MOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEA prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes...

MOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEA

Proposto por:

Divisão de Operações (DIOPE)

Analisado por:

Diretor do Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos (DEGEA)

Aprovado por:

Diretor-Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR)

ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.

Base Normativa: Código: Revisão: Página:

Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 1 de 2 4

1 OBJETIVO

Estabelecer critérios e procedimentos para movimentação de documentos

acondicionados em caixas-arquivo no Departamento de Gestão de Acervos

Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DEGEA)

do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ).

2 CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA

Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Departamento de Gestão de Acervos

Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DEGEA),

passando a vigorar a partir de 02/12/2013.

3 DEFINIÇÕES

TERMO DEFINIÇÃO

Amostragem Técnica de seleção em que, de um dado conjunto, elege-se um subconjunto representativo do todo.

Arquivo corrente Conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes.

Arquivo Externo Empresa contratada (empresa terceirizada) para guarda de caixas-arquivo.

Arquivo intermediário

Conjunto dos documentos que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, aguardam, por razões de interesse administrativo, a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente.

Arquivo permanente Conjunto dos documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Avaliação de documento Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

Baixa Toda movimentação de autos de processo que esgote sua tramitação no órgão, procedendo-se ao respectivo registro informatizado.

Caixa-arquivo Caixa padronizada, que substitui o maço, destinada à acomodação e à proteção de documentos, visando ao arquivamento destes.





TERMO DEFINIÇÃO

Classificar documento

Sequência de operações que, de acordo com as diferentes estruturas organizacionais, funções e atividades da entidade produtora, visam a distribuir em classes os documentos de um arquivo.

Código de Classificação de Documentos (CCD) do PJERJ

Instrumento técnico utilizado nos arquivos correntes e intermediários para consolidar codificação hierárquica de assuntos de documentos, visando, principalmente, ao respectivo agrupamento lógico e físico.

Condensação Junção do conteúdo de duas ou mais caixas - arquivo, visando a otimização do espaço físico.

Desarquivamento Compulsório

Retirar, obrigatoriamente, autos de processos arquivados provisoriamente, da rede de arquivos do PJERJ, encaminhá-los à Divisão de Processamento Especial e Arquivamento da Diretoria Geral de Fiscalização e Assessoramento Judicial – DGFAJ/DIPEA para possível extinção do processo, e fazer a devida atualização no sistema informatizado.

Destinação final de documentos

Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente ou eliminação.

Eliminação de documento

Destruição de documento destituído de valor para guarda permanente e que, de acordo com a tabela de temporalidade, já cumpriu o seu respectivo prazo de guarda.

Etiqueta ARQGER Etiqueta auto-adesiva com código de barras emitida pelo sistema ARQGER para identificação numérica da caixa-arquivo.

Etiqueta de localização Etiqueta auto-adesiva com código de barras emitida pelo sistema ARQGER para identificação alfa-numérica da localização da caixa-arquivo nos Centros de Informação – CI.

Lote de caixas Conjunto de caixas-arquivo reunidas em sistema informatizado para facilitar a movimentação.

Seleção de documentos Separação dos documentos de valor permanente daqueles passíveis de eliminação, mediante critérios e técnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.

Sistema ARQGER

Sistema informatizado utilizado pelo Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DEGEA), para o gerenciamento do acervo arquivístico do PJERJ.

Sistema de Controle de Malote (SISCOMA)

Sistema informatizado de controle de malotes e rastreabilidade de documentos.

Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) do

Instrumento técnico de destinação de documentos, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento, o descarte





TERMO DEFINIÇÃO

PJERJ ou a eliminação de documentos.

4 REFERÊNCIAS

• Ato Executivo Conjunto TJ/CGJ nº 04/2004 - Dispõe sobre a utilização do correio

eletrônico para a correspondência interna do Tribunal de Justiça e dá outras

providências;

• Aviso Conjunto TJ/CGJ nº 09/2007 - Avisam que as comunicações internas da

Presidência e da Corregedoria Geral da Justiça serão feitas por meio eletrônico, de

acordo com as determinações contidas no Ato Executivo Conjunto TJ/CGJ n°4, de

27/01/2004);

• Resolução TJ/OE nº 10/2011 - Altera os arts. 58 e 101 a 108 e introduz dois novos

dispositivos na Resolucao TJ/OE n. 38, de 13 de dezembro de 2010, para alterar a

estrutura organizacional da Diretoria Geral de Fiscalizacao e Apoio

as Serventias Judiciais da Corregedoria Geral da Justica;

