Mdulo 7

Mdulo 7

Oratria; Comunicao interna e externa

Comunicao oral: apresentao em ambientes de trabalho, acadmicos e em debates.

A exposio oral no algo simples. uma atividade complexa que mexe com as nossas emoes, com as nossas inseguranas. Por essa razo suamos frio, trememos, gaguejamos, ficamos com a boca seca, etc.

Falar em pblico uma arte que requer tranquilidade e nos exige segurana e firmeza no que afirmamos, pois envolve o nosso comprometimento e exige-nos responsabilidade. Se falharmos, ou mentirmos, automaticamente teremos a nossa imagem manchada. Imagine, ento, um funcionrio que representa uma grande e renomada empresa que mente, que irresponsvel. A imagem do funcionrio e a da empresa estaro manchadas e para consertar, exigir esforos mltiplos.

A exposio oral tanto poder ser til no mbito acadmico (seminrios, cursos, apresentao do PIM, etc), como nas empresas (conversas importantes ao direcionamento das aes da empresa, reunies, debates, entrevistas de emprego, etc). As reunies sociais, em que encontramos pessoas importantes nossa carreira, mesmo que em momentos menos formais, tambm nos exigem algum desembarao durante as conversas. Por essa razo, a busca por conhecimentos de temas variados podem nos ajudar a dominar um repertrio de temas variados, que garantiro o nosso destaque, o nosso poder de argumentao nas negociaes.

Mais especificamente, para que possamos apresentar bem um determinado tema, numa reunio, por exemplo, importante que tenhamos em mente a necessidade de:

o1 planejar:

Porqu e para qu / para quem; contedo; recursos disponveis; local; finalidade (tempo de exposio; vocabulrio (qual o pblico alvo?); nvel da fala / comunicao verbal e no verbal).

IMPORTANTE: cpia de segurana aos presentes, a fim de evitar que um imprevisto ocorra (falta de luz, por exemplo).

o2 preparao do discurso

Seqncia (Introduo, desenvolvimento, concluso);

Cuidados com a comunicao no verbal;

Vocabulrio (se necessrio: pesquisar);

Nvel de aprofundamento (conforme compreenso dos ouvintes);

Anotaes extras a parte (para consultas no previstas, ou para suprir os brancos).

IMPORTANTE: conhecer, dominar o assunto.

o3 treino (com familiares, amigos, colegas de trabalho e/ou gravao) =>avaliao prvia :

Tempo;

Maneira da apresentao e do discurso (ajustes).

o4 apresentao:

gua => voz;

Anotaes extras => para helps ou brancos.

Vale lembrar que, no caso das apresentaes de PIM Projeto Integrado Multidisciplinar, a todos os membros do grupo dada a oportunidade de falar, de discorrer sobre o assunto apresentado. Mais importante ainda, que todos os membros do grupo entendam que o momento das bancas um momento de aprendizado aos alunos, e no necessariamente, primordialmente, como uma avaliao por parte da banca.

Reinaldo Polito, em seu curso de expresso verbal (www.polito.com.br) esclarece que o objetivo das apresentaes convencer os ouvintes da verdade por ns apresentada. Por essa razo, devemos nos utilizar das palavras mais adequadas ao momento e agir com a razo. Por conta disso, o texto a ser utilizado por ns o dissertativo. Esclarece, tambm, que devemos persuadir os nossos ouvintes, por meio da comunicao no verbal: olho-no-olho o tempo todo, conferindo um ar de importncia a cada ouvinte. Oferece-nos, tambm, algumas dicas, que se as seguirmos nos ajudaro a elaborar e a realizar uma boa apresentao:

oRecorra da memria;

oObserve, pesquise o assunto;

oOrganize a sua apresentao;

oSeja pontual;

oUtilize o vocabulrio adequado;

oInspire-se, crie;

oSeja entusiasta;

oHaja com naturalidade;

oSeja criativo;

oCuidado com o tom de voz;

oMantenha ritmo, de forma a chamara a teno dos presentes;

oTenha o poder de sntese (resumo), seja breve;

oInforme-se sobre quais sero os recursos disponveis, antes da apresentao e se prepare em funo deles.

A importncia da comunicao interna e a importncia da comunicao externa, no universo corporativo

Como definio de comunicao, oriunda de dicionrio, podemos dizer que ato ou efeito de emitir; transmitir e receber mensagens por meio de mtodos e/ou processos convencionados, quer atravs da linguagem falada ou escrita, quer atravs de outros sinais, signos ou smbolos, quer de aparelhamento tcnico especializado, sonoro e/ou visual. (Dicionrio Aurlio).

