Microsoft Access 2000 - Escola Superior de Educação de Viseu · que permite criar acesso com...

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Viseu e Escola Superior de Educação, Maio de 2000

Índice

Access 2000 Alberto M. P. Carreira Página 3 de 3

Índice

1. INTRODUÇÃO............................................................................................................5 1.1. O QUE HÁ DE NOVO.................................................................................................5 1.2. CONTEÚDOS............................................................................................................6 1.3. O QUE É UMA BASE DE DADOS?..............................................................................6 1.4. PLANEAR UMA BASE DE DADOS .............................................................................6

2. A JANELA DO ACCESS............................................................................................8 2.1. INICIAR O MICROSOFT ACCESS A PARTIR DO MENU PROGRAMAS...........................8 2.2. CRIAR UMA BASE DE DADOS...................................................................................8 2.3. A BARRA DE FERRAMENTAS...................................................................................9 2.4. USAR DICAS E ASSISTENTES .................................................................................10

3. TABELAS...................................................................................................................11 3.1. O QUE É UMA TABELA ?........................................................................................11 3.2. CRIAR UMA TABELA COM UM ASSISTENTE DE TABELA ........................................11 3.3. CRIAR UMA TABELA NA VISTA DE ESTRUTURA .....................................................11 3.4. INSERIR REGISTOS ................................................................................................13 3.5. MOVIMENTAÇÃO ENTRE REGISTOS .......................................................................13 3.6. DEFINIR E ALTERAR AS PROPRIEDADES DE CAMPO ..............................................13 3.7. TRABALHAR COM OUTRAS BASE DE DADOS ..........................................................15 3.8. USAR DADOS DE FONTES DIFERENTES .................................................................15 3.9. VINCULAR UMA TABELA EXTERNA ......................................................................15 3.10. RELAÇÕES ENTRE TABELAS ..............................................................................16 3.11. EXPORTAR DADOS PARA O MICROSOFT EXCEL ................................................17

⇒ Exercícios de Revisão ......................................................................................19

4. CONSULTAS.............................................................................................................22 4.1. CRIAR OU MODIFICAR UMA CONSULTA ................................................................22 4.2. DEFINIR CRITÉRIOS...............................................................................................24 4.3. EXECUTAR UMA CONSULTA..................................................................................25 4.4. ORDENAR CONSULTAS..........................................................................................25 4.5. CALCULAR TOTAIS EM CONSULTAS E AGRUPAR OS RESULTADOS........................26 4.6. AGRUPAR TOTAIS POR DOIS CAMPOS ...................................................................26 4.7. CRIAR CAMPOS CALCULADOS ...............................................................................26 4.8. CONSULTAS COM PARÂMETROS............................................................................28 4.9. CONSULTAS ACÇÃO..............................................................................................30 4.10. MODIFICAR DADOS UTILIZANDO CONSULTAS ACÇÃO........................................31

⇒ Exercícios de Revisão (1) ................................................................................32 ⇒ Exercícios de Revisão (2) ................................................................................32

5. FORMULÁRIOS.......................................................................................................34 5.1. O QUE É UM CONTROLO........................................................................................34 5.2. CRIAR FORMULÁRIOS ...........................................................................................35 5.3. O MODO ESTRUTURA ...........................................................................................36 5.4. RÓTULOS ..............................................................................................................37 5.5. MOVER UM CONTROLO.........................................................................................37

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Página 4 de 4 Alberto M. P. Carreira Access 2000

5.6. ALTERAR O TAMANHO DO TEXTO E DEFINIR CORES.............................................37 5.7. ALTERAR A COR DE FUNDO DE UMA SECÇÃO.........................................................38 5.8. ALTERAR A COR DO TEXTO....................................................................................38 5.9. ADICIONAR CAMPOS (CONTROLO VINCULADO) ...................................................39 5.10. DEFINIR PROPRIEDADES....................................................................................39 5.11. INSERIR FIGURAS...............................................................................................40 5.12. ACRESCENTAR UMA FIGURA A UM FORMULÁRIO...............................................41 5.13. BOTÕES DE COMANDO.......................................................................................41 5.14. COLOCAR UM CONTROLO NA ORDEM DE TABULAÇÃO CERTA ...........................42 5.15. VALIDAR OS DADOS INSERIDOS NUM CONTROLO...............................................42


6. RELATÓRIOS...........................................................................................................45 6.1. O QUE É UM RELATÓRIO DETALHADO?.................................................................45 6.2. CRIAR UM RELATÓRIO DETALHADO .....................................................................46 6.3. VISUALIZAR E IMPRIMIR UM RELATÓRIO ..............................................................46 6.4. EXPLORAR A ESTRUTURA DO RELATÓRIO..............................................................46 6.5. ELEMENTOS CRIADOS PELO ASSISTENTE DE RELATÓRIO.......................................47 6.6. PERSONALIZAR O DESENHO DE UM RELATÓRIO.....................................................47 6.7. ADICIONAR UM TOTAL GERAL AO RODAPÉ DO RELATÓRIO...................................48 6.8. RELATÓRIOS AGRUPADOS.....................................................................................48


7. NOÇÕES DE NORMALIZAÇÃO...........................................................................51 7.1. O QUE É A NORMALIZAÇÃO...................................................................................51 7.2. NORMALIZAÇÃO DA TABELA PEDIDO. ................................................................51 7.3. RELACIONAMENTO ENTRE AS TABELAS.................................................................54

8. BIBLIOGRAFIA........................................................................................................55

Introdução


1. Introdução

O Microsoft Access 2000 para o Windows é um programa poderoso de gestão de dados utilizado para classificar e organizar importantes informações de que precisa todos os dias. Com uma base de dados, podem manipular-se grandes quantidades de informação e tratar essa mesma informação.

Assim, se possuir uma grande colecção de livros, CDs, selos ou vídeos, pode, com a ajuda do Access, organizar essas colecções e mais facilmente encontrar nas mesmas a informação desejada de um modo muito mais rápido.

1.1. O que há de novo

Como obter ajuda no Access 2000 • Tal como na versão anterior, o Access 2000 possui muita informação para

ajudar os utilizadores a desenvolverem as suas tarefas. O processo de obter ajuda é semelhante à versão anterior, nomeadamente a opção “O que é isto?”. Por outro lado, a janela da Ajuda é ligeiramente diferente, mas mais simples de utilizar, o que facilita a obtenção de ajuda sobre um determinado assunto. Esta nova versão possui também um assistente de respostas mais completo e eficaz.

Manusear a nova janela de base de dados

• A primeira novidade do Access é a nova janela de base de dados. Apesar de ter todas as funcionalidades básicas da versão anterior, possui naturalmente mais algumas melhorias em termos funcionais, que facilitam as operações básicas relacionadas com a base de dados.

Importar e exportar uma tabela de uma forma mais simples

• As aplicações do Office têm a potencialidade de permitir a partilha de informação, isto é, qualquer aplicação, nomeadamente o Access, permite importar ou exportar dados para uma, ou de uma, aplicação pertencente à suite Office. Apesar desta potencialidade também existir na versão anterior, o Office 2000 permite que este processo seja feito eficazmente com o simples processo de Drag&Drop (arrastar e largar).

Criar uma página de acesso a dados utilizando o Assistente

• Uma página de acesso de dados (Data Access Page) é um novo objecto do Access 2000. este novo objecto não é mais que uma página Web que permite introduzir, editar ou visualizar dados numa base de dados Access ou SQL Server, através de uma rede local (LAN) ou pela Internet. O processo de criação mais simples de criação de uma página é através do Assistente. O Assistente consiste num conjunto de caixas de diálogo que o guiam através do processo de criação da página, dando-lhe todas as informações necessárias para elaborar a página.

Introdução


Criar um projecto no Access 2000. Retroconversão de base de dados • O Access 2000 possui um conjunto de funcionalidades muito úteis relacionadas

com os processos de compatibilidade entre diferentes bases de dados. Destas funcionalidades o Access 2000 possui uma funcionalidade inovadora muito útil que permite criar acesso com código nativo a base de dados Microsoft SQL Server. Isto permite criar aplicações cliente-servidor de uma forma mais simples em relação às versões anteriores. Por outro lado, de certo já foi confrontado com a situação de ter que guardar um documento numa versão mais antiga. Um dos aspectos mais incomodativos das versões anteriores era o processo de retroconversão entre versões, isto é, a conversão de uma base de dados do Access 97 para versões mais antigas sem que a informação e formatação mais relevante não se perdesse. O Access 2000 supera este problema com a ferramenta de retroconversão de base de dados, que possibilita guardar uma base de dados numa versão mais antiga sem que os dados e a formatação sejam alterados.

1.2. Conteúdos

! Conceitos básicos de SGBD;

! Apresentação do Access;

! Iniciar a construção de uma base de dados;

! Relações entre tabelas;

! Consultas;

! Formulários;

! Ferramentas do Access.

1.3. O que é uma Base de Dados?

Uma base de dados é uma colecção de informações relacionada com um determinado tema ou propósito. O segredo para armazenar e recuperar dados de forma eficiente é o processo de planeamento. Identificando primeiro o que a base de dados deve fazer, é possível criar um projecto prático que resultará numa ferramenta de gestão de dados mais rápida e precisa.

