Planejamento de criação e manutenção de sitesbaseados no Office SharePoint Server 2007

Microsoft Corporation

Resumo

Se você planeja ter mais do que apenas alguns conjuntos de sites em seu ambiente do MicrosoftOffice SharePoint Server 2007, certamente você precisa de um plano para criação e manutenção de sites. Sem um plano como esse, é difícil controlar ou monitorar sites criados com o SharePoint,saber se os sites ainda estão ativos e quando você pode remover sites inativos de forma segura.

As informações contidas neste documento representam a visão atual da Microsoft Corporation sobre as questões discutidas até a data de publicação. Como a Microsoft deve responder às condições modificáveis do mercado, elas não devem ser interpretadas como compromisso por parte da Microsoft, e a Microsoft não pode garantir a precisão das informações apresentadas depois da publicação.

Este White Paper é apenas para fins informativos. A MICROSOFT NÃO FAZ GARANTIA, EXPRESSA, IMPLÍCITA OU ESTATUTÁRIA, QUANTO ÀS INFORMAÇÕES DESTE DOCUMENTO.

A conformidade com todas as leis aplicáveis de direitos autorais é de responsabilidade do usuário. Sem limitar os direitos protegidos pelos direitos autorais, nenhuma parte deste documento pode ser reproduzida, armazenada ou apresentada a um sistema de recuperação, ou transmitida, de qualquer forma ou por qualquer meio (eletrônico, mecânico, fotocopiador, gravador ou outros), ou por qualquer finalidade, sem a permissão expressa por escrito da Microsoft Corporation.

A Microsoft pode possuir patentes, aplicações patentes, marcas registradas, direitos autorais ou outros direitos de propriedade intelectual que abordem os assuntos deste documento. Excetuando-se o que se encontra expressamente fornecido em qualquer contrato de licença por escrito, os complementos deste documento não provêm quaisquer licenças a essas patentes, marcas registradas, direitos autorais ou outra propriedade intelectual.

A menos que seja notificado, os exemplos de empresas, organizações, produtos, nomes de domínios, endereços de e-mail, logotipos, pessoas, locais e eventos aqui descritos são fictícios e não estão associados a qualquer empresa, organização, produto, nome de domínio, endereço dee-mail, logotipo, pessoa, local e evento reais.© 2007 Microsoft Corporation. Todos os direitos reservados.

Microsoft, Excel, SharePoint, Visual Studio e Windows são marcasregistradas ou apenas marcas da Microsoft Corporation nos EstadosUnidos e/ou outros países.Todas as outras marcas registradas pertencem a seus respectivos proprietários.

Traduzido por Francisco Baddini, Junho de 2007

Índice

Introdução .................................................................................................... 4Planejamento do processo de criação de sites ................................................... 5

Determine quem pode criar sites e um método para a criação.......................... 5Planejamento do Gerenciamento Automático de Sites ..................................... 6Planejamento de processos personalizados para criação de sites ...................... 7Planilha ..................................................................................................... 7

Planejamento de manutenção e gerenciamento de sites .................................... 8Planejamento de manutenção de sites .......................................................... 8Planejamento de gerenciamento de conjuntos de sites .................................... 9

IntroduçãoSe você planeja ter mais do que apenas alguns conjuntos de sites em seu ambiente do MicrosoftOffice SharePoint Server 2007, certamente você precisa de um plano para criação e manutençãode sites. Sem um plano como esse, é difícil controlar ou monitorar sites criados com o SharePoint, saber se os sites ainda estão ativos e quando você pode remover sites inativos de forma segura. Antes de implantar e tornar os sites disponíveis aos usuários, você precisa responder algumas questões:• Você deseja controlar de forma rígida a criação de sites ou permitir que vários usuários criem

sites?• Em que nível da hierarquia de sites deve ser criados sites adicionais?• Como você descobre e remove sites ociosos em seu ambiente?Os capítulos e planilhas deste artigo o ajudam a projetar e registrar um plano para a criação e manutenção de sites. Isso o ajudará a estar preparado para gerenciar o crescimento em seu ambiente.Faça um planejamento de criação e manutenção de sites, usando os seguintes capítulos:• O Planejamento do processo de criação de sites ajuda a determinar o tipo de processo de

criação de sites adequado para sua organização e o método a ser usado para implementar esse processo.

• O Planejamento de manutenção e gerenciamento de sites ajuda a planejar a manutenção de seus sites do SharePoint desde o início, para assegurar que seus sites permaneçam atuais, úteis e utilizáveis.

