Módulo 2

Módulo 2

Fluxograma utilizado para mapeamento e modelagem de processos, Exemplos, Exercício, Outras metodologias para mapeamento de processos e Como utilizar o software MS Visio

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Macro - Fluxo

Fluxo Detalhado

Diagrama de Blocos

Ferramenta fluxograma para mapeamento de processos

� Projeta a panela� Detalha a especificação� Programa a produção

� Organiza a linha de produção� Prepara os componentes� Produz a panela

� Organiza a linha de polimento� Dá polimento na panela� Prepara o material de � embalagem� Embala

� Programa o transporte� Carrega o caminhão� Checa o destino

Recebimento do Pedido

Produção da panela

Acabamento e Armazenamento

Entrega da panela

Macro-fluxos:

� Um macro-fluxo cria uma simples fotografia de um processo usando dois níveis de detalhe. O primeiro nível captura os maiores passos no processo, e o segundo nível lista os sub-passos que estão dentro de cada passo maior.

� O Macro-fluxo:

� Não requer símbolos especiais ou ferramentas

� Não mostra atrasos, pontos de decisão e realimentação (“feedback”)

� Normalmente é seguido por uma técnica de fluxo mais detalhada

� Manufatura de panelas:

Ferramenta fluxograma para mapeamento de processos

Ferramenta fluxograma para mapeamento de processos

Como criar um Macro-fluxo:

1. Identifique um ponto de início e de fim do processo

2. Identifique de quatro a oito passos maiores ou fases para escrever o processo do início ao fim

3. Liste estes passos horizontalmente pela folha de fluxo

4. Liste três a sete sub-passos sob o passo maior correspondente

5. Reveja o fluxo e faça as correções necessárias. Rearranje passos, combine sub-passos, ou revise as descrições dos passos maiores ou sub-passos tão acuradamentequanto necessário para descrever o processo

6. Combine um formato de apresentação para o fluxo

NF foi paga?

Sim

Não

Reprovado

Inspeção do

material

O

material éaceito

?

Envia NF

para contas a pagar

Sim

Arquiva

comprovante

de pagamento

Não

Verifica processo

Fluxos detalhados:

� Fluxos detalhados mostram todos os passos do processo numa ordem seqüencial. Símbolos, como os mostrados na legenda abaixo, são usados para ilustrar o fluxo do processo, pontos de decisão, atrasos e re-trabalho.

� Fluxos detalhados geralmente levam tempo para serem preparados, mas são extremamente úteis no entendimento de um processo antes de propor melhoramentos. Fluxos detalhados requerem entradas de pessoas familiarizadas com cada área do processo.

Ferramenta fluxograma para mapeamento de processos

Metodologia para criação de um fluxograma

Conector de página

Caso um fluxograma não caiba em uma página, coloca-se um símbolo para indicar que existe continuação. Dentro do símbolo coloca-se o número da página que dá continuidade ou uma referência para localização. Na outra página, em sentido contrário, coloca-se a referência ou o número da página anterior.

Finalidade do fluxograma: identificar o caminho real e ideal para um produto ou serviço com o objetivo de identificar os desvios.

• O fluxograma é uma ilustração seqüencial de todas as etapas de um processo, mostrando como cada etapa é relacionada. Ele utiliza símbolos facilmente reconhecidos para denotar os diferentes tipos de operações em um processo.

• Os símbolos geralmente aceitos serão apresentados a seguir:

Metodologia para criação de um fluxograma

Conector de rotina ou de

fluxo

Operação ouatividade

Sub-processo

Indica que toda uma rotina é realizada neste ponto e que, para simplificar o fluxo, esta rotina foi desenhada em outra página ou está em outro arquivo.

Dentro do símbolo deve ser descrita, de forma sucinta, a operação ou atividade que érealizada.

O conector de rotina permite simplificar a vinculação de sub-rotinas e/ou fluxogramas sem que haja intercessões de linhas. Portanto, dentro do símbolo deve ser colocada uma letra ou outro sinal que permita a identificação de onde se encontra a continuação da rotina.

