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23ª Semana de Tecnologia Metroferroviária

METODOLOGIA, FERRAMENTAS E TÉCNICAS PARA REDUÇÃO DE CUSTOS

E RISCOS NO PLANEJAMENTO E NA GESTÃO DE CONTRATOS

LEANDRO KOJIMA

AUTOR

Leandro Kojima é engenheiro Eletricista, Mestre em Sistemas Eletrônicos pela Universidade de

São Paulo, MBA em Gestão Estratégica e Econômica de Projetos, Certificação PMP.

Quinze anos atuando no Metrô de São Paulo, atualmente como Coordenador de Planejamento

e Gestão de Contratos e Orçamentos.

Gerência de Recursos e Infraestrutura

270 empregados

Certificação ISO, OHSAS e Ambiental

107 Contratações de natureza contínua

8 Contratações de natureza não contínua

73 contratos (63%) de nível III – acima de R$650mil

Previsão orçamentária de custeio 2017: R$ 137,7 milhões

AVALIAR O CENÁRIO FUTURO E O IMPACTO

Novo regime jurídico da Lei das Estatais nº 13.303

DEMONSTRAR A IMPLEMENTAÇÃO

Redução do Orçamento Plurianual x contratação efetiva e renegociações nos aditamentos

APRESENTAR

Metodologia, ferramentas e técnicas para redução de custos e riscos no planejamento e na gestão dos contratos

OBJETIVOS

CONSIDERAÇÕES INICIAIS

CENÁRIOS

- Crise Econômica e Política

- Restrição orçamentária

- Leis Federais nº 8.666/93 e nº 10.520/02 - Pregão Eletrônico

IMPACTOS- Racionalização dos processos- Mudança de cultura- Intensificação da fiscalização dos órgãos de controle externo- Governança e análise de riscos- Priorização do Planejamento

METODOLOGIA, FERRAMENTAS E TÉCNICAS

Projeto Básico Especificação Técnica Planejamento

Orçamentário Relatório de Justificativa

Gestão Operacional Encerramento Lições Aprendidas

Requisitos Estudo de

viabilidade Anteprojeto

Gestão Contratual

PlanejamentoFase preliminar

Subsídios para ContrataçãoLicitação

Contratação

2

34

1 Análise das Partes InteressadasAnálise de Decisão envolvendo MulticritériosAnálise de fazer ou comprarBenchmarkingCapacitaçãoEstimativas IndependentesEstrutura Matricial InterdependenteGerenciamento de ProjetosGestão de RiscosLições AprendidasMétodos de ComunicaçãoNegociaçãoOpinião EspecializadaPesquisa de MercadoProject Model CanvasReuniõesSistema de gestão de contratos