1.4. Planear uma Base de Dados

Quando pretende criar uma base de dados, deve realizar um planeamento a fim de identificar a sua utilidade e que informações deseja controlar.

O Microsoft Access ajuda-o a gerir a sua base de dados, fornecendo uma estrutura eficiente para armazenar e recuperar informações. Cada item específico de dados designa-se por Campo, e ao conjunto de campos relacionados acerca de indivíduos, clientes, etc., dá-se o nome de Registo. O objecto no qual se guarda a informação chama-se Tabela.

Introdução


Como o Microsoft Access é um Sistema de Gestão de Base de Dados Relacional (SGBDR), pode organizar os dados sobre várias assuntos em tabelas, e depois criar relações entre elas. Estabelecendo relações entre tabelas, em vez de armazenarmos toda a informação numa única tabela (grande), podemos evitar a duplicação de dados, economizamos espaço de armazenamento e maximizamos a velocidade e precisão do trabalho com os dados.

O Microsoft Access tem muitos processos automatizados e recursos de Ajuda on-line que o podem ajudar a criar e aperfeiçoar cada elemento da sua base de dados.

A Janela do Access


2. A Janela do Access

2.1. Iniciar o Microsoft Access a partir do Menu Programas

• Clique em Iniciar;

• Aponte para Programas;

• Clique em Microsoft Access.

Ao iniciar o Microsoft Access, aparece automaticamente uma caixa de diálogo que permite abrir uma base de dados existente, criar uma base de dados vazia ou criar uma base de dados utilizando o assistente, tal como se mostra na figura seguinte.

2.2. Criar uma Base de dados

Poderá criar uma base de dados vazia ou através da opção Assistente de Base de dados.

Suponhamos que queira criar uma base de dados para a sua agenda pessoal de endereços, incluindo as informações relacionadas, tais como apelidos e passatempos. O Assistente de

A Janela do Access


Base de Dados cria a nova base de dados, incluindo dados de exemplo, vários formulários e relatórios.

Nota

As bases de dados do Microsoft Access são diferentes dos ficheiros de base de dados do Paradox ou Dbase. No Paradox ou Dbase, cada tabela, formulário ou relatório é um ficheiro separado. No Microsoft Access, os dados e todas as ferramentas de que precisa para trabalhar com eles estão armazenados num único ficheiro.

2.3. A Barra de Ferramentas

A primeira linha de botões abaixo da barra de Menus é a Barra de Ferramentas Padrão. Ela contém botões para as operações básicas necessárias para trabalhar com o programa, tais como abrir outra base de dados, imprimir uma tabela ou um relatório, etc. A figura seguinte, mostra os botões da barra de ferramentas Base de dados.

Existem várias barras de ferramentas no Microsoft Access que são exibidas dependendo do objecto que está aberto. Cada barra de ferramentas é composta de botões que executam tarefas relacionadas. Por exemplo, iremos usar a barra de ferramentas Estruturar do Formulário para controlar a aparência dos formulários, incluindo a cor de fundo, bem como tamanho e estilo do texto. Em geral, é muito mais rápido clicar num botão de uma barra de ferramentas do que seleccionar um comando num menu.

Quando clicamos por exemplo no botão Imprimir, o Microsoft Access executa o comando correspondente, usando as opções default do comando. Se quiser especificar opções diferentes para executar um comando, use o comando do menu. Outros botões, como por exemplo o botão Abrir, têm execução similar ao comando correspondente.

Dica Mova o ponteiro do rato para cima de um botão e aguarde uns instantes. Verá então o nome desse botão.

A Janela do Access


2.4. Usar Dicas e Assistentes

Os Assistentes são inteligentes e orienta-o através de etapas para executar tarefas específicas, tais como criar uma tabela ou um formulário novo. Quando executa um Assistente, ele pede-lhe as suas preferências, as quais serão incorporadas ao elemento da sua base de dados. Além disso, o Access proporciona-lhe Dicas que fornecem descrições rápidas dos botões e opções das caixas de diálogo.

Tabelas


3. Tabelas

3.1. O que é uma Tabela ?

Uma tabela de base de dados é uma colecção de dados com o mesmo assunto ou tópico. Uma tabela pode conter dados sobre Clientes, tais como o nome, endereço e número de telefone de cada cliente. Outra tabela pode conter dados sobre os Doces, tais como o nome, a figura e o custo de cada um.

Uma base de dados do Microsoft Access é uma colecção de tabelas ou pelo menos uma tabela que pode usar para armazenar informações relacionadas.

Cada campo aparece como uma coluna na tabela e contém uma categoria de informações. Por exemplo, cada campo da tabela Doces contém uma categoria diferente de informações que descreve um doce, tal como o nome, tipo do chocolate ou recheio do doce.

Cada registo aparece como uma linha da tabela e contém todas as informações sobre uma pessoa, um item ou evento em particular (dependendo do assunto da tabela). Cada registo da tabela Doces, por exemplo, contém todas as informações sobre um determinado doce. Cada registo da tabela Clientes contém as informações sobre um cliente em particular.

Quando cria uma tabela nova, tem de definir o número de campos que ela terá e os tipos de dados que podem ser armazenados em cada campo.

3.2. Criar uma Tabela com um Assistente de Tabela

O Microsoft Access pode orientá-lo no processo de criação das tabelas com um Assistente de Tabelas. Essa é uma forma rápida de iniciar uma base de dados nova ou adicionar uma tabela nova a uma base de dados existente.

3.3. Criar uma Tabela na vista de estrutura

Criar uma nova tabela na vista de estrutura, significa criar uma tabela em branco, sendo necessário definir todos os campos que necessita, assim como o tipo de dados de cada um deles. Para criar uma tabela na vista de estrutura, active o separador Tabelas e faça duplo clique em Criar tabela na vista de estrutura.

Na janela que aparece, vão ser introduzidos os dados referentes à estrutura física da tabela a ser criada. Na primeira coluna serão introduzidos os nomes de todos os campos que farão parte da tabela; na segunda coluna o tipo de dados de cada campo; e na terceira coluna uma descrição do campo.

Tabelas


⇒⇒⇒⇒ Exercício 1. Na Janela Base de Dados, verifique se o separador Tabelas está seleccionado,

para que a lista de tabelas apareça, e depois faça duplo clique em Criar tabelas utilizando o assistente;

2. Na caixa de diálogo Assistente de Tabelas, seleccione uma tabela de exemplo e os campos que deseja incluir.

3. Clique no botão seguinte e vá escolhendo as opções que mais se adequam à

sua tabela;

4. Clique no botão Concluir.

Tabelas


Nota Chaves primárias são um ou mais campos que identificam de forma exclusiva cada registo de uma tabela. Para utilizadores pouco experientes, é mais fácil deixar que o Microsoft Access defina a chave primária.

3.4. Inserir Registos

Seleccione a tabela criada no exercício anterior e clique em Abrir. Pode, agora, começar a preencher a tabela com informações respeitantes à tabela que criou. À medida que vai preenchendo cada linha (registo) o Microsoft Access atribuirá automaticamente um novo número a cada registo.

O registo é guardado quando se move para uma linha nova. O indicador de registos, que se parece com um lápis, mostra que acrescentou ou alterou dados no registro, mas ainda não os guardou.

Quando se move para o próximo registo, o Microsoft Access guarda automaticamente os dados do registo anterior. Não é preciso fazer mais nada para o guardar.

3.5. Movimentação entre registos

A movimentação entre registos pode ser feita utilizando as teclas de direcção (Cima ou Baixo) porém, a maneira mais rápida de se movimentar numa base de dados grande é utilizando os botões de navegação situados no canto inferior esquerdo da janela.

3.6. Definir e Alterar as Propriedades de Campo

Cada campo de uma tabela tem propriedades que pode usar para controlar o modo como o Microsoft Access armazena, trata e exibe os dados do campo. Por exemplo, para exibir números num campo como percentagens, deve definir a propriedade Formato do campo em Percentagem.

Cada tipo de dado tem um conjunto diferente de propriedades associado. Os campos com tipos de dados Texto e Número, por exemplo, têm uma propriedade chamada Tamanho do Campo que define o tamanho máximo dos dados que pode armazenar no campo. Os campos com tipos de dados Sim/Não, por outro lado, não têm uma propriedade Tamanho do Campo, porque os valores armazenados num campo Sim/Não têm um tamanho fixo.

Tabelas


Dica Para alternar entre o modo de estrutura de uma tabela e o modo de vista de folha de dados, clique no botão Ver da barra de ferramentas (primeiro botão à esquerda).

⇒⇒⇒⇒ Exercício Crie uma tabela com os seguintes campos:

1. IDEmpresa, Numeração Automática.

2. Nome da Empresa, Texto. 3. Entrega, Sim/Não.

Defina as Propriedades de Campo

4. Na barra de ferramentas, clique no botão Ver para alternar para o modo Vista de folha de dados.

5. Guarde a tabela com o nome Empresa.

6. Clique no botão Estrutura para regressar ao modo de estrutura A tabela Empresa aparece no Modo Estrutura. O símbolo de chave à esquerda do nome de campo IDEmpresa indica que IDEmpresa é a chave primária da tabela. A coluna Tipo de Dados contém os tipos de dados definidos no início do exercício; que podem ser alterados facilmente, dando um clique na coluna Tipo de Dados de um campo e seleccionando um novo tipo de dados na lista. Pode definir ou alterar as propriedades de cada campo na caixa de diálogo Propriedades do Campo, na parte inferior da tabela.

