NESSE E-BOOK -...

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JULIANA GUEDES

COMO GANHAR ATÉ 2HS A MAIS NO SEU DIA

INTRODUÇÃO ..............................................................................................................................3

Capítulo 1 – O Pilar Fundamental da Produtividade.....................................................................................................................................................................5 Capítulo 2 – O desperdício nosso de cada dia

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Capítulo 3 – Um grande inimigo: as interrupções

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Capítulo 4 – A estratégia

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CONCLUSÃO

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QUEM SOU EU

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O QUE VOCÊ VAI ENCONTRAR NESSE E-BOOK

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INTRODUÇÃOSe a sua vida está uma correria

sem fim, mas ainda assim você constantemente termina o dia sem conseguir dar conta de tudo que se propôs no início da sua jornada, esse e-book vai te ajudar de maneira prática a fazer a coisa acontecer, mesmo que disciplina não seja o seu forte.

Vamos falar sobre como você pode ganhar até duas horas a mais no seu dia. Vou apresentar estratégias, as mesmas que eu utilizo com os meus clientes executivos, que vão levá-lo a parar de desperdiçar tempo e, para isso, vamos fazer uma troca justa e estratégica para você.

O tempo tem uma característica essencial: é extremamente preciso, matemático, não tem elasticidade. Portanto, não estamos falando aqui de fazer com que o seu dia salte de 24 para 26 horas, ok? Já que o

tempo não tem elasticidade, é impossível adicionar horas ao seu dia. Por outro lado, e isso sim nós podemos fazer, podemos mudar a sua rotina e os seus hábitos para que você faça o tempo render!

No final das contas a sensação vai ser que o seu dia ficou maior sim (apesar de você estar usando as mesmas 24 horas) mas a quantidade de coisas que você será capaz de alcançar vai dar um salto. Acima de tudo, você vai vivenciar o sentimento de missão cumprida de que aquilo que precisava ser feito foi de fato realizado. Isso tudo porque você aprendeu a fazer uma troca justa e estratégica: tirou um monte de penduricalhos do seu dia, que só pesavam e deixavam a sua visão turva, e colocou no lugar atividades de alto impacto que você faz de maneira focada e consistente.

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Eu já acompanhei centenas de profissionais que desejavam ter resultados mais expressivos, em especial empreendedores e líderes, e o grande desafio que eu vejo de maneira recorrente é que os dias são sempre muito cheios, surgem urgências, imprevistos... enfim, nesse turbilhão de demandas às vezes é difícil enxergar o que de fato é importante... Parece que tudo é importante e a nossa tendência é correr cada vez mais na vã tentativa de dar conta de tudo.

O fato é que nesse movimento intenso de “fazeção” facilmente você se envolve com coisas que não agregam de maneira impactante no resultado, só fazem você perder tempo e gastar energia. E aí, apesar de

você ter corrido muito o dia todo, chega no final do dia, da semana, do mês com a sensação de que esse tempo todo passou em vão. Simplesmente parece que o resultado nunca é proporcional ao tamanho do seu esforço.

Mas com os conceitos e técnicas certas você aprenderá a eliminar os penduricalhos e priorizar o que importa de fato. Você ganhará tempo para encaixar aquilo que realmente gera um “boom” de resultado, de faturamento, de metas que vão se aproximando muito mais rápido... isso tudo conseguindo equilibrar o seu trabalho com a sua vida.

Vamos colocar a mão na massa?

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CAPÍTULO 1

Preciso confessar estou sendo extremamente calculista nesse e-book, mas prometo que é com a melhor das intenções. Rssss! Tudo que eu apresento aqui foi minuciosamente pensado para que você possa experienciar um laboratório de produtividade.

Por isso nosso primeiro exercício será de foco. Foco está intimamente relacionado com atenção e, para termos foco, é extremamente importante diminuirmos a quantidade de estímulos que recebemos, o que é um grande desafio numa era de hiperestimulação como a que vivemos hoje, mas não é impossível.

