Gestão de Projetos Sociais

Manual para Organizações Sem Fins Lucrativos Instituto Voluntários em Ação

Maio 2011

Módulo 3 – Controle e Monitoramento

Realização Apoio

Controle e Monitoramento

Você já viu as funções gerenciais que auxiliam o gestor no gerenciamento dos projetos

e de que forma essas funções podem trazer melhores resultados. Porém, vamos

retornar ao tema de Controle e Monitoramento do projeto, pois é nessa etapa que,

muitas vezes, os gestores do projeto descobrem que as coisas não estão ocorrendo de

acordo com o que foi planejado.

Como você viu, o Controle é o processo desenvolvido para reduzir ao máximo as

diferenças entre o que foi planejado e o que efetivamente é realizado no desenrolar

das atividades do projeto.

4.1 Por que Monitorar/Acompanhar?

É por meio do monitoramento que conseguimos identificar problemas e pensar em

soluções. Só assim o Projeto terá continuidade. Veja abaixo alguns pontos importantes

possibilitados por essa função:

Identificar quando as coisas não estão andando corretamente.

Saber se os recursos estão sendo bem utilizados e se serão suficientes para o

que está sendo feito.

Conhecer se sua capacidade de trabalho é suficiente e apropriada.

Saber se você está realizando aquilo que planejou fazer.

Monitoramento/Acompanhamento O monitoramento é o acompanhamento do projeto por meio da coleta e análise constante

de informação sobre como o projeto se desenvolve. Quando você estrutura um sistema de

monitoramento, você está criando um sistema de coleta de informação útil para melhorar o

que fazer e como deve ser feito.

Uma das grandes vantagens é a possibilidade da identificação de problemas enquanto

estes ainda são pequenos e contornáveis, fato que facilita a tomada de decisões certas

no momento necessário, evitando o fracasso do projeto.

Veja agora os principais motivos do fracasso de projetos:

a) Erros no planejamento: objetivos que não existem ou não foram devidamente

identificados; atividades que não foram devidamente organizadas; pouca

harmonia entre as pessoas envolvidas e o desenrolar das atividades.

Exemplo: uma das professoras foi denominada para ministrar os cursos em

duas comunidades diferentes no mesmo horário ao longo do projeto. Na hora

da execução é necessária uma professora adicional, incrementando o custo do

projeto. Por causa da falta de recursos extraordinários, uma comunidade não é

atendida pelo projeto.

b) Erros de execução: os responsáveis do projeto não cumpriram as atividades ou

não desenvolveram processos segundo ao que foi planejado.

Exemplo: a professora não cobrou freqüência nas oficinas (mesmo que estava

planejado nas suas tarefas) porque o nível de assistência estava sendo baixo. O

coordenador do projeto não sabe da pouca participação e no final das contas o

projeto parece um fracasso.

c) Fatores Externos: eventos adversos novos e imprevisíveis que modificam o

cenário no qual o projeto está acontecendo.

Exemplo: duas das empresas parceiras que tinham se comprometido a

comercializar os artesanatos tiveram problemas de liquidez e terminaram não

assinando os contratos. O coordenador do Projeto consegue negociar 1

contrato com uma nova empresa parceira antes da finalização do projeto,

porém uma quantidade grande de artesanatos permanecem armazenados.

4.2. Como desenhar o Plano de Monitoramento para o Projeto?

Utilizando um Plano de Monitoramento você poderá acompanhar de forma mais

eficiente o andamento e desenvolvimento do Projeto. Agora você irá aprender como

elaborar esse documento. Para isso, siga o nosso passo-a-passo:

1º Passo: O que queremos saber?

“O que não é medido não pode ser gerenciado”: você só pode saber, com certeza, se

atingiu determinado resultado, a partir do momento que possui um indicador para

medir esse resultado.

A dificuldade e preocupação por “medir resultados” geralmente acontecem porque a

organização não sabe exatamente o que medir.

Por isso, a importância do planejamento inicial do projeto onde foram definidos:

Objetivo geral: Foco do projeto, no problema ou na situação

identificada que deve ser resolvida.

Objetivos específicos: Visão de como você gostaria que esta

situação fosse e de como você vai conseguir mudá-la. Dito de outra

maneira, os objetivos específicos são as estratégias ou ações para

atingir o objetivo geral.

Para monitorar o projeto, devem ser estabelecidos um ou mais indicadores para cada

objetivo especifico, uma medida que indique se o objetivo foi total ou parcialmente

alcançado.

Selecionando Indicadores

Os INDICADORES são medidas numéricas para conhecer em que medida os objetivos do

seu projeto estão ou não sendo alcançados, dentro de um prazo delimitado e numa

localidade específica.