7. Clique em qualquer parte da linha do campo Entrega.

As propriedades de campo aparecem na caixa de diálogo Propriedades do Campo na parte inferior da tabela.

8. Feche a tabela

Dica Para informações rápidas, detalhadas sobre qualquer propriedade, clique na caixa propriedades e pressione F1.

Tabelas


3.7. Trabalhar com outras Base de dados

Suponhamos que tem dados de vendas num ficheiro que não faz parte de uma base de dados do Microsoft Access. É possível usar o Microsoft Access para trabalhar com aqueles dados? A resposta é sim. Se os dados estiverem no Microsoft Excel, Lotus I-2-3, Dbase, Microsoft FoxPro, Paradox, l3tricve, Microsoft SQL Server ou num ficheiro de texto, você pode importá-los ou vinculá-los. Caso importe os dados, uma nova tabela do Microsoft Access é criada para conter os dados; se vincular os dados, eles permanecem no seu formato actual de ficheiro para actualização e partilha, mas pode trabalhar com os dados, usando o Microsoft Access.

Neste item vai aprender a vincular uma tabela num formato diferente de base de dados à sua base de dados do Microsoft Access, e verá como usar o Microsoft Access para trabalhar com os dados da tabela externa. Também aprenderá a importar dados para a sua base de dados do Microsoft Access e a exportar dados do Microsoft Access para um formato diferente de ficheiro.

3.8. Usar Dados de Fontes Diferentes

Quando importa os dados para a sua base de dados do Microsoft Access, este copia os dados da sua origem para uma tabela da sua base de dados. Por exemplo, pode importar dados a partir de:

• Uma folha de cálculo, tal como o Microsoft Excel ou o Lotus I-2-3.

• Um ficheiro de texto, tal como um ficheiro que tenha criado com um processador de textos ou um editor de texto.

• Um ficheiro noutro formato de base de dados, tal como um ficheiro do Microsoft FoxPro; um ficheiro na versão 3.x ou superior do Paradox; um ficheiro DBASE III ou superior; um ficheiro Btrieve (com um ficheiro de dicionário Xtrieve); um ficheiro do Microsoft SQL Server ou outro ficheiro de base de dados do Microsoft Access.

Tem também a opção de vincular para ficheiros em qualquer um desses formatos. Uma tabela vinculada não é copiada para a sua base de dados; ela permanece no seu formato original. Dessa forma, pode usar o Microsoft Access para trabalhar com os dados, e outra pessoa pode usar a tabela no seu programa original.

3.9. Vincular uma Tabela Externa

Se vincular uma tabela externa à sua base de dados, pode visualizar e actualizar os dados, mesmo que outras pessoas estejam a usar os dados do programa de origem da tabela. Pode criar formulários e relatórios no Microsoft Access, baseados na tabela externa. É possível até usar uma consulta para combinar dados externos com os dados das suas tabelas do Microsoft Access.

Tabelas


⇒⇒⇒⇒ Exercício 1. No menu Ficheiro, aponte para Obter Dados Externos e depois clique em

Ligar Tabelas.

2. Seleccione o ficheiro a ser ligado (vinculado).

3. Clique no botão Ligar.

Nota

Pode importar e vincular ficheiros de texto delimitados (cada campo é separado por um carácter exclusivo, tal como um tab ou uma vírgula) e ficheiros de largura fixa (cada campo tem exactamente o mesmo número de caracteres), usando o novo Assistente de Importação de Texto. No menu Ficheiro, aponte para obter dados externos e clique em Importar/Vincular. Na caixa Ficheiros do tipo, seleccione Ficheiros Texto. Faça duplo clique no ficheiro de texto que deseja importar ou vincular e depois siga as etapas do Assistente de Importação de Texto.

3.10. Relações entre Tabelas

Alguns encontros são temporários; outros duram uma vida inteira. Por exemplo, pode ter muitas coisas em comum com a pessoa que se senta ao seu lado num avião, mas isso não significa que a volta a ver novamente. Por outro lado, provavelmente tem contactos diários com um colega, amigo, pai ou uma criança. Nas relações entre tabelas também é assim. Se quiser ver as informações relacionadas de duas tabelas repetidamente, pode criar uma relação permanente entre elas. Isso ajuda o Microsoft Access a associar automaticamente as informações das duas tabelas sempre que deseje usá-las juntas numa consulta, num formulário ou relatório.

Existem duas maneiras relacionar tabelas: usando um campo de pesquisa ou criando uma associação de tabelas. Ambos os métodos têm vantagens, depende apenas do que quer fazer. Ao usar o Assistente de Pesquisa para criar um campo de pesquisa numa tabela, o assistente cria um relação permanente entre as duas tabelas, e cria também uma caixa de combinação automática para a entrada de dados rápida e precisa na tabela e em todos os formulários baseados na tabela. A criação de uma relação entre as duas tabelas, pela sua associação na janela Relações, é um método mais avançado, mas oferece algumas opções diferentes, tais como a oportunidade de estudar o quadro geral das relações e a opção de impor a integridade referencial entre as tabelas (a integridade referencial garante que as relações entre os registos de tabelas relacionadas sejam válidos e que o utilizador não exclua ou altere acidentalmente os dados relacionados).

O Microsoft Access é uma base de dados relacional, o que permite ao utilizador usar os dados de mais de uma tabela ao mesmo tempo. Depois de criar as tabelas na sua base de dados e definir a chave primária de cada tabela, pode criar relações entre as tabelas. Tabelas relacionadas ajudam o Microsoft Access a

Tabelas


associar os dados de qualquer consulta, formulário, ou relatório que incluam as duas tabelas relacionadas.

Pode criar dois tipos de relações no Microsoft Access: uma relação um-para-muitos e uma relação um-para-um. O tipo mais comum, sem dúvida, é a relação um-para-muitos. Neste tipo de relação, um registo de uma tabela pode ter muitos registos relacionados em outra tabela. Por exemplo, um cliente pode fazer muitos pedidos. Analogamente, um registo de uma tabela Clientes (chamada tabela primária na relação) pode ter muitos registos coincidentes numa tabela Pedidos (chamada tabela relacionada).

Numa relação um-para-um, por outro lado, um registo da tabela primária pode ter apenas um registro coincidente na tabela relacionada. Esse tipo de relação é menos comum do que a relação um-para-muitos. Um motivo pelo qual usaria uma relação um-para-um seria quando quisesse separar as informações sobre empregados em dados públicos e privados. Por exemplo, poderia colocar informações públicas, tais como os nomes e cargos, numa tabela e as informações restritas, tais como salários, noutra. Essas duas tabelas teriam uma relação um-para-um, porque cada registro da tabela pública teria apenas um registro coincidente na tabela restrita.

Ao criar uma relação utilizando o Assistente de Pesquisa, entre as tabelas Pedidos e Funcionários, criará um campo de pesquisa na tabela Pedidos que procura nomes de funcionários na tabela Funcionários. Além de criar uma relação entre as duas tabelas, o Assistente de Pesquisa cria um controlo de caixa de combinação na tabela Pedidos para que possa seleccionar um nome numa lista em vez de digitá-lo.

3.11. Exportar Dados para o Microsoft Excel

Pode querer usar uma folha de cálculo para analisar os dados de alguma tabela da sua base de dados, exportando a tabela inteira, ou apenas parte da tabela, para um ficheiro do Microsoft Excel.

⇒⇒⇒⇒ Exercícios

Tabelas


1. Na janela Base de dados, clique no separador Tabelas e depois um duplo clique numa das tabelas para abri-la.

2. No menu Ficheiro, clique em Exportar.

3. Na caixa de Guardar c/ o tipo da caixa de diálogo Exportar, seleccione Microsoft Excel 97/200 (ou outro).

4. Atribua um nome ao ficheiro.

5. Clique em Guardar tudo.

Tabelas


⇒⇒⇒⇒ EXERCÍCIOS DE REVISÃO 1. Crie uma base de dados com o nome VideoSoft.