O ambiente externo interfere de maneira impactante no nosso nível de atenção, então, para

tornar sua leitura realmente eficaz, sugiro fortemente que vá para um ambiente mais isolado se isso for possível. Deixe o celular longe de você por alguns minutos, feche as abas do computador que não estiver utilizando nesse momento. Desse modo, você diminui a concorrência por atenção e consegue estar presente no momento presente para absorver as estratégias que eu selecionei a dedo para você.

Antes de aprofundar um pouco mais preciso alertar você sobre um ponto importante. Ser mais produtivo não se resume a ter em mãos um conjunto de técnicas para administrar o seu tempo. É muito maior do que isso! E, se fosse só isso, você resolveria seu problema em dois tempos

O PILAR FUNDAMENTAL DA PRODUTIVIDADE

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baixando um aplicativo qualquer no seu celular. Porém, essa e qualquer outra ferramenta de nada valerá se você não entender a engenharia por trás da técnica e responder de forma muito clara a pergunta que vou fazer agora.

Esta não é uma simples pergunta. Trata-se do pilar fundamental da produtividade que é a clareza sobre o que está buscando. Na verdade, o que você quer não é ser mais produtivo, eu garanto. O que você quer realmente é fazer acontecer os seus sonhos e objetivos. Produtividade é apenas o meio mais inteligente e assertivo para isso. Precisamos saber qual é o fim...

Portanto, pegue agora papel e caneta e responda: quando você tiver até duas horas a mais no seu dia o que vai fazer com elas? Qual objetivo você está buscando que será viabilizado quando puder investir nele até 2 horas por dia?

E talvez exista nesse momento no seu radar dezenas de objetivos

possíveis, várias concretizações que você quer fazer acontecer. Projetos, oportunidades de melhoria na sua empresa, clientes em potencial, possibilidades de desenvolvimento pessoal e profissional... Mas agora é a hora de encarar os fatos e eu faço questão de ser honesta e transparente em cada linha que eu escrever. É muito pouco provável que você dê conta de fazer tudo que está apitando no radar de coisas que você “tem que fazer”. E tá tuuudo bem! Sabe por quê? Porque quando falamos de produtividade menos é mais. Você não precisa dar conta de tudo, mas precisa dar conta do que realmente importa para VOCÊ, para sua jornada, considerando aquilo que você quer construir na sua vida.

Deixa eu te ajudar um pouco mais nisso, porque esse é um tópico crucial para nós. Pensa um pouco no ano corrente. Agora olha pro final do ano, se imagina no dia 31 de dezembro fazendo

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aquele bom e velho balanço geral do ano e se responda o seguinte: eu não vou tolerar chegar no final desse ano sem ter construído o quê? Tome um tempo e responda com toda a honestidade que você puder.

Posso te garantir o seguinte, apenas com essa simples indagação você já começa a se diferenciar da multidão. Existe um provérbio russo que diz “se você persegue dois coelhos ao mesmo tempo não vai pegar nenhum dos dois”. Diminua a quantidade de coisas para onde você direciona o seu olhar, faça escolhas, tenha foco.

O fato é que quando você define o que vai fazer com tempo adicional que terá já começa a desenhar um importante divisor de águas. Eu não sei exatamente qual é a sua realidade, porque os objetivos podem ser os mais diversos, mas gosto muito fazer uma analogia com a educação financeira para tratar sobre isso.

Se você conseguiu economizar no mês de abril R$20,00 na conta de energia, mas não tem um objetivo definido para esse valor, o que acontece? Muito provavelmente, o dinheiro vai escorrer pelo ralo... Ele será gasto com alguma outra coisa que você nem vai perceber. O que os especialistas em educação financeira nos ensinam é que você tem que pegar esses R$20,00 e colocá-los em algum lugar bloqueado, protegido e ter um destino certo para ele.

