“Modelos de Contabilidade Analítica nas Universidades ... · a contabilidade analítica reflecte...

Universidade de Coimbra Margarida Mano V Seminário da RAUI 2008 | 2008.03.13

“Modelos de Contabilidade Analítica

nas Universidades Portuguesas”

O c a s o d a U n i v e r s i d a d e d e C o i m b r a


Sistema de Ensino Superior em Portugal

Explosão do Sistema de Ensino Superior (anos 80 e 90);

Nº de Instituições

Recente decréscimo significativo de alunos tradicionais (licenciaturas);

Forte pressão do Estado no sentido de reduzir o financiamento público;Contexto fortemente competitivo, em particular na Investigação;2000: Mudança no Sistema de Contabilidade Educação (POC-E);Últimos anos com fortes perturbações de enquadramento (“políticas” de financiamento; mudanças de regras do Tesouro; etc.)2007: Mudança no Regime Jurídico das IES (RJIES)7.º Programa Quadro – Financiamento a Custos Totais

1 | Contexto

Politécnico Universitário TotalPúblico 28 15 43Privado 110 14 124Total 138 29 167



O que é ?

Sistema contabilístico de apoio à decisão e gestão, obrigatório de acordo com o POC-E;

Sistema de informação orientado (custos, proveitos e resultados) para os objectivos prosseguidos pelas Universidades;

Sistema de enquadramento institucional assente no princípio das actividades baseadas em custos;

Abordagem holística aos custos do Ensino, Investigação e Outros serviços.


Principais Objectivos

apoiar uma alocação eficiente de recursos;

compreender os “cost drivers”;

fornecer indicadores que permitam acompanhar

actividades e processos;

compreender desvios entre custos reais e previsionais.



O que permite ?complementar a informação da contabilidade

orçamental e da contabilidade patrimonial.

ORÇAMENTAL PATRIMONIAL

ANALÍTICA

• Mapas orçamentais• Indicadores de utilização

dos recursos financeiros

• Custos dos serviços,actividades e produtos

• Desvios• Demonstração resultados por funções

• Controlo dos movimentoscom terceiros

• Imobilizado (CIBE)• DR globais• Balanço

Regista as operações de gestão e controlo

orçamentaldas despesas e receitas

Apura os custos por funções

Apura os custos eos proveitos

de uma forma global



O que permite ?

► custo por curso, disciplina e aluno;

► custo de cada projecto de investigação;

► custo da prestação de serviços àcomunidade;

► custo dos serviços e actividades internas.

desagregar funcionalmente os custos por actividades intermédias e finais:

complementar a informação da contabilidade orçamental e da contabilidade patrimonial.




Em 2000, um conjunto de factores contribuíram para o desenvolvimento de um Projecto de Contabilidade Analítica:

Estratégicos – a UC sentiu necessidade de:apoiar uma afectação eficiente dos recursos;compreender os costs drivers;estabelecer indicadores que permitam a monitorização das actividades e dos processos;compreender o desvio entre os custos reais e os estimados;

Executivos: desenvolvimento de um sistema integrado de princípios relativamente a custos e rendimentos institucionais;

Operacionais: mudança do sistema de informação, orientado para a gestão dos objectivos (despesas, receitas e resultados)


Estrutura vertical por unidades orgânicas com autonomia relevante, que permite o controlo dos custos, dos proveitos e dos resultados por unidades independentes.

Modelo Conceptual da Estrutura Analítica da UC

UC dispõe não de uma, mas de várias contabilidades analíticas, pelo menos uma para cada Faculdade e outra para a Estrutura Central.

Concepção do sistema na UC


Outros programas

Outros programas

Outros programas

Outros programas

Outros programas

Outros programas

Outros programas

Outros programas

ActividadesActividadesActividadesActividadesActividadesActividadesActividadesActividades

Centros CustoCentros CustoCentros CustoCentros CustoCentros CustoCentros CustoCentros CustoCentros Custo

Objectos de Reclassificação








IIIDesportoPsicologiaEconomiaFarmáciaDireitoLetrasEstrutura Central


1ªfase – Ano lectivo 2002/2003 – Testeteste na Faculdade de Economia, constituindo o

projecto-piloto.

2ªfase – Ano lectivo 2003/2004 – Implementação desenvolvimento nas Faculdades de Letras, Direito,

Farmácia, Psicologia e Desporto a partir de Outubro de 2003 (primeiro Relatório com informação integrada para o ano lectivo2003/2004).

3ªfase – Ano lectivo 2004/2005 – Acompanhamento Pós-Implementação

reajustamento de algumas chaves de repartição, por parte das Faculdades, com base na experiência do ano anterior.