• Na base de dados criada anteriormente, crie uma tabela na vista de estrutura tendo em conta o seguinte:

Nome do Campo Tipo Descrição Tamanho

Cod_Filme Número Código do Filme Número Inteiro Longo

Título Texto Título do Filme 30

Género Texto Género de Filme 10

Realizador Texto Realizador do Filme 30

Ano Texto Ano de realização 4

Duração Número Duração do filme em minutos Número Inteiro

Stock Número Quantidade em Stock Byte

Preço Moeda Preço do Filme • Defina o campo Cod_Filme como chave e guarde a tabela com o

nome Filmes. • Preencha a tabela com a seguinte informação:

Cod_Filme Título Género Realizador Ano Duração Stock Preço

1 O Pecado Mora ao Lado Comédia Billy Wilder 1955 101 4 1300

2 Danças com Lobos Western Kevin Costner 1990 200 10 3200

3 JFK Drama Oliver Stone 1991 182 7 2750

4 Jesus Cristo Superstar Musical Norman Jewison 1972 103 5 2500

5 F/X – Efeitos Mortais Policial Robert Mandel 1986 104 3 2250

6 Águia de Ferro II Acção Sidney J. Furie 1988 96 5 2500

7 A Cor Negra da Morte Suspense Tim Hunter 1989 97 6 2500

8 Tudo Bons Rapazes Drama Martin Scorsese 1990 140 4 2700

9 Alta Traição Suspense Roger Donaldson 1987 110 3 2750

10 Tartarugas Ninja Acção Steve Barron 1990 93 7 2900

11 Os Intocáveis Acção Brian De Palma 1987 115 11 3350

12 A Janela Indiscreta Suspense Alfred Hitchcok 1954 108 3 2650

Tabelas


2. Crie uma base de dados com o nome Livros.


Nome do Campo Tipo Descrição Tamanho

Autor Texto Nome do Autor 30

Título Texto Título do Livro 30

Editora Texto Nome da Editora 20

Ano Número Ano de Edição Número inteiro

Localização Texto Localização do livro 10 • Guarde a tabela com o nome Autores. • Preencha a tabela com informação à escolha

3. Crie uma base de dados com o nome Empresa.


Nome do Campo Tipo

CódigoCliente Numeração a tomática

NomedaEmpresa Texto

Morada Texto

CódigoPostal Número

Localidade Texto

Fax Texto

Observações Memo • Defina o campo CódigoCliente como chave e guarde a tabela com o

nome Clientes. • Preencha a tabela com informação à escolha

Tabelas


4. Crie uma base de dados com o nome Candidaturas.

• Na base de dados criada anteriormente, crie as seguintes tabelas:

• Definindo, para cada campo, o tipo de dados que julgar mais adequado.

• Relacione-as tendo em conta o seguinte:

1. Para as tabelas Sexos, Códigos Postais e Cursos_Desc, utilize o assistente de pesquisa.

2. Aquando do relacionamento (assistente de pesquisa) da tabela Códigos Postais, não oculte o campo Cod_Postal.

Consultas


4. Consultas Uma consulta define um grupo de registos com os quais deseja trabalhar.

Pode imaginar uma consulta como uma solicitação de uma determinada colecção de dados, tal como "Mostre-me os nomes e números de telefone dos empregados da empresa com idades inferiores a 30 anos". A resposta à pergunta é chamada dynaset. Os registos de um dynaset podem incluir campos de uma ou mais tabelas.

Deve estar a perguntar-se porque é que simplesmente não inclui todos os dados de que precisa numa grande tabela. A resposta guarda o segredo do poder de um base de dados relacional. Quando cria uma tabela separada para cada assunto de dados - por exemplo, clientes ou produtos -, o resultado é um sistema que fornece uma flexibilidade extraordinária quanto ao modo como pode juntar dados relacionados.

Pode usar as consultas da mesma forma que usa as tabelas. É possível abrir uma consulta e visualizar o seu dynaset numa folha de dados. Pode basear um formulário ou relatório numa consulta. Pode actualizar os dados de um dynaset de consulta e ter as alterações guardadas na tabela onde estão armazenados os dados.

Devido à flexibilidade das consultas, pode descobrir que usa as consultas com mais frequência do que as tabelas. Isso acontece porque é possível usar uma consulta para classificar dados ou visualizar um subconjunto significativo de todos os dados da sua base de dados. Pode ver apenas os clientes de sua região, por exemplo, em vez de examinar todos os clientes da tabela Clientes, e pode ver as informações sobre as suas compras ao mesmo tempo.

Ao usar uma consulta, pode fazer perguntas sobre os dados que exigem informações que estão em mais de um lugar da sua base de dados. Pode guardar a consulta para a usar novamente, e ainda usar uma consulta existente para construir outra.

Pode criar uma consulta que mostre os clientes que compraram quais produtos, outra consulta que mostra os produtos mais vendidos na Europa, e outra que mostre os códigos postais classificados pelas vendas de produtos. Não tem de armazenar as informações de produtos três vezes para três consultas diferentes - cada informação é armazenada na sua tabela uma vez só. Ao usar as consultas, é possível aceder às mesmas informações de várias maneiras diferentes.

4.1. Criar ou Modificar uma Consulta

No Microsoft Access, pode criar uma consulta usando o Assistente de Consultas ou na Vista de Estrutura. Pode ainda criar uma consulta clicando no botão Novo.

Consultas


⇒⇒⇒⇒ Exercício 1. Na janela Base de dados, clique no separador Consultas.

2. Faça duplo clique em Criar uma consulta utilizando o assistente.

3. Na caixa de lista Tabelas/Consultas, seleccione uma Tabela. Os campos da tabela seleccionada estão listados na caixa Campos Disponíveis. Deve usar essa lista para seleccionar os campos que deseja exibir na sua consulta.

4. Clique no botão Avançar fornecendo ao Access todos os dados necessários à criação da consulta.

5. Clique em Concluir para criar a consulta. A consulta é criada e exibida no modo Folha de Dados. O nome da consulta aparece na barra de título. O Microsoft Access guarda essa consulta e adiciona-a à lista de consultas na janela Base de dados, para que a possa usar novamente.

Criação de uma consulta no modo de estrutura

Para cria uma consulta no modo de estrutura, faça duplo clique em Criar consulta na vista de estrutura. O passo seguinte será escolher a(s) tabela(s) necessária(s) à criação da consulta, clicando no botão Adicionar. Finalmente, arraste o campos da(s) tabela(s) adicionadas para a linha Campo da consulta.

Consultas


4.2. Definir Critérios

Imagine que numa consulta que exiba os Clientes da tabela Clientes, só está interessado nos clientes do Porto, portanto, defina o critério para limitar o resultado da consulta apenas àqueles registos dos clientes do Porto.

A definição de critérios duma consulta é feita usando uma expressão, um tipo de fórmula, que especifica quais os registos que o Microsoft Access deve seleccionar. Por exemplo, para encontrar os campos com um valor maior do que 5, usa-se a expressão >5.

Na figura anterior, é apresentada uma consulta criada a partir de uma tabela que guarda informações sobre os alunos de uma escola. Essa consulta mostra o código, o nome e a idade dos alunos cuja idade é superior a 18 anos.

Imagine que, além dos alunos com mais de 18 anos, só pretende visualizar os mais recentes - aqueles cujo código é maior que 500. Para encontrar esses alunos, basta adicionar um outro critério à consulta. Então, na zona do critério da coluna referente ao campo Cod_Aluno, basta introduzir >500.

Ao acrescentar este critério estamos a dizer ao Access para mostrar os alunos com mais de 18 anos de idade e cujo código é superior a 500.

Nota

A aparência do botão Ver (primeiro botão da barra de ferramentas) mudará dependendo do modo que estiver seleccionado no momento. Quando introduz um critério e carrega na tecla ENTER, se o Access colocar automaticamente o que digitou entre aspas, significa que esse campo é do tipo Texto. Se o Access colocar o critério entre cardinais (#), significa que o campo é do tipo Data.

Consultas


4.3. Executar uma Consulta

Para executar uma consulta ou muda para o modo Vista de folha de dados quando está no modo de estrutura ou faz um duplo clique na consulta se estiver na janela de base de dados.

4.4. Ordenar Consultas

Para encontrar um número de telefone de um cliente específico mais rapidamente, pode listar os clientes por ordem alfabética. Para tal, na linha Ordenação da consulta indique ao Access qual é o campo de deve ficar ordenado (ascendentemente ou descendentemente)

Ocultar um Campo

Na consulta apresentada na figura anterior, imagine que não quer ver o campo Idade. Esse campo tem de ser incluído no modo Estrutura da consulta, porque é usado para definir o critério. Para o ocultar, desactive a caixa de verificação Mostrar, de modo a que ele não apareça na folha de dados. A consulta usará qualquer critério ou informações de classificação neste campo, sem, no entanto, mostrar o campo na folha de dados.

⇒⇒⇒⇒ Guardar uma Consulta 1. No menu Ficheiro, clique em Guardar.

2. Atribua um nome à consulta e depois clique em OK.

3. Feche a consulta.

4. Verifique se a sua consulta aparece na janela Base de dados.

A consulta é guardada na base de dados. Pode abri-la a qualquer hora, fazendo um duplo clique no nome da consulta na janela Base de dados. Quando abre a consulta, o Microsoft Access obtém os dados mais atuais armazenados nas tabelas

Consultas


4.5. Calcular Totais em Consultas e Agrupar os Resultados

⇒⇒⇒⇒ Exercício

1. Na barra de ferramentas, clique no botão Totais. Uma linha chamada Total aparece. Cada caixa contém a designação "Agrupar Por".

2. Clique na caixa Total na coluna correspondente ao campo que quer contar, seleccionando Contar.

3. Use o botão Ver para visualizar os resultados da consulta no modo Folha de Dados.

4.6. Agrupar Totais por Dois Campos

Tenha em atenção a figura seguinte. Nela está apresentada uma consulta que permite contar o número de alunos de cada sexo, pertencentes a cada nacionalidade. Se na consulta não existisse a coluna correspondente ao campo Sexo, só seria apresentado o número de alunos de cada nacionalidade.

O Microsoft Access agrupa primeiro por nacionalidade (porque este é o primeiro campo Agrupar Por) e depois por sexo. Os totais são calculados para cada sexo em cada nacionalidade.

4.7. Criar campos calculados

Consultas


O campo calculado será introduzido aqui!