• Resolução TJ/OE nº 22/06 - Regula o arquivamento definitivo dos autos dos

processos cíveis e dá outra providências;

• Ato Normativo Conjunto nº. 01/2005 - Disciplina, no âmbito do Poder Judiciário do

Estado do Rio de Janeiro, a eliminação dos autos processuais dos Juizados Especiais

Cíveis), com alteração do art 1º, cuja redação dada pelo Ato Executivo TJ nº

5156/2009 é a seguinte: “Art. 1° - Os autos process uais findos dos Juizados Especiais

Cíveis serão eliminados após o prazo de 90 (noventa) dias da data do arquivamento

definitivo. (Redação dada pelo Ato Executivo TJ nº 5156/2009;

• Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ 03/2005 - Resolve que os autos processuais findos

dos Juizados Especiais Civeis, que já se encontravam sob a guarda do Departamento

de Gestão de Acervos Arquivísticos antes da edição do Ato Normativo 01/2005, serão

eliminados após o prazo de 180 (cento e oitenta) dias da data de publicação do

presente ato;





• Ato Executivo TJ nº 5157/2009 - Disciplina, no âmbito do Poder Judiciário do Estado

do Rio de Janeiro, a eliminação dos autos processuais dos Juizados Especiais

Criminais;

• Ato Executivo TJ nº 4363/2010 - Autoriza a eliminação de processos julgados sem

resolução do mérito, com baixa no registro de distribuição, em decorrência do

cumprimento da Meta 2 de 2009, do Conselho Nacional de Justiça – CNJ;

• Ato Executivo TJ nº 4364/2010 - Autoriza a eliminação de processos judiciais de

acordo com a Tabela de Temporalidade de Documentos do PJERJ, a publicação de

editais para manifestação das partes e dá outras providências.

5 RESPONSABILIDADES GERAIS

FUNÇÃO RESPONSABILIDADE

Diretor da Divisão de Operações da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/DIOPE)

• Supervisionar o trâmite de movimentação de documentos no Arquivo Central e nos Arquivos Regionais;

• coordenar a atividade de eliminação de documentos indicados pelo sistema ARQGER.

Chefe do Serviço de Desarquivamento de Documentos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEDES)

• Coordenar o trâmite de movimentação de documentos no Arquivo Central;

• acompanhar as equipes nas atividades de eliminação e desarquivamento de documentos indicados pelo sistema ARQGER;

• registrar em FRM os produtos não-conformes; • elaborar Planos de ação; • consolidar os indicadores de desempenho.

Chefe do Serviço do Arquivo de Rio Bonito, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEARB)

• Coordenar o trâmite de movimentação de documentos no Arquivo Regional de Rio Bonito;

• imprimir relatório para desarquivamento das caixas-arquivo;

• disponibilizar as caixas-arquivo contendo documentos a serem descartados;

• acompanhar a equipe na atividade de eliminação de documentos indicados pelo sistema ARQGER.

Chefe do Serviço do Arquivo de • Coordenar o trâmite de movimentação de





FUNÇÃO RESPONSABILIDADE Itaipava da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR /SEAIT)

documentos no Arquivo Regional de Itaipava; • imprimir relatório para desarquivamento das

caixas-arquivo; • disponibilizar as caixas-arquivo contendo

documentos a serem descartados; • acompanhar a equipe na atividade de

eliminação de documentos indicados pelo sistema ARQGER.

Serviço de Gestão de Instrumentos Arquivísticos da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais (DGJUR/SEGIA)

• Classificar os tipos documentais que não estejam contemplados no CCD.

Prestador de Serviço

• Realizar pesquisas nos sistemas informatizados;

• prestar informações aos usuários;

• operar sistema ARQGER; • retirar documentos da caixa-arquivo; • condensar caixa-arquivo; • conferir documentos; • registrar a retirada e a confirmação dos

processos indicados para eliminação pelo Sistema ARQGER;

• receber caixas-arquivo, organizando-as; • movimentar documentos armazenados na

caixa-arquivo.

