Módulo 10: Modelos de Maturidade em GC

Versão: Maio de 2014 © Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista

Módulo 10: Grau de Maturidade em Gestão do Conhecimento

Módulo 10: Modelos de Maturidade em GC

Versão: Maio de 2014 © Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista

Instrumentos para avaliar o grau de maturidade em GC

Módulo 10: Modelos de Maturidade em GC

Versão: Maio de 2014 © Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista

Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada – Ipea Organization Knowledge Assessment (Banco

Mundial ) Road Map for Knowledge Management (APQC) Instrumento para a Avaliação da Gestão Pública

(GESPÚBLICA) Modelo da Asian Productivity Organization (APO) Instrumento de Pesquisa da OCDE Metodologia do Prêmio MAKE Modelo de Avaliação do Fórum Europeu

Modelos/Instrumentos e Roteiros

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Instrumento para a Avaliação do Grau de Maturidade em GC na Administração

Pública

Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea)

Exemplo de Instrumento para Avaliar o Grau de Maturidade em GC

Módulo 10: Modelos de Maturidade em GC

Versão: Maio de 2014 © Prof. Dr. Fábio Ferreira BatistaVersão: Maio de 2014 © Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista 13Modelo de GC para a Administração Pública Brasileira

Modelo de GC para a Administração Pública Brasileira

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Versão: Maio de 2014 © Prof. Dr. Fábio Ferreira BatistaVersão: Maio de 2014 © Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista

1.0 Liderança em GC2.0 Processo3.0 Pessoas4.0 Tecnologia5.0 Processos de GC6.0 Aprendizagem e Inovação 7.0 Resultados de GC

(*) Fonte: BATISTA, Fábio F. Modelo de GC para a Administração Pública Brasileira. Brasília: Ipea, 2012.

Breve auto-avaliação

Instrumento do Ipea

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1. A organização compartilha o conhecimento, a visão e a estratégia de GC fortemente alinhados com visão, missão e objetivos estratégicos da organização

2. Arranjos organizacionais foram implantados para formalizar as iniciativas de GC (exemplos: uma unidade central de coordenação da gestão da informação/conhecimento; gestor chefe de gestão da informação/conhecimento; equipes de melhoria da qualidade; COPs; e redes de conhecimento)

Critério 1.0: Liderança em GC

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3. Recursos financeiros são alocados nas iniciativas de GC

4. A organização tem uma política de proteção da informação e do conhecimento (exemplos: proteção da propriedade intelectual, segurança da informação e do conhecimento e política de acesso, integridade, autenticidade e sigilo das informações).

Critério 1.0: Liderança em GC

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5. A alta administração e as chefias intermediárias servem de modelo ao colocar em prática os valores de compartilhamento do conhecimento e de trabalho colaborativo. Elas passam mais tempo disseminando informação para suas equipes e facilitando o fluxo horizontal de informação entre suas equipes e equipes de outros departamentos/divisões/unidades

Critério 1.0: Liderança em GC

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6. A alta administração e as chefias intermediárias promovem, reconhecem e recompensam a melhoria do desempenho, o aprendizado individual e organizacional, o compartilhamento de conhecimento e a criação do conhecimento e inovação

Critério 1.0: Liderança em GC

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7. A organização define suas competências essenciais (capacidades importantes do ponto de vista estratégico que concede à organização vantagem comparativa) e as alinha à sua missão e aos objetivos da organização

8. A organização modela seus sistemas de trabalho e processos de apoio e finalísticos chave para agregar valor ao cidadão-usuário e alcançar alto desempenho institucional

Critério 2.0: Processos

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9. Na modelagem de processos são contemplados os seguintes fatores: novas tecnologias, compartilhamento de conhecimento na organização, flexibilidade, eficiência, eficácia e efetividade social

10. A organização tem um sistema próprio para gerenciar situações de crise ou eventos imprevistos que assegura a continuidade das operações, prevenção e recuperação

Critério 2.0: Processos

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11. A organização implementa e gerencia os processos de apoio e finalísticos chave para assegurar o atendimento dos requisitos do cidadão-usuário e a manutenção dos resultados da organização

12. A organização avalia e melhora continuamente seus processos de apoio e finalísticos para alcançar um melhor desempenho, reduzir a variação, melhorar produtos e serviços públicos e para manter-se atualizada com as práticas de excelência em gestão

Critério 2.0: Processos

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13. Os programas de educação e capacitação, assim como os de desenvolvimento de carreiras, ampliam o conhecimento, as habilidades e as capacidades do servidor público, servem de apoio para o alcance dos objetivos da organização e contribuem para o alto desempenho institucional