Quando criar tabelas deve ter o cuidado de verificar se existem campos que podem ser calculados através de outros. Estes campos não devem ser incluídos na tabela mas sim calculados através de uma consulta. Para perceber melhor, repare na tabela seguinte:

Produto Preço Unitário Quantidade Preço Total Banana 250$00 10 2500$00

Maçã 130$00 20 2600$00

Pêra 150$00 20 3000$00

... ... ... ...

Como é fácil de perceber, o preço total pode ser calculado multiplicando o preço unitário pela quantidade existente do produto. Sendo assim, o Preço Total não deve ser um campo da tabela, por várias razões. Em primeiro lugar, estar-se-iam a repetir dados: a tabela conteria informação desnecessária (desperdício de memória) e o responsável pela introdução de dados teria de introduzir informação que poderia ser calculada pelo computador; em segundo lugar, facilmente se fariam erros de cálculo ou de digitação, o que se evita se o cálculo for realizado automaticamente. A solução é então criar uma tabela com apenas os três campos e depois utilizar uma

consulta que inclua os três campos e ainda o campo calculado Preço Total.

Na janela anterior já foram adicionados a uma consulta todos os campos de uma tabela que se criou anteriormente. Na quarta coluna iremos escrever o campo calculado. Para isso é preciso seguir uma sintaxe própria:

Consultas


<nome do campo> : <fórmula de cálculo>

Neste exemplo ficaria:

Preço Total : [Preço Unitário] * [Quantidade]

Este campo não pode ser alterado directamente, pois é calculado pelo programa. Mas, se alterar o preço unitário ou a quantidade de um produto, o preço total será actualizado imediatamente.

Repare que os nomes dos campos utilizados na fórmula de cálculo devem ser exactamente iguais aos que escolheu na tabela, e que devem estar entre parêntesis rectos.

⇒⇒⇒⇒ Exercício 1 1. Crie a tabela com os três campos correspondente à figura anterior.

2. Defina um tipo de dados adequado para cada um dos campos

3. Crie a consulta respectiva.

4. Verifique os resultados.

⇒⇒⇒⇒ Exercício 2 1. Crie uma nova consulta com um campo calculado que permita mostrar como

ficariam os preços se sofressem um aumento de 5%.

4.8. Consultas com Parâmetros

Uma consulta parametrizada pede ao utilizador para inserir um ou mais parâmetros ou critérios ao executar a consulta. Por exemplo, uma consulta parametrizada pode pedir para inserir uma data de início e uma data final. O Microsoft Access executa a consulta usando os parâmetros como critérios e depois exibe a folha de dados. Tipicamente, o utilizador cria uma consulta parametrizada quando pretende executar uma consulta com frequência, mas utilizando critérios diferentes de cada vez que a mesma é executada.

As consultas parametrizadas economizam tempo e são fáceis de usar. Como a consulta exibe caixas de diálogo que pedem critérios, não é necessário alterar a estrutura da consulta sempre que desejar utilizar critérios diferentes. Assim, a linha do critério deve ser preenchida com parêntesis rectos.

Por exemplo, a consulta seguinte filtra os registos de modo que apenas apareçam os produtos com quantidades superiores a 5.

Consultas


Imagine agora que após ter executado esta consulta precisava de outra para saber os produtos com quantidades superiores a 10. Solução? Das duas uma: ou criava uma nova consulta, u então alterava a consulta existente. Nenhuma das soluções parece muito eficiente. As consultas são basicamente idênticas, excepto num pormenor.

Para resolver estes problemas o Access permite criar consultas parametrizadas. Em vez de o critério utilizar valores fixos, estes podem ser perguntados sempre que a consulta é executada.

Para isso, crie o critério da seguinte forma:

Sempre que abrir a consulta ser-lhe-á mostrada uma caixa de diálogo perguntando o valor:

Consultas


Para que esta caixa seja de fácil compreensão, deve dar ao parâmetro um nome adequado. Neste caso, por exemplo:

A caixa de diálogo tem agora melhor apresentação.

4.9. Consultas Acção

Quando se cria uma consulta, o Access cria uma consulta selecção, a não ser que se escolha um tipo diferente no menu consulta.

Quando uma consulta selecção é executada, o Access exibe os registos recuperados das tabelas. Pode-se, então, fazer alterações nos dados. Entretanto, ao fazer alterações, elas são inseridas registo a registo.

Caso haja um grande número de alterações similares, pode-se poupar tempo usando uma consulta acção. Uma consulta acção faz quaisquer alterações em apenas uma operação. Por exemplo, caso deseje excluir todos os produtos que satisfaçam determinada condição, pode executar uma consulta acção que remova todos esses produtos.

Consultas


Para se garantir que alterações indesejadas não sejam feitas se se executar inadvertidamente uma consulta acção, o Access exibe na janela Base de dados, um ícone especial para identificar as quatro consultas acção.

4.10. Modificar dados utilizando consultas acção

Com as consultas acção, pode criar novas tabelas ou alterar os dados de tabelas já existentes. Todas as Consultas Acção são feitas com base numa consulta selecção. Então, para se criar qualquer tipo de consulta acção, devemos criar as consultas selecção que nos trarão os dados que desejamos manipular pelas consultas acção, podendo assim actualizar, excluir, exportar e anexar dados.

As consultas Criar Tabela, criam uma nova tabela a partir de outra ou parte

de outra tabela com um novo nome definido pelo utilizador, adicionando os registos especificados pelo critério.

As consultas Eliminar, permitem excluir registos de uma ou mais tabelas que atendem a um critério.

As consultas Acrescentar, Adicionam um grupo de registos de uma ou mais tabelas para outra ou mais tabelas.

As consultas Actualizar, alteram os dados num grupo de registos de uma ou mais tabelas.

Consultas


⇒⇒⇒⇒ EXERCÍCIOS DE REVISÃO (1) Abra a base de dados Empresa criada num dos exercícios anteriores e

execute cada uma das seguintes tarefas:

1. Crie uma consulta que apresente a informação da tabela Clientes ordenada ascendentemente por CódigoCliente.

Grave a consulta com o nome ClientesOrdenados.

⇒⇒⇒⇒ EXERCÍCIOS DE REVISÃO (2) Abra a base de dados VideoSoft criada num dos exercícios anteriores e

execute cada uma das seguintes tarefas:

1. Crie uma consulta que permita saber o Título, o Realizador e o Preço de todos os filmes cujo preço é superior a 2500$00.

Grave a consulta com o nome Preço Superior a 2500.

2. Crie uma consulta que permita saber o Título, o Género e o Stock de todos os filmes cujo valor em stock é inferior a 4.

Grave a consulta com o nome Stock < 4.

3. Crie uma consulta que permita saber o Título, o Género, a Duração e o Preço de todos os filmes do género Drama e têm uma duração superior a 110 minutos.

Grave a consulta com o nome Drama > 110.

4. Crie uma consulta que permita saber o Título, o Realizador e a Data de todos os filmes realizados entre 1980 e 1990.

Grave a consulta com o nome Filmes entre 1980 e 1990.

5. Crie uma consulta parametrizada que permita saber o Título, o Género, o Realizador e a Duração de todos os filmes cujo género será solicitado ao utilizador como parâmetro.

Grave a consulta com o nome Qualquer Género.

6. Crie uma consulta com um campo calculado (Preço Total) correspondente a cada filme. Esse campo será o resultado do produto do valor em stock pelo respectivo preço.

Grave a consulta com o nome Preço Total.

7. Crie uma consulta que permita calcular, para determinado género de filme, o total de filmes existentes em stock.

Grave a consulta com o nome Total Género.

Consultas


8. Crie uma consulta que permita criar a tabela Produtos em Baixa, constituída pelos campos Cod_Filme, Título e Stock, contendo todos os registos onde se verifica um stock inferior a 4 unidades.

Grave a consulta com o nome Cria Produtos em Baixa.

9. Crie uma consulta que permita eliminar todos os registos da tabela Filmes onde se verifica um stock inferior a 4 unidades.

Grave a consulta com o nome Elimina Produtos em Baixa.

10. Crie uma consulta que actualize o preço de todos os filmes, sabendo que os mesmos sofreram um aumento de 5%

Grave a consulta com o nome Actualiza Preços.

Formulários


5. Formulários

Os formulários são utilizados para melhorar a apresentação dos no ecrã e facilitar a sua introdução.

Pode criar formulários para tabelas ou para consultas. Basicamente, para criar um formulário simples, só precisa de saber para que tabela ou consulta pretende criar o formulário, quais os campos que pretende incluir e em que posição pretende que eles apareçam.

Ao pretender um formulário rápido com recursos padrão, a opção ideal é um formulário automático que pode ser construído com o Assistente de Formulário. Estes já estão formatados e pede os elementos básicos para a sua criação. E se pretender um formulário que seja personalizado? Por exemplo, pode querer acrescentar seu próprio texto, usar cores que combinem com a aparência da sua empresa, ou substituir um campo padrão por uma caixa de verificação para tornar o formulário mais fácil de usar. Todas as ferramentas de que precisa estão disponíveis no modo Exibir.

