acadêmicos e, após 1995, estendeu-se ao meio
comercial, tornando-se, a partir daí, disponível para acesso
a todos os setores da sociedade. Desde então sua expan-
são tem sido muita rápida e, atualmente, já é um dos
principais meios de disponibilização de informações.
Nesse contexto, a contabilidade também foi afetada.
Tanto pelo fato de poder acessar as informações dispo-
níveis na internet, quanto pelo fato de poder disponibi-
lizar dados e informações contábeis para seus clientes e
usuários através desse canal de comunicação.
Considerando que a internet pode ser utilizada como
um eficiente instrumento para coletar, integrar e distri-
buir informação ao profissional da área contábil, impõe-
se a necessidade de conhecer suas potencialidades e
possibilidades de utilização em sua atividade.
A utilização da internet, segundo Wernke e Lembeck
citando o Financial Accouting Standards Board (FASB)
(2000), permite
a) reduzir o custo e o tempo de distribuição da
informação; b) comunicar com um maior número
de usuários e potenciais investidores; c) superar
as tradicionais formas de divulgação de informes
financeiros; d) ampliar a quantidade e o tipo de
informação a relatar; e e) reutilizar a informação
em outros sistemas de informação, que possam
sustentar análises financeiras ou trabalhos acadê-
micos, por exemplo. (2002, p. 77)
Wernke e Lembeck (2002, p. 77), comentam que
> A gestão da Tecnologia da Informação nas organizações de serviços contábeis
> Revista Brasileira de Contabilidade
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o American Institute of Certified Public Accountants
(AICPA), em 1991, formou um grupo de trabalho para
estudar as questões relacionadas com a qualidade e a
oportunidade da divulgação de informações financeiras,
especificamente quanto a tendências futuras, informa-
ções e eventual necessidade de normatizar o tema. Os
resultados foram apresentados em 1994, no relatório
Improving business reporting a customer focus, e iden-
tificaram cinco fundamentos para estabelecer normas
sobre a divulgação de informações financeiras:
a) facilitar o desenvolvimento de uma base comum
para a compreensão de termos e alternativas que faci-
litem as negociações entre usuários e empresas sobre o
conteúdo divulgado;
b) promover divulgação neutra e não-enviesada;
c) aumentar a comparabilidade da informação
financeira;
d) permitir a auditoria da informação financeira; e
e) facilitar a obtenção e tratamento da informação
como resultado da sua preparação, de acordo com uma
estrutura definida, compreendida e aceita.
Uma dificuldade que ainda persiste na utilização da
internet para a divulgação de informações financeiras
diz respeito às tecnologias disponíveis para formatar
e disponibilizar as informações. Tecnologias como o
HyperText Markup Language – HTML e o Adobe Por-
table Document Format não permitem a flexibilidade
necessária para o manuseio dos dados.
Uma possível superação desta dificuldade pode ser
obtida a partir dos estudos que vêm sendo desenvolvidos
em torno do Extensible Business Reporting Language -
XBRL, que tem por objetivo padronizar uma linguagem
de informações para o setor financeiro pela internet
(Serra Negra, 2003, p. 65).
IntranetA intranet, apesar de ser um recurso relativamente
novo, já vem sendo utilizada por um número cada vez
maior de empresas e organizações.
Pode-se definir intranet mais claramente como um
WWW interno e privativo de uma empresa. O objetivo
maior de uma intranet é que cada funcionário possa
ter acesso fácil e instantâneo a todo o conhecimento
da organização por meio de seu computador. É cria-
do um fluxo interno de informação com o mínimo
de custo, tempo e esforço. (Rezende e Abreu, 2000,
p. 219).
A implantação de uma intranet, normalmente, traz
mudanças significativas na organização. O seu uso es-
timula uma cultura de compartilhamento e cooperação
do conhecimento, além de que, a rápida disponibiliza-
ção das informações agiliza os processos de trabalho e
aperfeiçoa a tomada de decisão.