14. A organização dissemina de maneira sistemática informações sobre os benefícios, a política, a estratégia, o modelo, o plano e as ferramentas de GC para novos funcionários/servidores da organização

Critério 3.0: Pessoas

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15. A organização tem processos formais de mentoring, coaching e tutoria

16. A organização conta com banco de competências dos seus servidores públicos

17. A colaboração e o compartilhamento do conhecimento são ativamente reconhecidos e recompensados/corrigidos

Critério 3.0: Pessoas

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18. A organização do trabalho contempla a formação de pequenas equipes/grupos (exemplos: grupos de trabalho, comissões, círculos de qualidade, equipes de melhoria de processos de trabalho, equipes interfuncionais, equipes interdepartamentais, COPs) e a estrutura por processos para enfrentar as preocupações e os problemas no local de trabalho.

Critério 3.0: Pessoas

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19. A alta administração implantou uma infraestrutura de TI (exemplos: internet, intranet e sítio na Rede Mundial de Computadores (web) e dotou a organização com a estrutura necessária para facilitar a efetiva GC

20. A infraestrutura de TI está alinhada à estratégia de GC da organização

Critério 4.0: Tecnologia

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21. Todas as pessoas da organização têm acesso a computador

22. Todas as pessoas têm acesso à internet/intranet e a um endereço de e-mail.

23. As informações disponíveis no sítio da web/intranet são atualizadas regularmente

24. A intranet (ou uma rede similar) é usada como a principal fonte de comunicação em toda a organização como apoio à transferência de conhecimento e ao compartilhamento de informação.

Critério 4.0: Tecnologia

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25. A organização tem processos sistemáticos de identificação, criação, armazenamento, compartilhamento e utilização do conhecimento.

26. A organização conta com um mapa de conhecimento e distribui os ativos ou recursos de conhecimento por toda a organização.

27. O conhecimento adquirido após a execução de tarefas e a conclusão de projetos é registrado e compartilhado.

Critério 5.0: Processos de GC

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28. O conhecimento essencial de servidores públicos que estão saindo da organização é retido.

29. A organização compartilha as melhores práticas e lições aprendidas por toda a organização para que não haja um constante “reinventar da roda” e retrabalho.

30. As atividades de benchmarking são realizadas dentro e fora da organização, os resultados são usados para melhorar o desempenho organizacional e criar novo conhecimento.

Critério 5.0: Processos de GC

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31. A organização articula e reforça continuamente como valores a aprendizagem e a inovação.32. A organização considera a atitude de assumir riscos ou o fato de cometer erros como oportunidades de aprendizagem desde que isso não ocorra repetidamente.

33. Equipes interfuncionais são formadas para resolver problemas ou lidar com situações preocupantes que ocorrem em diferentes unidades gerenciais da organização.

Critério 6.0: Aprendizagem e Inovação

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34. As pessoas sentem que recebem autonomia dos seus superiores hierárquicos e que suas ideias e contribuições são geralmente valorizadas pela organização.

35. As chefias intermediárias estão dispostas a usar novas ferramentas e métodos

36. As pessoas são incentivadas a trabalhar junto com outros e a compartilhar informação.

Critério 6.0: Aprendizagem e Inovação

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37. A organização tem um histórico de sucesso na implementação da GC e de outras iniciativas de mudança que pode ser comprovado com resultados de indicadores de desempenho

38. São utilizados indicadores para avaliar o impacto das contribuições e das iniciativas de GC nos resultados da organização39. A organização melhorou – graças às contribuições e às iniciativas da GC – os resultados relativos aos indicadores de qualidade dos produtos e serviços.

Critério 7.0: Resultados de GC

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40. A organização melhorou – graças às contribuições e às iniciativas de GC – os resultados relativos aos indicadores de eficiência.

41. A organização melhorou – graças às contribuições e às iniciativas de GC – os resultados relativos aos indicadores de efetividade social

42. A organização melhorou – graças às contribuições e às iniciativas de GC – os resultados dos indicadores de legalidade, impessoalidade, publicidade, moralidade e desenvolvimento

Critério 7.0: Resultados de GC

Módulo 10: Modelos de Maturidade em GC

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Descrição Escala de Pontuação

Concordo totalmente 7

Concordo em grande parte 6

Concordo em parte 5

Neutro 4

Discordo em parte 3

Discordo em grande parte 2

Discordo totalmente 1

Escala

Módulo 10: Modelos de Maturidade em GC

Versão: Maio de 2014 © Prof. Dr. Fábio Ferreira BatistaNíveis de Maturidade em GC

42-92

93-143

144-194

195-245

246-294Maturidade

Refinamento

Introdução (expansão)