Lembrando

Para compreender melhor, veja esse exemplo:

Deve ficar claro que esses indicadores estão intimamente relacionados aos objetivos

propostos por cada Projeto e, portanto, são determinados individualmente para cada

projeto.

A seleção de indicadores será a parte principal do monitoramento. Lembre-se que

quanto mais impreciso for um objetivo, mais difícil será achar seus indicadores e as

formas de trabalho.

É importante que os Indicadores apresentem as seguintes características:

Entendimento Simples

Facilidade de Construção

Relação direta com as ações efetuadas

Consistência com os Dados Disponíveis

2º Passo: Como obter a informação?

TAREFA: Antes de começar o projeto, pegue cada objetivo específico, um a um, e

estabeleça indicadores para medir os resultados. Será fundamental decidir os indicadores

com anterioridade à execução do Projeto, para poder coletar os dados.

Não adianta criar indicadores que não vamos conseguir mensurar. Para simplificar o

trabalho dos gestores/coordenadores do projeto, vamos esclarecer os tipos de

informação que deve ser utilizada para o monitoramento do seu projeto:

Por um lado, a transformação de uma resposta qualitativa aberta e que expresse

valores em uma resposta quantitativa pode perder informações que são relevantes

para a avaliação do projeto. Mas, por outro lado, permite que usemos para examinar,

Informação QUALITATIVA

Informação QUANTITATIVA

É aquela que oferece dados

numéricos indicando “quanto ou

quantos?”

Exemplo:

Qual o número de jovens da

Comunidade que participaram

das aulas?

Pode ser expressa de várias

maneiras:

Em números absolutos: por

exemplo, 45 meninas

freqüentaram os cursos de

capacitação entre os meses de

março e julho de 2010.

De forma percentual: por

exemplo, 50% das meninas

previstas freqüentaram as

oficinas de artesanato entre os

meses de março e julho de 2010.

Como realizar o cálculo? Neste

exemplo, trabalhando com listas

de presença ao longo dos cursos.

Indicam como as pessoas se

sentem a respeito de alguma

situação ou como as coisas são

feitas, ou como as pessoas se

comportam.

Você irá conseguir essas

informações perguntando,

observando e interpretando.

Exemplo:

Nível de auto-estima das

meninas que participaram das

oficinas de artesanato.

A informação qualitativa pode

ser transformada em informação

quantitativa. Basta criar uma

escala numérica para medir o

grau de satisfação, da seguinte

maneira:

Muito satisfeito: 5

Satisfeito:4

Indiferente:3

Insatisfeito:2

Muito Insatisfeito:1

por exemplo, se existe uma relação entre a nota obtida pelo aluno (quantitativo) e a

sua satisfação com a escola (qualitativo).

Mesmo quando a informação qualitativa é transformada em dados quantitativos, isso

não significa que não vão ser valiosas para a avaliação. A combinação de ambas as

respostas irá enriquecer a análise dos projetos.

Exemplo: Consideremos o programa de oficinas de artesanato para mulheres, meninas

e adolescentes. Após sua implementação, os indicadores quantitativos (nível de

freqüência nas oficinas, número de mulheres capacitadas, número de empresas

parceiras do projeto, número de contratos assinados, etc.) podem mostrar que o

projeto foi um sucesso. Porém, indicadores qualitativos (entrevistas com as mulheres e

professoras, nível de satisfação das empresas, etc.) poderiam mostrar que as oficinas

não foram adequadas, pois não atenderam as expectativas das empresas parceiras ou

não melhoraram a auto-estima das adolescentes.

Como decidir entre informação qualitativa ou quantitativa?

Como você acabou de ver, você vai medir com indicadores quantitativos o seguinte:

Resultados numéricos sobre os objetivos do projeto.

Desempenho financeiro.

Com indicadores qualitativos – por meio de entrevistas, reuniões de grupo,

observações, pesquisas de opinião, etc. – você medirá:

Os efeitos do projeto sobre os envolvidos: motivação, satisfação, etc.

Sentimentos e percepções: opiniões, stress, compreensão do público,

Dados quantitativos podem mostrar o que está acontecendo, enquanto os dados

qualitativos podem fornecer uma indicação das razões pelas quais o programa está tendo

aqueles resultados.

empenho, etc.

3º Passo: Que diferença o Projeto vai fazer? Chegados neste ponto, você pode se perguntar “Fiquei horas trabalhando para definir

indicadores segundo os objetivos específicos, pensando como e quem obterá as

informações. E agora? Como isso vai me ajudar a resolver os problemas do projeto

enquanto estiver em andamento?”