Em uma organização contábil, a implantação da in-
tranet pode, entre outros benefícios,
a) disponibilizar manuais de procedimento, formu-
lários, histórico dos clientes, links para rápido acesso à
legislação fiscal e tributária, artigos e estudos na área
contábil, notícias que impactam as atividades da orga-
nização contábil, etc.
b) possibilitar a troca instantânea de mensagens,
informações, documentos e procedimentos entre os
usuários;
c) eliminar o trânsito de papéis nas comunicações
internas;
d) facilitar e estimular a troca de conhecimentos e
informações;
e) registrar o conhecimento existente na organização,
tornando-o disponível para o uso cotidiano.
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> A Gestão da Tecnologia da Informação nas Organizações de Serviços Contábeis. A título
de ilustração, e sem a pretensão de sugerir nenhuma
generalização dos dados, relatamos a seguir alguns
resultados obtidos em uma pesquisa exploratória que
realizamos com 16 (dezesseis) organizações de serviços
contábeis, escolhidas de forma aleatória, localizadas no
Estado do Paraná, com a finalidade de conhecer como
está se dando o processo de gestão da TI nessas orga-
nizações, e a utilização que vêm fazendo dos recursos
de TI disponíveis para a área contábil.
As organizações contábeis participantes da pesquisa
estão localizadas nas diversas regiões do Estado do Pa-
raná, com predomínio daquelas localizadas nas regiões
oeste (46%) e leste (27%). Das organizações contábeis
informantes da pesquisa, 73% possuem entre 51 e 200
clientes, podendo ser classificadas como de pequeno e
médio portes, se consideramos como critério o número
de clientes.
Recursos de TI utilizadosO número de computadores de mesa, utilizados
pelas organizações informantes da pesquisa, guarda
uma relação bem próxima do número de pessoas que
trabalham na organização, o que sugere um alto índice
de informatização nos processos de trabalho. Quanto
aos computadores portáteis, estão presentes em ape-
nas 38% das organizações contábeis que responderam
à pesquisa, sendo que 19% possuem 01 ou 02; 13%
possuem entre 03 e 05; e 6% possuem entre 06 e 10
computadores portáteis. Os computadores portáteis
têm, normalmente, um custo mais alto, porém, per-
mitem maior mobilidade principalmente em trabalhos
realizados externamente à organização.
Na quase totalidade das organizações informantes da
pesquisa (94%), os computadores operam em rede, o que
permite maximizar a utilização dos equipamentos, além
de facilitar a integração entre os sistemas em uso.
A preocupação com a segurança dos dados está
presente em todas as organizações que responderam à
pesquisa. Em todas existe sistema de cópias de seguran-
ça, sendo que em algumas delas utiliza-se mais de um
meio para o armazenamento dos dados. Destaque-se
que o CD já é o meio mais utilizado.
Todas as organizações contábeis que responderam
à pesquisa informaram dispor de softwares para con-
tabilidade, escrituração fiscal e para cálculo e emissão
de guias de impostos. Já softwares para execução de
trabalhos mais ligados à área de gestão são menos uti-
lizados, sendo que os sistemas de informação gerencial
estão disponíveis em 44% e os de apuração e controle
de custos estão disponíveis em 35% das organizações
que responderam à pesquisa.
Estes resultados confirmam a tendência das organi-
zações de serviços contábeis em oferecer serviços de
contabilidade financeira, com foco mais centrado no
usuário externo à empresa cliente. Indicam também a
necessidade de direcionar esforços no sentido de desen-
volver e divulgar conhecimentos sobre os mecanismos
que viabilizam a geração de informações gerenciais,
bem como a importância da adoção desse serviço para
o pleno atendimento dos objetivos da contabilidade
perante os seus usuários internos.