Iniciação

Reação

GC está institucionalizada na organização pública

A implementação da GC é avaliada e melhorada continuamente

Há práticas de GC em algumas areas

Não sabe o que é GC e desconhece sua importância para aumentar a eficiência e melhorar a qualidade e efetividade social

Começa a reconhecer a necessidade de gerenciar o conhecimento

Níveis de maturidade

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Modelo/Instrumento/Roteiro EquipeOrganization Knowledge Assessment (Banco Mundial )Road Map for Knowledge Management (APQC)Prêmio MAKE (Most Admired Knowledge Enterprises)Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea)

Exercício

Comparar os modelos/instrumentos/roteiro:

1. Quais são as semelhanças?2. Quais são as diferenças?

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Organizational Knowledge Assessment (OKA)

World Bank Institute (WBI)

Exemplo de Auditoria do Conhecimento

Método OKA

Módulo 10: Modelos de Maturidade em GC

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Gestão do Conhecimento (GC) é um princípio organizacional que objetiva utilizar informação, experiência, conhecimento e habilidades (Intellectual Assets) afim de gerar valor para a organização

O Projeto OKA foil concebido como ferramenta para acessar a capacidade e o nível de preparação de uma Organização na utilização adequada de seus ativos intelectuais.

O Projeto tem como objetivos principais:– Ser utilizado pelo WBI em seus treinamentos em GC– Ser utilizado em projetos de Assistência Técnica do WBI– Ser utilizado para avaliação de parceiros do Banco quando GC for um pré-

requisito– Coletar dados para benchmark em algumas dimensões da Gestão do

Conhecimento OKA complementa o trabalho que o Banco realiza de avaliação

da economia do conhecimento dos países (Knowledge Assessment Methodology - KAM).

Método OKA

Módulo 10: Modelos de Maturidade em GC

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O Método OKA inclui três elementos básicos: Pessoas, Processos e Sistemas. Cada um destes elementos inclui uma série de “Dimensões do Conhecimento”

Estas “Dimensões do Conhecimento” constituem o elemento chave do método que inclui 14 Dimensões

Cada “Dimensão do Conhecimento” incorpora um número de indicadores. A escolha destes indicadores foi resultado de entrevistas e pesquisa na área de GC, bem como de experiência derivada do programa de GC do Banco Mundial. Setenta (70) métricas foram escolhidas para o teste do método. A estas foram adicionadas métricas demográficas

O método foil viabilizado com um questionário composto de 205 questões (de um total inicial de 302) com “scores” associados a cada valor de cada questão

Método OKA

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• “Dimensões do Conhecimento”– Cultura e Incentivos– Identificação e Criação de Conhecimento– Compartilhamento do Conhecimento– Comunidades de Prática e Times– Aprendizado e Absorção do Conhecimento– Liderança e Estratégia– Alinhamento do programa/atividades de GC aos objetivos da

Organizacao– Operacionalização de processos do conhecimento nos

processos institucionais– Fluxos de gestão do conhecimento

Método OKA

Módulo 10: Modelos de Maturidade em GC

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• Tecnologia de informação e de suporte às atividades e programas de Gestão do Conhecimento

• Infraestrutura de acesso ao conhecimento• Tipos de conteúdo refletindo o Conhecimento da

Organização• Infraestrutura de suporte ao Program de Gestão do

Conhecimento

Método OKA

Módulo 10: Modelos de Maturidade em GC

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Exemplo de uma “Dimensão do Conhecimento”

Culture & Incentives

Definição:• As atitudes culturais implícitas e explícitas, convicções e incentivos que existem

dentro da organização para dar forma, criar suporte para o uso de recursos intelectuais visando alcançar objetivos da organização.

O que está sendo medido:• O grau em que as políticas organizacionais recompensam as atividades do

conhecimento (inclui mecanismos de transferência do conhecimento)• O grau de tolerância da organização relacionados com o comportamento de risco e

inovação • O grau de sustentação da organização para as atividades de aprendizagem • O grau de receptividade do empregado para mudanças na organização • O grau de participação de empregado em melhorar o desempenho da organização• O grau em que a organização é receptiva quanto às ideias externas

Método OKA

Módulo 10: Modelos de Maturidade em GC

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Results: Antonio Carlos Reis de Souza

.00

2.00

4.00

6.00

8.00

10.00

12.00

14.00

Cultural Incentives

Knowledge Identification and Creation

Knowledge Sharing

Communities of Practice and K-Teams

Knowledge and Learning

Leadership and Strategy

Knowledge Flows

Operationalization of Knowledge

Alignment

Metrics and Monitoring

KM Program

Knowledge Access and Infrastructure

Knowledge Content

Technology

Método OKA

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Road Map for Knowledge Management