Associação Beneficente dos Amigos do Tribunal do Estado do Rio de Janeiro (ABATERJ)

• Indicar a empresa terceirizada responsável pela coleta e fragmentação dos documentos indicados para eliminação pelo DEGEA;

• acompanhar o transporte dos documentos indicados para eliminação pelo DEGEA.

6 CONDIÇÕES GERAIS

6.1 O processo de trabalho “Movimentar Documentos no DEGEA” compreende as

atividades operacionais e o cadastramento de informação no sistema ARQGER.

6.2 Os registros de movimentação (entrada, saída, solicitação, vinculação, inclusão ou

exclusão, condensação e eliminação) de caixas-arquivo ou lote de caixas-arquivo,

emissão de guias, recibos ou relatórios são feitos por meio do sistema ARQGER.





6.3 O prazo para atendimento de documentos que estejam acondicionados em caixa-

arquivo localizada no “Arquivo 09 – Recall” é de 2 dias úteis.

6.4 Os registros de solicitação, recebimento e envio de caixas-arquivo ao Arquivo 09 –

Recall são realizados no ARQGER, por meio do menu “Arquivo Externo”.

6.5 Os arquivos eletrônicos de envio de caixas, somente são disponibilizados à empresa

contratada após a confirmação da saída da viatura oficial das dependências do Arquivo

Central com destino ao Arquivo 09 - Recall.

6.6 As caixas-arquivo armazenadas no “Arquivo 09 – Recall” com pedido de

desarquivamento são solicitadas pelo SEDES-Posto, célula de trabalho localizada nas

dependências da empresa contratada, que providencia o desarquivamento e remessa

das mesmas para o SEDES-Expedição.

6.7 As caixas grandes com padronização distinta, fornecidas exclusivamente pelo DEGEA,

são armazenadas na empresa contratada.

6.8 A eliminação é realizada de acordo com os prazos de guarda e a destinação final

estipulados na TTD.

6.8.1 Os procedimentos descritos nesta RAD são aplicados ao Arquivo Central e aos

Arquivos Regionais.

6.8.2 O processo de trabalho está vinculado ao carregamento da base de dados (sistema

ARQGER) de documentos indicados para eliminação.

6.8.3 O documento, cujo prazo de guarda em arquivo corrente tenha sido cumprido no

arquivo intermediário e tenha como destinação final a eliminação, será descartado no

DEGEA.

6.8.4 O produto da eliminação é coletado por empresa terceirizada, contratada pela

Associação Beneficente dos Amigos do Tribunal de Justiça do Estado do Rio de

Janeiro (ABATERJ), com vistas à reciclagem.





6.8.5 No caso de dúvidas quanto à necessidade de baixa em relação aos processos judiciais

(tipos de ação), o SEDES consulta o SEGIA.

7 IDENTIFICAÇÃO DAS ETIQUETAS

7.1 As etiquetas emitidas pelo sistema ARQGER obedecem ao seguinte padrão:

Etiqueta de Caixa-arquivo

Cx00.000.000-0

Etiqueta de Localização

0.G0.S0.0000

Número que define a posição na prateleira

Sigla que define o setor no andar

Sigla que define o andar do CI

Unidade de Arquivo

8 MOVIMENTAR DOCUMENTOS ARMAZENADOS EM CAIXA-ARQUIV O PARA ARQUIVAMENTO

8.1 SEDES-Triagem recebe caixas-arquivo ou lote de caixas-arquivo contendo

documentos para armazenamento.

8.1.1 No caso do recebimento de lote de caixas-arquivo é feita a conferência por meio do

recibo de lote impresso.

8.1.2 Se a caixa-arquivo não constar do lote, o funcionário do SEDES encaminha

mensagem eletrônica à unidade remetente para verificação. Caso a caixa-arquivo

Digito verificador Número que identifica a caixa-arquivo





seja localizada, regulariza o lote. Caso contrário, efetua o registro da não localização

no quadro de controle de produtos não conformes, de acordo com os procedimentos

da RAD-DGJUR-049 – Tratamento de Produtos Não Conformes no DEGEA.

8.2 Após a conferência, registra a entrada do lote de caixas-arquivo no sistema ARQGER e

procede à exclusão do lote para individualizar as caixas-arquivo.

8.2.1 No caso de caixas-arquivo recebidas individualmente há somente o registro de

entrada das mesmas no sistema.

8.2.1.1 As caixas-arquivo cujas etiquetas não permitem movimentação por leitora óptica são

segregadas para a reimpressão da segunda via das etiquetas.