Metodologia para criação de um fluxograma

Observação

Decisão

Área de arquivofísico

Dentro do símbolo devem ser indicadas observações, se houverem.

Símbolo utilizado quando no fluxo de informações existe mais de um caminho a seguir. Neste caso, uma pergunta deve ser feita dentro do símbolo, de forma resumida. As respostas a esta pergunta devem ser preferencialmente sim ou não, que nascem em dois ângulos diferenciados e seguem caminhos alternativos.

Símbolo utilizado para representar arquivo definitivo de documentos físicos. Dentro dele deve ser colocado o local de arquivamento.

Emissão derelatório

Tela de programa

Terminação

Utilizado quando determinada etapa do processo é realizada através de uma tela de programa de computador.

Metodologia para criação de um fluxograma

Utilizado quando queremos indicar o início ou o fim de uma rotina ou de um fluxograma.

Utilizado quando determinada etapa do processo deve incluir a emissão de relatório.

Início

Fase doProcesso e

Responsável

Decisão

Fim

Fluxograma - Exemplo

Metodologia para criação de um fluxograma

� Para iniciar a preparação de um fluxograma de processo é sempre útil obter-se a rotina do processo.

� Você deve familiarizar-se o máximo que puder com o processo e coletar informações do operador, supervisor, pessoal de compras, financeiro, etc. Também será bom que a pessoa que tenha maior conhecimento do processo participe da elaboração do fluxograma.

� Descubra o que puder sobre as atividades.

� Trabalhe com fatos e dados, não com opiniões.

� Organize as informações em um ou mais fluxogramas.

� Os fluxogramas também podem ser elaborados para qualquer seqüência de eventos de natureza administrativa, tais como: trajeto de uma fatura, fluxo de materiais, etapas em um processo de alteração técnica, liberação de cota, colocação de pessoal, venda ou assistência técnica de um produto.

Fluxograma - Exemplo

Início

Inspeção de um setor da empresa

Chegada ao setor

Verificar documentação

Em ordem?

Não

Sim

Relatório parcialInspeção

linha 1

1

Há atraso?

Sim

Não

Verificar controle

Definir gargalos

Relatório

parcialInspeção

linha 2

Relatório final

Fim

1

Verificar errosApurar

responsabilidades

Metodologia para criação de um fluxograma

Vantagens do fluxograma:

Como ferramenta de análise de processos, o fluxograma apresenta vantagens que o qualificam como eficaz no trabalho a que se propõe:

� É uma ferramenta gráfica. Um retrato, quadro ou desenho, sendo muito mais representativo do que centenas de palavras escritas.

� Permite uma visão global de todo o processo analisado. Os integrantes de cada atividade passam a ver-se como componentes do processo e não como uma atividade isolada. Passam a ver como podem influenciar ou ser influenciados pelas atividades antecedentes ou subseqüentes.

� Mostra oportunidades de aperfeiçoamento no processo com clareza.

� Define exatamente o pessoal envolvido nas atividades do processo, identificando muitas vezes clientes negligenciados em análises anteriores.

� As informações sobre o processo são mais claras, permitindo explicá-lopara os elementos que não tomam parte dele.

� Permite fixar limites com maior facilidade.

Does picturecome on?

Is TVplugged in?

Plug in TV

No

Is picturegood?

Call TV repairman

Does picturecome on?

Is picturegood?Adjust knobs

Watchprogram

Turn TV On

Yes

No

NoYes

Yes

NoYes

NoYes

Metodologia para criação de um fluxograma

Como criar um fluxo detalhado:

1. Determinar o nível de detalhe necessário – se o processo é extenso, exclua detalhes que não acrescentarão valor ao entendimento do processo

2. Determine o conjunto de símbolos a ser usado

3. Identifique cada atividade relacionada ao processo na ordem em que ocorre. Pergunte: “O que ocorre depois?”

4. Selecione o símbolo correto para cada ação e use-o para gravar os passos do processo

5. Use setas para indicar a direção do fluxo do processo

6. Mantenha feedback, revise e edite antes da reprodução e distribuição

Mapeamento de processos usando o fluxograma

� O conceito básico para quem irá realizar um Mapeamento de Processos é imaginar-se como uma entrada na primeira etapa de um processo e seguir fisicamente por todas as etapas do processo até seu limite.