Se você não fizer jus ao seu tempo (assim como com o seu dinheiro), ele vai escoar pelo ralo. Ou seja, se eu te ensinar a ganhar mais horas no seu dia e você não souber o que fazer com isso, sabe o risco você corre? De desperdiçar o seu precioso tempo passando a manhã inteira lendo e-mails, ou em uma reunião interminável que não serve para nada, ou no celular ou numa maratona de alguma

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das séries incríveis do Netflix. É crucial que você saiba

exatamente o que vai fazer com as horas a mais que terá. Eu não sei qual é o seu objetivo, mas pode ser que para você seja interessante usar esse tempo adicional para desenvolver sua equipe, porque você a sente muito crua e dependente de você. Nesse caso, estamos falando que o seu objetivo é tornar sua equipe autogerenciável rapidamente.

Ou talvez você queira mais tempo para prospectar mais clientes. Imagine só, o que poderia acontecer no seu negócio se você tivesse horas a mais diariamente para prospectar clientes, fechar contratos?

Pode ser que você queira fazer inglês, academia ou talvez queira se sentar no chão para brincar com seu filho, fazer tarefa de casa com ele. Realmente não sei o que faria sentido para você, mas você com certeza sabe. E é essencial que tenha clareza total sobre isso.

Acima de tudo, é preciso entender que o tempo tem um significado muito maior do que somente aquilo que se está fazendo naquele momento. Não é sobre aquela pequena atividade que está fazendo, é sobre quem você se torna quando faz, é sobre o quanto você se aproxima do seu sonho quando faz.

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CAPÍTULO 2

Como funciona na prática o nosso desperdício de tempo?

Vou trazer um exemplo que provavelmente está muito perto da realidade de todos nós.

Vamos imaginar que você iniciou sua jornada de trabalho e vai fazer um relatório. Planejou, a princípio, que levaria duas horas para concluir o documento. Na prática, sabe o que acontece? Você senta em frente ao computador para redigir o relatório, o whatsapp começa a “buzinar”, de 5 em 5 minutos acende uma luz com uma notificação, aparece um pop-up na sua área de trabalho dizendo que chegou e-mail do cliente mais importante ou alguém da sua equipe chega querendo tirar dúvidas......

Daí a pouco vem um par seu de trabalho querendo perguntar algo ou você recebe uma ligação, ou há várias abas abertas com as notícias do dia, da política, do esporte ou do reality show do momento. E todos estes estímulos ficam concorrendo pela sua atenção.

Resultado: você tinha iniciado a sua manhã com a pretensão de concluir aquele relatório em duas horas, sabe o que acontece? Com esse monte de intervenção, chega às 11 horas da manhã e você não está nem na metade do relatório.

Já passou por isso? Você faz tudo menos o relatório! O tempo acabou e não tem relatório nenhum pronto. Me pergunta como eu sei disso? Eu já passei

O DESPERDÍCIO NOSSO DE CADA DIA

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por isso inúmeras vezes até conseguir aprender técnicas e estratégias para me blindar. Mas, o pior de tudo é que, ao final da manhã, você ainda está na metade do relatório, sua agenda fica encavalada, uma coisa em cima da outra, vão se acumulando dezenas de tarefas, até chegar ao final do dia com um mundo de pendências. Ou seja, você inicia o dia com toda uma programação, uma lista com 23 itens que precisa cumprir e, ao final, conseguiu executar apenas cinco, porque um monte de coisa necessitou da sua atenção e você precisou dar conta de

tudo aquilo. Quando acaba o expediente,

com aquelas pendências todas, você se frustra e ainda tem que levar trabalho para casa. E o pior é que quando chega o dia seguinte tem as demandas do próprio dia e as tarefas do dia anterior que você não deu conta de resolver. E assim se forma uma bola de neve sem fim...

Esse contexto é muito caótico, muito nocivo para quem quer dar fluidez à sua rotina.