Planejamento do processo de criação de sitesAlgumas organizações precisam manter controle rígido sobre quem cria os sites, ou quando os sites são criados. Outras organizações podem permitir mais acesso e liberdade aos usuários quecriam sites, quando necessário. Esse artigo o ajuda a determinar o tipo de processo de criação de sites adequado para sua organização e o método a ser usado para implementar esse processo.

Determine quem pode criar sites e um método para a criaçãoPor padrão, novos conjuntos de sites (e, portanto, novos sites de alto nível) somente podem ser criados através da Administração Central, o que significa que só podem ser criados por membros do grupo de Administradores de Farms. Esse comportamento pode ser adequado à suaorganização se você deseja que seu ambiente seja rigidamente controlado e gerenciado, com apenas algumas pessoas com permissão para adicionar sites de alto nível. Entretanto, o métodopadrão de criação de sites de alto nível pode não se adequar à sua organização, caso você possua algum dos seguintes requisitos:• Você deseja que os usuários sejam capazes de criar facilmente sites de alto nível informais, ou

ainda que possam ser removidos, tais como sites para projetos de curto prazo.• Você deseja criar um espaço informal para a interação da equipe, grupo ou comunidade.• Você hospeda sites de alto nível (interna ou externamente) e deseja que o processo de

solicitação e envio de um site de alto nível seja tão rápido e de baixo custo quanto possível.Há várias maneiras de permitir que os usuários criem seus próprios sites e, ao mesmo tempo, manter controle sobre seu ambiente. Verifique, entre os seguintes métodos, aquele que trará melhores resultados para sua organização.• Gerenciamento Automático de Sites Na Administração Central, você pode ativar o

Gerenciamento Automático de Sites para permitir que os usuários criem conjuntos de sites sobo caminho /sites (ou outro caminho que você especificar) em uma aplicação da Web específica. Esse método é mais bem utilizado quando se deseja permitir que grupos ou comunidades criem sites. Tal método também funciona bem se você hospeda sites e quer permitir que os usuários criem sites sem esperar por um processo complexo. A página de inscrição do Gerenciamento Automático de Sites pode ser personalizada ou substituída por uma página que inclua todas as informações necessárias para se integrar a um sistema de faturamento, ou para monitorar os metadados personalizados sobre o site no momento da criação. Esse método não funciona bem quando um grande número de usuários precisa acessar múltiplos sites. Como o Gerenciamento Automático de Sites cria conjuntos de sites, os quais possuem permissões distintas, os usuários precisam ser adicionados individualmente aos diferentes conjuntos de sites. Se, em vez disso, você usa subsites, os usuários podem ser herdados do site pai do conjunto de sites.

• Subsites de sites existentes Limitam os usuários a criar subsites de sites existentes, em vez de novos conjuntos de sites e sites de alto nível. Qualquer usuário que possuir nível de

permissão de Controle Completo ou Gerente de Hierarquia em um site existente pode criar um subsite. Esse método é o mais limitado, já que você controla ainda a quantidade de conjuntos de

sites existentes. Como os sites são sempre subsites de outro sites, eles podem ser fáceis deorganizar (se forem poucos) ou muito difíceis de organizar e navegar (por exemplo, se todosem sua organização precisam de um subsite e os criam em diferentes níveis da hierarquia do conjunto de sites, o conjunto de sites pode logo se tornar muito difícil de navegar).

Nota:

Se você não deseja que os usuários tenham essa capacidade, pode remover o direito de CriarSubsites dos níveis de permissão Controle Completo e Gerente de Hierarquia, no nível doconjunto de sites ou no da aplicação da Web.

• Sites pessoais Permitem aos usuários criar sites pessoais (também conhecidos como MeusSites). Os sites pessoais são conjuntos de sites armazenados sob o caminho /pessoal daaplicação da Web. Os sites pessoais são criados para usuários individuais; portanto, esse não éo método apropriado se você pretende criar sites para grupos ou comunidades. Para mais informações sobre sites pessoais, consulte Planejamento de Meus Sites em h tt p :/ / t ec hn e t2 . m i c r os o f t . co m / O f f i c e / e n - u s / li b r a r y /4 e d f 7 4 c f - 8 808 - 427 7 -b a 10 - b 1f 925 d7c 44 0103 3. msp x.

Nota:Lembre-se que nenhum desses métodos pode controlar o espaço que cada site ocupa em seusbancos de dados de conteúdo. Para controlar o tamanho dos sites, você deve usar cotas econfigurar um limite de tamanho para os conjuntos de sites. Você não pode configurar limitesindividuais para os subsites. Para mais informações, consulte Planejamento de manutenção egerenciamento de sites em h tt p :/ / t ec hn e t2 . m i c r os o f t . co m / O f f i c e / e n - u s / li b r a r y /4 f d f 9 6b d - 8 13f -449 9-b 7d2- 958b 7bc e 0 02c 1 033. ms px.