8.2.1.2 O funcionário emite a segunda via da etiqueta e cola na caixa-arquivo.

8.2.2 Caso a caixa-arquivo esteja danificada, envia para área de “caixas-arquivo

danificadas” e registra no quadro de controle de produtos não conformes do DEGEA

a existência de caixa-arquivo danificada, de acordo com os procedimentos da RAD-

DGJUR-049 - Tratamento de Produtos Não Conformes no DEGEA.

8.3 Cola a etiqueta de localização na parte frontal inferior da caixa-arquivo e a vincula à

etiqueta ARQGER.

8.4 Registra a saída da caixa-arquivo com destino ao SEDES - Centros de Informação. No

SEARB e SEAIT, após o recebimento, as caixas-arquivo são movimentadas para o CI.

8.5 SEDES – Centros de Informação registra a entrada da caixa-arquivo.


danificadas” e registra no quadro de controle de produtos não conformes do DEGEA

a existência de caixa-arquivo danificada, de acordo com os procedimentos da RAD-


8.6 Armazena a caixa-arquivo na posição indicada na etiqueta de localização.





9 CONDENSAR CAIXA-ARQUIVO

9.1 O funcionário acessa a rotina especifica do sistema ARQGER, informa a quantidade de

caixas-arquivo a serem condensadas e emite o relatório de caixas para condensação.

9.2 Havendo caixas-arquivo na área de “caixas-arquivo danificadas”, efetua a condensação

com as caixas-arquivo destinadas a Recall.

9.3 Localiza nos Centros de Informação, as caixas solicitadas, retirando-as da estante.

9.3.1 Caso alguma caixa-arquivo não esteja na posição da estante indicada, providencia o

registro da ocorrência no Quadro de Controle de Produtos Não Conformes do

DEGEA, de acordo com os procedimentos da RAD-DGJUR-049 - Tratamento de

Produtos Não Conformes no DEGEA.

9.4 No Arquivo Central, registra a saída das caixas-arquivo com destino ao SEDES–

Triagem. No SEAIT e SEARB, o destino é a Recepção.

9.5 Registra a entrada das caixas-arquivo e efetua por meio do sistema ARQGER, a

transferência do conteúdo da caixa-arquivo de origem para a caixa-arquivo de destino

e grava a operação.

9.5.1 Acondiciona a caixa-arquivo com conteúdo no palete e segrega a vazia para ser

consultada.

9.6 Verifica, antes do envio do palete para o Centro de Informações, se as caixas-arquivo

vazias possuem conteúdo registrado no sistema ARQGER.

9.6.1 Caso haja caixa-arquivo vazia com conteúdo registrado no sistema ARQGER, verifica

todas as caixas-arquivo acondicionadas no palete e realiza a regularização no

sistema.

9.7 Envia as caixas-arquivo vazias para serem reaproveitadas ou para trituração.

9.8 Envia caixa-arquivo completa para o Centro de Informação.




Ato Executivo nº 2.950/2003 RAD-DGJUR-040 00 10 de 24

10 RETIRAR DOCUMENTO DA CAIXA-ARQUIVO PARA DESARQUI VAMENTO

10.1 SEDES, SEAIT e SEARB recebem das unidades organizacionais do PJERJ os pedidos

de desarquivamento, conforme os procedimentos da RAD-DGJUR-035 – Arquivar e

Desarquivar Documentos no DEGEA.

10.1.1 Os pedidos de desarquivamento de documentos que não estejam registrados no

sistema ARQGER são encaminhados à Central de Atendimento da DGJUR/DIOPE

para monitoramento.

10.2 O procedimento de monitoramento dos pedidos não localizados no sistema ARQGER

está disciplinado na RAD-DGJUR-041 – Prestar Atendimento aos Usuários.

10.3 O funcionário registra os pedidos de desarquivamento no sistema e imprime relatório

de caixas solicitadas.

10.4 Localiza, nos Centros de Informação, as caixas solicitadas, retirando-as da estante.

10.4.1 Caso alguma caixa-arquivo não esteja na posição da estante indicada, providencia o

registro da ocorrência no Quadro de Controle de Produtos Não Conformes do

DEGEA, de acordo com os procedimentos da RAD-DGJUR-049 - Tratamento de

Produtos Não Conformes no DEGEA.