Precisamos entender alguns pontos cruciais...

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CAPÍTULO 3

Estudos científicos demonstram números estarrecedores: somos interrompidos a cada 11 minutos ao longo do dia! E o pior não são essas interrupções, o problema mais grave é que todas as vezes em que se é interrompido, seja pelo whatsapp, pelo e-mail, por alguém que veio tirar dúvidas, você tira o foco daquilo que estava fazendo e o direciona para outro fim. Ao voltar à tarefa inicial, você não retoma do ponto onde estava, pois é como se tivesse “desligado o carro”. Terá que ligá-lo novamente, passar a primeira marcha, a segunda e assim sucessivamente até chegar na quinta e reaver a velocidade que você estava antes.

O nosso cérebro naturalmente vai sentir essa necessidade de reaquecer, ele não sai de onde estava e volta ao ponto onde parou com a mesma temperatura, o mesmo estado de alerta e concentração. E esse processo de retomada também toma tempo, em média de 7 a 14 minutos. Você precisa reaquecer o raciocínio até conseguir focar novamente. Logo, precisará voltar ao início do relatório ou algum ponto anterior ao que

você estava para retomar o fio da meada.

Se fizermos uma continha simples de padaria, considerando a quantidade de vezes que somos interrompidos e o tempo que levamos para reaquecer o nosso cérebro, vamos perceber que, por dia, perdemos pelo menos 1 hora e 25 minutos com retomadas decorrentes de interrupções. Isso é o mínimo! O tempo máximo vai depender obviamente de condições individuais de cada um e também do tamanho do caos da rotina onde você está inserido. O fato, é que é assustador pensar que, num mundo onde o ativo mais precioso que temos é o tempo, perdemos entre 5 a 7 horas por semana só com interrupções e retomadas.

Seja lá o que for o seu sonho você vai precisar de tempo para alcançá-lo e ganhar entre 5 e 7 horas por semana me parece um excelente negócio... Aprender a se blindar contra o inimigo da interrupção pode realmente ser um divisor de águas entre o patamar em que você se encontra hoje e o lugar onde quer chegar.

UM GRANDE INIMIGO: AS INTERRUPÇÕES

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CAPÍTULO 4

O que é importante fazer a partir de agora? Vou introduzir um conceito precioso que também é uma verdade importante sobre produtividade: se você não tem agenda, você vira a agenda dos outros. Para fazer o seu tempo render e ver seus resultados chegarem mais cedo você precisa parar de ser a agenda dos outros!

O que isso significa na prática? Funciona mais ou menos assim: se neste minuto o seu cliente mandar um whatsapp e você responder imediatamente, qual agenda está sendo respeitada? A sua ou a dele? A dele, porque você está respondendo na hora que ele quer e precisa e não no momento que é mais adequado para você. E isso vale para

qualquer pessoa: pro cliente, pro chefe, pra equipe, pros familiares... E pode ter certeza, se for algo realmente importante, vão ligar ao invés de mandar uma mensagem. Portanto, pare de ser a agenda dos outros. Para conseguirmos galgar outro patamar de resultados é crucial que você se coloque como prioridade.

E, veja, o fato de você não responder a uma mensagem de imediato (ou uma ligação) não significa que você é uma pessoa egocêntrica, pouco gentil ou mal educada. Claro que não! Significa apenas que agora você tem muita clareza do que é importante na sua agenda e decidiu priorizar isso.