� Durante a caminhada deve-se coletar informações sobre cada passo do processo. Informações úteis geralmente incluem: tempos de trabalho e de espera, tipos de atividades (operação, revisão, re-trabalho, etc.), nível de “defeitos” observados e outros problemas de qualidade, volume processado, capacidade do processo, gargalos, entre outros.

� “Caminhar” fisicamente pelo processo, além de proporcionar um consistente entendimento, possibilitará também identificar sugestões de melhorias preliminares e permitir o contato direto com as pessoas realmente envolvidas no processo.

Fluxograma - Exercício

� Desenhe um fluxograma detalhado do processo: “Dar partida no carro e sair dirigindo”.

� Neste fluxograma indique:

� as ações do motorista

� as decisões que devem ser tomadas para o motorista colocar o carro em movimento

� Um exemplo de como este fluxograma poderia ser elaborado será mostrado no próximo slide.

Engata a ré, olha no espelho retrovisorverificando espaço de passagem

INÍCIO

FIM

Motorista

PROCEDIMENTO PARA DAR PARTIDA NO CARRO E SAIR DIRIGINDO

Pisa na embreagem,coloca em ponto

morto e dá a partida

Pega a chave , abre a porta do carro, entra, senta no banco e fecha a porta

Motorista

Motorista

Está em ponto morto?

Não

Carrodeve sair p/frente ou p/

trás?

Para trás

Engata a primeira,olha para frente

verificando espaço de passagem

MotoristaPara frente

Solta a embreagem e sai dirigindo

Motorista

Sim

Háobstáculo

?

Não

SimPisa no freio,coloca em

ponto morto e espera o

obstáculo sair

Motorista

Exercício - Resposta

Padrões de representação de processos

Fluxogramas�Os fluxogramas constituem uma das técnicas mais antigas e mais utilizadas para representar a execução de tarefas

�É o modelo apresentado nos slides anteriores

IDEF

�Integration DEFinition language

�Modelo para a modelação das atividades e do sistema de informação de suporte, desenvolvidas pela Força Aérea dos Estados Unidos

�Transformou-se em um padrão de referência internacional para o desenvolvimento de sistemas de Tecnologia da Informação

UML

� Unified Modeling Language

� É a padronização da linguagem de desenvolvimento orientado a objetos para visualização, especificação, construção e documentação de sistemas

� Muito voltada para modelar softwares

BPMN

�Business Process Modelling Notation

�BPMN define um diagrama de processo contendo elementos gráficos. Estes elementos representam atividades e o fluxo de controle que determina a ordem de execução destas atividades

�Está se transformando em um modelo padrão para a definição de softwares/sistemas integrados para atender ao conceito de BPM

Outras �Rede Petri, Event-driven Process Chains (EPC)

Softwares para desenhar fluxogramas

� Algumas das ferramentas disponíveis no mercado são: ARIS, Microsoft Visio, BizAgiModeler, ARPO Process Modeler, ferramentas da Proforma Corporation, ProVision ,Synthis Process Modeler, etc.

Ferramenta mais conhecida:

� Microsoft VisioDownload versão experiência de 60 diashttp://trial.trymicrosoftoffice.com/trialbrazil/product.aspx?re_ms=oo&family=visioprofessional&culture=pt-BR

Softwares específicos para fluxograma mais baratos:

� www.smartdraw.com

� www.edrawsoft.com

MS Visio – Apresentação Interface

MS Visio– Criando um fluxograma simples

MS Visio – Inserindo informações no fluxograma

Fluxograma Funcional

Env

ioD

ep

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Fe

cha

me

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Dep

to

Qu

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ad

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lien

te

Processo de impressão

A informação a

ser publicada é

coletada

O material é encadernado

Verificação de gramática

Pedido recebido

Pronto para distribuição ?

Processo de Publicação

Requisição

Processo de preenchimento

do pedido

MS Visio – Criando Fluxograma Funcional

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