10.5 No Arquivo Central, registra a saída das caixas-arquivo com destino ao SEDES –

Consulta.

10.5.1 No SEARB e SEAIT, registra a saída das caixas-arquivo com destino ao setor de

recepção, a fim de efetuar o desarquivamento dos documentos solicitados.

10.6 Registra a entrada das caixas-arquivo no SEDES – Consulta e efetua a retirada dos

documentos constantes dos pedidos de desarquivamento.

10.6.1 Caso seja retirado todo o conteúdo da caixa-arquivo para desarquivamento, efetua a

eliminação da etiqueta no sistema ARQGER.





10.6.2 No caso de maço administrativo, encaminha toda a caixa para UO solicitante, por

meio da guia de entrega.

10.6.3 No Arquivo Central, caso a caixa-arquivo apresente menos de 50% (cinquenta por

cento) de sua capacidade de armazenagem ocupada, envia para o SEDES -Triagem

para ser efetuada a condensação.

10.6.4 No SEARB e no SEAIT, é registrada no sistema ARQGER a caixa-arquivo que

apresenta menos de 50% (cinquenta por cento) de sua capacidade de armazenagem

ocupada, para posterior condensação.


danificadas” e registra no quadro de controle de produtos não conformes do DEGEA a

existência de caixa-arquivo danificada, de acordo com os procedimentos da RAD-

DGJUR-049- Tratamento de Produtos Não Conformes no DEGEA.

10.6.6 Nos casos em que o atendimento de processos acondicionados em caixa localizada

no “Arquivo 09 – Recall” ensejar o integral esvaziamento desta, o funcionário do

SEDES solicita à contratada, por meio do correio eletrônico, a exclusão desta caixa

do contrato (perm out).

10.6.7 Emite a guia de desarquivamento em uma via.

10.7 No âmbito do Arquivo Central envia os documentos para o SEDES – Expedição.

10.8 Disponibiliza as caixas-arquivo para o Centro de Informação, com a devida

movimentação no sistema ARQGER.

10.8.1 Caso a caixa-arquivo, após atendimento, deva retornar ao “Arquivo 09 – Recall”

efetua o devido registro de saída no sistema ARQGER.

10.9 O desarquivamento compulsório é realizado conforme procedimentos descritos nos

itens 10.3 a 10.9.1.





10.9.1 Os autos processuais desarquivados compulsoriamente são encaminhados à Divisão

de Processamento Especial e Arquivamento da Diretoria Geral de Fiscalização e

Assessoramento Judicial – DGFAJ/DIPEA.

11 SOLICITAR CAIXA LOCALIZADA NO “ARQUIVO 09 – RECA LL”

11.1 O SEDES-Posto solicita as caixas-arquivo localizadas no “Arquivo 09 – Recall” por

meio de rotina especifica disponibilizada no sistema ARQGER.

11.2 Registra a entrada das caixas-arquivo no SEDES – Posto e efetua a retirada dos

documentos constantes dos pedidos de desarquivamento.

11.2.1 Caso seja retirado todo o conteúdo da caixa-arquivo para desarquivamento, efetua a

eliminação da etiqueta no sistema ARQGER.

11.3 Solicita à contratada, por meio do correio eletrônico, a exclusão desta caixa do

contrato, bem como das caixas que foram condensadas e tiveram suas etiquetas

eliminadas no sistema (perm out).

11.3.1 Caso a caixa-arquivo apresente menos de 50% (cinquenta por cento) de sua

capacidade de armazenagem, segrega a caixa-arquivo para ser efetuada a

condensação.

11.3.2 Caso a caixa-arquivo esteja danificada, efetua reparo ou substituição da mesma e

informa ao Chefe de Serviço por meio de correio eletrônico para o devido registro no

FRM-DGJUR-049-01 (Quadro de controle de produtos não conformes no DEGEA) a

existência de caixa-arquivo danificada, de acordo com os procedimentos da RAD-


11.4 Emite a guia de desarquivamento em uma via.

11.5 Disponibiliza os documentos desarquivados para serem remetidos ao SEDES-

Expedição, por meio do SEARQ-Coleta.





11.6 Disponibiliza as caixas-arquivo para a contratada, com a devida movimentação no

sistema ARQGER.