Planejamento do Gerenciamento Automático de SitesO Gerenciamento Automático de Sites permite aos usuários criar e gerenciar automaticamenteseus próprios sites de alto nível. Quando o Gerenciamento Automático de Sites é ativado para uma aplicação da Web, os usuários podem criar seus próprios sites de alto nível sob um caminho específico (por padrão, o caminho /sites). Quando ativado, esse recurso se auto-anuncia por meiode um anúncio adicionado ao site de alto nível no caminho raiz da aplicação, de forma quequalquer usuário com permissão para visualizar o anúncio pode seguir o link.

Nota:Se você deseja usar outro caminho no lugar de /sites para o Gerenciamento Automático de Sites,você deve adicionar o caminho como uma inclusão curinga. Para mais informações, consulteP l a n e ja m e n t o d e s i t e s d e c o l a b o r a ç ão e m h t t p :/ / t ec hn e t2 . m i c r os o f t . c o m/ O f f i c e / e n- us /libra ry/4 37a 904 3-e 55b -4 b52 -b57 8-d d3f dee 34 03f 103 3.ms px .

Esse recurso pode, obviamente, afetar a segurança de seu servidor web. O GerenciamentoAutomático de Sites é desativado por padrão – você pode ativar o recurso para usá-lo. O Gerenciamento Automático de Sites é ativado para uma única aplicação da Web por vez. Se você deseja usá-lo em todas as aplicações da Web em seu farm de servidores, deve ativá-lo para cada aplicação da Web individualmente.Se você ativar o Gerenciamento Automático de Sites, deve levar em consideração o que segue:• Em geral, você pode precisar de um administrador secundário para o conjunto de sites. Alertas

administrativos, por exemplo, para cotas excedentes ou para a verificação de sites ociosos, são enviados para os administradores principais e secundários. Ter mais de um contato reduz o envolvimento do administrador com esses sites.

• Defina uma cota de armazenamento e configure-a como cota padrão para a aplicação da Web.• Analise o número de sites permitidos por banco de dados de conteúdo. Em combinação com as

cotas, essa análise o ajudará a limitar o tamanho dos bancos de dados de seu sistema.

• Ative as notificações de sites ociosos, de forma que os sites desprezados ou que não tenhammais valor possam ser identificados.

Como o Gerenciamento Automático de Sites cria novos sites de alto nível em uma aplicação daWeb existente, todos os novos sites obedecem automaticamente às configurações de cota padrão, de notificação de sites ociosos e a outras políticas administrativas da aplicação da Web.

Planilha

Use a Planilha de criação de sites em h t tp : / / go . m i c r o s o f t . co m / f w l i n k / ? L i n k I d =7 3 13 8 & c l c id = 0x 4 0 9 para registrar suas decisões sobre o uso do Gerenciamento Automático de Sites.

Planejamento de processos personalizados paracriação de sitesVocê pode, é claro, criar seu próprio processo para a criação de sites, usando um formulário personalizado para requerer um site que se integra a um sistema de faturamento de back-endpara debitar o cartão de crédito de um cliente ou um centro de custo corporativo. Se você possui um sistema ou processo complexo e deseja incluí-lo na criação do site, deve criar uma aplicação personalizada para chamar a interface de criação do site e executar quaisquer outras tarefas necessárias. Entretanto, se você deseja apenas adicionar alguns campos personalizados à páginade criação do site (por exemplo, para monitorar qual departamento de sua empresa requer umsite específico), você deve levar em consideração o uso do Gerenciamento Automático de Sites e personalizar a página de inscrição para incluir as informações necessárias. Você pode personalizara página scsignup.aspx na definição do site para incluir os metadados necessários, sem precisardesenvolver uma aplicação completa.

Planilha

Use a Planilha de criação de sites em h t tp : / / go . m i c r o s o f t . co m / f w l i n k / ? L i n k I d =7 3 13 8 & c l c id = 0x 4 0 9 para planejar seu processo de criação de sites.Para mais informações sobre a construção de aplicações personalizadas ou a edição de páginas em uma definição de site, consulte o Office SharePoint Server 2007: Software Development Kit em h t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f wl i n k / ? L i n k I d = 7 2 208 .