De tudo o que j falamos, sobre comunicao nas empresas, ser que agora fica mais fcil compreender o sentido e a importncia da discusso do assunto, durante a formao do gestor em tecnologia?

Na verdade, comunicao empresarial uma poderosssima ferramenta estratgica, a disposio das empresas, para que tenham condies de dar continuidade s suas operaes infinitamente. O problema quando a comunicao no se faz presente dentro do ambiente organizacional. Normalmente as empresas cuja cultura fechada ao dilogo passam por esses problemas. Como conseqncia, so empresas que mal crescem, que mal inovam, cujos funcionrios tambm tendem a se fecharem e a no se organizarem como um time, como uma equipe, coesa e integrada. O futuro da empresa comea a se tornar incerto; as dificuldades internas sero muitas e o clima organizacional poder ser ruim, sem aproximao, e totalmente desfavorvel construo de laos de amizade entre os funcionrios.

A Comunicao Empresarial uma atividade estratgica multidisciplinar (sistmica), e constante, das empresas, envolvendo mtodos e tcnicas de diversas reas de uma empresa, tais como: Assessoria de Imprensa, Relaes Pblicas, Marketing, Atendimento ao Consumidor, Vendas, etc. Todas as reas da empresa esto envolvidas na atividade de comunicao, at mesmo aquelas que menos imaginamos, como por exemplo a rea de segurana: ao visitarmos uma empresa, passamos pela portaria, ou recepo, e devemos nos identificar para que adentremos a empresa. Tambm inclumos nesta lista a atividade deendomarketing, cuja misso divulgar informaes diversas a todos os pblicos internos de uma empresa, para que todos estejam inteirados de suas aes, de suas operaes, assim como divulgar informaes de interesse geral, tais como lanamentos de produtos / servios, dissdios, festa de confraternizao, etc.

Como vimos, a Comunicao Empresarial uma atividade que se relaciona, que envolve e que une todas as reas de uma empresa, favorecendo o fluxo de suas operaes. Por esta razo, uma atividade que est diretamente relacionada ao planejamento estratgico das empresas, da a sua fundamental importncia. Alm disso, essa integrao entre reas e atividades revela aos seus mercados-alvo, sociedade a personalidade da empresa. E, para que as pessoas percebam de forma positiva a sua imagem, a empresa precisa por em prtica planos de ao em diversas frentes, tais como:

Construo da imagem institucional da empresa.

Adequao dos trabalhadores para o aumento da competio no mercado.

Atendimento das exigncias dos consumidores mais conscientes dos seus direitos.

Defesa de interesses junto ao governo e aos polticos (lobby).

Preservao do meio ambiente, etc.

Para que a empresa consiga atingir os seus objetivos, necessrio que ela elabore bons Planos Integrados de Comunicao Empresarial (PICEs), cuja finalidade alcanar objetivos especficos de comunicao, sem desrespeitar as polticas internas (diretrizes que indicam o rumo, a conduta a ser seguida) da organizao. Quando esses planos do certo, a empresa atinge os objetivos propostos e, como conseqncia, poder melhorar os seus processo internos, satisfazer a real necessidade e os desejos dos consumidores, alm de motivar os funcionrios e aumentar a produtividade e a lucratividade.

No que diz respeito construo e manuteno de um conceito positivo da imagem corporativa, necessrio que a empresa planeje e organize atividades de curto, mdio e longo prazos. A idia que fazemos de uma empresa, ou como percebemos uma empresa, o que define a imagem que fazemos de tal empresa. Hoje, a imagem corporativa considerada como patrimnio organizacional e esse patrimnio possui um valor de mercado. Como exemplo, uma cala jeans, comprada sem etiqueta, poder custar ao cliente entre R$ 30,00 e R$ 50,00 (dependendo de onde a adquire); entretanto, se a comprar com a estampa de uma etiqueta famosa, essa mesma cala custar uma pequena fortuna, decorrente da etiqueta da marca ali inserida e, pela marca, devemos pagar mais. Isso explica porqu produtos lanados no mercado, por marcas j conhecidas e estabelecidas no mercado, so melhor aceitos e vendem mais, apesar do preo a elas (marcas) inerentes.

Por essa razo, j h cursos especializados nessa cincia, responsvel pela formao de Gestores Tecnolgicosem Comunicao Empresarial. Aose formar, o aluno estar apto a integrar recursos, pessoas, tecnologias, canais e intenes para a efetiva comunicao das organizaes, das empresas.