12 ENVIAR CAIXA-ARQUIVO PARA O ARQUIVO 09 – RECALL

12.1 O SEDES acessa o sistema ARQGER e registra a entrada da caixa-arquivo no SEDES

- CI Externo.

12.2 Acessa o menu “Arquivo Externo” e registra a saída da caixa-arquivo informando o tipo

e código da etiqueta da contratada.

12.3 Carrega o caminhão com as caixas-arquivo destinadas ao “Arquivo Externo”.

12.4 Processa o lote de caixas-arquivo enviadas ao “Arquivo Externo”.

12.5 Envia o arquivo com o processamento dos lotes com destino ao “Arquivo Externo” por

meio do sistema ARQGER.

13 MONITORAR PEDIDOS “EM ABERTO”

13.1 O SEDES gera diariamente relatório gerencial de indicador de desempenho para

visualizar os pedidos que se encontram “em aberto”, visando ao atendimento das

solicitações no prazo estabelecido.

13.2 Verifica se no relatório existem processos com status “liberado para atendimento”;

13.3 Consulta no sistema ARQGER a caixa que se encontra o processo “em aberto”.

13.3.1 Caso a caixa-arquivo esteja no Arquivo Central de São Cristóvão, a mesma é

localizada e destinada ao SEDES-Consulta para efetuar o desarquivamento.

13.3.2 Caso a caixa-arquivo esteja nas dependências da contratada, envia mensagem

eletrônica reiterando a solicitação da caixa-arquivo.

13.3.3 Caso a caixa-arquivo não seja localizada, registra a ocorrência no FRM-DGJUR-049-

01 (Quadro de controle de produtos não conformes no DEGEA) e envia numeração





das caixas-arquivo não atendidas pela contratada à Central de Atendimento da

Divisão de Operações.

13.4 A Central de Atendimento da Divisão de Operações providencia o envio de mensagem/

ofício a U.O. solicitante, informando sobre o não atendimento da solicitação no prazo e

das providências que serão adotadas, a fim de atender à solicitação.

14 PROCEDIMENTOS PARA ELIMINAÇÃO DE DOCUMENTOS INDI CADOS PELO SISTEMA ARQGER

14.1 O funcionário acessa rotina específica do ARQGER, visualizando o relatório de caixas-

arquivo contendo processos judiciais para eliminação.

14.2 O funcionário elabora listagem, em planilha eletrônica, relacionando as posições das

caixas-arquivo.

14.3 O SEDES-Eliminação encaminha a listagem para os Centros de Informação (CI).

14.3.1 No caso dos Arquivos Regionais, o funcionário efetua o desarquivamento.

14.4 O funcionário registra a entrada das caixas-arquivo e as encaminha para o local de

realização da atividade.

14.5 O funcionário efetua a retirada dos documentos destinados à eliminação e registra no

ARQGER.

14.5.1 No caso dos Arquivos Regionais, as caixas-arquivo desocupadas integralmente são

encaminhadas para o Arquivo Central para reciclagem.

14.6 Encaminha para o SEDES – Triagem, em paletes separados, as caixas-arquivo

totalmente desocupadas e as caixas que ainda possuem conteúdo para que seja feita a

condensação. Após, envia as caixas-arquivo eliminadas para reciclagem.

14.6.1 No caso dos Arquivos Regionais as caixas-arquivos não desocupadas integralmente

são encaminhadas para o CI.





14.7 Acondiciona os documentos eliminados em caixas de plástico azul separando os

processos com e sem código de barra.

14.8 Efetua a confirmação da eliminação no sistema ARQGER e acondiciona os processos

em caixas de plástico verde.

14.9 Excepcionalmente, em situação de mutirão, a DIOPE efetuará a retirada / confirmação

da eliminação no ARQGER.

14.9.1 No caso dos Arquivos Regionais os documentos eliminados são confirmados no

Sistema ARQGER pelos respectivos Serviços.

14.10 Disponibiliza os documentos indicados para reciclagem pelo SEDES-Eliminação na

caçamba para posterior coleta pela empresa terceirizada.