FERRAMENTAS E TÉCNICAS





Gestão Contratual

Planejamento Projeto Básico Especificação Técnica Planejamento

Orçamentário Relatório de

Justificativa

Fase preliminar


Contratação

2

34



PLANEJAMENTO ORÇAMENTÁRIO

Controle e planejamento orçamentário plurianual 2016: 91,49%

Previsto 2016: R$ 119.519 mil

Realizado 2016: R$ 109.344 mil

Previsão orçamentária de custeio 2017: R$ 137,7 milhões







Gestão Contratual


2


Contratação

34










Contratação

2

3

Gestão Contratual

4

Gestão Operacional

Encerramento Lições Aprendidas




Análise das Partes Interessadas

Análise de fazer ou comprar

Benchmarking

Capacitação

Estimativas Independentes

Gestão de Riscos


Métodos de Comunicação

Negociação

Opinião Especializada

Pesquisa de Mercado

Reuniões

LIÇÕES APRENDIDAS

Lições Aprendidas Registradas nos Ativos de Processos Organizacionais da GRI

Contratação

e

Gestão do Contrato

Lições Aprendidas para outras contratações

Atualização das Lições Aprendidas nos Ativos de Processos Organizacionais

Coordenadoria de Contratos

Coordenadoria Operacional

Contrato BLíder 2

Contrato ALíder 1

Coordenadoria Técnica

Contrato DLíder 4

Contrato CLíder 3

ESTRUTURA MATRICIAL INTERDEPENDENTE

Objeto a ser contratado

Critério 1Complexidade

Critério 2Riscos

Critério 3Aderência

Estratégica

Critério 4Nível de

Contratação

Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3

ANÁLISE MULTICRITÉRIO PARA TOMADA DE DECISÃO

PROJETOCONTRATAÇÃO

Escopo

Custos

Tempo

QualidadeRiscos

Aquisições

Comunicação

Recursos Humanos

IntegraçãoPartes Interessadas

GERENCIAMENTO DE PROJETOS

METODOLOGIA CANVAS

SISTEMA DE GESTÃO DE CONTRATOS

REDUÇÃO DOS VALORES DAS CONTRATAÇÕES E ADITIVOS

AÇÕES PARA REDUÇÃO DE CUSTOS

Adjudicação de pregões -modalidade de Menor Preço

1.Redução do número de contratos

1.Redução ou substituição do escopo e requisitos

Renegociação dos contratos

45.196 42.585

1.707 1.403

47.11439.387

94.018

83.375

0

20.000

40.000

60.000

80.000

100.000

2015 2016

Milh

are

s

PESSOAL MATERIAIS GASTOS GERAIS TOTAL

ANÁLISE DOS RESULTADOS

Gastos da GRI: 2015 X 2016

Nº de empregados:2015 2016 Variação268 245 -23 (-8,58%)

-11,32%

R$ 17.079

R$ 13.588

R$ 2.005

R$ 965

R$ 461

R$ 108

R$ 97

R$ 32

R$ 31

R$ 34.366

R$ 0 R$ 10.000 R$ 20.000 R$ 30.000 R$ 40.000

Serviços de Vigilância

Aluguel de Veículos

Serviços de Jardinagem

Aluguéis de Imóveis

Reprodução em Geral

Revisão, Manutenção e Reparos

Postos de Serviços

Serviços de Limpeza e Higiene

Outros

Total

Milhares

Redução do orçamento plurianual de despesas de custeio maio/16 a maio/17


Redução de 14,71% do orçamento plurianual de despesas de custeio, em 31 contratos

R$ 15.392

R$ 13.076

R$ 2.005

R$ 172

R$ 78

R$ 69

R$ 29

R$ 30.822

R$ 0 R$ 10.000 R$ 20.000 R$ 30.000



Serviços de Jardinagem



Postos de Serviços

Outros

Total

Milhares

Economia com Contratações de custeio maio/16 a maio/17


Adjudicados 14 processos de contratação, no valor total de R$166,27 milhões, com redução de 15,64% do orçamento

R$ 1.687

R$ 965

R$ 512

R$ 289

R$ 30

R$ 32

R$ 28

R$ 3

R$ 3.544

R$ 0 R$ 1.000 R$ 2.000 R$ 3.000 R$ 4.000


Aluguéis de Imóveis




Serviços de Limpeza e Higiene

Postos de Serviços

Outros

Total

Milhares

Economia com Renegociações de despesas de custeio maio/16 a maio/17


Renegociados e aditados 17 contratos, no valor total de R$32,93 milhões, com redução de 9,72%

IMPACTOS DA LEI 13.303/16

Novos Limites para as

Dispensas de Licitação

Orçamento sigiloso

Inversão de fases na Licitação

Novos critérios de julgamento

Contratação semi-integrada

e integrada

Remuneração variável

vinculada ao desempenho

Acréscimos e Supressões

mediante aceite prévio

CONCLUSÕES

Metodologia Técnicas Ferramentas

Riscos

Custos

Planejamento Orçamentário

ContrataçõesGestão de Contratos

CONCLUSÕES

Mesmo com a 11,32% dos custos da gerência, inclusive de pessoal

14,71% do orçamento plurianual - maio/16 a maio/17

1.Economia de aproximadamente R$34,36 milhões, em 31 contratos de custeio (adjudicações e renegociações)

VANTAGENS DA APLICAÇÃO DA METODOLOGIA,FERRAMENTAS E TÉCNICAS

Desenvolvimento eficiente dos subsídios

técnico-econômico

Menos retrabalho

Reconhecimento das partes interessadas

Amadurecimento das equipes

Menos mudanças de escopo das

contratações

PLANEJAMENTO INEFICIENTE

Contratações emergenciais de serviços de natureza contínua

Prorrogação de contratos com menor

vantajosidade;

Atrasos no atendimento

da necessidade

interna

Dispensas de licitação

indevidas

DESAFIOS

Minimizar a resistência à mudança de cultura

Tempo de adaptação de

todas as equipes à estrutura matricial

Intensificação da

implantação da priorização

de projetos

Restrição e alocação

adequada de recursos internos

TRABALHOS FUTUROS

Aplicação das novas regras que serão estipuladas pelo Metrô de São Paulo, quanto ao novo regime

jurídico da Lei das Estatais nº 13.303/16.

Desenvolvimento e capacitação das equipes

Aperfeiçoamento da metodologia, técnicas e

ferramenta

Análise da viabilidade e

adoção do Sistema de Registro de

Preços

“Para quem não sabe para onde vai, qualquer caminho serve...”

(Alice no País das Maravilhas)Foto do empregado Carlos Frederico

23ª Semana de Tecnologia Metroferroviária

LEANDRO KOJIMA

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E RISCOS NO PLANEJAMENTO E NA GESTÃO DE CONTRATOS

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