5.1. O que é um Controlo

Um controlo é um objecto gráfico num formulário ou relatório, o qual exibe dados, executa uma acção, ou aumenta a facilidade de leitura. O tipo mais comum de controlo usado para exibir dados de um campo chama-se caixa de texto. Uma caixa de texto pode exibir texto ou números, e pode usá-la para digitar os dados novos ou alterar dados já existentes. Outro tipo de controlo, chamado caixa de verificação, fornece um modo gráfico de exibir os dados na forma Sim/Não. Um terceiro tipo de controlo, chamado rótulo, pode exibir texto ou números que usa para identificar campos ou como título num formulário.

O Microsoft Access fornece vários tipos de controlos que pode usar para personalizar os formulários, incluindo linhas, rectângulos e botões de comando. Fornece ainda controlos que exibem listas de valores, bem como figuras, gráficos ou outros objectos.

Cada controlo de um formulário é um objecto separado. Isto significa que quando está a trabalhando no desenho de um formulário, pode seleccionar qualquer controlo, arrastá-lo para outro local dentro do formulário, dimensioná-lo e até mesmo copiá-lo para a Área de Transferência e colá-lo num formulário diferente.

Além disso, cada controlo tem um conjunto de propriedades, tais como a cor e posição dentro do formulário, que podem ser definidas para determinar o modo como o controlo aparece e opera.

Formulários


5.2. Criar Formulários

Use o Assistente de Formulário para criar o formulário básico, e, depois, alterne para o modo Estrutura e personalize a sua aparência.

⇒⇒⇒⇒ Exercício 1. Na janela Base de dados, clique no separador Formulários e depois faça um

duplo clique em Criar formulário utilizando o assistente.

Aparece a caixa de diálogo Assistente de Formulário.

2. Escolha uma tabela ou consulta. Na lista campos disponíveis, seleccione os campos desejados. Depois clique no botão Avançar.

3. Seleccione as opções que vão ao encontro das suas necessidades e vá clicando no botão Avançar.

4. Digite o título do formulário e depois clique no botão Concluir.

O formulário abre-se no modo de estrutura.

5. Na barra de ferramentas, clique no botão Guardar e depois em Fechar.

Formulários


5.3. O Modo Estrutura

O modo Formulário e o modo Folha de Dados servem para ver e alterar dados. Assim como as tabelas e consultas, um formulário tem mais um modo - o modo Estrutura, que é usado para ver e alterar o desenho do formulário.

⇒⇒⇒⇒ Exercício 1. Abra um formulário previamente criado.

2. Na barra de ferramentas, clique na seta para baixo do botão Modo Formulário, e depois clique no modo Estrutura.

3. Alterne entre os diferentes modos de visualização do formulário

Nota A aparência do botão do modo Formulário pode mudar dependendo do modo seleccionado no momento. Pode encontrar o botão Modo Formulário no lado esquerdo da barra de ferramentas - use as Dicas de Botões para o ajudar a encontrá-lo

No modo Estrutura, o formulário é dividido em três secções. Quando está a visualizar dados, o Cabeçalho do Formulário aparece no alto da janela, e o Rodapé do Formulário aparece na parte inferior. A secção Detalhe forma o corpo principal do formulário e contém os campos da Tabela ou Consulta utilizada. O rodapé e o cabeçalho do formulário estão vazios, mas pode acrescentar as informações que devem aparecer nas partes inferior e superior do formulário

Formulários


Se o cabeçalho/rodapé da página ou de formulário não estiver visível, clique no menu Ver e depois em Cabeçalho/rodapé de página ou Cabeçalho/rodapé de formulário.

5.4. Rótulos

Um rótulo é um controlo que permite exibir texto no formulário. O texto do rótulo não vem de um campo. Em vez disso, deve digitar o texto directamente no controlo do rótulo.

Para acrescentar um rótulo, usa-se a ferramenta Rótulo da caixa de ferramentas. A caixa de ferramentas contém uma ferramenta para cada tipo de controlo que pode ser usado num formulário do Microsoft Access. Quando alterna para o Modo Estrutura pela primeira vez, o Microsoft Access exibe a caixa de ferramentas perto do lado esquerdo da janela. Pode mover a caixa de ferramentas, arrastando-a ou fazendo um duplo na área de título da mesma.

Nota Se a caixa de ferramentas não estiver visível, clique em Caixa de ferramentas no menu Exibir

5.5. Mover um Controlo

Caso os rótulos estejam desalinhados, poderá movê-los arrastando-os com o rato.


2. Clique no controlo do rótulo seleccionado, mas não solte o botão do rato.

3. Enquanto o ponteiro for um ícone com a forma de mão, arraste o controlo para uma posição melhor. Quando o controlo estiver no lugar desejado, solte o botão do rato.

5.6. Alterar o Tamanho do Texto e Definir Cores

A barra de ferramentas que aparece no modo Estrutura contém opções que pode usar para definir o tamanho do texto e as cores usadas num controlo.

Para obter ajuda rápida sobre as opções da barra de ferramentas, pode pressionar SHIFT + F1 e depois clicar na barra de ferramentas.

Formulários


Gostava que determinado rótulo fosse maior do é? Para alterar o tamanho, use a caixa Tamanho da Fonte na barra de ferramentas.

⇒⇒⇒⇒ Exercício 1. Seleccione um rótulo e verifique se as alças de dimensão estão visíveis.

2. Com o rótulo seleccionado, defina a caixa Tamanho da fonte com 12 pontos. Pode digitar 12 na caixa ou seleccionar 12 na lista drop-down.

Depois de mudar o tamanho da fonte, o rótulo não será suficientemente grande para mostrar todo o texto. Há uma maneira rápida de redimensionar o controlo para que o texto se ajuste perfeitamente a ele.

3. Verifique se o rótulo ainda está seleccionado. Depois, no menu Formatar, aponte para Tamanho, e depois clique em Para Ajuste.

O Microsoft Access redimensiona o controlo para o novo tamanho de texto.

4. Se for preciso, mova os rótulos para criar espaço entre eles.

Dica Para ajustar automaticamente o tamanho do rótulo ao tamanho do tipo de letra, faça duplo clique num dos pontos que envolvem o rótulo..

Nota

Se der um clique no rótulo depois que ele já estiver seleccionado, o Microsoft Access coloca o ponto de inserção dentro dele para que possa editar o texto. Enquanto o ponto de inserção estiver dentro do rótulo, não pode alterar o tamanho da letra. Se isso acontecer, clique fora do rótulo e depois clique nele para seleccioná-lo novamente

5.7. Alterar a cor de fundo de uma secção

⇒⇒⇒⇒ Exercício 1. Clique na barra de Detalhes do Formulário. A barra Detalhes é realçada; o

cabeçalho e o rodapé não são.

2. Na barra de ferramentas, clique na seta do botão Cor de Fundo.

3. Seleccione uma nova cor como cor de Fundo.

5.8. Alterar a cor do texto

Formulários


⇒⇒⇒⇒ Exercício 1. Clique num dos rótulos para seleccioná-lo. Mantenha a tecla SHIFT

pressionada, e clique nos demais rótulos.

Verá as alças de todos os rótulos, indicando que estão seleccionados.

2. Na barra de ferramentas, clique na seta do botão Cor de Primeiro Plano e seleccione uma nova cor. Depois clique na seta do botão Cor de Fundo e seleccione uma outra cor.

Nota Para arrastar a paleta para fora do menu, clique na seta para baixo do botão da paleta, aponte para a área de título e depois arraste-a para fora da barra de ferramentas

5.9. Adicionar Campos (Controlo Vinculado)

Quando quiser exibir informações dum campo ou adicionar dados novos a um campo, use um controlo vinculado. Um controlo vinculado está ligado a um campo específico da tabela ou consulta base.

⇒⇒⇒⇒ Exercício 1. Na barra de ferramentas, clique no botão Lista de Campos.

A lista de campos inclui todos os campos da tabela ou consulta, que seleccionou como base do formulário. A lista de campos é como uma paleta flutuante - se ela cobrir parte do formulário, pode arrastá-la para uma nova localização.

2. Na lista de campos, arraste o campo desejado para o lugar do formulário onde o campo (e o rótulo) deve aparecer.

O Microsoft Access cria uma nova caixa de texto no lugar onde largou o campo e cria um rótulo à esquerda do campo. A nova caixa de texto está vinculada ao campo seleccionado da tabela base.

Nota

Para mover uma caixa de texto sem mover o rótulo, posicione o ponteiro sobre o canto esquerdo superior da caixa de texto. O ponteiro muda para um dedo indicador. Agora arraste a caixa de texto. Ela movimenta-se separadamente do rótulo anexado. Uma alça especial e maior no canto superior esquerdo dum controlo chama-se alça de movimentação. Pode usá-la para mover um controlo ou rótulo anexado de forma independente.

5.10. Definir Propriedades

Formulários


Ao mover um controlo ou alterar sua cor, está a definir e alterar as propriedades do controlo. É possível definir algumas propriedades, tais como cor e tamanho do texto, usando as ferramentas da barra de ferramentas. Mas, para ver e definir todas as propriedades de um controlo, pode usar uma folha de propriedades.

Cada controlo de um formulário tem o seu próprio conjunto de propriedades, o qual determina a aparência e o modo de operação do controlo. Por exemplo, a propriedade Origem do Controlo para um controlo vinculado é o nome do campo ao qual o controlo está vinculado. Pode ligar o controlo a um campo diferente alterando sua propriedade Origem do Controlo.