Em 42% das organizações que responderam à pes-
> A gestão da Tecnologia da Informação nas organizações de serviços contábeis
> Revista Brasileira de Contabilidade
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quisa, existe integração entre todos os sistemas em
operação; nas demais predomina a integração entre a
contabilidade e o sistema de pessoal e entre a contabi-
lidade e o sistema de escrituração fiscal.
Quanto às ferramentas de TI existentes para a realiza-
ção do trabalho cotidiano, todas as organizações afir-
maram dispor de editor de texto e de sistema de correio
eletrônico. A internet também está presente em todas
as organizações, sendo que 31% possuem conexão por
via discada e 69% por linha dedicada.
A planilha eletrônica é utilizada por 87% das organi-
zações, dada a disseminação desta ferramenta e da sua
aplicabilidade; as organizações que não a utilizam estão
deixando de beneficiar-se de um instrumento auxiliar que
permite diversas aplicações na área contábil.
Já ferramentas como banco de dados e sistemas de
comunicação instantânea existem em apenas 31% das
organizações pesquisadas. Os bancos de dados são
recursos que permitem trabalhar os dados com maior
flexibilidade, possibilitando trabalhar com um número
maior de variáveis e de cruzamento de informações do
que os sistemas específicos normalmente permitem. A
sua baixa utilização indica ser necessária a realização
de estudos para detectar o porquê da não-utilização,
verificando se está vinculada a questões operacionais,
financeiras, a falta de conhecimento ou a cultura.
Entre as ferramentas listadas, a intranet é a que recebeu
menor indicação de uso, estando presente em apenas
12% das organizações informantes da pesquisa. Por repre-
sentar uma ferramenta voltada para dinamizar e agilizar a
troca de informações internas, a intranet pode contribuir
para uma melhor operacionalização dos processos de
trabalho nas organizações contábeis. Dada a indicação do
baixo índice de utilização e a divulgação um tanto quanto
restrita dessa ferramenta, faz-se necessária a oferta de
cursos e de material informativo sobre o tema.
GRÁFICO 1 – Ferramentas existentes para o trabalho cotidiano
nas organizações contábeis pesquisadas – Paraná – mai/jun 2003
Fonte: Pesquisa de campo realizada pela autora
34março/abril 2006 nº 158
Entre as organizações contábeis que responderam a
pesquisa, 62% dispõe de um site na internet. Em prin-
cípio, este parece ser um indicador positivo de avanço
no uso de recursos de TI na área contábil, porém, é
necessário aprofundar os estudos para verificar quais
são os objetivos da organização em manter o site e de
que forma vêm administrando seu conteúdo.
A recepção eletrônica de dados das empresas-cliente,
que pode representar uma racionalização nos proces-
sos de trabalho por permitir a alimentação direta dos
sistemas sem a necessidade de digitação dos dados,
vem sendo realizada por apenas 27% das organizações
pesquisadas.
As organizações que realizam a recepção eletrônica o
fazem por meio de lotes, com predominância na área
de escrituração fiscal, seguida pela área de contabili-
dade e pessoal.
> Uso de TI para Comunicação e Disponi-bilização de Informações Contábeis para os Clientes. A comunicação com os clientes vem sendo
realizada por meio de correspondência impressa e de
e-mail, sendo que 31% preferem a correspondência
impressa, 31% preferem o e-mail, 31% preferem cor-
respondência impressa e e-mail e 7% e-mail e sistemas
de comunicação on-line instantânea.
Note-se que 31% das organizações ainda indicaram
preferir a correspondência impressa como meio de
comunicação com os clientes e apenas 7% indicaram
a preferência pelos sistemas de comunicação on-line
instantânea e, mesmo assim, de forma conjugada com
o e-mail.
GRÁFICO 2 – Meios utilizados, preferencialmente, para comunicação com os clientes,
pelas organizações contábeis pesquisadas – Paraná – mai/jun 2003
Fonte: Pesquisa de campo realizada pela autora
> A gestão da Tecnologia da Informação nas organizações de serviços contábeis
> Revista Brasileira de Contabilidade
35 março/abril 2006 nº 158
Com relação à disponibilização on-line para os clientes,
de relatórios e dados gerados pelos sistemas da organi-
zação contábil, apenas 6%, ou seja, uma organização,
indicou realizar esta disponibilização.