Sem registrar o cenário anterior à conclusão do Projeto, não podemos realizar o

monitoramento. Sendo assim, é de extrema importância que a Organização analise a

situação anterior, delimite os Objetivos e Indicadores, registre essas informações, para

que possam comparar os dados posteriores à conclusão do Projeto.

Veja esses conceitos:

Marco Zero: valor dos indicadores antes de iniciar o projeto, os números

iniciais do projeto. É como uma fotografia tirada no momento em que se

começa um projeto, para depois ver o que mudou ou não mudou.

Padrões de desempenho: o valor que confiamos que esses indicadores terão

graças às atividades de nosso projeto, o “padrão” que queremos alcançar.

Os dados coletados ao longo do monitoramento/acompanhamento não fazem sentido

nenhum se não forem comparados com a situação inicial, e não ajudarão a identificar

os problemas sem ser comparados de forma contínua aos padrões definidos.

TAREFA: Antes de começar o projeto, pegue cada indicador, um a um, e esclareça onde,

como e com que freqüência você vai obter a informação sobre a evolução de cada

indicador. Será fundamental esclarecer as fontes de informação com anterioridade à

execução do Projeto, para poder definir as formas e os responsáveis pela coleta de dados.

Padrões de Desempenho

Os principais tipos de padrões de desempenho existentes são:

Padrões de Quantidade: número de colaboradores no projeto, de atividades, de

serviços, de beneficiários, etc;

Padrões de Qualidade: qualidade das atividades, materiais, etc;

Padrões de Tempo: segundo o cronograma, o tempo para cada atividade;

Padrões de Custo: custo dos materiais, equipamentos, etc;

TAREFA:

Antes de começar o projeto:

Pegue cada indicador, um a um, e estabeleça com cuidado o valor que considera que espera

alcançar com o Projeto.

Faça uma lista de possíveis ações corretoras no caso que os indicadores não evolucionem

segundo o que foi planejado.

Durante o projeto:

Registre o valor de cada indicador segundo a freqüência que foi definida.

Compare esses valores com os padrões de desempenho que foram estabelecidos.

Caso os indicadores estejam por debaixo dos padrões estabelecidos, atue segundo as ações

corretoras para melhorar esse valor.

4º Passo: A Planilha de Monitoramento e Desempenho

OBJETIVO GERAL: Empoderamento das mulheres (mulheres, jovens e crianças) da Comunidade da Graça e da Comunidade do Estreito.

Objetivos Específicos Tipo de Indicador Fontes de Informação Freqüência Padrão de

Desempenho Ações Corretoras

(Estudar sempre possíveis fatores externos)

QUANTITATIVO

(1) Capacitar mulheres, jovens e crianças para a elaboração de

artesanato.

Freqüência das mulheres nas oficinas. (por faixa

etária)

Listas de Presença assinadas por professoras e

alunas

Cada oficina

65% 1. Reunião extraordinária com alunas e professoras 2. Procurar apoio de líderes comunitários 3. Entrevistas com as famílias das desistentes

Número de peças de artesanato produzidas (por tipo de produto)

Cotação das Peças Produzidas

Mensal entre 70 e 100

unidades

1. Revisão dos recursos materiais 2. Revisão da didática 3. Possível da troca de professora

QUALITATIVO

Qualidade dos materiais Entrevista com o grupo de

trabalho Mensal 4 (escala de 1-5) 1. Estudar troca de fornecedor

Motivação das professoras Entrevista individual

professoras Bimestral 4 (escala de 1-5) 1. Melhorar acompanhamento psicológico

Auto-estima das alunas (por faixa etária)

Entrevista individual com as alunas (por faixa etária)

Mensal Atingir 4

(escala de 1-5) 1. Reformulação da carga horária 2. Estudo de troca de didática 3. Possível troca de professora 4. Melhorar acompanhamento psicológico

Empenho Escolar (por faixa etária)

Entrevista com professores da escola

Bimestral Atingir 4

(escala de 1-5)

(2) Articulação de Parcerias com

empresas para a comercialização e venda dos

artesanatos.

QUANTITATIVO

Número de empresas parceiras

Contratos assinados Trimestral 4 empresas 1. Renegociação dos contratos 2. Contatar novas empresas

QUALITATIVO

Satisfação das empresas com as peças de

artesanato

Entrevista com Representantes das empresas parceiras

Mensal 4 (escala de 1-5) Identificar o motivo da insatisfação (design,material, resistencia, etc.) e estudar ação corretora correspondente (fornecedor, oficina, professora, etc.)