Cada secção do formulário também tem seu próprio conjunto de propriedades. Quando alterou a cor do fundo da secção Cabeçalho do Formulário, por exemplo, estava a alterar uma das propriedades daquela secção.

E, finalmente, o formulário como um todo, tem um conjunto de propriedades que se relacionam à aparência e forma como todo o formulário opera. Por exemplo, se pretende imprimir um formulário, pode alterar a propriedade Botão fechar para Não.

Para exibir a folha de propriedades, pode clicar no botão Propriedades da barra de ferramentas. Um método alternativo mais rápido é dar um duplo clique no objecto quando o cursor do rato tem a forma de uma mão.

5.11. Inserir figuras

Uma figura vale mais do que mil palavras mas, só se estiver num lugar onde as pessoas possam vê-la. Pode colocar figuras, gráficos e outros objectos criados noutros programas nos formulários e relatórios do Microsoft Access. Por exemplo, é possível colocar o logotipo da sua empresa num relatório ao lado de um gráfico que mostre as vendas da empresa. Além disso, pode armazenar os objectos em tabelas da sua base de dados e exibir os objectos numa forma semelhante aos outros dados da tabela.

Entender a tecnologia OLE

Um objecto OLE é qualquer informação criada com um programa Windows que suporte a vinculação e incorporação. Com os recursos OLE do Microsoft Access, pode colocar objectos OLE - tais como figuras, sons e gráficos - nos seus formulários e relatórios, e pode armazenar os objectos como dados nas suas tabelas. Além disso, o OLE facilita a edição desses objectos directamente do formulário ou relatório. Quando coloca um objecto num formulário ou relatório, ele é exibido num controlo chamado moldura de objecto. Pode incorporar ou vincular um objecto numa moldura de objecto.

Formulários


Quando incorpora um objecto, o Microsoft Access armazena o objecto no ficheiro de base de dados. Pode modificar facilmente o objecto dentro do Microsoft Access. Se o objecto veio de outro ficheiro, somente o objecto incorporado na sua base de dados muda, não o objecto do ficheiro original.

Por outro lado, quando vincula um objecto, o Microsoft Access não coloca o objecto na moldura de objecto; em vez disso, cria um vínculo com o ficheiro de origem do objecto (o ficheiro no qual o objecto foi criado) na moldura. Pode ver o objecto e fazer alterações nele no formulário ou relatório, mas essas alterações são guardadas no ficheiro de origem do objecto, não no seu ficheiro de base de dados.

5.12. Acrescentar uma figura a um formulário


2. Alterne para o modo de estrutura.

Para acrescentar uma figura à estrutura do formulário, deve estar a trabalhar no modo estrutura.

Se a janela formulário não for suficientemente grande para exibir toda secção Detalhe, aumente a janela.

3. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Imagem, para criar um controlo de imagem no formulário.

4. Clique na secção onde pretende inserir a imagem.

5. A caixa de diálogo Inserir Figura abre para que possa inserir o ficheiro de figura desejado.

Nota Se a caixa de ferramentas não aparecer, clique em Caixa de Ferramentas no menu Exibir.

Se quiser dimensionar a imagem, pode arrastar as alças de dimensão da moldura do controlo de imagem e depois usar a folha de propriedades do controlo para ajustar a figura às novas margens de moldura.

5.13. Botões de comando

É possível adicionar um botão de comando a um formulário para abrir automaticamente outro formulário que contenha informações que deseja verificar.

⇒⇒⇒⇒ Exercício 1. Abra um formulário no modo de estrutura.

Formulários


2. Torne visível a caixa de ferramentas.

3. Active a ferramenta Assistente de Controlos (caso esteja desactivada).

4. Na caixa de ferramentas, clique na ferramenta Botão de Comando.

5. Clique no formulário onde quer colocar o canto superior esquerdo do botão .

6. Aparece a primeira caixa de diálogo do Assistente de Botão de Comando.

7. Na caixa Categorias, seleccione Operações de Formulário.

8. Na caixa acções, seleccione Abrir Formulário e depois clique no botão Avançar.

9. Seleccione o formulário a abrir e depois clique no botão Avançar/Concluir.

10. Alterne para o modo de Vista de Formulário.

11. Teste o botão.

5.14. Colocar um Controlo na ordem de tabulação certa

Quando mudados para o modo de Formulário, muitas das vezes o campo activo (onde está o ponto de inserção) não é o desejado (normalmente o primeiro): Para fazer com que determinado campo seja seleccionado sempre que se abre o formulário, basta alterar a ordem de tabulação dos objectos que constituem esse formulário. A ordem de tabulação de um formulário é a ordem na qual o ponto de inserção se move pelos campos quando é pressionada a tecia TAB.

Quando é criado um novo controlo, o Microsoft Access coloca-o em último na ordem de tabulação do formulário, independentemente do lugar onde for colocado. Edite a ordem de tabulação do objecto começando em 0 para o 1º objecto, 1 para o segundo, e assim sucessivamente.

5.15. Validar os dados inseridos num controlo

É possível proteger os dados introduzidos num controlo, acrescentando uma regra de validação. Uma regra de validação verifica os dados que são inseridos pelo utilizador no controlo em relação à regra que foi definida. É possível criar uma mensagem de erro que aparece automaticamente se os dados não atenderem aos requisitos da regra, de modo a que os dados incorrectos não sejam guardados na tabela.

A definição das propriedades de um formulário torna o seu uso mais fácil e preciso, mas elas controlam apenas o formulário individual onde fez as definições. Pode querer que os dados de um campo sigam sempre determinadas regras, independentemente do formulário que os utilize. Para tal, é possível definir as propriedades globais da tabela contendo o campo que deseja afectar.

Assim, se tivesse definido para determinado campo as propriedades Regra de Validação e Texto de Validação aquando construção da tabela em vez do

Formulários


formulário, todos os formulários contendo esse campo conteriam as mesmas regras de validação. Se quisesse, ainda poderia alterar ou excluir a regra de validação num formulário específico.

A propriedade Requerido é outra propriedade de campo que pode definir numa tabela, a qual afecta todos os formulários que usam aquele campo. Se a propriedade Requerido estiver definida com Sim, deve inserir um valor naquele campo ou qualquer controlo vinculado àquele campo.

Formulários


⇒⇒⇒⇒ EXERCÍCIOS DE REVISÃO 1. Abra os ficheiros de base de dados criados anteriormente e, utilizando o

assistente, crie formulários que permitam a introdução de dados nas tabelas.

2. Altere o aspecto dos formulários.

3. Repita o exercício 1 sem recorrer ao assistente de formulários.

Relatórios


6. Relatórios Como fazer um relatório rápido que mostre determinados dados impressos?

Pode querer um relatório de vendas para uma reunião ou uma lista atraente de produtos para um cliente, etc. O ideal seria criar um relatório de óptima aparência em poucos minutos - um relatório que parecesse ter sido criado por um profissional.

O Assistente de Relatório pode fazer a maior parte do trabalho para si. Como no caso dos outros assistentes, pode responder a uma série de perguntas para construir um relatório de aparência profissional. É possível usar o relatório como ele está ou retocá-lo e acrescentar alguns detalhes personalizados.

A criação de relatórios é muito parecida com a criação de formulários, e vários conceitos que aprendeu no capítulo anterior, aplicam-se também aos relatórios.

6.1. O que é um Relatório Detalhado?

Embora possa imprimir directamente uma tabela ou consulta, pode gastar um pouco mais de tempo e criar um relatório que apresente informações num formato fácil de ler e com aparência mais profissional. Um relatório detalhado, exibe as mesmas informações essenciais que vê quando imprime uma tabela ou consulta, mas contém elementos adicionais, tais como cabeçalhos de relatório, cabeçalhos e rodapés de página.

Relatórios


O Assistente de Relatório coloca campos no relatório e apresenta os dados em diversos estilos de apresentação. Depois de criar o relatório, poderá personalizá-lo.

6.2. Criar um Relatório Detalhado

⇒⇒⇒⇒ Exercício 1. Na janela Base de dados, clique no separador Relatório e depois duplo faça

um clique em Criar relatório utilizando o assistente.

2. Escolha a tabela ou consulta onde o Access irá buscar os dados.

3. Defina todos os parâmetros que o Access for necessitando até clicar em Concluir.

4. Guarde o relatório.

6.3. Visualizar e Imprimir um Relatório

Ao visualizar um relatório, pode ter certeza de que foi criado da maneira que queria antes de imprimi-lo. Depois de criar um relatório, ele é ampliado.

Use o ponteiro de lupa para alternar entre a visualização dos dados no modo ampliado ou no modo de página inteira. Para ver a página inteira, dê um clique em qualquer parte do relatório. Aparece uma visualização reduzida para que possa ver a página inteira. Para retornar ao modo ampliado, clique novamente no relatório.

Use os botões de navegação na parte inferior da janela para passar por todas as páginas do relatório.

Caso o seu sistema esteja configurado para imprimir, tente imprimir o relatório agora.

6.4. Explorar a estrutura do relatório

Ao visualizar o relatório, pode ver o modo como o Microsoft Access exibe os registos da sua tabela/consulta, juntamente com as informações que foram acrescentadas e que tornam o relatório mais fácil de ler. Os relatórios podem ter:

• Um cabeçalho do relatório na parte superior da primeira página, que pode incluir o título do relatório.