Peter Drucker, um dos grandes estudiosos sobre diversos assuntos que envolvem a gesto das empresas afirma que estamos vivendo a era do conhecimento e da economia da informao. Em outras palavras, significa que a informao nos presta alguns servios, dentre eles:

1.Adquirimos conhecimento sobre os diversos assuntos que envolvem a empresa, por meio da informao. Ela poder ser uma ferramenta poderosa para que as empresas tomem as suas decises com base em fatos reais e no apenas em suposies, ou imaginaes.

2.Se as decises das empresas so tomadas a partir de diferentes fontes de informao (internas e/ou externas), significa que as empresas estaro melhor preparadas para as suas atividades, suas decises sero mais acertadas. Se as decises sero mais acertadas significa que os riscos de erro diminuem consideravelmente; se diminui a possibilidade de erro, significa que as empresas sofrero menos prejuzos (financeiros, humanos e morais). Consequentemente, as empresas lucraro mais, ou investiro mais em suas operaes.

Para que as empresas acertem mais e errem menos, ser necessrio que haja muita discusso interna, envolvendo informao e raciocnios para que as decises que a empresa venha a tomar possam atingir os seus objetivos, as suas intenes. Para tanto, necessrio muito dilogo interno, ou seja, muita conversa formal e informal, para que as concluses sejam as mais realistas possveis.

Vale lembrar que a comunicao entre chefes e subordinados deve ser aberta e constante. As informaes pertinentes realizao das tarefas de cada rea devem ser transmitidas adequadamente, para que todos saibam qual o direcionamento que a empresa pretende tomar. A comunicao tem de fluir livremente, tanto na horizontal, como na vertical. Melhor esclarecendo:

oComunicao na horizontal: a relao entre os pares (entre gerentes, por exemplo), com o objetivo de troca, ou repasse, de informaes. Nessa situao, normalmente so as informaes valiosas e que podem possuir um carter estratgico empresa que esto envolvidas. Podem ser as que faro a diferena no momento da tomada de decises da corporao.

oComunicao na vertical: a comunicao relacionada entre os chefes e seus subordinados, em diversos nveis hierrquicos. Nesse quesito, se dividem em duas classificaes:

ocentrpeta = a comunicao originada do mais baixo nvel hierrquico, para o mais alto nvel hierrquico. Ex.: dos funcionrios para o Presidente; do Diretor, para o Gerente; do Gerente, para o Supervisor; do Supervisor para os seus subordinados; do Presidente para os nveis hierrquicos inferiores

ocentrfuga = a comunicao originada do mais alto nvel hierrquico, para o mais baixo nvel hierrquico. Ex.: do Presidente para o Diretor; do Diretor para o Gerente; do Gerente para o Supervisor; do Supervisor para os seus subordinados; do Presidente para os nveis hierrquicos inferiores.

A Comunicao Empresarial est voltada, basicamente a dois pblicos distintos:

Pblico interno: colaboradores da empresa (funcionrios, fornecedores e parceiros).

Pblico externo: sociedade de maneira geral (governo, polticos, formadores de opinio e consumidores).

No que diz respeito ao pblico interno, a empresa poder se utilizar de diversos meios de comunicao, a fim de facilitar o contato e a velocidade com os seus diversos pblicos de interesse (stakeholders), tais como: boletins, jornal ou revista interna (tambm conhecidos comoHouse Organ), cartazes / faixas, jornal mural, reunies, palestras, treinamentos, intranet, etc. O mesmo poder acontecer com os pblicos externos:House Organ;Ombudsman ou Ouvidor; SAC Servio de Atendimento ao Consumidor, ou CRM -Customer Relationship Managment(Gesto de Relacionamento com o Cliente); campanhas de publicidade institucional (corporativa) e mercadolgica (marketing / vendas); boletins externos; site; Balano Social / Relatrio Anual; Assessoria de Imprensa; etc.

A cada documento / canal de comunicao utilizado, um tipo de pblico-alvo direcionado, assim como o contedo e o volume de informao ali depositado, conforme a inteno, conforme as normas padronizadas de cada documento (Ex.: Balano Social). Diante disso, o gestor de comunicao deve ser um funcionrio responsvel e estrategista, de forma a utilizar o veculo mais adequado ao momento.

A sociedade, de uma maneira geral, cobra as empresas, no que diz respeito s suas aes. O Cdigo de Defesa do Consumidor, hoje obrigatrio em todos os estabelecimentos comerciais, existe para defender os direitos dos consumidores e das empresas tambm. Os consumidores no querem pagar mais por um produto, ou servio, sem que percebam que a mais um valor justo. Alm disso, as redes sociais so grandes aliados dos consumidores que se utilizam desse meio de comunicao para reclamar e divulgar descontentamentos.