PlanilhaUse a seguinte planilha para planejar o processo de criação de sites:• Planilha de criação de sites em h t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f w l i n k / ? L i n k I d =7 3 13 8 & c l c i d = 0x 4 0 9

Planejamento de manutenção e gerenciamento desitesTodos os sites, particularmente os sites que possuem mais de um criador, tornam-se desordenados. A análise e a limpeza periódicas podem ajudar a manter o bom funcionamento de seu site, seja ele grande ou pequeno. Se você construir um plano para a manutenção de seussites desde o início, pode assegurar que eles permaneçam atuais, úteis e utilizáveis.

Planejamento de manutenção de sitesSeu plano para manutenção de sites será diferente dos de qualquer outro ambiente, e conterá elementos distintos. A manutenção de sites gerenciados por um departamento de TI é diferente da manutenção de sites criados por usuários e sites gerenciados. Entretanto, há algumas boas práticas para o plano de manutenção de sites:• Pergunte aos usuários o que eles querem nos sites gerenciados por TI. Faça pesquisas de

opinião periódicas para determinar as necessidades do usuário em relação ao site.• Use registros e relatórios de uso para descobrir quais áreas do site estão sendo usadas, e então

correlacione tais informações com as pesquisas de opinião dos usuários para saber o que deveser melhorado.

• Arquive conteúdo ou sites desatualizados. Entretanto, se for arquivar ou excluir conteúdo ousites desatualizados, assegure-se de que os usuários entenderam o plano e de que essas ações serão executadas de forma previsível. Por exemplo, publique uma programação informando as datas em que o conteúdo será arquivado ou os sites ociosos serão excluídos.

• Analise periodicamente as permissões dos sites. Por exemplo, analise as permissões a cada trimestre para remover permissões de usuários que não façam mais parte do grupo ou projeto.

• Selecione um intervalo de tempo razoável para suas atividades de manutenção. Por exemplo,se você planeja realizar pesquisas de opinião do usuário periodicamente, não as faça mais do que duas vezes por ano (e, de preferência, não mais que uma vez por ano).

• Crie um plano para backups regulares do conteúdo do site. Determine ou descubra com que freqüência esses backups serão realizados, bem como o processo de restauração do conteúdo, quando necessário. Para mais informações sobre o Planejamento de backup e restauração, co n s u lt e P l a n e j a m e n t o d e b a c kup e r e s t au r a ç ão e m h ttp:/ / t e c h n e t 2 . m i c r o s o f t . c o m/ O f f i ce / e n- u s / l i b r a r y / 0 5 4 c 3d 6 d - a 0d 3 -448 a -8 6 4b- 9 3d b 62 8 3d 7 c e 1 03 3 . ms p x .

Comece agora, durante seu processo de planejamento, a criar um plano para a manutenção desites. Registre seu plano, incluindo a freqüência de ajuste do site e do arquivamento do conteúdo. Faça com que seu plano seja analisado pelos membros de sua equipe e pelos representantes desua base de usuários. Dessa forma, você poderá identificar de imediato quaisquer preocupaçõesdos usuários, determinar a melhor maneira de lidar com tais preocupações e possuir um plano adequado para a manutenção do site, no momento em que ele entrar em operação.

Planilha

Use a Planilha de manutenção de sites emh t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f wl i n k / ? L i n k I D = 7 31 4 6 &c l c id = 0 x 40 9 p a ra criar um plano paramanutenção de sites.

Planejamento de gerenciamento de conjuntos desitesUma parte de seu plano para a manutenção de sites deve se voltar para o gerenciamento do tamanho e do número de conjuntos de sites de seu ambiente. Isso é ainda mais importante sevocê usar o Gerenciamento Automático de Sites. A maioria das organizações quer poder prever e controlar a expectativa de crescimento dos sites, em virtude do impacto que eles podem exercer sobre os recursos dos bancos de dados. Por exemplo, se um determinado banco de dados de conteúdo contém 100 sites, e um desses sites ocupa mais de 50% do espaço, tal site precisapossuir seu próprio banco de dados. Isso garantirá a preservação de espaço para um crescimentoadicional e, ao mesmo tempo, manterá a capacidade de backup e restauração dos bancos de dados.Há dois métodos para o gerenciamento dos conjuntos de sites:• Cotas de conjuntos de sites Use esse método para controlar o tamanho dos conjuntos de

sites.• Confirmação e exclusão do uso de sites Use esse método para monitorar e remover

conjuntos de sites ociosos.