A ESTRATÉGIA

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A estratégia que você pode colocar em prática a partir de agora (esta é a exata estratégia que ensino para os meus clientes) para ganhar tempo com isso é a seguinte: criar blocos de respostas. Isso significa que a partir de agora você terá um momento específico na sua agenda para ler e responder mensagens das mais diversas naturezas (whatsapp, e-mail, telegram, messenger, skype, etc...). Ou seja, ao invés de consultar o celular a cada 5 minutos e vai olhá-lo a cada uma ou duas horas, 30 minutos talvez, ou duas vezes ao longo de toda manhã. Enfim, quem vai definir o momento de ler e responder mensagens é você. Para definir isso é preciso avaliar como é a sua rotina para entender como fica mais adequado, não existe regra fixa. Existe o que funciona para você e existe o princípio fundamental dessa estratégia que é não olhar mensagens o tempo

todo. Defina quantos blocos vai fazer em cada turno e qual vai ser a duração desses blocos.

Exemplo 1: terei 2 blocos de respostas no turno da manhã (às 9 e às 11hs), com uma duração máxima de 15 minutos em cada bloco.

Exemplo 2: terei um bloco de respostas a cada 1 hora, com duração de 10 minutos em cada bloco.

Essa simples mudança vai te dar um nível de foco e concentração que você simplesmente não faz ideia. Essa é uma das estratégias iniciais que entrego aos meus alunos do Produtividade Laser e já tive depoimentos do tipo “Juliana, só o fato de ter me blindado contra o celular já valeu o curso inteiro”.

Percebe que é simples? Você pode começar exatamente agora se quiser!

http://coachjulianaguedes.com.br/programa/

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Além disso, deixe o aparelho celular longe de você, só pegue no momento de responder às mensagens, assim é possível evitar essa interrupção constante e focar naquilo que está fazendo. Intervenções de smartphones e outros ladrões de tempo tecnológicos são extremamente nocivos. Precisamos aprender a nos blindar contra esses estímulos. É como se estivéssemos dizendo assim a partir de agora: eu vou estabelecer um limite, vou criar um muro de proteção para blindar o meu foco!

Os estímulos externos sempre vão existir (e no estilo de vida contemporânea que vivemos cada vez mais!) e nós temos pouco controle sobre o que está lá fora. Por outro lado, consigo controlar o que está dentro. Não controlo quem vai me mandar mensagem e o horário que a pessoa fará isso, mas posso decidir se vou ou não ler a mensagem, bem como o horário

que vou responder. O segundo passo é se ajudar

mais ainda e configurar o celular de modo a emitir a menor quantidade de notificações possível! Coloque seu celular numa espécie de “modo avião”, ou seja, ele estará ativo para receber chamadas e mensagens, mas não para te avisar que elas estão chegando. Configure para tirar todo tipo de mensagem desnecessária, toques, vibração, etc...

Tudo isso que estamos driblando representa estímulos, consequentemente, interrupção... Quando nos livramos ou minimizamos esses estímulos, maximizamos nosso foco!

Antes de passar para o próximo tópico, uma paradinha estratégica aqui. É hora de implementar! Coloque a mão na massa e faça suas definições e configurações, porque se você adia a mudança também adia o resultado.

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A segunda estratégia vai de encontro a uma grande mentira que inventaram e nos contam até hoje. Tendemos a achar que quando somos multitarefas, ou seja, quando fazemos várias coisas ao mesmo tempo, somos mais rápidos e ganhamos tempo. Isso é um grande equívoco.

Existem estudos que comprovam que, quando você é monotarefa, ou seja, realiza uma coisa por vez, a sua velocidade de entrega, de produção, aumenta drasticamente, você dá um salto, chega a ganhar de 20 a 30% em termos de tempo gasto, e isso é muito significativo, considerando uma jornada de 8 horas de trabalho.

Na prática, significa que precisamos aprender a fazer uma coisa de cada vez. Se tivermos uma infinidade de tarefas para cumprir (e sempre temos rsss) é necessário colocar todas numa fila indiana e trazer para o início dela o que for mais importante, e assim sucessivamente.

Só passe para a segunda tarefa após a conclusão da primeira, uma coisa por vez, SEMPRE!