Para que a empresa possa se salvaguardar de dissabores, de problemas que arranhem a sua imagem corporativa (patrimnio; ferramenta de marketing global da empresa), importante e relevante a presena de um canal de comunicao direta com o consumidor, s assim as empresas podero minimizar impactos negativos que possam vir a afet-la. Por meio desse canal, muitas dvidas podero ser sanadas; muitos problemas podero ser resolvidos; muito a empresa poder aprender com os seus consumidores / clientes, de forma a melhorar cada vez mais o que a eles ela oferece e vier a oferecer. O cliente encantado, que se fideliza, que leal empresa poder vir a se tornar o embaixador da empresa, ajudando na divulgao e na manuteno da imagem da organizao. Por essa razo, saber ouvir o que as pessoas tm para dizer, resultarem aprender. Quandoa empresa aprende com os consumidores, prontamente ela se adequa s reais necessidades destes e melhor se destaca no mercado. Se melhor ela se destacar, frente concorrncia, mais chances de manuteno, sobrevivncia, ela ter num mercado to competitivo.

No que tange ao pblico interno, no diferente. Saber ouvir o funcionrio, entender suas necessidades profissionais e pessoais, tambm ajudar a empresa a melhor desenvolver suas atividades, pois funcionrio motivado no mede esforos, veste a camisa. E esta poder ser uma boa estratgia da empresa para evitar que se formem grupos internos interessados em espalhar notcias que possam vir a comprometer as operaes da empresa. Com isso a empresa evita que a Rdio Peo se instale e divulgue notcias falsas, ou imprecisas (boatos). Quando a empresa alcana um grau de comprometimento elevado de seus funcionrios, a Rdio Peo desaparece, assim como a produtividade e a qualidade de seus produtos, ou servios, melhora consideravelmente, contribuindo ainda mais para a sua continuidade.

Quanto ao uso dos e-mails da empresa, principalmente, necessrio que haja o bom senso. As pessoas devero ser agradveis, elegantes e agirem com naturalidade, ao redigirem os seus e-mails, evitando escreve-los com letras maisculas, cuja conotao de estarmos gritando no ouvido do outro. Devero ser cordiais, embora seja um meio de comunicao gil. E, por essa razo, um instrumento eficiente. Porm, alguns cuidados devem ser observados antes de enviarmos qualquer tipo de mensagem, por e-mail:

oDevemos escrev-los com calma, revisando o texto para evitar erros de digitao, falta de coeso e de cordialidade (lembre-se de que um documento que tem valor, assim como a carta comercial).

oDevemos enviar apenas as informaes pertinentes ao foro profissional. Neste caso, beijos e abraos, assim como cdigos e vocabulrio inadequado ao ambiente profissional, no podero estar presentes, pois transmitiro uma imagem (da empresa e do profissional) no profissional, no sria, no responsvel, e - em alguns casos -, de descaso, de desrespeito.

Quanto ao uso da internet, que em algumas empresas liberada, dever levar em considerao os mesmos cuidados ao utilizarmos os e-mails da empresa:

oUtilizar para pesquisas relacionadas rea de atuao, sobre assuntos relevantes ao seu trabalho e empresa.

oEvitar visitar sites relacionados a assuntos relacionados a sexo, pedofilia, etc (assuntos no ticos).

oNo caso dos e-mails particulares, a preocupao no diferente: seja breve e volte ao seu trabalho.

Exerccio

1.Pensando-se em oratria, importante que tenhamos uma preparao prvia da nossa apresentao, durante uma reunio na empresa, por exemplo. Alm disso, precisamos:

I. Escolher o tema que ser discutido, incluindo nossos interesses no assunto, visando promoo futura.

II. Planejar e organizar a apresentao, tomando o cuidado com a linguagem a ser utilizada e que ser compreendida pelo pblico.

III. Preparar um esboo do contedo da apresentao, incluindo anotaes extas, em uma ficha.

Podemos afirmar que:

a.As afirmaes I e III esto certas.

b.As afirmaes II e III esto certas.

c.As afirmaes I e II esto certas.

d.Apenas a afirmao I est certa.

e.Apenas a afirmao II est certa.

Alternativa correta: B

Comentrios no mdulo: Quando somos convocados a uma reunio de negcios, devemos estar informados a respeito dos assuntos que devero ser discutidos e qual ser a nossa incumbncia, previamente. Por essa razo, planejamos a nossa apresentao, colhendo dados relevantes ao propsito da reunio.

Contedo destinado ao uso exclusivo dos alunos dos cursos de Gesto Tecnolgica, da Universidade Paulista UNIP, elaborado pela Professora Mrcia Bronsert.