Planejamento de cotas de conjuntos de sitesUse as cotas para monitorar e limitar o armazenamento de sites. Você pode enviar uma mensagem de e-mail para avisar os responsáveis pelo site quando o armazenamento do siteatingir um tamanho específico (em megabytes), e então bloqueá-lo para novos conteúdos quandoo armazenamento atingir o tamanho máximo. Quando executar seu planejamento da capacidade do servidor e do banco de dados, determine os limites de tamanho (se houver) que você deseja aplicar. Para obter o melhor proveito das cotas:• Crie diferentes modelos de cotas para os diferentes tipos de site. Por exemplo, você pode

precisar de diferentes cotas para diferentes divisões, tipos de cliente ou caminhos (é possível que sites sob o caminho /sites ocupem somente 100 MB por conjunto de sites, enquanto que sites com o caminho /vip possam ocupar até 300 MB por conjunto). Sempre que criar umconjunto de sites a partir da Administração Central, você pode especificar o modelo de cota em que ele se baseia. Observe que os sites criados com o Gerenciamento Automático de Sitesusam a cota padrão para a aplicação da Web.

• Forneça espaço suficiente para um crescimento razoável dos sites. Dependendo do uso de cada site, as necessidades de espaço de armazenamento podem variar muito. Os sites sãoprojetados para crescer ao longo do tempo à medida que são usados. É improvável que um limite de cotas de 50 MB seja um espaço inicial de armazenamento suficiente para a maioria dos sites, bem como um limite próximo a este para um site de longa duração.

• Programe um intervalo de tempo razoável entre a mensagem de e-mail de aviso e o bloqueiodo site por cota excedida. Por exemplo, não configure o limite de aviso em 80 MB e o limite de armazenamento do site em 85 MB. Se um usuário estiver executando um upload de arquivos muito grandes, ficará insatisfeito se for bloqueado antes da conclusão da tarefa sem um aviso oportuno.

Planilha

Use a Planilha de manutenção de sites emh t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f wl i n k / ? L i n k I D = 7 31 4 6 &c l c id = 0 x 40 9 p a ra registrar suas decisões sobre ouso de cotas de conjuntos de sites.

Planejamento de confirmação e exclusão do uso de sitesVocê precisa planejar como gerenciar os sites que se tornam inativos após o fim de um projeto, ouos sites criados por usuários apenas para testar algumas idéias e, posteriormente, abandonados.A confirmação e a exclusão do uso de sites podem ajudar a manter seu ambiente mais limpo, ao identificar quando os sites não são mais necessários. Esse recurso funciona com o envioautomático de uma mensagem de e-mail ao responsável pelo site para verificar se ele considera osite ativo. Caso o responsável não responda o e-mail (após um número específico de mensagens enviadas durante um espaço de tempo determinado), o site poderá ser excluído.Para o planejamento da confirmação e exclusão do uso de um site, decida:• Quanto tempo esperar antes de verificar se um site está inativo. O intervalo de tempo padrão

para sites de equipes ou projetos é de 90 dias após a criação do site, embora você possa fornecer um tempo maior aos responsáveis. Para um site de teste ou pessoal, provavelmente90 dias é mais que o bastante. Em geral, um site que foi criado, utilizado ativamente e queagora está pronto para ser excluído ou arquivado, leva pelo menos seis meses e provavelmente alguns anos para completar seu ciclo de vida. Lembretes a cada seis meses podem ser valiosos para essas situações.

• Com que freqüência você enviará mensagens de e-mail aos responsáveis pelos sites para verificar se estão inativos. Após o primeiro e-mail, caso não haja resposta do administrador do site, você pode continuar a enviar avisos adicionais em intervalos diários, semanais oumensais.

• Se você deseja excluir automaticamente os sites ociosos. Se o administrador do site não responde a várias mensagens de e-mail, você quer prosseguir e excluir o siteautomaticamente? Recomenda-se que você faça um backup antes. Isso pode ser feito atravésda execução de backups regulares, e você pode usar o Office SharePoint Server 2007: Software Development Kit em h tt p :/ / g o . m i c r o s o f t . c o m/ f w li n k / ?L i n k I D = 72 2 08 &c l c i d = 0 x4 0 9 p a ra personalizar essa funcionalidade para fazer backup automático do site antes da exclusão,embora esse não seja um comportamento padrão.

• Quantas mensagens de e-mail serão enviadas ao responsável pelo site, se você optar por excluir automaticamente os sites ociosos. Por padrão, são enviados quatro avisos semanais antes da exclusão, mas você pode aumentar ou diminuir esse número, de acordo com a suanecessidade.

Planilha

Use a Planilha de manutenção de sites emh t tp:/ / go . m i c r os o f t . co m / f wl i n k / ? L i n k I D = 7 31 4 6 &c l c id = 0 x 40 9 p a ra registrar suas decisões sobre aconfirmação e exclusão do uso de sites.