14.11 O SEDES agenda a coleta dos documentos com o funcionário indicado pela

ABATERJ, registrando a quantidade de processos e peso enviados no FRM-DGJUR-

040-01 - Termo de Coleta para Trituração de Documentos, em duas vias assinadas

pelo Servidor lotado no Serviço de Desarquivamento de Documentos, pelo responsável

do transporte e pelo funcionário da ABATERJ, que acompanha o transporte. A primeira

via é entregue ao responsável pelo transporte para atestar o recebimento do material

na empresa e emitir o Certificado de Recepção e Responsabilidade. A segunda via é

arquivada pelo Serviço de Desarquivamento de Documentos até que retorne a 1ª via

assinada pelo responsável da Empresa Terceirizada, junto com um registro da

quantidade em peso que foi enviado para reciclagem. Com o retorno da 1ª via, é

efetuada a troca das vias ficando o Serviço Desarquivamento de Documentos com a 1ª

via e a ABATERJ com a segunda via.

15 INDICADOR NOME FÓRMULA PERIODICIDADE

Índice de desarquivamento

Σ(pedidos atendidos pelo DEGEA em até 2 dias úteis) / Σ(pedidos recebidos pelo DEGEA) ]

x 100 Mensal





NOME FÓRMULA PERIODICIDADE

Quantidade de documentos descartados

[Σ (documentos descartados pelo SEDES) + Σ (documentos descartados pelo SEAIT) + Σ (documentos descartados pelo SEARB)]

Mensal

16 GESTÃO DE REGISTROS

O registro deste processo de trabalho é gerido pela UO e mantido em seu arquivo corrente,

de acordo com a tabela de gestão de registros apresentada a seguir:

IDENTIFICAÇÃO CÓDIGO CCD*

RESPONSÁVEL

ARMAZE-NAMENTO

RECUPE-RAÇÃO PROTEÇÃO

RETENÇÃO (ARQUIVO

CORRENTE - PRAZO DE

GUARDA NA UO**)

DISPOSIÇÃO

Cópia de correspondência expedida - “e-mail”

0-6-2-2 j SEDES Disco rígido Assunto/ data

Backup e condições

apropriadas 2 anos Eliminação

na UO

Termo de Coleta para Trituração de Documentos (FRM-DGJUR-040-01)

0-6-2-6-2 a SEDES Caixa

arquivo

Assunto/

Data/UO

Condições

apropriadas 5 anos

DGJUR/

DEGEA

Legenda:

*CCD = Código de Classificação de Documentos.

**UO = Unidade Organizacional.

***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais.

Notas:

a) Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGJUR-046 - Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais.

b) DGJUR/DEGEA – procedimentos da RAD-DGJUR-035 – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RAD-

DGJUR-043 - Avaliar, Selecionar e Destinar Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGJUR-047 – Gerir

Arquivo Permanente.

c) Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a

proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de

Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados Servidores de Aplicação.

7 ANEXOS

• Anexo 1 - Fluxograma do Procedimento Movimentar Documentos Armazenados em

Caixa-arquivo;

• Anexo 2 - Fluxograma do Procedimento Condensar Caixa-arquivo;

• Anexo 3 - Fluxograma do Procedimento Retirar Documentos da Caixa-arquivo;





• Anexo 4 - Fluxograma do Procedimento Solicitar Caixa Localizada no “Arquivo 09 –

RECALL”;

• Anexo 5 – Fluxograma do Procedimento Enviar Caixa-arquivo para o Arquivo 09 –

Recall;

• Anexo 6 – Fluxograma do Procedimento Monitorar Pedidos “Em Aberto”.

• Anexo 7 – Fluxograma do Procedimento Eliminar Documentos Indicados pelo

Sistema ARQGER.

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ANEXO 1 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO MOVIMENTAR DOC UMENTOS ARMAZENADOS EM CAIXA- ARQUIVO





ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO CONDENSAR CAIX A-ARQUIVO

INÍCIO

ACESSAR O SISTEMA ARQGER, INFORMAR A QUANTIDADE DE CAIXAS-

ARQUIVO E EMITIR RELATÓRIO

REALIZAR A CONDENSAÇÃO NAS CAIXAS COM DESTINO AO NOVO

CONTRATO

HÁ CAIXAS-ARQUIVO DANIFICADAS?

LOCALIZAR E RETIRAR AS CAIXAS-ARQUIVO DAS ESTANTES

REGISTRAR OCORRÊNCIA NO FRM-DGJUR-049-01 E REGULARIZA SITUAÇÃO DA CAIXA-ARQUIVO

CAIXA-ARQUIVO FOI LOCALIZADA?