American Productivity and Quality Center (APQC)

Exemplo de Instrumento para Avaliar o Grau de Maturidade em GC

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ESTÁGIO 1: INÍCIO1 A Gestão do Conhecimento é atualmente tema de interesse para sua

organização

2 Pelo menos alguns servidores/funcionários já identificaram os benefícios da Gestão do Conhecimento para sua organização

3 Alguém – a partir de interesse pessoal – decidiu investir tempo e energia e apostar no êxito da implementação da Gestão do Conhecimento na organização

4 Você e outros servidores/funcionários da organização aprenderam ou ouviram falar sobre Gestão do Conhecimento em palestras, cursos, congressos ou outros eventos de capacitação

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ESTÁGIO 2: DESENVOLVIMENTO DA ESTRATÉGIA1 Sua organização nomeou uma equipe para avaliar

preliminarmente o tema ou um comitê para propor estratégia de implementação da GCO

2 Há um dirigente na organização que apoia a continuidade das ações voltadas para implementação da GCO

3 A organização está levantando informações sobre práticas internas bem-sucedidas de GCO

4 A área de Tecnologia da Informação (TI) tem interesse em apoiar de maneira ativa as práticas de GCO

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ESTÁGIO 2: DESENVOLVIMENTO DA ESTRATÉGIA5 Existem evidências que comprovam que o compartilhamento de

conhecimento trouxe benefícios para a organizaçãono passado

6 Você (ou alguém na organização) já identificou alguns projetos piloto que demonstram que a Gestão do Conhecimento beneficiará a organização

7 A organização já definiu as áreas responsáveis, assegurou os recursos financeiros e identificou os participantes dos projetos piloto.

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ESTÁGIO 3: DESENHO E IMPLEMENTAÇÃO DE PRÁTICAS DE GC

1 A organização já desenhou um projeto piloto e definiu estratégias de implementação

2 A organização já implementou Comunidades de Prática, Intranet interativa de GCO, ou outros projetos piloto de implementação de práticas de GCO

3 A organização selecionou e capacitou facilitadores e líderes para atuar nos projetos piloto

4 A organização já elaborou indicadores para avaliar o desempenho dos projetos piloto e definiu um sistema de acompanhamento dos resultados

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ESTÁGIO 3: DESENHO E IMPLEMENTAÇÃO DE PRÁTICAS DE GC5 A organização definiu como irá aprender com a experiência de implementar

práticas de GCO6 organização definiu como irá estender as práticas de GCO implementadas

nos projetos piloto a todas asáreas

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ESTÁGIO 4: EXPANSÃO E APOIO1 Com os resultados dos projetos piloto, outras áreas da organização

manifestaram interesse em implementar práticas de GCO2 As práticas de Gestão do Conhecimento estão sendo divulgadas em toda a

organização

3 Todas as áreas conhecem as práticas de GCO da organização

4 A organização definiu uma estratégia para estender as práticas de GCO a todas as áreas

5 A organização assegurou a aplicação dos recursos necessários para estender as práticas de GCO todas as áreas

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ESTÁGIO 5: INSTITUCIONALIZAÇÃO DA GC1 A GCO está alinhada com e faz parte do modelo de gestão da organização2 As práticas de Gestão do Conhecimento são implementadas em todas as áreas

da organização

3 Todos os servidores/funcionários são capacitados para utilizar as ferramentas de GCO

4 A organização avalia de maneira contínua e sistemática a estratégia de GCO, identifica os pontos fracos e definee utiliza métodos para eliminá-los.

5 A organização dispõe de estrutura formal de apoio para manter as práticas de GCO

6 A organização utiliza sistema de reconhecimento para apoiar a estratégia de GCO

7 Compartilhar conhecimento tornou-se prática corrente na organização

Road Map for Knowledge Management

Módulo 10: Modelos de Maturidade em GC

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FIM DO MÓDULO 10. ConhecimentoObrigado!

Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista Técnico de Planejamento e PesquisaInstituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea)Secretaria de Assuntos Estratégicos (SAE)Presidência da RepúblicaTel.: (61) 3315-5082fabio.batista@ipea.gov.br

Professor do Mestrado em Gestão do Conhecimento e da Tecnologia da Informação (MGCTI)Universidade Católica de Brasíliafferreira@ucb.br

Módulo 10: Modelos de Maturidade em GC

Versão: Maio de 2014 © Prof. Dr. Fábio Ferreira Batista

Próximo Módulo: Módulo 11: O Valor da Gestão do Conhecimento

Leitura para a próxima aula