• Um cabeçalho da página na parte superior de cada página do relatório, que pode exibir o título de cada coluna de dados.

• A secção Detalhe, entre o cabeçalho e o rodapé da página, que exibe os registos da tabela/consulta.

Relatórios


• Um rodapé da página na parte inferior de todas as páginas do relatório. Pode mostra o número de página, o total das páginas e a data em que o relatório foi impresso.

No modo Estrutura, as várias secções representam os elementos que constituem o relatório. A secção Detalhe do modo Estrutura mostra como os registos da tabela ou consulta base devem aparecer. Quando olha para o relatório em Visualizar Impressão, vê muitos registos, cada um formatado como aparece no modo Estrutura.

Nota Quando tem o relatório aberto no modo Estrutura, pode imprimir clicando em Imprimir no menu Ficheiro. Também pode imprimir um relatório na janela Base de dados sem abrir o relatório. Primeiro seleccione o relatório no separador Relatórios e depois clique no botão Imprimir

6.5. Elementos criados pelo Assistente de Relatório

Estas são algumas das tarefas que um Assistente de Relatório pode fazer automaticamente:

• Criar as secções do relatório.

• Colocar a data e outras informações nas secções apropriadas.

• Alinhar as colunas e acrescentar algumas linhas decorativas para criar um relatório atraente.

• Seleccionar as fontes e respectivos tamanhos para todo o texto do relatório.

• Adicionar a data actual (automática) ao cabeçalho e rodapé do relatório, dependendo do estilo padrão.

Pode construir um relatório a partir do nada, contendo todos estes elementos. Mas, na maior parte das vezes, é possível economizar horas se começar com um Assistente de Relatório e então personalizá-lo depois de criado.

⇒⇒⇒⇒ Exercício 1. Construa um relatório utilizando o Assistente de Relatórios;

2. No modo de estrutura, identifique cada um dos seus elementos.

6.6. Personalizar o desenho de um Relatório

Foi preciso pouco tempo para criar o relatório anterior, e ele apresenta, de forma atraente, os dados que precisa. Existem algumas pequenas coisas, porém, que desejaria mudar. Trabalhando no modo de estrutura, pode:

Relatórios


• Alterar o texto dos rótulos para que sejam mais descritivos.

• Mover a caixa de texto da data para outro local do relatório.

• Adicionar algumas informações.

• Enfim, todo o aspecto do relatório.

6.7. Adicionar um Total Geral ao rodapé do relatório

Vamos, agora, adicionar um total geral ao Rodapé do Relatório, o qual aparecerá na última página.

⇒⇒⇒⇒ Exercício 1. Na caixa de ferramentas, clique no botão Caixa de Texto, e depois clique no

lado direito do Rodapé do Relatório.

Uma nova caixa de texto e rótulo são colados no Rodapé do Relatório, e uma grade aparece na área Rodapé do Relatório para abranger a nova área de texto.

2. Clique no novo rótulo e digite Total Geral, e depois pressione ENTER.

3. Faça um duplo clique na nova caixa de texto. A folha de propriedades da caixa de texto aparece.

4. Na caixa Origem do Controlo, digite =soma([nome do campo a somar]).

5. Na caixa Formato, clique na seta para baixo e seleccione Moeda. Depois, feche a folha Propriedades.

6. Com a caixa de texto seleccionada, clique no botão Negrito na barra de ferramentas para que o total geral apareça em negrito.

7. Na barra de ferramentas, clique no botão Visualizar Impressão para visualizar o relatório.

Verá o rodapé da página na parte inferior de cada uma das páginas, e o novo total geral na parte inferior da última página.

6.8. Relatórios Agrupados

Os dados tornam-se mais significativos quando estão agrupados ou divididos em categorias. Quando está a visualizar os padrões de vendas regionais, por exemplo, não quer ver apenas uma longa lista de dados de vendas. Preferiria ver uma lista das vendas para cada região. Melhor ainda, seria uma lista das vendas com um subtotal para cada região, de modo que pudesse ver rapidamente onde as vendas são melhores.

Usando os Assistentes de Relatório, é possível criar relatórios agrupados que tornam os dados mais fáceis de entender.

Relatórios


O que são Grupos e Totais?

Um grupo é uma colecção de registos semelhantes. Ao criar um relatório agrupado, pode melhorar a compreensão dos dados do relatório. Isto acontece porque um relatório agrupado não exibe apenas registos semelhantes como também mostra informações introdutórias e de resumo para cada grupo.

O cabeçalho de grupo identifica ou apresenta o grupo. A secção detalhe, o corpo do grupo, exibe os registos adequados da consulta base. O rodapé do grupo resume os dados para o grupo.

Relatórios


⇒⇒⇒⇒ EXERCÍCIOS DE REVISÃO Abra o ficheiro de base de dados Candidaturas e execute cada uma das

seguintes tarefas:

1. Construa um relatório, utilizando um assistente com base na tabela Alunos.

2. Construa um relatório com base na tabela Alunos, tendo em conta o seguinte:

• Nível de agrupamento – campo Cod_Postal; • Ordenação para os registos no detalhe – campo Cod_Aluno (ascendente); • Esquema – Detalhe 1; • Estilo – Negrito; • Nome do relatório – Alunos por Código Postal.

3. Construa um relatório com base nos campos Cod_Aluno, Nome e Idade da tabela Alunos e Designação da tabela Cursos_Desc, tendo em conta o seguinte:

• Visualização dos dados – por Cursos_Desc; • Nível de agrupamento – nenhum; • Ordenação para os registos no detalhe – campo Cod_Aluno (ascendente); • Esquema – Degrau; • Estilo – Negrito; • Nome do relatório – Alunos por Curso.

Noções de Normalização


7. Noções de Normalização

7.1. O que é a normalização

É o processo formal, passo a passo, que examina os atributos de uma entidade, com o objectivo de evitar anomalias observadas na inclusão, exclusão e alteração de registos exclusivos.

Objectivos:

• Minimização de redundâncias e inconsistências;

• Facilidade de manipulações da Base de dados;

• Facilidade de manutenção dos Sistemas de Informações.

7.2. Normalização da tabela PEDIDO.

PEDIDO NumPedido DataPedido CodCliente NomeCliente MoraCliente Produtos * CodProduto DescProduto Quantidade Preço TotalProduto TotalPedido

1ª Forma Normal (1FN) Uma relação está na 1FN se somente todos os domínios básicos contiverem

somente valores atómicos (não contiver grupos repetitivos).

Procedimentos:

• Identificar a chave primária da entidade;

• Identificar o grupo repetitivo e removê-lo da entidade;

• Criar uma nova entidade com a chave primária da entidade anterior e o grupo repetitivo.



A chave primária da nova entidade será obtida pela concatenação da chave primária da entidade inicial e a do grupo repetitivo.

PEDIDO ITEM_PEDIDO

NumPedido DataPedido CodCliente NomeCliente MoraCliente TotalPedido

NumPedido CodProduto DescProduto Quantidade Preço TotalProduto

2ª Forma Normal (2FN)

Uma relação R está na 2FN se e somente se estiver na primeira e todos os atributos não chave forem totalmente dependentes da chave primária (dependente de toda a chave e não apenas de parte dela).

Procedimentos:

• Identificar os atributos que não são funcionalmente dependentes de toda a chave primária.

• Remover da entidade todos esses atributos identificados e criar uma nova entidade com eles.

A chave primária da nova entidade será o atributo do qual os atributos removidos são funcionalmente dependentes.

PEDIDO ITEM_PEDIDO PRODUTOS CodProduto DescProduto Preço

NumPedido CodProduto Quantidade TotalProduto

NumPedido DataPedido CodCliente NomeCliente MoraCliente TotalPedido



3ª Forma Normal (3FN) Uma relação R está na 3FN se estiver na 2FN e todos os atributos não chave

forem dependentes não transitivos da chave primária (cada atributo for funcionalmente dependente apenas dos atributos componentes da chave primária ou se todos os seus atributos não chave forem independentes entre si).

Procedimentos:

• Identificar todos os atributos que são funcionalmente dependentes de outros atributos não chave;

• Removê-los e criar uma nova entidade com os mesmos.

A chave primária da nova entidade será o atributo do qual os atributos removidos são funcionalmente dependentes.

PEDIDO CLIENTES NumPedido DataPedido CodCliente TotalPedido

CodCliente NomeCliente MoraCliente

ITEM_PEDIDO PRODUTOS NumPedido CodProduto Quantidade TotalProduto

CodProduto DescProduto Preço



7.3. Relacionamento entre as tabelas

PEDIDO NumPedido DataPedido CodCliente TotalPedido

CLIENTES

CodCliente NomeCliente MoraCliente

ITEM_PEDIDO

NumPedido CodProduto Quantidade TotalProduto

PRODUTOS

CodProduto DescProduto Preço

∞∞∞∞ 1 ∞∞∞∞ 1

∞∞∞∞

1

Bibliografia


8. Bibliografia • Microsoft Access, Manual, Microsoft Corporation

• M. A. Costa Martins, Concepção duma BASE DE DADOS

• Guia prático Microsoft Office 2000, Biblioteca Exame Informática

• Mário A. Monteiro, Introdução à Organização de Computadores

• PC Word, Revista

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