4ªfase – Ano lectivo 2005/2006 – Implementação na FMUC

Cronograma



Actividades

Investigação Prestação ServiçosEnsino

Projectos Investigação individuais; Unidades

de I&D; Inv. corrente

Serviços prestadosà comunidade

interna e externa

ESTRUTURA

Centros de CustoÓrgãos de GestãoNúcleosServiçosOutros

Reclassificação/Repartição de outros custos

Licenciatura; Mestrado,

Doutoramento, etc.



os dirigentes serão responsabilizados pelas informações

a contabilidade analítica reflecte o funcionamento da instituição e, por conseguinte, requer uma permanente actualização sendo objecto de aperfeiçoamento sucessivo e constante;

a definição dos critérios de imputação dos custos com pessoal docente às actividades constitui uma das análises mais importantes e complexas do processo;

a abordagem deve ser simples e pouco burocrática.



No apoio à decisão os Presidentes dos Órgãos de Gestão passam a ter à sua disposição:

Indicadores de Estrutura

Indicadores de Tendência

Indicadores de Desempenho

Alguns resultados



Alguns resultados (exemplo de uma Faculdade)

Indicadores de Estrutura

Indicadores de Desempenho

Indicadores de Tendência

62%

32%

1% 5%Ensino

Investigação

Prestação deServiçosOutrosProgramas

6,53

%

0,81

%

27,9

4%

64,7

3%

4,59

%

0,59

%

32,3

2%

62,4

9%

0%20%40%60%80%

Ensino Investigação Prestação deServiços

OutrosProgramas

2005/2006

2006/2007

Actividades 2006/2007



A importância do Benchmarking

Factores de Incentivo

Dificuldades

Benefícios



A Importância do BenchmarkingProjecto Transparent Costing in European Higher Education

Institutions (TCE – IES)10 Universidades EuropeiasConclusões da EUA Experts Conference: [Requisitos: maior

autonomia; capacidade para identificar a totalidade dos custos relacionados com as actividades e projectos das Instituições] [ Recomendações: Comissão Europeia; Governos; Instituições] www.eua.be | Conclusões


• Os princípios gerais dos Custos Totais são partilhados pelas IES na Europa, contudo, não é possível encontrar um entendimento comum relativamente à terminologia e aos métodos de identificação dos custos totais:

associados a projectos vs actividade institucional;inclui ou não: custos do Investimento; risco; custos de oportunidade; etc.?

• “Custos Económicos Totais” (UK) ≠ Custos Totais :as amortizações numa base de custos correntes, o que assegura os custos de manutenção e substituição das infra-estruturas físicas;custo do capital investido (taxa de juro e risco) o que assegurauma margem que pode ser utilizada em novos investimentos.


Factores de IncentivoDe natureza interna (prática de uma gestão adequada em contexto de elevada competitividade)

- ferramenta de gestão (uso do tempo de RH; custos; etc.)

- ferramenta para fixação do preço em interacção com o mercado

- “accountability”

De natureza externa:

- FP7 - Sétimo Programa Quadro para a Investigação e o Desenvolvimento Tecnológico (2007-2013)

- possibilidade de gerir os fundos www.ec.europa.eu/research



DificuldadesFinanceiras

o desenvolvimento deste projecto tem custos que em Portugal têmque ser assumidos integralmente pelas Instituições

- UK –TRAC (Transparent Approach to Costing) com fundos públicos adicionais para o projecto;

Contabilísticasnovos requisitos (codificar, reporte, etc.)conciliação do custo analítico com o balanço financeiro

Técnicasavaliação de um sistema de full costsavaliação de risco

Culturaismedição e registo de tempo pela RHenfrentar questões “sensíveis” nas instituições resistência à mudança



Estruturas de Gestão e Responsabilidade

Modelo de Afectação de Recursos

Novos critérios: no desenvolvimento de actividade e na sustentabilidade das actividades

Pessoas: envolvimento e comprometimento

Cultura Organizacional

Benefícios



A implementação da Contabilidade Analítica:

-Tem impacto transversal na Instituição;

-Cria oportunidade de clarificação nas actividades e a nível

institucional: Avaliação e Certificação;

- Alicerça mudança: técnica, de gestão e cultural.

5 | Conclusões


Obrigada pela Vossa atenção.


Ensino

Imputação

ReitoriaAdministração

EstabelecimentosÓrgãos de Gestão

Serviços de Apoio Geral

Custos IndirectosFaculdade A

Faculdade B

Investigação

Prestação de Serviços

Outros Programas

UC

Pessoal; Funcionamento;Amortizações e Provisões;

Outros Custos

Actividades Principais

Actividades Auxiliares

Ensino

Imputação





Faculdade B

Investigação


Outros Programas

UC


Outros Custos



EnsinoEnsino

Imputação





Faculdade B

Investigação


Outros Programas

UC


Outros Custos



Imputação





Faculdade B

Investigação


Outros Programas

Faculdade A

Faculdade B

Investigação


Outros Programas

UC


Outros Custos



UC


Outros Custos



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