REGISTRAR A SAÍDA DAS CAIXAS-ARQUIVO PARA ÁREA DE

CONDENSAÇÃO

REGISTRAR A ENTRADA E REALIZA A CONDENSAÇÃO POR MEIO DO

SISTEMA ARQGER

ACONDICIONAR AS CAIXAS-ARQUIVO COM CONTEÚDO NO PALETE

SEGREGA AS CAIXAS-ARQUIVO VAZIAS

VERIFICAR SE HÁ CONTEÚDO REGISTRADO NAS CAIXAS-ARQUIVO

VAZIAS

ENVIAR AS CAIXAS-ARQUIVO VAZIAS PARA SEREM REUTILIZADAS OU PARA

TRITURAÇÃO

HÁ REGISTRO DE CONTEÚDO?

ENVIAR AS CAIXAS-ARQUIVO OCUPADAS PARA O C.I.

VERIFICAR AS CAIXAS-ARQUIVO ACONDICIONADAS NO PALETE

REGULARIZAR SITUAÇÃO DA CAIXA-ARQUIVO E REGISTRA NO FRM-

DGJUR-049-01

FIM

NÃO

SIM

NÃO

SIM

NÃO

SIM





ANEXO 3 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO RETIRAR DOCUME NTOS DA CAIXA-ARQUIVO





ANEXO 4 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO SOLICITAR CAIX A LOCALIZADA NO “ARQUIVO 9 – RECALL”





ANEXO 5 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ENVIAR CAIXA-A RQUIVO PARA O ARQUIVO 09 – RECALL

Início

Registrar entrada da caixa-arquivo no

ARQGER (SEDES)

Carregar o caminhão com as caixas-

arquivo

Enviar o arquivo com o processamento dos lotes por meio do

ARQGER

Fim

Processar o lote de caixas-arquivo

Acessar menu “Arquivo Externo” e registra saída da caixa-arquivo





ANEXO 6 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO MONITORAR PEDI DOS “EM ABERTO”





ANEXO 7 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO ELIMINAR DOCUM ENTOS NDICADOS PELO SISTEMA ARQGER

INÍCIO

ACESSAR SISTEMA E VISUALIZAR RELATÓRIO

GERAR LISTAGEM COM POSIÇÕES DAS CAIXAS-ARQUIVO PARA

DESARQUIVAR

ENCAMINHAR LISTAGEM PARA OS CI

CAIXA-ARQUIVO DESOCUPADA?

REGISTRAR A ENTRADA DAS CAIXAS-ARQUIVO PARA

ELIMINAÇÃO

EFETUAR A RETIRADA DOS DOCUMENTOS DESTINADOS À ELIMINAÇÃO E REGISTRA NO

ARQGER

ENCAMINHAR PARA ABATERJ PARA RECICLAGEM

ENCAMINHAR CAIXA-ARQUIVO PARA O SEDES-TRIAGEM PARA

CONDENSAÇÃO

ACONDICIONAR OS DOCUMENTOS ELIMINADOS EM CAIXA PLÁSTICO AZUL

CONFIRMAR ELIMINAÇÃO E ACONDICIONAR OS PROCESSOS EM

CAIXAS DE PLÁSTICO VERDE

DISPONIBILIZAR DOCUMENTOS INDICADOS PARA RECICLAGEM PARA A

EMPRESA TERCEIRIZADA

AGENDAR A COLETA DOS DOCUMENTOS E REGISTRAR A QUANTIDADE DE PROCESSOS E PESO ENVIADOS

REGISTRA NO FRM-DGJUR-

040-01 EM DUAS VIAS

ASSINADAS PELO SEDES,

PELO TRANSPORTE E

PELA,ABATERJ. A 1ª VIA É

ENTREGUE AO

TRANSPORTE PRO

CERTIFICADO DE

RECEPÇÃO E

RESPONSABILIDADE.. A 2ª

VIDA É ARQUIVADA NO

SEDES E DEPOIS TROCADA

COM A 1ª ASSINADA PELA

ABATERJ, COM O REGISTRO

DA QDE EM PESO ENVIADO

PARA RECICLAGEM E

ARQUIVADA NO SEDES,

FICANDO A ABATERJ COM A

2ª VIA.

FIM

SIM

NÃO

MOVIMENTAR DOCUMENTOS NO DEGEA prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes...

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