Considerando que a possibilidade de disponibilizar
informações para os clientes, de forma on-line, é um
dos principais recursos que a TI coloca a serviço da área
contábil, pode-se afirmar que o caminho para a sua
utilização está ainda por ser explorado. Não disponi-
bilizando as informações on-line, perde-se também a
oportunidade de atenuar a barreira física que separa a
organização contábil da empresa-cliente.
Outro aspecto a ser considerado nesta questão é
a possibilidade de ela estar atrelada à tendência das
organizações contábeis em privilegiar a execução da
contabilidade financeira em detrimento da contabilidade
gerencial, o que implica, então, todo um trabalho de
repensar a prática contábil no contexto das organizações
de serviços contábeis.
Uso dos Recursos da InternetAs organizações contábeis informantes da pesquisa
têm utilizado a internet, predominantemente, para cole-
tar informações e transmitir dados para órgãos públicos,
funções reportadas por 100% das organizações.
A utilização para divulgar a empresa e seus serviços foi
relatada por 50% das organizações; a comunicação com
clientes, por 81%; as compras, por 44%; e a utilização
para cursos e treinamentos a distância, por 31%. Final-
mente, confirmando a tendência a utilização da internet
para a disponibilização de informações e relatórios para
os clientes é a menos freqüente nas organizações infor-
mantes da pesquisa.
Pelos dados, pode-se afirmar que está ocorrendo, em
algumas dessas organizações, uma subutilização do
potencial da internet. Essa subutilização é mais danosa
quando não se aproveita esse recurso para a disponibi-
lização de relatórios e informações para os clientes. Se
62% das organizações já possuem um site na internet,
por que apenas 18% o utilizam para disponibilizar in-
formações para os clientes? Esta é uma pergunta para
a qual se faz necessário buscar respostas e mecanismos
de atuação para reverter esse quadro.
Fontes de Informação sobre TIPara conhecer as inovações em TI, as organizações
informantes da pesquisa utilizam, predominantemente,
de revistas especializadas e da internet, fontes mencio-
nadas por 94% delas. As palestras, os seminários e os
congressos são fontes de informação utilizadas por 75%,
e as propagandas em jornais e revistas, por 69%.
Fatores Analisados no Processo de Aquisição de TINo processo de aquisição de recursos de TI, o fator
tido como de muita importância por todas as orga-
nizações respondentes da pesquisa é a confiabilidade
do fornecedor, o que demonstra a preocupação com
a origem e a qualidade dos produtos e do serviço que
está sendo adquirido. Outras questões que são de muita
importância para 94% das organizações informantes da
pesquisa são a facilidade de uso, a assistência técnica, a
capacidade de expansão e a contribuição que a aquisição
pode trazer para a imagem da empresa. Questões como
marca e custo não são tidas como prioritárias para um
número já considerável de organizações.
As respostas indicam a tendência de se valorizar mais
as características que possam garantir a funcionalidade
dos recursos adquiridos. A valorização desta tendência
pode ser explicada pelo número de organizações que já
adquiriram equipamentos que se mostraram inadequa-
dos para o uso, 47%.
Já no campo da aquisição de softwares, 27% das orga-
nizações informam ter feito aquisições que se mostraram
inadequadas. Ao serem solicitadas a informarem o por-
quê destas inadequações, as organizações não emitiram
resposta. Desta forma, fica comprometida a análise desta
questão, porém, parece-nos haver aqui a indicação de
falhas no processo de gestão dos recursos de TI, no que
se refere às escolhas feitas no momento de enriquecer
o patrimônio tecnológico da organização2.