Caso contrário, você vai pegar sua energia que é muito grande e vai sair distribuindo um pouco dela para cada coisa, cada pessoa, cada projeto... No fim das contas, você entregou uma migalhinha da sua energia e do seu tempo para todas essas coisas e pessoas. E, ao entregar somente uma migalhinha, o risco que se corre é de todo mundo ficar morrendo de fome, todos os projetos e ações ficarem inacabados. Como diria Greg McKweon em “O Essencialismo”, você terá caminhado um milímetro em milhares de direções. Terá alcançado várias atividades, mas sem profundidade ou sem acabamento em nenhuma delas. Você chega no final do dia com a sensação de que não fez nada, apesar de ter passado o dia inteiro ocupado.

Mas esses problemas vão passar bem longe de nós a partir de agora, porque já temos um conjunto de conceitos e estratégias valiosas para internalizar e colocar em ação. Olha só o que vimos até aqui:

1) Tenha clareza sobre seus objetivos.2) Você precisa parar de ser agenda dos outros.3) Crie blocos de respostas e pare de ver o celular a cada 5 minutos.4) Configure seu celular para emitir o mínimo possível de notificações. 5) Fazer várias coisas ao mesmo tempo (multitarefação) faz você perder tempo e não ganhar. 6) Prefira ser monotarefa, faça uma coisa de cada vez. 7) Diante de uma infinidade de coisas para fazer, faça uma fila indiana de todas elas e traga para o início da fila a atividade mais importante.

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Bom, a partir desse ponto vai haver uma diferenciação brusca dentre as pessoas que estão lendo este livro: alguns vão entrar em ação e outros não...

Agora é com você e esse é o momento que mais importa até aqui: a hora de implementar, de fazer diferente. E para nos acompanhar nesse momento eu trago um conceito de insanidade do Einstein que eu adoro: “Insanidade é continuar fazendo sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes”.

Todos esses conceitos e estratégias que eu selecionei para você neste e-book são apenas a pontinha de um iceberg e fazem parte do Produtividade Laser, uma metodologia testada e comprovada na prática, que não só revolucionou a minha própria vida e os meus resultados, como já beneficiou mais de 300 profissionais que aprenderam a fazer mais em menos tempo, sem se desgastar tanto.

Eu sei que você já gera resultados do lado daí, mas quando eu falo de produtividade eu estou afirmando que existe uma maneira de fazer sem gastar tanta energia como você faz hoje, sem gastar tanto tempo. E é isso que você vai experimentar quando entrar em ação.

O meu desejo daqui pra frente é que você possa se beneficiar ao máximo dessas técnicas entrando em ação. Me sinto imensamente grata pela oportunidade de participar de alguma forma da sua jornada e quero te pedir um favor. Me manda um e-mail ([email protected]) contando porque valeu a pena para você ler esse e-book. Eu vou ficar mega feliz com o seu retorno e ele será um grande alimento para a minha missão de ajudar pessoas a terem mais resultado e mais vida.

Um forte abraço e até a próxima!

CONCLUSÃO

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QUEM SOU EU JULIANA GUEDES Coach de Produtividade

Sou Juliana Guedes, Psicóloga, Coach e empreendedora. Apaixonada pelo mundo do trabalho, por gente que ama o que faz.

Uma das grandes missões nessa vida é transmitir sobre simplicidade e leveza, por isso minha paixão em falar sobre uma produtividade. Pra mim, produtividade é sinônimo de simplicidade. E como diria Leonardo Da Vinci, “a simplicidade é o último grau da sofisticação”.

Graduada em Psicologia e especialista em Gestão de Pessoas, certificada como Personal e Professional Coach, especialista em Executive Coach e em Produtividade, tive a oportunidade de ao longo de mais de 10 anos de experiência no mundo corporativo potencializar os resultados de empresas de diferentes tamanhos e segmentos, atuando de cargos de gestão na área de Recursos Humanos.

Atualmente o meu negócio é focado no preparo de empresários e líderes que desejam construir resultados gastando cada vez menos tempo, dinheiro e energia.

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