2 Ver DEITOS, Maria Lúcia S. O impacto dos avanços da tecnologia e a gestão dos recursos tecnológicos no âmbito da atividade contábil. Revista Brasileira de Contabilidade. Ano XXXII, n.140. Brasília, CFC, mar/abr 2003, p. 21-31.
36março/abril 2006 nº 158
> Considerações Finais. Neste trabalho, estuda-
mos a gestão e a utilização da tecnologia da informação
pelas organizações de serviços contábeis. No processo
de elaboração, evidenciamos a importância da TI e da
sua gestão para a atividade contábil; e analisamos a sua
utilização a partir dos resultados de uma pesquisa de
campo realizada em dezesseis organizações de serviços
contábeis localizadas no Estado do Paraná que, embora
não possam ser alvo de generalizações, serviram como
indicativos para esta reflexão.
No processo de análise dos dados coletados, pudemos
constatar que as organizações de serviços contábeis,
informantes da pesquisa, vêm utilizando, parcialmente,
os recursos de TI. Mesmo aquelas que indicaram possuir
um número maior de ferramentas de TI para a execução
dos trabalhos não estão usufruindo todo o potencial
que a TI pode oferecer.
Se por um lado estas organizações demonstraram ter
avançado no processo de informatização das rotinas de
trabalho, por outro percebemos que ainda há muito
por fazer no sentido de integrar o funcionamento dos
sistemas e, principalmente, na disponibilização das
informações para os usuários.
Considerando que a possibilidade de intensificar a
comunicação com os usuários, tanto na solução de suas
dúvidas quanto na disponibilização das informações
contábeis de forma rápida e flexível, de forma on-line,
é um dos principais recursos que a TI coloca a serviço da
área contábil, podemos afirmar que o caminho para a
sua utilização está ainda por ser explorado. Não dispo-
nibilizando as informações on-line, perde-se também a
oportunidade de atenuar a barreira física que separa a
organização contábil da empresa-cliente.
Os dados coletados também indicam que a maior
parte das organizações, informantes da pesquisa, uti-
lizam as ferramentas de TI com enfoque direcionado à
contabilidade financeira. Esta postura parece-nos estar
atrelada à tendência das organizações contábeis em
privilegiar a execução da contabilidade financeira em
detrimento da contabilidade gerencial, o que implica,
então, a necessidade de todo um trabalho de repensar
a prática contábil no contexto das organizações de
serviços contábeis.
Entendemos que o estudo, mesmo considerando o
seu caráter exploratório, aponta para a necessidade de
avançar nos objetivos que norteiam a utilização de fer-
ramentas de TI nas organizações de serviços contábeis,
na busca por usufruir do seu potencial de integração e
disseminação da informação. Para isto, se faz necessário
um trabalho que permita criar espaços para refletir sobre
a tecnologia da informação e as práticas contábeis que
vêm sendo operacionalizadas.
Este espaço pode ser criado por meio da oferta de
cursos para os profissionais que estão em atividade e nos
currículos dos cursos de Ciências Contábeis para os pro-
fissionais em formação. Parece-nos que são prioritárias
para análise e discussão as questões relacionadas à:
a) forma de integração de sistemas, tanto interna
quanto externa;
b) mecanismos de recepção eletrônica de dados para
aqueles que não desejarem a integração ou para aqueles
casos em que ela não for recomendada;
c) possibilidades e formas de disponibilização da
informação contábil para os clientes, utilizando as fer-
ramentas da TI;
d) tecnologia de banco de dados e as suas possibili-
dades de uso;
e) funções e ferramentas de gestão da tecnologia da
informação.
Finalmente, sugerimos que estudos sobre este tema
sejam aprofundados e que outros pesquisadores e en-
tidades de classe somem-se a este esforço para traçar
um perfil da utilização da Tecnologia da Informação nas
organizações de serviços contábeis.
> A gestão da Tecnologia da Informação nas organizações de serviços contábeis
> Revista Brasileira de Contabilidade
37 março/abril 2006 nº 158
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